Делопроизводства в современной России
В России после основных капиталистических стран началась революция в делопроизводстве. Внедрение информационных технологий ускоряется, и электронные документы постепенно вытесняют традиционные медиа-документы. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В госсекторе реализуется программа создания «электронного правительства», что также приводит к повышению роли электронных документов.
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации 07.02.2008, предусматривает, в т.ч., повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
- обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
- интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
- увеличение объемов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
- совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;
— Исходя из контрольных значений показателей развития информационного общества в Российской Федерации на период до 2015 г., доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна будет составить 70 %. сделать это невозможно без кардинального изменения отношения к офисной работе.
делопроизводство деминг электронный правовой
Основные принципы современного делопроизводства
Основные принципы современного документооборота отражены в стандарте ISO 15489: 2001 «Информация и документация. Управление документами». Этот стандарт переведен на русский язык и принят в качестве национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов в области информации, библиотечного и издательского дела. Управление документами. Общие требования».
Главная особенность современного документооборота заключается в том, что он основан на принципах, аналогичных принципам систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга — «Планируй — Сделай — Проверь — Действуй»:
- на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
- на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
- на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
- на четвертом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).
7 стр., 3404 слов
Особенности делопроизводства и документооборота в Государственной Думе
... становится реальностью. Автоматизированная система делопроизводства и документооборота позволила объединить и связать в единую информационную систему все этапы, все операции и процедуры, сопровождающие подготовку и прохождение документов в Государственную Думу и ее ...
На протяжении всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам документооборота.
Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).
Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на разных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту. ГОСТ Р ИСО 15489 определяет понятие «документ» как идентифицируемую информацию, записанную на физическом носителе, созданную, полученную и хранимую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении юридических обязательств или коммерческой деятельности.
Многие вопросы, связанные как с электронным, так и с неэлектронным документооборотом, в настоящее время считаются неотъемлемыми элементами информационной безопасности организации.
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Возможности, предоставляемые использованием электронных документов, привели к изменениям в ключевых технологиях ведения документации. В качестве примера можно привести функциональный подход к составлению номенклатуры дел, принцип «больших корзин» при проверке ценности и установлении сроков хранения документов. Все более распространенным становится хранение различных типов файлов, которые включают разные типы документов, возможно, с разными сроками хранения.
В настоящее время в Российской Федерации действует ряд национальных нормативных актов, регулирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по управленческому документальному обеспечению разрабатываются различными органами управления и управления в соответствии с их квалификацией.
Нормативно-правовая база делопроизводства включает в себя:
- Конституцию РФ;
- Гражданский, Административный, Трудовой, Уголовный Кодексы РФ
- законодательные акты Российской Федерации в сфере информатизации и документации;
- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Председателя Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- государственная система документационного обеспечения управления, основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;
- нормативные документы по организации архивного хранения документов;
- законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
Все это следует учитывать при организации делопроизводства, в основном, представительными и исполнительными органами власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.
Требования, предъявляемые к правовым актам управления
... государственного управления. Полномочия органов исполнительной власти (должностных лиц) по изданию нормативных актов определяются их компетенцией. В настоящее время регулирование на уровне субъектов Федерации приобрело значительные масштабы. Нормативные акты издаются как органами общей ...
Первый основной закон нашей страны — это Конституция Российской Федерации. С точки зрения документооборота его смысл заключается в том, что Конституция РФ устанавливает подчиненность нормативных актов.
