Менеджерам среднего звена и любого уровня руководителям стоит учитывать, что отнюдь не всем людям близки по духу и подходят по психологическому складу жесткий порядок и постоянное планирование: творческим натурам рекомендуют создавать условия, предполагающие спонтанность, свободу выбора и действий, тогда их работоспособность и эффективность деятельности повышаются во много раз. В рамках жестко заданной структуры они испытывают дискомфорт, а результаты работы с трудом достигают необходимого уровня. В целом для большой команды рациональнее использовать технологии, предполагающие отказ от жесткого планирования, сохранение гибкости и способности реагировать на обстоятельства форс-мажора, оставляя за собой резерв и поощряя творчество, энтузиазм и страсть к делу. Это особенно важно для российского бизнесмена, которому постоянно приходится работать с хаосом и неопределенностью как во внешней, так и во внутренней среде.
Управление временем — это акт или процесс сознательного обучения для контроля количества времени, затрачиваемого на определенные действия, с целью сознательного повышения эффективности и производительности. Тайм-менеджмент может помочь в использовании различных навыков, инструментов и методов, используемых для выполнения конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр действий, а именно планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ времени, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов. Первоначально управление относилось только к коммерческой или трудовой деятельности, но со временем этот термин расширился, включив в него личную деятельность с той же мотивацией. Система тайм-менеджмента — это комбинация процессов, инструментов, приемов и методов. Обычно управление временем является необходимостью в развитии любого проекта, поскольку определяет время завершения проекта и масштаб [5; 104].
Актуальность выбранного аргумента заключается в том, что в современных условиях тайм-менеджмент является неотъемлемой частью деятельности любой успешной компании. Тайм-менеджмент относится к технологии организации времени и повышения эффективности его использования.
Целью представленной работы является рассмотрение сущности и принципов тайм-менеджмента и особенностей планирования и тайм-менеджмента на предприятиях сферы услуг.
Тайм-менеджмент в сфере управления персоналом
Специалисты выделяют два типа тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком смысле тайм-менеджмент - это механизм управления временем компании. В таком случае основное внимание ... деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ [29]. Тайм-менеджмент ...
Задачи курсовой работы:
Рассмотреть теоретические основы тайм — менеджмента.
Выявить причины использования тайм — менеджмента.
Определить современные приемы тайм — менеджмента.
Рассмотрим особенности управления временем в сервисных компаниях.
Проанализируйте использование рабочего времени рекламной компании «Бриз — Сервис».
Разработать рекомендации по временному планированию рекламной компании «Бриз — Сервис».
Объектом исследования является рекламная компания «Бриз — сервис».
Предмет исследования — тайм-менеджмент и особенности планирования и тайм-менеджмента в сервисных компаниях.
Глава 1. Теоретические основы тайм — менеджмента
1.1 Сущность и принципы тайм — менеджмента
«Тайм-менеджмент (Управление временем) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности». Тайм-менеджмент — в переводе с английского означает «тайм-менеджмент». Задача тайм-менеджмента так упорядочить использование времени (и рабочего, и личного времени) дня и недели, чтобы успевать делать все важнейшие дела. Тайм-менеджмент — это учет и оперативное планирование времени.
Эффективный тайм-менеджмент предполагает тщательное планирование каждого дня, которое должно быть написано накануне этого дня. это планирование, если вы будете его придерживаться, конечно, это сэкономит вам много времени. лучше всего написать план на листе бумаги, а затем, когда вы завершите тот или иной элемент, удалите его и, при необходимости, добавьте новый.
По принципам тайм-менеджмента все дела в плане желательно разделить на три группы. Первый из них включает приоритетные, не связанные с осадком дела и ожидаемые проблемы, которые могут возникнуть в запланированный день. Для эффективного управления временем необходимо определить не более двух проблем. Все эти вопросы, независимо от того, какие чувства они вызывают, нужно обязательно решать в назначенный день.
Вторая группа разрабатываемого плана важна, но не требует немедленного исполнения, бизнес. Их можно выполнить, если в запланированный день внезапно высвободится часть времени, рассчитанного на что-то другое. Если в этот день вы не сделаете что-то важное, но не срочное, со временем оно переместится из группы второго этажа в группу первого.
Третья группа плана для личного тайм — менеджмента состоит из мелких рутинных дел. Эти мелочи нужно не только учитывать при планировании, но и устранять как можно скорее: они вносят разлад в любой бизнес, даже очень хорошо организованный.
Состав этих групп особенно важен, когда тайм-менеджмент используется в средней или большой организации. Он помогает выявить наиболее значимые моменты в работе всех сотрудников этой организации, включая их управленческую команду. Однако одной группировки недостаточно для повышения производительности команды. Согласно правилам тайм-менеджмента, каждое основное действие при планировании необходимо разделить на несколько подпунктов. В этих подпунктах следует подробно описать цели проведения той или иной работы, пути достижения основных целей и задач этой работы. Итак, для каждой группы действий необходимо определить оптимальное время, в которое они будут выполняться, и примерную продолжительность выполнения.
Эффективный тайм-менеджмент для офисного работника
... тайм-менеджмента. 5) через несколько месяцев после курса участники пишут эссе, отражающие изменения в организации их работы. Такая схема позволяет существенно повысить эффективность обучения. На каждом этапе корпоративный ... - всегда нахватает одного часа, одного дня, чтобы выполнить задуманную работу; большой поток рутинных дел и срочных вопросов, работа над которые отнимает много времени; постоянно ...
Кроме того, правила тайм-менеджмента включают в себя учет необходимости личного участия человека в выполнении какой-либо деятельности. Например, в организациях исполнение каких-то дел можно поручить специально обученному персоналу, на который при этом возлагается и ответственность за качество работы [3; 74].
К общему плану распределения времени, чтобы повысить эффективность управления временем, рекомендуется добавить дополнительный план, который действует как альтернатива первому в случае форс-мажора. Такой план является своеобразным аварийным выходом из критических ситуаций. Это не только позволит вам быстро принимать правильные решения, но и значительно сэкономит время и нервы, если произойдет что-то неожиданное.
Вам предстоит приступить к работе, руководствуясь составленным планом и последовательно выполняя все его пункты. Такая последовательность — гарантия успешности любого начинания. Кроме того, это помогает повысить производительность процесса и увеличивает скорость выполнения любой работы. Однако, чтобы максимально организовать свое время, следует по максимуму руководствоваться базовыми принципами тайм-менеджмента.
Кропотливая самостоятельная работа. Менеджер может самостоятельно разработать эффективную и качественную систему организации своего времени. Эту важную работу нельзя поручить консультанту или секретарю. Только сам менеджер сможет выбрать адекватное решение и перестроить его под свои нужды.
Индивидуальность решения. В организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который руководитель находит для себя. Если он для него комфортен, это дает максимальную эффективность. Скорее следует сосредоточить внимание на тех методах, которые позволяют ориентироваться даже в условиях неопределенности. Поэтому немаловажно определиться с такими параметрами, как темперамент человека, сенсорные предпочтения, биоритмы его организма, рабочие цели и т. п.
Необходимость отслеживания собственной эффективности. Используя хронометраж, вы можете определить моменты непростительной траты времени и раскрыть его скрытые резервы. При анализе полученных данных рекомендуется использовать метод сравнения достигнутого и максимально возможного и недостигнутого с запланированным, как это принято в западных технологиях тайм-менеджмента. Но главный результат использования хронометража — появление определенной способности постоянно самостоятельно контролировать свою эффективность. Отслеживание своего времени в течение нескольких недель развивает особое внимание ко времени, и лидер начинает совершенно по-другому смотреть на свои действия.
Мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет непосредственное изменение мышления. Человек, который научился выявлять неэффективные процессы и улучшать их, стремясь оптимизировать и повышать производительность, может применять существующие методы, настраивать их в соответствии со своими потребностями или разрабатывать свои собственные. А сами технические методы организации личного времени и работы и их прямое воплощение в жизнь — это как раз вопрос техники. Как только произошло изменение сознания, оно начинает функционировать и приносить плоды в любом виде деятельности.
Информационные технологии тайм-менеджмента
... любого человека, именно поэтому тема «Тайм- менеджмент – искусство планирования и управления рабочим временем руководителя» так актуальна в наши дни. Цель работы - показать все способы рационального ... использования времени; Мониторинг достижения целей, выполнения планов, подведение итогов. [1] Несмотря на то, что тайм-менеджмент имеет достаточно строгую систему, нельзя принимать это за аксиому, ...
Достижимость и неисчерпаемость резервов эффективности. Основополагающий принцип, с которым не может сравниться ни одна технологическая проблема. Если исходить из того, что резервы эффективности, развития и самосовершенствования не только реально достижимы, но и потенциально неисчерпаемы, поиск правильного решения и разработка необходимого метода — это чисто тактические и сознательно решаемые вопросы.
1.2 Причины использования тайм — менеджмента Причины для использования тайм — менеджмента могут быть самые разнообразные, начиная от спешки и заканчивая пустой болтовней.
Личное время должно составлять несколько рабочих дней или недель, чтобы проанализировать ваш стиль работы и выявить причины возникающих временных промежутков.
Обычно тревожными знаками близкого возникновения временных проблем можно определить по следующим признакам:
- Отсутствие приоритетов при выполнении дел (решение второстепенных задач при регулярном переносе главных);
- Спешка при выполнении объемных заданий (зачастую вызвана несвоевременностью начала работы над ними);
- Большой поток всевозможных рутинных дел (риск утонуть в мелочах);
- Несвоевременное изучение деловой переписки (текущей документации);
- Работа по вечерам и выходным (в служебные часы не хватает времени);
- Постоянное выполнение работы за своих коллег или подчиненных (кажется, что так будет быстрее или надежнее);
- Работа не по своему профилю (неэффективное использование возможностей);
- Непрерывные помехи в работе (бесконечные телефонные звонки и наплыв посетителей);
- Уточнение сведений, постоянное переспрашивание (трудное восприятие информации, как следствие утомления).
После проведения исследования времени необходимо проанализировать все действия, в которых участвовал человек. Для этого можно использовать таблицы распределения рабочих пространств по временным затратам — реальные и теоретически достижимые, они составляют таблицу пересечений. Дальнейший анализ можно вести с точки зрения двух позиций: позитивных и негативных, т. е. определить сильные и слабые стороны для рационального использования первых и избегания вторых.
Подробно проанализировав свои основные слабые стороны, вы сможете лучше контролировать свой рабочий процесс и не отвлекаться.
В современном мире специалистами были приняты следующие основные причины:
Телефонные звонки по праву занимают почетное первое место, расстраивая рабочий настрой и не позволяя сосредоточиться на делах.
Посетители, приходящие в офис, отвлекают больше, чем телефоны, потому что их нельзя игнорировать или параллельно можно выполнять другую работу.
Плохо организованный обмен информацией между подразделениями.
Проблемы с компьютерным оборудованием и офисной техникой.
Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
Элементы тайм-менеджмента в учебной работе студента вуза
... соображения относительно использования тайм-менеджмента для повышения эффективности образовательного процесса в университете. 2. Эссе на тему «Особенности ... и управления самостоятельной познавательной и научно-производственной деятельностью обобщающегося в процессе обучения и профессионального самоопределения 4 . Я думаю, что исследователи, занимающиеся проблемой самозанятости студентов, вкладывают в ...
Недостаток организационного планирования.
Неумение слушать других людей.
Неудовлетворительная организационная структура.
Неразбериха в почте. это особенно актуально для менеджеров, чья переписка несвоевременна или вообще не проходит секретарский фильтр для определения важности писем.
Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. Ошибки порождают все те же спешка, невнимательность, нежелание работать и пр.
Нерешительность в деловых вопросах.
Плохо организованные и скоординированные собрания, планерки.
Отвлекающие факторы на рабочем месте. Гигантский список мелочей по специфике личности каждого.
Чрезмерная офисная бюрократия.
Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других. И просто пустая болтовня [8; 211].
1.3 Современные приемы тайм-менеджмента Эффективный тайм — менеджмент подразумевает, что в первую очередь должна существовать цель. Она должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной. Например, если ваш сотрудник намеревается выучить только иностранный язык, это не цель. Но если вам нужно изучить это на определенном уровне к определенной дате, это уже цель.
Способность правильно расставить приоритеты в жизни заключается в нашей способности выбирать среди множества целей самую тяжелую и важную на данный момент. Причём важную по отношению к собственной персоне. В конце концов, мы часто отдаем предпочтение социальным или семейным целям в ущерб нашим желаниям, и это, в конце концов, может привести к накоплению усталости. И тогда об эффективности работы придётся забыть. Посему, если нам необходимо отдохнуть, приоритетной будет цель отдыха.
С наработкой необходимых привычек всё просто. Стабильное повторение правил тайм-менеджмента изо дня в день способствует развитию навыков, которые, в свою очередь, повышают производительность труда. Что, в целом, и является значительным шагом вперёд, идея которого лежит в основе сущности тайм — менеджмента [2; 89].
Начнем подробнее с постановки цели. Постановка цели подразумевает анализ и формирование личных целей. Цель описывает конечный результат, дает ясность в том, в каком направлении мы будем двигаться. Постановка целей — процесс временный, т.к. при смене определенных параметров происходит необходимая корректировка. Но главное — прийти туда, куда мы хотим, а не куда получится.
«Чтобы добиться успеха, необходимо выбирать правильные цели, промежуточные этапы помогут не свернуть с верного пути. рекомендуется вести реестр личных ресурсов и средств для достижения целей на раннем этапе, чтобы выяснить, какие сильные стороны следует поощрять, а над какими слабыми следует работать для дальнейшего развития своего потенциала».
Цель должна быть ясной, четкой и понятной самому человеку. Конкретная формулировка практических целей важна для будущего планирования. Ставя долгосрочные цели, не стоит брать слишком много, нельзя забывать о физическом состоянии, здоровье, самообразовании и культурном воспитании.
Говоря о постановке целей, нельзя не сосредоточиться на результате, а не на процессе. Это позволяет:
- Не только правильно делать дела, но и делать правильные дела;
- Не просто решать дела, но и создавать творческие перспективы;
- Не столько сохранять средства, сколько оптимизировать их использование;
- Не просто выполнять задолженности, но и добиваться результатов;
- Не только уменьшать затраты, но и повышать прибыль [9; 74].
Планирование — неотъемлемая и очень важная часть тайм-менеджмента, но это не единственный метод, используемый в современном тайм-менеджменте. И, применяя его, нельзя забывать обо всех других приемах, без которых такое же структурирование не было бы столь эффективным.
Первый прием: упомянутое ранее планирование — один из важнейших элементов тайм-менеджмента. Суть в том, что время, затрачиваемое на планирование, сокращает время, необходимое для работы в целом. В процессе планирования принимаются решения о том, что, когда и как это делать. Современные специалисты рекомендуют проводить любое планирование в два этапа: составление списка и определение приоритетов.
Все, что упомянуто в списке, равноценно. После составления списка дела распределяются в порядке их значимости конкретно в настоящее время. Нужно помнить, что ни один список не является полным, пока он не отражает порядка важности дел. Как только бы составлен такой список, нужно завершить его определением приоритетов. Это и есть основа планирования.
Написать список дел несложно, а вот расставить приоритеты сложнее. Однако уже давно «изобретены» следующие два метода. Оба метода основываются на популярном правиле Парето: 20% всех дел дают 80% всех результатов, и наоборот, т. е. нужно направлять свои основные усилия на те дела, которые находятся в рамках этих 20%, и именно они относятся к разряду важных.
Первым методом является «АВС-анализ». По данной методике: А-задачи — это самые важные, кроме того, на их реализацию требуется всего 10% времени, но весомость А-задач трудно переоценить, поскольку именно их вклад в достижение целей оценивается как 70%. В-задачи — это задачи средней важности, на них приходится примерно 20% по требуемому на исполнение времени и 20% — по значимости. А вот С-задачи требуют не менее 70% времени, но польза от них в совокупности не более 10%. Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:
Составить список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.
Систематизировать задачи по степени их важности, установить очередность дел в соответствии с их «стоимостью» деятельности.
Пронумеровать задачи.
Оценить задачи в соответствии с категориями А, Б, В:
- а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
- б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
- в) остальные 65 процентов — задачи категории В.
Перепроверить временной план на соответствие выделенного бюджета времени значению задач: 65 процентов запланированного времени — задачи А; 20 процентов запланированного времени — задачи Б; 15 процентов запланированного времени — задачи В.
Провести соответствующие корректировки, ориентируя план на задачи А.
Оценить задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.
Второй метод — способ сочетания параметров «важность и срочность».
Просмотрев список дел, необходимо проанализировать их сравнительную важность и срочность. После этого все дела можно разделить следующим образом:
1) А — важные и срочные;
2) В — важные и несрочные;
3) С — неважные и срочные;
4) D — неважные и несрочные.
В современном мире было бы глупо полагать, что чем больше времени ты затрачиваешь на планирование, тем больше времени экономишь. После определенного предела эффективность планирования резко падает. Как и во всем, здесь важно не переборщить. Специалисты рекомендуют жестко планировать лишь 60% своего рабочего времени, 20% оставлять для решения непредвиденных вопросов, а оставшиеся 20% вообще предполагают свободную творческую деятельность.
Прием второй заключается в эффективной работе с информацией. Здесь самое важное не впадать в крайность и впитывать, как губка, всю входящую информацию. Понятно, что чем больше информации собрано для анализа руководителем, тем меньше вероятность пойти по неверному или нерациональному пути. И здесь нужно сохранять чувство меры, потому что существует определенный объем информации, который можно получить и подвергнуть анализу. Обязательным условием является фильтрация информации.
Кроме того, стоит помнить о том, что сознание и внимание человека могут эффективно концентрироваться и работать только с одним объектом: заданием, мыслью или документом. Специалисты советуют направлять свое внимание следующим образом: больше крупных переходов, меньше мелких.
На основе собранной информации обычно принимается то или иное решение. Принятие решения не должно становиться трудным и затяжным процессом. Необходимо просмотреть данные, выявить все плюсы и минусы, сформулировать возможные пути решения проблемы, выбрать наиболее приемлемый из них и выполнять.
Прием третий: готовность выполнять неприятные дела. Каждому из нас время от времени приходится сталкиваться с вопросами, которые нам неинтересны или же вовсе противны. Многие стараются дела эти отодвинуть как можно дальше, отложить в дальний ящик и всячески отлынивают, что еще больше увеличивает затраты времени на их исполнение. Можно попробовать использовать следующий механизм, чтобы преодолеть отвращение к таким делам:
1) взглянуть неприятности прямо в лицо;
2) признать, что еще большей неприятностью становится промедление и ожидание момента, когда все же придется приступить к этому делу;
3) пробудить в себе энтузиазм, чтобы справиться с неприятием данного дела.
Действительно, рано или поздно все-таки придется решать эту самую неприятную проблему. Кроме того, если возникшая проблема не исчезнет сама собой, объем работы, который необходимо выполнить, может увеличиться с течением времени. Нерешенный вопрос будет преследовать, пока совсем не избавиться от него, а мысли о нем будут вызывать все большее раздражение [1; 300].
Прием четвертый: изменение общения с окружающими. В данном случае говорится о следующей ситуации: у людей определенного склада характера может появиться желание, а потом и привычка обращаться с просьбой выполнить те или иные дела, отдавать их другим. Желание нравиться всем и вся присуще каждому, но не следует забывать и о своих интересах. Нужно уметь удовлетворить этих людей, не жертвуя при этом своими интересами. Если подобные обращения становятся системой и серьезно осложняют жизнь, отнимая драгоценное время, — нужно научиться говорить «нет»! Еще один совет специалистов тайм — менеджмента: «Не стоит даже пытаться переубедить людей». Всегда нужно высказывать собственное мнение, соглашаясь с теми аргументами, которые признаешь, и отвергать те, которые не признаешь. После разговор сам подойдет к своему логическому завершению. Чаще всего у собеседников не возникает больше вопросов [ 4; 544].
Существуют негласные основные правила для тех, кто по каким-либо причинам не может говорить «нет».
A. Не стоит загонять себя в круг. Если попросили что-то сделать, а дел невпроворот, очень занят, не бери на себя ненужных обязательств.
Б. Чтобы не обидеть расхитителя вашего времени или просто злопамятного вредного человека, сначала попробуйте представить себя на его месте, затем мысленно продумай возможные последствия своего отказа. Сказать можно приблизительно следующее: «Я, конечно, понимаю, насколько это важно для тебя, но сейчас никак не могу…»
B. Обязательно стоит попробовать предложить альтернативное решение. Вдруг идея окажется незаменимой, ведь благодарность за добрые дела или просто хороший совет никто не отменял.
Г. Если вам никак не удалось увильнуть от неприятного разговора и предстоит кому-то отказать, не оттягивайте неприятный момент, лучше сразу культурно и обязательно вежливо объясниться с человеком. И он не будет питать иллюзий.
Д. Отказывая на рабочем месте, особенно важно показать, что это не вредность или прихоть, а этого требуют интересы дела, т. е. руководство не личными мотивами.
Прием пятый: умелое чередование работы и отдыха. Чем сильнее загружен, тем больше нужно отдыхать. Самое главное здесь: к началу нового рабочего периода организм должен восстановить силы. Поэтому не стоит пропускать полноценные перерывы, сон и отдых, даже если очень много дел. Каждому человеку присущи в течение суток подъемы и спады энергии, жизненного тонуса и умственной активности, т. е. суточные биоритмы. Про них нельзя забывать: в периоды подъема биологической активности следует заниматься творческой работой, требующей умственного напряжения и внимания. Промежутки времени, в которые наблюдается спад биологической активности, напротив, лучше посвятить рутинным задачам, административной деятельности, работе с корреспонденцией или проведению совещаний [7; 99].
Глава 2. Специфика тайм — менеджмента на предприятиях сервиса
2.1 Особенности управления временем на предприятиях сервиса Процесс управления сервисным предприятием имеет много общего с управлением любой организацией, действующей в сельскохозяйственном или индустриальном секторе. Так же как и во многих организациях, процесс управления здесь связан с вертикальным разделением труда (общее руководство, руководство средними и низшими звеньями), а также с компонентным разделением сервисного производства на подразделения, отделы, сектора и т. д. [6; 44]
Прежде всего, рассмотрим особенности управленческих процессов, которые имеют место на сервисном предприятии (организации).
Важнейшими функциями управления являются следующие:
- формирование целей и задач производственной деятельности;
- планирование продвижения к целям и разрешение задач;
- принятие решений, то есть осуществление выбора тех или иных вариантов действия;
- реализация решений — выработка приказов, мотивация персонала, его инструктаж и организация, распределение обязанностей, регулирование процессов выполнения приказов;
- контролирование выполнения намеченных планов, отдаваемых приказов и т. п.
Вместе с тем управление в сфере сервиса приобретает ярко выраженные особенности, которые позволяют выделить его специфику на фоне управления в промышленном или сельскохозяйственном производстве, а также в организациях некоммерческого типа (политических, общественных и др.).
Управление в сфере сервиса подчинено задачам рыночного развития производства услуг (организация труда персонала, повышение производительности труда работников, достижение конкурентоспособности услуг, их прибыльность и др.).
Одновременно оно нацеливается на реализацию многообразных запросов и потребностей больших групп людей, конкретных индивидуумов, которые вступают с производителем услуг в процессы рыночного обмена [ 13; 175] [«https:// «, 12].
Но отношения между производителями и потребителями услуг не сводятся полностью к рыночному обмену — между ними разворачиваются более напряженные взаимодействия, насыщенные социальными, культурными, психологическими компонентами. Другими словами, производственно-технологические процессы в деле управления сервисным предприятием оказываются далеко не единственными, а во многих случаях и не определяющими в деятельности сервисного предприятия. Все это формирует отличия сервисного тайм — менеджмента от управления в организациях общественного типа.
Тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм — менеджмента не является обязательным.
Однако в последние годы все большее количество сервисных организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм — менеджмента [10; 109].
Потребность в корпоративном внедрении тайм — менеджмента в организациях сферы услуг обусловлена следующими факторами:
1. Растущие темпы изменений экономической среды требуют передачи сотрудникам организации больших полномочий, оперативного принятия ими самостоятельных решений и самостоятельной организации и планирования своей работы.
2. Удельный вес нематериальных активов в стоимости организации сервиса; эффективность работы ключевых топ — менеджеров и специалистов становится основным фактором успешности все большего числа компаний. При этом крайне затруднен внешний контроль за деятельностью сотрудника, имеющей творческий характер, но повышается актуальность самостоятельной организации таким сотрудником своей работы.
3. Для организаций становятся нормой, а не редким исключением, постоянные существенные изменения деятельности — разработка новых услуг, выход на новые рынки, внедрение новых инструментов и систем управления. Для топ — менеджеров и специалистов организации, соответственно, становится нормой постоянное увеличение количества и объема решаемых задач, необходимость постоянно изыскивать резервы времени для осуществления проектов, позволяющих организации непрерывно развиваться.
Первым шагом корпоративного внедрения тайм — менеджмента, как правило, является обучение. Но обычный тренинг не дает максимального результата, если его не сопроводить определенными пред — и посттренинговыми мероприятиями, не сделать логичным элементом системы корпоративного обучения [ 23; 401].
Следующий шаг после организации системы обучения тайм — менеджменту — диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников.
Диагностика проводится в форме анкетирования по нескольким ключевым критериям. Результатом является построение простой диаграммы, которая отражает ситуацию в компании или подразделении по всем аспектам тайм — менеджмента.
По итогам тренингов составляется диагностический ТМ — профиль. Он строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм — менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм — менеджмента».
Таблица 1. Критерии и заповеди тайм — менеджмента
|
ТМ-критерии |
ТМ-заповеди |
|
|
Материализованность и обозримость задач и информации |
Материализуйте мысли и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы |
|
|
Измеримость результатов, времени и эффективности |
Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. |
|
|
Системность, согласованность, скоординированность работы |
Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата |
|
|
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность реагирования |
Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения |
|
|
Целеориентированность, определенность направления |
Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который оно вносит в достижение целей |
|
|
Приоритезированность, сфокусированность на главном |
Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы |
|
|
Инвестиционность, ориентация на развитие |
Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается |
|
|
Своевременность исполнения |
Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель |
|
|
Контролируемость исполнения |
Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего |
|
|
Легкость работы |
Управляйте рабочей нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер — профнепригоден |
|
