В данной курсовой работе я поставил себе цель рассмотреть одну из тем поддержки документооборота — электронный документооборот в сфере государственного управления.
Актуальность данной темы обуславливается следующим; Современная вычислительная техника и средства связи прочно вошли в современную жизнь, и удивление вызывает не их наличие, а, скорее, недостаток или неэффективное использование. С точки зрения оснащения средствами информационных технологий (ИТ), российским предприятиям и гражданам еще далеко до ведущих стран Европы и США, но разрыв уверенно сокращается. Но ситуация с развитием информационных технологий государством все больше беспокоит общество. Дело в том, что разумное использование ИТ — это самый быстрый и дешевый способ повысить ценность любой организации. В государственном учреждении компьютеры с соответствующим программным обеспечением позволяют:
- Ш повысить качество подготовки документов;
- Ш укрепить исполнительскую дисциплину;
- Ш навести порядок в делопроизводстве;
- Ш ускорить обмен информацией между учреждениями;
- Ш упростить процедуры принятие решений;
- Ш сократить число ошибок и злоупотреблений при работе с гражданами и предприятиями;
- Ш поднять авторитет государственных институтов в глазах общества;
- Ш упрочить позиции государства на международной арене.
Служащий, вооруженный современными информационными технологиями, выполняет многие типичные операции в десятки (например, при оформлении или выдаче документов) и даже в сотни (при поиске необходимых материалов) раз быстрее, чем с помощью традиционных «бумажных» методов. Повсеместное внедрение на рабочих местах персональных компьютеров с офисными программными приложениями позволяет повысить общую производительность типичного учреждения (измеряемую, например, в числе обработанных обращений граждан) в несколько раз. Внедрение информационных порталов во всей организации увеличивает ее производительность во много раз, обеспечивая при интенсивном и правильно организованном использовании окупаемость инвестиций в первый год работы.
Можно временно отложить внедрение информационных технологий ценой увеличения государственного аппарата, снижения уровня оплаты труда в государственном секторе, ухудшения условий размещения государственных учреждений, но это поставит под угрозу выполнение многих государственных функций и, в конечном итоге, нанесет существенный ущерб репутации и интересам государства.
Исследование и внедрение современных технологий управления персоналом ...
... ввести понятие кадровой технологии, описать и классифицировать кадровые технологии; описать подходы к управлению персоналом на предприятии ООО «Инна Тур»; раскрыть механизм внедрения современных кадровых технологий на ООО ... персоналом туристической фирмы. Целью настоящей работы является описать механизм внедрения современных кадровых технологий на предприятии ООО «Инна Тур». Для достижения этой цели ...
Рассматриваемый вопрос, вероятно, не относится к наименее изученным. Например, в Интернете можно найти огромное количество разнообразных ссылок по этой теме. Лидер в производстве программного обеспечения, корпорация Microsoft, предлагает свои концепции внедрения информационных технологий в различных государственных учреждениях. Их ведущие специалисты глубоко изучают этот сегмент рынка, разрабатывают программы и методы внедрения информационных технологий.
Так же, своеобразный толчок для развития в данном направлении, дало подписание Правительством Российской Федерации постановления о Федеральной целевой программе (ФЦП) «Электронная Россия». Огромное количество разнообразных документов по данной тематике доступно как на сайте федеральной целевой программы «Электронная Россия», так и в различных печатных изданиях, например, в журналах «Компьютер» или «iBusiness».
Поставленная цель предопределила следующие задачи:
- Ш Введение характеризует актуальность темы, степень ее изученности, объект, предмет, цели, задачи исследования, структура и содержание работы;
- Ш Глава «Определение электронного документа» знакомит с понятиями «информационные технологии» и «электронный документ»;
- Ш В главе «Юридическая сила электронного документа, ЭЦП» описывается юридический статус электронного документа, раскрывается такое понятие, как электронно-цифровая подпись, приводятся ссылки на нормативно-правовые документы;
- Ш Глава «Защита информации» знакомит с современными способами защиты электронных документов;
- Ш В главе «Современная информационная система органа управления» раскрывается структура современной информационной системы, комплекс программных средств, способы использования, управления и защиты данных систем;
- Ш Глава «Предпосылки к реорганизации системы документооборота» объясняет необходимость создания современной информационной системы в государственных учреждениях России;
- Ш «ФЦП «Электронная Россия». Цели и задачи» подробно знакомит с Федеральной целевой программой «Электронная Россия» рассматривает ее цели и задачи;
- Ш В заключительной главе «Сложность внедрения информационных систем» рассказывается о трудностях реализации программы и способах их решения.
На данный момент нет единого определения понятия электронного документа. Пункт 3 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определяет электронный документ, как электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью, электронно-графической подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В свою очередь, Федеральный закон об электронных документах дает определение этому понятию. В соответствии с ним, электронный документ, это информация, зафиксированная на материальном носителе в виде набора символов, звукозаписи или изображения и предназначенная для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования, а так же форма представления информации в целях ее подготовки, отправления, получения или хранения с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.
Речевой этикет в документе
... затруднений в общении. Неукоснительное соблюдение речевого этикета в ... на следующей неделе с новой датой платежа и процентами. Корпоративный этикет требует, чтобы документы были надежными, доказательными, объективными и убедительными. Точность в отборе фактов, оценке ситуации особенно необходима в ... информации. Официально-деловой стиль – это стиль документов: ... разговора темам. Терпимость состоит в том, ...
В стандарте «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дается следующее определение: документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной [12].
(Например, файл на дискете — документ на машинном носителе.) В данном определении присутствует четкое указание на наличие материального носителя документа, тогда как в случае сообщения, переданного по электронной почте, такого носителя нет.
Есть еще одно определение электронного документа, оно дано в законе «Об электронной цифровой подписи». В соответствии с ним, электронный документ, это документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме [7].
Термин «цифровая форма» здесь означает последовательность двоичных символов. Главная особенность электронного документа — отсутствие жесткой связи с конкретным материальным носителем. Копией электронного документа может считаться только бумажная копия. Следовательно, электронное письмо — это электронный документ, хотя он может не иметь материальной поддержки. Между тем факсимильное сообщение — это не электронный документ.
По сравнению с другими документами, электронный документ имеет ряд следующих преимуществ:
- Даёт возможность поиска по ключевым словам.
- Не изнашивается с течением времени.
- Он может содержать URL-ссылки, раскрывающиеся предложения и многие другие информативные дополнения.
- Электронный документ проще использовать в системах автоматизации процессов.
- Редактирование, копирование, перевод и многие другие менее трудоемкие функциональные улучшения.
Важно так же отметить, что юридическую значимость электронному документу придаёт электронная цифровая подпись (ЭЦП).
1.2 Унификация и юридическая сила электронного документа, электронная цифровая подпись
Препятствием в процессе принятия новых законов и применения существующих является вопрос о юридической силе электронного документа. интересно, что подписание соответствующего закона в США было объявлено знаменательным событием, но даже там до реального массового применения юридически обязывающих электронных документов еще далеко.
Вопросы юридической силы электронного документа и применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) тесно связаны: наличие ЭЦП — необходимое (но не достаточное) условие юридической силы электронного документа.
Определение ЭЦП содержится в Федеральном законе «Об электронных цифровых подписях». В соответствии с ним, электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющей идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а так же установить отсутствие искажения информации в электронном документе, [7] а также обеспечивает неотказуемость подписавшегося.
Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...
... электронной почте. Глава 1. РЕГЛАМЕНТАЦИЯ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАНЦЕЛЯРИИ 1.1. Нормативно-правовая основа деятельности организации Офисная работа - это система документального обеспечения управленческой деятельности, определяющая стандартные процессы документирования и организации работы с документами ... документационного обеспечения; государственные и международные стандарты на документы; ...
Основание для придания юридической силы электронным документам установлено законом «Об информации, компьютеризации и защите информации». В соответствии с ним:
«Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться ЭЦП» [6].
В настоящее время Госдума приняла законопроект «Об электронном документе». Этот закон позволяет окончательно прояснить ситуацию с правовым статусом электронного документа, а также сторон, участвующих в работе с ним. В проекте введены новые определения и термины. Наконец-то приводится точное определение юридического значения электронных документов:
- электронный документ, подписанный ЭЦП, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом;
- все экземпляры электронного документа, подписанные одинаковой ЭЦП, имеют равную юридическую силу [4].
Основная цель этого закона — сформулировать условия, при которых электронный документ с электронной цифровой подписью может быть сопоставим с бумажным. В чем преимущество использования ЭЦП? Например, если предыдущие налоговые декларации нужно было подавать в налоговую инспекцию в бумажной форме, теперь организация может подавать их по каналам связи в электронном формате. Декларация «подписывается» с помощью ЭЦП. Налоговая инспекция, получив этот электронный документ и проверив значение ЭЦП, убеждается в том, что: декларацию отправила именно эта организация; декларация подписана уполномоченным лицом; в процессе передачи файла по открытому каналу связи третьи лица не исказили декларацию.
В Законе так же введено определение удостоверяющего центра, т.е. юридического лица, выдающего сертификаты ключей для использования в информационных системах общего пользования. Деятельность удостоверяющего центра подлежит лицензированию.
В зависимости от их юридической формы проводится различие между электронными документами, сертифицированными с помощью ЭЦП, используемыми в публичной сети и в рамках государственного управления, и электронными документами, используемыми в корпоративной информационной системе. Юридическую силу имеют только документы первого типа.
В сфере государственного управления и в публичных сетях электронные документы могут быть сертифицированы только с помощью ЭЦП с ключами, сгенерированными центрами сертификации. Нет удостоверяющих центров — нельзя использовать ЭЦП.
При использовании ЭЦП в корпоративной информационной системе ситуация намного проще: порядок использования ЭЦП здесь устанавливается решением владельца системы или соглашением ее участников. Содержание информации в сертификатах ключей подписи, процедура ведения реестра сертификатов ключей подписи и все другие вопросы также регулируются решением владельца этой системы или соглашением участников.
Система органов государственного управления в РФ
... в установленном им порядке. В своей совокупности государственные органы образуют единую систему. В нее входят органы государственного управления РФ и органы государственного управления ее субъектов [1]. Единство системы государственных органов Российской Федерации проявляется в разграничении предметов ...
Вне корпоративной системы документы, заверенные данной ЭЦП, не имеют юридической силы. Если вы хотите использовать ЭЦП в своем бизнесе, используйте ее, но за ее пределами это ничего не значит. Таким образом, этот закон не предусматривает ничего нового в части возможности использования корпоративных электронных документов за пределами компании. С другой стороны, закон не накладывает никаких дополнительных требований на использование корпоративных ЭЦП. До введения закона опасались, что компаниям будет навязываться определенный способ использования ЭЦП, так что те компании, которые уже используют ЭЦП, будут вынуждены изменить свою практику.
В России после создания ЭЦП при обмене электронными документами между кредитными организациями и кредитными бюро в 2005 году стала активно развиваться инфраструктура электронного дошкольного образовательного учреждения между налоговыми органами и налогоплательщиками. Начал работать приказ Министерства по налогам и сборам Российской Федерации от 2 апреля 2002 г. N БГ-3-32/169 «Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи». Порядок подачи электронной налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи определяет общие принципы организации обмена информацией при подаче налогоплательщиками электронной налоговой декларации по телекоммуникационным каналам связи.
В Законе РФ от 10.01.2002 №1-ФЗ «ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ЦИФРОВОЙ ПОДПИСИ» прописаны условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования в сферах государственоого управления и в корпоративной информационной системе. Благодаря электронной цифровой подписи теперь, в частности, многие российские компании осуществляют свою торгово-закупочную деятельность в Интернете, через «Системы электронной торговли», обмениваясь с контрагентами необходимыми документами в электронном виде, подписанными ЭЦП. Это значительно упрощает и ускоряет проведение процедур конкурентных переговоров.
В Москве в рамках реализации ГЦП (Городской целевой программы) «Электронная Москва» был образован Уполномоченный Удостоверяющий центр ОАО «Электронная Москва» (http://www.uc-em.ru) для решения задач координации работ и привлечения инвестиций при выполнении Городской целевой программы.
Защита информации должна быть важной частью управления взаимодействием правительства с бизнесом и гражданами. Например, предполагается, что налогоплательщики передают в электронном виде личную информацию о своих доходах. И если государство не сможет четко объяснить, как на технологическом, процедурном и нормативном уровне оно гарантирует полную защиту таких данных от несанкционированного доступа, то сама идея «электронного правительства» в России будет дискредитирована.
Для решения этой проблемы уже предпринят ряд шагов. Так Совет Федерации одобрил закон «Об электронной цифровой подписи», принятие которого является одним из необходимых условий для вступления России в ВТО. В законе устанавливаются правовые последствия скрепления документов электронной цифровой подписью, причем на информацию, подписанную электронной цифровой подписью, распространяются все традиционные процессуальные функции подписи, в том числе: удостоверение полномочий подписавшей стороны; установление подписавшего лица и содержания сообщения; а также роль подписи в качестве судебного доказательства. Закон также обеспечивает правовые условия для применения электронной цифровой подписи, соблюдение которых должно обеспечить охрану персональной информации
Организация как система и объект управления
... достижения. Тема курсовой работы является актуальной. Цель работ - изучение организации как системы и объекта управления. Задачи исследования: 1) изучить теоретические аспекты организации как системы и объекта управления; )представить организационно-экономическую характеристику предприятия; )охарактеризовать организацию как систему и объект управления и ...
В целом безопасность и надежность информации государственных ведомств — проблема не только в России, но и во многих других странах. В США, как и в России, содержание правительственных сайтов не является «официальной» информацией. Потому что спецслужбы не могут проверить его целостность и неизменность за пределами страны и его можно как угодно исказить. В качестве примера был приведен случай взлома официального сайта Хиллари Клинтон, когда в течение некоторого времени первая леди страны встречала посетителей сайта в «неподобающем виде» [5].
В России, на данный момент, проблемами безопасности, конфиденциальности и целостности информации занимается Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте РФ (ФАПСИ).
На базе удостоверяющего центра разработаны системы электронного документооборота государственного аппарата Российской Федерации с использованием ЭЦП. С помощью инструментов ЭЦП обеспечивается проверка целостности информации, законодательных и нормативных актов в рамках данной системы. Надежность ЭЦП и центров сертификации характеризуется как использованием криптографических алгоритмов, так и правильностью встраивания в программное и аппаратное обеспечение. Важную роль здесь играет надежность базового программного обеспечения и аппаратная защита от несанкционированного доступа.
В современных автоматизированных системах задачи аутентификации и идентификации пользователей решаются с помощью различных систем парольной защиты. Однако сами пароли редко меняются и хранятся пользователем в виде открытого текста или на носителе, который можно легко скопировать. В этом причина слабой защищенности таких систем от несанкционированного доступа.
Для преодоления этих негативных явлений FAPSI считает эффективным использование смарт-карт. Реализация на их основе криптографических алгоритмов вместе с реализацией комплекса инженерно-технических мероприятий по предотвращению несанкционированного доступа к самой карте позволяет создать надежно защищенный инструмент для обеспечения доступа к объектам и ресурсам автоматизированных систем.
Смарт-карты все чаще используются в качестве носителей информации для идентификации пользователей без ограничения прав пользователя. Эту функцию в нашей стране могла бы успешно взять на себя российская интеллектуальная хартия. Особенностью развития российских смарт-карт является то, что алгоритм защиты дома встроен в ядро операционной системы карты, реализующей принятый в нашей стране стандарт. Архитектура операционной системы позволяет наиболее эффективно использовать карту в финансовом секторе, а также в системах контроля доступа и хранения данных.
1.4 Современная информационная система органа управления
Многие проблемы, которые традиционно считались сложными препятствиями для внедрения современных ИТ-решений в госструктурах, уже не таковы. В первую очередь, это завышенные оценки сложности, затрат и сроков внедрения. Такие оценки в значительной мере основываются на негативном опыте 70-80-х годов, когда информационные системы строились на базе дорогостоящих и сложных в эксплуатации больших электронно-вычислительных машин (мэйнфреймов), а исполнение проектов поручалось государственным научно-исследовательским институтам, заинтересованным не в результате, а в «освоении бюджета».
Выбор систем контроля и управления доступом
... вторая на несколько точек прохода и состоит из отдельных автономных систем. В каждой автономной системе управление доступом осуществляется автономно работающим контроллером и служит для контроля входов людей ... «ключа», внесенная в базу данных системы. В системе каждому коду присвоена информация о правах доступа держателя карты. На основе сравнения этой информации и ситуации, в которой была ...
Системы электронного документооборота применяются в аппаратах управления органов власти страны более двадцати лет. В начале они формировались по правилам советского делопроизводства, имеющим в своей основе замечательный документ ЕГСД (Единая государственная система по работе с документами), выверенный до запятой. Так можно было говорить о единых, жестко выстроенных технологических решениях, имеющих государственный стандарт качества. Информационные технологии коренным образом изменили современный офисный труд, появилось новое качество и требования к нему.
На данный момент, по самым скромным подсчетам, в стране используется более 70 различных систем электронного документооборота, и их количество с каждым годом растет. Потребитель должен знать, какие качественные ИТ-продукты он покупает или использует, соответствуют ли они национальным или международным требованиям по количеству функций, уровню технологических решений для обеспечения документооборота. Существуют национальные или международные правила построения систем автоматизации для дошкольных образовательных учреждений, есть методика оценки качества предлагаемых рынком программных продуктов.
В отличие от информационных систем предыдущих поколений, современные решения отличаются гармоничностью архитектуры, возможностью реализовать настоящие процедуры офисной работы и простотой управления. В пример можно привести концепцию предложенную корпорацией Microsoft. По их мнению, архитектура ИТ-системы министерства, ведомства или подчиненного им учреждения теперь обычно включает портал, предоставляющий сотрудникам удобный доступ строго к той информации и возможность исполнения строго тех функций, которые определены их должностными обязанностями [11].
Портал обеспечивает «доставку» прямо на рабочие места сотрудников входящих документов, данных из подведомственных учреждений, новостей из различных источников, распоряжений руководства и пр. Взаимодействуя с серверами почты и коллективной работы, а также c серверами управления базами данных, портал позволяет контролировать график исполнения работ, назначать совещания, обмениваться электронной почтой, обрабатывать структурированную информацию (показатели производства, данные об уплате налогов, сведения о регистрации транспортных средств и многое другое).
Сервер маршрутизации и управления документами «следит» за правильным перемещением документов между государственными органами, а также между ними и гражданами и организациями. Среди прочего, он «способен» трансформировать форматы документов, исторически принятые в разных организациях, а иногда даже в разных странах.
Документы готовятся в стандартных офисных приложениях — текстовом редакторе или электронной таблице, а портал обеспечивает для них:
- контроль версий;
- сбор и согласование замечаний;
- визирование и утверждение;
- надежное архивирование и быстрый поиск.
Кроме того, механизм категоризации автоматически анализирует документы в указанных папках и архивах и помещает их в наиболее подходящие заголовки. Сотрудник получает уведомления о распоряжениях руководства, о необходимости исполнения поручений и согласовании документов, ходе исполнения поручений подчиненными, изменениях в рубриках и документах, на которые он подписан.
Совершенствование управления персоналом в системе государственной ...
... по совершенствованию управления персоналом в системе государственной службы. Объектом исследования выступает — Администрация Октябрьского района Муниципального образования г. Ижевска. Предметом исследования является система управления персоналом в системе государственной службы МО. Теоретическая основа работы основана ...
Операции делопроизводства реализуются просто и наглядно. Например, чтобы инициировать процесс визирования документа, уполномоченному исполнителю достаточно поместить его в специальную папку, которая «сама выполнит» все необходимые по регламенту действия — уведомит визирующих и проследит за результатом (завизирован ли документ или нужно ли его вернуть на доработку).
Естественно, в случаях, предусмотренных законом, подзаконными актами и / или служебными инструкциями, документы могут быть скрыты от читателей, не имеющих необходимых полномочий, надежно зашифрованы для пересылки и подписаны цифровой подписью для удостоверения подлинности [11].
3.1 Предпосылки к реорганизации системы документооборота
Несмотря на высокие темпы развития ИТ в последнее десятилетие, Россия не смогла сократить отставание от промышленно развитых стран в уровне информатизации экономики и общества. Отчасти такое положение вызвано общеэкономическими причинами (длительный кризис в экономике, низкий уровень материального благосостояния большинства населения).
