Совершенствование документирования управленческой деятельности

метки: Организация, Документирование, Деятельность, Документ, Анализ, Диплом, Направление, Совершенствование

В современных условиях ускоряющегося социально-экономического развития, основанного на научно-техническом прогрессе, требования к качественным показателям протекания бизнес-процессов возрастают. В рамках дошкольного образовательного учреждения к любой организации предъявляются особые требования к документированию управленческой деятельности, поскольку от степени рациональности именно этого процесса зависит качество выполнения заданий, организация и культура труда работников и успешность управления в целом.

Совершенствование документирования управленческой деятельности предполагает отсутствие затруднений и скорость в составлении документов, расположении их реквизитов путём использования унифицированных форм и унифицированных языковых средств; быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов и в дальнейшей работе по исполнению управленческого решения, что в совокупности обуславливает экономию временных, трудовых и материальных ресурсов.

Актуальность выбранной темы определяется недостаточной проработкой проблемы совершенствования документации управленческой деятельности организациями, в данном случае администрацией Губернатора Иркутской области, что приводит к снижению эффективности работы, времени и материальные затраты.

Научное значение. В дипломной работе проведён анализ документирования управленческой деятельности администрации Губернатора Иркутской области, основанный на изучении структуры данной организации, функций и задач её подразделений и должностных лиц, стадий подготовки документов, степени унифицированности их содержания и оформления, следования стандартам в области ДОУ, характера применения НИТ. В исследовании представлены показатели материальных затрат, экономической и производственной эффективности от реализации данного проекта.

С точки зрения практического значения исследования, проведённого в рамках настоящей дипломной работы, его результаты могут быть использованы специалистами управления документационного обеспечения администрации Губернатора Иркутской области в целях эффективного формирования документационных ресурсов организации, регламентирования способов и процессов их создания, рационализации работы с ними с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В качестве гипотезы исследования выдвинуто утверждение о том, что совершенствование документирования управленческой деятельности способствует рационализации работы персонала, в чьи обязанности входит создание и оформление документов, и даёт экономический эффект, выраженный, главным образом, снижением затрат на оплату труда посредством сокращения штата работников ввиду снижения трудоёмкости процесса.

13 стр., 6366 слов

Основы правового обеспечения государственного регулирования деятельности ...

... работ № п/п Тема рефератов Воздушный кодекс РФ и международное право. Методологические основы правового регулирования деятельности гражданской авиации Координация деятельности ведомств и организаций в сфере гражданской авиации - основа обеспечения безопасности полетов. ... правовых документов Российской Федерации в области авиации, ... области гражданской авиации, (ПК-1). Правила регулирования режима труда ...

Целью написания дипломной работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере администрации Губернатора Иркутской области с учётом проведённого анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

— определение понятий «совершенствование», «документирование», «управленческая деятельность», «организация»;

— анализ мирового опыта в области оптимизации работы с документами;

— рассмотрение аспектов совершенствования содержания, оформления и работы с документами, их способов, принципов, этапов, результатов;

— изучение нормативно-правовых источников, регламентирующих документирование управленческой деятельности организаций, в том числе нормативных актов администрации Губернатора Иркутской области;

— исследование специфики документирования управленческой деятельности организаций в целом и с учётом особенностей ДОУ администрации Губернатора Иркутской области;

— внесение предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности в администрации Губернатора Иркутской области с учетом рекомендаций нормативно-методических источников и специализированной литературы;

— проведение оценки эффективности предлагаемых мероприятий по совершенствованию документирования управленческой деятельности.

Объектом исследования является документация управленческой деятельности.

Объектом исследования является совершенствование документации управленческой деятельности организации на примере администрации губернатора Иркутской области.

Теоретической основой исследования послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов в области теории и практики документооборота, справочные и нормативные материалы по рассматриваемой проблеме.

Методологическая основа определяется целями исследования и основана на системном анализе, основанном на изучении объектов как систем.

В качестве методов проведения работы были выбраны сочетание абстрактного теоретического анализа и конкретно-исторического анализа, переход от анализа к синтезу, наблюдение, обзор, изучение документальных источников, проектирование, планирование, экономический расчет.

Отправной точкой диссертации являются нормативные акты федерального и регионального уровней, периодические издания, справочные статьи, информационные издания и Интернет. Большую группу источников составили канцелярские документы администрации губернатора Иркутской области и ее самостоятельных структурных подразделений.

16 стр., 7938 слов

Курсовая работа управление инвестиционной деятельностью

... этих факторов. Цель работы - изучить инвестиционную деятельность фирмы. Среди задач настоящей работы можно выделить следующие: Во-первых, определите принципы и цели оценки инвестиционных активов. Во-вторых, рассмотрите управление инвестициями и ...

Ретроспективному анализу документирования посвящены работы М. И. Басакова, Г. В. Гузиловой, М. В. Ларина, опубликованные в периодической печати. В них подробно рассказывается о формировании национальной документации с 10 века до наших дней и кратко упоминается зарубежная практика создания документов и работы с ними.

Фундаментальными научными исследованиями по совершенствованию создания и оформления управленческих документов являются работы О. И. Бондыревой, С. Н. Дёмина, Ю.Н. Столярова, В. Э. Баласаняна, нашедшие отражение в учебных пособиях и периодике. Эти ученые подробно описывают принципы унификации и стандартизации в документальной науке.

В рамках исследований И. Е. Иванова по совершенствованию работы с документами разнообразила подход к безбумажной технологии управления. Также теме автоматизации, электронного документооборота и НИТ в сфере ДОУ посвящены труды В. Э. Баласаняна и Л.Р. Фионовой. Материал по данным вопросам взят из периодических источников.

При написании работы особое внимание было обращено на публикации М. В. Ларина, В. М. Рубцова, О.И. Рыскова, отражающие основные направления государственной политики и регулирования в сфере дошкольных образовательных учреждений как в Российской Федерации, так и за рубежом.

Важное значение имело знакомство с законодательством РФ, нормативными документами в области ДОУ.

Структура работы определяется логикой исследования, его целями и задачами. Диссертация состоит из введения, трех глав, заключения, списка нормативных и библиографических источников, семи приложений.

Апробация работы. Тезисы исследования представлены автором в опубликованных материалах конференций, проведенных в рамках «Недели науки Иркутского государственного лингвистического университета» в феврале 2008 г., и доложены на научно-практической конференции «Документация и дошкольные образовательные учреждения».

Выводы данной диссертации ориентированы на внедрение в практику документирования управленческой деятельности Администрации Губернатора Иркутской области.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 ТОЛКОВАНИЕ КЛЮЧЕВЫХ ПОНЯТИЙ

Совершенствование — от глагола «совершенствовать» — делать лучше, совершеннее [48]; процесс рационализации объектов, предметов, явлений, действий с учётом последних достижений науки и техники [42].

Документирование — запись информации на различных носителях по установленным правилам [5].

М.И.Басаков [25:59] описывает его как «процесс создания и оформления документов». Мы будем рассматривать эту концепцию как процесс создания и обработки документов на различных носителях по установленным правилам.

Управленческая деятельность (управление) — сознательное, заранее продуманное действие со стороны одних людей (управляющих) на других (управляемых) и экономические объекты с целью получения желаемого результата [46]; процесс планирования, организации, мотивации и контроля, необходимый для формулирования и достижения целей организации [43]; деятельность по эффективному и прогрессивному использованию ресурсов, достижению целей организации, а также росту эффективности и производительности [27].

Организация — предприятие, учреждение, фирма независимо от форм собственности и подчиненности [13], призванное выполнять заданные функции, решать определенный круг задач [49].

Поэтому в данной работе мы будем рассматривать совершенствование документации по управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности и рационализацию создания и исполнения документов, вытекающих из процесса управления.

1.2 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ИСТОРИЧЕСКОМ АСПЕКТЕ

1.2.1 Становление документирования в России

По данным археологов и лингвистов уже в X в. в Древнерусском государстве начала складываться культура написания документов (договоры с Византией 911 и 945 гг.).

36 стр., 17965 слов

Документирование операций. Документирование хозяйственных операций ...

... документы, форма которых не представлена ​​в альбомах унифицированных форм, приобретают юридические доказательства при наличии обязательных реквизитов, установленных федеральным законом «О бухгалтерском учете». При документировании хозяйственных операций документы ... организации. Содержание и формы этих документов зависят от технических средств, используемых в бухгалтерской работе, сущности и перечня ...

В этот период в основном документируют правовые отношения. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами («Русская Правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создают документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (уставные, вкладные, купчие грамоты; заёмные, закладные кабалы, фиксирующие заём денег; житийные записи — при срочном найме работников; полные грамоты — при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.).

Накопление традиций в области документации привело к формированию круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав воссоздали за счет псалмопевцев и служителей церкви. Начали развиваться типовые формы индивидуальных и более общих документов, из которых они составляли своего рода пособия для делопроизводства — «формуляр». Установили приёмы засвидетельствования документов, их составления — документы начинают проходить стадии написания (чернопись, редакция, беловик); начали использовать скрепы, печати, мосты (подписи на склейках) — так появляются элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

До конца XIV в. основным материалом для письма служил пергамент. Самой древней формой документа на Руси была грамота — отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см).

Размер документа может отличаться из-за наклеивания следующих листов. Документы, утратившие свою ценность, соскребали, вырезали дорогостоящие материалы, вырезали потертые участки и повторно использовали для записи информации. С увеличением объема делопроизводства изменился график написания: изначально документы составлялись характерным для книжного дела легальным письмом с написанием писем с прямыми очертаниями. В XIV в. стали использовать полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писали сплошным текстом, без разделения на слова. Из знаков препинания к XIV в. стали использовать точку в конце предложения.

Трудовая система государственных учреждений начала складываться в период становления российского централизованного государства. Этот период (XV-XVII вв.) принято называть приказным: по названию первых государственных учреждений — приказов.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага. Первоначально он был сделан из тряпок, а чернила состояли из солей железа и дубильных веществ, извлеченных из наростов чернил на дубовых листьях. Сочетание черных чернил и тряпичной бумаги сделало текст особенно прочным — он почти не выцветал.

3 стр., 1093 слов

Бланки документов

... и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение ...

Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, хорошо читаемы. Инструментами письма до второй половины XIX в. служили гусиные перья. Написанный текст посыпался мелким кварцевым песком. В офисной работе они продолжали использовать столбец как форму документа — рулон тонких листов бумаги, приклеенных друг к другу. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров.

Составные части столпа назывались поставами. Колонка на самом деле не была единым документом, но включала в себя весь комплект документов по делу. Текст в столбцах был написан только с одной стороны, обратная — для написания заметок, резолюций, обращений. Такая форма документа была неудобной, так как требовалось много времени, чтобы развернуть и свернуть столбец при поиске необходимой информации. Сама склейка была недостаточно прочной, что привело к порче и износу документа. Столбцовую форму документирования отменил Петр I. Позже стали применять тетради — листы бумаги, сложенные вдвое. Их собирали вместе, переплетали и составляли книги.

В форме книг вели списки, финансовые, учетные записи.

В бумажных документах большинство деталей еще не выделилось из текста: они представляют собой сплошной текст. Как правило, документ начинался с адреса, даты или обозначения автора документа: «От царя и великого князя Алексея Михайловича, самодержца всей Великой и Малороссии, до боярина князя Якова Куденетовича Черкасского…».

Коллежское делопроизводство примечательно реформами Петра I. Отсутствие в прежних учреждениях установленного законом порядка, общих форм документов и постоянных сроков производства дел побудило правительство искать новые формы государственного устройства.

Существенные изменения претерпевает форма документов. Они разрабатывают «общие формы» — образцы, на основании которых должны быть составлены документы. В указе 1723 г. «О форме суда» содержание челобитной следовало излагать по пунктам — была сделана попытка формализовать текст документа, сделать его максимально удобным для чтения. Дата и название документа становятся независимыми элементами формы. Появляется ряд деталей, отражающих различные этапы процесса документирования: подписи, отметки одобрения, регистрационные индексы, контрольный знак, направление к делу и многое другое.

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства — появились министерства. Делопроизводство этого периода называют министерским. Первоначально при составлении документов преобладала «коллегиальная» процедура, при которой рассмотрение каждого вопроса требовало повторения всех предыдущих документов, а дела достигли огромных размеров. К середине XIX в. сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки — самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются формы учреждений с угловым расположением требований. Бланки печатали типографским способом или писали от руки. В состав реквизитов формы входили наименование учреждения, структурные подразделения, дата и индекс регистрации документа. Занял обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически так же, как и в современных документах).

3 стр., 1156 слов

Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы

... регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах. Унификация текстов управленческих документов заключается в создании единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание ситуаций, которые регулярно повторяются. Этапы унификации текстов документов: 1. унификация структуры текстов - выбор последовательности расположения ...

Появляется ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имела пока унифицированного вида и могла выглядеть по-разному: «Ответ на …» или: «От …» и т.п. Приобретает устойчивый вид реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. Он получает некоторую форму заверения документа: подписи и скобы на документе включают название должности человека, подписавшего или обеспечившего документ, и его личную подпись. Большое значение имели письмовики — сборники образцов документов.

Период 1917-1990-х гг. 15 марта 1917 г. принято постановление «Об упрощении форм общения и официальных документов», которое заключалось в отмене «названия и окончательной формулы деловых писем, выражающих личные чувства». В «Положении о письмоводстве и делопроизводстве» от 1918 г. изменения касались исключения устаревших канцелярских штампов в текстах документов, рекомендаций по использованию меньших форматов бумаги в целях её экономии.

К концу 20-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документов. Разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонных сообщений, протоколов, уведомлений. Были стандартизованы материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты пишущих машин).

В 1965 году была разработана ЕГСД. Реализация его положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, дала возможность оптимизировать структуру и штат системы управления. Однако элементы НИТ, частично внедренные в практику ведущих зарубежных компаний, не были представлены в ЕГСУ из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования их практического изучения. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции ГСДОУ, утвержденной в 1988 г.

В 70-80-х гг. были разработаны стандарты на управленческую документацию, общесоюзные классификаторы технико-экономической информации, унифицированные системы документации. Это значительно улучшило оформление документации; облегчило процессы поиска, учета, анализа, хранения разнообразной информации; подготовило почву для автоматизации управленческих функций [38].

На современном этапе процесс документирования стремятся полностью автоматизировать с помощью НИТ. Их использование при реализации, например, работы органов исполнительной власти снизит затраты на управление, в том числе за счет высвобождения части технического персонала этих органов. Долю электронного документооборота предполагают довести до 65% внутри ведомств и до 40% в межведомственном взаимодействии [7]. На сегодняшний день создано множество программ как зарубежного («Lotus Notes», «Office Media»), так и отечественного производства («Дело», «Делопроизводство»).

Создание и оформление ЭД (электронных документов) регулируют Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [11], от 27 июля 2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [19], Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)» от 28 января 2002 г. № 65 [7]. Международное взаимодействие на документальном уровне регулируется международным стандартом ISO 15489: 2001 «Информация и документация. Управление документами» [3].

1.2.2 Становление документирования зарубежом

В Германии с 1926 г. действовал «имперский закон о всеобщем порядке делопроизводства». Разработчики современной системы делопроизводства министерств ФРГ одной из главных ее задач поставили «противодействие соблазну через средства современной ВТ отказаться от строгих систематизирующих схем группировки и шифрования документов» [40:20].

В 1960 г. Европейская экономическая комиссия признала желательность унификации деловых документов. В 1963 г. ею был принят формуляр-образец, признанный в 1966 г. и ведомствами СССР [40].

В США с 1976 г. действует закон по управлению Федеральной документацией.

12 стр., 5912 слов

История унификации текста документа

... документами не только сотрудников офиса, но и всех сотрудников аппарата управления - от менеджеров до рядовые сотрудники. Унификация текста производится по следующим основным направлениям: состав информации, структура текста, языковые средства представления информации. Унификация состава информации ...

Термин «Управление документацией» включает планирование, контроль, руководство, организацию, обучение и другие управленческие действия, предполагающие создание и оформление документов, их хранение, использование и возможность распоряжения ими.

В Англии с 1985 г. действует правительственная программа по совершенствованию управления документацией. При Кабинете министров существует второй административный департамент, который вместе с Государственным архивом Великобритании занимается вопросами документооборота на современном техническом и технологическом уровне.

В Чехии в законе «Об архивном деле» 1994/1997-2002 гг. четко обозначена обязанность всех организаций, независимо от формы собственности, «заботиться о правильном оформлении, учёте и хранении документации».

В Австралии впервые в мире в 1996 г. был принят стандарт по управлению документами, содержащий рекомендации по работе с традиционными (на бумажном носителе) и современными (электронными) документами [37].

В 2003 г. в Голландии на основании закона «Об электронных подписях» 1999/93/EC принят аналогичный закон, признающий электронно-цифровую подпись на ЭД равнозначной собственноручной на бумажном носителе.

В настоящее время Европейское сообщество прилагает значительные усилия по реорганизации деятельности органов государственной власти в соответствии с концепциями «электронного правительства» и «электронного правительства». Таким образом, в Нидерландах одной из целей продвижения бизнеса является проведение не менее 25% управленческой деятельности национального правительства в электронном виде. Также в национальных проектах «Электронного правительства» участвуют страны Европы, Великобритания, Соединённые штаты Америки, Россия [7].

Показательным является и опыт коллег из стран СНГ. Республика Беларусь — одно из первых государств, успешно разработавших и внедрившее законодательную и нормативную базу управления документами, в том числе электронными. Закон «Об информатизации» (1995 г.), Гражданский Кодекс Республики Беларусь (1998 г.), закон «Об электронном документе» (2000 г.), ГОСТ СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения» являются важными государственными актами в сфере ДОУ [37].

В ряде стран основным нормативным документом, регулирующим документацию и работу с документами, является национальный стандарт, эквивалентный международному стандарту ISO 15489: 2001 «Информация и документация.

32 стр., 15736 слов

Совершенствование оценки эффективности деятельности органов муниципального ...

... оценки эффективности деятельности органов муниципального управления в Российской Федерации; выявить проблемы оценки деятельности органов местного самоуправления в Российской Федерации; выявить возможные направления по совершенствование оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления. изучить методику оценки эффективности деятельности органов местного самоуправления муниципальных ...

Управление документами» [3]. Например, в Голландии это переведенный на национальный язык ISO NEN 15489:2001[39].

Из вышеприведённого ретроспективного анализа со всей очевидностью следует, что во всём мире наблюдается уверенная тенденция совершенствования создания и оформления документов с целью экономии временных и трудовых ресурсов, обеспечения сохранности документированной информации как объекта социального, экономического, политического, исторического, научного и культурного наследия.

1.3 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СОДЕРЖАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.3.1 Унификация текстов документов

Под унификацией в широком смысле понимают уменьшение многообразия типов и видов изделий одинакового функционального назначения [42]. Согласно «Словарю по бизнесу и праву» [45], унификация (лат. uni — один и facere — делать) — приведение к единой форме (документов, оборудования, услуг и пр.).

Применительно к управленческим документам она заключается в сокращении неоправданного многообразия разновидностей документов, приведение их к единоподобию форм, структур, языковых конструкций, операций по их составлению, обработке, учёту и хранению [25].

Унификация текстов документов — целенаправленная, упорядоченная работа по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения документов и созданию на этой основе универсальных вариантов их текстов [26].

Результаты унификации

— Целенаправленное и оправданное применение в текстах документов устоявшихся семантических конструкций и терминологии;

— Совершенствование структуры документов;

— Универсализация представления документированной информации.

Благодаря унификации документы организации упорядочиваются, фиксируя выполнение однотипных управленческих действий. Следовательно, это способствует сокращению временных и материальных затрат на подготовку документов организации, что имеет особое значение при реализации данной онлайн-работы.

В основе работы по унификации текста отдельного документа лежит метод выделения в нём постоянной (повторяющейся) и переменной (оригинальной) информации [28].

Способы унификации текстов документов

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур [6].

Трафарет — это способ фиксации постоянной информации в виде согласованного текста с пробелами для переменной. В такой форме создают приказы, заявления.

Анкета — это способ представления единого текста, где постоянная информация размещается в левой части листа, а переменная вставляется в документ в процессе заполнения справа. В УСОРД анкетным методом смоделированы приказы о приёме, переводе, увольнении; докладные и объяснительные записки. Преимущества анкет: они упрощают подготовку документов, облегчают наборную работу.

Таблица представляет собой разорванный текст, организованный по определенному принципу: постоянная информация находится в заголовках диаграммы и боковой панели, а переменная находится на пересечении соответствующих диаграмм и линий. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию, проводить сравнительный анализ данных [28].

Речевой этикет в документе

... затруднений в общении. Неукоснительное соблюдение речевого этикета в ... на следующей неделе с новой датой платежа и процентами. Корпоративный этикет требует, чтобы документы были надежными, доказательными, объективными и убедительными. Точность в отборе фактов, оценке ситуации особенно необходима в ... информации. Официально-деловой стиль – это стиль документов: ... разговора темам. Терпимость состоит в том, ...

Принципы унификации документов

• Унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа;
• Единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления.

Обеспечивают путём максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

• Комплексность унификации. При его реализации требования к документу должны быть предусмотрены на всех этапах его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны быть учтены психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
• Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
• Сокращение числа видов документов. Достигают за счёт совершенствования методов управления, например, при повсеместном применении организационной техники;
• Стабильность требований к документам. Зафиксировано в государственных и отраслевых стандартах;
• Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
• Экономичность.

Достигают за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д. [26].

Этапы унификации текстов документов

1) Определение критериев отбора документов для унификации; отбор документов, соответствующих критериям, составление на них аннотаций;

2) Выбор последовательности расположения компонентов текста в соответствии с назначением служебного документа — с этой целью производят предварительную структуризацию текста, позволяющую сформировать базовую модель унифицированного текста документа;

3) Предварительная унификация стилистических средств текста;

4) Формирование окончательного варианта унифицированного содержания документа.

Принятый в качестве окончательного вариант унифицированного текста документа (форму документа) помещают в альбом унифицированных форм документов организации и (или) в банк унифицированных форм ЭД.

В будущем единые формы будут использоваться для подготовки конкретных версий документов. Содержание альбома (банка) унифицированных форм подлежит периодической актуализации. С этой целью из их состава выводят устаревшие формы, разрабатывают и включают вновь утверждённые, а также корректируют действующие [28].

В соответствии с Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов [15] тексты последних излагают деловым стилем, характерными чертами которого являются подчеркнутая официальность, адресность, использование стандартных (подходящих для изложения) словарных единиц, нейтральность и лаконичность, точность и ясность изложения; тематическая ограниченность содержания, подразумевающая освещение в документе не более одного-двух вопросов [47].

Следование перечисленным стилистическим нормам при подготовке текстов документов в значительной степени способствует ясному пониманию их содержания и позволяет адресату в более короткие сроки выработать оптимальное управленческое решение, подготовить ответный документ.

1.3.2 Стандартизация оформления документов

Стандартизация в широком смысле означает процесс установления и применения стандартов [42].

Международная организация по стандартизации даёт следующее определение: «установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определённой области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в частности, для достижения всеобщей оптимальной экономии при соблюдении функциональных условий и требований техники безопасности» [3:5]. Большой юридический словарь трактует это понятие как «деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения товаров и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг» [44:248].

Стандартизация в делопроизводстве — деятельность, заключающаяся в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учёту и хранению деловой информации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения [5].

Стандартизация оформления документов — форма юридического закрепления результатов унификации; целенаправленная, упорядоченная работа по приведению внешнего вида документов к единообразию посредством установления оптимального состава реквизитов и их оформления в соответствии с принятыми требованиями [28].

В соответствии с законом от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» [10], целями стандартизации являются повышение уровня безопасности продукции, работ, услуг; повышение их конкурентоспособности; обеспечение научно-технического прогресса и рационального использование ресурсов; техническая и информационная совместимость; сопоставимость результатов исследований (испытаний) и измерений, технических и экономико-статистических данных; взаимозаменяемость продукции.

К документам в области стандартизации, используемым на территории РФ, относят национальные стандарты; правила, нормы и рекомендации в области стандартизации; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; стандарты организаций [10].

Закон РФ от 10 июня 1993 г. № 5154-1 «О стандартизации» [14] устанавливает правовые основы, порядок проведения работ и виды документов по стандартизации; осуществление государственного контроля и надзора за соблюдением требований государственных стандартов, ответственность за нарушение положений закона и другие аспекты.

В практике совершенствования ДОУ разрабатывают государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела, на требования к составлению и оформлению управленческих документов.

Результаты стандартизации

• Юридическая сила документированной информации;
• Оперативное и качественное исполнение, поиск документов;
• Эффективная автоматизированная обработка документов.

Нормативные акты, регламентирующие оформление документов

1) Международные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов, действие которых распространяется на РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями;

2) Государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

3) Территориальные и отраслевые стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики организации и содержания деятельности соответствующих органов управления;

4) Внутренние стандарты организаций, устанавливающие требования к оформлению документов с учетом специфики содержания их деятельности.

В итоге, благодаря проведению стандартизации и унификации формуляров и текстов документов на пути совершенствования документирования управленческой деятельности организаций можно достичь косвенного (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорение оборачиваемости финансовых средств) и прямого (снижение затрат труда при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капиталовложений в оргтехнику, её амортизацию и ремонт) эффекта.

Важно отметить, что значение унификации и стандартизации создания и оформления документов особенно возросло в связи с применением в управленческой деятельности НИТ.

1.4 СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

1.4.1 Переход к безбумажной технологии управления

На современном этапе развития экономики отмечаются стремление руководства организаций, с одной стороны, к реструктуризации систем и совершенствованию процедур управления, и, с другой, к уменьшению объёмов документации на бумажных носителях, снижению стоимости её обработки и повышению эффективности работы с ней на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

По оценке Delphi Consulting Group [35], в мире ежегодно появляется около 6 млрд. новых документов. В настоящее время только в США ежедневно создают более 1 млрд. страниц документированной информации, а в архивах хранят уже более 1,3 трлн. различных документов.

НИТ предлагают достижение заявленных целей при помощи подхода, именуемого «переход к безбумажной технологии управления». Он предполагает выбор и применение методов организации безбумажной технологии управления, основывающейся на четырёх основных концепциях: автоматизация рабочих мест службы ДОУ, электронный документ, система электронного документооборота, система корпоративного электронного архива.

Автоматизация рабочих мест службы ДОУ в России прошла к концу XXI в. два этапа: первый характеризуется локальной автоматизацией делопроизводственных функций и процедур, второй — зарождением и становлением комплексного решения проблем автоматизации ДОУ в организациях и переходом к безбумажному обмену информацией.

Под АРМ (автоматизированным рабочим местом) на стадии их зарождения понимали совокупность технических и программных средств, информационного и организационного обеспечения, ориентированных на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач. С появлением ПК разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ архивиста, АРМ документоведа и пр.) стала необходимым элементом информационной технологии независимо от уровня её развития.

Цели создания АРМ

• Повышение оперативности управленческого труда;
• Сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации;
• Усиление контроля сроков исполнения документов;
• Упорядочение документооборота.

В зависимости от используемых технических и программных средств АРМ делят на локальные и сетевые. Локальное АРМ даёт возможность пользователю производить обработку данных на отдельном рабочем месте (необходима нормативно-справочная информация, все БД хранятся в памяти ПК).

Сетевые АРМ позволяют совместно использовать информацию различным группам пользователей.

Наиболее эффективным и рациональным режимом работы АРМ является их функционирование в рамках ЛВС. При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств ВТ между собой и с централизованными БД [25].

Концепция электронного документа возникла в 80-х гг. с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя. Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group [33], уже сегодня в некоторых областях деятельности таким способом обрабатывают до 70 % информации.

Согласно Федеральному закону от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [9:5], ЭД является всякое «электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи».

В отличие от документов на бумажных носителях, переход к цифровым ЭД обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении, хранении, а также защите информации. Они могут увеличить производительность используемых приложений, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. ЭД могут быть одновременно использованы сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всей организации. Доступ к ним осуществляется в течение нескольких секунд в отличие от документов на традиционных, бумажных, носителях.

Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, ЭД позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на их потоки, дополненные большими объемами текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи и реляционные данные. ЭД ограничен лишь такими параметрами, как содержимое, структура данных, формат, стандарт режима передачи. ЭД открыт, адаптируем, многомерен.

Защиту от несанкционированного доступа к ЭД обеспечивает ЭЦП (электронно-цифровая подпись) — реквизит ЭД, предназначенный для его защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в ЭД [9, 11].

За несколько лет концепция ЭД получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи электронного документооборота. Содержанием второй концепции является разработка СЭД (системы электронного документооборота), с целью интеграции всех приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией.

Основные функции СЭД

• Планирование и составление маршрутов движения документов;
• Контроль движения документов;
• Управление документооборотом и его регулирование;

— Но каковы бы не были функции, заложенные в СЭД, главное их назначение — организация хранения ЭД и работа с ними. Система автоматически отслеживает изменения, сроки исполнения, движение документов, контролирует их версии. Комплексная СЭД охватывает весь цикл делопроизводства организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив. Кроме того, СЭД настраиваема на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства организации, а также интегрируема с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные организации и иные структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

Несмотря на все перечисленные достоинства, внедрение мощных систем электронного документооборота не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных организаций. Решением может стать применение технологии построения КЭА (корпоративного электронного архива).

Речь идет об интегрированной системе глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объёмов ЭД. Причем технология должна включать как средства создания или наполнения банка данных, так и обеспечения его должного функционирования и развития.

Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно. Это связано с появлением недорогих носителей, повышением эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, технологий индексирования сверхбольших массивов данных; внедрением средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие объёмы информации.

Для реализации КЭА организуют сеть, включающую рабочие станции и серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества используют промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск, что относит её к классу традиционных информационно-поисковых систем. Альтернативное направление базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстное, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учётом специфики морфологии и семантики естественного языка.

Ввиду высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, данные должны храниться в надежных высокоскоростных системах архивирования, а графические образы документов — на носителях, характеризуемых длительностью использования [41].

Таким образом, можно с достаточной определённостью сказать, что на сегодняшний день электронные системы являются самым эффективным способом оптимизации и рационализации документооборота организаций, а, следовательно, и документирования их управленческой деятельности. Но важно отметить, что применение СЭД не даёт желаемого результата без использования унифицированных, стандартизованных форм документов и без КЭА — только сочетание всех концепций и направлений совершенствования даёт наилучший результат.

ГЛАВА 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ НА ПРИМЕРЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА ИРКУТСКОЙ ОБЛАСТИ

Администрация Губернатора Иркутской области (далее — АГИО) является ИОГВ (исполнительным органом государственной власти) ИО (Иркутской области), сформированным для обеспечения деятельности Губернатора и администрации ИО — высшего ИОГВ области.

АГИО обладает правами юридического лица, в том числе выступает истцом и ответчиком в суде; имеет бюджетную смету, лицевой счет, печать с изображением государственного герба РФ, иные штампы и бланки; финансируема из областного бюджета в установленном порядке и расходует полученные средства в соответствии с утвержденной бюджетной росписью.

АГИО в своей деятельности руководствуется Конституцией РФ, Федеральными конституционными законами, Федеральными законами, правовыми актами Президента РФ и Правительства РФ, иными Федеральными правовыми актами, Уставом и законами ИО, иными правовыми актами ИО, а также Положением об АГИО [12, 17, 16].

Местонахождение АГИО: 664027, г. Иркутск, ул. Ленина, 1А.

2.1.1 Цели администрации Губернатора Иркутской области

В соответствии с Положением об АГИО [17], её целями является следующее:

• Обеспечение реализации полномочий Губернатора и администрации ИО и осуществление контроля за их исполнением;
• Содействие Губернатору в решении вопросов, касающихся обеспечения прав и свобод человека и гражданина;
• Обеспечение деятельности Губернатора по решению кадровых вопросов;
• Обеспечение планирования деятельности Губернатора;
• Содействие Губернатору в развитии государственного управления и проведении административной реформы на территории области, направленной на повышение эффективности деятельности системы ИОГВ ИО;
• Обеспечение реализации Губернатором иных возложенных на него законодательством полномочий.

2.1.2 Функции администрации Губернатора Иркутской области

Для обеспечения достижения организационных целей на АГИО возложено выполнение следующих функций:

• Подготовка проектов законов ИО и проектов заключений на них для внесения их Губернатором в Законодательное собрание в порядке законотворческой инициативы;
• Подготовка предложений о подписании или отклонении Губернатором законов ИО;
• Подготовка, согласование и представление Губернатору проектов правовых актов, аналитических докладов, справок и иных необходимых ему документов и материалов;
• Обеспечение обнародования законов ИО, опубликования правовых актов Губернатора и администрации ИО;
• Подготовка материалов для публичных выступлений Губернатора;
• Обеспечение деятельности общественных консультативно-совещательных органов при Губернаторе во взаимодействии с управлением делами администрации ИО;
• Осуществление контроля за исполнением законодательства (в части, касающейся полномочий Губернатора), правовых актов Губернатора и администрации ИО, других решений главы области;
• Подготовка проектов обращений Губернатора в суды;
• Подготовка предложений Губернатору по обеспечению согласованного функционирования и взаимодействия ИОГВ ИО;
• Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с политическими партиями, общественными и религиозными объединениями, профессиональными союзами, СМИ и иными физическими и юридическими лицами;
• Обеспечение диалога со структурами гражданского общества области, содействие их развитию и укреплению;
• Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО при осуществлении международных и внешнеэкономических связей, в том числе с иностранными партнерами;
• Обеспечение и организация взаимодействия Губернатора, администрации ИО с государственными органами, органами местного самоуправления муниципальных образований РФ;
• Обеспечение взаимодействия Губернатора, администрации ИО с полномочным представителем Президента РФ в Сибирском Федеральном округе;
• Подготовка предложений Губернатору по повышению эффективности государственной гражданской службы ИО;
• Содействие Губернатору в реализации полномочий по кадровой политике;
• Обеспечение реализации Губернатором его полномочий, касающихся государственных наград РФ и ИО;
• Организация и обеспечение исполнения в пределах полномочий законодательства об обороне, воинской обязанности и военной службе;
• Обеспечение совместной деятельности Губернатора, администрации ИО с правоохранительными и судебными органами, расположенными на территории области;
• Подготовка предложений Губернатору по вопросам административно-территориального устройства области;
• Обеспечение деятельности Губернатора по вопросам помилования;
• Сбор, обработка и анализ информации о социально-экономических и политических процессах в области, в стране и зарубежом;
• Учет и анализ обращений граждан, предложений общественных объединений и органов местного самоуправления муниципальных образований ИО, представление соответствующих докладов Губернатору;
• Организация мероприятий по обеспечению мобилизационной подготовки и мобилизации в случае необходимости;
• Обеспечение Губернатора и администрации ИО бесперебойной, оперативной и достоверной специальной документальной связью;
• Обеспечение информационного сопровождения деятельности Губернатора, администрации ИО и оперативное информирование Губернатора о позиции СМИ по поводу его решений и выступлений;
• Формирование архивного фонда законов области, правовых актов Губернатора и администрации ИО и иных необходимых документов;
• Осуществление контроля в сфере размещения государственных заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд области;
• Контроль за реализацией приоритетных национальных проектов и областных государственных целевых программ;
• Производство по делам об административных правонарушениях в установленной сфере деятельности в порядке, предусмотренном законодательством.