В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря значительно возросла, его функции кардинально изменились. Термин «секретарь», как уже неоднократно упоминалось на страницах специальной прессы, представляет собой сложное понятие и имеет градацию от технического секретаря до помощника секретаря — заместителя руководителя группы и ученого секретаря ученых советов. Следовательно, другой набор типов должностей и другие требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, и поскольку она связана с документацией, оформлением документов и их обработкой, сегодня в работе секретаря повсеместно используются автоматизированные технологии. Их использование повышает требования к профессиональным знаниям и навыкам секретаря. В малом бизнесе секретарь заменяет службу делопроизводства крупной организации, то есть выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря (секретаря-руководителя, секретаря-референта, секретаря-машиниста), должность которого требует сегодня высшего профессионального образования, является объектом нашего исследования.
Сегодня успех управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационных и документальных услуг секретариата.
Основная цель секретарской деятельности — эффективное организационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение указанной цели секретарем становится возможным на основе выполнения ряда функций и задач, вытекающих из их содержания.
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретариата документальных и бездокументарных услуг за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях очень актуально. Все вышесказанное определило актуальность моей дипломной работы.
Объект исследования — , Предмет исследования — , Цель исследования, Задачи работы:
- изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;
- проанализировать историю организации секретарской деятельности;
- проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря;
- изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря «Идел-Пресс»;
- проанализировать основные задачи и направления работы секретаря «Идел-Пресс» по документному обслуживанию;
- рассмотреть функции секретаря «Идел-Пресс» по бездокуметному обслуживанию;
- исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе «Идел-Пресс»;
- разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря.
Для решения
- элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);
- анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);
- опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);
- наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря).
17 стр., 8222 слов
Анализ финансовой деятельности сбербанка курсовая работа
... принципалов. Объектом изучения является внутренняя стратегия Сбербанка. Предмет: изучение доверия как инструмента внутренней стратегии Сбербанка. Целью работы является : анализ проблемы удержания доверия как инструмента работы с потребителем услуг. Гипотеза исследования: Если банк ...
В ходе работы над дипломным проектом был проведен анализ изучения темы. Секретарская деятельность сегодня является предметом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, Ю.М. Демина и мн. др. (см. список литературы).
История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.
Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикация С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и мн. др.
Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии, терминологического словаря и приложений.
В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности и т.п.
Во второй главе рассматривается деятельность секретаря в сфере документальных и бездокументарных услуг.
В третьей главе даются рекомендации по улучшению работы секретаря в новой среде.
ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА
1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря
В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документальных массивов, частичной подготовкой реферативных и аннотированных списков, необходимых для руководителя (т.е. для потребителя, в лице руководителя или коллектива (иногда)) и организует их использование и т.д. Качество и эффективность управления компанией зависят от уровня теоретической и практической подготовки секретарей. Поэтому в последние годы возросла роль обучения и переподготовки секретарского персонала.
Понятие секретарь, согласно Т.В. Кузнецова, достаточно сложна и имеет множество градаций: от помощника-секретаря до начальника, помощника-секретаря, ученого секретаря, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.
Само понятие «секретарь» сегодня рассматривается во многих дидактических и понятийных терминологических словарях.
Наиболее полным является определение слова «секретарь», приведенное в словаре иностранных слов:
- «секретарь (с фр. secretajre) – 1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения;
- 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата);
- 3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания;
- 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения». Эта концепция наиболее полно раскрывает все аспекты секретарской деятельности.
Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «современный секретарь — это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» .
Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ...
... по улучшению работы секретаря в новой среде. ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря В любом учреждении, организации, фирме секретарь ... изучения секретарской деятельности является изучение уровней ее активности. Профессия секретаря-помощника стала особенно ...
В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством», а в словаре С.И. Ожегова, секретарь — сотрудник, отвечающий за деловую переписку, текущие дела физического лица или учреждения .
Рассмотрим теперь, как слово «референт» определяется по отношению к сотруднику аппарата управления. Референт (от латинского)- производное от слова реферат, определяется как должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Референт сообщает начальству определенный материал после его предварительного изучения, то есть после его изучения и краткого ознакомления с ним. Таким образом, если секретарь руководителя лишь докладывает полученные документы, их систематизируя и подбирая необходимые дополнительные документы, секретарь-референт просматривает периодические издания и Интернет, выбирая информацию, которая может потребоваться руководителю, и сообщает о ней в реферированной форме. Он отвечает за подбор материалов для доклада или выступления лидера, за отражение и предложение возможного плана выступления лидера, за составление версий текстов документов, сообщений и отчетов. Отсюда существенно более высокие требования к кандидату на должность помощника секретаря. Безусловно, это всегда специалист, получивший высшее образование. В некоторых случаях от него просят просвещение, профиль деятельности лидера. Деятельность секретаря-помощника, конечно же, не ограничивается только второй частью его должности: помощником. Помощник секретаря также выполняет все другие обязанности, возложенные на главного секретаря. Он, прежде всего, его опора, доверенное лицо. Его основная цель — максимально освободить руководителя от подготовительных этапов важных мероприятий, некоторых видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности и существенно облегчить его управленческую работу.
Поэтому секретарь-помощник должен уметь выполнять все виды работ: от самых простых технических до творческих. Секретарь-помощник — это высокообразованный, творчески одаренный и высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно этому определению, секретарь-помощник — это помощник начальника.
В вузовской среде также имеется должность ученого секретаря. Требования к квалификации ученого секретаря для «Руководства по квалификации должностей руководителей, специалистов и других служащих» следующие: «Ученое звание доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Научно-организационный опыт работы не менее пяти лет », а в справочнике эта позиция находится в разделе должностей ведущих практиков науки и техники, общих для научно-исследовательских институтов, проектных, технологических, проектных и изыскательских организаций.
Защита курсовой работы и её оценка
... этика и деловой этикет в работе секретаря. 19. Поведение секретаря в конфликтной ситуации. 20. Психологические особенности взаимоотношений: секретарь-руководитель; секретарь-сотрудники. 21. Использование информационных технологий ... на кафедре, откуда по окончании учебного года сдаются в архив. Защищенные курсовые работы студентам не возвращаются и хранятся в фонде кафедры. 8. Темы курсовых работ ...
очевидно, что перечисленные обязанности требовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе и посетителями. Речь, в том числе, идет о внешности, чертах характера, любви к себе, которая сейчас стала престижной профессией.
Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал своеобразным звеном, координационным звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь слово «секретарь» означает помощника начальника, руководителя службы поддержки управленческой документации и помощника, обеспечивающего бесперебойную работу «команды» начальника в сфере бизнеса. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.
Как видим, работа секретаря референта разнообразна и многогранна. Круг необходимых секретарю знаний, навыков и умений с каждым годом расширяется. Поэтому важным условием изучения секретарской деятельности является изучение уровней ее активности.
Профессия секретаря-помощника стала особенно востребованной на рынке труда в условиях появления различных форм малых и средних предприятий.
К сожалению, в нашей стране не составлен нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями профессионального и личного качества, обязанностей, прав и ответственности на определенном уровне квалификации. Такой документ мог бы регулировать секретарские должности от низшего к высшему и способствовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать навыки и опыт секретаря, способствовал бы более подробному обсуждению конкретных обязанностей секретаря при приеме на работу.
Впервые такой документ, который называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», был разработан скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS).
Там прослеживаются уровни профессионального роста секретарей. В последней редакции этого документа рассматривается путь секретаря как восхождение по служебной лестнице от уровня А к уровню Д. Уровень A был отменен во время последней модификации в связи с тем, что внедрение современных компьютерных технологий исключило существование секретаря этого более низкого уровня.
По мнению М.В. Стенюкова, нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе EAPS, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, руководитель секретариата или офис-менеджер. Согласно названному нормативному документу, в работе секретарей выделяются следующие ступени профессионального роста:
Организация работы секретаря (2)
... так называемым «опекуном". ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и ... уровне развития технологий организационные и психологические аспекты работы сотрудников перестают быть значимыми, и технология способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективную работу руководителя и секретаря. ...
Уровень А примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России.
Уровень В (соответствует уровню секретаря в России)
Описание работы:
- печатать (на родном и английском языках) рукописи или под диктовку;
- редактирование документов;
- хранение документов;
- обслуживание командировок и совещаний;
- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
- самостоятельная работа (т.е.
написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).
Уровень ответственности:
- за свою собственную работу;
- за составление документов;
- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности.
Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу или несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
- дополнительное изучение иностранного языка.
Личные качества:
- рациональность и организованность;
- способность выбирать приоритеты;
- стремление к сотрудничеству;
- инициативность;
- аккуратность;
- склонность к работе в области сервиса.
Уровень С (соответствует уровню секретаря-референта в России).
Уровень С базируется на уровне В плюс дополнительное образование и стаж работы на уровне В.
Описание работы:
- печатать (на 2-х иностранных языках) с рукописи или под диктовку;
- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);
- подготовка пленок для подоскопа и других печатных и наглядных материалов;
- организация командировок и совещаний;
- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
- самостоятельная работа (т.е.
составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).
Уровень ответственности:
- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
- проверка исполнения заданий и отчетность;
- обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.
Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;
- дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
- предпочтителен опыт работы за рубежом.
Личные качества:
- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
- хорошие организаторские способности;
- хороший литературный стиль;
- способность справляться со стрессовыми ситуациями.
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/sekretarrabota/
Знакомство с текущей и данной организации изучение специфики ...
... обязанности менеджера отдела снабжения Организация обеспечения предприятия всем сырьем, необходимым для производственной деятельности. Внимание это демонстрационная версия По результатам данной практики можно сделать следующие выводы. Анализ хозяйственной деятельности Компания «БиоТехСнаб» ...
Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России).
Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С.
Описание работы:
- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
- ведение административной работы;
- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
- организации презентаций, представительская деятельность;
- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
- самостоятельная работа (т.е.
собственные исследования, перевод бизнес — и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).
Уровень ответственности:
- за свои исследования и отчеты;
- за свой бюджет;
- за персонал;
- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.
Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;
- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии
общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.
4. Личностные качества:
- энергия;
- творческие способности;
- способность к лидерству;
- надежность.
В последние годы проблемы постепенного формирования секретарей стали учитывать и активно изучать отечественные специалисты. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:
Секретарь или секретарь-машинистка, которая выполняет технические функции по воспроизведению документов и выполняет служебные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.
Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, учебные центры.
Секретарь-помощник руководителя, руководитель офиса, руководитель секретариата, уполномоченный представлять в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии.
Как видим, работа секретаря весьма многогранна. На всех этапах, о которых говорилось выше, сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари в той или иной мере заняты высокой интеллектуальной работой, от которой зависит успех компании, организации и бизнеса.
Контрольная работа: Конфликтные ситуации: три уровня, типы и виды конфликтов
... том, что они необходимы и даже неизбежны для развития коллективной работы. Конструктивная сторона наиболее выражена, когда уровень конфликта достаточен для мотивации людей. По формам и степени столкновения ...
1.2 История изучения секретарской деятельности
Многовековой опыт российского государства сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям было далеко не последнее место.
невозможно понять особенности работы сегодняшнего секретаря без учета его происхождения, которое связано с развитием системы государственных институтов. Документирование функций управления всегда сопровождалось множеством действий, которые с современной точки зрения можно отнести к чисто секретарским.
История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.
