Номенклатура дел. Подготовка документов для хранения в архиве

Реферат

Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, представленных в учреждении, с указанием сроков их сохранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по содержанию и типу. От того, как они составлены, зависит эффективность работы с документами и их безопасность. наличие номенклатуры дел обязательно в каждом учреждении, организации, компании.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, проводится различие между прецедентной номенклатурой структурного подразделения и учреждения.

Конкретная номенклатура отражает документы конкретного учреждения или структурного подразделения.

Примерная и типовая номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с одинаковым видом деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой — обеспечить учет дел, поднятых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию возвращаемых документов, их правильную классификацию на основе по направлениям работы и проблемам деятельности организации.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. Номенклатура дел включает заголовки дел для группирования документов с пометкой «Для служебного пользования», справочный файл.

13 стр., 6040 слов

Номенклатура дел виды, роль и значение

... организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел. Целью курсовой работы является рассмотрение номенклатуры падежей: видов, роли и значения. Исходя из цели, в курсовой работе были поставлены следующие задачи: проанализировать понятие номенклатуры дел; ...

Утвержденные копии номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в файлы дел службы управления офисом организации. Если такой услуги нет, они включаются в дела секретаря-помощника.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих разделов для использования в своей работе.

Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.

Номенклатура дел в структурных подразделениях составлена ​​для обеспечения обучения и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных единиц.

Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый — в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.

Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае кардинального изменения функций и структуры юридического лица он составляется, согласовывается и повторно утверждается.

Деловая номенклатура организации, согласованная с уполномоченным органом государственной архивной службы на конец каждого года, уточняется, утверждается руководителем организации и вступает в силу с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. Образец оформления номенклатуры дел представлен в прилож. 7.1.

2. Формирование дел.

Формирование дела — это отнесение документов к конкретному делу и систематизация документов в нем. Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают.

Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях).

При составлении сводной номенклатуры дел каждой структурной единице присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию — индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета — 02, бухгалтерия — 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет руководитель архива учреждения или руководитель архива.

39 стр., 19331 слов

«Организация работы с документами в

... секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения // Главный врач. - 2017. ...

Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.).

В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с исследованием проблемы, сгруппированы в один файл: регистратор или подшивка. После завершения проверки этих документов, принятия решения и закрытия дела, документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если номенклатура предусматривает разделение корпуса на две части, это указывается в графе номенклатуры «Примечание».

В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год).

В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30—40 мм. Имея большое количество документов, они образуют независимые дела по хронологии или узким вопросам. Например: кейс «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке отливки», «Переписка о поставке ламината», «Переписка о поставке арматуры и проволоки».

Документы собраний, сгруппированные в отдельный файл, располагаются по номерам протоколов собраний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы.

Распоряжения вышестоящих органов сгруппированы по делам в соответствии с руководящими принципами деятельности учреждения. Документы в файле расположены в хронологическом порядке.

Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают.

3. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Завершающим этапом оформления документов является подготовка оформленных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

  • экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
  • оформление дел;
  • описание документов постоянного и долговременного хранения;
  • обеспечение их сохранности;

— передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

16 стр., 7806 слов

Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...

... ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАНЦЕЛЯРИИ 1.1. Нормативно-правовая основа деятельности организации Офисная работа - это система документального обеспечения управленческой деятельности, определяющая стандартные процессы документирования и организации работы с документами . Свод правил делопроизводства в организациях ... документационного обеспечения; государственные и международные стандарты на документы; общероссийские ...

Экспертиза значения документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для’ организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в) проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК).

готовится положение, определяющее его функции, права и порядок работы.

На экспертные комиссии кроме организации ежегодного отбора документов на хранение возлагается: рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения; подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов; рассмотрение перечней документов, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пере систематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы); дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках файлов постоянного хранения предусмотрено место для наименования государственного архива и учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (до этого он проставляется карандашом).

23 стр., 11075 слов

Номенклатура дел

... научной и практической ценности документов; Оформление дел; Описание документов постоянного и долговременного хранения; Обеспечение их сохранности; Передачу дел в архив учреждения, т. е. в ведомственный архив. Эффективность офисной работы, как неотъемлемой части управленческой деятельности, ...

Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЦЭК (ЭК) учреждения, согласованных с ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения (структурного подразделения).

Название дела на обложке перенесено из файловой номенклатуры организации, согласованной с ЕПК соответствующего учреждения государственной архивной службы. В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения.

В заголовках файлов, содержащих копии документов, должно быть указано количество их копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы).

При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильная датировка дел зависит от глобального рассмотрения характера и типа документов, которые в них формируются. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются).

Датой личного дела является дата подписания приказов о допуске и выписке лица, которому оно составлено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Сертификационная запись написана разборчиво, указывает позицию компилятора, дату компиляции и подписывается компилятором с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых, замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

10 стр., 4637 слов

Подготовка и передача документов в архив

... документов относятся оценка их практической или научной ценности, качественное оформление дела, определение сроков хранения дел и документации и их дальнейшая передача в ведомственный архивный фонд учреждения. Оценка документации в делопроизводстве ...

Для определенных категорий дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т.д.), а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. В конце канцелярского года все завершенные ящики для постоянного и временного хранения, прошедшие проверку стоимости, заносятся в инвентарные запасы. Опись дел представляет собой систематизированный перечень рубрик дел, раскрывающий их состав и содержание, обеспечивающий систематизацию дел внутри фонда и их учет. Кроме того, описи являются одновременно бухгалтерским документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающего оперативный учет дел и описей.

С момента создания и до момента передачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих или специально отведенных для этого помещениях. Ящики хранятся в шкафчиках, которые должны обеспечивать сохранность документов, и размещаются спинкой наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом к делу должны быть приложены заверенная копия акта и акт о причинах изъятия оригинала. Копии и выписки из документов, которые будут использоваться в деятельности учреждения или в интересах отдельных граждан, делаются с разрешения руководства или должностных лиц, которым это право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение административного года из дела разрешается оформлять документы на работу сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место кладется заменяющий лист с указанием, какой документ, кому и на какой срок он был выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, оперативно сообщать руководству органа о существующих нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.).

Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

6 стр., 2677 слов

Распорядительные документы (2)

... распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, ... документов в организации проводится: в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; в архиве ... делу и документационному обеспечению управления; типовых и ведомственных перечней документов ...

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описи или номенклатуре дел, которую определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и учета дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел заранее проверяется делопроизводителем архива, на этапе подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. При выявлении недостатков в обучении и исполнении дел сотрудники структурных подразделений обязаны их устранить.

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится на основании описи, и в обоих экземплярах делается отметка по каждому переданному делу. По окончании описи в каждом ее экземпляре количество дел, фактически принятых в архив, дата приема и передачи дел, а также подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дело указаны цифрами и прописью. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.