Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации (2)

Реферат

В настоящее время в новых социально-экономических условиях роль секретаря значительно возросла, его функции кардинально изменились. Термин «секретарь», как уже неоднократно упоминалось на страницах специальной прессы, представляет собой сложное понятие и имеет градацию от технического секретаря до помощника секретаря — заместителя руководителя группы и ученого секретаря ученых советов. Следовательно, другой набор типов должностей и другие требования к профессиональной подготовке секретаря. Но во всех случаях работа секретаря требует организации, и поскольку она связана с документацией, оформлением документов и их обработкой, сегодня в работе секретаря повсеместно используются автоматизированные технологии. Их использование повышает требования к профессиональным знаниям и навыкам секретаря. В малом бизнесе секретарь заменяет службу делопроизводства крупной организации, то есть выполняет все функции этой службы. Многогранная и сложная работа секретаря (секретаря-руководителя, секретаря-референта, секретаря-машиниста), должность которого требует сегодня высшего профессионального образования, является объектом нашего исследования.

Сегодня успех управленческой деятельности во многом зависит от качества и эффективности информационных и документальных услуг секретариата.

Основная цель секретарской деятельности — эффективное организационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Достижение указанной цели секретарем становится возможным на основе выполнения ряда функций и задач, вытекающих из их содержания.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствовать работу секретариата документальных и бездокументарных услуг за счет внедрения новых технологий. Поэтому изучение деятельности секретаря в современных условиях очень актуально. Все вышесказанное определило актуальность моей дипломной работы.

Объект исследования , Предмет исследования , Цель исследования, Задачи работы:

  • изучить теорию и методику организации секретарской деятельности;
  • проанализировать историю организации секретарской деятельности;
  • проанализировать профессиональные и личностные качества секретаря;
  • изучить законодательную и нормативную базу деятельности секретаря «Идел-Пресс»;
  • проанализировать основные задачи и направления работы секретаря «Идел-Пресс» по документному обслуживанию;
  • рассмотреть функции секретаря «Идел-Пресс» по бездокуметному обслуживанию;
  • исследовать современные информационные технологии в секретарской деятельности и их использование в работе «Идел-Пресс»;
  • разработать рекомендации по совершенствованию (рационализации) деятельности секретаря.

Для решения

  • элементы системного анализа (при изучении системы управленческой документации, изучении технологии работы с документами, разработке рекомендации по совершенствованию деятельности секретаря);
  • анализ документов (используется при изучении литературы по теме исследования, изучении документации, регламентирующей деятельность секретаря систему управленческой документации, потоков документации);
  • опрос (используется для изучения содержания деятельности секретаря);
  • наблюдение (для определения содержания деятельности секретаря).
    17 стр., 8222 слов

    Анализ финансовой деятельности сбербанка курсовая работа

    ... принципалов. Объектом изучения является внутренняя стратегия Сбербанка. Предмет: изучение доверия как инструмента внутренней стратегии Сбербанка. Целью работы является : анализ проблемы удержания доверия как инструмента работы с потребителем услуг. Гипотеза исследования: Если банк ...

В ходе работы над дипломным проектом был проведен анализ изучения темы. Секретарская деятельность сегодня является предметом изучения многих специалистов. Общие вопросы организации секретарской деятельности (включающая в себя вопросы правового регулирования деятельности секретаря, уровня информационной культуры и т.п.) достаточно подробно рассмотрены Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной, М.В. Стенюкова, Ю.М. Демина и мн. др. (см. список литературы).

История секретарской деятельности изучена такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.

Вопросы использования новых технологий в секретарской деятельности рассматривались в публикация С.Л. Кузнецова, Г.Ю. Максимович, Л.В. Санкиной, О.Б. Назаренко, и мн. др.

Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, библиографии, терминологического словаря и приложений.

В первой главе рассматриваются исторические предпосылки возникновения секретарской деятельности, описываются деловые и личные качества секретаря, его должностные обязанности и т.п.

Во второй главе рассматривается деятельность секретаря в сфере документальных и бездокументарных услуг.

В третьей главе даются рекомендации по улучшению работы секретаря в новой среде.

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря

В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, организацией документальных массивов, частичной подготовкой реферативных и аннотированных списков, необходимых для руководителя (т.е. для потребителя, в лице руководителя или коллектива (иногда)) и организует их использование и т.д. Качество и эффективность управления компанией зависят от уровня теоретической и практической подготовки секретарей. Поэтому в последние годы возросла роль обучения и переподготовки секретарского персонала.

Понятие секретарь, согласно Т.В. Кузнецова, достаточно сложна и имеет множество градаций: от помощника-секретаря до начальника, помощника-секретаря, ученого секретаря, секретаря структурного подразделения до технического секретаря.

Само понятие «секретарь» сегодня рассматривается во многих дидактических и понятийных терминологических словарях.

Наиболее полным является определение слова «секретарь», приведенное в словаре иностранных слов:

  • «секретарь (с фр. secretajre) – 1) выбранный или назначенный руководитель общественной организации или государственного учреждения;
  • 2) ранг государственного служащего (напр. дипломата);
  • 3) лицо, ведущее протокол собрания, заседания;
  • 4) работник, ведущий делопроизводство, переписку какого-либо лица, организации, учреждения». Эта концепция наиболее полно раскрывает все аспекты секретарской деятельности.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «современный секретарь — это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя» .

39 стр., 19336 слов

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ...

... рекомендации по улучшению работы секретаря в новой среде. ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается ...

В словарях слово «секретарь» определяется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведущее делопроизводством», а в словаре С.И. Ожегова, секретарь — сотрудник, отвечающий за деловую переписку, текущие дела физического лица или учреждения .

Рассмотрим теперь, как слово «референт» определяется по отношению к сотруднику аппарата управления. Референт (от латинского)- производное от слова реферат, определяется как должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам. Референт сообщает начальству определенный материал после его предварительного изучения, то есть после его изучения и краткого ознакомления с ним. Таким образом, если секретарь руководителя лишь докладывает полученные документы, их систематизируя и подбирая необходимые дополнительные документы, секретарь-референт просматривает периодические издания и Интернет, выбирая информацию, которая может потребоваться руководителю, и сообщает о ней в реферированной форме. Он отвечает за подбор материалов для доклада или выступления лидера, за отражение и предложение возможного плана выступления лидера, за составление версий текстов документов, сообщений и отчетов. Отсюда существенно более высокие требования к кандидату на должность помощника секретаря. Безусловно, это всегда специалист, получивший высшее образование. В некоторых случаях от него просят просвещение, профиль деятельности лидера. Деятельность секретаря-помощника, конечно же, не ограничивается только второй частью его должности: помощником. Помощник секретаря также выполняет все другие обязанности, возложенные на главного секретаря. Он, прежде всего, его опора, доверенное лицо. Его основная цель — максимально освободить руководителя от подготовительных этапов важных мероприятий, некоторых видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности и существенно облегчить его управленческую работу.

Поэтому секретарь-помощник должен уметь выполнять все виды работ: от самых простых технических до творческих. Секретарь-помощник — это высокообразованный, творчески одаренный и высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности. Согласно этому определению, секретарь-помощник — это помощник начальника.

В вузовской среде также имеется должность ученого секретаря. Требования к квалификации ученого секретаря для «Руководства по квалификации должностей руководителей, специалистов и других служащих» следующие: «Ученое звание доктора или кандидата наук. Наличие научных трудов. Научно-организационный опыт работы не менее пяти лет », а в справочнике эта позиция находится в разделе должностей ведущих практиков науки и техники, общих для научно-исследовательских институтов, проектных, технологических, проектных и изыскательских организаций.

4 стр., 1732 слов

Основные требования, предъявляемые к секретарю–референту в современных условиях

... и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно ... Методического Центра бизнеса, торговли, внешнеэкономической деятельности (МЦБ) Сертификация качества работы секретаря В настоящее время разрабатывается ряд международных стандартов сертификации качества персонала. ...

очевидно, что перечисленные обязанности требовали от секретаря высоких качеств, которые обеспечивали идеальные отношения с руководителем, коллегами по работе и посетителями. Речь, в том числе, идет о внешности, чертах характера, любви к себе, которая сейчас стала престижной профессией.

Без преувеличения можно сказать, что секретарь в наше время стал своеобразным звеном, координационным звеном в аппарате управления подразделения или организации в целом. И теперь слово «секретарь» означает помощника начальника, руководителя службы поддержки управленческой документации и помощника, обеспечивающего бесперебойную работу «команды» начальника в сфере бизнеса. Все зависит от масштаба организации и ее структуры.

Как видим, работа секретаря референта разнообразна и многогранна. Круг необходимых секретарю знаний, навыков и умений с каждым годом расширяется. Поэтому важным условием изучения секретарской деятельности является изучение уровней ее активности.

Профессия секретаря-помощника стала особенно востребованной на рынке труда в условиях появления различных форм малых и средних предприятий.

К сожалению, в нашей стране не составлен нормативный документ, который помог бы каждому секретарю оценить свой уровень в соответствии с требованиями профессионального и личного качества, обязанностей, прав и ответственности на определенном уровне квалификации. Такой документ мог бы регулировать секретарские должности от низшего к высшему и способствовать профессиональному росту секретарей. Такой документ позволил бы руководителю более эффективно использовать навыки и опыт секретаря, способствовал бы более подробному обсуждению конкретных обязанностей секретаря при приеме на работу.

Впервые такой документ, который называется «Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря», был разработан скандинавской группой Европейской ассоциации профессиональных секретарей (EAPS).

Там прослеживаются уровни профессионального роста секретарей. В последней редакции этого документа рассматривается путь секретаря как восхождение по служебной лестнице от уровня А к уровню Д. Уровень A был отменен во время последней модификации в связи с тем, что внедрение современных компьютерных технологий исключило существование секретаря этого более низкого уровня.

По мнению М.В. Стенюкова, нетрудно заметить аналогию профессиональных уровней, представленных в этом документе EAPS, тем должностным ступеням, которые прослеживаются в российской практике секретарей: секретарь-машинистка, секретарь, секретарь-референт, референт, руководитель секретариата или офис-менеджер. Согласно названному нормативному документу, в работе секретарей выделяются следующие ступени профессионального роста:

Уровень А примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России.

5 стр., 2475 слов

Организация работы секретаря (2)

... так называемым «опекуном". ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и ... уровне развития технологий организационные и психологические аспекты работы сотрудников перестают быть значимыми, и технология способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективную работу руководителя и секретаря. ...

Уровень В (соответствует уровню секретаря в России)

Описание работы:

  • печатать (на родном и английском языках) рукописи или под диктовку;
  • редактирование документов;
  • хранение документов;
  • обслуживание командировок и совещаний;
  • телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
  • самостоятельная работа (т.е.

написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).

Уровень ответственности:

  • за свою собственную работу;
  • за составление документов;
  • обязан знать структуру компании и направления ее деятельности.

Образование и стаж работы:

  • три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • обучение секретарскому делу или несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
  • дополнительное изучение иностранного языка.

Личные качества:

  • рациональность и организованность;
  • способность выбирать приоритеты;
  • стремление к сотрудничеству;
  • инициативность;
  • аккуратность;
  • склонность к работе в области сервиса.

Уровень С (соответствует уровню секретаря-референта в России).

Уровень С базируется на уровне В плюс дополнительное образование и стаж работы на уровне В.

Описание работы:

  • печатать (на 2-х иностранных языках) с рукописи или под диктовку;
  • составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
  • проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
  • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.);
  • подготовка пленок для подоскопа и других печатных и наглядных материалов;
  • организация командировок и совещаний;
  • ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
  • самостоятельная работа (т.е.

составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).

Уровень ответственности:

  • обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
  • проверка исполнения заданий и отчетность;
  • обязан знать структуру компании и направления ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.

Образование и стаж работы:

  • три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • обучение секретарскому делу не менее одного года или не менее пяти лет стажа работы секретарем уровня В;
  • дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
  • предпочтителен опыт работы за рубежом.

Личные качества:

  • способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
  • хорошие организаторские способности;
  • хороший литературный стиль;
  • [Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/sekretarrabota/

    24 стр., 11601 слов

    Способно ли повышение квалификации повлиять на качество вашей работы?

    ... приложений. Работа содержит 8 рисунков, 8 таблиц. 1. Теоретические аспекты управления персоналом в гостинице 1.1. ... развитие личности и повышение профессионального уровня. К социально-культурным услугами могут быть ... в удовлетворении потребностей человека [21]. В России с июля 1994 г впервые действует ГОСТ Р 50646-94 «Услуги населению. Термины и определения». Для целей настоящего документа ...

  • способность справляться со стрессовыми ситуациями.

Уровень Д (соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России).

Уровень Д базируется на уровне С плюс дополнительное образование, стаж работы на уровне С.

Описание работы:

  • подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
  • ведение административной работы;
  • консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
  • организации презентаций, представительская деятельность;
  • деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
  • самостоятельная работа (т.е.

собственные исследования, перевод бизнес — и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок);

  • прием и передача сообщений по каналам связи (факс, e-mail и т.д.).

Уровень ответственности:

  • за свои исследования и отчеты;
  • за свой бюджет;
  • за персонал;
  • за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.

Образование и стаж работы:

  • три года изучения бизнеса и делопроизводства;
  • обучение секретарскому делу не менее одного года или большой опыт работы секретарем уровня С;
  • изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии

общения и информационных технологий; предпочтительно обучение или стажировка за рубежом.

4. Личностные качества:

  • энергия;
  • творческие способности;
  • способность к лидерству;
  • надежность.

В последние годы проблемы постепенного формирования секретарей стали учитывать и активно изучать отечественные специалисты. Так, по мнению М.И. Додоновой, подготовка секретарей в России должна протекать в три ступени:

Секретарь или секретарь-машинистка, которая выполняет технические функции по воспроизведению документов и выполняет служебные функции в качестве связующего звена между руководителем, сотрудниками и внешним миром. Образование: курсы по подготовке секретарей.

Секретарь-референт, референт, знающий работу с документами в традиционном и автоматизированном режиме, организационное и документальное оформление совещаний, прием посетителей и др. Образование: специализированные секретарские школы, колледжи, учебные центры.

Секретарь-помощник руководителя, руководитель офиса, руководитель секретариата, уполномоченный представлять в других организациях. Образование: высшее – университеты, институты, академии.

Как видим, работа секретаря весьма многогранна. На всех этапах, о которых говорилось выше, сегодня, как показывают результаты анализа литературы, секретари в той или иной мере заняты высокой интеллектуальной работой, от которой зависит успех компании, организации и бизнеса.

12 стр., 5635 слов

Контрольная работа: Конфликтные ситуации: три уровня, типы и виды конфликтов

... том, что они необходимы и даже неизбежны для развития коллективной работы. Конструктивная сторона наиболее выражена, когда уровень конфликта достаточен для мотивации людей. По формам и степени столкновения ...

1.2 История изучения секретарской деятельности

Многовековой опыт российского государства сформировал аппарат гражданских чиновников, в котором секретарям было далеко не последнее место.

невозможно понять особенности работы сегодняшнего секретаря без учета его происхождения, которое связано с развитием системы государственных институтов. Документирование функций управления всегда сопровождалось множеством действий, которые с современной точки зрения можно отнести к чисто секретарским.

История секретарской деятельности сегодня активно изучается такими специалистами, как Т.В. Виноградова, А.Ю. Конькова, М.И. Додонова и др.