В современных социально-экономических условиях повсеместной трансформации организационно — управленческих алгоритмов принятия и реализации решений, поиска способов оптимизации путей управления человеческими ресурсами, особое значение приобретает решение многоплановой проблемы совершенствования документационного обеспечения управления персоналом.
Повсеместная компьютеризация процессов передачи информации в целом, вхождение России в мировое информационное пространство, усиление миграционных процессов, оказывающих неоднозначное влияние на процессы формирования рынка труда, движение персонала в организациях практически всех типов и форм, кризисные явления в экономике России актуализируют проблемы кадровых решений и документационного обеспечения управления персоналом в частности.
От руководящих работников требуется особое внимание к кадровому подбору, постоянному обеспечению условий для повышения квалификации работников, материально-техническому оснащению служб, обеспечивающих документационное управление персоналом как залог успешной финансово-экономической деятельности предприятий в усложняющихся условиях глобализирующейся рыночной экономики.
Актуальность темы дипломной работы обусловлена также недостаточной проработкой проблемы документального обеспечения менеджмента.
Решение проблемы оптимизации процессов формирования и движениякадровой документации в современных условиях позволит целенаправленно формировать трудовые ресурсы управляющих компаний, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям коммунальных услуг к информационным ресурсам управляющих организаций, согласно требования законодательства и с наименьшими затратами времени, труда, средств. Создание действенной системы документационного обеспечения управления персоналом является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций сферы ЖКХ, особенно учитывая специфику массового привлечения иностранной рабочей силы в низовые звенья этой сферы деятельности. Это послужило основанием для выбора темы исследования.
практическая значимость работы
Объект исследования —, Предмет исследования
Целью выпускной квалификационной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом ЖСК «Электромеханик» и оценка их социально-экономической эффективности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Совершенствование управления обучением персонала организации ...
... разработать мероприятия по совершенствованию управлением обучением персонала организации в Красноярском ИВЦ. Предмет исследования - Красноярский информационно-вычислительный центр ИТЦ - структурное подразделение Главного вычислительного центра - филиала ОАО «РЖД». Предмет исследования – система обучения персонала Красноярского ИВЦ. ...
- Рассмотрим теоретические основы документального обеспечения системы управления персоналом и определим ее место в системе управления персоналом.
- Проанализировать финансово-хозяйственную деятельность по документальному обеспечению управления персоналом в организации ЖСК «Электромеханика”.
3.Разработать рекомендации по совершенствованию документации по управлению персоналом в ЖСК «Электромеханика» и рассчитать социально-экономическую эффективность предложенных рекомендаций.
Работа проводилась на основе общетеоретических принципов: научность, объективность, историзм, использовались диалектический подход и логические методы: анализ, синтез, дедукция, индукция, аналогия, обобщение. В процессе работы используются специальные методы познания: монографический, расчетно-нормативный, метод сравнительного правоведения, графика, изучение документов, параметрический, непосредственное наблюдение и другие.
Информационной основой исследования явились: учебная, научная литература, нормативно-правовые акты по теме, материалы периодической печати, регламентирующая и распорядительная документация организации, материалы первичного учета и отчетности финансово-хозяйственной деятельности, интернет ресурсы.
Структура работы определяется в соответствии с ее целью и задачами и состоит из введения, двух логически связанных друг с другом глав, заключения, списка использованных источников.
Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления персоналом
1.1. Сущность и содержание документационного обеспечения управления персоналом
Основная функция кадровой документации – это юридическое оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и работником[1].
Любое юридическое лицо, независимо от организационно-правовой формы, в процессе осуществления хозяйственной деятельности обязано работать над оформлением, сохранением и сохранностью кадровой документации. Требования к ведению кадрового учета предусмотрены действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации зависит от поправок к уставам в сфере труда, в частности, от актов Министерства труда и социальной защиты.
В большинстве организаций постановке кадровой документации не придают серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с существенными нарушениями установленных требований[2].
Кадровая документация — это набор документов, обеспечивающих регламентацию работы и связанных с ней отношений между работодателем и работником внутри организации.
Трудовые отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация[3].
Первоначально термин “документация по личному составу” означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. Документация по персоналу включала организационную, распорядительную, учетную и статистическую документацию по персоналу, которая различалась по виду, разновидности и объему. Постепенно круг таких документов стал выходить за рамки прежнего понимания термина «кадровая документация». С расширением функций кадровой службы расширился и спектр кадровых документов. В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы[4].
Системный подход в управлении организацией
... созданной в организации, остаются актуальными. Целью данной курсовой работы является изучение особенностей применения системного подхода в управлении современной организацией. Поставленная цель формирует перед автором ряд следующих задач: подробно изучить понятие, сущность системного подхода в менеджменте организации; изучить ...
На рисунке 1 представлена система кадровой документации. Существует несколько нормативных документов, которые гарантируют состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, определено наполнение документации по личному составу[5].
Это различные виды документов, отражающие вопросы приема, перевода, увольнения и учета сотрудников, а также их вознаграждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т.д.[6].
Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 7.0.8 — 2013).
Кадровый документооборот — деятельность по организации движения кадровых документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 7.0.8 — 2013)[7].
Таким образом, можно сказать, что документооборот персонала входит в круг задач кадрового делопроизводства.
Как правило, СЭКД (система электронного кадрового документооборота) включают в себя не только автоматизацию кадрового документооборота, но многие элементы автоматизации кадрового делопроизводства, поэтому в большинстве случаев мы можем говорить о системе электронного кадрового документооборота и делопроизводства (СЭКДД)[8].
Работа СЭКД строится вокруг одного базового понятия — кадровый документ[9].
Именно кадровый документ является «единицей информации» в СЭКД.
Система кадрового документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:
- хранение;
- аудит;
- движение документов по исполнителям в организации;
- выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.
В организации, где внедрена HR EDM и используется система управления документами, документ также является основным инструментом управления. Здесь нет просто решений, поручений или приказов — есть документы, содержащие эти самые приказы, решения, поручения и т. д., то есть все управление в организации осуществляется через документы. Как следствие, многие задачи, которые выполняются сотрудниками, точно так же привязаны к документам[10].
Любой документ в системе управления кадровыми документами имеет «вкладку», похожую, например, на библиотеку. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием в рамках бизнес-процесса[11].
Электронный документооборот в сфере государственного управления
... ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе. В стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей ...
Любой кадровый документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих[12].
Любой кадровый документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации.
Любой кадровый документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск)[13].
Таким образом организация кадрового документооборота на предприятии с применением СЭКД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы[14]:
- категоризация документов отдела кадров по типам и видам;
- снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами;
- заданные бизнес-процессы обработки кадровых документов;
- механизмы управления задачами и контроля их выполнения;
- надежное хранилище документов кадровой службы с возможностями атрибутивного и полнотекстого поиска[15].
Опишем, какие изменения принесет внедрение СЭКД в отделе кадров:
- процессы обработки кадровых документов могут частично измениться и стать более жесткими;
- количество бумажных документов сократится;
- выполнение задач станет более четким и управляемым;
- отчеты по работе с кадровыми документами и исполнительской дисциплине можно будет получать оперативно в любое время;
- сотрудники, работающие с кадровыми документами, должны будут обучиться выполнению всех действий в электронном виде[16].
Глядя на этот список, вы можете подумать, что это не список изменений, а список преимуществ. В данном случае эти вещи, несомненно, близки, но после внимательного рассмотрения за каждым из пунктов стоит определенное ограничение или новое требование. К этому просто нужно быть готовым, затевая внедрение ЭДО, а кроме того, адаптация СЭКД под нужды заказчика позволяет автоматизировать документооборот с минимальными ограничениями[17].
Теперь о выгоде. Основным преимуществом внедрения EDM является повышение эффективности обслуживания персонала организации. Повышать эффективность деятельности отдела кадров можно двумя способами: уменьшая затраты и/или увеличивая результат. Как правило, СЭКД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение EDM с использованием соответствующего SECD дает отделу кадров возможность тратить меньше и больше зарабатывать. Как правило, СЭКД позволяет реализовать оба варианта. Образно говоря, внедрение EDM с использованием соответствующего SECD дает отделу кадров возможность тратить меньше и больше зарабатывать.
Рассмотрим сначала возможности снижения затрат:
- Сокращение затрат на бумажные документы.
- Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.
- Ускорение информационных потоков.
Теперь о результатах:
- Повысьте управляемость HR-функции за счет упорядоченности и прозрачности документооборота.
- Повышение скорости и качества принятия решений.
- Повышение уровня исполнительской дисциплины и эффективности работы сотрудников, рабочих групп, организации в целом[18].
- Организация электронного документооборота с различных точек зрения.
Вне зависимости от размеров кадровой службы и объемов ее документооборота рекомендуется разработать:
Трудовая мотивация и адаптационный потенциал сотрудников организации
... к теме «Трудовая мотивация и адаптационный потенциал сотрудников организации» обуславливается противоречиями между: необходимость обеспечения эффективного осуществления профессиональной деятельности и наличием различного уровня мотивации трудовой деятельности у сотрудников организаций; - — необходимость повышения уровня трудовой мотивации и отсутствие эмпирических и теоретико-методологических ...
- Положение о документообороте кадровой службы (регламентирует классический и электронный кадровый документооборот одновременно);
- Регламенты обработки документации в СЭКД (решают задачи регулирования отдельных процессов, выступают в качестве инструкций и учебных пособий).
Положение о документообороте отдела кадров
Положение о документообороте отдела кадров определяет требования как к документообороту организации в целом, так и к документообороту, организуемому посредством СЭКД[19].
При первом подходе производится актуализация уже имеющегося Положения о документообороте путем включения в него разделов, характерных для документооборота электронного, к примеру следующих:
- понятие электронного документа отдела кадров, его действительность;
- электронная цифровая подпись;
- придание документации юридической значимости;
- защита электронного документа;
- подлинность электронного документа;
- оригиналы и копии электронных документов, а также их заверение;
- Создание и отправка электронного документа;
- время и место создания и нахождения электронного документа;
- управление информацией и ее носителями.
Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:
- документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
- документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).
Кроме того, отдел кадров обязан хранить все заявления, объяснения и меморандумы сотрудников, которые являются основанием для различных приказов. Обязательными являются декларации и некоторые формы документов, которые обычно связаны с финансовыми вопросами и вопросами заработной платы, например, платежная ведомость по форме, утвержденной начальником.
С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:
- коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
- должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
- положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
- другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.
Специфика работы любого предприятия требует создания множества документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.
Процесс делопроизводства по кадрам состоит из четырех направлений работы:
- оформление личных дел и карточек;
- ведение книг или журналов для учета документов;
- Создание кадровых дел и номенклатуры дел;
- работа над факультативными (не являющимися обязательными согласно закону) актами.
Книги или журналы учета, которые необходимо оформлять:
Изучение теорий мотивации персонала с учетом их применения в сфере услуг
... сотрудников организации. Объектом исследования является процесс управления мотивацией персонала организаций на предприятии в сфере общественного питания. Целью исследования является изучение теорий мотивации персонала с учетом ... результату. При таком типе мотивации необходимо хорошо знать, какие причины ... общения. Мотивации персонала в современных российских условиях посвящены работы многих ...
- книга регистрации трудовых книжек, книга по учету бланков и вкладышей к ним;
- журнал для командировочных удостоверений;
- журналы для учета приказов и трудовых договоров (завести желательно, но не обязательно).
Все страницы книг и журналов пронумерованы и связаны, запечатаны.
Приказы и все другие кадровые документы необходимо укладывать в отдельные папки или дела[20].
В кадровые дела всегда включают:
- приказы по личному составу (о перемещении персонала, о поощрении, отпуске без содержания, продолжительной командировке);
- приказы по личному составу (о взыскании, очередном или учебном отпуске, краткосрочной командировке);
- нормативную документацию фирмы (положения, инструкции, контроль рабочего времени).
Отдельные дела можно завести для важной деловой переписки. Штатное расписание, графики отпусков или дежурств для удобства также можно скомплектовать в дела[21].
Последней и второстепенной обязанностью является создание дополнительных документов, таких как должностные инструкции, положения о персонале и другие.
Информация во всех кадровых документах должна соответствовать учредительным документам организации. Чтобы избежать ошибок, возникающих при учете кадров, необходимо периодически перепроверять ряд документов, имеющих прямую связь между собой, данную проверку(необходимо начать с изучения штатного расписания. Данные в нем (должности, табельные номера, оклады) должны совпадать с информацией, используемой бухгалтером для начисления оплаты труда.
Трудовые договоры необходимо оформлять согласно штатному расписанию. Если в ходе проверки выяснилось, что трудовые договоры составлены неправильно, их необходимо переоформить.
Предположим, что штатное расписание доработано и изменения в него вносились только после заключения самого договора с сотрудником. В этом случае к договорам подготавливают дополнительные соглашения.
При неукоснительном выполнении требований к кадровому учету данные приказов и других внутренних актов всегда совпадают с информацией в трудовых договорах и штатном расписании[22].
Вся работа, связанная с трудовыми книжками, должна выполняться ответственно и внимательно. Специалист-кадровик обязан хорошо изучить правила, определяющие порядок ведения и хранения трудовых книжек, и инструкции по их заполнению, а так же по возможности автоматизировать процесс кадрового учета[23].
В отделе кадров должны быть трудовые книжки всех принятых и еще не уволенных сотрудников. В процессе выставления необходимых оценок в трудовых книжках нельзя допускать ошибок, так как при исчислении пенсии работник может не учитывать стаж работы в компании, где была сделана неверная запись.
Основным предметом внеплановой проверки любой компании всегда является ведение кадрового учета, кадровая документация и соблюдение трудового законодательства. Ошибки, связанные с ведением кадрового учета в организации, искажают общую сумму заработной платы и налогов, которые заплатит предприятие-работодатель[24].
Анализ и совершенствование деловой карьеры персонала организации
... карьеры работника организации; 3. произвести обзор основных направлений по совершенствованию деловой карьеры персонала организации; 4. на примере конкретной организации произвести анализ эффективности управления деловой карьеры персонала; ... рост, уход на пенсию; карьера профессиональная (специализированная) — вид карьеры; характеризуется тем, что конкретный сотрудник в процессе своей профессиональной ...
1.2. Методологические подходы к совершенствованию документационного обеспечения управления персоналом
Помимо положительных моментов ведения документации, были выявлены и недостатки. Недостатками документального сопровождения управления персоналом в организации являются отсутствие систематизации по целям, видам и срокам хранения, многие документы больше не обновляются и во многих папках отсутствует реестр. Также при изучении трудовых книжек сотрудников были найдены ошибки в заполнении[25].
Причинами отсутствия четкой системы хранения документации на наш взгляд могут быть:
- отсутствие сотрудника, отвечающего за регистрацию, хранение и распространение документов;
- текучесть кадров, влияние которой на организацию документационного обеспечения заключается в том, что сотрудники увольняются, и система документационного оборота не поддерживается, также прерывается контроль выполнения исполнения нормативных актов[26];
- отсутствие единого стандарта оформления долгосрочных нормативных документов, таких как Положения, Регламенты, а также краткосрочны;
- нет шаблона создания служебных записок, информационных писем;
- отсутствие электронного архива за прошлые годы. Сейчас в организации существует система хранения электронных документов, но в ней хранятся документы за последние три года[27].
Проведенное исследование и дальнейшая интерпретация результатов показали, что проблему документального обеспечения управления персоналом необходимо рассматривать системно. Для этого предлагаем следующие рекомендации.
- Для каждой из папок сделать реестр документов. Создание реестра поможет упорядочить документы и обеспечить их быстрый поиск.
- Воспользуйтесь разработанным нами перечнем документов, необходимых для ведения кадрового учета.
- Провести обучение сотрудников. Для этого можно пригласить внешнего специалиста, который проведет дополнительные курсы для персонала. Например, провести обучение бухгалтеров компании.
- Утвердить единые стандарты в организации по оформлению документов в виде шаблонов. Создание единых шаблонов позволит вам придерживаться уникального дизайна документа, вам не нужно будет заново оформлять документы по-новому, что, в свою очередь, сократит время сотрудников.
- Для хранения документов и удобства их переработки поддерживать ведение электронного архива и, возможно дополнить его документами прошлых годов[28].
Любая организация систематически подвергается процедурам, связанным с документооборотом, которые требуют постоянного контроля. Если определить какие составные части кадрового документооборота необходимо проверять, то значимую роль будут иметь такие характеристики и показатели, как:
- численность сотрудников в организации;
- количество командировок;
- количество сотрудников, обучающихся без отрыва от производства;
- количество структурных подразделений;
- предоставление льгот инвалидам, работающим родителям с малолетними детьми, пенсионерам и др[29].
Каждая из процедур и этапов деятельности по управлению персоналом должна быть частью внутреннего контроля. Для осуществления внутреннего контроля над всеми существующими этапами рабочего процесса должна быть установлена процедура проверки. При проведении проверки, для начала рекомендуется проверить порядок:
Положительные стороны участия персонала в управлении организацией
... сотрудников; применение прозрачных систем вознаграждения персонала; оказание сотрудникам социальных услуг и льгот; предоставление персоналу возможностей для развития и карьерного роста; формирование действенной корпоративной культуры; обеспечение участия наемных работников в управлении, в прибыли и в ...
- приема, перевода и так же увольнения работников;
- учета рабочего времени;
- направления сотрудников в командировки;
- предоставление для сотрудников отпусков и так далее.
Должностные лица, с возложенными на них обязанностями по организации внутреннего контроля управления персоналом, должны изучать материалы проведенных проверок внешних контролирующих органов и на их основе принимать меры к своевременному улучшению качества контроля и его эффективности[30].
важно не только проверять запись прошлых событий, но и анализировать и устранять риски, возникающие при обработке документов управления персоналом. Должностные лица, на которых возложена обязанность по проведению внутреннего кадрового контроля, обязаны нести ответственность за:
- разглашение профессиональной тайны, и также персональных данных сотрудников;
- обеспечение сохранности полученных документов;
- несоблюдение засекреченной информации, которая составляет коммерческую тайну компании.
В заключение следует отметить, что эти советы подходят многим коммерческим организациям. Для лучшего понимания того, как реализовать это на практике, необходимы дополнительные исследования и примеры для улучшения документации по управлению персоналом в уже созданных коммерческих организациях. Рассмотрение положительных и отрицательных сторон на примере других организаций поможет учесть некоторые ошибки и улучшить документацию управления персоналом.
1
