Государственная гражданская служба в этом плане не исключение. Использование автоматизированных систем управления персоналом в государственных органах позволяет создать единую информационную среду и объединить всех субъектов управления, повысить эффективность их работы. Использование современных информационных систем в деятельности по управлению персоналом создает ряд преимуществ перед традиционным подходом к организации работы кадровых служб и использованием программ для местного персонала.
Если кадровая политика в государственном органе интегрирована с управленческой, финансовой политикой организации, то и автоматизированная система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электронного документооборота, развитие внутренних и внешних коммуникаций.
В нормальных условиях информация о человеческих ресурсах чаще всего используется отделом кадров, отделом труда и заработной платы и бухгалтерским отделом. Здесь решаются конкретные задачи управленческого учета: планирование и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет заработной платы и т. д. Каждая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (по сути, это производственные технологии).
Например, замещение вакантной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии — поиск кандидатур — получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т. д. ) — обработка данных — отсев неподходящих кандидатур — уточнение информации по реальным кандидатам — принятие решения (выбор кандидата) — прием/перевод сотрудника на вакантную должность — оформление трудового договора — заполнение вакансии в штатном расписании — расчет фонда оплаты труда — начисление зарплаты специалисту. В крупных госструктурах эффективно управлять таким процессом без информационной системы практически невозможно.
При этом круг людей, которым так или иначе нужна качественная информация о своих сотрудниках, намного шире. Это руководители всех уровней, сотрудники службы безопасности и др. Поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими функциональными подсистемами, кажется более предпочтительным, чем локальная кадровая программа. С одной стороны, информационная система значительно увеличивает количество людей, которые могут использовать информацию со своих компьютеров, а с другой стороны, контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения полномочий и несанкционированного доступа к информации персонала.
Информационные технологии в государственном и муниципальном управлении. ...
... применения информационных технологий в государственном управлении в России; Проанализировать применение информационных технологий в государственном управлении; Определить проблемы и недостатки использования информационных технологий в государственном управлении; Объектом практического исследования в данной работе является государственное и муниципальное управление. Основное внимание в исследовании ...
Следует отметить, что учет кадров (а, точнее, кадровый документооборот) — только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, поэтому легко поддается автоматизации. При соответствующем уровне развития информационной системы могут успешно решаться и другие задачи управления кадрами государственных гражданских служащих: разработка кадровой политики в аспекте четкого определения организационной структуры и функциональных обязанностей служащих, планирование потребностей в кадрах (в том числе по отдельным должностям, специальностям и т. д. ), отбор и расстановка кадров в соответствии с организационной структурой, контроль организации труда (перемещений, изменений оплаты труда, отпусков и др.), планирование и контроль повышения квалификации служащих и др.
Отдельные направления деятельности по управлению кадрами госслужащих успешно реализуются с применением информационных систем (табл.).
кадровый автоматизированный технология служащий Основные возможности ИТ-системы в управлении кадрами государственных гражданских служащих.
|
Функции. |
Кадровый учет, отчетность и анализ. |
Подбор, адаптация. |
Оценка, аттестация, развитие. |
|
|
Уровень управления. |
Высшее руководство. |
Формирование штатного расписания, иерархии должностей, систем оплаты труда, систем доступа к кадровой информации. Просмотр базы данных по личному составу и структуре организации. Просмотр кадровой отчетности. |
Определение методов приема на работу, профессиональных и личных требований кандидатов, принципов адаптации новых сотрудников. Организация подбора, оценка кандидатов на должности среднего звена. Планирование и контроль подбора персонала. |
Формирование политики оценки, аттестации и развития персонала. Инициирование проведения оценки, аттестации персонала. Получение информации о планах и результатах развития персонала. |
|
Руководство среднего звена. |
Просмотр базы данных по личному составу и структуре подразделения. Просмотр кадровой отчетности. Создание, согласование и утверждение трудового распорядка персонала подразделения. |
Подбор кадров на имеющиеся вакансии. Получение информации по кандидатам. Формирование профессиональных и личностных требований к кандидатам. Формирование, согласование и утверждение трудовых договоров. |
Проведение и участие в оценке и аттестации персонала. Формирование планов личностного развития сотрудников отделов. Получение информации о планах и результатах развития персонала. |
|
|
Служащие. |
Контроль персональной информации. Получение информации о должностных обязанностях. |
Получите информацию о возможных акциях, профессиональных и личных требованиях к должности. |
Прохождение оценки и аттестации по заданному сценарию. Формирование программ саморазвития, заявки на обучение. Участие в корпоративных планах развития персонала. |
Так, на основе автоматизированного личного учета можно сформировать договор на оказание услуг и служебный распорядок государственного служащего.
Грамотно построив организационную структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе исполнения этих функций, назначив ответственных за работу в ключевых областях, и внеся эту информацию в ИТ-систему, можно получить возможность на основе установленных форм документов в автоматическом режиме формировать основополагающие документы, вносить в них при необходимости коррективы и распечатывать для дальнейшего утверждения. Поскольку область деятельности каждого служащего в этом случае определяется кругом решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязанностей, соответственно должностной регламент и служебный контракт формируются не на основе общих понятий о должностных обязанностях, а в соответствии с зонами ответственности и его функциональными обязанностями.
Автоматизированная система позволит вам архивировать историю и получать отчеты об изменениях, например, в распределении должностных обязанностей. В случае перераспределения между служащими должностных обязанностей процесс разработки новых должностных регламентов и внесения изменений в служебные контракты занимает минимум времени, так как для этого потребуется лишь внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми функциональными обязанностями. Система будет формировать новые трудовые правила и при необходимости изменять договоры на оказание услуг.
Автоматизация процесса найма делает его намного более эффективным. В дополнение к вышеупомянутому определению функций информационная система может систематизировать введенную информацию о навыках, квалификационных требованиях, представленных или необходимых для выполнения определенных функций. В этом случае работа с потенциальными кандидатами на замещение вакантных должностей будет более целенаправленной, т.к. появляется возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а конкретным профессиональным и личностным требованиям, предъявляемым к решению определенных функциональных задач.
Если рассматривать процесс аттестации госслужащих в традиционном понимании, то это, как правило, довольно сложное мероприятие, требующее значительного времени и связанное с определенными организационными трудностями. Компьютерная система может решить большинство проблем, связанных с аттестацией, и повысить эффективность ожидаемых результатов аттестации. Сертификация может быть проведена с использованием локальной сети и типовых сценариев, которые позволяют оценить сотрудника самим себе, его коллегами, менеджером и внешним экспертом.
При этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва сотрудника от рабочего места, с минимальными затратами его рабочего времени и рабочего времени его руководства. Валидация с помощью ИТ становится рутинной и эффективной. Полученная в процессе проведения аттестации информация и сделанные на ее основе выводы дают возможность принять взвешенные решения по формированию кадрового резерва, индивидуальных планов развития и т. п.
Аналогичным образом с помощью информационной системы может быть организован квалификационный экзамен в форме компьютерного теста. На основе введенной в ИТ-систему базы тестовых заданий, программа автоматически сформирует вариант определенной сложности для конкретного госслужащего, обработает результат тестирования как с точки зрения общего итога, так и с точки зрения тех заданий, которые вызвали затруднения и соответствующих тем.
При проведении конкурсов на замещение вакантной должности или включение в личный резерв система позволит на основе оценок комиссии и экспертов сравнить кандидатов между собой и с показателями стандарт, чтобы построить рейтинг кандидатов.
ИТ-системы значительно упрощают ведение учета и соблюдение сроков обучения и повышения квалификации государственных служащих, стажировок и других форм обучения, а также позволяют целенаправленно и систематически внедрять технологии обучения.
Таким образом, современные информационные системы могут применяться в основных функциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют добиться снижения трудоемкости и повышения эффективности кадровой работы [https:// , 27].
Рассмотренные возможности ИТ-системы дают общее представление о преимуществах, которые можно получить после их внедрения. Практический опыт показывает, что любой крупный проект компьютеризации связан со значительными изменениями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, как правило, совместных и согласованных между собой усилий сразу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут возникать проблемы, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие предварительного обсуждения и поиска вариантов решения.
Наряду с решением задачи по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высокого уровня готовности к внедрению выступают следующие критерии:
- 1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в ее необходимости, информационная система рассматривается как способ решения многих проблем;
- 3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;
- 4) уровень компьютерной грамотности пользователей соответствует требованиям системы;
- 5) подразделение АСУ способно освоить и сопровождать информационную систему;
- 6) программно-аппаратная база ИТ развивается соответствующими темпами;
- 7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;
- 8) руководство госоргана готово передать кадровой службе необходимые полномочия и ресурсы для организации работы по внедрению информационной системы.
Внедрение ИТ-системы требует унификации деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несоответствий в технологиях работы. Так, в условиях традиционной неавтоматизированной или локально автоматизированной работы ответственность за правильность расчета заработной платы возложена на лицо, выполняющее расчет, т. е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматизированной системе бухгалтер работает с необходимыми данными, внесенными в базу данных, и выполняет только свои профессиональные функции. Если отдел кадров будет действовать недостаточно ответственно, это приведет к ошибкам в расчете заработной платы.
В другом варианте противоречия возникают из-за разных временных параметров отдела кадров и бухгалтерии бухгалтерии. Специфика работы отдела кадров такова, что данные в системе о приеме, перемещении и т. п. отображаются практически сразу при изменении кадровой ситуации. Для расчета заработной платы требуется определенная задержка: данные о начислении заработной платы за предыдущий месяц формируются, как правило, в начале следующего, и изменения в онлайн-режиме не могут быть учтены. Очевидно, что такие проблемы следует решать в основном организационными методами.
Одним из вариантов комплексной автоматизации кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным названием «Персонал», предназначенную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их взаимного соответствия, планирования графиков работы и ведения табельного учета, а также для выполнения других действий, которые охватывают весь круг кадровых операций.
Подсистема «Персонал» позволяет эффективно обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных сотрудников, внештатных сотрудников и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персональная» должна быть интегрирована с другой подсистемой — «Заработная плата», которая использует данные персональных карт и учет времени из подсистемы «Персональные». Это позволяет эффективно проводить расчет заработной платы.
К основным задачам, решаемым с помощью подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и организационной структуры, кадровый учет и ведение учета рабочего времени. При работе со штатным расписанием автоматически отслеживаются изменения в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т. д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.
Учет личного состава осуществляется путем ведения личных карточек сотрудников, в которые заносятся базовые данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, награды и т. д. ), а также информация, накопленная в течение прохождения госслужбы — изменения условий труда, отпуска, командировки и т. д.
Система автоматического хронометража может быть выполнена как «апостериори», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника либо регистрацией фактически отработанных дней/часов.
Подсистема «Персонал» позволяет формировать отчеты любой степени сложности, автоматизация статистической отчетности значительно облегчает работу отдела кадров.
Таким образом, внедрение информационной системы позволяет автоматизировать большую часть функций кадровой службы:
- — учет личного состава;
- — ввод информации о сотруднике при приеме, ведение истории изменения условий труда (перемещений, назначений, др.), повышения квалификации, аттестаций, поощрения и т. п. ;
- — ведение штатного расписания, истории его изменений, поддержка однозначного соответствия между фактическим составом и определенным в штатном расписании, расчет вакансий;
- — учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, назначение дополнительных отпусков сотруднику;
- — ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,
- — ведение графиков работ с произвольной настройкой видов рабочего времени;
- — ведение табельного учета и военно-учетного стола;
- — разработка первичных документов, используемых в делопроизводстве кадровой службы;
- — формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;
- — создание отчетов любой степени сложности (рис.).
Информатизация кадровых технологий
Переход к автоматизации процессов учета перемещения персонала позволяет оптимизировать выполнение рабочих операций, сократить затрачиваемое время и упростить действия по кадровому учету.
Так, проведенный нами анализ данных по трудозатратам сотрудников кадровой службы на основные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, показывает, что автоматизация функций специалиста отдела кадров позволила резко сократить временные затраты работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1−2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск любой информации о сотруднике в системе занимает не более минуты, при ручной работе необходимо найти личную карточку, личное дело, трудовую книжку и сопоставить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на одного сотрудника.
Кроме того, увеличились возможности получения информации о сотрудниках. Автоматизированная система позволяет получать по запросу разнообразные статистические и иные отчеты (например о сотрудниках с высшим образованием, о работающих свыше трех лет, о военнообязанных и т. д. ) за считанные минуты. На ручную подготовку таких данных, как правило, уходит от нескольких дней до 2-3 недель.
При использовании ИТ-системы происходит сокращение сотрудников, занимающихся ведением кадрового учета, снижается время на проверку табелей подразделений; уменьшается количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной или неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.
Таким образом, использование ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по выполнению кадровых операций и процедур:
- — значительно сокращается время на одну процедуру за счет автоматизации отдельных операций;
- — сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;
- — минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения процедуры в руках одного исполнителя;
- — достигается достоверность и сохранность кадровой информации, полнота и оперативность ее получения;
- — сокращаются потери времени у служащих — инициаторов кадровых действий и, таким образом, достигается двойной эффект информатизации — совершенствование системы работы в целом.
Условием успешного внедрения ИТ-системы является адекватная доступность всей системы управления персоналом государственного органа и в частности кадровой службы. Следует отметить, что и успехи, и проблемы компьютеризации кадровых технологий всегда обусловлены подготовительной работой. Подготовительный этап должен иметь самостоятельное значение и занимать много времени, чтобы почти все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, выполняющие их, были уверены в информационных технологиях. Организация кадровой службы, создание ее четкой структуры и регламента деятельности, подбор и обучение специалистов могут обеспечить в целом совместимость организационной структуры и сотрудников с основными целями и этическими ценностями проекта внедрения ИТ. необходимо, чтобы мотивация специалистов по персоналу к использованию ИТ была достаточно высокой и чтобы все сотрудники обладали хорошими навыками работы с компьютерными программами.
При реализации этих условий использование информационных систем при внедрении кадровых технологий поможет повысить эффективность работы персонала в целом.
