Работы рассматривалась в 2017 году Жильниковым А. Ю. и

метки: Документооборот, Документ, Система, Совершенствование, Делопроизводство, Диплом, Работа, Исполнение

Действия, связанные с менеджментом в нашей стране, реализуются непосредственно через документацию, которая, в свою очередь, является источником и результатом этой деятельности. Работа с документацией тесно связана с основным производственным процессом организации.

Самым главным недостатком классического документооборота является отсутствие возможности централизованного отслеживания движения документов учреждения в режиме реального времени. Реализация этого требует колоссальных трудозатрат как на детальное обслуживание журналов и картотек всех отделов, так и на быстрое централизованное объединение всей информации. Отсутствие эффективно применяемой технологии управления оборотом документов является результатом того, что в случайно выбранный момент трудно сказать наверняка, какие документы находятся в работе, указать стадию проработанности находится интересующего вопроса, над чем именно трудятся исполнители.

В целях повышения качества жизни российских граждан на основе использования информационных и телекоммуникационных технологий, Правительством утверждена федеральная программа по развитию информационного общества на 2011-2020 годы [7].

В ее задачи входит: наращивание качества и доступности услуг государственных органов; уменьшение цифрового неравенства, то есть услуги в электронном виде будут доступны всем категориям граждан; выход российского рынка электронных технологий на общемировой конкурентно способный уровень; ощутимое сокращение издержек в экономике за счет введения стандартных процессов обслуживания граждан. Программа важна и значима, поскольку переход субъектов на электронный документооборот должен происходить постепенно, чтобы не доставлять неудобства гражданам.

В связи с бурным развитием электронных технологий необходима оцифровка документооборота. Это повысит гибкость работы с документами, а также модернизирует процессы в организации.

Актуальность выбранной темы обусловлена ​​цифровизацией документооборота, развитием информационных технологий и современными требованиями к управленческой документации в муниципальных органах власти. В организации документооборота в администрации Камышловского городского округа имеются следующие проблемы:

 невозможность отследить движение документов из-за

отсутствия единой электронной системы;

Особенности делопроизводства и документооборота в Государственной Думе

... работы - раскрыть суть вопроса технологии документооборота в Государственной Думе. Задачи работы: Рассмотреть особенности организации делопроизводства и документооборота в Государственной Думе Определить документационное и ... граждан, учреждений и организаций Прием, регистрация и учет обращений граждан осуществляется отдельно от приема, регистрации и учета официальных документов, в частности в ...

 утеря документов в связи с большим документопотоком и

сложной структурой организации (маршрутизаторы устарели);

 слишком затянутая процедура согласования, что приводит к

нарушению сроков предоставления необходимых документов.

В российских государственных и муниципальных учреждениях, в целом, в связи с постоянно меняющейся нормативной базой возникают такие проблемы:

•  утеря документации;
•  невозможность быстро отследить передвижение документов;

 невозможность в установленные законом сроки предоставить

нужную информацию;

•  дублирование документации;
•  отсутствие своевременного контроля.

Устранение обозначенных проблем даст возможность для более эффективного ведения документооборота, правильно распоряжаться информационными ресурсами учреждений и минимизирует утрату (порчу) документации, что в свою очередь положительно отразится на скорости работы с документами, а вследствие этого произойдет ускорение оказания услуг гражданам.

Противоречие: между необходимостью улучшения рабочего процесса в соответствии с изменяющейся нормативной базой и мероприятиями по управлению документооборотом, установленными в администрации Камышловского городского округа.

Проблема с этой работой заключается в необходимости улучшить рабочий процесс в администрации муниципального образования.

Цель: систематизация опыта и разработка мероприятий по совершенствованию документооборота в администрации муниципального образования.

Объект работы: оцифровка организации документооборота в администрации муниципального образования.

Объектом работы является внедрение системы электронного документооборота в администрации муниципального образования.

Для достижения цели данной работы необходимо решить ряд задач: 1) рассмотреть содержание понятия «Документационное обеспечение управления» его сущность, роль в деятельности организации и нормативно-правовую базу; 2) изучить особенности смешанного документооборота в муниципальной организации в современных условиях; 3) дать характеристику деятельности администрации Камышловского городского округа; 4) проанализировать систему документооборота в муниципальном органе власти; 5) разработать и обосновать мероприятия по совершенствованию документооборота администрации Камышловского городского округа.

В данной работе были использованы следующие методы исследования:

1) теоретические – изучение экономической и управленческой литературы, сравнение, описание;

2) эмпирические – это сбор и анализ информации посредством изучения документов администрации Камышловского городского округа;

3) экономико-математические – расчеты абсолютных и относительных показателей;

4) комплексные – определение проблем и способов их решения.

Тема работы рассматривалась в 2017 году Жильниковым А. Ю. и Михайловой О. С. В работе были освещены проблемы внедрения электронного документооборота (его достоинства и недостатки), сделаны выводы о необходимости его внедрения.

Также тема рассматривалась в 2018 году доктором экономических наук А. М. Могзоевым. В его работе дан анализ состояния дел в организации делопроизводства на примере администрации города Бийска, сделаны выводы о текущем состоянии электронного оборота документов, предложены рекомендации по выбору СЭД.

«Организация работы с документами в

... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... звеном в работе службы поддержки документооборота в учреждениях. Учитываются нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, в том ...

Работа состоит из введения, раскрывающего актуальность темы дипломной работы; двух глав: первая глава «Особенности организации документооборота в государственных и муниципальных организациях», вторая глава «Пути совершенствования документооборота в администрации Камышловского городского округа»; заключения, содержащего основные выводы. Работа содержит: 10 таблиц, 11 рисунков, 4 диаграммы, 1 приложение и список использованной литературы, состоящий из 57 источников.

ГЛАВА 1. ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТООБОРОТА В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И

МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1Документационное обеспечение управления: сущность, роль в

деятельности организации, нормативно-правовая база

Залогом обоснованного и эффективного управленческого решения, плодотворной и рациональной деятельности является оперативность получения и полнота информации. По мнению экспертов, количество информации в мире удваивается каждые три года, что объясняет высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год рождается множество новых компаний различных форм собственности, каждая из которых создавалась для своей цели, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации.

Следует отметить, что важность правильного документооборота велика и возрастает с каждым днем. Главным товаром является информация. В достаточно жесткой конкурентной среде побеждает тот, кто знает, как вовремя получить нужную информацию и правильно ею распорядиться. Документ помогает закрепить информацию и подтвердить факт ее наличия. Работа по составлению и оформлению документов – документационное обеспечение управления (ДОУ).

Документ — закрепленная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее распознать [21, с. 4]. Для каждой конкретной управленческой ситуации разрабатывается несколько типов документов. Признаки, по которым подразделяются документы, представлены на рисунке 1.

Документы делятся по:

Содержанию Способу Форме

Происхожден Месту Количеству информации изготовления изложения

ию составления вопросов (основные (рукописные, (типовые,

(служебные, (внешние, (простые, функции машинописн индивидуа

личные) внутренние) сложные) управления) ые) льные)

Рис. 1. Классификация документов

Офисная работа — это сфера человеческой деятельности по разработке и оформлению документов организации, их перемещению, учету и хранению. Изначально этот термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела, «дело производить» – решать вопрос [28, с. 7]. В процессе разрешения возникла неизбежность фиксации результата, например достигнутого соглашения. Для этого давно созданы документы, потому что устная речь недолговечна и при передаче забывается или искажается.

Современное делопроизводство содержит:

•  гарантию своевременного и правильного создания документов;

 организацию работы с документами (получение, передача,

обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация,

подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Одновременно с понятием «делопроизводство» в настоящее время используется понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Организация безопасного производства работ с повышенной опасностью. ...

... объем работ, условия безопасного выполнения этих работ, осуществляют контроль за выполнением мероприятий по обеспечению безопасности производства работ, определяют квалификацию ответственного руководителя работ, ответственного исполнителя работ, членов бригады. Ответственными за организацию и производство работ повышенной ...

Он зародился в связи с внедрением информационных технологий на кафедре и их организационным, программным и информационным обеспечением для обобщения терминологии, используемой в компьютерной литературе. Теперь понятия «офисная работа» и «управленческая документация» являются синонимами, которые используются для обозначения одного и того же бизнеса. Документационное обеспечение управления (ДОУ) — это деятельность аппарата управления, включающая в себя вопросы документирования и организации работы с документами в ходе осуществления им управленческих функций [21, с. 4]. Рассмотрим составляющие ДОУ: 1.Часть документации, которая непосредственно связана с созданием документов, называется документацией. 2. Проблемы документооборота и бухгалтерского учета связаны с термином «документооборот». Документооборот — это процесс движения документов со времени их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело [21].

Различают три главных вида документации:

•  документы, попадающие из других организаций (входящие);
•  документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

 документы, созданные в организации и используемые ее

работниками в управленческом процессе (внутренние).

Стадии обработки входящих документов представлены на рисунке 2.

Первичная обработка

Предварительное рассмотрение

Регистрация

Рассмотрение руководством

Передача на исполнение

Рис. 2. Стадии обработки входящих документов 3. Работа по организации хранения документов относится к архивному делу. Архивирование — это сфера деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов. Структура документационного обеспечения управления представлена на рисунке 3.

ДОУ

Создание и Организация работы с

оформление документами

документов (документирование)

Организация Хранение документов

движения и учёта (архивное дело)

документов

(документооборот)

Рис. 3. Структура документационного обеспечения управления Документационное обеспечение управления служит корневой технологией управления, главная цель которого – снабжение руководителей сведениями о положении дел в организации для принятия рациональных решений и всеобъемлющем контроле исполнения этих решений. Чтобы рассмотреть роль дошкольного образовательного учреждения в управлении и деятельности организации, рассмотрим понятие «Управление организацией». Управление организацией — это постоянный процесс влияния на эффективность работника, группы или организации в целом для предпочтительных результатов с позиций достижения поставленной цели [27, с. 427]. Файоль описал процесс управления следующим образом: «Управлять» означает вести компанию к ее цели, используя максимальные возможности из всех имеющихся в ее распоряжении ресурсов». Управленческая деятельность, безусловно, присуща любому учреждению или организации. В ходе аудита обрабатывается много информации, которая передается в организацию. Качество управленческих решений зависит от достоверности и оперативности полученной информации, что напрямую документируется. Законодательными и нормативными актами предусмотрены случаи, когда документирование информации неизбежно. В процесс управления входят следующие документируемые операции [27]:

Организация документооборота в учреждении

... стандартизации и унификации документов является оптимизация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документооборота и создание оптимальных условий для обработки машинной информации, повышение уровня управления предприятием и организацией. Стандартизация и унификация ...

•  сбор и обработку документной информации;
•  подготовку решения;
•  принятие и документирование решения;
•  доведение решений до исполнителей;
•  исполнение решения;
•  контроль исполнения;
•  сбор информации об исполнении;

 передачу информации по вертикальным и горизонтальным

связям;

—  хранение и поиск информации. Управленческий персонал выполняет свои задачи с помощью полных и грамотных организационно-распорядительных документов, которые создаются и передаются вне зависимости от специфики деятельности во всех сферах управления и народного хозяйства. Остальные формы управленческой деятельности отражены в других документах. Например: бухгалтерия отображается в бухгалтерских документах, поставки — в актах, договорах и так далее. Рассматривая тему работы, необходимо отметить, что порядок подготовки и принятия нормативных правовых актов органов местного самоуправления и должностных лиц местных администраций устанавливается регламентом органов местного самоуправления городского округа.

Регламент — нормативный правовой акт, регулирующий внутреннюю организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, его палаты, правительства, суда и т.д.).

Органы государственной власти Российской Федерации издают нормативные акты и принимают обязательные для исполнения решения для органов местного самоуправления. Кроме того, разрабатываются необходимые и полезные для муниципальных властей рекомендации и обучающие материалы. Нормативно-правовая база ДОУ — это комплекс законов, нормативных, правовых и методических документов, которые регламентируют технологию создания, обработки, хранения и использования документов, в непосредственной деятельности учреждения, а также функционирование делопроизводственной службы [28].

Нормативная база регулирует правила оформления, работы, сохранности документов; порядок их передачи в архив; работу делопроизводственной службы; введение новых технологий при работе с документами; работу с секретными документами; юридические вопросы и прочее. Нормативнометодическая база ДОУ представлена в таблице 1.

Таблица 1

Нормативная база документационного обеспечения Законодательные и правовые акты в сфере информации и документации: Законы Российской Федерации; Постановления и распоряжения

Правительства; Указы и распоряжения Президента; Правовые акты федеральных органов

исполнительной власти.

Всю эту нормативную базу рекомендуется использовать в управлении учреждениями, организациями, предприятиями, предприятиями независимо от формы собственности.

1.2 Документооборот, как узловое звено системы документационного

обеспечения управления

Документооборот играет важную роль в становлении делопроизводства в организации. Помимо стадий передвижения документов он задает и темп их движения. Под офисным документооборотом подразумевается информационное обеспечение управленческого персонала, использование и безопасность ранее созданных документов.

Главными правилами формирования документооборота являются:

 оперативное передвижение документа с наименьшими

Организация документооборота в кадровой службе предприятия или учреждения

... или повторного рассмотрения. Как правило, документы кадровой службы организации состоят на текущем хранении в течение двух лет. Хранение документов, снятых с текущего учета, называют архивным. Документы также могут быть переданы ...

затратами времени;

 максимальное сокращение инстанций прохождения документа

(каждое перемещение документа должно быть оправданным,

необходимо исключить или ограничить возвратные

перемещения документов);

 план прохождения и ход обработки основных видов документов

должны быть похожими.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать главный организационный принцип офисной службы — вероятность централизованного выполнения однотипных технологических операций. Документ служит основой всякого документооборота. Каждый документ, будь то бумажный или электронный вместе, должен быть согласован с методом соблюдения правил предоставления информации на любом носителе.

Организация документооборота — это правила, по которым должно происходить движение документов. Формирование документооборота объединяет весь план перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело [34].

Для оперативного контроля документов необходимо использовать метод «Канбан». Методология Канбан впервые появилась в Японии. Эта система не требует автоматизации и внедрения специальных компьютерных технологий, достаточно использовать бумажные карточки и маркеры.

Канбан — это метод, демонстрирующий, что происходит в процессе. Благодаря методу Канбан формируется понимание того, какую работу мы выполняем [38].

Канбан фокусируется на управлении обязательствами и равномерном распределении работы, что приводит к повышению гибкости организации. Средствами передачи информации в технологической цепочке являются специальные бумажные, цифровые или другие карты.

В таблице 2 представлены данные об объеме документооборота отдельных документооборота и групп респондентов.

Таблица 2

Объем документооборота отдельных документопотоков [44]

Объём Изменен Документопоток документооборота Изменение, % ие,

единиц

2016 г. 2017 г.

1. Территориальные органы и 587 317

2945725 3533042 >19,94% подведомственные организации

2. Федеральные органы 103 980

1007422 1111402 >10,32% исполнительной власти

3. Органы местного (535 844)

2054234 1518390 <26,08% самоуправления / организации

4. Обращения граждан 713783 764156 >7,06% 50 373

5. Запросы членов Совета 12 520 Федерации РФ, депутатов 44641 57161 >28,05% Государственной Думы РФ

Анализ показывает увеличение рабочего процесса во всех государственных учреждениях. Рост документооборота, прежде всего, связан с возможностью обращения в органы государственной власти через компьютерные сети, изменением действующего законодательства (принятием новых законов).

В результате увеличивается количество согласительных процедур по проектам новых законодательных актов.

Уменьшение объемов документооборота в органах местного самоуправления связано с ужесточением контроля за исполнением документов на местах, переходом на электронный документооборот и унификацией форм документов.

Документооборот служит значимой составной частью делопроизводства. Рационально структурированный рабочий процесс ускоряет процесс перемещения документов внутри организации. Преобладающие организационные принципы документооборота представлены на рисунке 4[15]:

Принципы

Совершенствование документационного обеспечения управления персоналом ...

... можем говорить о системе электронного кадрового документооборота и делопроизводства (СЭКДД)[8]. Работа СЭКД строится вокруг одного базового понятия — кадровый документ[9]. Именно кадровый документ является «единицей информации» в СЭКД. Система кадрового документооборота обеспечивает фундаментальные операции ...

Оперативность Единообразие процедуры

Устранение возврата прохождения документов прохождения и процессов

документов

обработки основных

видов документов

Рис. 4. Принципы документооборота

В связи с вышеизложенным ключевой задачей организации документального обеспечения является предотвращение повторной обработки документов. Все документы условно можно разделить на три группы: входящие, исходящие и внутренние документы.

Основными характеристиками потоков, учитываемых при организации документооборота, считаются:

 размер потока, который определяется количеством документов,

попадающих в канцелярию (секретарю-референту) за год,

полугодие или квартал;

 структура потока, определяемая разнообразием документов,

авторством и другими классификационными отличиями;

 режим потока, который определяется периодичностью движения

документов через канцелярию (секретаря-референта).

Для улучшения качества маршрутов перемещения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т. д.), создаются маршрутные схемы. Диаграммы документооборота включены в Руководство по ведению документации в качестве обязательного приложения.

Различают три главные формы ведения работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная[25, с. 63].

Централизованная система — это когда операции по поддержке документов сосредоточены в одном месте или в секретариате, что помогает значительно улучшить качество их обработки.

Децентрализованная система – это когда вся работа с документами проводится напрямую в структурных подразделениях организации, то есть, ведется автономно в каждом подразделении [24].

Смешанная система представляет собой систему, где одни операции (прием, отправка) исполняются в одной из служб, а иные – в остальных активных подразделениях.

Поступивший в организацию документ, изначально подлежит регистрации. Прежде всего, происходит присвоение собственного серийного номера, который заносится в дневник или в индекс карты вместе с информацией о документе. Далее документ движется по органу власти. На любом этапе перемещения документ может быть исключен из дела в связи с отсутствием его применения, что в установленном порядке подлежит регистрации в реестре. Если должностной инструкцией по офисной работе предусмотрена передача удаленного документа в архив, то это делается или уничтожается согласно правилам хранения архива.

Как технологический процесс, рабочий процесс разбивается на ряд частей, называемых потоками. С их помощью происходит связь в управлении. Из входящих, исходящих и внутренних потоков документов формируется рабочий процесс.

Входящим называют документ, который поступил в организацию. Большинство входящих документов приводят к созданию исходящих документов по расписанию. Эти сроки устанавливаются нормативными документами, предполагающими конкретное время ответа на входящий документ, или изложены непосредственно в этом документе.

Исходящим называют документ, отсылаемый из организации. В основном такие документы – это ответ учреждения на входящие документы. Часть исходящих документов основана на внутренней документации учреждения.

Делопроизводство в аптечных организациях

... документов Функции и унификация Делопроизводство - это деятельность, охватывающая документирование и документооборот. Руководитель фармацевтической организации несет персональную ответственность за подготовку, хранение и правильное оформление документов. Основной принцип организации делопроизводства - целесообразность. Документ - рабочий объект в ...

Внутренние документы — это документы, не выходящие за пределы учреждения, в котором они подготовлены. Такие документы используют в организационных целях учреждения.

Документы, составляющие документопоток входящих документов представлены на рисунке 5 [23, с. 107]:

Входящие документы

Документы Документы Документы Жалобы и вышестоящих подведомственны прочих заявления организаций, х организаций организаций граждан органов власти

Рис. 5. Документопоток входящих документов

Процесс движения входящих документов подразумевает следующие операции [13]:

•  прием входящих документов;
•  предварительная (экспедиционная) обработка;
•  предварительное рассмотрение и распределение;
•  регистрация;
•  рассмотрение документов руководством;
•  исполнение резолюций;
•  отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации централизованно отправлением, специально назначенным сотрудником офиса или секретарем-помощником при отсутствии отправления. Любая корреспонденция, попадающая в организацию, независимо от адресата должна быть обработана в канцелярии [35].

Целью первичной обработки входящих документов является проверка правильности доставки и целостности вложений, также необходимо учесть полученные документы и подготовить их к отправке по назначению. Получатель убежден, что конверты целы: все конверты, за исключением личной переписки, распечатаны, документация извлечена, проверяется наличие вложений. Если документ поврежден или отсутствует, отправитель уведомляется.

Все без исключения документы, поступающие в организацию, отмечаются отметкой о регистрации, в которой указывается время получения документа. Штамп и дата ставятся непосредственно в день получения документа. На начальной стадии обработки документы распределяются по подразделениям учреждения. Документы, предназначенные руководству, направляются в канцелярию или же секретарю руководителя. Документы для структурных подразделений распределяются по наименованиям, после чего их получают секретари этих подразделений. Регистрируемая документация передается для регистрации, а нерегистрируемая – раскладывается по структурным подразделениям, после чего доставляется адресату [19].

Размещение входящих документов определяется прямоточностью их перемещения. Первичной обработкой входящих документов в малых учреждениях занимается секретарь. Следует отметить, что на сегодняшний день документы можно получить как по почте, так и по электронной почте или по факсу. Служба делопроизводства обязана контролировать перемещение этих документов.

На начальном этапе поступившие документы подлежат рассмотрению в канцелярии. Это выполняется с целью отбора документов для руководства. Такие документы подвергаются детальному анализу, для того, чтобы руководитель получил только нужную информацию, для решения того или иного вопроса. Эти документы составляют 15% от всей документации учреждения.

Документы, предназначенные для структурного подразделения, или напрямую для исполнителя, отмечаются кодом структурного подразделения, местом направления или фамилией исполнителя. Начальный этап рассмотрения предполагает так же выяснение того, необходимо ли по поступившему документу подобрать прошлую документацию или нормативные акты по предлагаемому вопросу.

Система стимулирования труда работников в торговой организации ...

... работников изменил содержание процесса стимулирования, который стал основываться не только на нормировании и организации труда, но и на анализе востребованности персоналом предлагаемых системой ... системы контроля этого влияния, направленный на мотивацию сотрудников. Стимулирование осуществляется администрацией организации. В классических концепциях управления персоналом изначально стимулирование ...

К рассмотрению документы передаются непосредственно в день получения. Документы, имеющие пометку «срочно», а также телеграммы, передаются первыми и рассматриваются по мере поступления. Простые документы рассматриваются обычно в тот же день, когда были получены. По итогам рассмотрения документов руководитель составляет резолюцию.

При ознакомлении с полученным документом, руководитель организации обязан обозначить четкие указания для его исполнения. Исполнитель получает документ с резолюцией руководителя. Если исполнителей несколько, документ передают всем по очереди. Чтобы работать с документом единовременно, делаются копии этого документа согласно количеству исполнителей. Оригинал документа получает ответственный исполнитель (обычно его указывают первым в резолюции).

Резолюция руководителя отражается в карточках регистрации.

Каждое передвижение документа в организации происходит без расписок, но отмечается в карточке регистрации.

Резолюцию исполняют: ответственный исполнитель и лица, которые в ней обозначены. Процесс исполнения документа отмечается на обратной стороне карточки регистрации, если это необходимо. Документ до того, как его исполнят, непрерывно находится в папке исполнителя.

Когда ответный документ передается на подпись, обязательно прилагаются материалы, на основании которых он подготавливался. Благодаря этому, работа руководителя упрощается. Документ и прилагающийся к нему материал направляются в дело тогда, когда ответный документ полностью готов. Подшивка в дело осуществляется в канцелярии.

Прохождение исходящих и внутренних документов[18].

Исходящими документами считаются ответные письма, выражающие мнение по содержащемуся во входящем письме вопросу, а также инициативные письма, на которые требуется ответ адресата.

Исходящий документ проходит несколько этапов, они представлены на рисунке 6 [14]:

1.Составляется и распечатывается проект

документа

2.Проект согласовывается и заверяется

3.Документ подписывается

4.Документ регистрируется и отправляется

Рис. 6. Прохождение исходящего документа

Согласование и заверение документа, возможно, ускорить, если направить копии заинтересованным лицам. Аргументированные замечания лиц принимаются к сведению и в документ вносятся поправки. Готовый проект предоставляется секретарю, который проверяет правильность оформления и наличие приложений. Кроме того, могут проверяться материалы, которые положены в основу подготовки документа. Если документ оформлен неверно, он передается назад исполнителю. После исправления проект документа отправляется на подпись руководства.

Подписанные документы подлежат регистрации, после чего передаются для отправки в канцелярию или экспедицию. Далее документы распределяются по адресам, формируются конверты, в отдельных случаях указывается стоимость отправлений. Заказными письмами их передают в почтовое отделение. Документы должны быть переданы на почту в день поступления в канцелярию.

Внутренние документы проходят аналогичные стадии, что и исходящие (кроме отправки), поэтому маршруты на этапе подготовки и исполнения схожи с маршрутами входящих и исходящих документов [18].

Тем не менее, определенные внутренние документы имеют собственные маршруты. Документы распорядительного характера поступают в юридический отдел; для протоколов проект не составляется; справки и записки отправляются напрямую руководителю.

Протоколы и приказы подлежат регистрации в канцелярии, затем копируются и направляются в структурные подразделения.

Письма и обращения граждан рассматриваются отдельно от всей документации учреждения. Ответственность за эту работу несет непосредственно руководитель организации, которому необходимо держать на личном контроле работу с такими документами и способствовать ее улучшению.

Любые документы, поступающие в учреждение от граждан, регистрируются и учитываются на карточках регистрации в день поступления. Личный прием граждан также нуждается в регистрации.

Руководитель принимает решения по всем зарегистрированным документам. Ответ на гражданские письма основывается на законодательстве, заявлении и причинах, послуживших составлению жалобы. Процедура изучения обращений обязательно контролируется.

В большинстве случаев обращения исполняются в пятнадцатидневный срок со дня поступления. Если же требуется дополнительное изучение документации и обстоятельств, то срок исполнения может быть продлен до 30 дней [31].

Причем, гражданин, подавший жалобу, уведомляется об этом.

В результате решения вопроса, заявителю направляются законодательно верно подготовленные ответы.

В случае отрицательного решения, направляется аргументированный ответ, в котором указываются мотивы отказа на основании российского законодательства и компетентных органов.

Весь документооборот учитывается для получения данных, чтобы рассчитать штатную численность службы делопроизводства, а также для регулировки загруженности делопроизводителей и подразделений работой с документами.

Применяются следующие нормативы для операций с документами: времени, численности персонала, управляемости.

Нормирование времени – это степень расхода времени, затраченного на исполнение определенной работы, при конкретных организационнотехнических, санитарно-гигиенических условиях труда [29].

В зависимости от того, как организовано делопроизводство в учреждении, проявляется оперативность и надежность управленческого аппарата, а также культура управления.

Системы документооборота нужны для решения определенных задач, поставленных перед учреждением.

Документооборот занимает центральное место каждой делопроизводственной системы, поэтому главной задачей любой организации является рациональное ведение документооборота и наличие компетентной делопроизводственной службы.

1.3 Смешанный документооборот в организации

Условно автоматизацию документооборота можно разделить на четыре вида:

а) бумажный документооборот,

б) бумажный документооборот с использованием автономных

ПК,

в) смешанный документооборот

г) безбумажный документооборот или электронный

документооборот.

Примерно двадцать лет назад документооборот в бумажном виде был единственным способом ведения делопроизводства. Документы регистрировались в главных книгах или на широкоформатных листах. Когда истекал срок использования этих книг (листов), их сдавали в архив.

Появление компьютеров привело к возникновению новой формы документооборота – бумажный с использованием компьютеров, не связанных между собой в сеть. Компьютеры используют для подготовки и регистрации документов. В то же время вводится термин «электронный документ» — он представляет собой документ, который хранится только на компьютере. Плюсы документа, созданного в электронном виде, без локальной сети реализовываются лишь в малой степени. Основные действия с документом по-прежнему проводятся в бумажной форме.

При смешанном документообороте передача и подготовка документов происходит через локальную сеть. Однако юридически документ действителен только на бумаге.

При безбумажном документообороте все операции совершаются на компьютере. Такой документ имеет силу, если в нем проставлена электронная цифровая подпись. Она является доказательством того, что автор этого документа именно тот человек, чья подпись в нем значится. То есть документ не менялся в ходе доставки [22].

На сегодняшний день компьютерные технологии развиты на достаточно высоком уровне и поэтому большее число документов создаются в электронном виде.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [36].

Электронный документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах:

а) Проект документа создают в электронном виде, затем его

распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный

цикл проходит в бумажном виде.

б) Прохождение всего жизненного цикла исключительно в

электронном виде.

Внедрение системы электронного документооборота в организации выводит её на новый уровень управления и даёт значительный экономический эффект. Электронный документ позволяет получить ключевые преимущества:

•  рост производительности труда сотрудников на 25-50%;
•  сокращение времени на создание и обработку документов до 75%;
•  уменьшение расходов на хранение документов до 80%.

Ввод электронного документооборота в подразделениях организации позволит значительно увеличить экономический эффект, ускорить процесс обработки документов и облегчить работу службе делопроизводства. Степень такого эффекта определяется с помощью качественных и количественных показателей.

Количественные показатели выражаются в стоимостной и трудовой оценке и имеют определенные числовые значения. Анализ таких показателей позволяет понять, на сколько правильно и сбалансировано ведется документооборот в учреждении. С их помощью можно оценить:

 Сокращение непроизводственных, временных затрат связанных

с обработкой документов;

•  Ускорение информационных потоков;

 Экономия стоимости ресурсов и материалов (минимизация

затрат на канцелярию, расходные материалы, сокращение затрат

на хранение документов);

•  Улучшение продуктивности работы сотрудников;
•  Снижение рисков (исключается потеря документов);

 Изменение корпоративной культуры (введение единого

высокого стандарта работы, возрастание качества исполнения

управленческих решений, сближение структурных

подразделений организации, повышение лояльности

сотрудников).

На сегодняшний день в российских государственных организациях происходит постепенное сокращение значения бумажных документов, которые заменяются документами в электронном формате. На диаграмме 1 показано количество распечатываемых на бумаге документов.

Существенно Существенно

увеличилось Оборот бумажных документов сократилось

(6% (8%

организаций) организаций)

Умеренно

увеличилось

(10% Умеренно

организаций) сократилось

(44%

организаций)

Осталось без

изменений

(32%

организаций)

Диаграмма 1. Количество распечатываемых документов [56]

Представленная диаграмма показывает, что более чем в половине организаций (44% + 8% = 52%) сократилось количество распечатываемых документов. В 32% организаций – осталось без изменений, но это не говорит о том, что они не планируют перехода на электронный оборот документов. Просто этот процесс в таких организациях идет постепенно. Низкий процент увеличившихся документов на бумаге (10% + 6% = 16%) говорит о том, что бумажный документооборот теряет свою актуальность. Окончательно это конечно произойдет не скоро, но, тем не менее, электронные документы будут преобладать над бумажными.

Больше всего инвестиций в программное обеспечение управления контентом внесли промышленное производство, государственный и финансовый сектор. В государственном секторе ПО внедрили во внешний и внутренний документооборот, а именно:

•  развитие межведомственного документооборота;

 расширение сети МФЦ и дополнительных государственных

услуг;

 комплексная информационная система судов общей

юрисдикции.

Процент инвестиций в ПО от разных сфер деятельности представлен на диаграмме 2.

Промышленно

Другие (36%) сть (25%)

Финансы (16%)

Государственн

ый сектор

(23%)

Диаграмма 2. Рынок ПО управления контентом [56]

Диаграмма показывает, что на сегодняшний день основными пользователями электронных технологий являются промышленные предприятия и предприятия государственного сектора. Безусловно, цифровизация оборота документов облегчает и ускоряет работу с ними. Сравнение трудоемкости выполнения операций приведено в таблице 3.

Таблица 3

Сравнение ключевых операций бумажного и электронного

документооборота

Среднее время Среднее время Выполняемая операция обработки бумажного обработки электронного

документа документа Регистрация документа 3 мин. 1 мин. Тиражирование документа 5 мин. 1 мин. Поиск документа от 7 мин. 2 мин. Доставка до исполнителя от 10 мин. до 2 дней 2 мин. Подготовка отчета от 30 мин. 10 мин. Согласование документа от 4 часов 30 мин. Из таблицы видно, что время обработки электронного документа значительно сокращается по сравнению с обработкой бумажного документа. Так, поиск документа производится в среднем на 5 минут быстрее, подготовка отчета происходит на 20 минут быстрее, согласование документа ускоряется на 3 часа 30 минут. Преимущества использования электронной системы оборота документов очевидны и очень значительны, они представлены на рисунке 7.

Автоматизированный документооборот позволяет:

2.В сфере 3.В сфере 1.В сфере организации организации 4.В сфере подготовки и документооборота и контроля организации оформления исполнения исполнения хранения документов: документов: документов: документов:

• создать — -упростить -оперативно централизованное унифицировать регистрацию получать хранилище формы документа;
• информацию о документов в документов;
• снизить вероятность местонахождении электронном виде;

• улучшить потери документа;
• документов и -обеспечить быстрый качество и -получать состоянии поиск отдельных оперативность достоверную и исполнения;
• документов, делать подготовки актуальную -контролировать подборки документов

информацию о исполнение по тематическому документов.

документах на документов в целом признаку.

исполнении. по организации.

Рис. 7. Достоинства электронного документооборота

Несмотря на то, что эффективность электронного документооборота высоко оценена, на сегодняшний день в нашей стране по-прежнему встречаются все виды оборота документов. Однако число организаций, ведущих полностью автоматизированное делопроизводство, с каждым годом увеличивается. В недалеком будущем электронные технологии должны охватить все организации и учреждения.

Стоит отметить, что для соблюдения законодательных норм бумажные документы всё так же остаются необходимыми. Одна из главных задач документа – подтверждение конкретных фактов. Многие годы документ на бумаге был основным способом подтверждения фактов, то есть являлся юридически значимым. Недостаток таких документов – невозможность их редактирования, однако это являлось в какой-то степени и достоинством, так как исключалась подделка документа. Актуальной для такого случая является поговорка: «Что напишет писака, не слижет и собака».

Принятый в марте 2011 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» [12] дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать в качестве оригинала, не требующего дублирования бумажной копией. Электронная цифровая подпись является аналогом обычной подписи, которая применяется для придания юридической значимости документам.

Минкомсвязи ведет работы по развитию электронного документооборота на территории РФ, осуществляет реализацию пилотных проектов по обмену электронными документами, подписанными электронной подписью. Успешно отработанные механизмы обмена документами в электронном виде позволили Минкомсвязи разработать Проект Постановления Правительства РФ «Об утверждении порядка обмена электронными документами при организации информационного взаимодействия государственных органов и организаций». Кроме того, Минкомсвязь разработала приказ от 2.09.2011 № 221 «Об утверждении требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти». Министерством связи подведены итоги работы портала Госуслуги за 2018 год [49].

Данные приведены в таблице 4.

Таблица 4

Отчетные цифры работы портала Госуслуг Наименование 2016 год 2017 год 2018 год Отклонения показателя Абсолютное Относительное

(2018 к 2016) (2018 к 2016) 1.Число 40 млн. 65 млн. 86 млн. 46 млн. 115% пользователей 2.Кол-во 12,8 млн. 38,5 млн. 60 млн. 47,2 млн. 368,7% заказанных услуг 3.Объем 8,1 млрд. 30,3 млрд. 52,6 млрд. 44,5 млрд. 549% платежей, руб.

Приведенные в таблице цифры свидетельствуют о том, что на протяжении анализируемого периода (2016-2018 гг.) происходит рост указанных показателей. Число пользователей увеличилось на 46 млн. в сравнении с 2016 годом, количество заказанных услуг возросло на 47,2 млн. Такой прирост показывает, что граждане готовы взаимодействовать с государственными органами в электронном виде. Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот стремительными темпами охватывает всех граждан РФ. По прогнозам в 2019 году сохранится тенденция роста показателей портала Госуслуг.

Государственные учреждения начали переход на электронный документооборот в 2011 году, тогда же начали получать первые электронные подписи должностные лица. Электронная технология позволяет без труда идентифицировать документ (выяснить, кто его подписал).

Преимуществами электронной подписи можно считать:

•  упрощение и ускорение обмена документами;
•  снижение расходов на документооборот;
•  высокий уровень безопасности для информации.

Несмотря на значительные преимущества электронных систем, еще далеко не все организации отказались от смешанного документооборота, но работа в этом направлении продолжает вестись.

Документы в электронном виде ускоряют прохождение определенных этапов бумажного делопроизводства. Однако в ближайшее время окончательного отказа от документов на бумаге не произойдет, потому что необходимо получить уверенность в том, что использование электронного документооборота является безопасным и ему не грозит утечка конфиденциальной информации организации. Для этого требуется создать специальные службы информационно-технологической безопасности.

Кроме того смешанный документооборот актуален во многих учреждениях и предприятиях РФ в связи с передачей на архивное хранение, определенной номенклатуры дел на бумажных носителях.

Проблема совершенствования документооборота существует и в органах местного самоуправления. Исследование по одному из муниципалитетов представлено ниже.

ГЛАВА 2. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ

ДОКУМЕНТООБОРОТА В АДМИНИСТРАЦИИ

КАМЫШЛОВСКОГО ГОРОДСКОГО ОКРУГА

2.1Характеристика деятельности администрации Камышловского

городского округа и структурного подразделения, занимающегося

документооборотом

Администрация города Камышлова является исполнительным и распорядительным органом власти, который занимается урегулированием вопросов муниципалитета, входящих в статью 6 Устава города [8].

Вся деятельность администрации подконтрольна главе городского округа Камышлов.

Администрация действует в соответствии с Конституцией РФ, федеральными, областными законами, постановлениями главы города и Положением об администрации Камышлова. Ее миссия заключается в повышении благосостояния народа, правовой защите, обеспечении безопасности, развитии экономики и социального обеспечения города.

Полномочия администрации распространяются на всю территорию городского округа Камышлов.

Основной целью стратегического развития города является улучшение качества жизни жителей города, основой этому служит укрепление экономики благодаря интенсивному развитию потенциала города. Цель утверждена Постановлением № 330 от 3 марта 2009 года.

Администрация Камышлова является юридическим лицом, которое не является коммерческой организацией. Характер собственности организации — муниципальная.

Администрация Камышловского городского округа функционирует на основе [8]:

•  законности;

 самостоятельности в решении вопросов, относящихся к ее

компетенции;

•  гласности и учета мнения населения;

 ответственности за принимаемые решения и практические

действия;

•  отчетности и подконтрольности.

Администрация Камышлова имеет расчетный счет в банке, печати, штампы, бланки со своим наименованием, другие реквизиты, регистрируемые в установленном порядке. Основные этапы создания администрации Камышловского городского округа [37]:

а) с 07.10.1977 г. по 12.12.1991 г. – исполнительный комитет

Камышловского городского Совета народных депутатов;

• б) с 12.12.1991 г. – администрация города Камышлова, на

основании постановления № 1 главы администрации

Камышлова от 12.12.1991 года в соответствии с Указом

Президента РСФСР № 75 «О некоторых вопросах деятельности

органов исполнительной власти в РСФСР»

в) с 26.02.201 г. по 30.12.2005 г. – администрация муниципального

образования «город Камышлов» на основании постановления

главы МО «город Камышлов» № 186/1 «Об изменении

наименования администрации города Камышлова»

г) с 01.01.2006 г. и по сегодняшний день – администрация

Камышловского городского округа.

Структура администрации Камышлова представлена на рисунке 8 и выглядит следующим образом [46]: УТВЕРЖДЕНО

решением Думы

Камышловского городского

округа

от 30.10.2008 г. № 183

Глава Камышловского городского

округа

Административно Заместитель главы Заместитель главы Заместитель главы -правовой отдел администрации администрации администрации Камышловского Камышловского Камышловского

Ведущий специалист городского округа по городского округа по городского округа социальным вопросам городскому хозяйству по вопросам по вопросам ГО и ЧС

экономики

Специалист 1

Отдел архитектуры и категории по

жилищно- мобилизационной

коммунального работе

хозяйства Отдел образования, Отдел учета и культуры и спорта отчетности

Отраслевые

(функциональные)

органы Комитет по управлению

имуществом и Отдел экономики,

земельным ресурсам инвестиций и

развития

Рис. 8. Структура администрации Камышловского городского округа Высшая должность – глава Камышловского городского округа. В его прямом подчинении находятся заместитель по социальным вопросам, заместитель по городскому хозяйству, заместитель по вопросам экономики. В свою очередь каждый из заместителей курирует определенный отдел в администрации. Заместитель по социальным вопросам курирует отдел образования, культуры и спорта. Заместитель по вопросам городского хозяйства курирует отдел архитектуры и ЖКХ. Заместитель по вопросам экономики – отдел экономики, отдел учета и отчетности. Администрация Камышлова имеет линейно-функциональную управленческую структуру [6].

Данная структура самая распространенная на сегодняшний день. В ней сочетаются линейные подразделения (заместители главы администрации) с отделами, осуществляющими определенные управленческие функции для всей организации (кадровые, финансовые, бухгалтерские).

Организации, действующие по такой структуре, имеют высокопроизводительный, специализированный потенциал управления. Линейные подразделения, освобожденные от управленческих задач всего учреждения, увеличили масштабы своей деятельности, что позволило реализовать положительный эффект. Достоинства и недостатки линейной структуры представлены в таблице 5.

Таблица 5

Достоинства и недостатки линейной структуры управления

Достоинства Недостатки 1)Освобождение линейных руководителей 1)Все структурные подразделения (заместители главы администрации) от нацелены на достижение своей узкой решения большинства вопросов, цели, а не общей цели администрации; связанных с планированием финансовых 2)Отсутствие тесных связей и расчетов, материально – техническим взаимодействия на горизонтальном уровне обеспечением и др.; между заместителями главы

администрации; Окончание таблицы 5

Достоинства Недостатки 2)Создание связей «руководитель — 3)Слишком развитая система подчиненный» по иерархической взаимодействия по вертикали; лестнице, при которых каждый работник 4)Аккумулирование на верхнем уровне подчинен только одному руководителю. полномочий по решению наряду со

стратегическими множествами

оперативных задач.

Важнейшие технико-экономические показатели (ТЭП) работы организации за период 2015 – 2017 гг., их динамика представлены в таблице 6.

Таблица 6

Основные технико-экономические показатели в 2015 – 2017гг.

Показатели 2015 2016 2017 2017г. в % к

2015г. Численность 37 37 37 100,0% работников, чел Основные фонды, тыс. 1494 1597 1779 22,7% руб. Материальные запасы, 59 77 88 49,1% тыс. руб.

Анализируя приведенные данные, можно сказать, что за последние три года изменения в численности работников нет. Штат полностью укомплектован, текучесть кадров отсутствует. Это свидетельствует о том, что сотрудники довольны занимаемой должностью, микроклиматом организации и своей заработной платой. Дополнительных ставок не вводилось, так как количество штатных единиц строго ограничено и зависит от численности населения муниципального образования Камышловский городской округ.

Анализируя динамику основных фондов можно сделать вывод о том, что динамика положительная. За последние три года наблюдается увеличение основных фондов на 22,7%, за счет приобретения основных средств (приобретение автомобиля, компьютеров и т.д.).

Так же наблюдается и увеличение материальных запасов за последние три года на 49,1% за счет ежегодного увеличения сметы расходов администрации.

В силу специфики организации невозможно проанализировать данные по некоторым из показателей (энергетические мощности, производственную площадь, проектную мощность и рентабельность).

В целом можно сказать, что все анализируемые техникоэкономические показатели за последние три года имеют положительную динамику.

Конкуренты. На территории Камышловского городского округа конкурентов у администрации Камышловского городского округа нет, но на региональном уровне идет жесткая конкурентная борьба с другими администрациями за ресурсы региона, за участие в областных программах, за инвестиции предприятий и организаций, расширяющих свое производство и т.д.

Для изучения и последующего анализа рассмотрим административно-правовой отдел, в обязанности которого входит и процесс документооборота администрации Камышловского городского округа.

Постановлением главы Камышловского городского округа от 10.07.2012 г. № 999 утверждено Положение административно-правового отдела и должностные инструкции работников входящих в структуру отдела [5].

Отдел реализует свою деятельность во взаимодействии с другими структурными подразделениями администрации, а также органами государственной власти всех уровней, организациями всех форм собственности по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

Правовую основу деятельности отдела составляют:

 Конституция Российской Федерации, федеральные законы,

 Указы и распоряжения Президента Российской Федерации,

постановления и распоряжения Правительства Российской

Федерации;

•  Устав Свердловской области;

 Областные законы, указы и распоряжения Губернатора

Свердловской области, постановления и распоряжения

Правительства Свердловской области;

 Решения Думы Камышловского городского округа,

постановления и распоряжения главы Камышловского

городского округа (далее – глава).

Отдел хранит и использует для заверения подписи главы на документах администрации, гербовую печать, имеющую полное наименование администрации.

Отдел имеет печать «Для документов», которая ставится на копиях документов, выпускаемых администрацией, для подтверждения их соответствия подлинникам, на справках установленного образца.

Непосредственное руководство отделом осуществляет заведующий отделом, который назначается на должность и освобождается от должности постановлением главы.

Специалисты отдела назначаются и освобождаются от должности постановлением главы по предоставлению заведующего отделом.

Структура организационного отдела соответствует линейной структуре управления. Это одна из самых простейших организационных структур управления. Во главе отдела находится руководитель – единоначальник, наделенный всеми полномочиями и осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками. Таким образом, подчиненные выполняют распоряжения только одного руководителя. Структуру отдела и его задачи рассмотрим на рисунке 9, 10 соответственно [5].

УТВЕРЖДЕНА

постановлением главы

Камышловского городского

округа

от 10.07.2012 г. № 999

СТРУКТУРА

административно-правового отдела администрации Камышловского городского округа

Заведующий отделом

Главный Ведущий Ведущий Специалист 1 Специалист 1 специалист специалист специалист категории категории (кадровые (юридические (архивные (организационные (юридические вопросы) вопросы) вопросы) вопросы) вопросы)

Секретарь главы Машинистка администрации

Рис. 9. Структура административно-правового отдела администрации Камышловского городского округа

Задачи административно-правового отдела

1.Организаци 2.Осуществление 3.Обеспечение 4.Обеспечение 5.Осуществление 6.Организационн онное контроля за реализации соответствия функций ое обеспечение обеспечение исполнением полномочий главы правовых актов, планирования, рассмотрения деятельности законов, по кадровым издаваемых главой анализа, письменных и главы постановлений, вопросам; федеральному, правотворчества, устных администрац распоряжений областному и входящих в обращений ии; всех уровней муниципальному компетенцию граждан личного

власти; законодательству; отдела; характера в адрес

главы.

Рис. 10. Задачи административно-правового отдела администрации

Распределение должностей административно-правового отдела администрации приведено в приложении 1.

Изучение и анализ должностных обязанностей специалистов отдела показали, что функциональные обязанности распределены рационально и способствуют эффективному выполнению цели и задач данного структурного подразделения.

Ниже представлен анализ системы документооборота в администрации Камышловского городского округа. Подобный анализ был проведен в 2017 году Кашириной Е. И. на примере «Кубанского государственного технического университета» [25].

Были использованы эмпирические, комплексные, теоретические методы. По результатам исследования предложены пути решения проблемы сокращения объемов документов.

2.2 Анализ системы документооборота в муниципальном органе

власти

Теоретически, документооборот заключается в суммировании входящей, исходящей и внутренней документации. Однако анализируя документооборот администрации Камышловского городского округа отмечаем, что не весь документооборот организации проходит через секретаря главы, осуществляющую регистрацию документов, т.к. некоторые отделы администрации являются юридическими лицами и имеют свою регистрацию документов, которая в итоге предоставляется на подпись главы Камышловского городского округа.

Документооборот администрации Камышловского городского округа

представлен на рисунке 11.

Информационные ресурсы

Прием и

регистрация поступивших документов

Изучение документов, определение исполнителя и наложение резолюции

Отметка в книге входящей корреспонденции и в электронной программе «Обращение граждан» об исполнителе и отправка документа для исполнения или для работы

Постановка документа на контроль

Ознакомление с документом, подготовка ответа или использование документа в

дальнейшей работе

Согласование и подписание документа

Регистрация готового документа в книге исходящей корреспонденции

Снятие документа с контроля и отправка по назначению

Формирование исполненных документов в дела и отправка в архив

Схема документопотока в организации

Уничтожение архивных дел, закончивших срок хранения

Рис. 11. Документооборот администрации Основные показатели документооборота администрации Камышловского городского округа представлены в таблице 7, анализ указанных показателей проведен в таблице 8. На диаграмме 3 наглядно показано увеличение объемов документации.

Таблица 7

Основные показатели документооборота администрации

Камышловского

городского округа за 2015- 2017 г.г. № Наименование 2015 2016 2017 г. Рост в % п/п документов г. г. 2016 к 2017 к 2017 к

2015 2016 2015 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Входящая 5984 6672 7125 111,5 106,8 119,1

корреспонденция 2 Исходящая 4136 4522 4983 109,3 110,2 120,5

корреспонденция 3 Обращения граждан 2606 3062 3123 117,5 102,0 120,0

(заявления) 4 Постановления главы 6432 7824 7140 121,6 91,25 111,0

Камышловского

городского округа 5 Распоряжения главы 566 490 552 86,6 112,7 97,5

Камышловского

городского округа 6 Распоряжения главы 554 558 534 100,7 95,7 96,0

Камышловского

городского округа по

личному составу 7 Грамоты и 289 291 293 100,7 100,7 101,4

благодарственные письма

главы Камышловского

городского округа 8 Протоколы совещаний 197 208 250 105,6 120,2 127,0 9 Договора 608 616 728 101,3 118,2 119,7 10 Счета 786 836 983 106,4 117,6 125,0 11 Платежные поручения 1602 1710 1941 106,8 113,5 121,2 12 Акты выполненных работ 1653 1672 1876 101,1 112,2 113,5 13 Договора 1563 1785 1490 114,2 83,5 95,3 14 Акты приема передач 1563 1785 1490 114,2 83,5 95,3 15 Дополнительные 38 49 100 128,9 204,0 263,1

соглашения 16 Договора социального 235 304 394 129,4 129,6 167,7

найма 17 Разрешения на 76 95 116 125,0 122,1 152,6

строительство 18 Документы по МОБ 99 101 124 102,0 122,8 125,3

работе

ВСЕГО: 28987 32580 33242 112,4 102,0 114,4

Среднее кол-во

документов в день (250 116 130 133 112,0 102,3 114,7

рабочих дней в год)

Таблица 8

Анализ документооборота администрации Камышлова

Наименование 2015 2016 Отклонения 2016 2017 Отклонения документов г. г. абсолю относите г. г. абсолют относител

тное льное ное ьное 1.Входящая 5984 6672 688 11,5% 6672 7125 453 6,8% корреспонденци я 2.Исходящая 4136 4522 386 9,3% 4522 4983 461 10,2% корреспонденци я 3.Обращения 2606 3062 456 17,5% 3062 3123 61 2% граждан 4.Постановлени 6432 7824 1392 21,6% 7824 7140 (684) (8,7%) я главы КГО 5.Распоряжения 566 490 (76) (13,4%) 490 552 62 12,6% главы КГО 6.Распоряжения 554 558 4 0,7% 558 534 (24) 4,3% главы КГО по личному составу 7.Грамоты и 289 291 2 0,7% 291 293 2 0,7% благодарственн ые 8.Протоколы 197 208 11 5,6% 208 250 42 20,2% совещаний 9.Договора 608 616 8 1,3% 616 728 112 18,2% 10.Счета 786 836 50 6,4% 836 983 147 17,6% 11.Платежные 1602 1710 108 6,7% 1710 1941 231 13,5% поручения 12.Акты 1653 1672 19 1,1% 1672 1876 204 12,2% выполненных работ 13.Договора 1563 1785 222 14,2% 1785 1490 (295) (16,5%) 14.Акты приема 1563 1785 222 14,2% 1785 1490 (295) (16,5%) передач 15.Дополнитель 38 49 11 29% 49 100 51 104% ные соглашения 16.Договора 235 304 69 29,3% 304 394 90 29,6% социального найма 17.Разрешения 76 95 19 25% 95 116 21 22,1% на строительство Окончание таблицы 8 Наименован 2015г 2016г Отклонения 2016г 2017г Отклонения ие абсол относи абсол относит документов ютное тельно ютное ельное

е 18.Документ 99 101 2 2% 101 124 23 22,8% ы по МОБ работе Всего 28987 32580 3593 12,4% 32580 33242 662 2% Среднее кол- 116 130 14 12% 130 133 3 2,3% во документов в день

Входящие документы Исходящие документы Протоколы совещаний

7125

6672

5984

4983

4522

4136

197 208 250

2015 2016 2017

Диаграмма 3. Объемы документооборота администрации

В таблице 8 приведен расчет относительных и абсолютных показателей документооборота администрации города Камышлова за 3 года. Анализируя таблицу, можно сказать, что в целом документооборот возрос. С 2015 по 2017 год количество документов увеличилось на 4255 экземпляров (14,4%).

Рассмотрим некоторые показатели таблицы подробнее для того что бы понять с чем это связано.

Возросло число входящей корреспонденции на 1141 документ (18,3%), кроме того, увеличилось число обращений граждан на 517 обращений (19,5%).

Вследствие этого, произошло увеличение исходящей корреспонденции на 847 документов (19,5%).

Одной из причин увеличения входящей и исходящей корреспонденции явилось изменение структуры Правительства Свердловской области, т.е. появление новых министерств и управлений и создание внутри министерств департаментов, которые раньше были только в структуре администрации губернатора, в связи с этим увеличилась нормативно-правовая база.

Количество протоколов совещаний возросло на 53 документа (25,8%) в связи с тем, что, например, Комплексная Программа по профилактике правонарушений, злоупотребления наркотиками и их незаконного оборота, предупреждения и ограничения распространения ВИЧ/СПИДа, наркомании и алкоголизма (решение Думы № 487 от 27.04.2011 года, с изменениями и дополнениями решение Думы № 172 от 17.10.2014г.) на период 2012-2017 г. разделилась на 3 муниципальные самостоятельные программы: Программа «Анти- ВИЧ/СПИД», Программа по профилактике правонарушений и алкоголизма на территории Камышловского городского округа, Программа профилактики и предупреждения распространения наркотических средств на территории Камышловского городского округа. По всем этим программа созданы свои комиссии и 1 раз в квартал проводятся заседания с ведением протоколов и последующие отчеты в вышестоящие организации.

В связи с изменениями в Федеральном законе от 30 июня 2012 г. № 93-ФЗ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Российской Федерации по вопросу оформления в упрощенном порядке прав граждан на отдельные объекты недвижимого имущества» и объявлением так называемой «дачной амнистией» в 2016 году в комитете по управлению имуществом и земельным ресурсам на 14,2 % возросло количество договоров и актов приема — передач земельных участков в аренду и в собственность на территории города, а в 2017 году уменьшилось на 16,5% в связи с увеличением ставок земельного налога.

В отделе учета и отчетности администрации Камышловского городского округа возрос документооборот по всем позициям в связи с тем, что Камышловский городской округ активно входит в областные и федеральные программы по развитию территории и все платежные документы проходят через этот отдел.

Анализируя документооборот администрации, конкретно остановимся на работе с обращениями населения, так как это является одной из проблем деятельности администрации, которая стоит на постоянном контроле в Межрайонной прокуратуре города Камышлова. Обращения такого вида подразделяются на: обращение напрямую в приемную главы города и обращение через государственные органы Свердловской области или РФ. Данные обращения подлежат контролю в соответствии с законом № 59, принятым 2 мая 2006 года.

Основной частью документооборота является контроль исполнения документов и решений по ним. Контроль состоит из нескольких этапов:

1) постановка документов на контроль;

2) контроль своевременности доведения документов до

исполнителей;

3) предварительная проверку и контроль хода исполнения;

4) учет и обобщение результатов контроля исполнения

документов.

Рассмотрим организацию работы по обращениям граждан за 2017 год: всего в администрацию поступило 3010 обращений граждан по разным вопросам. На диаграмме 4 представлены в процентах обращения граждан по темам.

Другие

вопросы

3%

Строительство

30%

Землепользова

ние

35%

Жилье

16%

Муниципальна

я Вопросы Коммунальное

собственность архива хозяйство

3% 5% 8%

Диаграмма 4. Обращения граждан в администрацию Камышлова

Анализ диаграммы показывает, что основные вопросы, задаваемые гражданами, касаются строительства (30%) и землепользования (35%).

Это связано с тем, что в 2016 году были внесены поправки в земельный кодекс и гражданам необходимы были разъяснения по этому поводу. Вопросы строительства занимают второе место по числу обращений. Это связано с тем, что Камышлов участвует в муниципальной программе по переселению из аварийного жилья на 2013 – 2017 годы [47].

В течение 2016 — 2017 года отмечается ухудшение исполнительской дисциплины. Причиной является ослабление организационной работы в этом направлении со стороны руководителей структурных подразделений администрации.

Недочетом существующего порядка контроля за исполнением документов можно считать то, что формируемые базы не объединены друг с другом и во всех подразделениях ведется своя база.

Секретарь главы ведет регистрацию обращения граждан в программе «LotusDomino», но из-за отсутствия дополнительного обслуживания и обновления данной системы контроль документов производится не в полном объеме. Остальные входящие и исходящие документы проходят через книги регистрации. В связи с этим возникают проблемы утери, дублирования и невозможность своевременно осуществлять контроль документов.

Контроль исполнения документов не соответствует установленным требованиям, потому что итоги выполнения не отмечаются в документе, как это требуется, а отмечаются только в базах регистрации. Еще одним недостатком является то, что база данных не ведется для контроля, а составляется только в процессе регистрации, в связи с этим происходит дублирование информации. Анализ документооборота проводится с целью исключения возврата, потери и задержки документации, а следовательно и улучшения качества и увеличения скорости исполнения определенного документа.

По итогам анализа документооборота администрации Камышловского городского округа, выявлены следующие проблемы: 1. Увеличение общего числа документооборота в связи с:

 увеличением нормативно-правовой базы областного и

федерального уровня;

 вхождением Камышловского городского округа в целевые

областные и федеральные программы по развитию территории; 2. Невозможность отследить движение документов из-за отсутствия единой электронной системы; 3. Утеря документов в связи с большим документопотоком и сложной структурой организации; 4. Дублирование документов т.к. регистрация производится через книги входящей корреспонденции. 5. Невозможность надлежащего контроля исполнения документов по причине, что регистрация проводится в разных системах в приемной главы администрации, а ставятся документы на контроль в административноправовом отделе; 6. Недостаточный профессионализм служащих при работе с ПК; 7. Слишком затянутая процедура согласования, что приводит к нарушению сроков предоставления необходимых документов. 8. Нарушение трудового законодательства на 8 часовой рабочий день, в связи с большим документопотоком и очень сокращенным временем предоставления информации или оказания муниципальной услуги сотрудникам приходится оставаться после окончания рабочего времени для изготовления необходимых документов.

Главной проблемой в организации документооборота в администрации Камышлова является отсутствие современной системы электронного документооборота. Существующая СЭД «LotusDomino» устарела и охватывает не все подразделения организации, она нуждается в обновлении. Мероприятия, направленные на совершенствование документооборота в администрации Камышловского городского округа, представлены в пункте 2.3.

2.3. План мероприятий по совершенствованию документооборота в

администрации Камышловского городского округа

Среди огромного множества документов организационнораспорядительная документация является основным видом в обороте документов организации. Такие документы разделяют на три группы:

•  Организационные документы;
•  Распорядительные документы;
•  Справочно-информационные документы.

Вся деятельность администрации Камышловского городского округа регулируется правовыми документами. В первую очередь — это организационные документы, которые создаются самими учредителями и являются нормативными. Организационные документы регламентируют задачи и функции муниципалитета, его структуру, организацию работы, права, обязанности и ответственность главы администрации и заместителей, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав Камышловского городского округа и другие учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутреннего распорядка и другие.

Вторая группа — распорядительные документы. К ним относятся приказы, указания, постановления, решения, распоряжения, которые издаются руководителем (главой администрации, города) для решения основных задач на вверенной ему территории.

Третья группа — справочно-информационные документы — включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Деятельность органа муниципальной власти регламентирована. Администрация в рамках своей компетенции самостоятельно разрабатывает регламенты для осуществления своей деятельности. Процедура работы с документами в Камышловском городском округе осуществляется в соответствии со следующими нормативными актами:

• «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения управления» (ГСДОУ);
• «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД;
• инструкции по делопроизводству, издаваемые с учетом этих актов.

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов имеется в каждой делопроизводственной службе как справочный материал и используется при создании Положения о службе ДОУ, должностных инструкций работников и инструкции по делопроизводству.

На основе проведенного анализа документооборота администрации Камышловского городского округа и выявленных проблем предложен план мероприятий для совершенствования документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. План разработан в связи с тем, что это процедура последовательных действий для достижения главной цели организации в ближайшей перспективе. Главной целью для решения проблемы совершенствования документооборота в администрации Камышловского городского округа является внедрение системы электронного документооборота (СЭД), которая решит наибольшее количество возникших проблем описанных в параграфе 2.2. Отметим, что для внедрения СЭД необходимы ряд подготовительных мероприятий, которые описаны в таблице 10.

Обучение сотрудников работе с новой СЭД является неотъемлемой частью перехода на электронный оборот документов. Обучение может осуществляться как в очной форме, так и в форме дистанционного обучения [37].

В таблице 9 представлен расчет стоимости обучения для сотрудников администрации города Камышлова.

Таблица 9

Расходы на обучение сотрудников Форма обучения Стоимость Количество Итого, руб.

обучения, руб. человек 1.Очное обучение 8300 37 307100 2.Дистанционное 6000 37 222000 обучение

Необходимо обратить внимание, что процедура внедрения электронного документооборота это достаточно дорогостоящая процедура, а администрация Камышловского городского округа является бюджетным учреждением, в котором весь бюджет на следующий год планируется и утверждается решением Думы Камышловского городского округа в конце текущего года, в связи с этим план мероприятий поделен по годам.

Таблица 10

План мероприятий по совершенствованию документооборота

в администрации Камышловского городского округа Мероприятия Ответственный Срок Затраты Планируемый

реализац результат

ии

1 2 3 4 5

1.Разработать новую Заведующий 1 квартал Оклад 14000 Унификация инструкцию по административно- 2019 года руб. документов, что делопроизводству в правовым приведет к соответствии с НПА отделом сокращению рабочего Свердловской области времени на

изготовление

утвержденных форм 2.Утвердить Заведующий 1 квартал Ввод новой Увеличение распоряжение главы административно- 2019 года должности исполнительской Камышловского правовым повлечет за дисциплины, быстрое городского округа о отделом собой расходы и качественное назначении на зарплату изготовление ответственного лица сотруднику документов за осуществлением (средние контроля исполнения показатели): документов и 20500 обязательном руб./мес. обучении по качественному пользованию ПК в структурных подразделениях администрации 3.Введение в Заведующий 2019 год Оклад 14000 Выполнение структуру административно- руб. + премии обязанностей по специалиста по правовым обслуживанию ПО в информационным отделом администрации технологиям и связи администрации Камышловского городского округа 4.Изучение рынка Специалист по — Выбор СЭД электронного информационным удовлетворяющей документооборота технологиям и требования

связи администрации по

администрации объему выполняемых

Камышловского задач и ценовому

городского округа сегменту Окончание таблицы 10 Мероприятия Ответственный Срок Затраты Планируемый

реализаци результат

и 5.При формировании Заведующий — Планирование на 2019 бюджета административн год финансовых Камышловского о-правовым средств для внедрения городского округа на отделом СЭД 2019 год запланировать финансовые средства для внедрения системы электронного документооборота 6.Внедрение системы Заведующий 2 квартал Стоимость Удобный и электронного административн 2019 года лицензии в упрощенный документооборота о-правовым среднем документооборот

отделом, составляет:

специалист по 498500 руб.

информационны

м технологиям и

связи 7.Обучение Заведующий 2019 год Дистанционн Повышение сотрудников в новой административн ое обучение: компьютерной системе СЭД о-правовым 222000 руб. грамотности

отделом (см. таблицу сотрудников

8) 8.Внесение имеющейся Все сотрудники 1-2 месяца — Создание современной базы документов в администрации 2019 года электронной базы новую СЭД документов. Всего на реализацию мероприятий будет затрачено: 774 000 рублей. В соответствии с п. п. 1, п. 3, ст. 21 Бюджетного кодекса РФ и разделом «Общегосударственные вопросы» бюджета Камышловского городского округа, на реализацию мероприятий будут выделены требуемые средства. Рассмотрим каждое мероприятие конкретно:

1) Разработать новую инструкцию по делопроизводству, которая будет

отвечать требованиям современного законодательства. Старая

инструкция по делопроизводству, утвержденная распоряжением

главы Камышлова от 18.12.2006 г. № 195-Р потеряла свою

актуальность в связи с меняющейся нормативно-правовой базой.

Утверждение новой инструкции приведет к единому оформлению

документов, что сократит время создания документов и ускорит

документопоток. 2) Утвердить распоряжение главы Камышловского городского округа

о назначении ответственного лица за осуществлением контроля

исполнения документов и обязательном обучении по качественному

пользованию ПК в структурных подразделениях администрации. Автоматизация электронного документооборота дает организациям следующие тактические привилегии:

 Физическое освобождение пространства

 Минимизация издержек на копирование

 Уменьшение издержек на доставку информации в бумажном

виде

 Сокращение издержек на ресурсы: люди и оборудование

 Снижение издержек на бумагу

 Улучшение продуктивности работы: увеличение скорости

выполнения работ, общего количества выполняемых работ,

совершенствование работы с данными/ электронными записями

(документами, имеющими правовые обязательства),

вероятность выполнения новых видов работ или выполнения

работ иным способом.

Экономическую эффективность от внедрения системы электронного документооборота можно рассмотреть с разных сторон.

Существует возможность подсчета тех средств, которые могут быть переведены в реальную прибыль и потенциальные возможности для развития организации.

Подсчитаем, что в организации 37 сотрудников, их среднемесячная зарплата составляет 26262 руб.

При работе с документами «по старинке» сотрудник в среднем тратит 30 % рабочего времени.

37*26262*30% = 291508 руб. в месяц

Работая с документами в системе электронного документооборота, сотрудник затрачивает около 10 % рабочего времени.

37*26262*10% = 97169 руб. в мес.

Экономическая эффективность использования электронного документооборота в организации численностью 37 сотрудников.

В месяц – 194339 руб.

В год – 194339 * 12 мес. = 2332068 руб.

Это та сумма, которая высвобождается из валовых затрат при использовании электронного документооборота и направляется в развитие предприятия.

Для представления возможного экономического эффекта, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами, основанными на оценке труда служащего при работе с документами по традиционной бумажной технологии:  «Средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов  Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ В случае если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно  Если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу  Средняя годовая зарплата 315144 в год (26262 руб. в месяц)  Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100% Ниже дан расчет экономии: (10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) х 1/(8 час. х 60 мин.) х 630288

Итог: если внедрить электронную систему управления документами, то получается 28888 руб. экономии в год в расчете на одного сотрудника.

В администрации работает 37 сотрудников, и все они работают с документами, то есть экономия составит 1068863 руб. в год.

Экономия времени на различные операции:  20 % – поиск и ожидание поступления документов;  20 % – согласование и утверждение документов;  10% – передача документов между подразделениями;  10% – подготовка стандартных отчетов о перемещениях документов.

Таким образом, суммарное среднее время, сэкономленное СЭД – более 60%. Расчеты носят экспертный характер, не претендующий на истину в последней инстанции.

Вместе с развитием электронных технологий и введением автоматизированных управленческих систем, вопрос рентабельности документационного обеспечения становится насущным. Электронный документооборот упрощает работу с документами, а именно: уменьшает потоки информации, гарантирует снижение затрат на работу с этой информацией.

Совершенствовать документооборот можно следующими способами: улучшение технологии оборота документов и снижение объема документооборота. Снижение объема оборота документов имеет два главных аспекта – уменьшение числа создаваемых документов и снижение расходов ресурсов для их создания.

Администрация Камышловского городского округа является муниципальным органом власти, в деятельности которого осуществление таких видов взаимодействий наиболее значимо, принимая во внимание масштаб его деятельности и значимость для города и его населения решаемых администрацией задач. Несмотря на это проблемы остаются. Одна из наиболее актуальных проблем — внедрение системы электронного документооборота.

Соответственно, автоматизация управления документами необходима:

 для формирования целостной картины деятельности

организации;

 повышения эффективности работы сотрудников

(автоматизации рутинных операций);

 координирования работ структурных подразделений в рамках

единого управленческого процесса;

•  мониторинга движения документов;

 оперативной обработки информации, поддержки ее

актуальности, достоверности и непротиворечивости;

•  коллективной работы с документами;
•  контроля исполнения;
•  организации поиска, хранения и архивирования документов.

Решение этих задач благодаря внедрению системы электронного документооборота возможно и необходимо. Однако для этого нужно провести большую предварительную подготовительную работу, которая должна проводиться вместе с изменением нормативно-правовой базы деятельности администрации и административно-правового отдела (сектора по работе со служебной документацией) и организационными изменениями.

На сегодняшний день улучшение нормативной базы по обороту документов вызывает огромный интерес. Для регулирования вопросов электронного документооборота приняты законы: №149-ФЗ «Об информации» [10] и №63-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» [12].

Кроме того, на улучшение работы органов местного самоуправления имеет влияние человеческий фактор. В учреждениях присутствуют сотрудники, которые недостаточно грамотны при работе с компьютером, поэтому многие направляются на обучение и повышение компьютерных знаний. Улучшение деятельности государственных органов необходимо сопровождать совокупностью организационных мероприятий, которые будут координировать деятельность учреждений в информатизационной сфере, а также разрабатывать, внедрять стандартные решения и рационально использовать средства бюджета, выделяемые на это.

Проблемы автоматизированного документационного обеспечения на сегодняшний день не скоординированы, чтобы приступить к их грамотному и постепенному устранению. Проблемы, связанные с внедрением электронных технологий в деятельность администрации более всего носят организационный характер. Среди них:

•  использование служебного компьютера в личных целях;

 присутствие сотрудников с низким уровнем работы на

компьютере;

•  организация правильного выбора исполнителя.

Главная проблема, требующая решения – это низкий уровень подготовки специалистов. Для ее решения следует: отправлять сотрудников на подготовку и переподготовку по программам, направленным на обучение ведению электронного документооборота; проводить семинары и регулярно знакомить сотрудников с изменениями в законодательстве, касающемся информационных технологий в управлении. При благополучном переходе на электронные технологии мы получим:

 экономию бюджетных средств, в размере 294 863 руб. (в год

внедрения СЭД), в дальнейшем ежегодно экономия составит

1 068 863 рубля;

•  высококвалифицированные кадры. Если обучить 100%

сотрудников (37 человек), то уровень квалификации будет

варьироваться от 2 до высшей категории;  удовлетворенность населения оказанными государственными услугами. По состоянию на 2017 год, удовлетворенность населения составляет 73% [47].

Внедрение электронных технологий повысит этот показатель.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

На основе проведенного анализа документооборота администрации Камышловского городского округа и выявленных проблем предложен план мероприятий для улучшения документооборота рассматриваемого муниципального учреждения. Внедрение электронного оборота документов в администрации города Камышлова позволит решить наибольшее количество возникших проблем. Это положительно отразится на документационном обеспечении учреждения в целом и всех его подразделениях в частности.

Организация документооборота в органах власти является важной частью процесса управления и принятия стратегических решений, которая непосредственно влияет на быстроту и качество управления в целом. Поэтому автоматизированный оборот документов важен для:

 формирования целостной картины деятельности

муниципалитета;

 повышения эффективности работы сотрудников

(автоматизации рутинных операций);

 координирования действий структурных подразделений в

рамках единого управленческого процесса;

•  мониторинга движения документов;

 оперативной обработки информации, поддержки ее

актуальности, достоверности и непротиворечивости;

•  коллективной работы с документами;
• контроля исполнения;

• организации поиска, хранения и архивирования документов;

 эффективного использования людских, коммуникационных,

технических и информационных ресурсов.

При изучении теоретико-методологической базы, в которой были рассмотрены: сущность, принципы, этапы документооборота, его место в документационном обеспечении управления и пути совершенствования, были выявлены положения, послужившие основой для реализации поставленных задач.

Принятие управленческих решений – главная задача каждой государственной организации. Чтобы принимать решения первичные данные и необходимая информация для этого предоставляются в учреждения в документальном виде.

Объем оборота документов и работы с ними с каждым годом растет и обычно слишком велик, поэтому загораживает, заменяет основную деятельность. Следовательно, автоматизация документооборота позволит существенно повысить эффективность деятельности администрации Камышлова. Не следует забывать, что бумажный оборот документов вряд ли полностью перестанет быть актуальным. Важные документы попрежнему будут издаваться в бумажном виде.

Однако имеются интегрированные бумажно-электронные технологии, в них работа с документом производится непосредственно в электронном виде, а бумажная копия просто передается в указанную организацию. Принятие закона об электронной подписи гарантирует ее юридическую значимость и полностью приравнивает ее к обычной подписи, дает возможность обмениваться документами в электронном виде, не требуя их дублирования бумажной копией. Это позволяет ощутимо уменьшить затраты на документацию. При разработке систем по работе с электронными документами можно столкнуться с разного рода трудностями, однако уже сейчас становится ясно, что документооборот в государственных учреждениях в будущем будет в большей степени автоматизированным.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/diplomnaya/diplom-sovershenstvovanie-sistemyi-dokumentooborota/