Планирование и подготовка переговоров

Реферат

В настоящее время экономические условия складываются таким образом, что многим компаниям, в том числе крупным, существовать в отрыве от рынка достаточно сложно. Есть регулярная потребность в общении с другими компаниями: партнерами, поставщиками, конкурентами. В целом, можно сказать, что данная тенденция не несет ничего негативного.

Переговоры всегда были одной из важнейших составляющих успешного существования компаний, людей и даже целых стран. В ходе переговоров многие важные и взаимовыгодные решения принимаются без использования других инструментов, часто непредсказуемых или негативных по своему характеру.

Переговоры — важная часть корпоративного общения на любом уровне, от повседневного до глобального. В этой статье международный уровень по сравнению с крупными компаниями будет более рассмотрен.

В то же время переговоры не предполагают исключительно общения между двумя сторонами и решения проблем. Переговоры — это большое и сложное мероприятие, которое во многом требует очень серьезной подготовки.

Исходя из всего вышесказанного, можно с уверенностью сказать, что эта тема актуальна как никогда. Рассмотрение этой темы считается важным, поскольку переговоры в настоящее время занимают огромное место и имеют особое значение для многих компаний по всему миру.

Целью данной работы является детальный разбор планирования и подготовительного этапа переговоров на примере компании АО «Лукойл»

Для того чтобы достичь поставленной цели, необходимо решить ряд задач, а именно:

  • Рассмотреть понятие переговоров и их сущность;
  • Выделить основные этапы подготовки к переговорам;
  • Показать отличительные стороны для переговоров крупных международных компаний на примере компании АО «Лукойл»;
  • Сделать выводы по проделанной работе.

Выполняя поставленные задачи, можно будет с уверенностью сказать, что цель работы полностью достигнута.

В ходе работы использовались теоретические материалы в виде книг и учебных пособий общепризнанных авторов, а также интернет-ресурсы.

Теоретические основы переговорных процессов

Сущность и понятие переговоров

Чтобы полностью раскрыть ту или иную тему, необходимо, прежде всего, раскрыть основную концепцию работы — переговоры. Для этого обратимся к литературе.

2 стр., 987 слов

Знакомство с текущей и данной организации изучение специфики ...

... обязанности менеджера отдела снабжения Организация обеспечения предприятия всем сырьем, необходимым для производственной деятельности. Внимание это демонстрационная версия По результатам данной практики можно сделать следующие выводы. Анализ хозяйственной деятельности Компания «БиоТехСнаб» ...

В более общем смысле переговоры понимаются как «универсальное средство общения между людьми, позволяющее достигать согласия по различным вопросам, в которых интересы сторон могут различаться. Обращаясь к истории, переговоры делились на:

  • Дипломатические (призванные улаживать конфликты между странами или договариваться о союзничестве);
  • Торговые (касающиеся цен на продукцию и ее объемов);
  • Спорные (призванные разрешать споры между гражданами или компаниями.

В целом можно сказать, что в настоящее время эта классификация сохранилась, но была расширена и детализирована.

Рассмотрим наиболее точное определение переговоров. Переговоры — это общение между сторонами, направленное на достижение целей каждой из сторон. В этом случае стороны имеют равные возможности как в процессе обсуждения, так и в процессе принятия решений. Чаще всего переговорные процессы заканчиваются соглашениями, договоренностями и другими доказательствами совместного решения. Однако в случае неудачных переговоров такого соглашения, конечно же, не будет.

Суть переговоров состоит из двух основных вещей:

  • Желание добиться договоренности по конкретным вопросам;
  • Стремление сдержать конфронтацию (при ее наличии), стремление избежать негативного исхода.

Как было сказано выше, переговоры — не единичное мероприятие. Переговоры включают в себя сложную серию действий, которые в совокупности можно назвать «переговорным процессом».

С научной точки зрения переговорный процесс — это особый вид совместной деятельности людей. Особенность этой деятельности сводится к тому, что зачастую позиции сторон не совпадают. Еще одна особенность переговорного процесса состоит в том, что оппоненты очень близко контактируют друг стругом и им реально приходится учитывать мнения и позицию противоположной стороны [2].

Однако переговорный процесс это не только переговоры, но и подготовка к ним. очень важно понимать, что подготовка — это более чем половина успеха переговорного процесса. В этой работе больше внимания уделяется тому, как проходит подготовка к переговорам, насколько важно проводить планирование. Рассмотрим данный процесс на примере компании АО «Лукойл».

Теоретическая основа подготовки к переговорам

Рассмотрим теоретические основы подготовки к переговорам. Как указывалось ранее, переговорный процесс — это не единый элемент разговора между двумя отдельными сторонами. Переговорный процесс делится на:

  • Подготовку к переговорам;
  • Непосредственные переговоры.

Успех второго этапа во многом зависит от подготовки переговорного процесса. На практике большинство компаний достаточно серьезно готовятся к переговорам, рассматривая все варианты развития разговора. В целом, это наиболее правильный подход, который позволяет не только добиться желаемого результата, но и чувствовать себя увереннее в процессе переговоров.

5 стр., 2215 слов

Что такое переговоры

... Завершающим периодом переговорного процесса является анализ результатов переговоров и выполнения достигнутых договоренностей. принято считать, что если стороны подписали некий документ, значит, переговоры не прошли ... должны четко понимать, к каким результатам могут привести такие переговоры. В отличие от позиционного торга, переговоры, основанные на взаимном учете интересов, представляют собой ...

В мире существует несколько торговых правил, которым старается следовать большинство предприятий. Рассмотрим основные нюансы, которые присущи подготовке переговорного процесса.

Прежде всего, если есть необходимость прямого контакта с компанией по определенным вопросам, отправляется запрос на переговоры. Данный запрос может быть выполнен, как в письменной форме (письмо, электронное письмо), так и в устной форме, по телефону.

После подтверждения обеих сторон и согласия на проведение переговоров устанавливается точное время и день их участия. Эта процедура согласовывается между компаниями таким образом, что каждый участник процесса может участвовать в переговорах. Помимо времени и даты, обязательно оговаривается место для проведения встречи [1].

Местом проведения переговоров может быть практически любое учреждение, если переговоры носят относительно неформальный характер. Однако в данной статье мы в основном рассматриваем переговорный процесс крупных и серьезных компаний, для которых не характерны неформальные встречи для решения глобальных вопросов.

Поэтому очень часто место для встречи выбирают в офисе той или иной компании. У любой крупной уважающей себя компании есть место для переговоров. Однако, если формат деловой встречи не может быть организован в офисе, помещение сдается в торговых центрах, что подходит для переговорного процесса.

Очень важно следовать установленному времени и не опаздывать. Во-первых, это показывает серьезность намерений компании. Во-вторых, опоздания – это неуважение к людям и их времени.

В целом, это основные аспекты, которые требуется соблюсти для формальной подготовки к переговорам

  • Многие люди и компании пренебрегают этим, что часто приводит к непредвиденным ситуациям. Такие ситуации могут не только повлиять на качество текущих переговоров, но и привести к тому, что переговоры не состоятся.

Далее мы рассмотрим непосредственный процесс подготовки самих переговоров, выделив их ключевые особенности.

Подготовка к переговорам — это, прежде всего, тщательная проработка рассматриваемого вопроса. Другими словами, прежде чем вступать в переговоры, необходимо максимально полно проанализировать и изучить вопрос, который будет рассматриваться и обсуждаться в ходе переговоров.

Часто результат переговорного процесса зависит от полноты владения информацией. Асимметричность информации в рыночных условиях позволяет многим компаниям занимать доминирующее положение. Это же касается и переговоров. Владение информацией и способность вовремя ее отправлять — залог успеха в переговорном процессе.

Практика переговорных процессов показывает, что для личного ответа на конкретный вопрос требуется гораздо больше времени, чем для написания письма и получения ответа. Однако личный контакт предпочтительнее по многим психологическим и тактическим причинам. Поэтому многие проблемы решаются не в процессе переписки, а напрямую, в личном общении. Кроме того, личная встреча показывает полноту и серьезность намерений публики.

Для углубления предмета переговоров важно определить представителей компании, которые будут присутствовать на обсуждении. Иногда это могут быть представители высшего руководства и юристы, иногда — непосредственно руководитель отдела и его заместители. В случаях, если переговоры носят не столь значимый характер, возможна отправка специальных людей, чаще всего со знанием юридических тонкостей тех или иных вопросов [3].

4 стр., 1866 слов

Искусство вести деловые переговоры

... для организации. необходимо развивать в себе такие качества, как: выдержка, выдержка, интеллект, правильная стратегия, инициативность, такт. Ведь именно они помогают достигать целей с помощью переговоров. Искусство вести переговоры, Переговоры - ...

Переговоры по основным вопросам, касающимся отношений, условий соглашения или контрактов, должны проводиться только с авторитетными представителями другой стороны. Масштаб новых переговоров продолжает оставаться важным фактором, ускоряющим или замедляющим принятие ожидаемого решения.

Знание правил партнерской организации, страны, ее привычек и, прежде всего, внутренних отношений позволяет избежать ошибок в расчетах, которые могут помешать принятию предполагаемого решения. Примером такого просчета является ссылка на мнение человека, которого собеседник не признает авторитетом в рассматриваемых вопросах или просто не любит.

Рассмотрим основные этапы подготовки к переговорам и их проведения. Подготовка переговоров и их ведение, как правило, делятся на три этапа.

На первом этапе необходимо собрать всю необходимую информацию, решить проблемы переговорщиков и наметить условия достижения соглашения. Составьте список своих интересов и интересов других и максимально полно изложите их на бумаге.

На втором этапе следует рассмотреть различные варианты переговоров и выбрать наиболее подходящий вариант. важно просчитать все варианты развития событий, от самых положительных до самых отрицательных. Таким образом, разработка вариантов действий представителя компании, если соглашение не может быть достигнуто, увеличивает шансы компании на успех в будущем.

На третьем этапе необходимо выявить и понять различия в подходах к обсуждаемым проблемам. Подготовка новой торговой стратегии может занять некоторое время. Однако само решение должно быть принято быстро и незамедлительно реализовано.

Ответственность в этом случае очень велика. В случае банкротства или банкротства вина ляжет на представителей компании, поэтому планирование переговоров является наиболее важным этапом их подготовки. План должен полностью охватывать интересующие компанию темы. Нельзя ограничиваться только установкой даты, времени и места переговоров. Обозначьте основные вопросы, которые необходимо рассмотреть, и состав участников переговоров.

Затем разрабатывается поэтапный план. Наличие плана дает исполнителям уверенность в успехе бизнеса.

Практика показывает, что при планировании переговоров важно указать возможную реакцию партнера на предложения и учесть свои ожидания от этих переговоров. Поэтому план должен быть достаточно гибким, но давать ответы на все изначально заданные вопросы. известно, что непредвиденная ситуация может привести к срыву переговоров. Этого можно избежать, только заранее разработав альтернативные предложения [4].

Все переговоры должны быть ограничены во времени. Крайне неблагоприятно сказывается бессрочная продолжительность переговоров (часто из-за дезорганизации участников).

Они свидетельствуют о неподготовленности и формальном отношении переговорщика к ним, его профессиональной неподготовленности и неспособности принимать ответственные решения, а также об отказе от партнера.

Обязательным условием для контакта с представителями других организаций (фирм) является предварительное соглашение о дате и месте встречи. крайне грубо приходить в компанию без согласования и искать достойную встречу. Запрос на несогласованную встречу может создать у сотрудников ложное впечатление о статусе компании и авторитете ее руководителя.

53 стр., 26211 слов

Разработка бизнес-плана развития торгового предприятия ООО «Трейдинтерком

... Бизнес-планы должны составлять все предприятия, в том числе давно прошедшие этап обучения. Целью разработки бизнес-плана является планирование хозяйственной деятельности компании на ближайший и отдаленный периоды ... бизнеса. Имея план, вы можете предвидеть проблемы, а затем преодолевать их в будущем. В свое время классики менеджмента обратили внимание на то, что отсутствие планов на предприятии ...

В такой ситуации легко получить отказ от личной встречи или быть отправленным к сотруднику, чей статус намного ниже ожидаемого, то есть получить своего рода «моральную пощечину. Однако при достижении договоренности о встрече требуется максимальная пунктуальность, а точность является важной характеристикой любого уважающего себя предпринимателя.

Переговоры не всегда происходят в помещениях. Встречи с деловыми партнерами, которые носят неформальный характер, могут проходить в совершенно разных местах: в баре, в ресторане, на спортивном мероприятии, на природе. Переговоры в неформальной обстановке требуют особенно тщательной подготовки, так как сложно представить, чтобы план переговоров, все возможные и необходимые документы были под рукой в ​​оперативном доступе. Не исключено, что представители конкурирующих компаний окажутся случайными свидетелями [5].

В общем плане переговоров должно содержаться следующее:

1. Место, дата и время встречи;

2. Состав участников;

3. Вопросы обсуждения;

4. Альтернативы встречным предложениям;

5. лицо, ответственное за заседание и выступающее за представителя другой стороны;

6. Отвечает за организацию безалкогольных напитков и других услуг во время переговоров.

При подготовке переговоров принципиальное значение имеет правильный выбор языка общения. Если деловые переговоры ведут партнеры, свободно говорящие на одном языке, проблема выбора языка переговоров не возникает. Если языковая среда отличается, переговоры обычно ведутся на языке принимающей стороны с участием переводчика, свободно владеющего необходимой терминологией. Следует отметить, что профессионалы, как правило, склонны сотрудничать с квалифицированным переводчиком, даже если достаточно хорошо знают язык партнера