Организация службы делопроизводства

Реферат
Содержание скрыть

МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ , Кафедра информатики и математики

делопроизводство в овд

РЕФЕРАТ

Подготовил:

Слушатель 676 группы

Усанников А.Д.

Белгород — 2008

Общие требования

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение — управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников — секретаря ор­ганизации).

Эффективность работы сотрудников службы делопроизводства во многом зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами учета при создании службы делопроизводства технических аспектов, юридических и организационных.

техническим аспектом

Юридический аспект, Организационный аспект

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

  • выбор оптимальной организационной формы работы с до­кументами;
  • разработка внутренней организационной структуры служ­бы делопроизводства;
  • определение должностного и численного состава службы делопроизводства;
  • регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудни­ков службы с целью определения их статуса и разграниче­ния функций;
  • выбор оптимальной технологии работы с документами,ее регламентация;
  • рациональная организация рабочих мест и условий труда;
  • повышение квалификации сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом административном аппарате: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопро­изводства, так как позволяет снизить затраты на обработку доку­ментов, улучшить организацию труда работников службы дело­ производства за счет специализации и взаимозаменяемости от­дельных работников, эффективно использовать оргтехнику, дос­тичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением.

Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждени­ях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная, Смешанная

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологиче­ская операция (например, регистрация документов или кон­троль за их исполнением) проводится для одних массивов доку­ментов централизованно (в канцелярии), а для других — децен­трализованно (в структурных подразделениях).

16 стр., 7806 слов

Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...

... ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАНЦЕЛЯРИИ 1.1. Нормативно-правовая основа деятельности организации Офисная работа - это система документального обеспечения управленческой деятельности, определяющая стандартные процессы документирования и организации работы с документами . Свод правил делопроизводства в организациях установлен ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и делопроизводство. ...

Разделение мас­сивов документов в случае использования традиционных (руч­ных) методов работы проводится по критерию адресования — если документ адресован руководству организации, он регистри­руется в канцелярии, если руководству структурного подразде­ления, то в этом подразделении. Чаще всего внутренние документы регистрируются в структурных подразделениях по месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсов, факс-модемных компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

При создании и организации делопроизводства вопрос выбора организационной формы — один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют формы работы с документами.

В любом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самого офиса и руководства учреждения. Решение этой проблемы связано с первоначальной организацией работы в офисе. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень центра­лизации и децентрализации работы с документами.

Регламент выбранной формы работы с документами закреплен в инструкции по делопроизводству.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделе­ниями и схема их взаимодействия.

Структура делопроизводства должна определять оптимальный состав его внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчиненности.

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали наименования услуг по управлению делами, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами

  • секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
  • инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распоряди­тельных документов органов власти, приказов министра;

— канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации до­кументов, машинописное бюро (компьютерный центр обра­ботки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационали­зации работы с документами, центральный архив.

12 стр., 5961 слов

Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе

... ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли ...

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления де­лами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия

Общий отдел

Секретарь учреждения

Таким образом, основные положения GSDOU регулируют название и примерную структуру службы управления офисами государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее наименовании и внутренней структуре неправительственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правле­ние; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива * .

Государственная

Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью делопроизводства, независимо от его названия, является организация, руководство, координация, контроль и выполнение работ по сопровождению документации. Выполнение этой цели предусматривает решение следую­щих задач:

  • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;
  • обеспечение единого порядка документирования, органи­зации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с дейст­вующими государственными нормативно-методическими документами;
  • сокращение документооборота;
  • разработка и внедрение нормативных и методических до­кументов по совершенствованию документационного обес­печения в организации и в подведомственной системе, прог­рессивных технологий делопроизводства*.

* Там ж е, с. 66

Функции современного офиса в России определяются целями и задачами его деятельности и включают в себя весь объем работы, выполняемой службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи­цированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление обработки пересылки входящих и исходящих документов.

4. Оформление входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной деятельности по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки отчета руководству о поступающих документах.

6. Проверка правильности оформления документов, представленных на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения актов, контроль прохождения, исполнения и исполнения актов в срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовле­ния текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка бизнес-номенклатуры организации, обеспечение архивирования дел и оперативное использование документальной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, запросам, обращениям граждан.

11. Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совер­шенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

10 стр., 4599 слов

Дипломная работа разработка инструкции по делопроизводству

... ходе и результатах исполнения документов; разработка номенклатуры дел организации, хранение и оперативное использование номенклатуры дел; организация машинописного изготовления, копирования; проектирование бланков документов; организация работы по заявлениям граждан; контроль за работой с документами в структурных подразделениях, ...

13. Проверка правильности оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации сотрудников службы делопроизводства и архивов, проведение встреч и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, МПРП, условия труда сотрудников*.

Государственная

Этот набор функций относится к типичным, как это предусмотрено в Общих положениях GSDOU. Эти функции должно выполнять любое подразделение, независимо от его структуры и масштаба деятельности, от секретаря до управления делами.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства , Секретариат

  • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу ру­ководителю поступающих на его имя документов;
  • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными струк­турными подразделениями организации;
  • организация и документационное обслуживание совеща­ний, проводимых руководителем.

Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллеги­альных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

  • бездокументное обслуживание руководителей (организа­ционно-техническое обеспечение, подготовка командиро­вок, телефонное обслуживание, прием посетителей, орга­низация работы приемной и т.п.).

Протокольная группа

  • подготовка проектов нормативно-распорядительных доку­ментов (редактирование, оформление и выпуск) руковод­ства органа местного управления, писем, справок, их согла­сование со структурными подразделениями;
  • анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;
  • организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;
  • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

Отдел рационализации делопроизводства

  • разработка и внедрение мероприятий по совершенствова­нию технологии делопроизводства;
  • разработка нормативно-методического обеспечения дело­производства (положений, инструкций, правил, регламен­тов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);
  • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;
  • разработка классификационных справочников (номенкла­тура дел, классификаторы, перечни документов со срока­ми хранения и др.);
  • организация и проведение мероприятий по совершенство­ванию квалификации работников службы делопроизводст­ва и специалистов аппарата управления.

Экспедиция

  • прием поступающих документов, их сортировку и распре­деление по структурным подразделениям;
  • доставку документов в структурные подразделения;
  • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
  • количественный учет поступающих и отправляемых до­кументов.

Подразделение по учету и регистрации документов

  • регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;
  • формирование и ведение справочно-информационного массива;
  • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согла­сования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).
    17 стр., 8129 слов

    Делопроизводство в аптечных организациях

    ... за подготовку, хранение и правильное оформление документов. Основной принцип организации делопроизводства - целесообразность. Документ - рабочий объект в сфере управления - это материальный объект, ... к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования. Документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных ...

Группа контроля

  • контроль за сроками исполнения документов;
  • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;
  • анализ исполнительской дисциплины;
  • информирование руководства о ходе выполнения доку­ментов и поручений.

Группа писем

  • прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
  • подготовку обращений к рассмотрению руководством;
  • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
  • извещение заявителей о результатах рассмотрения их об­ращений;
  • формирование и хранение дел с документами по обраще­ниям;
  • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
  • организацию приема граждан по личным вопросам руко­водством организации.

Машинописное бюро

  • перепечатку документов с черновиков;
  • считку и правку текстов документов;
  • учет выполняемой работы.

Копировально-множительное бюро

  • копирование текстов;
  • тиражирование текстов документов;
  • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

  • прием от структурных подразделений обработанных и под­готовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;
  • учет, систематизацию, хранение и организацию использо­вания документов;
  • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
  • подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, секретарская служба берет на себя весь комплекс работ по обслуживанию информации и документации для управленческой деятельности.

Традиционные технологические функции отнесены к нормативным документам на службу делопроизводства.

По мнению документалистов и операторов, офисная услуга превращается в службу документооборота. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалифика­ции).

Функция «совершенствование применяемых форм и мето­дов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки доку­ментов с использованием электронной обработки текстов, элек­тронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной теле­фонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмот­рены специализированные, предназначенные для выполнения но­вых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств).

29 стр., 14223 слов

Дипломная работа организация финансового планирования на предприятии

... организация и процесс планирования финансовой деятельности ОСАО «ВСК». Исходные данные: финансовый план, баланс, отчет о движении денежных средств, положение. 1 Теоретические аспекты финансового планирования на предприятии 1.1 Содержание, значение финансового планирования на предприятии ... для их реализации. Планирование нужно осуществлять таким образом, где работа организации будет рентабельной и ...

Можно предположить, что в будущем они будут созданы, что изменит организационные структуры офисной службы и потребует разной квалификации ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заме­нили традиционные делопроизводственные в мировой практике).

Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизвод­ства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопро­изводства в аппарате управления, но и не сформулированы*.

Ларин М.В.

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Еди­ной номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой названия должностей регулируются постановлениями правительства о регулировании заработной платы в различных секторах национальной экономики.

В настоящее время основным нормативным документом, регулирующим наименования должностей сотрудников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам, по роду работы сотрудники делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Общероссийский, Руководители., Специалисты., Технические исполнители

Согласно принятой в стране классификации, подавляющее большинство сотрудников являются наемными работниками. К категории рабочих отнесены только операторы ко­пировальных бюро.

Есть два известных метода расчета количества сотрудников, работающих в офисе.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного ко­эффициента среднего уровня производительности труда работ­ников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016

  • Д (в степени 0,98)
  • Р (в степени 0,1),ъ

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производи­тельности труда (рассчитан НИИ труда опытным пу­тем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. В этом случае можно использовать как межотраслевые документы по нормированию рабочей силы, так и отраслевые стандарты. Межотраслевые нормативные доку­менты по нормированию труда разработаны на делопроизвод­ственные операции (регистрация, контроль, составление но­менклатуры дел и др.), на стенографические работы, на рабо­ты по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет числен­ности проводится по формуле:

4 стр., 1972 слов

Управление документацией в рф курсовая работа

... стандартизации делопроизводства в Российской Федерации Разработка проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руко-водство по внедрению», идентичного международному, включена в Программу национальной стандартизации на 2021 ...

Общероссийский 1

где Т н — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затра­ты времени на личные нужды, обслуживание рабочего мес­та, отдых и т.п.);

Т н.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рас­считана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Ф п.в. — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что подготовка кадров сотрудников в организациях и учреждениях часто осуществляется произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одинаковое количество сотрудников, одинаковый объем документооборота, количество сотрудников офиса колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации происходит неоправданный рост численности персонала, а в другой — неоправданное сокращение. В результате в последнем случае сразу увеличиваются затраты на содержание управленческого персонала, поскольку специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводство по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке и учету документов.

Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальное количество сотрудников по отношению к общей численности сотрудников в этом учреждении должно быть: для министерств и ведомств — 12-15%, для промышленных предприятий — 0,5% от общей численности количество работников.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

Среди организационных задач, решаемых в процессе создания секретарской службы, стоит задача упорядочения работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закреплены в ряде внутренних документов: положения, инструкции, правила, структура и уровни персонала, штатное расписание, приказы о распределении задач.

Среди важнейших организационных документов, гарантирующих правовой статус сотрудников делопроизводства, — Положение о делопроизводстве и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действую­щего законодательства, государственных нормативно-методичес­ких документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Создание регламентов и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также регламентирование технологии, принятой для работы с документами.

Устав организации

Разработка устава влияет на общую постановку делопроиз­водства, так как конкретно определенные задачи, отражаю­щие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и т.д. создают изначальную организационную основу документо­оборота учреждения. Разграничение в уставе функций и ответственности руководителей организации способствует регулированию информационных связей, возникающих в процессе выполнения этих функций, и позволяет определить реальный круг документов, которые будут создаваться в аппарате управления. Организационная структура, предусмотренная уставом, позволяет определять комплекты документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности. Раздел статьи, посвященный процедуре управления организацией, дает первое представление об административной документации, выпускаемой руководством, влияет на рационализацию документооборота, определяет параметры информационных потоков и рабочих процессов.

11 стр., 5332 слов

Порядок ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска ...

... документирования деятельности суда; проанализировать порядок оформления управленческой, судебной и кадровой документации; рассмотреть технологию работы с документами; проследить организацию работы с обращениями граждан; разработать положение о кадровой службе; спроектировать должностной регламент на ...

положения о структурных подразде­лениях

Положение о службе делопроизводства

Положение об услуге офисной работы разработано на основе типовых, которые содержат максимальный набор функциональных возможностей услуги. При разработке отдельных положений уточняется состав задач и функций службы в зависимости от реальных условий ее деятельности. Например, к типовым техно­логическим функциям могут быть добавлены функции прогно­зирования развития документационного обеспечения, унифика­ции документов, методического руководства постановкой дело­производства в структурных подразделениях и др. И наоборот, на данной должности можно исключить из типовых функций те, которые не выполняются секретарской службой в данной организации или возложены на другие структурные подразделения.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый абзац раздела «Общие положения» устанавливает точное название офисной службы, ее положение в организационной структуре организации, степень независимости службы. Рассмотрим две формулировки этого пункта:

1. «Канцелярия является самостоятельным структурным под­разделением АО и подчиняется непосредственно генеральному директору».

2. «Канцелярия входит в состав общего отдела АО и подчи­няется его начальнику».

В первом случае обеспечивается независимость офиса, во втором — его служебное значение.

Далее в Положении указываются наименование должности руководителя службы — начальник, заведующий, управляющий; порядок назначения и освобождения его от должности, требова­ния к его квалификации и стажу практической работы.

Следующий пункт — это перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми офисная работа руководствуется в своей работе. Сначала перечисляются нормативно-методологические-нормативные и нормативно-технические законодательные и национальные документы, затем — внутренние организационные и распорядительные документы.

Если канцелярия имеет свою печать (печати), в Положении даются ее описание, условия ее хранения и использования.

Во втором разделе Положения сформулированы общий объект и основные задачи офиса офиса. Формулируя обязанности службы, их нельзя сводить к обязанностям ее руководителя.

Третий раздел Положения основной. Он содержит полное описание деятельности в офисе и называется «Функции». Их описание должно быть четко сформулировано и включать все функции, выполняемые службой управления делами. Если в сервисе есть структурные подразделения, то соответствующие их наименованиям подразделы заносятся в раздел «Функции» и для каждого структурного подразделения дается описание функций. Таким образом, объем ответственности каждого структурного подразделения за данное рабочее место фиксирован. При этом необходимо хорошо продумать разграничение функций сервиса между отдельными ссылками или разделами во избежание дублирования и параллелизма в работе, а также «потери» или упущения какой-либо из функций, не включая его в Регламент. При составлении этого раздела принято устанавливать, какие функции выполняет подразделение в целом, в чем оно участвует и в какой форме.

12 стр., 5912 слов

История унификации текста документа

... составлены единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их быстрой обработке и оформлению, сокращает время, затрачиваемое на работу с документами не только сотрудников офиса, но ...

Четвертый раздел Регламента «Права» содержит перечень прав, которые предоставляются сервису в целом для выполнения возложенных на него задач и функций. В права службы делопроизводства включают право проверять организацию рабо­ты с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений ин­формацию, необходимую для выполнения своих функций, и т.д. Значительное влияние на состояние работы с документами мо­жет оказать наделение службы делопроизводства правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требо­ваний (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.).

Для того чтобы разграничить права службы и ее руководителя, в разделе устанавливаются личные права руководителя службы управления делами. В их числе обычно есть право устанавливать круг ответственности своих заместителей, подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, на­значать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т.д.

Должностные обязанности руководителя службы делопро­изводства не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), поэтому в Положение вводят раздел «Руководство», где в числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводст­ва, планирование ее работы, контроль за работой сотрудни­ков, совершенствование организационной структуры, созда­ние или участие в разработке нормативно-методического обес­печения деятельности службы.

Раздел «Ответственность» выделяется в самостоятельный или включается в раздел «Руководство» и содержит перечисление основных позиций, по которым руководитель несет персональ­ную ответственность за выполнение задач службы, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и норма­тивных документов, достоверность информации, ее утечку, ор­ганизацию работы службы, работу с кадрами и т.д.

Иногда в Положении раздел «Руководство» делится на три подраздела: руководитель службы делопроизводства обязан (пе­речисление обязанностей), руководитель службы делопроиз­водства имеет право (перечисление прав), руководитель службы делопроизводства несет ответственность (персональная ответ­ственность).

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подраз­делениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделе­ниями, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с други­ми структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом раз­деле фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными под­разделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба делопроизводства проводит по согласованию с другими подразделениями.

Правовая значимость Положения как организационного до­кумента повышается при включении в него разделов, устанавли­вающих порядок и контроль за использованием материальных ресурсов, критериев оценки работы структурного подразделе­ния, порядка стимулирования и мер ответственности работни­ков за выполнение возложенных функций, а также сроки дейст­вия Положения и порядок его пересмотра. Эти разделы не отно­сятся к числу обязательных, но значительно повышают роль Положения как организационного документа.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организа­ции. Оформляется Положение на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделе­ний, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Пересмотр Положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства, изме­нении ее внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспреде­ление функций между структурными подразделениями.

должностная инструкция

Первым источником для разработки должностных инструк­ций является такой нормативный документ, как Квалификаци­онный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный пере­чень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ*.

Квалификационный

Второй источник при составлении должностных инструкций — типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для от­дельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Наличие типовых инструкций значительно об­легчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламен­тирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмот­ренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют зада­чи и функции, устанавливают их распределение между работни­ками структурных подразделений, определяют содержание, ха­рактер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодопол­няемые документы, так как обязанности каждого работника ус­танавливаются исходя из распределения всего комплекса функ­ций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из за­дач и функций всей службы в целом.

К тексту должностной инструкции предъявляются требова­ния полноты определения задач, функций, обязанностей. Не­четкое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдель­ных работников. При закреплении в формулировках должност­ной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанно­стей создается чисто формальный документ, который не выпол­няет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее со­держания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаго­лы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. и при этом должна быть точно отражена степень самостоятельности в выполнении работы: «прини­мает участие…», «совместно с…», «организует визирование», «обеспечивает выполнение».

В разделе «Основные задачи и обязанности» формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ве­дения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполне­ние основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов; в разных организациях эта задача мо­жет предусматривать выполнение таких работ, как ведение од­ного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компью­терной базы данных, передача информации, составление и ве­дение справочных картотек, обслуживание запросов специали­стов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанно­стей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разде­ле формулируются особенности подготовки и передачи доку­ментов, доступа работника к определенной информации, прави­ла обработки и передачи документов, методы и сроки выполне­ния обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроиз­водственной службы, как: принятие решений, получение ин­формации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возвра­та документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, кото­рая выделяется в отдельный раздел. В разделе «Ответственность» формулируются содержание и формы ответственности должно­стного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относя­щихся к его обязанностям. Ответственность может быть уста­новлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в со­ответствии с действующим законодательством и учетом специ­фики работы организации.

Два последних раздела тесно взаимосвязаны и позволяют ус­тановить критерии оценки труда.

Инструкция по делопроизводству

Инструкции составляются в каждом учреждении с учетом специфики его работы. Основой для их составления служат Ти­повые инструкции, а также действующие государственные нор­мативно-методические документы.

Структура Инструкции включает общие положения, темати­ческие разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распро­странения Инструкции (например, «Инструкция распространя­ется на все документы», «… на административные документы», «….кроме конфиденциальных документов» и др.), ответствен­ность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с до­кументами в учреждении в целом и в ее структурных подразде­лениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Документирование», где определяются:

  • вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
  • виды и разновидности документов, используемые для до­кументирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
  • общие правила подготовки и оформления документов;
  • правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
  • порядок изготовления и размножения документов;
  • правила оформления и заверения копий и приложений;
  • порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;

— порядок работы исполнителей с документами. Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих пра­вила подготовки документов коллегиального органа, а также за­местителей руководителя. Некоторые организации выделяют все перечисленные вопросы в самостоятельный организационный документ типа Правил (или Регламента) подготовки и оформле­ния документов.

Раздел «Организация документооборота» включает:

  • порядок приема, обработки, распределения входящих до­кументов;
  • организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
  • основные инстанции движения документов;
  • порядок подготовки и отправки исходящих документов;
  • порядок учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» устанавливает организа­цию регистрации входящих, исходящих и внутренних докумен­тов, сроки, формы и методы регистрации, дает описание приня­той технологии и порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» устанавливают­ся принципы построения информационно-справочной работы в организации, даются описание справочных массивов, их дос­тупности для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и класси­фикации справочной информации, технология информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением докумен­тов» устанавливает категории документов, подлежащие обяза­тельному контролю, порядок постановки на контроль, техно­логию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за ис­полнением документов, порядок информирования руководите­лей об исполнительской дисциплине, использование форм и отметок на документах.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит прави­ла хранения документов в службе документации, в структурных подразделениях и устанавливает ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хране­нию, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В Инст­рукции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы до-кументопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых доку­ментов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с доку­ментами, все технологические операции в их логической после­довательности. Инструкция — регламентирующий документ не только для службы делопроизводства, но и для всех специали­стов аппарата управления.

Подготовку Инструкции осуществляет служба делопроизвод­ства при участии архива, юридической службы. Инструкция ут­верждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные под­разделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуаци­ям.

Методика разработки табеля создана ВНИИДАД*. Она включает:

Вялова Л.М. О

  • предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному доку­ментированию. На этом этапе работы изучаются дейст­вующие государственные законодательные акты и норма­тивно-методические документы, регламентирующие про­цедуры документирования;
  • организационные документы (устав, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в ор­ганизации (учреждении);
  • определение структуры табеля. Как и любой классифика­ционный справочник, применяющийся в делопроизводст­ве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табе­ля будут управленческие функции, подразделами — зада­чи, свойственные аппарату управления, во втором — на­звания структурных подразделений. Внутри разделов до­кументы систематизируют либо по степени важности, ли­бо по алфавиту наименований;

— выбор формы табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия доку­ментов, а каждая вертикальная графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. На­пример, табель может иметь такие графы:

код формы документа,

наименование законодательного или нормативного акта, являющегося основанием для применения или издания документа,

наименование структурного подразделения, ответствен­ного за подготовку, периодичность составления,

согласование (внутреннее и внешнее) — указываются ор­ганизации или структурные подразделения или должност­ные лица, участвующие в этом процессе,

подпись (должность лица, которое подписывает документ),

утверждение (должность руководителя или наименование органа, который утверждает документ),

печать (необходимость удостоверения документа печатью),

адресат — организация (структурное подразделение, в ко­торое предоставляется документ).

Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изго­товления текста документа, его регистрации, количестве созда­ваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлин­ника и др.

Процесс составления табеля позволяет делопроизводственной службе проанализировать все операции с документами (должно­сти исполнителей и руководителей, принимающих участие в со­ставлении, подписании, визировании, утверждении, периодич­ность создания документа, характеристика применяемых техниче­ских средств создания, пересылки).

После утверждения руководи­телем организации табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов. Поддержание табеля в рабочем состоянии (ведение) осуществляет делопроизводствен­ная служба. Ведение предусматривает своевременное внесение в табель изменений в документировании — внедрение новых форм федеральными органами, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Применение табеля позволяет:

  • исключить возможность неоправданного создания новых форм;
  • установить единую классификацию документов организа­ции в соответствии с управленческими функциями и зада­чами;
  • учесть количество видов и форм документов.

Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства — это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетиче­ских факторов, обусловливающих психофизиологическое воз­действие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы — регламентация режима работы: чередо­вание периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня. При разработке внутреннего трудового распорядка необходимо учитывать уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническую обста­новку. Исходя из этого надо устанавливать начало и конец ра­бочего дня, перерыв на обед, дополнительные перерывы. Режим труда и отдыха должен строиться с учетом физиологических за­кономерностей приспосабливаемости организма человека к условиям трудовой деятельности, особенностям конкретного про­изводственного процесса и условий труда.

Работоспособность человека в течение дня не остается оди­наковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работо­способности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утом­ление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной дея­тельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испы­тывает физические перегрузки (работники экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уро­вень шума, в копировальных службах — пыль, химические ве­щества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнит­ное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необ­ходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К санитарно-гигиеническим факторам относят световой ре­жим, который включает освещенность помещения и освещен­ность рабочего места. Создание оптимальных акустических ус­ловий, т.е. устранение излишних шумов, предусматривает тех­нические мероприятия (звукоизоляцию средств механизации), а также организационные мероприятия (перепланировку помеще­ний с целью отделить рабочие комнаты от приемных помеще­ний, исключить разговоры в служебных помещениях, ограни­чить селекторную связь).

На производительность труда воздей­ствует оформление интерьера. Благоприятным фактором являет­ся озеленение помещений, так как растения не только улучшают состав воздуха, но и выполняют декоративную функцию. Тем­пературный режим, влажность воздуха, его состав — также важ­нейшие факторы, влияющие на работоспособность человека.

Значительное влияние на работоспособность человека ока­зывает оборудование рабочих мест. Оно включает мебель и орг­технику. Конкретный набор мебели выбирается с учетом: вы­полнения возложенных на работника функций и возможности помещения (его размеров, площади и конфигурации).

В обору­дование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основ­ными и вспомогательными материалами, канцелярскими при­надлежностями, а также организация ремонта и наладки обору­дования, его сервисного обслуживания.

Размещение службы делопроизводства в здании, которое за­нимает организация, должно отвечать нескольким условиям. Ра­бочие комнаты и кабинеты основного назначения должны распо­лагаться на одинаковом расстоянии от других структурных под­разделений, так как в эту службу ходят все сотрудники организа­ции. Вспомогательные службы (экспедиция, копировальное бю­ро, архив, складские помещения) можно располагать в цокольных этажах здания, в подвалах. Планировка помещений должна по­зволять рационально разместить мебель и оборудование и сокра­тить затраты времени на перемещение сотрудников, создать усло­вия для уменьшения напряженности и утомляемости.

Литература:

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/organizatsiya-slujbyi-deloproizvodstva/

Постановление, Постановление, Кузнецова Т.В.

Ларин М.В.

Справочник по делопроизводству

Технология работы с документами в негосударственных организациях на примере ЗАО Строительная Компания «Технолига»

Влияние унификации документов на систему делопроизводства

Современные проблемы документационного обеспечения управления и пути их решения в Управлении Федеральной регистрационной службы по Белгородской области

Документационное обеспечение управления

Документирование и документооборот в организации

Основы делопроизводства в органах внутренних дел

История возникновения, развития и изменения отдельных элементов формуляра документов

Система документационного обеспечения управления

Структура и функции служб документационного обеспечения управления

Основы делопроизводства

Анализ организации делопроизводства в дошкольном учреждении (на примере муниципального дошкольного образовательного учреждения детского сада 19 — центра развития ребенка г. Россоши Россошанского муниципального района Воронежской области)

Документы и тайна

Организационное обеспечение деятельности отдела документационного обеспечения управления Костромской таможни

Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Современные требования к оформлению организационно-распорядительных документов

Организация хранения документов в делопроизводстве (на материалах ИФНС по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края)