Основа управления — документированная информация, его эффективность во многом основана на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество контроля, поскольку информация пронизывает все средства контроля.
Документы и документальная информация составляют основу решений руководства и являются их материальным воплощением, имеют юридическую силу и тем самым способствуют их реализации.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.
Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется способностью соответствующих должностных лиц составлять и исполнять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для своевременного выполнения срочной управленческой задачи отдельным офицерам закрепленного за ней подразделения.
В связи с этим целью работы является изучение основных понятий документации.
Основные задачи данной работы:
- анализ основных правил составления и оформления документов в соответствии с действующими стандартами России;
- изучение основных способов.
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Документирование — это процесс создания и оформления документа.
Государственный стандарт определяет документацию как «запись информации на различных носителях в соответствии с установленными правилами».
Самой старой техникой документирования был рукописный текст. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения.
С введением персональных компьютеров в менеджмент в 1980-х годах они начали широко использоваться для создания документов. Почти на всех компьютерах теперь есть программное обеспечение, которое автоматизирует процессы составления, исправления, редактирования, форматирования, создания и отправки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает подготовки документов на бумажном носителе и их обязательного оформления по установленным правилам.
Как оформить курсовую работу. Основные стандарты
... курсовая работа; год написания курсовой работы; С учетом всех вышеперечисленных параметров студент получит правильно оформленный титульный лист, содержащий всю основную информацию о проделанной работе. Требования к оформлению основного текста Основным текстом курсовой работы ... одинаковы для всех официальных документов. Итак, самое необходимое: Вся курсовая работа должна быть написана общепринятым ...
В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на любое устное соглашение или приказ может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если это соглашение или приказ имеют форму документа, то ссылка на него является юридически обоснованной. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или разработаны традициями.
Во многих случаях документация является обязательной в соответствии с законами и постановлениями правительства.
Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документооборот осуществляется в порядке, установленном государственными органами, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов и безопасность Российской Федерации».
В технологию работы с документами входит:
- прием и первичная обработка документов;
- их предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация документов;
- контроль исполнения документов;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов;
- их отправка;
- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.
СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ
Потребность в записи информации появилась у людей еще в древности. До нашего времени дошли документы, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д.
Различались и способы нанесения информации: рисунок, графика, письмо.
В настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.).
Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).
Сегодня в управленческой практике преобладающим методом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, таких как выписка, пояснительные записки, оформляются обычным рукописным способом.
Изучение развития с помощью документации и информационных носителей относится к научной дисциплине — делопроизводству.
Начертательный способ закрепления и передачи информации.
Текстовое документирование.
Пиктографическое письмо.
Логографическое письмо (идеографическое письмо).
Слоговое письмо.
Возникновение фонетического (буквенного) письма.
Развитие графики русского письма.
Стенография.
Техническое документирование. Машиночитаемый текст — это документ, использование которого требует использования специально разработанных технических средств.
Фотодокументирование. Фотодокумент — это графический документ, созданный фотографическим методом.
Кинодокументирование. Кинодокумент — изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом
ФонОдокументирование. Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, записанную любой системой аудиозаписи.
ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата.
На основе законодательных, нормативных и нормативно — методических документов каждое учреждение устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для оперативного исполнения документов;
- возможность оперативного поиска;
- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Действующая государственная нормативно-техническая документация также призвана обеспечить качественный внешний вид документов. С этой целью в стандарт включены рекомендации по расположению атрибутов в поле документа и их рациональному расположению.
Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.
Установлен комплекс требований к системе организационно-распорядительной документации, включающий 29 элементов.
Таблица 1. Состав реквизитов
|
01-Государственный герб Российской Федерации; 02-герб субъекта Российской Федерации; 03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04-код организации; 05-код формы документа; 06-наименование организации; 07-справочные данные об организации; 08-наименование вида организации; 09-дата документа; 10-регистрационный номер документа; 11-ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12-место составления или издания документа; 13-гриф ограничения доступа к документу; 14-адресат; 15-гриф утверждения документа; |
16-резолюция; 17-заголовок к тексту; 18-отметка о контроле; 19-текст документа; 20-отметка о наличии приложения; 21-подпись; 22-гриф согласования документа; 23-визы согласования документа; 24-печать; 25-отметка о заверении копии; 26-отметка об исполнителе; 27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28-отметка о поступлении документа в организацию; 29-идентификатор электронной копии документа. |
|
Это максимальный перечень деталей, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих данную систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01- 10, 15, 21- 24.
Требования 11, 13, 14, 16-18, 20, 25-29 предназначены для поиска документа и регистрации его «прохождения» через систему управления. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.
Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа. Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).
Государственный стандарт устанавливает положение каждого требования к документу, которое «закреплено» за требованием согласно традициям составления и последовательности чтения при работе с документом в аппарате управления.
В России современные требования к оформлению организационно-распорядительной (административной) документации зафиксированы государственным стандартом (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») который состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
При подготовке документов на компьютере обычно используется специальное программное обеспечение — текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия по своему функционалу.
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ
Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.
Пустой документ — это лист бумаги с заранее оформленными реквизитами, содержащий постоянную информацию об организации — авторе документа.
Документы изготавливают на бланках.
Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.
Пустые документы должны быть напечатаны на белой или светлой бумаге.
Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Примерные границы зон, где располагаются требования, обозначены пунктирной линией. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.
В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (Приложение 1) и продольный (Приложение 2).
Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Общая форма используется для изготовления всех видов документов, кроме писем.
Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03)- 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 — 20.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.
Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.
При создании документов с двумя и более страницами вторая и последующие страницы нумеруются.
Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документирование — это регламентированный процесс записи информации на бумаге или другом носителе, гарантирующий ее юридическую силу.
Управленческие документы составляют основу документации организации. Они универсальны по своей природе, создаются государственными органами, коммерческими и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п. Достижения науки и техники, стремительное развитие научно-технической революции, затрагивающей всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования менеджмента, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческой работы.
В начале третьего тысячелетия количество электронных документов в компании уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одним из важнейших компонентов корпоративной информационной системы. Один из способов обеспечить высокую эффективность аппарата управления — правильная организация работы с управленческими документами.
В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на любое устное соглашение или приказ может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если это соглашение или приказ имеют форму документа, то ссылка на него является юридически обоснованной. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или разработаны традициями.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/sposobyi-dokumentirovaniya/
Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006.
ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2003.
Делопроизводство: Учебник для вузов/ Под общ.ред. проф. Кузнецовой Т.В. — М: МЦФЭР., 2007.
Кудряев В.А., Корнеев Г.Н. Организация работы с документами: Учебник. — М., 2005.
Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. — Киев, 2007.
Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель — 2006 — №2.
Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. — Санкт — Петербург, «Альфа», 2005.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. — Ростов н/Д., 2007.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 2006.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Схемы расположения реквизитов документов
Рисунок 1. — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рисунок 2 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Образцы бланков документов
Рисунок 3 — Образец общего бланка организации
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рисунок 4 — Образец углового бланка письма организации
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Рисунок 5 — Образец продольного бланка письма организации
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Рисунок 6 — Образец продольного бланка письма должностного лица
ПРИЛОЖЕНИЕ 7
Рисунок 7 — Образец бланка конкретного вида документа организации
