Контроль в менеджменте. Виды контроля
Во-первых, контроль — это одна из функций управления, без которой все остальные функции не могут быть полностью реализованы.
Во-вторых, контроль — это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.
Лидеры начинают выполнять контрольную функцию с того момента, как они формулируют цели и задачи и создают организацию.
Есть две основные функции контроля: предотвращение возникновения кризисных ситуаций и поддержание успеха.
Первая из этих функций предназначена для выявления проблем и предоставления возможности скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы превратятся в кризис. Любая организация должна уметь вовремя обнаруживать свои ошибки и исправлять их, прежде чем они нанесут ущерб ее деятельности и еще больше помешают достижению ее целей.
Вторая из этих функций — активно поддерживать то, что успешно работает в организации. Эта функция предназначена для определения того, какие области бизнеса организации наиболее способствуют достижению ее целей.
также важно, чтобы цели, планы и организации сами определяли направление ее деятельности, тем или иным образом распределяя ее усилия и направляя выполнение работы. Таким образом, контроль является неотъемлемой частью самой сущности любой организации.
Цель контроля – предотвращение ошибок.
Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами:
а) на выполнении управленческих решений сказывается изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности;
- б) функционирование самой организации, меняется и в ходе выполнения управленческого решения может выясниться, что эта структура или другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля;
- в) решения выполняют люди, которые не могут быть с абсолютной точностью запрограммированы на определенные действия.
Их деятельность также нуждается в контроле.
Выделяют внешний и внутренний контроль.
Внешний контроль производится администрацией (например, вышестоящим руководством — президентом компании, вице-президентом и т.д.) или специальными сотрудниками – контролерами (например, органами власти, налоговой инспекцией, банком, техническими инспекциями, санитарными и природоохранными организациями и т.п. на основе действующих законов и постановлений соответствующих органов власти).
Психолого-педагогические основы контроля и оценки деятельности ...
... менеджмента как педагогической педагогической деятельности; он также должен служить цели улучшения всего ... организации контроля и оценки знаний, навыков и умений студентов. Выявить роль контроля и оценки учебной и познавательной деятельности ... Контроль имеет важное образовательное и развивающее значение. Психолого-педагогические функции контроля ... или применение его по образу, в сходных условиях; толи ...
Необходимость и полезность внешнего контроля основана на том факте, что, во-первых, люди работают лучше, если знают, что за ними наблюдают. Во-вторых, по результатам внешнего аудита оцениваются сотрудники, их вознаграждения и наказания. В-третьих, внешний контроль означает, что руководство придает особое значение данной сфере деятельности, а потому необходимо проявлять больше усердия в работе, в том числе для привлечения внимания начальства. В-четвертых, внешний контроль позволяет оценивать деятельность подразделения не с точки зрения его сотрудников, а с точки зрения достижения целей организации в целом, решения проблем.
Внутренний контроль организации осуществляется собственными силами, он осуществляется самими артистами: они следят за своей работой и ее результатами, при необходимости вносят изменения в свою деятельность.
При разработке эффективной системы внутреннего контроля руководство предприятия, как правило, преследует
1. Предоставлять достоверную информацию для успешного ведения бизнеса и принятия эффективных управленческих решений. Например, при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.
2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активы компании должны быть защищены надежной системой контроля, чтобы предотвратить их кражу, ненадлежащее использование или случайное уничтожение. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и бухгалтерского учета (Главная книга и журналы).
В отношении развития ИТ-систем необходимы соответствующие меры для обеспечения безопасности объемов информации, хранящейся на ИТ-носителях.
3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности во избежание непредвиденных затрат во всех сферах экономической деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех других ресурсов.
4. Обеспечение соответствия предписанным учетным принципам. Система внутреннего контроля должна обеспечить необходимую степень уверенности в том, что должностные лица и работники предприятия следуют требованиям и правилам, закрепленным внутренними документами предприятия:
- положениями об отделе, службе, иных подразделениях предприятия;
- должностными руководителей, менеджеров и специалистов предприятия;
- приказом об учетной политике предприятия;
- приказами и распоряжениями генерального директора (директора), иных руководителей.
5. Обеспечивать соблюдение требований федеральных законов и иных правовых актов Российской Федерации и органов местного самоуправления при осуществлении финансово-хозяйственных операций.
Для большей наглядности классификация внутреннего контроля представлена в таблице.1., Таблица 1, Классификация внутреннего контроля.
|
Признак классификации |
Элементы класса внутреннего контроля |
| Форма контроля |
1.Финансовый контроль. 2.Административный контроль.. |
| Время осуществления контрольных действий. |
1. Предварительный контроль 2. Текущий контроль. 3. Заключительный контроль. |
| Область контроля (т.е. кого (или что) контролируем).
|
1. Человеческие ресурсы. 2. Материальные ресурсы. 3. Финансовые ресурсы. |
| Источники данных контроля. |
1. Документальный контроль. 2. Фактический контроль. 3. Автоматизированный контроль. |
| Характер контрольных мероприятий. |
1. Плановый контроль. 2. Внеплановый контроль. |
| Полнота охвата объекта контроля. |
1. Сплошной контроль. 2. Не сплошной контроль. |
| Методические приёмы контроля. |
1. Общенаучные методические приёмы контроля (анализ, синтез, индукция, дедукция, редукция, аналогия, моделирование, эксперимент и др.).
2. Собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.).
3. Специфические приёмы смежных экономических наук (приёмы экономического анализа, экономическо-математические методы, методы теории вероятностей и математической статистики. |
Итак, разберем некоторые элементы представленной выше таблицы.
1. Формы контроля.
2. По времени осуществления контрольных действий
а) Предварительный контроль. Этот вид проверки называется предварительным, потому что он проводится до фактического начала работы. Основным средством проведения предварительной проверки является выполнение определенных правил, процедур и правил поведения. Например, если вы напишете четкие должностные инструкции, эффективно доведете формулировки до подчиненных, наберете квалифицированных людей в административный аппарат управления, все это увеличит вероятность того, что организация будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях: в отношении человеческих, материальных и финансовых ресурсов.
Превентивный контроль в области человеческих ресурсов осуществляется в организациях посредством тщательного анализа тех предпринимательских и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения определенных должностных обязанностей, и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Чтобы наемные работники могли выполнять поставленные задачи, необходимо установить минимально приемлемый уровень образования или опыта работы в этой области и проверить документы и рекомендации, представленные наемным работником.
Предварительный контроль в области материальных ресурсов осуществляется путем разработки нормативов минимально приемлемых уровней качества и физической проверки соответствия поступающих материалов этим требованиям. Цель данного контроля – произвести высококачественную продукцию
Самым важным средством превентивного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который также позволяет выполнять функцию управления. Бюджет — это механизм предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность в том, что, когда организации понадобятся деньги, они будут у нее.
б) Текущий контроль. Как собственно и следует из названия, текущий контроль осуществляется непосредственно во время строительства. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он традиционно является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярный контроль работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по совершенствованию работы позволяют исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Если позволить этим отклонениям развиться, они могут обернуться серьезными трудностями для всей организации.
Отклонения, на которые система должна реагировать для достижения своих целей, могут быть вызваны как внешними, так и внутренними факторами. Внутренние факторы включают различные проблемы. Внешние факторы — это все, что влияет на организацию из ее окружения: конкуренция, принятие новых законов, изменения в технологиях, ухудшение общей экономической ситуации, изменения в системе культурных ценностей и многое другое.
Текущая проверка не выполняется буквально одновременно с выполнением самого задания. Скорее, он основан на измерении фактических результатов, полученных после выполнения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для этого контрольному устройству требуется обратная связь.
Организационные системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, во многом похожи на систему термостат-обогреватель (при понижении температуры в помещении от термостата к обогревателю поступает сигнал и обогреватель нагревается до тех пор, пока не поступит второй сигнал – о том, что достигнута нужная температура).
Но есть одно очень важное отличие. Система термостат-обогреватель – это замкнутая система контроля, т.е. она работает непрерывно и автоматически без внешнего вмешательства. Большинство организационных систем управления с обратной связью являются открытыми или открытыми системами. Внешний по отношению к таким системам элемент — менеджер-менеджер — регулярно влияет на эту систему, внося изменения как в ее предназначение, так и в ее функционирование. В менеджменте необходимы именно открытые системы, поскольку на организацию влияет очень много переменных.
в) Заключительный контроль. В рамках финальной проверки обратная связь используется в конце работы. Как сразу после завершения контролируемой деятельности, так и по истечении заданного периода времени полученные фактические результаты сравниваются с требуемыми.
Хотя окончательная проверка слишком поздно, чтобы реагировать на проблемы по мере их возникновения, она все же выполняет две важные функции. Один из них заключается в том, что заключительная проверка предоставляет руководству организации информацию, необходимую для планирования на случай, если они должны будут выполнять аналогичную работу в будущем. Сравнивая фактические и требуемые результаты, руководство может лучше оценить, насколько реалистичными были его планы. Эта процедура также позволяет получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая функция последней проверки — стимулировать мотивацию. Если руководство организации связывает мотивационное вознаграждение с достижением определенного уровня производительности, само собой разумеется, что фактические достигнутые результаты должны быть измерены с точностью и объективностью.
Далее хотелось бы остановиться на самом процессе контроля.
Процесс контроля
Рис. 1 Общая схема процесса контроля.
Первый этап процесса контроля – установление стандартов. Стандарты — это особые показатели, движение к которым можно измерить. Все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей организации.
Цели, используемые в качестве стандартов для контроля, характеризуются, во-первых, наличием временных рамок, в пределах которых должна быть выполнена работа; во-вторых, конкретным критерием, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, рабочий-каменщик за смену (8 часов) по норме должен уложить два кубометра кирпичной кладки. Временные рамки – 8 часов, конкретный критерий – два кубометра кладки. Конкретный критерий и определенный период времени называется показателем эффективности, который точно определяет, что нужно сделать для достижения поставленных целей. Это позволяет сравнить фактическую работу с запланированной и узнать, что нужно сделать для достижения запланированных целей.
Второй этап процесса мониторинга — сравнение полученных фактических результатов с установленными стандартами. В этом случае необходимо учитывать, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от нормативов, то есть необходимо установить масштаб отклонений. Шкала допусков — это показатель, в пределах которого отклонения полученных результатов от ожидаемых не вызывают тревоги. Например, если универмаг планирует в течение года реализовать товары на сумму 365 млн. рублей, то есть по 7 млн. рублей в неделю, а в течение истекшей недели он реализовал их на 6,9 млн. руб., то это не должно вызывать тревоги, так как в следующую неделю объем продаж может составить 7,1 млн. руб. Суть дела в том, что объем продаж планируется по 7 млн. руб. в неделю в среднем за год, а не каждую неделю. Система контроля должна реагировать только на явные отклонения от стандартов и не реагировать на незначительные отклонения.
Третий этап процесса контроля – заключительный контроль. Он заключается в выборе одной из трех линий поведения: ничего не делать, отклоняться или пересматривать стандарты.
Если фактические результаты деятельности организации указывают на ее успешную работу и достижение ее целей, то ничего делать не следует, но необходимо продолжить измерение результатов, так как могут появиться отклонения.
При обнаружении отклонений от стандартов необходимо выявить и устранить причину, чтобы вернуть организацию к правильному курсу действий. Адаптация может заключаться в улучшении организации, улучшении функций управления, технологических процессов и других переменных. В то же время вы должны убедиться, что корректирующие действия не приводят к осложнениям в деятельности других частей организации, поскольку все они тесно взаимосвязаны.
Пересмотр стандартов необходим, когда обнаруживается, что они стали нереальными, устаревшими, больше не соответствуют новым условиям, то есть нет необходимости устранять все отклонения от стандартов. Иногда следует пересматривать и сами стандарты.
Чтобы быть эффективной, система контроля организации должна удовлетворять ряду требований.
Основные характеристики эффективного контроля:
направленность контроля, означающая, что контроль должен служить достижению целей организации, отражать и поддерживать ее общие приоритеты. Активность в нестратегических второстепенных областях не следует измерять слишком часто, если только разница не слишком велика.
2. Ориентация на результат означает, что конечной целью аудита является достижение целей организации, а не сбор информации и установление стандартов. Поэтому информация об отклонениях от намеченной цели должна сообщаться субъекту управления и использоваться им для проведения необходимых корректирующих действий.
3. Соответствие делу, то есть контролируемому виду деятельности. Контроль должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно для деятельности организации и достижения ее целей.
4. Своевременность контроля заключается не в частоте и высокой скорости контроля, а во временном интервале между проведением измерений функционирования тех или иных составляющих деятельности организации. Одни из них необходимо контролировать чаще, например, еженедельно, другие – раз в квартал.
5. Гибкость контроля означает его способность приспосабливаться к происходящим изменениям во внутренней и внешней средах организации.
6. Простота контроля заключается в том, что он должен быть наименее сложным с точки зрения тех целей, для которых он предназначен, и требовать наименьших усилий для проведения, разумеется не за счет снижения его качества.
7. Экономичность контроля предполагает, что суммарные затраты на систему контроля не должны превышать выгоды от его проведения. В противном случае лучше от него отказаться или провести менее тщательный контроль.
Список использованных источников и литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kontrolnaya/kontrol-v-sisteme-menedjmenta/
1. Басовский, Л.Е. Менеджмент. Учеб. пособие / Л.Е. Басовский. – М.: ИНФРА-М, 2000. – 216 с.
2. Мескон, М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / М.Х. Мескон, М.Альберт, Ф.Хедоури. — М.: Дело, 1993 – 702 с.
3. Черняк, Э.В. Разработка управленческого решения. Учеб. пособие / Э.В. Черняк. – Казань: Казан. гос. технол. ун-т., 2006. — 90 с.
