Документационное обеспечение управления (3)

метки: Документационный, Управление, Обеспечение, Предприятие, Система, Документооборот, Филиал, Документ

Актуальность темы. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, поскольку управленческое решение всегда основывается на информации, подтверждением которой является документ на различных основаниях.

Выбранная нами тема актуальна, так как известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленцев. Успех управленческой деятельности в целом зависит от того, насколько профессионально ведется документация.

Правильно организованная служба поддержки управления документами сокращает время поиска, повышает точность и своевременность информации и устраняет их избыточность. Рост объема информации и, как следствие, документов потребовал внедрения технологий для своевременной обработки документов, а также с появлением компьютеров и самой информации. От качества работы этой службы во многом зависит сам уровень и качество управления.

Анализ изученных источников и литературы. Проблемы автоматизации документационного обеспечения управления в современных условиях нашли свое отражение в работах авторитетных специалистов профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Салкиной, к.и.н. С.Л. Кузнецова, к.и.н Н.В. Шатиной.

Актуальная для России тема автоматизации документационного обеспечения управления нашла отражение в статьях А. Катузо – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства», А.В. Бадьиной – «Электронный документооборот фирмы», М.П. Бобылева — «Вопросы по анализу рабочего процесса организации в контексте использования автоматизированных систем».

Авторы статей описывают возможные способы автоматизации рабочего процесса, особенности автоматизации российских предприятий, текущее состояние и перспективы развития рынка офисных электронных систем управления.

Цель работы. Целью дипломной работы является разработка информационной системы для автоматизации работы с документами и определение эффективности ее внедрения в отделе обеспечения управленческой документации в филиале АКБ «Росбанк».

Исходя из поставленной цели были определены следующие задачи:

1. Исследовать организацию документационного обеспечения управления в филиале ОАО АКБ «Росбанк»;

2. Проанализировать рынок программных продуктов в области электронного документооборота;

3. Разработать проект внедрения информационной системы в отдел документационного обеспечения управления филиала ОАО АКБ «Росбанк»;

Управление материально техническим обеспечением предприятия диплом

... продукта. 1.2. Организационная структура материально-технического обеспечения предприятия. В основе определения организационной структуры управления физической и технической поддержкой должны лежать принципы, ... оборотных фондов предприятия. Материально-техническое обеспечение предприятия во многом определяет качество производственного процесса и готовой продукции. При низком качестве работы этой ...

4. Оцените экономическую эффективность от внедрения информационной системы.

Объектом исследования является филиал Открытого акционерного общества (ОАО) Акционерный коммерческий банк (АКБ) «Росбанк».

Объектом исследования является автоматизация документооборота управления в филиале ОАО АКБ «Росбанк».

Теоретико-методологической базой и эмпирической базой послужили нормативно-правовые акты, справочные материалы, данные и информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

Хронологические рамки исследования: период 2011-2013г.г.

Практическая значимость дипломной работы. Практический смысл работы заключается в том, что разработанный проект внедрения информационной системы представляет практический интерес для формирования оптимальной электронной системы работы с документами.

Структура работы представлена ​​введением, тремя разделами, заключением, списком источников, использованных при написании работы, и приложениями. В первой главе дан комплексный анализ деятельности филиала ОАО АКБ «Росбанк» и системы документооборота в отделе обеспечения управленческой документации. Во второй главе исследуется рынок современных программных средств для работы с документами и разрабатывается проект внедрения оптимальной информационной системы. Третья глава посвящена оценке экономической эффективности внедрения информационной системы.

1 Анализ объекта исследования и формирование требований к внедряемой информационной системе

1.1 Исследование деятельности филиала ОАО АКБ «Росбанк»

1.1.1 Общая характеристика деятельности филиала ОАО АКБ «Росбанк»

Полное наименование филиала: Филиал Акционерного Коммерческого Банка «Росбанк» (открытое акционерное общество).

Сокращенное наименование филиала: Филиал ОАО АКБ «Росбанк».

Филиал является обособленным подразделением Банка, расположенным вне места его нахождения и осуществляющим от его имени все или часть банковских операций, предусмотренных лицензиями Центрального банка Российской Федерации (Банка России), выданными Банку .

Основными направлениями деятельности являются коммерция, инвестирование, розничная торговля и работа с людьми с высоким уровнем собственного капитала.

Филиал в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными актами Центрального Банка Российской Федерации (Банка России), Уставом Банка, Настоящим Положением, решениями органов управления Банка, внутрибанковскими нормативными документами, принятыми в соответствии с действующим законодательством.

Основными задачами филиала являются:

• концентрация свободных денежных средств физических и юридических лиц и эффективное их использование;
• использование правовых, технических и технологических возможностей банка и его филиала для создания наиболее благоприятных финансовых возможностей хозяйственной деятельности предприятий и организаций — клиентов филиала;
• постоянный контроль за состоянием финансового рынка региона с целью проведения гибкой финансовой политики, эффективного привлечения и размещения денежных средств;
• проведение активной процентной и депозитной политики, направленной на расширение числа обслуживаемых юридических и физических лиц и привлечение свободных денежных средств.

Все вопросы, связанные с планированием, выдачей и погашением кредитов, привлечением ресурсов, установлением процентных ставок, филиал решает с предприятиями на основе договоров, определяющих взаимные обязательства и юридическую ответственность сторон, с соблюдением общих принципов кредитования.

Дипломная работа управление кредитными рисками в банке

... серьезными нарушениями в управлении банковскими рисками, в основном кредитными. Кредитование производств и конечных потребителей - это основная экономическая функция, которую призвана выполнять банковская система. Операции коммерческих банков по кредитованию физических и юридических лиц ...

В соответствии с Генеральной лицензией, выданной «Росбанку», филиал имеет право на совершение следующих банковских операций со средствами в рублях и иностранной валюте:

• привлекать денежные средства физических и юридических лиц во вклады (до востребования и на определенный срок) в соответствии с утвержденными нормативами и инструкциями банка;
• размещать привлеченный во вклады денежные средства физических и юридических лиц от имени банка и за его счет в пределах утвержденных нормативов и в соответствии с инструкциями банка на условиях возвратности, платности и срочности;
• открывать и вести банковские счета физических и юридических лиц;
• осуществлять расчеты по поручению физических и юридических лиц, в том числе банков-корреспондентов, по их банковским счетам;
• инкассировать денежные средства, векселя, платежные, расчетные документы и осуществлять кассовое обслуживание физических и юридических лиц;

• покупать и продавать иностранную валюту в наличной и безналичной формах в пределах утвержденных нормативов банка;
• привлекать во вклады и размещать драгоценные металлы в соответствии с утвержденными нормативами и инструкциями банка;
• выдавать банковские гарантии в пределах утвержденных нормативов и в соответствии с инструкциями банка;
• осуществлять переводы денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

Также филиалу предоставлено право осуществлять следующие сделки:

• приобретать права требования от третьих лиц исполнения обязательств в денежной форме по согласованию с банком;
• доверительно управлять денежными средствами и иным имуществом по договору с физическими и юридическими лицами по согласованию с банком;
• осуществлять лизинговые операции в пределах утвержденных нормативов и в соответствии с инструкциями банка;
• заключать от имени банка с юридическими и физическими лицами хозяйственные договоры, договоры аренды, поручения комиссии, страхования, хранения, а также договоры на охрану, инкассацию и иные договоры, необходимые для обеспечения деятельности филиала;

• оказывать консультационные и информационные услуги.

Филиал имеет право осуществлять в соответствии с лицензиями профессионального участника рынка ценных бумаг, выданными банку, брокерскую, посредническую, кастодиальную деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами.

Филиал обязан:

• получать от кредитуемых предприятий отчеты, балансы и другие документы, подтверждающие их платежеспособность, а также обеспечение предоставленных кредитов;

• требовать проведение экспертизы проектных решений по строительству, расширению, реконструкции и техническому перевооружению объектов, которые предполагается осуществить с участием средств или кредитов банка;

• прекращать дальнейшую выдачу кредита, досрочно взыскивать в установленном порядке выданные суммы кредита при нарушении заемщиком обязательств, предусмотренных кредитным договором.

Кредитные ресурсы филиала формируются за счет:

Управление филиалом банка

... в виде дочерних банков, представительств банка и дополнительных офисов банка. Деятельность всех этих подразделений регулируется уставами банка. Банк же осуществляет и координацию работы всех этих структур. Особенности управления филиалом банка Управление банком и его подразделениями ...

• собственных средств банка, передаваемых филиалу;
• средств юридических и физических лиц, находящихся на счетах в филиале, в том числе средств, привлеченных в виде депозитов;

• кредитов других банков;
• не распределенной в течение отчетного года прибыли филиала;
• других привлеченных средств.

Банк пользуется полной экономической автономией в отношении распределения чистой прибыли. Бухгалтерский баланс и чистая прибыль Банка определяются в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации. Балансовая прибыль Банка облагается налогом в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Назначение, размер, источники формирования, порядок и способы использования денежных средств Банка устанавливаются решением Совета директоров в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации и нормативными актами Банка России.

Банк ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации, и предоставляет ее внешним и внутренним пользователям. Финансовый год для Банка устанавливается с 1 января по 31 декабря. Ответственность за организацию, состояние и достоверность бухгалтерского учета в Банке, своевременное представление ежегодного отчета и другой финансовой отчетности в соответствующие органы, а также сведений о деятельности Банка, представляемых акционерам, кредиторам и в средства массовой информации, несет исполнительный орган Банка.

Банк организует внутренний контроль рисков своего банковского бизнеса. В целях мониторинга процесса функционирования системы внутреннего контроля, выявления и анализа проблем, связанных с ее функционированием, а также разработки предложений по совершенствованию системы и повышению эффективности ее функционирования в Банке создается Служба внутреннего контроля.

Деятельность Банка подлежит ежегодному аудиту аудиторским органом, уполномоченным проводить аудит кредитных организаций. Аудиторское заключение направляется в Банк России в течение трех месяцев с даты представления в Банк России годовой отчетности Банка.

Филиал от имени Банка предоставляет на условиях договоров кредитное, расчетно-кассовое обслуживание и другие банковские услуги юридическим и физическим лицам, осуществляя операции и оказывая услуги в соответствии с Лицензиями Банка.

Для обеспечения деятельности филиала Банку вверены недвижимость и оборотные средства, необходимые денежные средства, а также другие активы. Филиал имеет отдельный баланс, который входит в состав баланса Банка. Ответственность по обязательствам филиала несет Банк. Филиал гарантирует сохранность денежных средств и других активов, доверенных клиентам и корреспондентам Банка. Их сохранность гарантируется всем движимым и недвижимым имуществом Банка, его денежными фондами и резервами, создаваемыми в соответствии с действующим законодательством и Уставом Банка, а также осуществляемыми Банком в порядке, установленном Центральным Банком Российской Федерации, мерами по обеспечению стабильности финансового положения Банка и его ликвидности. Сотрудники филиала обязаны хранить в тайне операции, счета и вклады клиентов филиала и его корреспондентов, а также иную информацию, установленную Банком в соответствии с действующим законодательством.

Социальное страхование в Российской Федерации

... результате несчастного случая на работе или профессионального заболевания называется профессиональным риском. Мировой опыт показывает, что защита от определенных видов социальных рисков должна быть организована в ... в Германии в 1883—1889 гг. 1.2. История социального страхования в России. Обязательное социальное страхование сотрудников в России появилось несколько позже, чем в странах Запада. ...

1.1.2 Организационная структура предприятия

Банк представляет собой функциональную иерархическую структуру, которая обеспечивает выполнение функций управления, поддерживает соответствующие вертикальные и горизонтальные связи и разделение элементов управления. В Банке существует строгая иерархия полномочий и систем контроля со стороны высшего руководства, решения принимаются централизованно. Но в тоже время уровень подготовки специалистов обеспечивает широкую специализацию в работе персонала (взаимозаменяемость).

С точки зрения взаимодействия «отдел — отдел» это линейно-функциональная структура, поскольку решения, подготовленные некоторыми исполнителями, готовятся непосредственным руководителем, затем рассматриваются и утверждаются директором, который передает их исполнение тем или иным исполнителям .

Директор руководит Банком и представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия.

Организационная структура ОАО АКБ «Росбанк» представлена в приложении А.

Филиал Банка действует на основании Положения, утверждаемого Правлением Банка. Филиал возглавляет директор, назначенный Правлением Банка. Директор несет персональную ответственность за руководство и деятельность Филиала, включая финансово-хозяйственную деятельность, охрану коммерческой тайны, состояние учета и отчетности, охрану труда, договорную, финансовую, платежную и трудовую дисциплину, а также за выполнение возложенных на него полномочий по управлению филиалом.

В соответствии с действующим законодательством, директор филиала несет персональную ответственность за организацию работ и создание условий по защите государственной тайны в филиале, за соблюдение остановленных нормативными правовыми актами ограничений по ознакомлению должностных лиц или граждан со сведениями, составляющими государственную тайну которые необходимы им для выполнения должностных обязанностей.

Формирование команды высококвалифицированных специалистов — важная задача для Банка. За последний год увеличилось количество сотрудников, повысивших свой образовательный уровень. Сотрудники Банка регулярно участвуют в семинарах и консультациях, проводимых аудиторскими и консалтинговыми компаниями.

Важным моментом с точки зрения распределения функций между структурными подразделениями является определение организационной структуры банка. Существуют следующие нормативные акты и документы, регламентирующие порядок функционирования филиалов Росбанка и формирования их организационной структуры с учетом изменений и дополнений:

1.Гражданский кодекс Российской Федерации

2.Налоговый кодекс Российской Федерации

3.Федеральный закон «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 № 395-I

Отчет по практике в банке управление персоналом

... функциональных обязанностей специалиста службы управления персоналом организации по поручению руководителя организации 16 часов 4 Заключительный обработка, анализ, систематизация материалов для составления отчета по практике; графическое представление полученных данных в виде схем, таблиц, ...

4. Федеральный закон «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма» от 08.01.2001 №115-ФЗ5. 5.Федеральный закон «О кредитных историях» от 30.12.2004 № 218-ФЗ (с изменениями и дополнениями)

6.Федеральный закон от 27.07.2006 №152-ФЗ «О персональных данных.

7.Положение Банка России «О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)» от 31.08.1998 г. № 54-П (с зменениями и дополнениями) .

8.Положение Банка России «О порядке начисления процентов по операциям, связанным с привлечением и размещением денежных средств банками, и отражения указанных операций по счетам бухгалтерского учета» от 26.06.1998 г. № 39-П (с изменениями и дополнениями.

9.Положение Банка России «О методике определения собственных средств (капитала) кредитных организаций» от 10.02.2003г. № 215-П

10. Положение Банка России «О порядке формирования кредитными организациями резервов на возможные потери по ссудам, по ссудной и приравненной к ней задолженности» от 26.03.2004г. № 254-П.

11.Положение Банка России «О порядке формирования кредитными организациями резервов на возможные потери» от 20.03.2006г. №283- П.

12.Положение Банка России «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» от 26.03.2007 №302-П

13. Положение Банка России «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» от 01.04.2003г. №222-П

14.Положение Банка России «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» от 24.12.2004г. №266-П.

15.Положение Банка России «Об идентификации кредитными организациями клиентов и выгодоприобретателей в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступных путем, и финансированию терроризма.» от 19.08.2004 № 262-П

16.Инструкция Банка России «Об открытии, закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» от 14.09.2006г. №28-И

17. Письмо от 26 мая 2005г. Федеральной Антимонопольной Службы №ИА/7235, Центрального Банка Российской Федерации №77-Т «О рекомендациях по стандартам раскрытия информации при предоставлении потребительских кредитов» .

18.Указание Банка России от 13.05.2008 г. № 2008-У «О порядке расчета и доведения до заемщика-физического лица полной стоимости кредита».

19.Устав Акционерного Коммерческого «Росбанка» (ОАО);

20. Положение о филиале ОАО АКБ «Росбанк»;

21. Методические рекомендации по формированию организационной структуры филиала АКБ «Росбанк».

Анализируя распределение функций между структурными подразделениями филиала Росбанка России, можно увидеть, что данная схема в целом соответствует целям и задачам деятельности банка.

1.2 Анализ организации и автоматизации отдела документационного обеспечения управления ОАО АКБ «Росбанк»

Все документы в отделении ОАО АКБ «Росбанк» осуществляет отдел документации руководства. Основная работа выполняется секретарем.

Секретарь должен знать постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно — переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда .

Организация документооборота в учреждении

... упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. Документы состоят ...

Секретарь назначается и освобождается от должности приказом директора.

Секретарь несет ответственность за:

1. Осуществление должностных обязанностей;

2. Организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности;

3. Соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности;

4. Ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями;

5. Оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности учреждения (предприятия, организации), его работникам и иным лицам.

За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь может быть привлечен к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести правонарушения.

В филиале ОАО АКБ «Росбанк» действуют следующие системы документации:

• организационная-распорядительная;
• информационно-справочная;
• организационно-правовая;
• плановая;
• отчетная;
• кадровая;
• бухгалтерская.

В ОАО АКБ «Росбанк» действует децентрализованная процедура первичной обработки входящих документов.

Обработка полученных документов заключается в проверке целостности посылки, правильности адресации и полноты вложения.

Поступившая корреспонденция сортируется секретарем.

Входящая корреспонденция, требующая учета, оформления и использования в справочных целях, независимо от способа получения, подлежит регистрации в реестре секретарем.

Регистрации не подлежат:

• документы, высланные в копии для сведения;
• статистическая отчетность;
• сводки;
• поздравительные открытки, письма, телеграммы;
• пригласительные билеты;
• печатные издания;
• рекламные материалы.

Входящие документы регистрируются в день их поступления.

Подготовка, оформление, регистрация внутренних документов осуществляется в структурных подразделениях.

Внутренние документы проводятся один раз сотрудниками, ответственными за оформление документов в структурном подразделении, подготовившем документ.

Оформление внутреннего документа предполагает сбор и обработку необходимой информации, подготовку ответа, его оформление, отправку получателю под подпись согласно реестру.

Работа с внутренними документами и их последующее хранение производится в структурных подразделениях, исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической ценности по срокам хранения согласно номенклатуре дел.

Анализ системы управления и ее места в системе управления организацией

... мира) и т.д. Основой контроллинга являются следующие компоненты: 1. Философия доходности - изучения системы организации, которые основываются на улучшении эффективности работы, а также стремление ... организации при помощи следующих аспектов: 1. Приспособление стратегических целей к изменчивым условиям окружающего мира; 2. Соединение стратегических и оперативных планов развития системы организации; ...

Филиал оснащен ИТ-оборудованием, используются различные программные средства, среди которых, в первую очередь, следует выделить Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook. Также используется электронная почта и внутренний корпоративный сайт ОАО АКБ «Росбанк».

Для распространения документов используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для отправки изображений документов, полученных путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Оформление документов осуществляется вручную, информация о документах заносится в таблицы, которые не обрабатываются автоматизированными системами. Каждый документ отправляется по пути, выбранному следующим исполнителем.

Филиал использует корпоративную электронную почту и внутренний корпоративный сайт.

Электронная почта принадлежит АКБ «Росбанк» и может использоваться только в коммерческих целях. Использование электронной почты для других целей строго запрещено.

Внутренний сайт компании — это информационный ресурс, доступ к которому имеют только сотрудники ОАО АКБ «Росбанк».

Анализируя документооборот филиала за последние 3 года, была

выявлена тенденция к его росту.

В документационном обеспечении исследуемого учреждения выделяют три группы документов:

• поступающие (входящие);
• отправляемые (исходящие);
• внутренние.

Таблица 1- Динамика документооборота за 2011 – 2013 годы

Ежегодно идет увеличение документооборота Филиала. Основной причиной увеличения объема документов является увеличение количества исходящих и входящих документов, связанное с увеличением количества организаций, с которыми работает Филиал.

Показатель исполненных документов с нарушением срока исполнения представлен в Таблице 2

Таблица 2 — Показатель исполненных документов за январь-декабрь 2013 года.

Месяц Находилось на исполнении Исполнено с нарушением срока

январь 136 11

декабрь 123 4

Подводя итог, следует отметить, что выбранная форма ведения делопроизводства в филиале находит рациональное применение на практике.

Однако, несмотря на обеспечение полного учета и регистрации всех документов, есть нарушения в сроках их оформления.

Анализ работы с документами в филиале по внедрению технологий автоматизированного архивирования выявил ряд проблем и недостатков.

Итак, в ходе исследования было выявлено: из-за существующей технологии работы с документами наблюдается задержка документа на его пути к исполнителю, секретарь не всегда успевает быстро обработать и передать документ.

Нечеткая организация движения документов в отделении связана со многими недостатками в организации документооборота.

Из таблицы 2 видно, что в Филиале наблюдается нарушение сроков оформления документов или отсутствие контроля качества. Консолидированный контроль исполнения — это средство повышения эффективности работы сотрудников, создание корпоративной атмосферы в офисе, условие понимания того, что каждая задача должна выполняться в срок.

Так как секретарь Филиала не использует в своей деятельности специализированную программу для ведения документооборота, большая часть рабочего времени уходит на ручной поиск необходимого документа.

«Организация работы с документами в

... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... слабым звеном в работе службы поддержки документооборота в учреждениях. Учитываются нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, в том числе ...

Таким образом, в существующей системе документооборота в филиале существуют следующие проблемы документационной деятельности:

• задержки прохождения и исполнения документов;
• избыточность документооборота;
• нарушение сроков исполнения документов;
• бесконтрольность исполнителей.

Эффективность управления Филиалом зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Таким образом, оптимальный путь решения – автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

1.3 Обзор современных программных средств работы с документами

1.3.1 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»

OPTIMA-WorkFlow – Россия, Оптима Документ Менеджмент (ГК «Оптима»), стоимость лицензии — 7500 руб .

Основной целью создания и внедрения автоматизированной системы документационного обеспечения управления является усовершенствование и автоматизация методов документационного обеспечения управления, которые идут по нескольким направлениям, главными из которых являются:

• автоматизация делопроизводства;
• применение технологий управления деловыми процессами документооборота;
• автоматизация управления архивным хранением документов;
• организация контроля над деятельностью персонала организации, участвующего во всех вышеперечисленных видах деятельности;
• обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа и искажения.

Эффективность организации работы сотрудника с документами в большей степени зависит от средств вычислительной техники и применения специализированного прикладного программного обеспечения, которые, в данном случае:

• делают возможным фиксацию утвержденных моделей процессов обработки документов или электронных административных регламентов их исполнения;
• обеспечивают соблюдение технологии (регламентов) каждым из участников этих процессов, ограничивая воздействия на документы рамками принятых операционных процедур;
• гарантируют определенную этапность и последовательность работ над документами;
• обеспечивают доставку документов на очередной этап обработки и т. д.

Существенно и то, что применение средств «OPTIMA-WorkFlow» создает условия для контроля над состоянием документов, для мониторинга их жизненного цикла, для организационных воздействий на процессы их обработки и исполнения в случае возникновения отклонений от нормативных параметров технологии.

Последовательность этапов обработки может быть уникальной и выполняться только однажды. Но, как правило, осуществление работ в определенном, заранее зафиксированном для организации порядке, имеет периодический характер. Процесс обработки конкретного документа, от момента его создания до конечной стадии его обработки, можно рассматривать как «поток работ» (workflow), состоящий из последовательности этапов обработки, каждый из которых характеризуется конкретным местом обработки и определенной продолжительностью работ.

Средства автоматизации управления архивами документов общего, кадрового делопроизводства и организационно-распорядительной документации (ОРД) в «OPTIMA-WorkFlow» обладают функциональными возможностями для:

1. Управления номенклатурой дел организации;

2. Формирования:

• Дел (томов) архивного хранения и описей вложений документов в дела;
• Актов и сводных актов на уничтожение документов;
• Сдаточных описей структурных подразделений;
• Сводных описей передачи документов на архивное хранение;
• Книг учета движения и выбытия документов;
• Сводных актов на уничтожение по итогам экспертизы ценности документов;
• Актов о передаче документов в Госархив или архивы вышестоящих организаций;

3. Экспертизы ценности документов и переформирования дел архивного хранения.

Учитывая повышенные требования к обеспечению защиты информации в системах управления документами, необходимо отметить, что:

• реализация методов защиты информации в «OPTIMA-WorkFlow» полностью соответствует требованиям Руководящих документов, Государственных и ведомственных стандартов по классу защищенности 1В от несанкционированного доступа;
• для обеспечения достоверности, целостности и юридической значимости документов в «OPTIMA-WorkFlow» применяться механизмы формирования и верификации электронной цифровой подписи (ЭЦП), основанные на использование СКЗИ, разрешенных к применению на территории Российской Федерации в установленном порядке;

• разработку «OPTIMA-WorkFlow» ведет ОАО «ОПТИМА», входящая в Группу компаний «Оптима» и обладающая необходимыми лицензиями на осуществление соответствующих видов деятельности в области защиты информации, использования и встраивания СКЗИ.

1.3.2 Краткая характеристика системы «БОСС-Референт»

Система БОСС-Референт – Россия, ООО «БОСС-Референт» (группа компаний АйТи), стоимость лицензии — 6 700 руб .

Система БОСС-Референт создана в целях автоматизации процесса документирования информации. Главными потребителями являются коммерческие организации, федеральные государственные унитарные предприятия, государственные органы власти.

Автоматизируемые функции:

• Документационное обеспечение принятия решений.
• Автоматизация утвержденных регламентов и управление их изменениями.
• Поддержание работы конечных пользователей согласно регламентам.
• Подстрока регламентов в ходе их использования «на лету».
• Контроль прохождения документов согласно регламенту: даты, визы, версии и редакции документов.
• Поддержка сложных схем согласования: параллельное, последовательное, с переходами по условиям.
• Работа с версиями и редакциями документов.
• Обработка входящих и исходящих документов:
• Регистрация корреспонденции, поступающей в различных видах. Связывание документов «по вопросу».
• Наложение резолюций. Пересылка документов внутри организации по настраиваемым маршрутам.
• Поддержка сложных регистрационных номеров.
• Обеспечение работы нескольких канцелярий.
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Быстрый доступ к документам, имеющим отношение к новым и ранее созданным поручениям.
• Формирование поручений, корректировка списка исполнителей и сроков выполнения поручений.
• Ведение данных о подчиненных компаниях, подразделениях и сотрудниках организаций.
• Поддержка механизмов доверенных лиц, делегирования полномочий и совмещений.
• Управление правами сотрудников на создание, согласование подписание, регистрацию документов и т. д.

Высокую производительность системы в ситуации динамичного роста объемов данных обеспечивает механизм архивирования, выполняющий перенос документа в архив на том сервере, где он был создан, с одновременным автоматическим сохранением архивной копии на других серверах. Высокая производительность достигнута и за счет раздельного хранения «легких» карточек документов и вложенных в них файлов, а также доступа к последним программными средствами.

1.3.3 Краткая характеристика системы «Дело»

Система «ДЕЛО» — Россия, «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), стоимость лицензии – 9 500 руб .

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

• Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
• Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
• Смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

• Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;

• Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности.
• Масштабируемость;

— Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью – возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.

• Система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;
• Работа в Интернет / Интранет сетях;
• Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).

• Поддержка распределенного электронного документооборота;

— Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации .

• Работа с большими объемами документов.

Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.

1.3.4 Краткая характеристика системы «Евфрат-Документооборот»

«ЕВФРАТ-Документооборот» — Россия, Cognitive Technologies, стоимость лицензии – 5600 руб .

Система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Автоматическая рассылка документов на адреса электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

• Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

• Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.
• В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.
• Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»).

• Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.
• Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.
• Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.
• Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.
• Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.
• Удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

Наиболее приспособлена для малых и средних предприятий.

1.3.4 Функциональные возможности программных продуктов

Функциональные возможности программных продуктов приведены в Таблице 1

Таблица 3- Функциональные возможности программных продуктов

Рис.1 Результат сравнительного анализа программных средств

1.4 Формирование требований к информационной системе работы с документами

Целью разработки требований является модернизация в области внедрения информационной системы в делопроизводство на базе единых нормативных, методических и технических норм, параметров и требований.

Основные требования, предъявляемые к информационной системе:

1. Требования к ресурсам системы документооборота.

Требования данного вида предъявляются к аппаратному и программному обеспечению предприятия. Требования к аппаратному обеспечению непосредственно исходят из требований к программным продуктам, входящим в состав системы электронного документооборота и дополнительных программных продуктов.

Наиболее частым продуктом третьей стороны, требуемым для работы внедряемой системы документооборота, является СУБД для хранилища данных. Аппаратная часть должна обеспечивать требуемую максимальную производительность, как на клиентском месте, так и на серверной части.

2. Стоимость продукта и его внедрения.

Конечная стоимость внедрения системы электронного документооборота на предприятии может очень сильно отличаться от стоимости этой системы в прайс-листе, во избежание такой ситуации необходимо просчитать все финансовые затраты внедрения информационной системы на этапе проектирования. После выяснения требований к программному обеспечению следует определиться, удовлетворяет ли текущая аппаратная база для решения данных задач.

Обучение сотрудников работе с новой системой также требует дополнительных затрат.

3. Удобство в использовании.

Удобство в использовании – это удобство работы с системой для конечного пользователя. Наиболее простой путь для определения этого состоит в рассмотрении сложности выполнения пользователями типичных операций с документами. Критерием простоты служит количество и доступность последовательных операций. Это можно выяснить, только поработав с системой или ее демонстрационной версией .

4. Одним из главных требований к информационной системе работы с документами является надежность и защита информации электронного документооборота .

5. Требование к объему базы данных для хранения электронных документов за период не менее чем 5 лет является. Пятилетний срок хранения имеют в основном документы оперативного значения, которые могут создаваться, использоваться и храниться в самой СЭД исключительно в электронной форме.

Также необходимо хранилище для оперативного/текущего хранения электронных документов.

6. Автоматизированная регистрация документов является современным требованием, которое эффективно экономит время, затрачиваемое конечным пользователем на работу с документами.

7. Поиск документов. Система поиска должна обеспечивать эффективный поиск документа.

8. Контроль исполнения документов необходим для решения одной из основных проблем предприятия – нарушения сроков исполнения документов.

Обозначенные требования позволят выбрать наиболее оптимальную информационную систему для работы с документами для филиала ОАО АКБ «Росбанк».

1.5 Выводы по первой главе

Подводя итоги, следует отметить, что анализ деятельности отдела документационного обеспечения управления в филиале ОАО АКБ «Росбанк» выявил ряд проблем и недостатков.

Итак, в ходе исследования было выявлено: из-за существующей технологии работы с документами наблюдается задержка документа на его пути к исполнителю, секретарь не всегда успевает быстро обработать и передать документ.

С нечеткой организацией движения документов связано много недостатков в организации документооборота.

Из таблицы 2 видно, что в Филиале наблюдается нарушение сроков оформления документов или отсутствие контроля качества. Консолидированный контроль исполнения — это средство повышения эффективности работы сотрудников, создание корпоративной атмосферы в офисе, условие понимания того, что каждая задача должна выполняться в срок.

Так как секретарь Филиала не использует в своей деятельности специализированную программу для ведения документооборота, большая часть рабочего времени уходит на ручной поиск необходимого документа.

Таким образом, в существующей системе документооборота в филиале существуют следующие проблемы документационной деятельности:

• задержки прохождения и исполнения документов;
• избыточность документооборота;
• нарушение сроков исполнения документов;
• бесконтрольность исполнителей.

Эффективность управления Филиалом зависит от объема, оперативности и достоверности информации, подавляющая часть которой фиксируется в документах.

Таким образом, оптимальный путь решения – автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

Изучив основные характеристики современных программных средств, был проведен сравнительный анализ. Приведенные данные показывают, что в результате сравнения всех программ по заданным параметрам оптимальной программой для внедрения является система «Евфрат-Документооборот».

2 Разработка проекта автоматизации отдела документационного обеспечения управления в ОАО АКБ «Росбанк»

2.1 Задачи создания электронного документооборота

Электронный документооборот на предприятии создается для выполнения следующих задач:

1. Автоматизации процесса работы с электронными документами, в целях организации систематизированного хранения документов, которые используются в деятельности предприятия, и снабжение сотрудников удобным доступом к запрашиваемой информации.

2. Автоматизация общего документооборота для документационного обеспечения управления, который включает документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т.п.).

При этом происходит обеспечение движения и обработки документов на всех стадиях: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий.

3. Автоматизация бизнес-процессов документооборота, включающая различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматизированную обработку документов.

2.2 Обоснование выбора системы электронного документооборота

По результатам проведенного сравнительного анализа программных средств было выявлено, что наиболее оптимальной программной для внедрения является система «Евфрат-Документооборот». Выбранная информационная система отвечает сформированным требованиям.

Конечная стоимость программного продукта составляет 16200 руб., сюда входит приобретение самой системы, ее доставка до организации и обучение конечного пользователя работе с системой.

«Евфрат-Документооборот» отвечает всем требованием безопасности и защите информации от несанкционированного доступа. Безопасность данных в системе ЕВФРАТ обеспечивают:

• Идентификация пользователей;
• Жесткое разграничение прав доступа;
• Использование шифрования данных и ЭЦП;
• Протоколирование системных событий и операций сотрудников с документами;
• Передача информации по защищенным каналам (HTTPS);
• Обеспечение требований ФСТЭК.

1. Идентификация пользователей

Каждый сотрудник, который работает в системе ЕВФРАТ имеет собственный логин и пароль, который вводится при входе в систему (администратор задает перечень пользователей в списке работников).

Ввод пароля снижает риск несанкционированного доступа третьих лиц в систему, и позволяет отследить все этапы работы сотрудников с документами при помощи системы протоколирования.

2.Разграничение прав доступа

В системе ЕВФРАТ существует порядок разделения прав доступа к документам и операций с ними. Но при необходимости можно создать временный доступ только к конкретному документу. В этом случае работник после завершения операций с документом лишается временного доступа.

3. Применение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования данных .

Использование ЭЦП позволяет защитить документ от несанкционированного изменения и безошибочно определить его авторство. Кроме этого, применение ЭЦП позволяет минимизировать количество бумажных операций, что положительно сказывается на информационной безопасности организации. Все данные в системе ЕВФРАТ передаются в зашифрованном виде, что исключает возможность утечки данных во время передачи.

4. Применение средств обеспечения целостности данных.

В системе ЕВФРАТ реализованы встроенные средства, автоматически осуществляющие диагностику логической целостности базы данных и восстанавливающие выявленные нарушения.

Функционал системы включает в себя важные инструменты, которые отвечают сформированным требованиям:

1. Автоматизированная регистрация документов.

Рис.2 Окно регистрации документов

2. Поиск документов.

Рис. 3 Окно поиска документов

3. Контроль исполнения документов.

Рис. 4 Окно контроля исполнения документов

Система ЕФРАТ нацелена на создание полноценной системы электронного документооборота.

2.3 Разработка проекта автоматизации работы с документами

2.3.1 Архитектура системы «Евфрат-Документооборот»

Система «Евфрат-Документооборот» основана на архитектуре «клиент-сервер». Благодаря модулю веб-сервера доступ к системе может осуществляться через интернет.

Данные хранятся в СУБД: MS SQL Server, MySQL,Oracle, возможны проектные решения на DB2, Postgre.

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря применению данной платформы база данных более не является ограничением для развития и масштабирования системы, при этом организация получает возможность в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учётных систем любого назначения, начиная от традиционных CRM- и Helpdesk-систем и заканчивая специфическими системами сбора информации и требований. Ещё одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформенность, что позволяет использовать её в решениях для любых организаций вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Cognitive Technologies планирует изменения «Евфрат-Документооборот»:

• архитектура «сервер-сервер»;
• работа в локальном режиме (без доступа в сеть).

2.3.2 Модули системы «Евфрат-Документооборот»

Система «Евфрат-Документооборот» состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Базовые модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
• «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• Модуль «Настройка ЭЦП» — средства настройки ЭЦП;
• Модуль «Монитор безопасности» — средство протоколирования действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.

Подсистема «Автообработка документов и событий» — позволяет автоматически осуществлять рутинные операции: назначать исполнителя, составлять и оправлять типовые ответы на основе шаблонов, инициировать создание отчетов и т.д.;

• ЕВФРАТ API — интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительные модули системы:

— «Web-сервер» — дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.

— APM «Архивариус» — предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

— Подсистема «Понимание документов» — решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей).

С ее помощью СЭД ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно анализировать документы, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически заносится в систему в виде реквизитов документа. В настоящее время подсистема «Понимание документов» может быть обучена пониманию договоров и входящей корреспонденции, т. е. тех видов документов, регистрация и учет которых в организациях наиболее востребованы.

• Подсистема «Работа с шаблонами» — позволяет автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам.

— Подсистема «Автоимпорт документов» — позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

2.3.3 Этапы внедрения системы электронного документооборота

Внедрение программы «Евфрат-Документооборот» позволит ускорить процесс работы с документами, что упростит и улучшить деятельность организации, а также позволит осуществить усиление контроля исполнения документов.

Таблица 5 Проект внедрения программного продукта «Евфрат-Документооборот»

Количество дней п/п План работ/Сроки (час) Должность

1 Предпроектное обследование объекта, сбор информации и определение требований

(3) Ведущий инженер-программист

2 Разработка технического задания на внедрение (6)

(см. приложение В) Ведущий инженер-программист

3 Разработка приказа о внедрении программы (2)

(см. приложение Б)

Назначение исполнителей (1) Секретарь

Заместитель директора

4 Заказ программы через Интернет (1) Ведущий инженер-программист

5 Покупка программы (8)

Ведущий инженер-программист

6-8 Установка программы и подготовка к опытной эксплуатации (3)

Настройка программы (6)

Тестирование системы на наличие ошибок(3) Специалист отдела информационных технологий

Специалист отдела информационных технологий

Специалист отдела информационных технологий

9 Обучение пользователя работе с программным обеспечением Онлайн-семинар

Предпроектное обследование, сбор информации и определение требований. На этом этапе определяются и согласовываются подходы к автоматизации, проводится сбор общих сведений о предприятии, определяются приоритеты и ключевые требования к системе.

В ходе обследования накапливается, систематизируется и анализируется общая информация об особенностях предприятия.

На следующем этапе разрабатывается техническое задание. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ. Вырабатывается план-график на ближайшие этапы внедрения, определяется рамочная стоимость всех работ, а также стоимость работ по выполнению детального обследования и формированию.

Заказ программы происходит на сайте компании. Покупка программы осуществляется специалистом отдела эксплуатации.

Установка программы и подготовка к опытной эксплуатации.

На данном этапе выполняется комплекс мероприятий по вводу системы в эксплуатацию. Мероприятия проводятся на основании предварительно выработанного плана, в соответствии с очередностью выполнения работ и графиком перехода отдельных пользователей на работу в новой системе.

На данном этапе выполняются такие работы по подготовке системы к эксплуатации как: ввод списка конкретных пользователей и закрепление за ними прав и ролей, обеспечение безопасности данных системы, конвертация (загрузка) данных в новую систему и её выверка, развертывание системы на сервере и на рабочих местах пользователей, определение критериев окончания опытной эксплуатации.

Обучение пользователя работе с программным обеспечением. Проводится обучение сотрудника, который будет непосредственно работать с автоматизированной системой.

Обучение проводится на территории заказчика. Формой обучения будет являться онлайн-семинар (вебинар).

2.4 Выводы по второй главе

Основными задачами создания электронного документооборота является:

1. Автоматизация работы с электронными архивами документов;

2. Автоматизация общего документооборота для документационного обеспечения управления;

3. Автоматизация бизнес-процессов документооборота.

Наиболее оптимальной программной для внедрения является система «Евфрат-Документооборот». Система «Евфрат-Документооборот» состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Выбранная информационная система отвечает сформированным требованиям.

1. Приемлемая конечная стоимость программного продукта.

2. Соответствие сформированным требованиям безопасности.

3. Автоматизированная регистрация документов.

4. Оперативный поиск необходимых документов.

5. Эффективный контроль исполнения документов.

Был разработан поэтапный проект внедрения информационной системы в деятельность отдела документационного обеспечения управления в филиале ОАО АКБ «Росбанк», который, с учетом всех перечисленных работ, займет 9 дней.

3 Оценка эффективности автоматизации отдела документационного обеспечения управления ОАО АКБ «Росбанк»

3.1 Расчет экономической эффективности проекта внедрения

Главный экономический эффект от внедрения средств автоматизации заключается в улучшении экономических и хозяйственных показателей работы учреждения, в первую очередь за счет повышения оперативности управления и снижения трудозатрат на реализацию процесса управления, то есть сокращения расходов на управление .

В состав финансовых затрат предприятия на внедрение программного комплекса «Евфрат-Документооборот» включаются капитальные и текущие затраты. Общие капитальные затраты включают в себя следующие:

• на приобретение программного обеспечения;
• на внедрение программного обеспечения.

Затраты на приобретение программного обеспечения сведутся к приобретению программы «Евфрат-Документооборот», стоимость лицензии составит 5600 руб. Осуществляется оплата доставки программного средства в размере 600 руб. Таким образом, общая сумма затрат на приобретение программного обеспечения составит 6200 тыс. руб.

Текущие расходы представляют собой сумму затрат, связанных с эксплуатацией программного комплекса и включают в себя:

• затраты на электроэнергию;
• содержание помещений;
• сопровождение и обслуживание программного обеспечения.

Филиал понесет дополнительные расходы при реализации обучения пользователя при работе с внедряемой программой. Осуществляется оплата обучения (вебинара) 10 000 руб. Остальные расходы останутся на прежнем уровне. Таким образом, общая сумма затрат составит 16200 руб.

Таблица 6 Расчет эффективности проекта

Прямого экономического эффекта от внедрения программного продукта не произойдет. Но заметно сократится время обработки документов.

Экономия времени после внедрения программы «Евфрат-Документооборот» составит 3 дня 42 ч. в месяц, или 3,7 * 12 мес. = 44 дней 4 ч. 4 в год.

Вывод: экономия времени составит 3 дня 42 часов в месяц, или 44 дней 4 ч. 4 в год.

3.2 Выводы по третьей главе

Таким образом, в результате оценки эффективности проекта внедрения СЭД выявлено, что работа с документами в программе «Евфрат-Документооборот» осуществляется секретарем быстрее, чем до её внедрения. Программа позволяет экономить время секретаря Филиала, а также оперативно реагировать на выполнение запросов, что положительно влияет на деятельность Филиала в целом.

Система «Евфрат-Документооборот» позволяет секретарю:

• автоматизировать рутинные операции;
• формировать алгоритмы прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами;
• формировать различные журналы и отчеты;
• сократить количество потерянных документов;
• уменьшить использование бумаги.

Таким образом, программа «Евфрат-Документооборот» обеспечивает не только оперативную работу с документами, но и уменьшает временные затраты на поиск документов, так как все сведения собраны в одном месте, а любой документ за любой период можно найти за считанные минуты.

Заключение

В ходе выполненного дипломного проекта было проведено исследование документооборота Филиала, изучены предоставленные специалистами материалы, в результате чего были выявлены недостатки в деятельности секретаря Филиала. Оптимальным решением обозначенных проблем является автоматизация делопроизводственной деятельности секретаря.

Система «Евфрат-Документооборот»:

• полностью соответствует требованиям действующих стандартов формирования и ведения документов архивного фонда, а также правилам и приемам, используемым в практике делопроизводства и архивного дела отечественных организаций;
• позволяет регистрировать документы в системе (заполнение регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• осуществляет постановку документов на контроль;
• осуществляет поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• дает возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;

Подобная автоматизация позволяет:

• Повысить эффективность управления Филиала за счет обеспечения руководителей и специалистов полной, оперативной и достоверной информацией в максимально короткие сроки.
• Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов поиска информации и упрощения доступа сотрудников к нужной информации.
• Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
• Обеспечить своевременную обработку поступающих в архив документов.
• Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах поиска и обработки информации.

Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов позволяет повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

Из этого можно сделать вывод, что внедрение новой информационной системы способствует развитию учреждения, его переходу на более высокий уровень.

Список использованной литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/chast/dokumentatsionnoe-obespechenie-upravleniya/

1. Абрамов Г.В., Медведкова И.Е., Коробова Л.А. Проектирование информационных систем // ВГУИТ, 2012 г. — 172 с.

2. Галатенко В.А. Стандарты информационной безопасности: курс лекций// Интернет-Университет Информационных Технологий, 2006 г. — 264 с.

3. Грекул В.И., Денищенко Г.Н., Коровкина Н.Л. Управление внедрением информационных систем // Интернет-Университет Информационных Технологий; БИНОМ. Лаборатория знаний, 2008 г. – 224 с.

4. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1.

5. Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ // Делопроизводство, 2007. — №3. – С.40-47

6. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1.

7. Вдовенко Л.А. Информационная система предприятия: Учеб. пособие // М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2010. — 237 с.

8. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие/Сост. Т.В. Сиганова. – Омск:Омск.гос.ун-т, 2004. – 71с.

9. Иванова, А.А. Основы делопроизводства и язык служебного документа / А.А. Иванова. – М.: Феникс, 2007. – 396с.

10. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело, 1998. — №3. – С. 42.

11. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1998. — №1.

12. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова. – М.: Инфра-М, 2010. – 368 с.

13. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304 с.

14. Комышев, А.П. Основы документационное обеспечение управления / А.П. Комышев. – М.: Дело и сервис, 2007. – 224с.

15. Корнеев, И.К. Делопроизводство / И.К. Корнеев. – М.: Проспект, 2010. – 480с.

16. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2004 — 232 с.

17. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М. ВНИИДАД, 1998 — 137 с.

18. Ларин М.В. Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии).

Диссертация доктора исторических наук. М., 2004 — 413 с.

19. Мельников В.П. Информационные технологии: Учеб.пособие.-М. Мельников В.П.: Академия, 2008.-432c.

20. Макаровский Н.В. Информатика // Финансы и статистика, 2009. – 761 с.

21. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право, 2002. — №2. – 214 с.

22. Серова Г. Основные объекты и принципы автоматизации документационного обеспечения управления // Секретарское дело. – 2008. — №1. – 136 с.

23. Стенюков М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству / М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2009. – 224с.

24. Стрельцова, Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. – 2008. – №6. – 67 с.

25. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы в экономике//Дашков и К, 2012 г. – 394 с.

26. Эриашвили Н.Д., Тавасиев А.М., Москвин В.А. Банковское дело// Юнити-Дана. – 2012. – 287 с.

27. Юдицкий С.А., Владиславлев П.Н. Основы предпроектного анализа организационных систем // Финансы и статистика, 2005 г. – 144 с.

1. Общие сведения

1.1. Наименование программы

Программный продукт «Евфрат-Документооборот».

1.2. Назначение и область применения

Система электронного документооборота корпоративного уровня. Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота).

2.1. Требования к функциональным характеристикам

Программа должна обеспечивать возможность выполнения перечисленных ниже функций:

• Ведение номенклатуры дел;
• Формирование и оформление дел;
• Ведение сводной описи дел;
• Учет и контроль движения дел и документов;
• Систематизация дел и документов внутри архивного фонда, топографирование архивного хранилища;
• Контроль сроков хранения дел и выделение дел к уничтожению;
• Поиск документов в архиве.

2.2. Требования к надежности

2.2.1 Требования к обеспечению надежного функционирования программы

Надежное (устойчивое) функционирование программы должно быть обеспечено выполнением Заказчиком совокупности организационно-технических мероприятий, перечень которых приведен ниже:

• а) организацией бесперебойного питания технических средств;
• б) использованием лицензионного программного обеспечения;
• в) регулярным выполнением рекомендаций Министерства труда и социального развития РФ, изложенных в Постановлении от 23 июля 1998 г.

Об утверждении межотраслевых типовых норм времени на работы по сервисному обслуживанию ПЭВМ и оргтехники и сопровождению программных средств»;

• г) регулярным выполнением требований ГОСТ 51188-98. Защита информации. Испытания программных средств на наличие компьютерных вирусов

2.2.2. Время восстановления после отказа

Время восстановления после отказа, вызванного сбоем электропитания технических средств (иными внешними факторами), не фатальным сбоем (не крахом) операционной системы, не должно превышать 30-ти минут при условии соблюдения условий эксплуатации технических и программных средств.

Время восстановления после отказа, вызванного неисправностью технических средств, фатальным сбоем (крахом) операционной системы, не должно превышать времени, требуемого на устранение неисправностей технических средств и переустановки программных средств.

2.2.3. Отказы из-за некорректных действий оператора

Отказы программы возможны вследствие некорректных действий оператора (пользователя) при взаимодействии с операционной системой.

Во избежание возникновения отказов программы по указанной выше причине следует обеспечить работу конечного пользователя без предоставления ему административных привилегий.

3. Условия эксплуатации

3.1. Климатические условия эксплуатации

Климатические условия эксплуатации, при которых должны обеспечиваться заданные характеристики, должны удовлетворять требованиям, предъявляемым к техническим средствам в части условий их эксплуатации

3.2. Требования к квалификации и численности персонала

Минимальное количество персонала, требуемого для работы программы, должно составлять не менее 2 штатных единиц — системный администратор и конечный пользователь программы — оператор.

Системный администратор должен иметь высшее профильное образование и сертификаты компании-производителя операционной системы. В перечень задач, выполняемых системным администратором, должны входить:

• а) задача поддержания работоспособности технических средств;
• б) задачи установки (инсталляции) и поддержания работоспособности системных программных средств — операционной системы;
• в) задача установки (инсталляции) программы.

г) задача создания резервных копий базы данных.

4. Этапы внедрения проекта.

На стадии рабочего проектирования должны быть выполнены перечисленные ниже этапы работ:

1. разработка программы;

2. разработка программной документации;

3. испытания программы.

На стадии внедрения должен быть выполнен этап разработки подготовка и передача программы

5.3. Содержание работ по этапам

На этапе разработки технического задания должны быть выполнены перечисленные ниже работы:

1. постановка задачи;

2. определение и уточнение требований к техническим средствам;

3. определение требований к программе;

4. определение стадий, этапов и сроков разработки программы и документации на неё;

5. согласование и утверждение технического задания.

На этапе разработки программы должна быть выполнена работа по программированию (кодированию) и отладке программы.

На этапе разработки программной документации должна быть выполнена разработка программных документов в соответствии с требованиями к составу документации.

На этапе испытаний программы должны быть выполнены перечисленные ниже виды работ:

1. разработка, согласование и утверждение и методики испытаний;

2. проведение приемо-сдаточных испытаний;

3. корректировка программы и программной документации по результатам испытаний.

На этапе подготовки и передачи программы должна быть выполнена работа по подготовке и передаче программы и программной документации в эксплуатацию на объектах Заказчика.