Информационные технологии заняли центральное место в области работы с документами, сначала как способ автоматизации задач, а теперь как полноценный инструмент управления. В частности, система документооборота позволяет снизить операционные расходы в отделах, где обрабатываются документы, и в компании в целом. В связи с этим остро стоит во-прос выработки методологии создания и внедрения систем управления до-кументами (СУД).
Существующее разнообразие подходов к их созданию не приводит к развитию общей хорошей практики и преследует только индивидуальные цели организации, что препятствует централизации и унификации документальных процессов на национальном уровне.
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
1.1. История стандартизации делопроизводства в России
В современных экономических условиях все больше внимания уделяется стандартизации; его роль в жизни государства, коммерческих и некоммерческих структур и общества в целом растет в геометрической прогрессии. Научные открытия способствуют тому, что посредством стандартизации определяются и используются наиболее оптимальные методы для решения управленческих, производственных, экономических и других проблем. К сожалению, в Российской Федерации процесс стандартизации идет крайне медленно, это касается даже адаптированных и опробованных международных стандар-тов. До сих пор бытует мнение, что стандартизация — это что-то необязательное и непрактичное.
Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920-1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации до-кументов начал приобретать организованный и системный характер. По-степенно стандартизация, как вид деятельности государства приобрела ис-ключительно централизованный характер и черты современной организа-ционной структуры [7].
Можно выделить несколько этапов стандартизации делопроизводства в России (рисунок 1.1).
Организационная структура органов стандартизации претерпевала неоднократные изменения в ходе своего развития, но во главе ее всегда стоял центральный орган государственной власти и управления, уполно-моченный вести работы по стандартизации (на современном этапе это Рос-стандарт), в его подчинении находились организации, занимающиеся от-дельными вопросами стандартизации (например, ФГУП Стандартинформ, который: подготавливает переводы международных и зарубежных стан-дартов на русский язык и официально их регистрирует, ведет базу нацио-нальных стандартов и технических регламентов, осуществляет их публи-кацию и распространение), а также технические комитеты, специализиру-ющиеся каждый на своем направлении деятельности (в вопросах управле-ния документами это: ТК 191, ТК 459, ТК 076, ТК 022 и др.).
Система делопроизводства в России
... возможности наглядными. 1. Делопроизводство в дореволюционной России Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для ...
На текущем этапе развития стандартизации наблюдается взаимосвязь стандартов, разработанных различными ТК, и в то же время их несогласованность. Во многом это связано с недостаточной экспертной активностью или нежеланием действительно широкого обсуждения проектов национальных стандартов, что приводит к их довольно сомнительному качеству и низкой практической востребованности. Однако именно стандартизация является движущей силой развития любой экономики в мире, и Россия не будет исключением.
1.2. Зарубежный опыт использования стандартов ИСО серии 30300
Серия стандартов ИСО 30300 – единая методологическая серия по созданию СУД, использующаяся в организациях любого вида (как госу-дарственных, так и частных) и претендующая на статус универсального руководства в данной области. Серия предназначена для использования вместе со стандартом ISO 15489, хотя может использоваться независимо. В совокупности данные стандарты представляют целостную методологическую базу всех процессов, связанных с СУД.
Многие государства уже активно используют стандарты серии 30300 в целях совершенствования методологии в области управления докумен-тами и повышения эффективности работы СУД в организациях, в частности, Австралия, Испания, Франция и др. В связи с этим желательно изучить опыт других стран и рассмотреть перспективы России в направлении стандартизации систем управления документами.
Из-за постоянного усложнения структуры и процедур управления внедрение CMS неизбежно, и соответствующее руководство станет отличной базой для разработчиков и компаний, внедряющих такие продукты. Каждая часть серии стандартов вытекает из другой и логически связана с остальными, что обеспечивает выстраивание четкой системной линии действий при внедрении СУД.
1. ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Основные положения и словарь» (ISO 30300:2011 «In-formation and documentation. Management system for records. Fundamentals and vocabulary») содержит термины и определения, используемые в области применения серии стандартов, определяет основные принципы СУД, устанавливает связь между СУД и другими системами управления [6].
2. ИСО 30301:2019 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Требования» (ISO 30301:2019 «Information and docu-mentation. Management system for records. Requirements») раскрывает тре-бования к СУД, способствующие компетентному принятию решений и распределению ресурсов для достижения целей организации [19].
3. ИСО 30302:2015 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Руководство по внедрению» (ISO 30302:2015 «Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation») описывает процедуры практического внед-рения СУД на предприятии с поэтапным ее раскрытием (от анализа среды внедрения до исправления несоответствий требованиям) [20].
Управление качеством на основе использования международных стандартов ...
... качества (СМК) - это система, обеспечивающая эффективную работу предприятия, в том числе и в области управления качеством выпускаемой продукции. Наиболее эффективными при создании СМК являются требования, изложенные в международных стандартах серии ...
2. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ ИСО СЕРИИ 30300: ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ В РФ
2.1. Стандартизации управления документами в ИСО
Преимущества применения стандартов серии ИСО 30300:
1) интеграция СУД с другими системами управления (ИСО 9000, ИСО 27000 и ИСО 14000);
2) обеспечение структурированной системы управления внутри ор-ганизации (ИСО 30300 и ИСО 30301 определяют принципы, способству-ющие согласованию процесса управления документацией с организационной стратегией);
3) экономия затрат в связи с уменьшением числа ошибок, сокраще-нием времени на выполнение операций с документами, исключением избы-точных и повторных действий с документами;
4) универсальность с точки зрения субъекта использования (стандар-ты предназначены для всех типов организаций), которой не имеют другие стандарты систем управления [13].
Проблемы, которые могут возникнуть в процессе применения систе-мы стандартов на предприятии:
1) сложность и разносторонность процесса внедрения СУД за счет множества подготовительных процедур, которые необходимо провести (анализ и оценка существующей СУД на момент соответствия требованиям стандарта, реорганизация бизнес-процессов, обеспечение вовлеченности всех заинтересованных сторон, анализ рисков);
2) отсутствие конкретных пошаговых инструкций может поставить организацию в положение, когда не будет осознания, с чего начать и куда двигаться, в связи с чем может потребоваться поддержка со стороны;
3) фокус стандартов сосредоточен исключительно на деловых доку-ментах, в них не затрагиваются вопросы архивирования и управления ар-хивами постоянного хранения, что вынуждает компании, нуждающиеся в обеспечении всего жизненного цикла своих документов, совместно при-менять другие стандарты (например, ИСО 14641-1).
Наиболее остро при этом ставится вопрос терминологии: многим ан-глийским терминам трудно найти эквиваленты в русском языке (например, «document», «record», «disposition»).
Эта проблема существует не только в России, но и в других странах, в том числе во Франции, где в 2012 г. пришли к одобренному профессиональным сообществом решению: «documents d’activité» (буквально «документы о деятельности») взамен «records» и «gestion des documents d’activité» (буквально «управление до-кументами о деятельности») для «records management» [18].
В стандарте ИСО 30301, пересмотренном в 2019 г., в отличие от предыдущей версии 2011 г., использующей термины ИСО 30300, были введены такие термины, как «documented information», «management system», «risk», «competence», «process» и др. Это связано, во-первых, с корреляцией с другими стандартами систем менеджмента и, во-вторых, с потребностями времени.
Однако проблема усугубилась изменениями в ISO 30300, которые в настоящее время находятся в стадии разработки. Существенно изменилась его структура. Во-первых, разработчики отошли от разъяснения принципов стандартов систем менеджмента: в предлагаемой версии есть только раздел «термины и определения». Во-вторых, изме-нился также раздел «термины и определения»: вместо 4-х групп терминов стало 6 (причем изменились не только названия, но и их содержание).
В предыдущей версии 2011 г. в стандарте присутствовало 29 терминов, в 2018 г. (утверждение проекта комитета) – 70, сейчас – 72. Пять терминов были полностью убраны из новой версии («archive(s)», «document», «documentation», «registration», «tracking»), появились 47 новых (часть из которых уже упоминалась в тексте стандарта предыдущей версии, но не была включена в раздел «термины и определения»).
Формирование систем качества образовательной организации на основе ...
... рекомендации международных стандартов серии ISO 9000:2000, модель Европейского фонда по менеджменту качества (EFQM) и другие национальные модели управления качеством в образовании. 4.Построение систем менеджмента качества образовательного процесса на принципах менеджмента качества, но ...
Только 11 терминов остались в первоначальном виде, а определения 9 терминов претерпели значительные изменения. В связи с этими изменениями можно ожидать изменений в ISO 30301 и ISO 30302 соответственно.
2.2. Перспективы стандартизации делопроизводства в Российской Федерации
Разработка проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руко-водство по внедрению», идентичного международному, включена в Программу национальной стандартизации на 2021 г. [3].
С 12 апреля 2021 года публичное обсуждение проекта нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Система стандартов в области информации, библиотек и издательской деятельности. Системы управления документами. Ру-ководство по внедрению».
Работа над проектом стандарта ведется в тесном сотрудничестве с техническим комитетом 191 «Научно-техническая информация, библиотека и издательское дело» Россстандарта. Одним из основных требований ИСО 30302:2015 является разработка политики (стратегии или концепции) управления документами, определяющей руководство по созданию доку-ментов и средств управления ими, отвечающих целям организации, и принципы организации работы с документами. Организации, которые руководствуются ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2019, могут использовать ИСО 30302:2015 для разработки организационной инфраструктуры управления документами в рамках систематического и прослеживаемого подхода к СУД.
Исходя из содержания стандарта, представляется порядок действий, которые необходимо предпринять организации для создания, внедрения и поддержки СУД:
1. Анализ организационной среды. Определение внутренних и внешних факторов организационной среды в СУД.
Анализ организационной среды является непрерывным процессом. Он обеспечивает выполнение и систематическую оценку ВОЗ и поддерживает цикл постоянного улучшения.
2. Оценка юридических, организационных и других требований в соответствии с областью деятельности организации. Бизнес-требования должны быть сформулированы на основе текущих бизнес-процессов, а также с учетом будущего планирования и развития организации. На них следует обращать особое внимание, когда организация разрабатывает автоматизированные или цифровые бизнес-процессы. В этом случае требования могут быть изменены во время обсуждения с лицами, ответственными за разработку и внедрение предлагаемых новых процессов.
3. Определение области применения СУД. Цель CMS устанавливается высшим руководством и четко указывает структуру для реализации CMS, компоненты CMS, которые должны быть включены и исключены, их роли и взаимосвязи. Объем может быть определен после анализа организационной среды с учетом выявленных факторов и требований, а также может быть установлен высшим руководством до определения этих факторов и требований.
4. Установление обязательств руководства по внедрению СУД. Обя-зательства руководства не подразумевают выполнение каких-либо кон-кретных действий, но открытая демонстрация участия руководства являет-ся неотъемлемым фактором успеха внедрения СУД.
5. Разработка политики управления документами. Политика управ-ления документами устанавливается руководством в качестве основы для внедрения и совершенствования СУД организации, а также в качестве эта-лона для оценки качества СУД. Идеально, если происходит интеграция политики работы с документами в общую политику управления организа-ции. При внедрении DMS утвержденная политика управления документами является официальным документом. Положения этого документа необходимо соблюдать и контролировать в организации, это должен знать каждый сотрудник организации. Все документы по внедрению СУД, разработанные впоследствии, не должны противоречить установленной политике документооборота.
Виды Управления Организацией
... имеет лидера, через который все команды управления проходят через единственный канал. В этом случае ссылки управления несут ответственность за результаты всех действий управляемых ... часто называют классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций - разновидности бюрократии. Причина такого длительного и широкого использования бюрократической структуры ...
6. Определение организационных функций. В дополнение к формальному составу представителя руководства и руководителя производства должны быть распределены обязанности и ответственность за внедрение DMS.
7. Распределение ответственности и полномочий. Для разных катего-рий должностей должна быть установлена дифференцированная ответ-ственность:
- а) высшее руководство несет ответственность за утверждение и поддержку политики управления документами в организации;
- б) определяется конкретный представитель высшего руководства, на которого возлагается ответственность и подотчетность за СУД (конкретная роль);
- в) руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение надлежащего создания документов и управление ими со-трудниками их подразделений в соответствии с установленной политикой управления документами;
- г) специалисты в области управления документами несут ответствен-ность за разработку процессов и средств управления документами, внед-рение и эксплуатацию документных систем, а также за обучение лиц, участвующих в документных процессах и использующих документные си-стемы;
- д) системные администраторы несут ответственность за обеспечение надежности, безопасности, совместимости документных систем, включая системное управление процессами миграции и внесение изменений;
- е) сотрудники отдела ИТ несут ответственность за внедрение и поддержку технологических аспектов, необходимых для непрерывного и надежного управления документами, в том числе за миграцию систем в случае необходимости;
— ж) все сотрудники несут ответственность за создание документов и управление ими в их сфере деятельности в соответствии с установленной политикой управления документами путем использования документных систем организации, ее процессов и средств управления документами.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920-1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации до-кументов начал приобретать организованный и системный характер. Можно выделить несколько этапов стандартизации делопроизводства в России (рисунок 1.1 в курсовой работе).
Вместе с тем, в настоящее время происходит новый этап развития стандартизации, который будет характе-ризоваться отказом от прямого применения стандартов ИСО и возвраще-нию к практике разработки своих национальных стандартов, учитываю-щих передовой международный опыт.
Роль международных стандартов в национальной системе стандартизации становится все более значительной. Знание и применение международных и национальных стандартов работы с документами особенно необходимо сегодня, так как существует множество организаций, которые взаимодействуют с зарубежными партнерами.
Управления персоналом в организации. Система управления персоналом ...
... и участие в разработке организационно-методических и нормативно-технических документов для решения отдельных задач управления персоналом организации по месту прохождения практики; разработка предложений по совершенствованию подсистемы управления персоналом системы управления организации; Такой отчет состоит ...
