Сегодня информационная система организации является такой же необходимой частью производственной инфраструктуры, как технологическое оборудование, материалы, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций вне зависимости от их направления бизнеса и формы собственности.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документальная информация составляют основу решений руководства и являются их материальным воплощением, имеют юридическую силу и тем самым способствуют их реализации.
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется способностью соответствующих должностных лиц составлять и исполнять управленческие документы. организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для своевременного выполнения срочной управленческой задачи отдельным офицерам закрепленного за ней подразделения.
Документированная информация составляет основу управления, ее эффективность во многом зависит от производства и потребления информации. В современном обществе информация стала полноценным производственным ресурсом, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество контроля, поскольку информация пронизывает все средства контроля.
Целью реферата является систематизация знаний по современной документации управленческой деятельности.
Задачи реферата:
- Рассказать историю развития делопроизводства;
- Описать современное делопроизводство;
- Описать работу с конфиденциальными документами;
- Объясните, как составляются отчеты о занятости, финансах, тендерах и торговых документах.
Объект исследования — документационное управление деятельности.
Предметы исследования — современное делопроизводство.
История развития. Современное делопроизводство
Современные концепции управлени качеством продукции
... из преобладающих условий ее работы. Современная концепция менеджмента качества , Читать ещё > сущность и содержание системы менеджмента качества Современная концепция менеджмента качества ( реферат , курсовая , ... управление качеством — это принципиально новый подход к управлению любой организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов (персонала во всех подразделениях ...
История развития системы государственного делопроизводства в России
Термин «делопроизводство» первоначально появляется в устной речи (предположительно в XVII в.) и относится к процессу решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос).
Когда решалась какая-то проблема, появлялись документы, гарантирующие достижение договоренности, принятие решения. Уже в XVI в. слово «дело» употребляется в значении «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые это зафиксировано в документах в 1584 г.
В России к началу XVII в. первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, иногда в десятки и даже сотни метров в длину. При Петре I было введено коллегиальное делопроизводство, более прогрессивное, чем порядок. Колледжи назывались центральными учреждениями, отвечающими за отдельные ветви власти. В колледжах были созданы канцелярии, появилась должность секретаря, появилась журнальная форма для регистрации документов. В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки официальных документов, началось внедрение механизации делопроизводства.
За годы Советской власти делопроизводство было адаптировано к централизованному управлению народным хозяйством. установлен единый порядок ведения документации, введены типовые требования к форме и структуре документов и установлен типовой состав их информационных элементов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД).
Для использования информационных технологий многие отрасли освоили единые системы документации, которые также подходят для традиционных методов обработки документов.
Современное делопроизводство: цели, задачи, основные принципы
Офисная работа — это отрасль бизнеса, обеспечивающая документацию и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их оформлению и контролю сроков, оформлению документов, формированию дел из оформленных документов, хранению и использованию текущих дел, их подготовке к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Сопровождение управленческой документации осуществляется специальной службой, выступающей в качестве самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: бизнес-менеджмент, общий отдел, офис или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик, а создание такой службы нецелесообразно, всю работу по управленческой документации выполняет секретарь руководителя или специально назначенный для выполнения этой работы сотрудник.
Делопроизводство в организации — важнейшая функция управления услугами, рациональная организация которой определяет скорость и качество управленческих решений, эффективность организации в целом.
Выбор организационной формы работы в офисе зависит от решения руководства и самой службы. Регламент выбранной формы работы с документами закреплен в инструкции по делопроизводству.
Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе
... которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли ...
В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основана на информационных технологиях, функции делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, документооборотом и контролем за их исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач по разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении доступа к информации и защите информации, в улучшении работы с документами.
Таким образом, служба делопроизводства решает три основных комплекса задач:
- обеспечение документирования управленческой деятельности;
- организация работы с документами в учреждении;
- совершенствование форм и методов работы с документами.
Задачи, стоящие перед службой делопроизводства, определяют ее функции.
Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций: разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления; обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования; контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.
Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:
- установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
- экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
- регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
- контроль за исполнением документов;
- систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.
Обеспечение защиты информации.
Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:
- разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
- методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
- повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
- упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
- разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
- постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.
Работа с конфиденциальными документами
Организация работы с документами
По степени ограничения доступа различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования и конфиденциальные документы (в частности, содержащие коммерческую тайну).
Перечень сведений конфиденциального характера
Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях.
Организация и совершенствование коммерческой деятельности предприятия
... служб предприятия, их отношение к выполняемой работе, заинтересованность в результатах своей работы. Характеристики основных субъектов коммерческой деятельности Основными объектами коммерческой деятельности в коммерции являются товары и услуги. Эффективность хозяйственной деятельности торговых организаций во ...
Сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения об охраняемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемых в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (служебная тайна).
Сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и так далее).
Сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и федеральными законами (коммерческая тайна).
Сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.
К официальным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера, в частности коммерческую тайну организации.
Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в её получении, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
С 29 июля 2004 г. в стране действует Федеральный закон «О коммерческой тайне» № 98-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, указывает меры обеспечения её защиты от несанкционированного доступа.
Штамп доступа к документам, составляющим коммерческую тайну, проставляется на всех копиях документов, а также на их проектах и копиях.
Работу по обеспечению безопасности конфиденциальных документов, как правило, на малых предприятиях организует секретарь-помощник, на средних и крупных предприятиях — руководитель офиса.
Ответственность за организацию и проведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где распространяются конфиденциальные документы, несут руководители структурных подразделений.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами, содержащими коммерческую тайну, необходимо обеспечить следующие условия:
- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении;
- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
- передача документов с грифом «коммерческая тайна» в другую организацию (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются и хранятся отдельно от других документов — в особых помещениях в запираемых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... технологических этапов работы с документами на предмет их соответствия локальным нормативным актам и особенностям организации делопроизводства в Мировом ... и судебной власти. Он объясняет отношения между судебной властью, носителями судебной власти и судебной властью, принципы судебной ... и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом суде г. ...
Технология обработки документов
Правовой базой охраны внутренних секретов организации является Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ. Закон направлен на решение следующих вопросов:
- регулирование передачи такой информации;
- предупреждение недобросовестной конкуренции;
- определение сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну.
Информация составляет служебную или коммерческую (предпринимательскую) тайну в случае, когда информация имеет реальную или потенциальную коммерческую ценность для организации в силу неизвестности её третьим лицам, к ней нет свободного доступа и обладатель предпринял для её защиты меры, предусмотренные Законом.
К коммерческой тайне относятся научно-техническая, конструкторско-технологическая, производственная, финансово-экономическая информация и другая информация. Перечень сведений, которые не могут считаться коммерческой тайной, устанавливается законом.
Согласно статье 5 Закона «О коммерческой тайне» режим коммерческой тайны не может быть установлен в отношении следующих данных и сведений:
- сведений, содержащихся в учредительных документах юридического лица и документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;
- данных о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других негативных факторах;
- сведений о составе имущества государственного и муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;
- данных о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости и о наличии свободных рабочих мест.
Это же касается и некоммерческих организаций;
- сведений о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;
- данных о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;
- сведений о должностных лицах, которые могут действовать от имени юридического лица без доверенности;
- данные об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности.
Следует подчеркнуть, что даже бухгалтерская и налоговая отчетность, информация, необходимая для проверки правильности исчисления и уплаты налогов, документы об уплате налогов и документы, подтверждающие платежеспособность организации, не могут быть отнесены к коммерческой тайне.
В целях введения в организации режима коммерческой тайны — защиты конфиденциальности соответствующей информации — необходимо:
Установить круг вопросов, составляющих коммерческую тайну.
Организация исполнения управленческих решений на предприятии
... - организация исполнения управленческих решений на предприятии. Целью курсовой работы является изучение и оценка организации исполнения управленческих решений на предприятии. Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 1. Раскрыть теоретические основы организации исполнения управленческих решений. 2. Изучить организацию и контроль выполнения решений. 3. Проанализировать и ...
Принять необходимые организационные, технические и другие меры для защиты конфиденциальной информации.
При введении режима коммерческой тайны следует определиться:
- какие сведения, документы нуждаются в защите;
- для каких конкурентов они могут представлять интерес;
- какие элементы информации являются наиболее уязвимыми;
- как долго сведения, составляющие коммерческую тайну, будут востребованы;
- во что обойдётся защита конфиденциальной информации с финансовой и организационной точки зрения.
Для обеспечения сохранности и неразглашения конфиденциальных сведений предприятия необходимо выполнение самых простых требований безопасности, профессиональное обучение персонала требованиям работы с конфиденциальными документами, материальное стимулирование руководством организации сотрудников, имеющих доступ к документам с грифом «Коммерческая тайна», правильная организация секретного делопроизводства и документооборота на предприятии. Строгое преследование сотрудников предприятия за нарушение правил и инструкций по секретному делопроизводству. несанкционированный доступ к конфиденциальным документам можно свести к минимуму за счет увеличения различных административных, технологических и других барьеров. Это делается для того, чтобы организация хищения (разглашения) конфиденциальных сведений предприятия влекло за собой значительные финансовые, материальные и иные траты, которые неоправдывали бы риск и затраченные на это усилия. На мой взгляд, это условие значительно снизило бы несанкционированную потерю конфиденциальной информации организации, что, конечно, дорого, но в наше время это очень помогло бы бизнесу конкурировать, в конце концов, на рынке.
Подготовка документации по трудовым отношениям, финансам, снабжению и сбыту
Документация по трудовым отношениям
Заявление соискателя о приеме на работу. Начать рассмотрение первичных документов о трудоустройстве рекомендуется с заявления соискателя.
Такое заявление представляет собой краткую письменную просьбу, содержащую: сведения об адресате; сведения о заявителе; наименование вида документа; текст документа; подпись заявителя .
Другие требования к заявлению о приеме на работу включают постановление и подпись об оформлении документа и его направление по делу. Заявление согласовывается с руководителем структурного подразделения предприятия, на котором работает заявитель.
В повседневной практике работы все более важную роль играет резюме, документ, который постепенно заменяет традиционные автобиографии и анкеты на заднем плане, но фактически выполняет свои функции, хотя и в несколько иной форме. Справедливости ради следует отметить, что грамотно составленное резюме вполне способно заменить и длинную автобиографию, и объемный анкету.
Более того, такой документ не только легко составить, но и удобно изучить, что, как видите, необходимо для сотрудника организации, имеющей лицензию на документальное оформление приема на работу. Какие требования к составлению «идеального» резюме? Общая информация о составлении учебной программы содержится, в частности, в Методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов.
Приказы по личному составу. Прием на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, мер воздействия к нарушителям и т. п.) оформляется приказом по личному составу.
ПМ.02 Организация различных видов деятельности и общения детей
... 14. Оформление документов по учебной практике 11.11.2017 15. Проведение миниконференции по результатам учебной практики по ПМ.02 Организация различных видов деятельности и общения детей 11.11.2017 Студент (ка) Е.В. Чистякова (подпись студента) ОТЧЕТ О ВЫПОЛНЕНИИ ЗАДАНИЙ, ПО УЧЕБНОЙ ПРАКТИКЕ Я, ...
Приказ должен быть объявлен работнику под расписку. Оформляют приказы по личному составу на общих бланках. В заголовке к тексту такого приказа пишутся слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении административного взыскания. В приказах о персонале удостоверяющая сторона может отсутствовать. Распорядительная часть делится на пункты.
Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, ПРЕДОСТАВИТЬ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ, ОСВОБОДИТЬ и т. п.
Личная карточка формы Т-2 является основным учетным документом. Заполняется на весь персонал предприятия (постоянных работников, временных, совместителей и т. п.).
Комплект персональных карточек формы Т-2 составляет индекс кадровых карточек предприятия. Данная форма заполняется работниками кадровой службы на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании или квалификации, решений аттестационной комиссии и т. п.) и хранится на предприятии. Персональная карта формы Т-2 — это документ, гарантирующий работу по учету качественного и количественного состава персонала, получение полной оперативной информации о работнике предприятия. Работа с данными документами требует от сотрудников кадровой службы постоянного отслеживания изменения сведений о работнике и внесения их в Т-2
Характеристика — это официальный документ, который выдает администрация предприятия своему сотруднику при решении целого ряда вопросов (поступление в учебные заведения, аттестация на должность и т. п.).
Функция обеспечивает обзор производительности сотрудников, оценку их производительности и моральных качеств.
Характеристика может быть оформлена на общем бланке формата А4. Реквизиты характеристики: название вида документа (ХАРАКТЕРИСТИКА); указание должности лица, которому выдается характеристика; наименование организации, выдающей характеристику; имя, отчество и фамилия сотрудника; текст; подписи; печать. В тексте характеристики можно выделить логически связанные между собой составные части:
- Анкетные данные, следующие за названием документа, где указывают имя, отчество и фамилию, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, национальность, образование.
- Данные о трудовой деятельности (специальность, продолжительность работы на данном предприятии, сведения о продвижении по службе, уровень профессионального мастерства и т.
п.).
— Собственно характеристика, т. е. оценка моральных и деловых качеств: отношение к работе, повышение профессионального уровня, отношение к товарищам по работе. Здесь же указывают наличие у сотрудника правительственных наград и других служебных поощрений,
- Заключительная. Она содержит вывод, в котором указывается назначение характеристики.
Автобиография — документ, который автор составляет самостоятельно. Автобиография не имеет стандартной формы и составлена произвольно. Однако отдельные компоненты и детали обязательно должны содержаться в автобиографии.
Основные финансово экономические показатели работы предприятия. ...
... проанализировать деятельности организации. При этом они предоставляют общую информацию и не раскрывают внутреннее содержание каждого из факторов, повлиявших на изменение некоторых показателей финансово-экономического положения хозяйствующего субъекта. С помощью финансово-экономических показателей можно ...
Они пишут рукописную автобиографию на листе формата А4 или специальном бланке при подаче заявления на работу или учебу. Форма изложения — повествовательная (от первого лица).
Вся информация представлена в хронологическом порядке и таким образом, чтобы вы могли получить представление о жизненном пути, квалификации компании и социальной активности конкретного человека.
В автобиографии обычно указывают:
- название документа;
- имя, отчество и фамилию автора;
- число, месяц и год рождения;
- сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы);
- образование и специальность по образованию;
- вид трудовой деятельности;
- последнее место работы и должность;
- награды и поощрения;
- участие в общественной работе;
- семейное положение и состав семьи;
- домашний адрес и телефон;
- дату;
- личную подпись.
Анкета сотрудника заполняется сотрудником собственноручно при регистрации в компании. Данные вводятся на основании документов, проверенных специалистом по кадрам, заверенных подписью и печатью.
Общие требования к содержанию трудового договора. Вступление трудового договора в силу. Трудовые отношения между сотрудником организации и его руководителем (работодателем) регулируются на основании трудового договора. Такой договор заключается, когда руководитель организации принял принципиальное решение о приеме данного кандидата на работу в качестве сотрудника. Что представляет собой этот документ?
Трудовой договор — это документированное соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.
Общие требования к содержанию и оформлению трудового договора определены гл. 10 и 11 Трудового кодекса РФ. Составление трудового договора, как правило, поручается сотруднику отдела кадров организации или другому уполномоченному лицу.
Личное дело сотрудника организации. Общие требования к оформлению и ведению личных дел. Организация хранения личных дел. Выдача личных дел во временное пользование. Все чаще в качестве основного источника документированных сведений о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника организации применяется личное дело — сгруппированная и оформленная в соответствии с установленным порядком и правилами совокупность документов, содержащих предусмотренные трудовым законодательством РФ сведения о сотруднике организации (учреждения).
Требования к оформлению и ведению личных дел устанавливаются организационно-распорядительными (организационно-методическими) документами ведомственных (территориальных) органов управления.
Как правило, в личные дела сотрудников из числа руководящего состава группируются документы, представленные при поступлении на работу и образующиеся в период профессиональной деятельности указанных лиц на данном предприятии, в том числе:
Организация пожарной охраны на предприятии
... положения пожарной охраны; изучить организацию пожарной охраны. ГЛАВА 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ Противопожарная охрана на каждом предприятии организована и осуществляется по трем направлениям: государственное, ведомственное и общественное. В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О пожарной безопасности» ...
- анкета (с последующими дополнениями);
- автобиография;
- копия документа об образовании;
- трудовой договор (второй экз.);
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
- выписки из приказов (копии приказов) о перемещении на другие должности;
- выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности.
Перечисленные (и иные необходимые) документы, отражающие сведения о персональных данных и профессиональной деятельности сотрудника, подшиваются в отдельную папку, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество сотрудника (в именительном падеже).
Помимо этих документов, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются):
- справки о состоянии здоровья сотрудника;
- справки с места жительства;
- заверенные фотографии сотрудника.
Организация хранит только личные дела сотрудников, заключивших с организацией трудовые договоры, срок действия которых не истек. При увольнении сотрудника его личное дело может быть отправлено на новое рабочее место по запросу соответствующей организации или, по истечении срока удержания, уничтожено в установленном порядке. До этого момента в соответствии оно состоит на хранении.
Порядок хранения документов в личном деле сотрудника. Внесение записей в процессе ведения личных дел. Порядок включения и изъятия документов личного дела сотрудника
Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Информация об этих документах, включая нумерацию страниц, на которых они находятся в личном деле, отражается во внутренней описи.
Для хранения прилагаемых к футляру документов, а также тех документов, которые в силу их важности или других обстоятельств следует хранить без хранения в футляре, внутренняя часть передней и задней обложек снабжена специальными карманами. Такие документы не нумеруются, но учитываются во внутренней описи на общих основаниях (в графе «Примечание» указывается местонахождение документа).
Несколько слов о порядке регистрации записей в процессе ведения личного дела. Все записи, сделанные в документах при ведении личного дела, производятся вручную авторучкой или шариковой ручкой черного, синего или пурпурного цветов, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях последние заверяются подписью ответственного сотрудника и печатью организации. В ряде случаев для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (клише) установленных образцов.
Остановимся также на том, каким образом следует включать новые документы в состав личного дела и изымать их. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних — располагаются в хронологической последовательности. Отдельные, наиболее важные, документы в необходимых случаях могут помещаться в начале личного дела, вне общего хронологического и тематического порядка.
Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения начальника кадрового органа (руководителя организации) с оформлением соответствующей записи в графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты, причин изъятия и росписей лица, выдавшего документ, и лица, получившего его во временное пользование (хранение).
Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность.
Она служит для установления общего, непрерывного и специального стажа, поэтому трудовым книжкам и точному их заполнению придается особое значение.
Порядок заполнения этого документа регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников государственных и негосударственных предприятий, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, надомников, на лиц, работающих у граждан по договорам, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.
На лиц, работающих по совместительству в других предприятиях, трудовые книжки не заводятся.
Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации трудовую книжку, оформленную в установленном порядке. Все записи, внесенные в трудовую книжку за время последней работы, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или его отдела кадров. Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
Трудовая книжка является документом, требующим точного оформления. Ошибочное, небрежное заполнение трудовых книжек может привести к серьезному ущемлению прав и интересов граждан, а в ряде случаев к незаконным выплатам государственных средств. Лицом, персонально ответственным за правильное заполнение трудовых книжек, чаще всего является начальник отдела кадров, а там, где такого отдела нет, — специальное лицо, назначаемое приказом руководителя.
Финансовая документация
Роль бухгалтерии в решении финансовых стратегических задач предприятия (фирмы)
В условиях развития рыночных отношений и создания широкой сети негосударственных структур существенно меняется роль такого традиционного для всех учреждений, организаций и предприятий структурного подразделения, как бухгалтерия. Вместо простого учетного органа бухгалтерия становится одним из важнейших подразделений, определяющих финансовую стратегию фирмы и влияющая на развитие ее хозяйственной деятельности.
Учетная политика фирмы, грамотный анализ финансово-хозяйственной деятельности, взаимодействие с налоговыми службами — это принципиальные, ключевые моменты в работе любого предприятия, обладающего полной самостоятельностью и выживающего в условиях острой конкурентной борьбы.
Значимость бухгалтерии как структурного подразделения требует постоянного совершенствования организации и деятельности бухгалтерии, улучшения ее кадрового состава, внедрения прогрессивных информационных технологий, обработки экономической информации.
Важным направлением улучшения работы любой бухгалтерии является совершенствование организации и внедрение делопроизводства в этом подразделении.
Правильное составление и оформление этих документов в соответствии с действующими нормами — одна из обязанностей работников бухгалтерии.
Другой существенной стороной ведения делопроизводства бухгалтерии является систематизация и хранение всех образующихся здесь документов, необходимых впоследствии не только для анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы, но и для предъявления этих документов при аудиторской проверке, а также для сдачи на хранение в установленном порядке в ведомственные и государственные архивы.
В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.
Соблюдение требований нормативных документов помогут бухгалтеру избежать негативных моментов при общении с контролирующими органами: налоговой инспекцией, архивной и аудиторской службами.
Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой любой организации, являются:
- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
- обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
— своевременное предупреждение негативных явлений в финансово-хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов. Выполнение этих задач напрямую зависит от полноты и своевременности отражения на счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, осуществляемых организацией в процессе своей деятельности, что в свою очередь является следствием документального оформления совершенных операций. От правильности его выполнения зависит достоверность учетной информации, представляемой бухгалтерией организации ее пользователям.
Поэтому в организациях процессу документирования хозяйственных операций должно уделяться большое внимание со стороны не только работников бухгалтерских служб, но и работников других структурных подразделений, поскольку эффективность ведения бухгалтерского учета в организациях зависит от правильной организации работы с документами, являющимися письменными подтверждениями факта совершения хозяйственной операции (их юридическая доказательность).
Если в организации не создана система организации и ведения первичного учета, то не будет и эффективно работать система управления при принятии необходимых управленческих решений.
Общая характеристика документов по финансово-расчетным операциям
Документирование хозяйственных операций осуществляется на основе действующего законодательства. Согласно Федеральному закону Российской Федерации о «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании оправдательных документов.
При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в случае, если они составлены по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной документации. Таким образом, очевиден один из основных принципов ведения бухгалтерского учета: хозяйственная операция, не оформленная надлежащим образом как правовое экономическое событие, места не имеет (нет объекта бухгалтерского учета).
Кроме того, следует обратить внимание на то обстоятельство, что налоговые органы вправе привлекать к административной ответственности должностных лиц организации, виновных в ведении бухгалтерского учета с нарушением установленного законом порядка. В данном случае таким нарушением является невыполнение требований, касающихся документального оформления совершенных хозяйственных операций.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.
Документы по финансово-расчетным операциям являются письменным доказательством действительного осуществления финансово-расчетной операции или права на ее совершение.
Любая финансово-расчетная операция может осуществляться только на основании документов и должна своевременно оформляться соответствующими документами.
Документы по финансово-расчетным операциям служат также для предварительного и последующего контроля за сохранностью собственности, за соблюдением действующего законодательства и целесообразностью производимых и произведенных операций.
Предварительный контроль осуществляется руководящими работниками при подписании документов, на основании которых совершаются определенные финансово-расчетные операции (прием и выдача денег, перечисление с расчетных счетов и т. д.).
Последующий контроль производится главным образом в форме документальных ревизий и проверок в бухгалтерии всех поступающих документов.
Посредством документов проводится анализ финансово-хозяйственной деятельности.
Документы могут служить источником доказательства хищений собственности, злоупотреблений должностных лиц, нарушения финансово-расчетной дисциплины.
При рассмотрении дел в судебных органах и споров в арбитраже документы используются в качестве основного источника доказательства.
Таким образом, основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.
Основные виды документов по финансово-расчетным операциям
Денежный чек — распоряжение предприятия банку о выдаче с его расчетного счета суммы наличных денежных средств, указанных в чеке.
Расчетный чек — распоряжение плательщика о перечислении с его расчетного счета определенной суммы на счет получателя. Расчетные чеки используются только для безналичных платежей.
В отличие от денежных, расчетные чеки всегда являются именными, т. е. они применяются для перечисления денег тем предприятиям и организациям, которые указаны в чеке.
Чеки выписываются на специальных бланках, сброшюрованных в чековые книжки. Они выдаются учреждениями банка предприятиям и организациям на основании заявлений. Чеки хранятся как документы строгой отчетности. Предприятие, получившее в банке чековую книжку, несет ответственность за использование чеков, за убытки, причиненные вследствие утраты, хищения как всей книжки, так и отдельных чеков. Заявление о выдаче чековых книжек составляется по соответствующей форме. Расчеты, совершаемые между гражданами и предприятиями, производятся путем безналичного перечисления средств через учреждения банка.
Счет-фактура — это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при отпуске товара покупателю.
Счета-фактуры используются для контроля за выполнением договорных обязательств и являются основанием для выписки платежных поручений, расчетных чеков и в некоторых случаях, при акцептной форме расчетов, для выписки платежных требований.
Предприятия и организации имеют право по своему усмотрению изменять графы бланка в той его части, которая отведена для перечня товаров. Счет-фактура представляется в учреждение банка в одном экземпляре в качестве приложения к платежному требованию.
Результаты ревизии оформляются актом. В акте ревизии фактические остатки кассовой наличности сопоставляются с учетными данными, после чего определяется недостача или излишек денежных средств.
Акт должен быть оформлен в день ревизии кассы и подписан членами комиссии. Комиссия должна потребовать от кассира письменных объяснений о причинах выявленной недостачи или излишка.
Акт ревизии кассы необходимо составлять не менее чем в двух экземплярах, причем один экземпляр следует дать материально-ответственному лицу — кассиру. Затем акт представляется на утверждение руководителю предприятия, организации. Результаты ревизии находят свое дальнейшее отражение в счетах бухгалтерского учета: излишки приходуются, а недостача удерживается с материально-ответственных лиц.
Платежное поручение — это распоряжение предприятия учреждению банка о списании с его расчетного счета определенной суммы (согласно прилагаемым документам) в погашение своих обязательств. Оно составляется на стандартных бланках.
Если плательщик перечисляет средства одновременно нескольким получателям, то можно использовать сводное платежное поручение. В одно поручение могут включаться либо только местные поручения, либо только иногородние.
Платежными поручениями могут производиться:
- расчеты за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги;
- расчеты по нетоварным операциям;
— целевые переводы министерств, ведомств и других органов хозяйственного управления на погашение просроченной задолженности подведомственных им организаций за товарно-материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги и по ссудам банков. Банки устанавливают порядок выдачи разрешений на целевые переводы, а также порядок исполнения этих переводов и т. д.
Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т. д.) определенной организации или лицу.
Объявление на взнос наличными выписывается при взносе наличных денег на расчетный счет. В подтверждение получения денег банк вьщает плательщику квитанцию, которая служит оправдательным документом. Расчеты платежными требованиями поручениями возникли на базе акцептной формы расчетов и сводятся к следующему: поставщик, отгрузив продукцию, выписы вает платежное требование на покупателя-плательщика, отсылает ему или доставляет нарочным.
Получив платежное требование, плательщик обязан заполнить вторую часть — платежное поручение, поручив банку списать с его расчетного счета указанную сумму, так как обязанности (условия договора) поставщиком выполнены. Организация-плательщик сдает этот документ в свой банк для оплаты. Банк после списания средств пересылает документы в банк поставщика для зачисления платежа.
Документы по снабжению и сбыту
В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность организаций, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, контракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема сотрудничества организаций построена на взаимоотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое партнерство соответствующими договорными обязательствами.
Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характеризуют его содержание.
Договор считается заключенным, когда между сторонами достигнуто соглашение по всем существенным его пунктам. Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов. Для унификации условий отдельных видов договоров имеются типовые договоры, которые являются нормативными актами, обязательными для сторон.
На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают процесс составления конкретного договора и позволяют ориентироваться в сложных юридических отношениях.
. Преамбула (или вводная часть):
. Предмет договора. Права и обязанности сторон:
. Дополнительные условия договора:
. Прочие условия договора:
Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.
Договор бытового заказа
По договору бытового заказа предприятия бытового обслуживания населения выполняют для заказчиков определенную работу. Работа может выполняться из материала предприятия или заказчика. Предприятие отвечает за сохранность вещей, качество и своевременность выполнения работ.
Договор бытового заказа оформляется письменно.
Заказчику выдается квитанция, в которой указываются наименование, адрес и телефон предприятия службы быта, наименование и краткое описание заказа (сложность, фасон и т. д.), фамилия, инициалы и адрес заказчика, наименование материала заказчика и его стоимость, стоимость работы (с выделением суммы полученного аванса), срок исполнения заказа.
Квитанция подписывается обеими сторонами и удостоверяет оформление договора бытового заказа. На оборотной стороне квитанции приводится выписка из правил и порядок выдачи индивидуальных заказов. Так, при приеме заказа на пошив одежды из материала заказчика подкладка, меховые детали и другие отделочные материалы должны быть сданы заказчиком не позднее дня первой примерки. Материалы заказчика промеряются в его присутствии по длине и ширине жестким метром на столе.
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
С лицами, ответственными за хранение денежных средств и товарно-материальных ценностей, заключается письменный договор о полной индивидуальной материальной ответственности, В соответствии с существующим законодательством договоры о полной материальной ответственности могут быть заключены предприятием (учреждением, организацией) с работниками (достигшими 18-летнего возраста), занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если должности, занимаемые работниками, или выполняемые ими работы предусмотрены в специальном перечне.
В перечне предусмотрены те работы, которые связаны с приемом от населения предметов культурно-бытового назначения и других материальных ценностей на хранение, в ремонт и для выполнения иных операций, связанных с изготовлением, восстановлением или улучшением качества этих предметов (ценностей); с вьщачей напрокат населению предметов культурно-бытового назначения.
Договор купли-продажи. Договор поставки
По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него определенную денежную сумму.
Право собственности у покупателя возникает с момента передачи вещи, если иное не установлено законодательством или договором.
Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции предприятием-поставщиком предприятию-потребителю. Эти отношения оформляются договором поставки, который является разновидностью договора купли-продажи и является самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.
По договору поставки поставщик обязуется в определенный срок передать потребителю в собственность или в оперативное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить последнему стоимость этой продукции по установленным ценам.
Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подписанный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием технической характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.
Поставщик и предприятие-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.
Протоколы разногласий к договорам поставки составляются в тех случаях, когда по предложенному поставщиком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным условиям составить протокол разногласий.
Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику одновременно с подписанным договором. Поставщик, получивший подписанный покупателем проект договора с протоколом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмотреть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.
Если в течение указанного срока поставщик не передаст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются принятыми поставщиком.
Доверенность-документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.
В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности подразделяются на официальные и личные.
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.
Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или вьщачу денег и других имущественных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации. Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.
Доверенность на получение товарно-материальных ценностей -документ, который предприятия и организации вьщают должностным лицам на получение от поставщиков товарно-материальных ценностей. Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем предприятия или организации, главным бухгалтером и скреплена печатью.
Регистрация и выдача доверенностей работникам предприятия ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения записей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано… страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия.
Контроль за соблюдением правил оформления, вьщачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом доверенности, если она не использована, ведет главный (старший) бухгалтер предприятия и учреждения.
Срок действия личной доверенности не может превышать трех лет. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения.
Накладная — документ, которым оформляются прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.
Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, об учете выработки и о расчете причитающейся зарплаты.
Коммерческие акты составляются при несоответствии между наименованием, массой или количеством мест груза или багажа в натуре и данными, указанными в перевозном документе; порче и повреждении груза; обнаружении груза без документов или документов без груза; возвращении железной дорогой похищенного груза; не передаче железной дорогой на железнодорожный подъездной путь груза в течение 24 ч после оформления в товарной конторе выдачи груза по документам. В этом случае коммерческий акт составляется только по требованию грузополучателя.
Железная дорога обязана составить коммерческий акт, когда она сама обнаружила перечисленные факты или когда на наличие хотя бы одного из этих обстоятельств указал получатель или отправитель груза.
Коммерческие акты составляются в трех экземплярах: первый направляется в управление дороги, второй выдается под расписку грузополучателю, третий остается в делах станции.
Претензионные письма
Согласно действующему законодательству предприятия и организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий.
Претензия — это требование о добровольном устранении нарушения законодательства. В целях урегулирования споров виновной стороне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указаны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требований заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необходимости — банковские реквизиты заявителя.
Руководители предприятий и организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивированные ответы при отклонении претензий.
При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение банку на перечисление денежных средств с отметкой об исполнении (принятии к исполнению).
При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии. Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использованием иных средств связи, обеспечивающих фиксирование отправления ответа на претензии, либо вручается под расписку.
В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию заявитель в праве предъявить иск в Арбитражный суд.
Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации, предприятия, учреждения.
Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной.
Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика.
Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.
Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.
Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензией и которые должны иметься у ответчика.
Заключение
Организация документационного обеспечения управлением влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Основой управленческой деятельности является информация, а сам процесс управления представляет собой непрерывный процесс сбора, обработки и передачи информации. Наиболее распространённым носителем информации является бумага. Информация, зафиксированная на бумаге и снабженная необходимым реквизитом становится документом. Осуществление функций любого предприятия связана с составлением, получением, направлением документов. Вот почему, эффективность их управленческой деятельности связана с вопросами документирования и организации работы с документами.
Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами — в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.
Информационно-документационное обслуживание является основной обеспечивающей функцией управления, выполнение которой требует профессиональных знаний. Таким образом, систематизация знаний о современном документировании деятельности учреждений, что и являлось целью реферата, может служить в качестве средства повышения эффективности управления.
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/dokumentirovanie-trudovyih-otnosheniy/
Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др. Вялова. -2-е изд.-М.: Акад., 2005;
Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова.-М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.
Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.
Мельникова А.С. Документы и делопроизводство. — М, 2000
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998.,с.3.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003. конфиденциальный документ трудовой
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ № 79.