Подборка по основанию:, ОЗЮК-92 Файзутдинов И.Р. Работа курса по гражданскому праву, Работа курса..docx , АНГЛ Классная Работа.docx , Лаборатораня работа №1.docx , Алина Курсовая работа (2).docx , Маркетинг (Контрольная работа).docx , Лабораторная работа на механические колебания Изучение зависимос , контрольная работа. Логика.docx , Даты дополнительного периода для ликвидации академических задолж
Глава 1. Теоретические аспекты создания проектного офиса
1.1. Понятие и назначение проектного офиса
Проект — это временная деятельность, созданная для достижения конкретных целей в рамках ограниченного бюджета, вовремя и с надлежащим качеством. Как правило, проекты реализуются внутри организации, что позволяет нам говорить о проекте во внутренней среде организации.
В последние годы российские компании активно создают и используют проектные офисы, как для внедрения систем управления проектами, так и для управления конкретными проектами и программами, которые являются наиболее значимыми с точки зрения их бизнеса 1 .
Согласно определению, данному в Руководстве PMBOK, Офис управления проектами (Project Management Office, PMO) — это подразделение или организация, осуществляющие различные функции, относящиеся к управлению проектами, в его сфере ответственности 2 .
Создание офиса проекта обусловлено необходимостью создания условия для эффективной коммуникации между членами команды проекта 3 .
Таким образом, можно сказать, что проектный офис — это оптимально организованная среда, в которой члены проектной группы могут осуществлять процессы управления, проводить встречи, вести переговоры с партнерами и архивировать проектную документацию.
Офис управления проектами может быть создан по ряду причин 4 :
1. Для управления корпоративным портфелем проектов;
2. Для управления портфелем проектов на уровне крупного подразделения компании;
3. Для управления программой;
4. Для управления определенной категорией проектов;
5. Для управления крупным проектом;
6. Для управления несколькими проектами с использованием общих ресурсов и инфраструктуры.
В организациях существуют разные структуры проектного офиса: поддержка, контроль, управление. Их основное отличие заключается в степени контроля и влияния, оказываемого на проекты в организации 5 .
УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ
... затраты как основные элементы управления проектами являются взаимозависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 1.4.Методы управления содержанием работ Под содержанием работ понимают описание работ, которые должны быть ...
Офис управления проектами поддержки предоставляет шаблоны, передовой опыт, обучение и доступ к информации, полученной из других проектов. Этот тип офиса играет консультативную роль и действует как хранилище проекта. Степень контроля со стороны данного офиса низкая.
Офис по надзору за управлением проектами оказывает поддержку и запрашивает соответствие различными способами. Соблюдение нормативных требований включает адаптацию методологий, структур, использование конкретных моделей, компаний и инструментов или соблюдение требований менеджмента. Степень контроля со стороны данного офиса средняя.
Руководящий офис управления проектами контролирует проекты путём непосредственного управления ими. Степень контроля офиса высокая.
В Руководстве для портфельных, программных и проектных офисов (Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) guidance 6 — далее Руководство P3O), разработанном OGC в 2008 г., представлена высокоуровневая модель офисов различных типов (см. рис. 1), которые могут создаваться в организации для управления портфелями, программами и проектами, как на постоянной, так и на временной основе7 .
Краткое описание основных типов офисов и их функций/услуг, адаптированное на основе Руководства P3O, приведено в таблице 1.
Таблица 1
Краткое описание основных типов офисов для управления портфелями, программами и проектами и их возможных функ ций/услуг
|
№ |
Тип офиса |
Описание |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Офис управления (Organization Portfolio Office) |
Постоянный офис управления портфелем, который поддерживает формирование и исполнение портфеля в масштабах всей организации, а также изменения в деятельности организации в связи с реализацией проектов и программ, входящих в портфель. Возможные функции (услуги) офиса: формирование портфеля организации и приоритезация программ и проектов; планирование и оценка; планирование мощностей и управление ресурсами; мониторинг выполнения портфеля организации; анализ и отчетность по портфелю организации; утверждение и закрытие программ и проектов ; управление отношениями с заинтересованными сторонами и коммуникациями; управление реализацией выгод |
|
2 |
Офис управления портфелем подразделения (Hub Portfolio Office) |
Постоянный офис для управления портфелем программ и проектов, который поддерживает формирование и выполнение портфеля проектов и программ в отделе, подразделении, регионе или бизнес-единице. Возможные функции (услуги) офиса: формирование портфеля подразделения и приоритезация программ и проектов; планирование и оценка; планирование мощностей и управление ресурсами; мониторинг выполнения портфеля подразделения; анализ и отчетность по портфелю подразделения; утверждение и закрытие программ и проектов; управление отношениями с заинтересованными сторонами и коммуникациями; управление реализацией выгод |
Продолжение таблицы 1
|
1 |
2 |
3 |
|
3 |
Офис управления программой подразделения (Hub Programme Office) |
Постоянный офис управления программами, который поддерживает формирование и выполнение программы в отделе, подразделении, регионе или бизнес-подразделении. Возможные функции (услуги) офиса: планирование; мониторинг, обзоры и отчетность по программе ; управление пулом ресурсов; управление рисками, проблемами и изменениями: управление финансами; управление коммерческими аспектами, включая управление поставщиками; обеспечение качества; управление информацией; управление развитием программы (переходами к следующим фазам жизненного цикла); услуги секретариата |
|
4 |
Программный офис для специфических инициатив (Programme Office for a specific initiative) |
Временный офис создан для поддержки реализации конкретных инициатив по изменению деятельности организации, которые объединены в программу. Возможные функции (услуги) офиса: планирование; отчетность; управление рисками, проблемами и изменениями: информационный менеджмент |
|
5 |
Проектный офис для специфической инициативы (Project Office for a specific initiative) |
Временный офис, созданный для поддержки реализации конкретной инициативы организационных изменений, которая называется проектом. Возможные функции (услуги) офиса: планирование; отчетность; управление рисками, проблемами и изменениями: информационный менеджмент |
|
6 |
Центр совершенства |
Подразделение, которое определяет стандарты для управления портфелями, программами и проектами (в том числе — процессы, шаблоны, инструменты), разрабатывает требования к навыкам и обучает участников проектов, управляет знаниями. Центр передового опыта может быть частью Офиса управления портфелем или действовать как отдельное независимое подразделение. Возможные функции/услуги центра: разработка и поддержка внедрения стандартов и методов управления портфелями, программами и проектами ; внутреннее консультирование; обучение в области управления портфелями, программами и проектами; управление знаниями; изучение и распространение лучших практик |
Названия PMO могут сильно варьироваться в разных организациях: Корпоративный центр по управлению проектами; Стратегический офис управления проектами; Группа управления портфелем проектов; Офис по управлению программой; Дирекция проектов; Отдел по управлению проектами 8 .
PMO может представлять интересы заказчика или инвестора в проекте, выполняемом внешними подрядчиками. PMO может быть создан по схеме аутсорсинга на базе внешней организации, которой передано управление конкретными проектами 9 .
Рисунок 1. Высокоуровневая модель офисов для управления портфелями, программами и проектами в организации (Руководство P3O)
Проектный офис в отличие от PMO3, как правило, создается для отдельного проекта и в его состав входят участники проекта , которые имеют полную занятость по проекту 10 . Проектная команда включает всех участников проекта, как тех, кто участвует в проекте на постоянной основе, так и тех, кто временно привлекается для выполнения отдельных работ11 . Пример организационной структуры команды девелоперского проекта, представлен на рис. 2.
Рисунок 2. Пример организационной структуры команды девелоперского проекта
Компании, которые планируют создать PMO, почти всегда сталкиваются с дилеммой: «Какая форма подходит для PMO и какие функции должны быть возложены на PMO, чтобы добиться успеха?». Сложность в выборе решения связана с тем, что, с одной стороны, не существует одной модели PMO, которая подходила бы всем организациям, а с другой — описанные в литературе различные типологии PMO, включающие от 3 до 7 типов офисов, также не дают простого и универсального ответа на указанный вопрос 12 .
Наличие проектного офиса позволяет создавать ценность для заинтересованных сторон Хорошей иллюстрацией к возможностям увеличения ценности, создаваемой проектным офисом является модель «Континуум создания ценности проектного офиса», представленную на рисунке 3. Ценность, создаваемая проектным офисом, увеличивается по мере расширения им своих функций и диапазона оказываемых услуг — от предоставления отчетов по проектам для заинтересованных сторон до приведения всех проектов в соответствие со стратегией и извлечения максимальных выгод для организации из всех реализованных проектов 13 .
Рисунок 3. Континуум создания ценности
Другими словами, офис управления проектами необходим, когда в организации работают несколько менеджеров проектов, которые управляют разными проектными группами. Как следствие на проектах буду возникать «узкие места» и руководители буду делить одни и те же ресурсы 14 .
И именно проектный офис будет определять правила использования ресурсов, чтобы избежать их перегрузки или перехода от проекта к проекту. И до того, как тот или иной проект будет передан команде для реализации, проектный офис сможет узнать, подпадает ли он под средства компании и есть ли еще более успешный проект, который можно запустить.
