Создание базы данных сотрудников

Курсовая работа

Базы данных — это набор структур, предназначенных для хранения больших объемов информации и программных модулей, которые управляют данными, извлекают, сортируют и другие подобные действия.

С базами данных неразрывно связано такое понятие как СУБД. СУБД (система управления базами данных) — программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, извлечение, поиск, редактирование информации хранимой в базе данных. СУБД делятся на иерархические, сетевые и реляционные, в зависимости от обрабатываемых данных. Существуют множество различных СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В данной работе мы рассмотрим только MICROSOFT ACCESS. кадры база данные

Microsoft Access XP — профессиональная программа управления базами данных. С его помощью вы можете накапливать и систематизировать разнообразную информацию, искать и сортировать объекты на основе выбранных критериев, разрабатывать удобные формы для ввода данных и создавать хорошо оформленные отчеты на основе существующих записей. Access обеспечивает одновременный доступ к данным десяткам пользователей.

Основными понятиями СУБД ACCESS являются:

  • Данные — это информация, которая каким-то образом систематизирована и структурирована. Существуют три модели данных: иерархическая, сетевая, реляционная. Иерархически структурированные данные состоят из нескольких записей, одна из которых определена как корневая. Примером иерархической модели могут служить деревья. Сетевая модель подобна иерархической, но является более общей моделью, в том смысле, что между записями присутствуют связи “много ко многим” и “много к одному”, а так же здесь нет корневого узла, т.е. любая запись может быть корневой. Реляционная модель представляет собой данные, упорядоченные в таблицы, чаше всего двухмерные;
  • Модели данных — это представления данных и их взаимосвязей, которые описывают концепции проблемной среды. Модели данных используются как для концептуального, так и для логического и физического представления данных.

Access также предоставляет в распоряжение пользователя механизмы работы с базами данных различных форматов. Например, к базам данных dBASE, Paradox или Btrieve можно получить доступ напрямую, без их преобразования в формат, используемый Access. В состав пакета Access также входит язык Access Basic (встроенный диалект языка Visual Basic), дающий возможность формирования специализированных систем управления базами данных.

5 стр., 2317 слов

Система управления базами данных (СУБД)

... программное обеспечение автоматизированной базы данных - система управления базами данных. Целью данной работы является изучить телекоммуникационные компьютерные сети и систему управления базами данных (СУБД). Понятие телекоммуникации. Организация ... 3]. Магистральная сеть объединяет отдельные сети доступа, выполняя функции транзита трафика между ними по высокоскоростным каналам. Магистральные ...

1. Компоненты системы данных

Система управления базами данных (СУБД) — это набор программ, используемых для определения, администрирования и обработки баз данных и связанных с ними приложений. База данных, управляемая такой системой, по сути, представляет собой структуру, которая создается для хранения в ней необходимых данных. А СУБД — это инструмент, используемый для создания этой структуры и работы с данными, хранящимися в ней.

СУБД используется разработчиками и пользователями, которые получают доступ к СУБД прямо или косвенно через прикладные программы. На рисунке 1 представлена схема компонентов системы базы данных.

 компоненты системы данных 1

Рис.1. Компоненты системы базы данных

Базы данных состоят из четырех основных компонентов: пользовательских данных, метаданных, индексов и метаданных приложения.

Пользовательские данные представлены в виде отношений — двухмерных таблиц данных. Столбцы таблицы содержат поля или атрибуты, а строки содержат записи конкретных объектов в деловом мире.

База данных состоит как из данных, так и из метаданных. Метаданные — это данные, которые представляют собой описание структуры данных в базе данных. Зная, как расположены данные, можно их получить. Поскольку описание структуры базы данных находится в самой базе данных, оно является самоописывающим. База данных интегрирована, поскольку содержит не только элементы данных, но и отношения между ними. В базе данных метаданные хранятся в области, называемой словарем данных. Описывает таблицы, столбцы, индексы, ограничения и другие компоненты, составляющие базу данных.

Индексы, хранящиеся в базе данных, предназначены для повышения производительности и доступности. Метаданные приложения описывают структуру и формат настраиваемых форм, отчетов, запросов и других компонентов приложения.

В Access в полной мере реализовано управление реляционными базами данных. Система поддерживает первичные и внешние ключи и обеспечивает целостность данных на уровне ядра (что предотвращает несовместимые операции обновления или удаления данных).

Кроме того, таблицы в Access снабжены средствами проверки допустимости данных, предотвращающими некорректный ввод вне зависимости от того, как он осуществляется, а каждое поле таблицы имеет свой формат и стандартные описания, что существенно облегчает ввод данных. Access поддерживает все необходимые типы полей, в том числе текстовый, числовой, счетчик, денежный, дата/время, MEMO, логический, гиперссылка и поля объектов OLE. Если во время специальной обработки в полях не обнаружено никаких значений, система обеспечивает полную поддержку нулевых значений. Обработка реляционных данных в Access благодаря гибкой архитектуре системы способна удовлетворить любые потребности. В то же время Access можно использовать как автономную СУБД в режиме файлового сервера или как клиентский компонент таких продуктов, как SQL Server.

2. Этапы проектирования и разработки базы данных

Основная цель системы управления базами данных заключается в том, чтобы предложить пользователю абстрактное представление данных, скрыв конкретные особенности хранения и управления ими. Следовательно, отправной точкой при проектировании базы данных должно быть общее описание информационных потребностей пользователей, которые должны быть отражены в создаваемой базе данных.

34 стр., 16676 слов

Организация производства молока и основные пути его совершенствования ...

... техники и эффективных методов работы. Раздел 1. Закономерности, принципы и формы организации сельскохозяйственного производства Организация сельскохозяйственного производства неразрывно связана с биологическими ... и растениеводства, показателей перспективных, годовых и оперативных (по периодам сельскохозяйственных работ) планов, которые должны разрабатываться на строго научной основе ...

Перед созданием таблиц, модулей и других объектов необходимо определить структуру базы данных. Хорошая структура базы данных — это основа для создания адекватной и эффективной базы данных.

Этапы проектирования базы данных:

— Определите цель создания базы данных, основные ее функции и информацию, которую она должна содержать. База данных должна соответствовать требованиям тех, кто будет работать с ней напрямую. Для этого нужно определить темы, которые должна покрывать база данных, отчеты, которые она должна выдавать, проанализировать формы, которые в настоящий момент используются для записи данных, сравнить создаваемую базу данных с хорошо спроектированной, подобной ей базой.

— Разработать на бумаге структуру таблиц, которые должна содержать база данных. При оформлении таблиц рекомендуется руководствоваться следующими основными принципами: информация в таблице не должна дублироваться. Не должно быть повторений и между таблицами. Когда определенная информация хранится только в одной таблице, ее нужно будет изменить только в одном месте. Это делает вашу работу более эффективной, а также исключает возможность несоответствия информации в разных таблицах. Например, таблица должна содержать адреса и телефоны клиентов.

— Каждая таблица должна содержать информацию только на одну тему. Информацию по каждой теме намного проще обрабатывать, если она содержится в независимых таблицах. Например, адреса клиентов и заказы хранятся в отдельных таблицах, поэтому при удалении заказа информация о клиенте остается в базе данных.

— Определить необходимые в таблице поля. Каждая таблица содержит информацию по отдельной теме, и каждое поле в таблице содержит отдельную информацию по теме таблицы. Например, таблица данных о клиентах может содержать поля с названием компании, адресом, городом, страной и номером телефона. При разработке полей для каждой таблицы помните, что каждое поле должно быть связано с темой таблицы.

— Не рекомендуется включать в таблицу данные, которые являются результатом выражения. В таблице должна присутствовать вся необходимая информация. Информацию следует разбивать на наименьшие логические единицы (Например, поля «Имя» и «Фамилия», а не общее поле «Имя»).

— Задать ключевое поле. Чтобы Microsoft Access мог связывать данные из разных таблиц, такие как данные клиентов и заказы клиентов, каждая таблица должна содержать поле или набор полей, которые будут устанавливать одно значение для каждой записи в таблице. Такое поле или набор полей называют основным ключом.

  • Определить связи между таблицами. После распределения данных между таблицами и определения ключевых полей вам необходимо выбрать схему для связывания данных в разных таблицах. Для этого нужно определить связи между таблицами.
  • Просмотрите структуру базы данных и определите возможные недостатки. желательно сделать это на данном этапе, пока таблицы не заполнены данными.
  • Добавить данные и создайте другие объекты базы данных.

Если структура таблицы соответствует требованиям, все данные могут быть вставлены. Затем можно создавать любые запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

26 стр., 12948 слов

Статистические таблицы: основные понятия и элементы

... исследующих данную тему, данные статистических сборников, информацию, опубликованную в периодических изданиях, другие источники информации, в том числе Интернет. 1. Статистические таблицы: основные понятия и элементы 1 Сущность статистических таблиц Все результаты ...

— Использовать средства анализа в Microsoft Access. В Microsoft Access существует два инструмента для усовершенствования структуры баз данных. Мастер анализа таблиц исследует таблицу, в случае необходимости предлагает новую ее структуру и связи, а также переделывает ее. Анализатор быстродействия исследует всю базу данных, дает рекомендации по ее улучшению, а также осуществляет их.

В Microsoft Access поддерживаются два способа создания базы данных. вы можете создать пустую базу данных, а затем добавить таблицы, формы, отчеты и другие объекты. Этот метод является наиболее гибким, но требует отдельного определения каждого элемента базы данных. также с помощью мастера можно сразу создать базу данных определенного типа со всеми необходимыми таблицами, модулями и отчетами. Это простейший способ начального создания базы данных. В обоих случаях можно будет изменить и расширить созданную базу данных в любое время.

Есть две стратегии разработки баз данных: сверху вниз и снизу вверх. Разработка сверху вниз идет от общего к частному. Начните с рассмотрения стратегических целей организации, способов их достижения. Основываясь на этой общей модели, разработчики переходят «вниз» к все более подробным описаниям и моделям.

При развитии снизу уровень абстракции меняется в противоположном направлении: отправной точкой является потребность в конкретной системе.

На практике считается наиболее рациональным сочетанием обоих подходов.

3. Построение модели данных предметной области

Предметной областью в данном случае являются кадры организации. Каждая компания стремится к максимально эффективному управлению персоналом и достижению поставленных целей. Для этого необходимо иметь полную и достоверную информацию о сотрудниках, позволяющую пользователям решать свои функциональные задачи.

4.1. Назначение и функции базы данных кадров

В каждой организации есть отдел кадров. Это функциональный отдел в структуре управления организацией. Одна из функций отдела – ведение базы работников: ведение учета претендентов на вакантные должности, отбор претендентов для приема на работу, оформление документов при приеме на работу, ведение наличия вакантных должностей, ведение учета поощрений, наказаний, отслеживание квалификационного движения, должностные перемещения, утверждение разрядов.

Пользователями баз данных являются руководители высшего звена, сотрудники отдела кадров и бухгалтерии. В любой организации составляется штатное расписание, которое планируется к работе.

4.2 Концептуальное проектирование

База данных представляет собой модель той части реального мира, которая представляет интерес для данного исследования. Смоделированная часть реального мира называется доменом. Полнота описания тематической области зависит от задач создаваемой информационной системы. Для описания предметной области можно использовать естественный язык, но его использование имеет много недостатков. Наиболее важные – громоздкость описания, неоднозначность трактовки. Поэтому для этих целей используются формализованные языковые средства. Формализованное описание предметной области — это концептуальная модель.

4 стр., 1921 слов

Статистические функции в Excel. Электронная таблица как база ...

... cos, exp, ln, abs, atan, sqrt и др., а также функции для работы с матрицами; статистические – СРЗНАЧ, МИН, МАКС, СУММ и др.; логические; финансовые; для работы ... показатель активности предприятия в январе соответствует этому критерию. Чтобы восстановить на экране всю таблицу, выполняют команду Данные > Фильтр > Показать все. Если нужно получить сложный критерий ...

Основными компонентами концептуальной модели являются:

  • Данные, циркулирующие в данной предметной области;
  • Описание классов, объектов предметной области и связей между ними;
  • Описание информационных потребностей пользователей.

Среди методов концептуального моделирования наибольшей популярностью пользуется ER-модель. ER-модель представляет собой графическое описание предметной области в терминах «объект-свойство-связь». Основными понятиями модели являются класс объектов (совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств), свойства (атрибуты объекта) и связи (зависимость между атрибутами классов объектов), а так же класс принадлежности является обязательным, если все экземпляры этого класса обязательно участвуют в рассматриваемой связи, в противном случае класс принадлежности является необязательным.

Для представления классов, экземпляров классов и связей между ними используются графические средства:

  • Диаграммы ER-экземпляров;
  • ER-диаграммы.

Диаграмма (Рис.2) показывает, какую конкретную должность занимает каждый из работников. При этом связь М:1 (многие — к одному) указывает, что одну должность может занимать несколько работников, а класс принадлежности О-О (обязательный-обязательный) показывает, что каждый должность должна быть занята работниками.

 концептуальное проектирование 1

Рис. 2. Диаграмма ER-экземпляров

На рисунке 3 показана диаграмма типа ER, соответствующая рассматриваемой диаграмме экземпляра ER.

 концептуальное проектирование 2

Рис.3. Диаграмма ER-типа

Пример концептуальной модели данных предметной области представлен на рисунке 4.

 концептуальное проектирование 3

Рис. 4. Концептуальная модель предметной области

4.3 Разработка даталогической и физической моделей данных

Модель логической базы данных представляет собой модель логического уровня и создается для конкретной СУБД в среде, в которой разработана база данных, в данном случае это СУБД Access.

При моделировании журнала данных необходимо разработать структуру таблиц с учетом требований к реляционным моделям в системе управления базами данных Access.

Обычно исходная реляционная модель формируется из ER-модели путем преобразования классов объектов и процессов в независимые отношения — таблицы.

В результате моделирования может быть получена реляционная модель следующего вида:

КАДРЫ (Табельный номер, Фамилия, Имя, Отчество, Дата Рождения, Образовании)

Должность

Зарплата (ТабНомер, Фамилия, Имя, Отчество, Оклад, ДоплСложн, ДоплУдален, НадбКласс, Премия, НазваниеДолжн, Зарплата)

ДоплатаСложность (КодСложн, Название, Надбавка)

ДоплУдаленность, Архив Удаленных, НадбавкаКласс, Претенденты

На следующем этапе реализуется физическая модель в СУБД Access. Создаются таблицы классов объектов с соответствующими типами данных и свойствами полей (Рис.5).

28 стр., 13777 слов

Содержит с рис табл литературных

... следующие возможности:  управление торговлей, складской учет, производство, финансы;  работа с клиентами ... жители пригородов и небольших поселений покупают ... перечислено в таблице 1.1. Таблица 1.1 – ... виде отчетов;  поддержка экспорта данных в «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»; ... 1С для управленческого учета в ООО «Вектор». 1 Описание предметной области 1.1 Общая характеристика фирмы ООО «Вектор» Фирма ...

Доплудаленность 1

Рис.5. Структура таблиц с типами данных

С помощью инструментальных средств в окнах Схема данных и Изменение связей устанавливаются связи между полями таблиц (Рис.6.1 и Рис. 6.2).

Доплудаленность 2

Рис. 6.1. Схема данных

Доплудаленность 3

Рис. 6.2. Установка связи «один-ко-многим»

При формировании таблиц необходимо рационально использовать внешнюю память. Для этого указываем Размер поля необходимый для нашего случая 20 символов, а не 50 (Рис.7).

Доплудаленность 4

Рис.7. Размер текстового поля «Название»

5. Загрузка данных

После того, как вы создали все поля и определили их свойства, вы можете ввести информацию в таблицу. Для этого необходимо войти в режим таблицы. Новая таблица Access состоит из одной пустой записи. Чтобы её заполнить, необходимо ввести несколько строк с данными.

После ввода данных пустая запись смещается в конец таблицы. В таблице активная запись обозначена треугольным маркером, а пустая — звездочкой.

Изображение карандаша используется для обозначения записи, в которой выполняется ввод. Все маркеры появляются в левой части листа данных.

Запись таблицы активизируется при выполнении на ней щелчка. Вы также можете переходить от записи к записи и от поля к полю в таблице с помощью клавиш курсора.

Используя клавиши Tab и Enter, вы можете перемещаться между полями слева направо, а с помощью клавиш Shift + Tab — в обратном направлении.

В активном поле появится мигающий курсор ввода, означающий, что вы можете начать вводить текст. Переход в другое поле рассматривается программой как подтверждение ввода, сделанного в предыдущем поле.

После активации любого поля записи в строке состояния отображается комментарий, введенный пользователем в поле «Описание» при создании таблицы.

Кроме того, загрузка данных во время разработки может выполняться с помощью форм.

Довольно часто в таблицу вводятся некорректные данные. Чтобы избежать таких ошибок, можно задать условия и значения. Например, на рисунке 8 маска ввода используется для ввода достоверных данных.

 загрузка данных 1

Рис. 8. Маска ввода для поля Дата Рождения

6. Разработка запросов и способы обработки данных запросами

6.1 Конструирование запросов, виды запросов

Запросы предназначены для выбора данных, соответствующих указанным критериям. В виде таблицы появляется временный набор записей. Он также отображает записи, добавленные, удаленные или измененные в исходных таблицах.

В Access запросы делятся на QBE –запросы(Query By Example — запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL-запросы (Structured Query Language – структурированный язык запросов), при которых применяются операторы и функции языка SQL. Access легко преобразовывает QBE –запрос в SQL-запрос, и наоборот.

21 стр., 10198 слов

«Оптимизация бизнеспроцессов на ООО «СибКрасМастер» г. Красноярска» ...

... процессов. Деятельность по процессу необходимо документировать. Это позволяет стандартизовать процесс и получить базу для изменения и дальнейшего совершенствования процесса; принцип контроля процесса. У каждого процесса ... следует отметить, что если процесс преобразует входные данные в выходы, изменяя ... способов повышения эффективности системы управления бизнесом. Задачи диагностики системы управления: ...

В Access можно формировать запросы следующих видов:

  • Однотабличные запросы:

Допустим, что требуется получить данные из таблицы Кадры, Фамилии работников и дату найма (Рис.9).

 конструирование запросов 1

Рис. 9. Однотабличный запрос

  • Многотабличные запросы:

Требуется узнать фамилии работников с окладами больше 4000 рублей (Рис.10).

 конструирование запросов 2

Рис. 10. Многотабличный запрос

  • Запросы на создание таблиц:

Пусть для нашего предприятия необходимо создать таблицу, в которой была бы указана зарплата сотрудников со всеми надбавками и премиями (Рис.11).

 конструирование запросов 3

Рис. 11. Фрагмент бланка запроса на создание таблицы Т-Зарплата