Классификация личного состава предприятия
Чтобы организация работала эффективно, необходимо вести тщательный учет сотрудников на предприятии. Только имея полные и достоверные данные о численности сотрудников, а также об их структуре, можно рассчитать показатели работы организации, такие как среднее количество сотрудников, количество сотрудников в каждой категории.
В зависимости от сферы приложения труда персонал организации подразделяют на производственный и непроизводственный
Производственный — это персонал основной деятельности. В его состав включаются работники: основных и вспомогательных цехов; подсобных производств: лесозаготовок, торфоразработок, карьеров и т.п.; научно-исследовательских, конструкторских, технологических подразделений; вычислительных центров; всех видов охраны; управления и др.
Непроизводственный персонал — это персонал не основной деятельности. В состав непроизводственного персонала включаются работники: подсобных сельскохозяйственных предприятий; жилищного хозяйства; коммунальных предприятий; медицинских учреждений; оздоровительных учреждений, отдыха, физической культуры, культуры, туризма, воспитания, образования и т.п.;
- Все работающие в организации различаются по категориям персонала: рабочие;
- руководители;
- специалисты;
- служащие.
Рабочие — это лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг. К ним относятся: работники, занятые управление, регулированием и наблюдением за работой автоматов, линий и т.п.; работники, занятые изготовлением материальных ценностей; работники, занятые перемещением, погрузкой, разгрузкой; работники, занятые уходом за машинами; машинисты, водители, кочегары и др.; почтальоны, телеграфисты и др.; операторы ЭВМ; дворники, уборщики, курьеры, гардеробщики, сторожа.
Руководители — это управленческие работники, в состав которых включаются: директора, начальники, управляющие, заведующие, мастера и т.п.; главные специалисты.
Специалисты — это работники, занятые инженерно-техническими, экономическими и другими работами: инженеры, экономисты и др.
Служащие — это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет, контроль: агенты, архивариусы, кассиры, копировщики, секретари, табельщики, учетчики и др.
Подбор персонала
... личные качества сотрудников для успеха компании, тем больше потребность в психологических знаниях. Жесткие требования к подбору персонала позволяют не только выбрать лучших специалистов, но и напомнить уже ... Набор обычно ведется из внешних и внутренних источников рабочей силы. На основе сравнения плана управления персоналом с количеством сотрудников, уже занятых в организации, отдел кадров определяет ...
Работники организации включаются в списочный и несписочный состав.
В списочный состав работников включаются все работники, принятые на постоянную, сезонную, а также на временную работу. В фонд заработной платы не включаются работники, не входящие в штат организации, нанятые по трудовому договору для выполнения разовой работы, неполный рабочий день.
Отдел кадров и лица, уполномоченные на это, несут ответственность за учет персонала организации.
2. Учет персонала предприятия
Для учета личного состава используют специальные Формы первичных учетных документов:
— приказ (распоряжение) о приеме на работу – составляется на каждого члена трудового коллектива работником отдела кадров или лицом, ответственным за прием на работу. На обработанной стороне заказа начальник указывает, к кому может быть привлечен новый сотрудник, его звание, испытательный срок. После этого утверждается приказ по службе о подтверждении заработной платы и ее соответствия штатному расписанию и подписывается руководителем организации. С приказом знакомят работника.
Трудовой договор (контракт) есть соглашение между работником и работодателем (физическим либо юридическим лицом), по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку, а работодатель (физическое либо юридическое лицо) обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством о труде, коллективным договором и соглашением сторон. В случаях, предусмотренных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, в трудовом договоре могут содержаться условия неразглашения работником сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну, ставших известными работнику в связи с исполнением им своих должностных обязанностей
— личная карточка — заполняется на каждого работника организации в одном экземпляре. В ней содержатся общие сведения о работнике.
— Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу – составляется в двух экземплярах в отделе кадров при оформлении перевода работника из одного подразделения в другое. Один экземпляр остается в отделе кадров, второй передается в бухгалтерию. Приказ утверждается руководителем подразделения и руководителем организации. На обороте сертификат недоставленной стоимости имущества.
- Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска – применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов. Содержит необходимые сведения для расчета отпускных сумм и удержаний.
— лицевой счет – открывается на каждого работника в бухгалтерии: на лицевой стороне содержится информация о работнике для расчета начислений и удержаний. На обратной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц.
— Приказ распоряжение о прекращении трудового договора – составляется в двух экземплярах в отделе кадров и подписывается руководителем подразделения и организации. В заказе указывается причина и причины отказа, номер и дата заказа. Форма содержит расчет начисленных и удержанных сумм и предоставляет данные о стоимости непроданных объектов недвижимости.
| Номер унифицированной формы | Наименование формы |
| Т-1 | Приказ о приеме на работу |
| Т-2 | Личная карточка |
| Т-5 | Приказ о переводе на другую работу |
| Т-6 |
Приказ о предоставлении отпуска |
| Т-8 | Приказ о прекращении трудового договора |
| Т-9 | Приказ о направлении в командировку |
| Т-13 | Табель учета использования рабочего времени |
Данные кадрового учета являются основой для учета использования рабочего времени и расчета фонда заработной платы.
Конкретно для работников бухгалтерии названные документы подразделяются на следующие группы:
- документы о движении по службе (прием, увольнение, перевод, совмещение, замещение, изменение оплаты);
- документы о дополнительных выплатах в виде разовых премий, вознаграждений, компенсаций и пособий;
- документы на право отрыва от основной работы (отпуск, сборы, обучение и др.);
- прочие документы данного профиля.
В указанных документах необходимо присутствие достаточных и необходимых сведений о работнике, таких, как форма документа (приказ, распоряжение), его дата, номер, фамилия, имя, отчество работника, тип трудового соглашения, должность, условия приема, оклад, режим работы, шифр производственных затрат для отчисления начисленной заработной платы, подпись руководителя организации.
Бухгалтерия дополнительно открывает и ведет по каждому табельному номеру, т. е. на каждого работающего, еще лицевой счет по форме № Т-54. Это основной документ аналитического характера, в котором за каждый месяц в отдельности регистрируются все сведения о суммах начисленной заработной платы по ее видам, поощрений, компенсаций, удержаний, вычетов и суммах к выдаче на руки (задолженность за организацией).
Фактически в личном кабинете создается основа для заполнения платежной ведомости по строке с фамилией и личным номером этого человека. В связи с тем, что личный кабинет составляется на основании первичных расчетных документов, в нем фиксируются отработанные часы, дни и другие справочные данные, которые впоследствии служат для различных расчетов, обеспечивая его достоверность.
3.Учет использования рабочего времени
В соответствии с ст. 91 Трудового кодекса РФ, рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени. Нормальное рабочее время не может превышать 40 часов в неделю. Работодатель должен вести учет фактически отработанных часов каждым сотрудником.
Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени, в годовых табельных карточках и т.п. Табели открываются или по организации в целом (небольшие предприятия), или по ее структурным подразделениям и категориям работающих.
Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением персоналом установленного режима рабочего времени, расчетов с ним по заработной плате и получения данных об отработанном времени, а также составления статистической отчетности по труду.
Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, т.е. отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п., или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).
Инструкция по заполнению унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения, утвержденной постановлением Госкомстата России от 19.01.2000 г. № 4.
Отметки в табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).
Символы отработанного и нерабочего времени показаны на титульном листе ведомости учета рабочего времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При обработке учетных данных пользуются цифровым кодом.
Для составления отчета о работе на последней странице расписания представлены таблица ежедневного использования и итоговая строка за месяц. Эти же данные используются для анализа организации труда в подразделениях, отделах и по организации в целом (по ним рассчитывается процент выполнения нормированных заданий рабочих-сдельщиков и т.п.),
В организациях может применяться одна из двух форм табеля учета использования рабочего времени: форма № Т-12 (предназначена для учета использования рабочего времени и для расчета заработной платы) и форма № Т-13, предназначенная только для учета использования рабочего времени.
В соответствии с действующим трудовым законодательством для работников установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями. При пятидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка или графиками сменности, утверждаемыми администрацией организации, с учетом специфики работы, мнения трудового коллектива и с соблюдением установленной законодательством продолжительности рабочей недели.
В организациях, где в силу характера производства и условий труда введение пятидневной рабочей недели нецелесообразно, на условиях и в установленном порядке устанавливается шестидневная рабочая неделя с одним выходным днем. Статья 46 ТК РФ.
Праздничные дни, совпадающие с выходными днями, обуславливают необходимость переноса в соответствии со статьей 65 КЗоТ РФ этих выходных дней на следующие после праздничных рабочие дни. Но при этом, когда праздник приходится на субботу, праздничный рабочий день (пятница) сокращается на один час, а если на воскресенье — то такое сокращение не происходит.
Для определенных категорий работников, определенных условий труда и в определенные дни действующее трудовое законодательство предусматривает сокращенное рабочее время.
Для работников не достигших возраста восемнадцати лет, трудовое законодательство устанавливает в зависимости от их возраста сокращенную продолжительность рабочего времени:
- в возрасте от 16 до 18 лет — не более 36 часов в неделю;
- в возрасте от 15 до 16 лет, а также для учащихся в возрасте от 14 до 15 лет, работающих в период каникул, — не более 24 часов в неделю.
Продолжительность рабочего времени учащихся, работающих в течение учебного года в свободное от учебы время, не может превышать половины вышеуказанных норм для лиц соответствующего возраста(ст. 43).
Для работников, занятых на работах с вредными условиями труда, устанавливается сокращенное рабочее время — не более 36 часов в неделю. Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочего времени, утверждается в порядке, установленном законодательством (ст. 44).
Для отдельных категорий работников (учителей, врачей, женщин, работающих в сельской местности и на Севере, инвалидов) законодательством также устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени (ст.45).
При работе в ночное время установленная продолжительность работы (смены) сокращается на один час. Это правило не распространяется на работников, для которых уже предусмотрено сокращение рабочего времени (статьи 44 и 45).
Продолжительность ночной работы приравнивается к дневной в тех случаях, когда это необходимо по производственным условиям, особенно при непрерывном производстве, а также при сменной работе с шестидневной рабочей неделей с одним выходным днем.
К работе в ночное время не допускаются: беременные женщины и женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет; работники моложе восемнадцати лет; другие категории работников, в соответствии с законодательством. К работе в ночное время инвалиды могут быть привлечены только с их согласия и при условии, что такая работа не запрещена врачебными рекомендациями. Ночным считается время с 10 часов вечера до 6 часов утра(ст.48).
Сверхурочные работы, как правило, не допускаются. Сверхурочными считаются работы сверх установленной продолжительности рабочего времени (статьи 46 и 52).
Администрация может применять сверхурочные работы только в исключительных случаях, предусмотренных законодательством и статьей 55 КТ РФ. Сверхурочная работа может выполняться только с разрешения компетентного выборного профсоюзного органа компании, учреждения или организации.
Трудовое законодательство предусматривает схемы с «ежедневным», «недельным» и «синтетическим» учетом рабочего времени. Под ними подразумевается возможность по-разному реализовывать установленную норму рабочего времени в течение данного календарного периода. Отработанное работником время учитывается за каждый рабочий день (рабочую смену), независимо от вида режима рабочего времени.
Поденный учет
При шестидневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не может превышать: 7 часов — при недельной норме 40 часов, 6 часов — при недельной норме 36 часов и 4 часа — при недельной норме 24 часа.
Накануне праздничных дней, предусмотренных статьей 65 КЗоТ РФ, продолжительность работы служащих (кроме работников, имеющих сокращенную продолжительность рабочего времени в соответствии со статьями 43-45 КЗоТ РФ) сокращается на один час как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе.
Накануне выходных продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать 6 часов.
При поденном учете работа сверх рабочего дня признается сверхурочной работой (статьи 54-56 КЗоТ РФ).
он выплачивается в порядке, предусмотренном статьей 88 ТК РФ, и не может быть компенсирован проступками в другие дни или предоставлением разрешительных документов.
Пример: График работы при поденном учете на произвольно выбранную рабочую неделю может выглядеть следующим образом:
Числа (дни) недели 1 2 3 4 5 6 7
Количество рабочих часов 7 7 7 7 7 5 В
Примечание: «В» — выходной день воскресенье.
Таким образом, в указанной программе соблюдается условие статьи 43 ТК РФ, согласно которой нормальная продолжительность рабочего времени сотрудников в организациях не может превышать 40 часов в неделю.
Недельный учет
Такой учет имеет место тогда, когда закон нормирует непосредственно только рабочую неделю, а продолжительность ежедневной работы определяется графиком (распорядком) с соблюдением недельной нормы часов. Он присущ пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями. При общей продолжительности пяти рабочих дней, равной в сумме 40 часам (при нормальной продолжительности рабочей недели) и 36, 24 часам (при работе на условиях сокращенной продолжительности рабочего времени).
При недельном учете работа сверх нормы рабочей недели признается сверхурочной работой, она оплачивается в установленном для сверхурочных работ порядке и не может компенсироваться путем сокращения продолжительности ежедневной работы в другие недели или предоставлением отгулов.
Суммированный учет
Возможность введения суммированного учета рабочего времени на предприятиях и в организациях, имеющих определенную специфику работы (транспорт, связь, торговля), регламентирована статьей 52 КЗоТ РФ, которой определено, что «на непрерывно действующих предприятиях, в учреждениях, организациях, а также в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях и на некоторых видах работ, где по условиям производства (работы) не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается по согласованию с соответствующим выбором профсоюзным органом предприятия, учреждения, организации введение суммарного учета рабочего времени, с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормального числа рабочих часов (статьи 42-45).
При суммированном учете рабочего времени учетным будет являться календарный период (отрезок времени), в течении которого должна быть в среднем соблюдена установленная трудовым законодательством для данной категории работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели.
Отчетный период, по решению организации, может измеряться неделей, месяцем, кварталом, семестром или годом и охватывать как рабочие часы, так и часы работы в выходные, праздничные дни и периоды отдыха. При этом дневное и недельное рабочее время по расписанию может в определенных пределах отклоняться от нормы продолжительности рабочего дня и рабочей недели. Возникающая в результате нехватка или избыток работы уравновешиваются в течение года таким образом, чтобы сумма часов, отработанных по графику на отчетный год, равнялась норме часов за этот период. При сводном учете рабочего времени, как правило, работа ведется по графикам, продолжительность которых устанавливается заранее и является обязательной для каждого рабочего дня.
Вместе с тем, при определенной специфике производства, например у водителей автомобилей, когда у них в силу складывающихся дорожных условий, несвоевременности проведения погрузо-разгрузочных работ, технического состояния подвижного состава и других причин, фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни может не совпадать с продолжительностью смены по графику, применяется другая разновидность суммированного учета, при которой, в случае переработки в одни дни, она погашается путем сокращения времени работы в другие дни или предоставлением дополнительного времени (дней) отдыха в рамках данного учетного периода.
4. Функциональные возможности систем учета персонала
Как правило, подобные системы имеют модульное построение.
К основным модулям, которые есть практически во всех системах, можно отнести нижеследующие:
Штатное расписание. Основная задача модуля — описание организационной структуры компании. Здесь вы вводите информацию об организационном подразделении и штатное расписание.
Учет кадров. Основными задачами модуля являются ведение всей учетной работы персонала с использованием автоматизированного выполнения операций по приему, перемещению, увольнению сотрудников, а также подготовка и разноска заказов, формирование разнообразных списков и отчетных документов. Введенные в эту форму данные об отпусках, отпусках по болезни и персоналу являются исходными данными для расчета заработной платы сотрудников компании. Пользователи системы могут получать произвольные отчеты по любой информации, внесенной в базу данных.
Табельный учет. С помощью модуля ведется учет рабочего времени или формируется табель за определенный период времени с учетом неявок (отпусков, больничных, командировок и пр.), введенный в отделе кадров. Табель учета рабочего времени может формироваться как для подразделений, так и для всей компании. Данные из этой формы передаются в форму расчета заработной платы в качестве входных данных для расчета заработной платы.
Расчет заработной платы. Модуль предназначен для автоматизации расчета заработной платы сотрудников предприятия, формирования на основании проведенного расчета различных отчетных документов, автоматического формирования проводок, отражающих на бухгалтерских счетах предприятия затраты на оплату труда сотрудников.
Учет в Пенсионном фонде России. Основным назначением модуля является автоматизация персонифицированного учета сведений о застрахованных лицах и формирование отчетности для Пенсионного фонда РФ.
Администратор системы. Основное назначение модуля — настроить работу системы и организовать разграничение доступа пользователей. Традиционно пользователями системы являются руководители предприятий, менеджеры и инспекторы отдела кадров, сотрудники табельных бюро и военно-учетных столов, инспекторы отделов труда и заработной платы, главные бухгалтеры и расчетчики расчетных групп.
Системы этой группы отличаются друг от друга гибкостью настройки модулей и удобством пользователей. Разные разработчики имеют разную скорость выпуска новых версий, которые поддерживают изменения законодательства и учитывают пожелания клиентов. Расчетные возможности систем различаются: одни системы могут рассчитывать заработную плату только для малого бизнеса, а другие успешно управляют расчетом в компаниях, в которых работают десятки тысяч человек. Многие заказчики хотят иметь комплексную систему, а значит, поставщики систем управления персоналом должны обеспечить стыковку с программными продуктами других фирм, особо это касается систем финансово-хозяйственной деятельности или соответствующих модулей ERP-систем. Реальность нашего времени — холдинговые компании, а значит, система должна эффективно работать в распределенной структуре, как с выделенными каналами связи, так и при их отсутствии.
Примеры систем учета персонала:
комплекс «АиТ:\ Управление персоналом»
— Зарплата — программа зарплата осуществляет окончательный расчет заработной платы и полный анализ затрат на персонал. «АиТ:\ Зарплата» интегрирован со всеми известными финансовыми системами, что позволяет передавать всю необходимую информацию о затратах на персонал с детализацией и группировкой данных по любым параметрам.
— Кадры — программа кадры автоматизирует документооборот отдела кадров, что выводит на новый уровень управление кадрами. Модуль формирует все модули вывода, необходимые для эффективной работы менеджера по персоналу, упрощает обработку больших объемов кадровой информации и значительно снижает трудозатраты на выполнение рутинной работы.
— Табель – программа табель рабочего времени предназначена для учета рабочего времени на предприятии. Анализ рабочего времени позволяет получить структуру использования отработанного времени и прогулов по подразделениям, компании в целом или произвольным группам сотрудников с учетом разных уровней анализа.
- Компетенции — программа по развитию моделей компетенций персонала, созданию центра компетенций и профилей компетенций.
— ПФР — программа персонифицированный пенсионный учет полностью обеспечивает автоматизированное составление отчетности для ПФР РФ. На основании персонифицированных сведений в соответствии с правилами ПФР формируются отчетные документы и создаются текстовые файлы для передачи информации в ПФР.
» 1С: Зарплата и Управление Персоналом 8″ – это программа массового назначения для комплексной автоматизации расчета заработной платы и реализации кадровой политики предприятий и организаций. Его успешно используют в кадровых службах и бухгалтерии, а также в других отделах, задача которых — организовать эффективную работу персонала.
«1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» – это готовое к работе решение, в котором учтены требования законодательства, реальная практика работы предприятий и мировые тенденции развития методов мотивации и управления персоналом.
Прикладное решение «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» автоматизирует решение следующих задач:
- расчет заработной платы;
- управление финансовой мотивацией персонала;
- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда;
- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия;
- управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование;
- учет кадров и анализа кадрового состава;
- автоматизация кадрового делопроизводства;
- планирование потребностей в персонале;
- обеспечение бизнеса кадрами;
— управление компетенциями, обучением, аттестациями работников.
Литература
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/personal-i-ego-klassifikatsiya/
1. www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
2. www.aitsoft.ru
3. www.cfin.ru/press/pmix/2002-1/04.shtml
4. www.consultant.ru/popular/kzot/
5. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Самоучитель по бухгалтерскому и налоговому учету. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2003..
6. ТК РФ
