Помощник секретаря — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:
- функции по документационному обеспечению управления;
- функции бездокументному обслуживанию руководителя.
Выполняя функции документального обеспечения руководства, секретарь-помощник занимается подготовкой и оформлением официальных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации.
К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся:
ь организация приема посетителей,
ь телефонное обслуживание,
ь обеспечение рабочего покоя руководителя,
ь контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы,
ь организация встреч и переговоров руководителя,
ь подготовка командировок руководителя,
ь организация и участие в работе совещаний,
ь контроль исполнения поручений руководства,
ь организация рабочего дня руководителя,
ь резервирование времени,
ь организация рабочего места руководителя,
ь контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.
Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря, зоны его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения своих служебных обязанностей.
Цель работы — продемонстрировать, что одним из способов обеспечения высокой эффективности работы секретаря является правильная организация его рабочего места.
Задачи:
- ѕ Сбор и анализ литературы по данной теме;
- ѕ Выявление основных факторов, влияющих на эффективность работы приемной;
- ѕ Выявление основных правил, способствующих рациональной организации рабочего места секретаря.
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya/
В тоже время в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.
Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Вот почему проблемы организации офисного пространства сейчас волнуют всех лидеров мнений.
Положение об Организации выполнения и защиты курсовой работы
... таблицы. 3.10. После согласования окончательного варианта выпускной квалификационной (дипломной) работы с руководителем, работу, перепечатанную брошюруют в переплет. 4. Организация выполнения выпускной квалификационной (дипломной) работы 4.1. Для оказания выпускнику теоретической и практической помощи ...
1. Планировка и организация рабочего места
Общая площадь приемной, где находится секретарь — референт, должна быть в пределах 12-16 кв. м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:
1) подходы к мебели и оборудованию;
2) расстановку мебели и оборудования;
3) потребность (в отдельных случаях) в особых условиях;
4) возможность установки вспомогательного оборудования.
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.
Рабочее место секретаря — важная единица в организации рабочего процесса в учреждении. Поскольку секретарь является «лицом учреждения», его рабочее место также должно быть примером хорошей организации, показателем высокой культуры труда. На самом деле, по тому, как выглядит рабочее место секретаря, часто судят о работе всего учреждения.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:
- ѕ рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
- ѕ в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
- ѕ мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
Основное требование к рациональной организации рабочего места — экономия времени на поисках средств и хозяйственных предметов и снижение физических нагрузок сотрудника. Рациональный вариант планировки рабочего места предусматривает размещение рабочих элементов в наиболее удобных для проведения рабочих процессов зонах. Их принято называть рабочими зонами.
Рабочая зона — пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.
Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничена воображаемой дугой, очерченной кончиками пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе со свободно опущенным плечом. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь собраны наиболее часто используемые инструменты и рабочие элементы, а основная работа сделана.
Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничена воображаемой дугой, очерченной кончиками пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) , определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно размеры стола берутся чуть больше максимального диапазона.
Система стимулирования труда работников в торговой организации ...
... следующие задачи: изучить теоретические основы стимулирования и мотивации работников в организации; провести анализ системы стимулирования и мотивации работников ООО «Мегаполис Ростов»; предложить возможное ... работников изменил содержание процесса стимулирования, который стал основываться не только на нормировании и организации труда, но и на анализе востребованности персоналом предлагаемых системой ...
В вертикальной плоскости различают пять зон:
- ь нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола);
- ь нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм);
- ь удобная (от 925 до 1675 мм);
- ь верхняя удобная (от 1675 до 1925 мм);
- ь верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).
Большую часть времени секретарь работает сидя, и это утомительно, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно стоять, менять позу, чтобы писать, работать на пишущей машинке, читать.
Рабочее место секретаря — это, прежде всего, удобный и достаточно вместительный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, на котором можно работать с документами и вести беседу с посетителями. Для этих целей больше подходит стол, который уже непосредственно перед сидящим человеком, чем по бокам. Такой дизайн позволяет вам иметь достаточно табличного пространства для размещения текущих документов и в то же время вести беседу с посетителями.
Рациональная планировка рабочее места предполагает соблюдение следующих правил:
- ѕ на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
- ѕ каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени.
ѕ канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
- ѕ все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы; (исключение — левша)
ѕ документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
- ѕ документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
- ѕ движения работника должны быть оптимальными, т.е.
более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.
В дополнение к рабочему столу лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.
При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был обращен в сторону от посетителей. Это защитит конфиденциальную информацию, которая может появиться на экране при появлении неожиданного посетителя.
А теперь несколько общих требований к организации и оснащению рабочих мест персональным компьютером.
ѕ конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПК, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.
Дипломная работа разработка инструкции по делопроизводству
... работе представлено законодательными актами типа: «Государственная система сопроводительной документации для управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»1 , «Типовая инструкция по делопроизводству ... дипломной работы является выявление основных проблем современного делопроизводства и выработка путей их решения. Задачи перед дипломной работой ...
ѕ высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 — 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.
ѕ рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту — не менее 500 мм, глубину на уровне колен — не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног — не менее 650 мм.
ѕ конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПК, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.
ѕ рабочий стул (кресло) должен быть поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.
ѕ поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.
ѕ клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 — 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Рекомендуется приобрести специальную манжету, которая, по мнению врачей, поможет предотвратить заболевания костей.
ѕ для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» — планшет. Пэд-планшет должен соответствовать основным критериям: во-первых, он должен хорошо прилегать к поверхности стола, а во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с мячом, но не мешать движению мышь.
ѕ центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 — 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.
ѕ по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.
ѕ от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).
ѕ Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.
ѕ Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. лучше всего использовать вращающееся кресло с регулируемыми по высоте колесами. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.
ѕ Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело пользоваться ящиками своего письменного стола, возложив на каждый из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.
Нормы правового регулирования охраны труда в рф. Правовое регулирование ...
... . 1.2 Нормативно-правовое регулирование охраны труда Законодательство Российской Федерации об охране труда основывается на Конституции ... работы по улучшению условий и охраны труда; 12) участия государства в финансировании мероприятий по охране труда; 13) подготовки и повышения квалификации специалистов по охране труда; 14) организации государственной статистической отчетности об условиях труда, ...
ѕ Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно — на рабочей плоскости стола; используемые периодически — в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.
2. Оснащение и оборудование рабочего места
На эффективность работы большое влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных задач, средствами связи и оргтехникой.
Выделяют следующие виды (классы) средств труда:
- ѕ средства составления документов: ПК, диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
- ѕ средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
- ѕ средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
- ѕ средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов;
- ѕ средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики и др.;
- ѕ специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.
При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники — не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда (снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.).
Поэтому перед выбором и приобретением техники необходимо проанализировать реальные потребности в том или ином инструменте и оценить пользу от его использования.
При выборе конкретной модели оборудования необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и сложность работы, служебные отношения между отдельными сотрудниками и различными службами. Следует выбрать вариант, позволяющий выполнять работу более экономично.
Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразности их внедрения в бизнес-процессы, учитывают не только преимущества, но и затраты.
На рабочем месте секретаря должны быть картотеки и справочники. Для экономии рабочего места такие шкафчики можно разместить на стене или перегородке возле рабочего стола. Шкаф для документов должен быть заперт, чтобы обеспечить его сохранность. В том случае, если секретарь также хранит документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать свое рабочее место специальным сейфом для документов.
Организация работы секретаря
... для сближения "Должно" и "Есть". 1.1. Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов: 1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат. 2. ... оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня. Рабочее место секретаря - важная единица ...
Рабочее место секретаря желательно оборудовать специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не возвращаясь в кабинет руководителя, оперативно передать ему необходимую информацию.
По мнению экспертов, зона обслуживания посетителей — это визитная карточка заведения, по которой люди оценивают культуру работы и качество работы. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если по тем или иным причинам менеджер не может сразу принять посетителя, то посетителю должно быть удобно сидеть, он должен быть окружен красивым цветом и художественным ансамблем света, включая цвета помещения, источники света и ландшафт. Рядом с основной и вспомогательной частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На стол следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Неуместно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой компанией.
Именно поэтому специалист не рекомендует размещать мягкую мебель в зоне ресепшн. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, используя ее как комнату для совещаний и т.п.
Если у компании нет специального гардероба, в зоне ресепшена должна быть вешалка для верхней одежды или гардероб, куда посетители могут развесить верхнюю одежду.
Рабочее место секретаря должно быть оборудовано достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, организационного оборудования и соответствовать эргономическим требованиям.
3. Автоматизированное рабочее место
Развитие науки и техники не может не влиять на работу секретаря. Для эффективного осуществления профессиональной деятельности автоматизированное рабочее место секретаря должно быть оснащено следующими техническими устройствами:
1. Персональный компьютер, состоящий из системного блока, дисплея (монитора), клавиатуры, мыши, колонок (по усмотрению).
Деятельность секретаря постоянно связана с документами организации и ему необходим свой персональный компьютер, который позволит составлять и редактировать различные документы; регистрировать их; хранить, принимать и передавать документы по каналам связи, а также производить и другие различные операции с ними;
— На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т.п. Эти программы предлагают множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руководителя.
2. Телефон;
3. Принтер, предназначенный для вывода информации из памяти компьютера на бумажный носитель, выбор именно лазерного принтера состоит в том, что он по сравнению с струйным принтером наиболее быстр и качество печати у него на порядок выше;
4. Телефакс — позволяет принимать документы от сотрудников, партнеров, которые находятся вне офиса по обычным телефонным каналам;
5. Сканер — осуществляет ввод информации с бумажного носителя в память компьютера, существенно упрощает работу любого сотрудника, давая возможность не вводить собственноручно большие тексты в компьютер, и тем самым экономить рабочее время;
Учет расчетов с персоналом по оплате труда дипломная работа
... синтетический и аналитический учет расчетов с персоналом по оплате труда; наметить мероприятия по совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с персоналом по оплате труда в ООО «Оконные технологии». Предмет исследования - общество с ограниченной ответственностью «Оконные технологии», а предметом - оплата труда с персоналом. Теоретической основой работы послужили нормативные ...
6. Копировальное устройство;
7. Факс-модем, который используется для осуществления передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;
8. Шредер — уничтожитель бумаги.
Сегодня в приемной более рационально устанавливать многофункциональные устройства, совмещающие в себе функции принтера, сканера, факса и копировального аппарата.
4. Создание оптимальных условий труда
4.1 Санитарно-гигиенические условия труда
Условия труда: совокупность факторов рабочей среды и рабочего процесса, влияющих на работоспособность и здоровье человека.
Условия труда делятся на четыре класса: оптимальные, приемлемые, вредные и опасные.
1. Оптимальные условия труда (1-й класс) — такие условия, при которых сохраняется здоровье работников и создаются предпосылки для поддержания высокого уровня работоспособности.
2. Допустимые условия труда (2-й класс) — характеризуются такими уровнями факторов среды и трудового процесса, которые не превышают установленных гигиенических нормативов для рабочих мест, а возможные изменения функционального состояния организма восстанавливаются во время регламентированных перерывов или к началу следующей смены и не должны оказывать неблагоприятного действия в ближайшем и отдаленном периоде на состояние здоровья работающих и их потомство. Допустимые условия труда условно относят к безопасным.
3. Вредные условия труда (3-й класс) — характеризуется наличием вредных производственных факторов, превышающих гигиенические нормативы и оказывающих неблагоприятное действие на организм работающего и его потомство.
4. Опасные (экстремальные) условия труда (4-й класс) — уровнями производственных факторов, воздействие которых в течение рабочей смены создает угрозу для жизни, высокий риск развития острых профессиональных заболеваний, в том числе и тяжелых форм.
Помимо цветов, для украшения офиса и его приемной используются картины, графика, мелкий пластик и другие декоративные элементы.
Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального освещения во время работы трудно переоценить.
Требования к рациональному освещению сводятся к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта бликов, устранение бликов и обеспечение однородности осветительные приборы.
Лучше всего работать при естественном освещении, когда свет идет с левой стороны или в комбинации, когда недостаточное естественное освещение дополняется местным светом или когда работают общие и местные осветительные приборы.
Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам секретаря и быть в пределах 500 лк;
— Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в офисе должен быть направлен в правильном направлении, настройка и формат «световой точки» являются важными факторами для здоровья, комфорта и продуктивности.
«Безопасность труда в жизни людей»
... несчастных случаев на производстве и сохранение здоровья рабочих в процессе работы. Но в жизни всё гораздо сложнее. Рядом со всеми нельзя поставить специалиста по охране труда, все в ... сложные правила в области охраны труда. Безопасным труд должен быть везде. В каждой компании есть человек, который непосредственно отвечает за безопасность на работе, инженер по технике безопасности, существует ...
Так же, как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, нельзя работать за дисплеем только при локальном освещении. Это связано с таким явлением, как адаптация зрения. Периодическая перестройка глаза с одной яркости на другую приводит к быстрой утомляемости, потере зрения, негативно влияет на психику.
Если в качестве универсального источника искусственного света рекомендуется использовать люминесцентные и металлогалогенные лампы, систему местного освещения следует организовать с помощью ламп накаливания или ламп белого света. Белые лампочки излучают мягкий белый свет, который приносит тепло и комфорт, улучшая зрительное восприятие. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.
Чтобы снизить утомляемость глаз, необходимо учитывать, что темные пятна на светлом фоне легче воспринимаются глазом. Глаз меньше устает, скорость и точность чтения хорошие при чтении желто-зеленых символов на белом фоне. Установлены оптимальные сочетания цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом.
Старайтесь не допускать длительной работы с текстом на мониторе, выполненным красными буквами на зеленом фоне, оранжевым на белом, черным на пурпурном, оранжевым на черном.
Положительно скажется на работе глаз, если следовать золотому правилу: размещать монитор на расстоянии, равном двум диагоналям экрана. Угол наклона монитора должен быть таким, чтобы верхний край экрана находился на уровне глаз.
Имея рабочий компьютер на нашем столе, мы получаем электронное, электростатическое, рентгеновское и ультрафиолетовое излучение в нашем офисе.
Основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, связанные с работой схем развертки электронного луча, они воздействуют на обмен веществ в организме, могут привести к патологическим изменениям в клетках мягких тканей, влияют на центральную нервную систему (не только угнетенное состояние или депрессия), вызывают гормональный дисбаланс, заболевания сетчатки глаза.
Рабочее место секретаря должно быть оборудовано достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, организационного оборудования и соответствовать эргономическим требованиям.
Микроклимат настолько широко влияет на функциональное состояние человека во время работы, что его можно назвать одним из определяющих факторов работоспособности. Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Отмечено и другое, понижение температуры на 3-4 градуса от комфортной повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и контролем.
Микроклимат характеризуется такими значениями, как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Температура и влажность — это величины, которые зависят как от времени года, дня и погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кДж. Наиболее комфортной для человека является температура 19 — 20 градусов. С учетом сезонных и суточных колебаний температура в офисных помещениях не должна превышать 22 градусов — в жаркие дни и не должна быть ниже 18 градусов в холодное время года, независимо от количества людей в помещении.
Режим труда и отдыха
... рациональных режимов труда и отдыха. Рациональный режим труда и отдыха - это распорядок трудовой деятельности, регулирующий такое соотношение труда и отдыха, при котором на максимально длительное время устанавливается высокая и стабильная работоспособность человека. Режимы труда и отдыха, учитывающие физиологические закономерности адаптации человеческого организма к условиям труда, ...
В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Так, влажность холодного воздуха способствует интенсивной отдаче тепла организма, т.к. воздух, насыщенный влагой, обладает большей теплопроводностью, чем сухой. При высокой температуре воздуха и повышении влажности ограничивается выделение пота, а эта функция человеческого организма выполняет 25% работы при теплообмене.
Уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой — холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 — 30%, нормальная — в пределах 40 — 60%.
Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание — это чистота воздуха.
При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.
Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.
Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная.
Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки с потоком воздуха они разносятся внутри помещения.
Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.
Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.
Необходимо сказать несколько слов о курении. От курения страдают не только легкие, но и глаза. Часто бывает, что некоторые некурящие предпочитают даже сменить работу, чем выносить постоянный чад. Против постоянного дыма от курения бессильна самая совершенная вентиляция. Поэтому курению в служебных помещениях и вообще в рабочем здании надо сказать решительное «нет».
В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на 15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.
Еще одним правилом должно стать внимательное отношение к вновь приобретенным предметам (например, мебели) и средствам труда, чтобы они не стали источником выделения токсических веществ в офисе. При покупке новой оргтехники обязательно загляните в паспорт, поинтересуйтесь у продавца, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.
Особый разговор — это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических веществ. Согласно ст. 4.14 «Гигиенических требований…» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения, Должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора.
К более решительным мерам следует прибегать, если окна помещения выходят на автомобильную магистраль или находятся рядом с промышленными объектами. Известно, что автомобиль выбрасывает в атмосферу более 280 наименований токсических веществ.
Также к эргономическим факторам относится шум. Было бы большой ошибкой считать, что это незначительный фактор, характеризующий рабочее место. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на функциональное состояние человека и в первую очередь на его нервную систему.
Под термином «шум» в эргономики подразумевается беспорядочное смешение звуков различной частоты и силы. Предельно допустимые уровни шума хорошо известны. Условно он разделен на пять уровней по характеру реакции организма человека. Принятая единица измерения шума — децибелы (дБ).
До 10 дБ характерно для звуков тихо шумящего моря, леса. Для городского человека, живущего в условиях постоянного шума, такие звуки могут вызвать состояние монотонии, невозможности сосредоточенной работы, тяги ко сну. Ему необходим период привыкания к тишине.
Известно, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния.
Шумовой фон, до 60 дБ оказывает активирующее влияние на организм человека. Работа в таких условиях осуществляется более эффективно. Но уже фон, равный 60 дБ (а это примерно, шум, когда говорят одновременно 5 человек), приводит к изменениям физиологических реакций (изменение пульса, кровяного давления).
При длительном воздействии шума в 80-100 дБ снижается эффективность поведения, затрудняется выполнение интеллектуальных операций. Могут произойти патологические изменения в сердечнососудистой системе. Шум в 140 дБ вызывает болевой порог, а при 160 дБ — шок, судороги, паралич.
Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п. 6.2 Гигиенических требований уровень шума не должен превышать 75 дБ.
Однако шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, находящийся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ. Поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует применять шумоизолирующие материалы.
Оборудование, уровни шума которого превышают предельно допустимые, должно выноситься за пределы помещения, где располагаются рабочие места.
Снизить уровни шума можно, если использовать в качестве отделки помещения шумопоглощающие материалы, ковровые покрытия, занавески из плотной ткани (их ширина должна превосходить ширину окна не менее, чем в 2 раза), коврики под шумящее оборудование могут быть дополнительным условием в борьбе против шума.
4.2 Эстетические условия труда
Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации (различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений надо поручать специалистам соответствующего профиля.
Помощь в осуществлении этой работы могут оказать методические материалы специальных организаций.
Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения.
Озеленение помещения способствует чистоте воздуха. Комнатные растения повышают влажность воздуха, дают отдых глазам. Могут быть использованы различные способы озеленения — одиночная и групповая расстановка кашпо, микроландшафты, лианы. Желательно выбрать те виды растений, которые неприхотливы в уходе и соответствуют основным параметрам помещения.
Живые растения — не только украшение помещения. Многие фирмы и учреждения находятся в центральной части города, выходят на шумные загазованные магистрали. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.
Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно важно в помещениях с паровым отоплением, отличающихся большой сухостью. Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты, делают ее более пропорциональной. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами.
Главное условие — растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить, наклоняться под висящими растениями, заботиться, чтобы не уколоться, проходя мимо, о колючку кактуса или не быть окропленным водой чрезмерно политого цветка. С этих позиций и надо подойти, выбирая место для цветов.
Так же есть эмоциональные натуры, которые не боятся выставлять напоказ личную жизнь: на столе всегда стоят фотографии дорогих сердцу людей, сувениры. Вместо диплома или сертификата — детские рисунки или снимки дружной студенческой компании. Мягкие игрушки на столе свидетельствуют о дружелюбном и мягком характере. Забавные безделушки выдают веселого, легко идущего на контакт человека. Фрукты на столе — у сторонников здорового образа жизни. Оставленные ключи или деньги свидетельствуют о доверчивом характере. Если работник выбирает однотонный коврик для мышки (или с логотипом своей компании), значит, дает понять окружающим, что нацелен исключительно на работу.
рабочее место секретарь труд
4.3 Психофизиологические условия труда
Психофизиология выработала ряд правил и требований, которые необходимо соблюдать для обеспечения высокоэффективной деятельности сохранения работоспособности сотрудников на длительный период.
1. В работу надо входить постепенно. Время, необходимое для вхождения в процесс труда, называется периодом врабатываемости. Это время формирования доминанты, обеспечивающей конкретный вид трудовой деятельности. Длительность периода врабатываемости различна в зависимости от состояния организма человека, переутомления, состояния санитарно-гигиенических условий труда, сложности выполняемой работы. Обычно он длится 15 — 20 минут, но может доходить и до 45 — 60 минут. Сокращение длительности врабатываемости добиваются организационными мерами: введением распорядка рабочего дня, упорядочивающего контакты с руководителем и другими служащими во времени, продумыванием порядка выполнения работы на предстоящий день.
2. Работу следует начинать с выполнения более простых ее элементов с постепенным переходом к более сложным.
3. Необходимо соблюдать размеренность и ритм в работе. Ритмичный труд более производителен и менее утомителен по сравнению с неритмичным. Следовательно, организационные меры, обеспечивающие ритмизацию труда работников в течение рабочего дня, недели, месяца, — улучшение оперативного планирования, упорядочение информационного обслуживания во времени, разработка и введение распорядков рабочего дня — способствуют устранению помех, отвлечении и упорядочивают распределение различных работ по часам рабочего дня (дням недели), выделение, в частности, времени на выполнение наиболее творческой работы.
4. Надо обеспечить нормальное чередование труда и отдыха, а также форм деятельности. Это требование основано на учете закономерностей работы головного мозга: умственный процесс должен развертываться длительно. В силу сложившейся доминанты процесс мышления может продолжаться и во время перерывов и после окончания рабочего дня. В связи с этим большое значение для профилактики утомления имеет разработка рационального режима труда и отдыха.
Режим труда и отдыха предполагает установление общей величины внутрисменных перерывов на отдых, их распределение в течение рабочего дня, а также установление формы отдых — активной или пассивной.
Активный отдых предполагает различную деятельность, отличную от той, которая вызвала утомление. Для людей умственного труда отдых должен включать в значительной мере физическую нагрузку. Это могут быть спортивные игры, танцы, посещение бассейна или фитнес-центров, работа на даче и др. Даже для людей физического труда полезен активный отдых. Сеченов установил, что утомленные мышцы лучше отдыхают при работе других мышечных групп. К активному отдыху относятся также различные культурные мероприятия, например, посещение театра и музея, общение с друзьями, коллегами, родными, их социальная поддержка и т.д.
Преимущество активного отдыха заключается в том, что он поддерживает и даже повышает работоспособность человека и улучшает его физическое и психическое здоровье. Многолетние исследования показали, что всякое движение, всякая активность, умственная и физическая, это не только трата энергии, но и её накопление. Когда человек идёт, бежит, работает, творит, наслаждается прекрасным, его дыхание становится чаще, энергичнее бьётся сердце, интенсивнее бежит кровь по сосудам, ткани полнее насыщаются кислородом и питательными веществами. То есть организм сам себе возвращает потраченную энергию. Кроме того, от работающих мышц в кору головного мозга поступают импульсы, которые поддерживают тонус корковых структур и подкорковых образований, обеспечивая нормальную работу дыхательного и сосудодвигательного центров и всего организма в целом.
Активный вид отдыха снижает уровень гормона стресса и повышает устойчивость организма к стрессовым ситуациям, увеличивает количество гормонов удовольствия (так называемых эндорфинов), что само по себе уменьшает частоту употребления алкоголя и табака, а также облегчает отвыкание от них. Активный отдых также повышает сопротивляемость организма при различных заболеваниях, работоспособность человека, нормализует артериальное давление и снижает риск развития острых сосудистых проблем (инфаркта миокарда и инсульта).
Физические упражнения, кроме того, нормализуют свёртываемость крови, уменьшая склонность к тромбозам и усиливая (до 6 раз!) её активность по растворению уже имеющихся тромбов. Они являются основными регуляторами показателей холестеринового обмена, улучшают усвоение кальция, снижают содержание глюкозы в крови и риск развития сахарного диабета.
Пассивный отдых, напротив, предполагает относительный покой, расслабление, отсутствие активной двигательной деятельности, позволяет попросту не совершать никаких лишних движений. Этот вид отдыха предполагает спокойное, размеренное времяпровождение, относительно не обремененное напряжением, потоком мыслей и какими-то сложными задачами. Некоторые люди любят пассивный отдых проводить в одиночестве, чтобы никто им не мешал полностью расслабиться.
К пассивному виду отдыха можно отнести просмотр фильма лежа на диване перед телевизором, принятие ванны, получение загара в солярии или на пляже и др., то есть э то «ленивый» вид отдыха. Не следует, кстати, путать пассивный отдых с вынужденным бездействием (например, с ожиданием), которое отдыхом не является вообще. Пассивный отдых показан, если человек устал физически или истощён эмоционально, если его работа связаны с неблагоприятными условиями, если он себя неважно чувствует или у него существуют проблемы личного характера.
Пассивный отдых менее эффективен, после него отмечается замедленная и затрудненная врабатываемость, то есть замедленное переключение на активную повседневную деятельность, связанную с физическими и умственными нагрузками, принятием решений. Это связано с тем, что в состоянии покоя уменьшается потребность организма в кислороде и значительно сокращается число работающих капилляров, снижаются резервные возможности организма.
Если по времени пассивный отдых продолжается дольше, чем это необходимо для восстановления сил, он становится бесцельным и переходит в стадию развлечения и получения удовольствия, может привести к разрушению, агрессии, выплеску накопившейся в процессе восстановления сил энергии, что часто можно наблюдать среди незанятой молодёжи.
Несмотря на однозначно большую пользу активного отдыха для здоровья, в некоторых случаях эти два вида отдыха можно совмещать, чтобы выходные, каникулы или отпуск проходили максимально эффективно.
Заключение
Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности.
Пространство в приемной делится на несколько зон из которых выполняются свои функции.
Ш В ближней зоне — располагается предметы первой необходимости.
Ш Во второй зоне — находится все чем секретарь пользуется реже.
Ш Третья зона — предназначена для приема посетителей.
Современный офис невозможно представить без технического оборудования. Наличия которого помогают секретарю эффективно и оперативно выполнять свои профессиональные обязанности. Кроме того, Важно создать в приемной атмосферу благоприятную не только для посетителей, но и для самого работника.
От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.
Таким образом, благоприятные условия труда, удачно организованное рабочее место секретаря-залог высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня.
Список литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/doljnostnaya-instruktsiya-sekretarya/
1. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. — М.: Высшая школа, 2001.
2. Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Организация секретарского дела. 2-е изд. — М.: Academia, 2010. , Гурьянов С.
4. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря.- Издание второе, переработанное и дополненное.- СПб.: «Издательский дом Герда» , 2005. — 400 с.
5. Кузнецова, Т.В. Организация рабочего времени и оборудование рабочего места / Т.В.Кузнецова // Секретарское дело. — 2005. — №.4. — С.5-8.
6. Михайлов Ю.М. Секретарь руководителя. — М.: Альфа-Пресс, 2010.
7. Крылова, Н. Рабочее место секретаря (условия труда, компьютер, оборудование, интерьер) / Н.Крылова // Управление персоналом. — 2000. — №.2. — С.50-53.
8. Пшенко, А.В. Оснащение и организация рабочих мест / А.В.Пшенко // Секретарское дело. — 2004. — №2. — С. 29-31.
9. Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. — М.: Омега-Л, 2008.
10. Скопылатов И.А., Ефремов О.Ю. Управление персоналом — Издательство Смольнинского университета, 2000. // http://www.bibliotekar.ru/
11. Энговатова О. 500 советов секретарю, 2006. // http://modernlib.ru/
