Советское делопроизводство. Документационное обеспечение управления

Реферат

В развитии советского делопроизводства выделяют разные периоды, хронологические рамки которых определяются особенностями принципов управления, построения и развития государственного аппарата, состоянием и развитием научной и методической базы для реализации системного подхода к работе с документами и реализацией функции государственного руководства делопроизводством.

В первые годы создания и развития государственного аппарата в период с конца 1917 до начала 1930;х гг. основные усилия были направлены на рационализацию работы аппарата управления, научную организацию труда (НОТ), совершенствование техники управления, общего и специального делопроизводства (работы с бухгалтерскими и отчетными документами).

Необходимость прежде всего рациональной организации работы с документами была обусловлена недостатками системы исполнительного (и отголосками коллежского и даже приказного) делопроизводства, которые служащие дореволюционного аппарата управления перенесли как традицию и практический опыт в аппарат управления новым государством.

Благодаря деятельности созданного в 1920;е гг. партийно-государственного органа — Центральной контрольной комиссии — Рабоче-крестьянской инспекции (ЦКК-РКИ) — складывалась система органов, специальных подразделений НОТ и организаций, разрабатывающих вопросы научной организации труда на единой методической основе и с привлечением общественных организаций. Впервые научную разработку принципов государственного управления, построения государственного аппарата и организации его работы осуществил Государственный институт техники управления (ИТУ), действовавший в системе Народного комиссариата РКИ с 1926 по 1932 г. Научно-консультативная работа МСЭ, опыт практической реализации его методических разработок актуальны и сегодня как пример государственного регулирования в процессе совершенствования работы аппарата управления и создания адекватной рациональной системы делопроизводства. В 1931 г. был опубликован проект «Общих правил документации и документооборота», обобщавший нормы и требования, которые ИТУ разрабатывал в своих проектах рациональной организации делопроизводства и механизации учетно-счетных работ для конкретных учреждений и предприятий, но зга попытка введения единой системы делопроизводства опередила сложившийся организационный уровень развития аппарата управления и потерпела неудачу.

10 стр., 4944 слов

Организационно-правовое и документационное обеспечение управления ...

... хранения нового списка. Государственная система документационного обеспечения управления в РФ 1.1 Нормативно-методическая база делопроизводства Общие принципы организации документационного обеспечения управления закреплены в ряде ... 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»; правовое обеспечение процедур прохождения государственной гражданской службы и формирования ее кадрового ...

В период 1936—1958 гг. системные работы по совершенствованию государственного аппарата и работы с документами не проводились, в аспекте регламентации документирования интересен только опыт Конституции СССР 1936 г., в которой устанавливались виды нормативных правовых актов (и распорядительных документов), издаваемых органами государственной власти, органами государственного управления, предприятиями и организациями. Актуальным представляется также опыт Главного архивного управления (Главархив СССР), которое в рамках методического контроля за постановкой делопроизводства разработало в 1943 г. проект Инструкции по постановке документальной части и охране документальных материалов в текущем делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.

от 04.09.1973

Единая государственная система делопроизводства представляла собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих организацию и ведение делопроизводства на основе принципов рациональной организации, унификации и стандартизации документов и механизации делопроизводственных процессов. Его основные положения распространялись на организационную и распорядительную документацию, но общие принципы работы с документами и их подготовки к передаче в архив должны были применяться по отношению к документам из других систем документации.

Единая государственная система делопроизводства носила характер нормативно-методического документа, так как в ее первой части раздел о подготовке служебных документов базировался на требованиях государственных стандартов ГОСТ 6 .38−72 «Система организационно-распорядительной документации. Основные положения» и ГОСТ 6 .39−72 «Система организационно-распорядительной документации. Образец бланка », имевшего статус обязательных нормативно-технических документов. Остальные разделы первой части (3—7), содержащие рекомендации по организации документооборота, регистрации, учету и поиску документов, контролю исполнения документов, формированию дел должны были применяться выборочно, в зависимости от объема документооборота. ЕГСД установила четыре категории учреждений в зависимости от объема документооборота (в год):

  • 1- я — свыше 100 тыс. документов;
  • 2- я — от 25 до 100 тыс. документов;
  • 3- я — от 10 до 25 тыс. документов;
  • 4- я — до 10 тыс. документов.

В зависимости от этих объемов документооборота осуществлялось построение системы делопроизводства (на основе полной или частичной централизации), создавались службы делопроизводства с определенными названиями, структурой и штатной численностью, осуществлялась организация движения документов по определенным схемам (была разработана принципиальная схема документооборота) и единообразно выполнялись основные делопроизводственные операции.

Единой государственной системой делопроизводства были установлены следующие основные делопроизводственные операции:

  • — прием документа (экспедиционная обработка, оформление даты получения);
  • — предварительное рассмотрение поступающих документов службой делопроизводства (с целью оптимизации документооборота и маршрутизации документоиотоков);
  • — регистрация документов (применение журнальной, карточной и автоматизированной систем регистрации и построение информационно-поисковых систем по документам учреждения);
  • — направление на исполнение (проставление резолюции руководителем);
  • — исполнение документа работниками аппарата управления (предусматривалось обязательное документирование результата);
  • — контроль исполнения документов (с использованием учетно-регистрационных форм);
  • — отправка;
  • — формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;
  • — текущее оперативное хранение, в течение которого осуществляется подготовка дел к сдаче в архив.

Вторая часть ЕГСД (разд. 8) содержала рекомендации по организации труда работников служб делопроизводства, а в третьей части (разд. 9) излагались рекомендации в области механизации управленческого труда и перечислялись комплекты средств оргтехники, применяемые для механизации выполнения основных делопроизводственных операций.

8 стр., 3850 слов

Рулевое управление и тормозная система автомобиля

... в неразборном крышка завальцована в головке (рис. 5, д). РУЛЕВОЕ УПРАВЛЕНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ «ЗАПОРОЖЕЦ» МОД. ЗАЗ-968 И -968А, На автомобиле «Запорожец» Рулевой механизм, расположенный в чугун­ном картере 16 (рис. 6), ...

В 1970;е гг. ВНИИДАД также разработал методические указания по применению основных положений единой государственной статистической службы и оценке эффективности их применения.

В связи с внедрением информационных технологий и необходимостью обобщения опыта автоматизации обработки документов и информации на больших электронно-вычислительных машинах (ЭВМ) в 1980;е гг. ВНИИДАД стал головным разработчиком проекта Типовой системы документационного обеспечения управления (ТСДО).

Она была направлена на внедрение Единой государственной системы документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ) — промежуточного варианта Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) — и предусматривала автоматизированное выполнение основных функций аппарата управления в работе с документами с применением персональных компьютеров (ПК) на рабочих местах исполнителей:

  • — подготовку проекта решения и оформление документа;
  • — регистрацию и учет документов;
  • — контроль исполнения;
  • — передачу, хранение и поиск документов.

Некоторые элементы TCDO нашли свое применение в деятельности служб управления офисов учреждений, но система не получила полного внедрения.

Большим успехом и конкурентным преимуществом советского делопроизводства в 1980;е гг. стала разработка унифицированных систем документации (УСД) и Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ), которые в настоящее время в том или ином виде применяются в рамках новой концепции управления документами и внедрения информационных систем [21, https:// ].

от 27.04.1988

В ГСДОУ закреплялись правила и принципы, устанавливающие единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в условиях, когда в этих процессах стали активно применяться средства механизации и автоматизации работы с документами, а в управление отраслями народного хозяйства внедрялись автоматизированные системы управления (АСУ) на базе «больших» ЭВМ, что требовало классификации и унификации не только документов, но и содержащейся в них информации. На основе ГСДОУ и государственных стандартов на унифицированные системы документации организации обязаны были регламентировать состав применяемых документов, разрабатывать и использовать унифицированные формы документов, закрепляя их в табелях форм документов, которые в настоящее время ведутся как табели применяемых в организации унифицированных форм документов.

15 стр., 7190 слов

Управление в системе таможенных органов

... действия; операции организационно-практической работы. Целеполагание в таможенных органах. Общая и конкретные цели управления таможенными органами определяются ТК РФ и другими законодательными и правовыми нормативными документами Президента, Правительства и ФТС России ...

Правила организации работы с документами и принципы документооборота, установленные государственным образовательным учреждением, всегда рассматривались в методическом аспекте. Предусматривалось, что в их развитие Главархив СССР и Госстандарт СССР разработают конкретную общесоюзную нормативно-методическую базу по совершенствованию документационного обеспечения управления, а отраслевые и республиканские министерства будут разрабатывать комплексы нормативных и методических документов по совершенствованию работы с документами в отраслях в рамках своих полномочий. Основные положения ГСДОУ были проиллюстрированы в Сборнике плакатов и учебных форм основных организационно-распорядительных документов, подготовленном ВНИИДЛД в 1991 г.

от 27.11.2000

В настоящее время ГСДОУ следует рассматривать как методологический документ, содержащий правила и принципы высокого уровня, которые обоснованы методологией управления документами и подтверждены практикой делопроизводства.

На их основе строится нормативно-методическая база современного делопроизводства, которая существенно развивает и конкретизирует основные положения ГДОУ в контексте внедрения систем электронного документооборота. Кроме того, принципы и правила ГСДОУ сейчас пересказаны (к сожалению, без ссылки на источник) многими авторами практических пособий по делопроизводству.

Формально ГСДОУ не отменена, но в настоящее время ее уже можно отнести к категории источников, так как на ее методологических основах и методических принципах развивается система правил документирования, принципов организации документооборота, правил формирования документального фонда организации, которая закрепляется действующими Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти ГОСТ Р 6.30−20 032, стандартами ГОСТ Р ИСОЗ по управлению документами, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти4 и т. п. Работа с электронными документами, включая определение их предметной сущности, а также организация электронного взаимодействия и документооборота, виды электронных подписей и правила их применения и т. п. регламентируются и законодательством, и соответствующими нормативными правовыми актами Правительства РФ .

Документирование предполагает подготовку и оформление документов в соответствии с установленными правилами. Правила оформления организационно-распорядительных документов в настоящее время закреплены ГОСТ Р 6.30−2003. Он также содержит правила и требования, в которых отражены форма русского текстового документа и традиции его оформления (письменность — слева направо сверху вниз), которые проверены временем и подтверждены практикой унификации и стандартизации документов. Этот стандарт можно считать преемником ранее существовавших стандартов оформления организационно-распорядительных документов. Первые версии подобных стандартов разрабатывались в 1969 и 1970 гг. Наиболее известными и достаточно долго действовавшими были стандарты ГОСТ 6 .38−72 и ГОСТ 6 .39−72 (требования к оформлению реквизитов и формуляру-образцу устанавливались раздельно; изменения вносились в 1978 г.) и ГОСТ 6 .38−90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в котором были «объединены» требования к формуляру-образцу и оформлению реквизитов, а также его преемник — ГОСТ Р 6.30−97 с точно таким же названием.

13 стр., 6019 слов

Организационно распределительная документация. «организационно-распорядительная ...

... документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД. Организационно-распорядительные документы включают следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. Организационные документы. ...

В ГОСТ Р 6.30−2003 зафиксирована область его применения — организационно-распорядительные документы, которые включены в класс 200 000 Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД; ОК 011−93).

Состав документов этого класса ОКУД в настоящее время пересматривается.

ГОСТ 16 487–70

  • Утверждены постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477.
  • ГОСТ Р 6.30−2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: утвержден постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Этот документ утрачивает силу с 30 июня 2018 г. в связи с тем, что с 1 июля 2018 г. вступит в силуГОСТ Р 7.0.97−2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскомуделу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
  • Названия с префиксом ГОСТ Р ИСО получают национальные стандарты РоссийскойФедерации, разработанные на основе стандартов Международной организации по стандартизации — ISO (International Organization for Standartization).
  • Утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.
  • Утвержден постановлением Госстандарта СССР от 27.03.1990 № 622.
  • Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1997 № 273.
  • Утвержден приказом Госстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст.