Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС»

Дипломная работа

Необходимая составляющая современного менеджмента — обеспечение высокого уровня офисной работы. Если в организации (на предприятии) не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

известно, что регуляторы судят о качестве работы организации во многом по состоянию ее документации, поскольку документация любой организации — это ее зеркало, ее хроника.

Особое внимание к этой сфере управления связано с тем, что переход России к рыночным отношениям, кардинально изменивший характер деятельности предприятий, наполнил всю их деловую переписку новым содержанием.

Актуальность исследования: работа с документацией — основной вид деятельности всех сотрудников системы менеджмента, от технических исполнителей до топ-менеджеров. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.

Хозяйственная деятельность предприятия, фирмы фиксируется в контрактах, договорах, коммерческой переписке; распорядительная деятельность директора — в приказах, распоряжениях по основным направлениям деятельности и по персоналу; работа ревизионных комиссий — в актах и т.д.

Документы устанавливают производственные отношения как внутри фирмы, так и ее отношения с другими фирмами. Это документы, которые служат доказательством события, факта при спорах с партнерами и при разрешении конфликтов в суде. именно наличие необходимых документов, оформленных по правилам ведения документации, значительно снимает напряжение, возникающее при комплексных проверках документов, проводимых аудиторами, а также при проверках налоговой службы.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. возросла важность единого порядка оформления документов и работы с ними, возросла необходимость подготовки специальных инструкций по делопроизводству на предприятиях и обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Учитывая, что документация — это только средство для достижения целей производства, необходимо организовать ее таким образом, чтобы она не превращалась из средства в самоцель, не отвлекала рабочих от выполнения основных производственных задач.

4 стр., 1996 слов

Организация безопасного производства работ с повышенной опасностью. ...

... работ, условия безопасного выполнения этих работ, осуществляют контроль за выполнением мероприятий по обеспечению безопасности производства работ, определяют квалификацию ответственного руководителя работ, ответственного исполнителя работ, членов бригады. Ответственными за организацию и производство работ ... решению руководства некоторые работы (не предписанные нормативными документами, но требующие ...

Цель исследования: изучить особенности организации работы с документами в офисе филиала ОАО «ТЮМЕНЭНЕРГОСЕТСЕРВИС».

Для достижения поставленной цели предлагается рассмотреть ряд задач:

  • Изучить нормативно-правовую основу деятельности организации;
  • Определить место канцелярии в структуре организации и ее роль в делопроизводственной деятельности;
  • Исследовать регламентацию документооборота и его обеспечения в организации;
  • регистрацию документов в канцелярии и работу с входящими, исходящими и внутренними документами;
  • Провести анализ контроля за исполнением документов в организации;
  • рассмотреть особенности организации текущего хранения документов;
  • Изучить проектирование положения о конфиденциальности;
  • Выполнение дизайна расписания и альбома унифицированных модулей офиса для ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС».

Объект исследования: делопроизводство в офисе ООО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС».

Объектом: канцелярия филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС».

Теоретической основой исследования послужили работы российских и зарубежных ученых по проблемам организации работы с документами в офисе.

Информационной основой исследования послужили отчетные данные ОАО «ТЮМЕНЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС», материалы научных изданий и периодических изданий, данные Государственного комитета Российской Федерации по статистике, нормативные документы.

Работа состоит из 3-х глав. В первой главе анализируются теоретические аспекты организации работы с документами в офисе. проведен анализ современных тенденций в регулировании организации работы с документами.

Во второй главе рассматривается анализ системы управления документами в организации.

В третьей главе приведены советы по оптимизации документооборота в ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС».

В заключении представлены основные положения и основные выводы, сформулированные по результатам исследования.

В приложении приведены: регистрационно-контрольная карточка, пример …

На странице представлена краткая версия работы.

Полную версию можно получить в офисах Всероссийского учебного центра элитного образования или по электронной почте.

Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАНЦЕЛЯРИИ

1.1. Нормативно-правовая основа деятельности организации

Офисная работа — это система документального обеспечения управленческой деятельности, определяющая стандартные процессы документирования и организации работы с документами . Свод правил делопроизводства в организациях установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и делопроизводство. Термины и определения», а также в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 г. № 68.

На основе положений Единой государственной системы де-лопроизводства (ЕГСД) министерство или ведомство утверждает инструкции по делопроизводству для организаций своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных организаций.

9 стр., 4200 слов

Организация работы с обращениями граждан (на примере органов ...

... работы с обращениями и нормативным материалом. Вторая глава посвящена основным принципам работы и правового регулирования обращений граждан в Московском регионе. В первом абзаце анализируется организация работы с обращениями граждан в органы государственной власти Московской области. Проанализирована динамика обращений в ...

Инструкция по делопроизводству — это нормативный документ, регулирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в организации документов, учетно-регистрационные формы (номенклатуры дел, описи и т. п.), справочно-методический материал (перечень документов, не подлежащих регистрации, схемы документооборота и т. п.).

Правильная организация работы офиса компании считается одним из важнейших критериев успешного ведения бизнеса.

Сегодня информационная система организации является такой же необходимой частью производственной инфраструктуры, как технологическое оборудование, материалы, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы с информацией, накопленной годами, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций вне зависимости от их направления бизнеса и формы собственности. невозможно ориентироваться в больших объемах документов и эффективно работать с ними, используя только средства операционной системы и стандартных офисных приложений. Эти инструменты не обеспечивают удобство хранения накопленной информации и необходимую своевременность их обработки.

Ежедневно все коммерческие операции, проводимые компанией, необходимо оформлять подтверждающими документами.

Служебные записки, приказы, акты, протоколы согласования и другие документы перемещаются между отдельными структурными подразделениями. Внутри подразделений сотрудники также обмениваются информацией. Любая компания получает информацию извне по различным каналам в виде писем, факсов, телефонных звонков, электронной почты.

Поэтому в организации постоянно циркулируют информационные потоки. Для повышения эффективности компании необходимо организовать управление документооборотом.

Нормативно-методической базой дошкольного образовательного учреждения является совокупность законов, нормативных актов и методических документов, регламентирующих правила и технологию создания документов, их обработки, использования в текущей деятельности и архивировании, а также деятельности управление сервисным офисом в организации. Ее составляют :

  • законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
  • указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации;
  • нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
  • государственные и международные стандарты на документы;
  • общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
  • унифицированные системы документации.

Федеральные законы Российской Федерации являются актами первостепенной юридической важности, и содержащиеся в них нормы являются обязательными для применения в сфере деятельности, к которой эти законы применяются. Федеральное законодательство в сфере дошкольных образовательных учреждений в настоящее время не может считаться комплексным регулированием норм работы с документами, особенно в негосударственных и коммерческих организациях.

6 стр., 2603 слов

Основные теории местного самоуправления («Конституционные основы ...

... организация местного самоуправления на основе государственной теории местной автономии характерна и исторически обусловлена. В качестве положений, отражающих общественную теорию местного самоуправления, обычно указываются положения ст. 12 Конституции Российской Федерации об организационной обособленности органов местного самоуправления ...

Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулиру ет отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.

Закон определяет базовые термины в области ДОУ и в сфере использования современных автоматизированных технологий при работе с документной информацией, в частности :

  • информация — сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;
  • документированная информация — зафиксированная на ма-териальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;
  • электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
  • конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
  • информационные технологии — процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
  • информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;
  • обладатель информации — это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации.

Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект Российской Федерации, муниципальное образование. Они имеют право разрешать или ограничивать доступ к информации, использовать информацию по своему усмотрению, передавать информацию другим лицам, а также защищать свои права в случае незаконного получения информации или незаконного использования другими лицами. При этом владелец информации обязан уважать законные права и интересы других лиц, принимать меры по защите информации и ограничивать доступ к ней, если такая обязанность установлена ​​федеральным законом.

Закон устанавливает принципы, по которым осуществляется правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, среди которых :

  • свобода поиска, получения, передачи, производства и распро-странения информации любым законным способом, которая может быть ограничена только федеральными законами;
  • открытость информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами;
  • достоверность информации и своевременность ее предоставления;
  • неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

Статья 11 закона определяет единый порядок документирования информации в государственных органах и органах местного самоуправления. В федеральных органах исполнительной власти он устанавливается Правительством Российской Федерации. Эти правила и требования должны соблюдаться другими государственными органами и органами местного самоуправления.

3 стр., 1123 слов

Закон и подзаконные акты

... федеральные законы и законы субъектов Федерации различаются. Нормативные правовые акты, которые издаются во исполнение и на основе законов, называются подзаконными актами (постановления, распоряжения, инструкции и т. д. ). Законы принимаются представительными органами государства (парламентом), а подзаконные акты, как ...

Чтобы придать электронным документам юридический статус, важны следующие правовые положения.

Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

В целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.

Закон устанавливает возможность того, что информация может быть предметом общественных, гражданских и иных отношений, а также требования к распространению, предоставлению и защите информации. Закон гласит, что нарушение его требований влечет дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, создает Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», действие которого распространено на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок.

Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает документальное обязательство, а также требования к форме и составу документов, создаваемых в ходе актов гражданских правоотношений. Кодекс содержит положения о возможности использования электронно-цифровой подписи при совершении сделок, а также заключения договора путем обмена документами при помощи электронной связи в случае возможности достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Уголовный кодекс Российской Федерации предусматривает ответственность за контрабанду, утерю документов, содержащих государственную тайну, кражу или повреждение документов.

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях квалифицирует несоблюдение правил хранения, сбора, учета и использования архивных документов как преступление. Таким образом, руководитель предприятия несет ответственность за сохранность архивных материалов и обеспечение требований к условиям хранения документов в архивном помещении.

В соответствии с ТК РФ каждая организация должна создать локальные правовые акты, такие как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положения об использовании и защите персональных данных. Кодекс определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании, наложении поощрения и взыскания и др., регламентирует структуру текста, оформление и сроки подготовки некоторых из них.

10 стр., 4804 слов

Как оформлять законы в курсовой работе

... использованных источников см. в Приложении 4. 2.12. Приложения дополняют основной текст курсовой работы (проекта) и могут содержать проекты нормативно-правовых документов, статистические и социологические ... часть курсовой работы, как правило, состоит из двух-трех глав. Разделы (главы) работы должны быть равнозначными по объему. В основной части раскрывается содержание курсовой работы (проекта), ...

Некоторые законодательные акты, устанавливающие порядок создания и деятельности организаций различных организационно-правовых форм, содержат положения о правилах составления и оформления ряда их основных документов (Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» и т.д.).

Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию, в частности:

  • в деятельности по ведению делопроизводства в органах го-сударственной власти, иных государственных органах и органах местного самоуправления, а также в организациях всех форм собственности;
  • в наименованиях органов государственной власти, иных го-сударственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности;
  • во взаимоотношениях органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности, общественных объединений и граждан;
  • при оформлении документов, удостоверяющих личность (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации), изготовлении бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, оформлении документов об образовании и т.д.;
  • при оформлении адресов отправителей и получателей телеграмм и почтовых отправлений, пересылаемых в пределах Российской Федерации, почтовых переводов денежных средств;
  • в рекламе.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. Закон дал определение основным терминам в области архивного дела (в частности, архивный документ, архив, архивный фонд, экспертиза ценности документов, владелец и пользователь архивных документов).

Этим законом архивные документы неправительственных организаций, а также документы, созданные гражданами или приобретенные ими законным путем, относятся к частной собственности. Закон определяет обязанности в отношении архивных документов и устанавливает ответственность владельцев архивных документов (государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане) за их несоблюдение.

Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Определяет информацию, которая не может составлять коммерческую тайну. Закон распространяется на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от типа носителя, на котором она записана, но не распространяется на информацию, составляющую государственную тайну. Подробнее закон рассмотрен в п. 6.6 пособия.

39 стр., 19331 слов

«Организация работы с документами в

... А.В. Конфиденциальность в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения // Главный ...

Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой органами государственной власти и иными государственными органами, органами местного самоуправления и иными муниципальными органами, юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.

Целью закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке их персональных данных, включая защиту прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну . Закон относит к персональным данным любую информацию об определенном или определяемом на основании такой информации физическом лице: его фамилию, имя, отчество, год, месяц, дату и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессию, доходы, а также другую информацию.

Общее методическое руководство в области архивного дела в России осуществляет Федеральное архивное агентство (Росархив), которое находится в ведении Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Ведущая научная организация в этой области — Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

На протяжении многих лет одним из основных нормативных документов секретарских служб всех государственных органов и управлений, ведомств, организаций и предприятий является «Система государственного управленческого документооборота. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ГСДОУ), последняя редакция которой была утверждена в 1988 г.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, а также совершенствования работы аппарата управления ГСДОУ устанавливала единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Основные положения ГСДОУ отразили и закрепили традиционную для России бизнес-производственную модель. В связи с изменением нормативной базы дошкольного образовательного учреждения и совершенствованием технологий работы с документами некоторые стандарты государственного образовательного учреждения устарели.

«Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (в действующей редакции 2005 г.) —комплексный документ, содержащий основные правила документирования и работы с документами и, к сожалению, отражающий, в основном, традиционные технологии делопроизводства . Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) тех-нологий.

12 стр., 5961 слов

Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе

... решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, ...

Как следует из названия, инструкция предназначена для федеральных органов власти, однако службы делопроизводства организаций и предприятий могут использовать ее положения при разработке своих индивидуальных инструкций по делопроизводству.

«Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, устанавливает, что основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти определяют регламент и инструкция по делопроизводству этого федерального органа. Типовой регламент закрепляет порядок подготовки и оформления таких документов федерального органа, как его решения, нормативные правовые акты в установленной сфере его деятельности, а также проекты актов, вносимых федеральным органом на рассмотрение в Правительство Российской Федерации. Он также определяет порядок рассмотрения отдельных типов вопросов, в том числе организаций и граждан .

«Основные правила работы архивов организаций» (2002 г.) рег-ламентируют хранение документов в делопроизводстве (требования к номенклатурам дел, порядок формирования дел в делопроизводстве, проведения экспертизы ценности документов, выделения документов к уничтожению, подготовку дел к передаче в архив), а также содержат методику работы с документами в архиве организации (комплектование архива, обеспечение сохранности использования документов архива, порядок передачи документов на постоянное хранение и т.д.).

Правила позволяют создавать архивы документов на электронных носителях и при-нимать электронные документы обычными архивами организаций, которые в этом случае обязаны обеспечить сохранность, отбор, учет, использование, а также подготовку и передачу таких документов на государственное хранение.

Ни один правовой акт РФ прямо не запрещает создание и хранение документов исключительно в электронном виде, в частности документов неправительственных организаций. Тем не менее отечественная нормативно-методическая база, особенно в области хранения документов в электронной форме, значительно отстает от практики использования электронных документов в делопроизводстве российских организаций и предприятий, а также от нормативных актов развитых стран в этой области.

В течение нескольких десятилетий отечественные специалисты службы ДОУ в государственных и негосударственных организациях разных видов деятельности для определения сроков хранения и при отборе на уничтожение управленческих документов использовали единый и обязательный для всех нормативный документ — «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (последняя редакция 2000 г.).

К сожалению, его содержание достаточно устарело: в нем не отражены законодательные изменения и отсутствуют многие виды документов, появившихся в последние годы.

Российская законодательная и нормативная база в этой сфере в настоящее время характеризуется запутанностью, неполнотой и изменчивостью .

В соответствии с законодательством об архивном деле сроки хранения документов устанавливают федеральные законы и иные нормативные правовые акты федерального уровня, а также перечни, которые разрабатывают федеральные органы исполнительной власти для собственных нужд и подведомственных им организаций.

Таким образом, Федеральным законом «Об акционерных обществах» предусмотрено, что акционерное общество хранит документы в течение срока, установленного федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг. А, например, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью ничего не сказано ни о сроках хранения документов, ни об органе, ответственном за их создание. Эти коммерческие организации никому не подведомственны, поэтому для них разработанные федеральными органами перечни не являются нормативными документами.

7 стр., 3412 слов

Организация делопроизводства в организации

... создании и организации службы делопроизводства. Существующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. Регламент выбранной формы работы с документами указан в инструкции по организации делопроизводства. Типичные организационные структуры службы документооборота офиса. Структура ...

В федеральных законах прослеживается тенденция усложнения правил установления сроков хранения документов. Уже сейчас выявляются нормативные акты, устанавливающие для одинаковых документов разные сроки хранения.

Существующие требования к составу управленческой документации, правилам подготовки и оформления управленческих документов (в основном это касается организационно-распорядительных документов — ОРД) закреплены в разработках Госстандарта России.

По мнению документоведов, среди недостатков …

На странице представлена краткая версия работы.

Полную версию можно получить в офисах Всероссийского учебного центра элитного образования или по электронной почте.

1.2. Место канцелярии в структуре организации и ее роль в делопроизводственной деятельности

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не существует локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, является потенциальным клиентом на неисполнение. В организации есть соответствующая служба, а именно канцелярия, которая отвечает за прохождение документов.

При централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре — канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций . Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения: экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет :

  • снизить стоимость делопроизводственных операций;
  • улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
  • обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
  • использовать прогрессивные и производительные технические средства;
  • обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких, как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь-референт руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство: канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства и т.д. Деятельность этого структурного подразделения отражается в специально разрабатываемом положении.

С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Существует три формы организации делопроизводства:

  • централизованная;
  • децентрализованная;
  • смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру .

Децентрализованная форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации .

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение …

На странице представлена краткая версия работы.

Полную версию можно получить в офисах Всероссийского учебного центра элитного образования или по электронной почте.

1.3. Регламентация документооборота и его обеспечения в организации

Руководители организаций несут полную ответственность за общее состояние делопроизводства в них. За деятельность отдельных участков делопроизводства в организации, как правило, отвечает руководитель канцелярии; а там, где нет канцелярии, — секретарь, секретарь-машинистка или делопроизводитель, руководитель структурных подразделений и ответственные исполнители.

Современная организация труда работников делопроизводства должна обеспечивать нормальное функционирование дело-производственных служб и рациональное использование средств оргтехники. Эффективность труда делопроизводственного персонала зависит прежде всего от правильного распределения работ между отдельными исполнителями.

Это означает, что за каждым сотрудником закрепляется четкий круг обязанностей. При разрешении вопросов разделения труда необходимо руководствоваться Положением о деятельности делопроизводственного подразделения. Оно закрепляет наименование подразделения, его место в системе организации, задачи и функции, компетенцию, полномочия. На основании этого положения разрабатываются соответствующие положения об отдельных подразделениях, а также должностные инструкции сотрудникам.

Должностная инструкция регламентирует правовое положение работника. Она разрабатывается для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Руководство подразделения действует на основе положения об этом подразделении.

Инструкция состоит из следующих разделов: общая часть, основные задачи и обязанности, право, ответственность. Должностные инструкции утверждаются, как правило, руководителем организации.

При разработке должностных инструкций работников дело-производства надо использовать Квалификационный справочник должностей служащих. Наименование должностей устанавливается в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих.

Делопроизводство в организациях ведется в зависимости от их вида (например, научно-исследовательский институт, завод, совхоз), специфики работы и объема документооборота, а также с учетом для каждой организации нормативов и рекомендаций.

По объему документооборота (тыс. документов в год) все ор-ганизации подразделяются на четыре категории:

  • I — свыше 100;
  • II — от 25 до 100;
  • III — от 10 до 25;
  • IV — до 10.

В соответствии с категорией определяются структура дело-производственной службы, номенклатура и количество технических средств.

Делопроизводство организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документацион-ных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.

При полной централизации делопроизводства прием, регистрация, контроль исполнения и отправка документов, а также формирование дел происходят в одном месте предприятия (в канцелярии или секретариате) и сосредоточены в руках одного лица (секретаря или делопроизводителя).

Централизованная форма делопроизводства является наиболее целесообразной.

Она позволяет широко внедрять средства механизации и ор-ганизационной техники и тем самым содержать минимальную численность работников управленческого аппарата с максимальной загрузкой их рабочего дня.

На больших предприятиях, как правило, территориально разрозненных, с большим объемом работы применяется частичная централизация делопроизводства, при которой отдельные операции, преимущественно важные или трудоемкие, например, контроль исполнения, размножение документов, производят в одном месте, а остальные виды работ рассредоточены по структурным подразделениям предприятия.

Под структурой службы делопроизводства понимается состав ее внутренних подразделений. При этом наименования де-лопроизводственных служб должны соответствовать выполняемым ими функциям Структурные части могут быть следующими: управление делами, канцелярия, секретариат, общий отдел, административно-хозяйственный отдел. Наиболее рациональной организационной формой делопроизводственной службы является канцелярия.

В небольших организациях функцию делопроизводственного обслуживания выполняет секретариат или секретарь.

Основными функциями делопроизводственного обслуживания являются :

  • прием, регистрация и распределение документов по исполнителям;
  • оформление и отправка исходящих документов;
  • изготовление и размножение документов;
  • контроль за сроками исполнения;
  • хранение документов;
  • методическое руководство всеми подразделениями организации по вопросам постановки делопроизводства;
  • повышение квалификации делопроизводственного персонала.

По характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три группы: руководители, специалисты и технические работники.

В категорию руководителей включена должность заведующего делопроизводственной службой и его заместителей.

К категории специалистов относятся следующие должности: помощник руководителя организации, инспектор, методист, заведующий архивом, заведующий экспедицией, редактор, корректор. К категории технических работников относятся секретарь-стенографистка, делопроизводитель, секретарь-машинистка, экспедитор, курьер.

Для специалистов и технических работников, осуществляющих руководство одним или несколькими работниками или обеспечивающих важный участок работы, могут быть установлены должности старших (например, старший инспектор).

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

Вся документация учреждения делится на три документо-потока:

  • входящие (поступающие) документы;
  • исходящие (отправляемые) документы;
  • внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность относительно состава, количества, обработки и движения.

Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. Существуют три основные формы организации работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная. Централизованная форма организации документооборота применяется в учреждениях с небольшим документооборотом; при децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях учреждения; смешанная форма работы с документами используется в крупных объединениях (учреждениях) со сложной структурой и большим объемом документооборота. При такой форме часть операций по работе с документами (прием, отправка, контроль, исполнение) берет на себя канцелярия, а остальные операции (регистрация, формирование дел, текущее хранение и т.д.) выполняют структурные подразделения.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

  • прием и первичная обработка документов;
  • предварительное рассмотрение и распределение документов;
  • регистрация документов;
  • контроль за исполнением;
  • информационно-справочная работа;
  • исполнение документов и отправка.

Служба документационное обеспечение управления (ДОУ) и ее работники осуществляет свою деятельность на основании следующих организационно-правовых документов:

  • положения о структурном подразделении;
  • должностных инструкций;
  • инструкции по делопроизводству.

Общие требования к разработке и оформлению данных видов документов подробно описаны в части 2.1 «Система организационно-распорядительной документации».

Нормативная база для разработки положения о службе документационного обеспечения управления и должностных инструкций ее сотрудников весьма ограничена. В соответствии с этим в процессе создания положения о службе ДОУ можно воспользоваться Государственной системой документационного обеспечения управления (несмотря на то что данный документ в значительной степени устарел), а именно: разделом 5 «Служба документационного обеспечения управления» .

В дополнительной информации указаны ссылки, с помощью которых можно ознакомиться с примером положения о службе документационного обеспечения управления.

Основным нормативным документом для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации 21 августа 1998 г. № 37, в котором содержатся квалификационные характеристики должностей.

Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела:

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих. Эти функции переносятся во второй раздел должностной инструкции с таким же названием «Должностные обязанности».

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и других руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении должностных обязанностей. Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции «Общие положения».

В разделе «Требования к квалификации» определены уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей, и требования к стажу работы. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствии с Законом Российской Федерации «Об образовании». Эти требования переносятся в первый раздел должностной инструкции «Общие положения».

При разработке должных инструкций необходимо учитывать, что поскольку квалификационные характеристики, указанные в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, распространяются на работников организаций, предприятий, учреждений и организаций независимо от их отраслевой принадлежности и ведомственной подчиненности, в них представлены наиболее характерные для каждой должности работы. Поэтому при разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях, и устанавливаются требования к необходимой специальной подготовке работников.

Так, созданные и поступившие на предприятие документы движутся, образуя документопотоки, которые можно классифицировать по месту создания и использования документов (входящие, исходящие, внутренние), по направлениям движения (вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие) и т.д.

Управление информационными потоками или документопотоками …

На странице представлена краткая версия работы.

Полную версию можно получить в офисах Всероссийского учебного центра элитного образования или по электронной почте.

Глава 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАОБОРООТА В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Регистрация документов в канцелярии и работа с входящими, исходящими и внутренними документами

Определение термина «организация работы с документами» дано в терминологическом стандарте в области делопроизводства и архивного дела ГОСТ Р 51141-98.

Организация работы с документами — организация документообо-рота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия .

В Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) синонимом термина «организация работы с документами» являлось «управление документацией». В международном стандарте ИСО 15489-2001 «Информация и документация — Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин «управление документами». В управление документами ИСО 15489 включает контроль не только за использованием, движением и хранением документов, но и за их созданием и получением.

Термин «документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг. В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Документооборот — это движение документов в организации с мо-мента их создания или получения до завершения исполнения или отправки .

Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся :

  • последовательности перемещений документов;
  • выполнения операций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи на исполнение, организации исполнения,отправки);
  • технологической обработки документов (регистрации, ин-формационно-справочной работы, контроля за сроками исполнения).

В соответствии с ЕГСД общие принципы организации доку-ментооборота :

  • оперативность движения документов;
  • обеспечение единообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

— исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью. Сформулированные более 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должны перемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и, желательно, без возвратных перемещений.

Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов.

Документооборот — технологический процесс, который характеризуется качественными и количественными параметрами.

К качественным характеристикам документооборота, в частности, относят :

  • разделение его на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения и порядку обработки документов;
  • особенности маршрутов движения определенных групп документов.

По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации).

Маршрут движения документа включает все этапы его перемещения в организации от получения или создания до отправки или подшивки в дело.

Оптимизируют маршруты движения документов на основе организационных документов: устава, положения об организационно-функциональной структуре, положений о структурных подразделениях, бизнес-процессах, функциональных областях, должностных инструкций, приказов о делегировании полномочий и распределении обязанностей.

В результате унификации маршрутов движения определенных категорий документов (входящих, исходящих, приказов по основной деятельности, личному составу и т.д.) создают маршрутные схемы (оперограммы).

Этапы маршрутов движения создаваемых в организации документов (внутренних и исходящих) должны соответствовать разделам Табеля форм документов организации, отражающих особенности подготовки этих документов (например, согласования, подписания, утверждения и т.д.).

Труднее всего регламентировать маршруты движения внутренних документов, за исключением распорядительных документов.

Количественные характеристики документооборота :

  • параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);
  • время движения документов (полного жизненного цикла — в организации, этапа — в отдельном подразделении).

Объем документооборота — количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период .

При определении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие и внутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии. Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз. Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой — количество подлинников, в знаменателе — количество копий.

Регулярный учет объема документооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документами в организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений и должностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальной штатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).

Документооборот бумажных и электронных документов в организации должен быть организован по единым принципам и желательно с последующим объединением всех источников документной информации в общий информационный массив.

Далее кратко рассмотрим основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

Входящие документы:

Первичную обработку входящих документов в крупных ор-ганизациях обычно проводят в экспедиции, в небольших фирмах — секретарь.

При приеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильность адресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документе вложений.

На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, на которой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетный номер.

Первичная обработка заканчивается сортировкой документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Обычно в канцелярию передают документы, адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица. Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностным лицам, а также не регистрируемые в канцелярии, передают по назначению.

Предварительно документы рассматривают в канцелярии для определения, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могут быть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают от излишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документов оптимизируют.

Эту работу поручают специалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя, которые хорошо знают распределение обязанностей между должностными лицами организации и обладают доверием со стороны руководства организации.

После рассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передают на исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными: подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительного документа, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

После исполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащую краткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение в делопроизводстве.

Исходящие документы:

Работа с исходящими документами, как инициативными, так и ответными, включает этапы :

  • подготовка проекта документа;
  • оформление и согласование (визирование) проекта;
  • подписание проекта;
  • регистрация документа;
  • отправка из организации.

Для подготовки проекта документа собирают информацию по теме документа, изучают нормы и положения соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализируют ранее изданные документы организации.

Проект документа согласуется с руководителями структурных подразделений и специалистами (внутреннее согласование).

Согласование может быть и внешним (проект документа направляют соответствующим организациям или должностным лицам этих организаций).

При параллельном согласовании размноженный проект документа может быть одновременно роздан участвующим в его подготовке организациям и лицам. Однако иногда требуется последовательное согласование (в соответствии с функциями сторонних организаций и структурных подразделений самой организации).

Затем документ (вместе с приложениями к нему) передают руководителю организации, обладающему правом подписи этой группы документов. Для сокращения маршрутов движения целесообразно там, где это возможно, делегировать право подписи документов нижестоящим руководителям (заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений).

После подписания исходящий документ передают в службу ДОУ или секретарю для регистрации, затем — на отправку. Если документ ответный, то его копию подшивают вместе с поступившим документом, а на документе и в регистрационной форме проставляют отметки об исполнении.

Перед отправкой проверяют правильность оформления документа (наличие подписи, даты, регистрационного индекса), наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров числу адресатов, правильность адресования.

На отправляемую корреспонденцию составляют почтовые реестры. Документы обрабатывают и отправляют в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня после подписания.

Работу с внутренними документами на этапах подготовки и оформления организуют так же, как и с исходящей документацией. На этапе исполнения маршруты движения внутренних документов совпадают с входящим документопотоком.

К технологическим процессам обработки документной информации относят регистрацию документов.

Регистрация документа — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения .

При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Это позволяет сформировать банк данных по всем документам организации и осуществлять поиск документов по внесенным в информационную систему параметрам (метаданным документа).

При регистрации электронных документов в системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) некоторые метаданные вводит система автоматически. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы.

Регистрация внутренних и исходящих документов, подтверждающая факт их создания в данной управленческой системе и отправки адресатам, — необходимое условие придания этим документам официального характера и юридической силы.

Регистрация входящих документов не только подтверждает факт их получения, но и накладывает на получившую организацию ответственность за использование содержащейся в документах информации.

Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификатора и ввода краткой информации о нем или его метаданных. В некоторых странах, например США, документы не регистрируют.

Регистрация также необходима для учета документов и контроля за их исполнением.

По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.

В обязательном порядке регистрируют документы, которые требуют исполнения, могут служить доказательством выполнения юридических обязательств и управленческих действий или могут быть использованы в справочных целях в дальнейшей деятельности организации.

Регистрации подлежат документы :

  • поступающие от органов власти и управления или вышестоящих организаций, а также направляемые в их адрес;
  • входящие документы, которые требуют решения или ответа, и соответствующие исходящие;
  • важнейшие внутренние (организационные и распорядительные) документы (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.);
  • документы, содержащие информацию о деятельности организации (планы, отчеты, справки, акты, доклады, договоры и т.д.);
  • ценная и заказная корреспонденция.

Не регистрируют документы, присланные для сведения и не требующие ответа: поздравительные письма, информационные и рекламные материалы, приглашения на различные мероприятия и т.п.

Форма регистрации может быть централизованной, при которой все документы регистрируют в одном месте — службе ДОУ, или децентрализованной, когда регистрация происходит и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях.

Категории не регистрируемых в организации, а также регис-трируемых вне службы ДОУ документов должны быть определены в соответствующих перечнях документов, составляемых в качестве приложений к инструкции по делопроизводству.

Использование САДД сокращает затраты времени на ввод в И ПС учетных данных о документе и позволяет максимально централизовать регистрацию. При децентрализованной форме регистрации САДД предоставляет возможность создать единую базу данных о всех документах организации, включая территориально удаленные структурные подразделения.

Основные правила регистрации документов :

  • однократность регистрации (документ в организации регистрируют один раз, и при передаче документа из одного подразделения в другое его регистрационный номер не изменяют);
  • регистрации подлежат документы, поступающие в организацию или отправляемые из нее по всем каналам: по почте, электронной почте, факсимильной связи, курьером;
  • входящие документы регистрируют в день поступления, исходящие — в день подписания, телеграммы — немедленно после их получения, их сразу передают адресату.

Регистрационный индекс (номер) документа — цифровое или бук-венно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации .

Регистрационный индекс документа означает его принадлежность к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри этой группы. Как правило, индекс состоит из арабских цифр, к которым могут добавлять буквы. Порядковый номер присваивают, начиная с номера 01, с 01 января по 31 декабря включительно (при регистрации в рамках календарного года).

Для разделения документов по классификационным группам используют номенклатуру дел, в которой каждой группе документов (делу) присваивают свой индекс. Индекс дела состоит из условного, чаще всего цифрового обозначения (индекса) структурного подразделения и номера дела в этом структурном подразделении. Например, индекс дела 02-06 означает, что дело заведено под номером 06 в структурном подразделении с индексом 02.

Таким образом, регистрационный индекс документа состоит из индекса дела и порядкового номера документа в регистрируемом массиве. Например, если порядковый номер входящего документ 645 и после исполнения он будет помещен в дело с индексом 02-06, то регистрационный индекс этого документа —02-06/645.

Исключение составляют внутренние распорядительные документы, индексами которых являются их порядковые номера в каждой группе документов, присваиваемые им в течение календарного года, учебного года (для учебных заведений) или срока полномочий органов. К индексам приказов по личному составу могут быть добавлены буквы «л/с» (личный состав) или «к» (кадры).

Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки (Приложение 1).

Журнальную форму используют в небольших организациях (при объеме документооборота — до 500 документов в год).

Разные виды документов регистрируют в разных журналах. Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д.

При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

В настоящее время организация может сама определять форму карточки, ее размер и состав реквизитов.

РК имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации входящих документов, оборотная — исходящих и внутренних. Сведения о письме-ответе вносят на оборотную сторону карточки с учетными данными входящего письма.

При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один — для справочной картотеки, второй — для контрольной картотеки, третий — вместе с документом передают исполнителю.

Карточная форма регистрации позволяет одновременно создавать справочные картотеки по нескольким критериям (хронологии, адресатам, корреспондентам, исполнителям и т.д.).

Контрольную картотеку формируют из карточек документов, поставленных на контроль. После исполнения документа его карточку удаляют из контрольной картотеки.

Компьютерную регистрацию документов в САДД осуществляют путем заполнения электронной РК.

Далее приведен пример РК системы автоматизации дело-производства и электронного документооборота «Дело» (разработчик — компания «Электронные офисные системы»), которая содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства.

Часть полей РК заполняется автоматически системой при начале регистрации документа (например, регистрационный номер, дата регистрации), некоторые вводят вручную (в частности, краткое содержание документа, номер входящего документа, проставленный организацией-автором).

Еще один способ ввода данных — с использованием справочников.

Для настройки программы на структуру организации-пользователя и технологию ее делопроизводства, а также автоматизации ввода данных в систему создают так называемые «справочники».

При заполнении РК в САДД «Дело» используются справочники :

  • Список организаций» и «Граждане» — наименования и адреса организаций или фамилии и адреса граждан, с которыми ведут переписку, и используют при заполнении полей (Корреспондент или Адресат);
  • «Подразделения» — данные об организационной структуре предприятия, его подразделениях, должностных лицах этих подразделений и связанных с ними разделах (картотеках);
  • «Номенклатура дел» — заголовки и индексы дел организации;
  • «Группы документов» — информация о группах документов, объединенных по общему тематическому признаку подразделений или переписки;
  • «Стандартные тексты» — стандартные формулировки реквизитов РК: резолюций, краткого содержания документов, отчетов исполнителей, оснований для снятия с контроля и списания вдело;
  • «Рубрикатор» — наименования рубрик, объединенных по группам. При регистрации документ может быть отнесен к той или иной рубрике (теме), по которой в дальнейшем может осуществляться поиск;
  • «Виды доставки» — список возможных видов доставки (почта, курьер, факс, электронная почта и т.д.);
  • «Грифы доступа» — список возможных грифов доступа (общий, ДСП и т.д.);
  • «Типы виз» — формулировки, используемые при визировании проектов документов.

С помощью справочников определенные поля РК заполняют, выбирая значение из соответствующих справочников, либо система сама находит нужное значение при наборе с клавиатуры нескольких первых букв реквизита. Использование справочников ускоряет ввод данных в РК документа и снижает вероятность ошибки при регистрации.

Состав полей РК может быть расширен, причем программа предусматривает возможность самостоятельного создания пользователями новых полей.

К РК документа можно прикреплять файлы документов (текстовые и/или графические), которые можно использовать при исполнении данного документа или проведении информационно-аналитической работы с документным массивом организации.

В САДД существует опция «Поточное сканирование», которая позволяет осуществлять массовый ввод в САДД электронных образов бумажных документов. Для этого при регистрации на первых листах документов или на отдельных чистых листах (листах-разделителях) печатается назначаемый системой уникальный штрих-код. В процессе сканирования и распознавания система анализирует штрих-код и обрабатывает отсканированные документы в соответствии с указанной в нем информацией. В результате электронные образы документов, полученные в заданном формате, автоматически прикрепляются к соответ-ствующим РК.

Система способна в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП).

Файлы документов, прикрепляемые к РК при регистрации, могут быть защищены сертифицированными средствами ЭЦП.

Таким образом, регистрация документов в САДД позволяет сократить затраты времени на регистрацию документов, вводить больше сведений о документе и при необходимости связывать РК с электронной версией документа.

Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС).

С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, у …

На странице представлена краткая версия работы.

Полную версию можно получить в офисах Всероссийского учебного центра элитного образования или по электронной почте.