Управление документацией в рф курсовая работа

Курсовая работа

Информационные технологии заняли центральное место в области работы с документами, сначала как способ автоматизации задач, а теперь как полноценный инструмент управления. В частности, система документооборота позволяет снизить операционные расходы в отделах, где обрабатываются документы, и в компании в целом. В связи с этим остро стоит во-прос выработки методологии создания и внедрения систем управления до-кументами (СУД).

Существующее разнообразие подходов к их созданию не приводит к развитию общей хорошей практики и преследует только индивидуальные цели организации, что препятствует централизации и унификации документальных процессов на национальном уровне.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ СТАНДАРТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. История стандартизации делопроизводства в России

В современных экономических условиях все больше внимания уделяется стандартизации; его роль в жизни государства, коммерческих и некоммерческих структур и общества в целом растет в геометрической прогрессии. Научные открытия способствуют тому, что посредством стандартизации определяются и используются наиболее оптимальные методы для решения управленческих, производственных, экономических и других проблем. К сожалению, в Российской Федерации процесс стандартизации идет крайне медленно, это касается даже адаптированных и опробованных международных стандар-тов. До сих пор бытует мнение, что стандартизация — это что-то необязательное и непрактичное.

Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920-1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации до-кументов начал приобретать организованный и системный характер. По-степенно стандартизация, как вид деятельности государства приобрела ис-ключительно централизованный характер и черты современной организа-ционной структуры [7].

Можно выделить несколько этапов стандартизации делопроизводства в России (рисунок 1.1).

Организационная структура органов стандартизации претерпевала неоднократные изменения в ходе своего развития, но во главе ее всегда стоял центральный орган государственной власти и управления, уполно-моченный вести работы по стандартизации (на современном этапе это Рос-стандарт), в его подчинении находились организации, занимающиеся от-дельными вопросами стандартизации (например, ФГУП Стандартинформ, который: подготавливает переводы международных и зарубежных стан-дартов на русский язык и официально их регистрирует, ведет базу нацио-нальных стандартов и технических регламентов, осуществляет их публи-кацию и распространение), а также технические комитеты, специализиру-ющиеся каждый на своем направлении деятельности (в вопросах управле-ния документами это: ТК 191, ТК 459, ТК 076, ТК 022 и др.).

21 стр., 10415 слов

Система делопроизводства в России

... возможности наглядными. 1. Делопроизводство в дореволюционной России Государственное делопроизводство как система начинает самоуправляться с момента образования централизованного Русского государства в конце XV в. и начала процесса создания аппарата государственного управления, необходимого для ...

На текущем этапе развития стандартизации наблюдается взаимосвязь стандартов, разработанных различными ТК, и в то же время их несогласованность. Во многом это связано с недостаточной экспертной активностью или нежеланием действительно широкого обсуждения проектов национальных стандартов, что приводит к их довольно сомнительному качеству и низкой практической востребованности. Однако именно стандартизация является движущей силой развития любой экономики в мире, и Россия не будет исключением.

1.2. Зарубежный опыт использования стандартов ИСО серии 30300

Серия стандартов ИСО 30300 – единая методологическая серия по созданию СУД, использующаяся в организациях любого вида (как госу-дарственных, так и частных) и претендующая на статус универсального руководства в данной области. Серия предназначена для использования вместе со стандартом ISO 15489, хотя может использоваться независимо. В совокупности данные стандарты представляют целостную методологическую базу всех процессов, связанных с СУД.

Многие государства уже активно используют стандарты серии 30300 в целях совершенствования методологии в области управления докумен-тами и повышения эффективности работы СУД в организациях, в частности, Австралия, Испания, Франция и др. В связи с этим желательно изучить опыт других стран и рассмотреть перспективы России в направлении стандартизации систем управления документами.

Из-за постоянного усложнения структуры и процедур управления внедрение CMS неизбежно, и соответствующее руководство станет отличной базой для разработчиков и компаний, внедряющих такие продукты. Каждая часть серии стандартов вытекает из другой и логически связана с остальными, что обеспечивает выстраивание четкой системной линии действий при внедрении СУД.

1. ИСО 30300:2011 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Основные положения и словарь» (ISO 30300:2011 «In-formation and documentation. Management system for records. Fundamentals and vocabulary») содержит термины и определения, используемые в области применения серии стандартов, определяет основные принципы СУД, устанавливает связь между СУД и другими системами управления [6].

2. ИСО 30301:2019 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Требования» (ISO 30301:2019 «Information and docu-mentation. Management system for records. Requirements») раскрывает тре-бования к СУД, способствующие компетентному принятию решений и распределению ресурсов для достижения целей организации [19].

3. ИСО 30302:2015 «Информация и документация. Системы управ-ления документами. Руководство по внедрению» (ISO 30302:2015 «Information and documentation – Management systems for records – Guidelines for implementation») описывает процедуры практического внед-рения СУД на предприятии с поэтапным ее раскрытием (от анализа среды внедрения до исправления несоответствий требованиям) [20].

20 стр., 9955 слов

Управление качеством на основе использования международных стандартов ...

... это система, обеспечивающая эффективную работу предприятия, в том числе и в области управления качеством выпускаемой продукции. Наиболее эффективными при создании СМК являются требования, изложенные в международных стандартах серии ISO ...

2. МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ ИСО СЕРИИ 30300: ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРОБЛЕМЫ ИХ ПРИМЕНЕНИЯ В РФ

2.1. Стандартизации управления документами в ИСО

Преимущества применения стандартов серии ИСО 30300:

1) интеграция СУД с другими системами управления (ИСО 9000, ИСО 27000 и ИСО 14000);

2) обеспечение структурированной системы управления внутри ор-ганизации (ИСО 30300 и ИСО 30301 определяют принципы, способству-ющие согласованию процесса управления документацией с организационной стратегией);

3) экономия затрат в связи с уменьшением числа ошибок, сокраще-нием времени на выполнение операций с документами, исключением избы-точных и повторных действий с документами;

4) универсальность с точки зрения субъекта использования (стандар-ты предназначены для всех типов организаций), которой не имеют другие стандарты систем управления [13].

Проблемы, которые могут возникнуть в процессе применения систе-мы стандартов на предприятии:

1) сложность и разносторонность процесса внедрения СУД за счет множества подготовительных процедур, которые необходимо провести (анализ и оценка существующей СУД на момент соответствия требованиям стандарта, реорганизация бизнес-процессов, обеспечение вовлеченности всех заинтересованных сторон, анализ рисков);

2) отсутствие конкретных пошаговых инструкций может поставить организацию в положение, когда не будет осознания, с чего начать и куда двигаться, в связи с чем может потребоваться поддержка со стороны;

3) фокус стандартов сосредоточен исключительно на деловых доку-ментах, в них не затрагиваются вопросы архивирования и управления ар-хивами постоянного хранения, что вынуждает компании, нуждающиеся в обеспечении всего жизненного цикла своих документов, совместно при-менять другие стандарты (например, ИСО 14641-1).

Наиболее остро при этом ставится вопрос терминологии: многим ан-глийским терминам трудно найти эквиваленты в русском языке (например, «document», «record», «disposition»).

Эта проблема существует не только в России, но и в других странах, в том числе во Франции, где в 2012 г. пришли к одобренному профессиональным сообществом решению: «documents d’activité» (буквально «документы о деятельности») взамен «records» и «gestion des documents d’activité» (буквально «управление до-кументами о деятельности») для «records management» [18].

В стандарте ИСО 30301, пересмотренном в 2019 г., в отличие от предыдущей версии 2011 г., использующей термины ИСО 30300, были введены такие термины, как «documented information», «management system», «risk», «competence», «process» и др. Это связано, во-первых, с корреляцией с другими стандартами систем менеджмента и, во-вторых, с потребностями времени.

Однако проблема усугубилась изменениями в ISO 30300, которые в настоящее время находятся в стадии разработки. Существенно изменилась его структура. Во-первых, разработчики отошли от разъяснения принципов стандартов систем менеджмента: в предлагаемой версии есть только раздел «термины и определения». Во-вторых, изме-нился также раздел «термины и определения»: вместо 4-х групп терминов стало 6 (причем изменились не только названия, но и их содержание).

В предыдущей версии 2011 г. в стандарте присутствовало 29 терминов, в 2018 г. (утверждение проекта комитета) – 70, сейчас – 72. Пять терминов были полностью убраны из новой версии («archive(s)», «document», «documentation», «registration», «tracking»), появились 47 новых (часть из которых уже упоминалась в тексте стандарта предыдущей версии, но не была включена в раздел «термины и определения»).

4 стр., 1667 слов

Формирование систем качества образовательной организации на основе ...

... рекомендации международных стандартов серии ISO 9000:2000, модель Европейского фонда по менеджменту качества (EFQM) и другие национальные модели управления качеством в образовании. 4.Построение систем менеджмента качества образовательного процесса на принципах менеджмента качества, но ...

Только 11 терминов остались в первоначальном виде, а определения 9 терминов претерпели значительные изменения. В связи с этими изменениями можно ожидать изменений в ISO 30301 и ISO 30302 соответственно.

2.2. Перспективы стандартизации делопроизводства в Российской Федерации

Разработка проекта национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руко-водство по внедрению», идентичного международному, включена в Программу национальной стандартизации на 2021 г. [3].

С 12 апреля 2021 года публичное обсуждение проекта нового национального стандарта ГОСТ Р ИСО 30302 «Система стандартов в области информации, библиотек и издательской деятельности. Системы управления документами. Ру-ководство по внедрению».

Работа над проектом стандарта ведется в тесном сотрудничестве с техническим комитетом 191 «Научно-техническая информация, библиотека и издательское дело» Россстандарта. Одним из основных требований ИСО 30302:2015 является разработка политики (стратегии или концепции) управления документами, определяющей руководство по созданию доку-ментов и средств управления ими, отвечающих целям организации, и принципы организации работы с документами. Организации, которые руководствуются ГОСТ Р ИСО 15489-1- 2019, могут использовать ИСО 30302:2015 для разработки организационной инфраструктуры управления документами в рамках систематического и прослеживаемого подхода к СУД.

Исходя из содержания стандарта, представляется порядок действий, которые необходимо предпринять организации для создания, внедрения и поддержки СУД:

1. Анализ организационной среды. Определение внутренних и внешних факторов организационной среды в СУД.

Анализ организационной среды является непрерывным процессом. Он обеспечивает выполнение и систематическую оценку ВОЗ и поддерживает цикл постоянного улучшения.

2. Оценка юридических, организационных и других требований в соответствии с областью деятельности организации. Бизнес-требования должны быть сформулированы на основе текущих бизнес-процессов, а также с учетом будущего планирования и развития организации. На них следует обращать особое внимание, когда организация разрабатывает автоматизированные или цифровые бизнес-процессы. В этом случае требования могут быть изменены во время обсуждения с лицами, ответственными за разработку и внедрение предлагаемых новых процессов.

3. Определение области применения СУД. Цель CMS устанавливается высшим руководством и четко указывает структуру для реализации CMS, компоненты CMS, которые должны быть включены и исключены, их роли и взаимосвязи. Объем может быть определен после анализа организационной среды с учетом выявленных факторов и требований, а также может быть установлен высшим руководством до определения этих факторов и требований.

4. Установление обязательств руководства по внедрению СУД. Обя-зательства руководства не подразумевают выполнение каких-либо кон-кретных действий, но открытая демонстрация участия руководства являет-ся неотъемлемым фактором успеха внедрения СУД.

5. Разработка политики управления документами. Политика управ-ления документами устанавливается руководством в качестве основы для внедрения и совершенствования СУД организации, а также в качестве эта-лона для оценки качества СУД. Идеально, если происходит интеграция политики работы с документами в общую политику управления организа-ции. При внедрении DMS утвержденная политика управления документами является официальным документом. Положения этого документа необходимо соблюдать и контролировать в организации, это должен знать каждый сотрудник организации. Все документы по внедрению СУД, разработанные впоследствии, не должны противоречить установленной политике документооборота.

7 стр., 3120 слов

Виды Управления Организацией

... имеет лидера, через который все команды управления проходят через единственный канал. В этом случае ссылки управления несут ответственность за результаты всех действий управляемых ... часто называют классической или традиционной организационной структурой. Большинство современных организаций - разновидности бюрократии. Причина такого длительного и широкого использования бюрократической структуры ...

6. Определение организационных функций. В дополнение к формальному составу представителя руководства и руководителя производства должны быть распределены обязанности и ответственность за внедрение DMS.

7. Распределение ответственности и полномочий. Для разных катего-рий должностей должна быть установлена дифференцированная ответ-ственность:

  • а) высшее руководство несет ответственность за утверждение и поддержку политики управления документами в организации;
  • б) определяется конкретный представитель высшего руководства, на которого возлагается ответственность и подотчетность за СУД (конкретная роль);
  • в) руководители структурных подразделений несут ответственность за обеспечение надлежащего создания документов и управление ими со-трудниками их подразделений в соответствии с установленной политикой управления документами;
  • г) специалисты в области управления документами несут ответствен-ность за разработку процессов и средств управления документами, внед-рение и эксплуатацию документных систем, а также за обучение лиц, участвующих в документных процессах и использующих документные си-стемы;
  • д) системные администраторы несут ответственность за обеспечение надежности, безопасности, совместимости документных систем, включая системное управление процессами миграции и внесение изменений;
  • е) сотрудники отдела ИТ несут ответственность за внедрение и поддержку технологических аспектов, необходимых для непрерывного и надежного управления документами, в том числе за миграцию систем в случае необходимости;

— ж) все сотрудники несут ответственность за создание документов и управление ими в их сфере деятельности в соответствии с установленной политикой управления документами путем использования документных систем организации, ее процессов и средств управления документами.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Истории стандартизации делопроизводства в России берет свое начало в 1920-1921 гг., когда процесс унификации и стандартизации до-кументов начал приобретать организованный и системный характер. Можно выделить несколько этапов стандартизации делопроизводства в России (рисунок 1.1 в курсовой работе).

Вместе с тем, в настоящее время происходит новый этап развития стандартизации, который будет характе-ризоваться отказом от прямого применения стандартов ИСО и возвраще-нию к практике разработки своих национальных стандартов, учитываю-щих передовой международный опыт.

Роль международных стандартов в национальной системе стандартизации становится все более значительной. Знание и применение международных и национальных стандартов работы с документами особенно необходимо сегодня, так как существует множество организаций, которые взаимодействуют с зарубежными партнерами.

26 стр., 12572 слов

Управления персоналом в организации. Система управления персоналом ...

... и системами управления предприятия; изучение и участие в разработке организационно-методических и нормативно-технических документов для решения отдельных задач управления персоналом организации по месту прохождения практики; разработка предложений по совершенствованию подсистемы управления персоналом системы управления организации; Такой отчет ...