Достижения науки и техники, стремительное развитие научно-технической революции, затрагивающей всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования менеджмента, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческой работы.
Стиль лидера — один из важнейших аспектов управленческой деятельности: от того, как работает лидер, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль лидера» входит его умение организовывать работу подчиненных, общительность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношение к риску и ошибкам, понимание чужих чувств. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.
Без преувеличения можно сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется способностью секретаря грамотно выполнять свои обязанности, избавить руководителя от нерациональной траты времени на выполнение технических функций.
Секретарь по сути является координационным центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полное знание местонахождения людей в его подразделении, правильное оформление переписки, подготовку к организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для своевременного выполнения срочной управленческой задачи отдельным офицерам закрепленного за ней подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего начальника, но принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. И здесь важную роль играют личные качества секретаря, такие как энергия, самодисциплина, самообладание, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием. Секретарь является связующим звеном между его начальником и подчиненными. Секретарь также представляет босса перед другими учреждениями и часто используется для оценки и босса, и организации.
Механизация и автоматизация управленческой работы требует от секретаря постоянного повышения деловой квалификации, более глубоких знаний технологии делопроизводства, делопроизводства.
Один из способов обеспечить высокую эффективность аппарата управления — правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных служащих, как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков — стенография, машинопись и т.п. Не исследуются вопросы рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности. Необходимые навыки секретари вырабатывают в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».
Организация работы секретаря (2)
... достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня. Рабочее место секретаря - важная единица в организации рабочего процесса в учреждении. Поскольку секретарь является «лицом учреждения», его рабочее место также ...
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего .
Возможно, при таком уровне развития технологий организационные и психологические аспекты работы сотрудников перестают быть значимыми, и технология способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективную работу руководителя и секретаря.
Конечно же, нет. Фактически с помощью современных технологий решаются только задачи автоматизации информационных процессов, то есть наиболее подверженные формализации. в сфере принятия управленческих решений гораздо сложнее формализовать процессы и коммуникации, хотя и здесь делаются попытки использовать результаты современных информационных технологий. Однако в управленческой деятельности по-прежнему велика роль интуитивных и волевых решений. Психологические аспекты взаимоотношений между людьми также очень сильно влияют на эффективность работы в сфере менеджмента. Предпринимаются попытки реструктурировать организационную структуру ряда компаний США с использованием подхода к управленческой работе как процесса обработки информации. С помощью создания центров автоматической обработки информации на компьютерах были предприняты попытки сократить количество сотрудников и повысить продуктивность работы в сфере управления. Однако при реализации этого подхода трудности работы руководителей и менеджеров среднего звена четко проявились, когда личные секретариаты были заменены централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате они были вынуждены вернуться к своим прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании результатов современных технологий, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ
Многим руководителям часто не хватает способности отделять главное от второстепенного в работе. Это приводит к тому, что сотрудники, как и другие службы, перегружены неудобоваримым потоком информации.
Секретарши решают эту проблему, определяя значение работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы делать обратное в соответствии с логикой.
Главное в любом бизнесе можно найти, только имея критерий важности, то есть умение определять цели, имеющие разное значение: общие, частные. Поэтому необходимо развивать умение делать это как можно быстрее и точнее.
Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимается несоответствие между «Должен» и «Есть», между запланированным и фактическим.
Курсовая работа организация охраны труда
... 23:09 13kb. 17.11.2009 22:20 Смотрите также: [ документ ] [ курсовая работа ] [ документ ] [ дипломная работа ] [ документ ] [ документ ] [ документ ] [ документ ] [ дипломная работа ] [ документ ] [ документ ] [ дипломная работа ] 11 Охрана труда 11.1 Общие положения по охране труда Законодательство РФ об охране труда состоит из соответствующих норм Конституции РФ, Федерального ...
Существуют три варианта решения проблемы:
1. «Должно» — требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что раньше было «ЕСТЬ», становится «Должно».
2. Из-за интенсивной деятельности наблюдается сокращение разрыва между запланированным и фактическим, поскольку «следует» действительно достижимо.
3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть».
1.1. Рациональная организация работы секретаря
Порядок расположения документов:
1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.
2. Незавершенные работы: материалы, которые уже были обработаны или которые должны быть закончены в ближайшее время.
3. Исходящие материалы: то, что уходит из
секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в
папки или обложки.
Исходящие документы необходимо разделить на:
- а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
- б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
- в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Вы должны сложить все, что имеет отношение к конкретному делу, в папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, часто ли нужны в это время все документы. Если это не сделать вовремя, накапливается достаточное количество документов, среди которых порой бывает сложно найти нужный, на его поиски тратится дополнительное время. лучше проверять его в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не путать.
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1. Назначение графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознование собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
В работе многих менеджеров есть элементы импровизации, но они не всегда могут наладить необходимое планирование времени. Секретарша, следовательно, должна внушать менеджеру логически последовательное, но не слишком явное и не навязчивое чувство необходимости планирования времени, по крайней мере, в отношении себя. Нельзя принимать приказы начальника, не получив ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители могут прийти к выводу, что рациональнее установить конкретные даты, чтобы секретарь оставил их в покое.
Защита курсовой работы и её оценка
... 36. Взаимодействие руководителя и секретаря: принципы, механизмы, проблемы 37. Формы и методы обучения и повышения квалификации секретарей 38. Организация рабочего времени секретаря (тайм-менеджмент) 39. Работа секретаря с клиентами ... на кафедре, откуда по окончании учебного года сдаются в архив. Защищенные курсовые работы студентам не возвращаются и хранятся в фонде кафедры. 8. Темы курсовых работ ...
Многочисленные встречи оказываются ненужными, так как точно не установлено, кто отвечает за выполнение задачи и к какой дате она должна быть завершена. Как правило говорят: «Срочно» или «В ближайшее время». А насколько срочно и как долго — часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь.
Поэтому секретарь должен позаботиться о календаре напоминаний своего начальника. Многие руководители иногда забывают свои приказы, и поэтому секретарь вынужден думать не только о себе, но и о лидере, что он является так называемым «опекуном».
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.
Рабочее место секретаря — важная единица в организации рабочего процесса в учреждении. Поскольку секретарь является «лицом учреждения», его рабочее место также должно быть примером хорошей организации, показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечивать максимальное удобство выполнения возложенных на него задач, при этом отвечать требованиям экономии места.
Рабочее место дежурного обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от двери офиса, чтобы всех было хорошо видно.
Помещение должно содержать только элементы, запрошенные секретарем и другими сотрудниками непосредственно на этапе работы.
Гостевая мебель должна быть размещена в холле, хорошо видна секретарю, удобна для размещения в комнате.
Большую часть времени секретарь работает сидя, и это утомительно, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу, чтобы писать, работать на пишущей машинке, читать.
Насыщенность рабочего места секретаря оргтехникой требует его размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.
Важным элементом организации рабочего места секретариата является внутренняя организация делопроизводства. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
Следует помнить, что у секретаря часто есть большое количество различных технических средств, в том числе оргтехника, используемая другими работниками: открывалка для писем, измельчитель бумаги и ламинатор. Они расположены таким образом, что доступны для краткосрочного доступа и использования, но под постоянным контролем секретаря. Другим сотрудникам не разрешается пользоваться пишущей машинкой, диктофоном и термокопировальным аппаратом, так как это может привести к серьезным повреждениям, а также к воспроизведению другой информации. Секретарь несет полную ответственность за оборудование, которое находится в его офисе, поэтому он в первую очередь будет спрашивать об этом у ответственного сотрудника, а также собирать у него поломки.
«Организация работы с документами в
... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... примеры оформления записей в трудовых книжках и личных делах работников, примерные образцы трудовых договоров по общеотраслевым должностям руководителей, специалистов, служащих и ...
3.1. Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует
Секретарь должен иметь возможность поговорить со своим сотрудником службы экстренной помощи, если это необходимо.
Если работа лидера хорошо скоординирована с работой его секретаря, у них обоих есть план, в котором указано, в какое время лидер будет в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или телексу, если это необходимо.
Есть менеджеры, у которых продолжительность индивидуальных разговоров, встреч, а также время, на которое они назначены, сильно различаются. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.
На мой взгляд, менеджер всегда должен сообщать своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться в случае необходимости и в какое время он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.
3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.
Приглашение на конференцию должно быть отправлено приглашенным как минимум за 2 недели до ее начала, и вас должны попросить ответить на приглашение, так как вам нужно знать, сколько участников прибудет.
В приглашении необходимо указать место встречи, часть здания или строения, этаж, комнату, а также название транспортного средства, на котором можно будет добраться до назначенного места.
Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ
Профессия секретаря требует высококвалифицированного человека, целого ряда личных и деловых качеств, что связано со спецификой секретарской работы. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его оязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороий деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.
К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.
Культура делового общения секретаря
... 2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 2.1. ЭТИКЕТ СЕКРЕТАРЯ В зоне приема менеджера много посетителей и имидж ее, руководителя и организации в целом зависит от знаний секретаря и соблюдения правил деловой этики. ... -то и не разрешается в деловом мире. В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках. В солидных фирмах требования к одежде ...
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителй различных уровней управения отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель).
Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников совего подразделения.
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.
Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.
Следует учесть,что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом — задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.
Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.
Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.
Одна из главных задач секретаря — буть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.
5.1. Пользование телефоном.
Основная задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.
5.2. Организация приема посетителей.
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно разделить на три вида:
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом» и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в ... А.Ф., Кони А.Ф. и др. Джаншиев Г.А. в своей работе «Судебная реформа» рассматривает вопросы происхождения Мирового суда, неблагоприятные условия деятельности ...
1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам
2) прием представителей других организаций
3) прием по личным вопросам
Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь может самостоятельно решить: доложить о нем немедленно или записать на прием. Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.
5.3. Работа секретаря с информацией для руководителя
Секретарь должен помогать руководителю орентироваться в информационных потоках, находить, обрабатывать нужную информацию, а иногда и готовить информационно-обзорные рефераты.
Секретарь должен внимательно просматривать статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т.д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть.
Составляя реферат, секретарь не должен вносить какие-либо дополнения от себя. Если необходимо, в реферат могут быть включены таблицы, схемы, графики.
В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную информацию, проверенную.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении мне бы хотелось сказать о личных качествах секретаря и о его роли в работе с руководителем.
Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секетарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой кючевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.
Роль секретаря руководителя,как она определяется в брошюре Европейской ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.
В обязанности секретаря входит:
1. Стенографирование, печатание станограмм, составление писем и т.д.
2. Получение, обработка входящей и исходящей почты.
3. Ведение телефонных разговоров, организация приемов.
4. Ведение дневника руководителя; организация его встреч.
5. Организация деловых поездок руководителя.
6. Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.
7. Организация и участие в работе совещений.
8. Организация дел в кабинете руководителя.
9. Освобождение руководителя от рутинных операций.
10. Информационное обеспечение.
11. Оформление банковских счетов.
12. Руководство деятельностью подчиненных секретарю делопроизводственных служб и персонала.
13. Соблюдение положительных правил техники безопасности.
14. Организация и руководство работой по обеспечениею неразглашения обработанной информации.
«Роль и значение аттестации персонала в организации кадровой ...
... быстро переводится на менее ответственную работу или увольняется. 2. Внедрение системы аттестации персонала в организации 2.1. Подготовка и проведение аттестации После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во ...
15. Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.
16. Организация общих собраний и мероприятий общего характера.
Эту тему для своей курсовой работы я выбрала не случайно. Сейчас я работаю в организации секретарем. То, что я прочла в книгах Джона Харрисона, Ришара и Клауса, глубоко отличает секретарей западных фирм и наших. Я не в коей мере не хочу обидеть наших секретарей, но их работал очень сильно отличается от работы секретарей на Западе, да и не только там.
В книге Д.Харрисона очень хорошо написано, что такое секретарь, его обязанности, качества. Она была бы хорошим пособием или памяткой для наших секретарей. Буквально все разложено по полочкам. Что надо делать, как надо делать и т.д.
Когда смотришь по телевидению встречи руководителей фирм, то невольно обращаешь внимание на сопровождение, в том числе, и на секретаря. Обычно это сдержанный, манерный человек. У нас тоже такие есть, но к сожелению, их не так уж много. Тем более, сейчас организуется очень много акционерных фирм, бирж, которые заключают контракты с западными фирмами. И секретари должны быть»на уровне». Харрисон не зря пишет, что «секретарь представляет своего руководителя, и по нему судят, иногда, даже о фирме».
Прежде всего, у секретарей должно быть такое качество, как доброжелательность, умение вести себя с посетителями, расположить их к себе. Можно даже организовать так называемые курсы секретарей, где обучать их деловым и личным качетвам, которые присущи этой профессии. У нас в стране уже есть такие, но они не всегда дают тот багаж знаний, который необходим в работе секретаря.
Секретарь — важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависить успех фирмы или предприятия. И пусть профессия секретаря никогда не уронит своего престижа.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/sekretar/
1. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М., Экономика, 1983 г.
2. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М., Экономика, 1982 г.
3. Бондарева Т. Н. Секретарское дело. М., Высшая школа, 1989 г.
Организация и основные направления совершенствования работы секретаря
Этикет в сфере делового общения
Деловая риторика
Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа
Деловые и личные качества секретаря
Билеты и ответы по туризму и экскурсиям
Деятельность секретаря в приемной руководителя
Организация личного трудового процесса руководителя
Документационное обеспечение деятельности государственного учреждения
Организация управления предприятием
Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз
Организация работы офис-менеджера
Карьера менеджера
Основы делопроизводства
Основы менеджмента
Детерминация и предупреждение преступности среди персонала органов внутренних дел Украины
Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации
Основы психологии
