Тема автоматизации рабочих процессов в последнее время становится все более актуальной. Все больше и больше компаний достигают необходимого уровня зрелости, и возникает необходимость формализовать бизнес-процессы и внедрить инструменты для их автоматизации. С другой стороны, на сегодняшний день компании прошли долгий путь к созданию собственных информационных систем, которые предлагают потенциальные возможности для реализации задач такого уровня сложности. Однако менеджеры информационных систем сталкиваются с серьезными проблемами при определении методологии и выборе программного обеспечения, которое может предоставить адекватные средства для реализации задач этого класса.
Для успешной реализации деятельности СЭД необходимо сформировать четкое представление о проектном подходе к автоматизации делопроизводства в государственном учреждении. Все больше и больше компаний сталкиваются с проблемой повышения управляемости компании: улучшения контроля и ускорения бизнес-процессов, улучшения возможности их отслеживания, оптимизации рабочего времени, экономии на трудозатратах, повышения производительности труда и так далее. Единственный способ решить эти задачи — внедрить автоматизированную систему. Однако в настоящее время попытка решения проблемы внедрения такой системы наталкивается на значительные трудности.
В современной организации лидер сталкивается с необходимостью решать множество задач в условиях нехватки рабочего времени. Среди основных источников проблем в работе современного менеджера можно выделить следующие:
большое количество процессов, в которых задействован, руководитель, исполняющий при этом разные роли: инициатора, ответственного исполнителя, контролера, с каждым днем все большее значение приобретает оперативность в принятии решений, контроль исполнения решений, рациональное использование накопленной информации и предыдущего опыта.
Объект исследования — ГАУ КК «МФЦ КК» г. Краснодара.
Предмет исследования – формирования проектного подхода к автоматизации делопроизводства ГАУ КК «МФЦ КК»
Автоматизация процесса производства диплом – Диплом Автоматизированная ...
... технологического процесса. В наиболее общем определении автоматизация технологического процесса (оборудования) означает применение автоматических устройств и систем для выполнения функций управления этим процессом с ... материаль www.studsell.com Темы дипломных по Автоматизации производственных процессов Дизайн диплома - важнейший и завершающий этап учебного процесса, на котором используются все ...
Целью курсовой работы является определение эффективности внедрения системы электронного документооборота как проектного подхода к автоматизации делопроизводства государственного автономного учреждения Краснодарского края, для повышения конкурентоспособности и качества обслуживания населения.
Из цели вытекают следующие задачи:
исследование понятия информационных технологий, предъявляемые к автоматизации МФЦ требования имеют целью достижение определённых результатов, разработка основных критериев выбора эффективной автоматизированной системы управления документацией, внедрение корпоративной системы электронного управления документацией (корпоративного электронного документооборота) в рамках смоделированного предприятия, анализ полученных результатов.
Таким образом, каждый документ автоматизации делопроизводства регистрируется в системе и сохраняется в единой базе данных ГАУ КК «МФЦ КК». Задачи автоматизации делопроизводства:
определить сущность понятия автоматизации делопроизводства. рассмотреть модель проектного подхода к автоматизации делопроизводства государственного автономного учреждения Краснодарского края.
Поэтому необходимо иметь четкое представление о дизайнерском подходе к автоматизации делопроизводства в государственном учреждении. Проект представляет собой инструмент для анализа сложных систем и объектов. Обязательные требования проекту. В зависимости от проекта, характера проектируемой системы. Выделить особенности проектного подхода к автоматизации делопроизводства государственного автономного учреждения ГАУ КК «МФЦ КК» г. Краснодара.
Структура курсовой работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.
1 Автоматизация документооборота
- Автоматизация задач делопроизводства
Информационные технологии в значительной степени эволюционировали, чтобы удовлетворить растущие потребности организаций в работе с документацией. Современные рабочие станции стали основным инструментом для работы с документами. Следующим шагов в совершенствовании этого инструмента стало создание систем электронного документооборота – СЭД.
Поток электронных документов включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей.
В целом, под электронным документооборотом принято понимать организацию движения документов между отделами предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.
Электронный документооборот в сфере государственного управления
... URL-ссылки, раскрывающиеся предложения и многие другие информативные дополнения. Электронный документ проще использовать в системах автоматизации процессов. Редактирование, копирование, перевод и многие другие менее трудоемкие ... порядок в делопроизводстве; Ш ускорить обмен информацией между учреждениями; Ш упростить процедуры принятие решений; Ш сократить число ошибок и злоупотреблений при работе с ...
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому).
СЭД должна автоматически отслеживать изменения документов, сроки исполнения документов, движение документов, а также проверять все их версии и подверсии. При этом документы, созданные в процессе работы организации, обязательно записываются и хранятся в едином информационном пространстве. обеспечивается коллективная работа с документами, то есть над каждым из них постоянно работают несколько сотрудников в соответствии со своими функциональными обязанностями. Сокращаются рутинные операции по заполнению документов, минимизируется вероятность ошибок, ускоряется процесс создания и корректировки документов, облегчается поиск, упрощается контроль исполнения, существенно возрастает оперативность работы с документами, налаживается взаимодействие с территориально удаленными подразделениями. Рынок систем электронного документооборота активно развивается, объективной основой этого процесса является повсеместное использование персональных компьютеров и постоянно растущие потребности организации бизнеса.
Системы электронного документооборота включают инструменты, позволяющие:
1) создавать,
2) обрабатывать,
3) тиражировать,
4) архивировать
5) доставлять конечному пользователю,
6) осуществлять хранение документов,
7) контролировать выполнение поручений [7].
Делопроизводство — документационное обеспечение деятельности предприятия. Автоматизация делопроизводства и переход на безбумажные технологии являются основой автоматизации рабочих процессов. В традиционном делопроизводстве обычно выделяют три группы задач:
Документирование (процессы составления, оформления и согласования документов).
Организация работы с документами (обеспечение движения документов).
Организация хранения документов.
Подготовка и оформление документов должны осуществляться по определенным правилам. Государственными стандартами в области делопроизводства и управленческой документации предусмотрены унифицированные формы для различных документов. Кроме того, документы, предназначенные для использования на предприятии, должны соответствовать принятым корпоративным стандартам. Все документы обычно классифицируются как организационно-распорядительные или бухгалтерские. К организационно-распорядительным документам относятся приказы, протоколы, справки, письма, инструкции. ГОСТ Р 6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно — распорядительной документации») определяет состав и расположение реквизитов организационно-распорядительных документов. Отчетными документами являются счета-фактуры, счета-фактуры, кассовые, платежные документы; без заполнения требуемых законом реквизитов они не могут быть основанием для транзакций.
Делопроизводство в аптечных организациях
... документов Функции и унификация Делопроизводство - это деятельность, охватывающая документирование и документооборот. Руководитель фармацевтической организации несет персональную ответственность за подготовку, хранение и правильное оформление документов. Основной принцип организации делопроизводства - целесообразность. Документ - рабочий объект в ...
Если функции документации выполняет автоматизированная система, процесс создания и регистрации документов значительно упрощается. Исключаются ошибки в оформлении документа заданного типа.
Когда вы создаете новый документ, система автоматически присваивает ему необходимые детали или заполняет детали нового документа информацией, скопированной из базового документа. Каждый документ регистрируется в системе и хранится в единой базе данных.
Создание нового документа может происходить по инициативе пользователя либо автоматически на определенном этапе выполнения бизнес-процесса (р исунок 1).
Рисунок 1 — Схема создания автоматизации работы с документами
Автоматизация делопроизводства выводит решение проблемы организации работы с документами на качественно новый уровень. Еще на этапе внедрения автоматизированной системы выполняется анализ и оптимизация рабочего процесса. Составляются четкие схемы движения каждого типа документа. Определены лица, ответственные за выполнение каждого этапа работы над документом.
Разграничение прав доступа обеспечивает согласованную работу над электронным документом для нескольких пользователей. Текущее состояние каждого документа можно контролировать. Легко получить аналитический отчет произвольной формы о состоянии конкретного документа, группы документов и др. Налаживается обмен документами с территориально удаленными пользователями, которые получают доступ к системе по каналам INTERNET
1.2. Документооборот на предприятии
Документы — это главный информационный ресурс компании, работа которого требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают выполнение всех бизнес-процессов. Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, долгие поиски нужного документа, потеря, дубликаты документов, задержки в отправке и получении, ошибки персонала — далеко не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может значительно замедлить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу компании. Отдельно стоит выделить проблемы предприятий с территориально удаленными подразделениями. В этом случае организация сквозного документооборота, а значит, и централизованного оперативного управления, крайне затруднительна.
«Роль и значение аттестации персонала в организации кадровой ...
... быстро переводится на менее ответственную работу или увольняется. 2. Внедрение системы аттестации персонала в организации 2.1. Подготовка и проведение аттестации После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во ...
Эффективный документооборот — важнейшая составляющая эффективного управления бизнесом. Документооборот крайне важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать отдельно от конкретных бизнес-процессов конкретной компании.
Следовательно, оптимизация рабочего процесса должна начинаться с составления исчерпывающего отчета о документах, используемых на предприятии. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами).
Такой подход позволяет оптимизировать рабочий процесс, исключить дублирование документов и операций, а также ускорить работу с документами.
2.Проектная система автоматизации и делопроизводства органов государственного управления
2.1. Системы автоматизации делопроизводства
Организация работы с документами — важная часть процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющая на эффективность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее обработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы тесно связаны с управленческой документацией.
Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному, а также совершенствование работы с обращениями граждан.
С чего следует начать внедрение системы? Как разбить весь проект на этапы, чтобы эффект от внедрения был очевиден уже после первого этапа, а с каждым последующим этапом нарастал? Что из имеющихся технических средств модернизировать в первую очередь, а что может подождать? Какие финансовые средства предусмотреть в бюджете с разбивкой по годам исходя из реалий конкретного региона?
По сути, все эти вопросы касаются построения грамотного плана реализации проекта на несколько лет вперед с учетом планируемого финансирования, производственной необходимости, технической оснащенности и планируемой же модернизации технического парка [10].
Процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе
... ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли ...
Системы автоматизации делопроизводства сначала начали использовать в коммерческих компаниях, которые имели дело с большим объемом бумаги, теперь настала очередь госструктур. 28 января 2002 года Правительством Российской Федерации была принята федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 годы)». Согласно этой программе, в России должны быть созданы благоприятные условия для компьютеризации, электронного документооборота и развития электронной коммерции, а также создания системы электронного делопроизводства и документооборота для государственных органов.
Функции систем автоматизации делопроизводства включают фиксацию документов в определенной базе данных, что выражается в составлении определенной формы документа. Содержание карточки документа может варьироваться в зависимости от ситуации в вашей организации. Структура документов, зарегистрированных в базе данных, основана на так называемой номенклатуре дел, которая обычно имеется в каждой организации, а технология записи и обработки документов основана на Положении о делопроизводстве, сформулированном в этой организации.
Обычно, в системах делопроизводства различают входящие и исходящие документы, нормативно-распорядительные документы, документы коллегиальных органов управления, справочные документы и пр. Каждый документ в системе — это запись в базе данных, характеризующаяся набором значений атрибутов бумаги. Помимо учета и поиска документов в базе данных, система должна обеспечивать генерацию отчетов, позволяющих получить ведомости исполнения документов и прочую сводную информацию [1].
2.2. Улучшение и развитие системы делопроизводства
Улучшение и развитие системы офисной работы — важный, длительный и сложный процесс, в значительной степени отражающий совершенствование и развитие государственных органов как таковых.
Основными компонентами, входящие в делопроизводство являются:
— документирование, то есть процесс правильного и своевременного создания документов,
— работа с документами, включающая такие операции, как прием, передача, учет, регистрация, систематизация, обработка, контроль, хранение, сдача в архив, уничтожение.
Особенностью делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и управления, как дошкольном образовательном учреждении, является стопроцентное отражение управленческих процессов в документальной форме. Благодаря этому офисная работа и рабочие процессы становятся самодостаточными и требуют собственной системы управления. Такая система фактически создается в виде подразделений государственной организации бизнеса, администраций, секретариатов, офисов, архивов и аналогичных действующих подразделений.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает три основные задачи применительно к программным системам автоматизации:
Управление денежными средствами организации сферы услуг
... реагировать на отклонения от нормальной деятельности предприятия. Управление денежными потоками - это инструмент, с помощью которого можно получить желаемый результат деятельности бизнеса, получение прибыли. Этими обстоятельствами обусловлен выбор темы исследования. ...
— документирование (создание документов, поддерживающих и регистрирующих управленческую деятельность, т.е. их подготовка, оформление, согласование и изготовление),
— организация документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов),
— систематизация архивного хранения документов (определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решении и деловых процедур) [3].
Делопроизводство — это комплекс мероприятий по обеспечению дошкольного образовательного учреждения предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства направлена на упорядочение работы с документами предусматривает выполнение следующих функций:
— организационное и документационное обеспечение деятельности организации,
— организация индивидуальной и совместной содержательной подготовки документов в подразделениях,
— обмен документами внутри и между структурными подразделениями организации,
— создание унифицированных технологических процедур прохождения и обработки документов в подразделениях организации,
— регистрация, учет, издание, рассылка и возврат, обеспечение хранения и использования исходящих и внутренних документов, проектов документов,
— осуществление контроля за своевременным исполнением поручений высших органов государственной власти, поручений и указаний руководства организации, писем и обращений граждан, обращений учреждений, организаций,
— создание надлежащих условий для документационного и организационно-технического обеспечения работы руководства организации своевременное обеспечение полной, точной и достоверной информацией о состоянии подготовки и исполнения документов и поручений,
— проведение информационно-справочной и аналитической работы по вопросам документационного обеспечения управления,
— получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и состоянии их исполнения [5].
Хорошая организация документооборота способствует своевременному прохождению документов по подразделениям организации, а равномерная загрузка подразделений и должностных лиц способствует эффективному управлению предприятием. Автоматизация офисных услуг обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого на нее времени.
Система управления персоналом организации
... Организационное проектирование системы управления персоналом - это процесс разработки проектов по организации системы управления персоналом. Проектирование системы управления персоналом нельзя отделить от проектирования системы управления организацией, так как первая включает не только функциональные подразделения, занимающиеся работой с персоналом, но и ...
Рабочий процесс организации представлен документооборотом различных категорий, блок-схему которых разрабатывает руководитель офиса.
Общая схема автоматизации движения документов в учреждении представлена на рисунке 2.
Рисунок 2 — Схема автоматизации работы с документами
Таким образом, документооборот организации представлен потоками документов: исходящие и входящие документы, требующие автоматизацию:
информационно-поисковая система, регистрация документа, учет документа, контроль документа, хранение документа, руководитель службы делопроизводства организации, согласование документа, подготовка проекта документа, банк текстовых заготовок документа.
2.3. Автоматизированные технологии обработки документной информации
Автоматизированные технологии обработки информации о документах должны соответствовать требованиям Office Work Education.
Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа [2].
Для ускорения подготовки часто представляемых типов документов используется банк текстовых пространств. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления.
Поиск информации в базе документов организации осуществляется по реквизитам, указанным в ней в реквизитах соответствующей регистрационной формы. Регистрационные документы, оформленные в соответствии с правилами документооборота, представляют собой электронный аналог файла.
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ).
Работа российского офиса не имеет аналогов в других странах ни по детальной проработке технологий работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие автоматизации делопроизводства стимулирует развитие технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно устоявшейся технологии делопроизводства.
В чем же особенности «Российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
контроль над документом, начиная с момента его поступления, централизация контрольных функций, единые нормы документооборота [9]
Дисциплинарные процедуры в системе государственной службы в дореволюционной ...
... в целях реализации мер дисциплинарной ответственности. Рассмотрим подробнее юридическую природу дисциплинарных производств и дисциплинарной ответственности государственных служащих в дореволюционной России. Гущева Н.В., исследовав содержание нормативных документов, регулирующих вопросы дисциплинарной ответственности государственных служащих сделала вывод о том, ...
В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль по получении властями. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения», то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов — в случае, если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, — ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства [6].
Система «Дело» ЗАО «Электронные офисные системы» предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций. Изображено на рисунке 3.
Рисунок 3 — Схема последовательности автоматизации работы с документами
Система «Дело» обеспечивает выполнение следующих возможностей:
-отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений, -единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, -ввод текстов резолюций, включая повторные, и назначение исполнителей по ним, -направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей, -объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам, -выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек и резолюций с целью осуществления функций контроля исполнения документов, ведения справочно-аналитической работы, -ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов, — получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной технологией делопроизводства, — хранение электронных образов документов, -списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечение их из дела, -протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями [6].
Схема автоматизации работы с документами в системе «Дело» приведена на рисунке 4.
Рисунок 4 — Схема автоматизации работы с документами
Таким образом, рассмотрена автоматизация работы с документами, которая демонстрирует явные преимущества перед бумажным документооборотом. Разработана схема последовательности автоматизации работы с документами в системе «Дело». Автоматизация офисных услуг обеспечивает увеличение объема выполняемой работы и уменьшение затрачиваемого на нее времени.
3. Автоматизация предоставления многофункциональных центров по предоставлению государственных и муниципальных услуг
3.1. Предъявляемые к автоматизации МФЦ требования имеют целью достижение определённых результатов
В течение нескольких лет активно и успешно внедряется в работу многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг населению автоматизированная информационная система МФЦ, или АИС МФЦ, целью которой является не только повышение качества предоставления государственных и муниципальных услуг на базе многофункциональных центров, но и экономия времени сотрудника МФЦ и времени заявителя.
В этой связи к программному обеспечению АИС МФЦ, специально разработанной для автоматизации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг, предъявляются особые требования: АИС не должна противоречить нормативно-правовым актам, регламентирующим работу МФЦ (Постановление Правительства Российской Федерации № 1376 от 22 декабря 2012 г., Приказ Министерства экономического развития Российской Федерации № 21 от 22 января 2014 г.) (рисунок 5).
Рисунок 5 — Определение АИС
Таким образом, сформулируем требования, предъявляемые к МФЦ:
повышение уровня информационной открытости и прозрачности для заявителей деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления в контенте предоставления услуг, повышение информационной грамотности граждан, юридических лиц и их осведомленности об услугах, оказываемых органами власти на площадках многофункциональных центров, экономия физического и материального ресурса физических и юридических лиц при получении государственных и муниципальных услуг посредством «одного окна», активизация межведомственного информационного обмена, повышение его эффективности и взаимодействия для обеспечения открытого доступа к информации о деятельности органов исполнительной власти, повышение качества предоставления услуг населению специалистами МФЦ и повышение производительности труда при оказании государственных и муниципальных услуг заявителям МФЦ, активация контроля над процессом оказания услуг гражданам и юридическим лицам посредством МФЦ.
3.2. Поставленные перед АИС МФЦ задачи
Для реализации поставленных перед АИС МФЦ задач автоматизированная система наделена определённым функционалом:
возможностью взаимодействия с СМЭВ, РСМЭВ, а также с федеральной государственной информационной системой «ЕСИА», позволяющей иметь гражданам доступ к порталу Госуслуг, оказанием экспертной поддержки заявителей и специалистов многофункционального центра по вопросам процедуры и оснований предоставления государственных и муниципальных услуг, интеграцией с СЭД в части приема и передачи заявлений и статусов оказания услуги в электронном виде в формате структурированных данных XML,
МФЦ конструирует услуги, что позволяет без сложных манипуляций программирования создавать новые услуги и редактировать существующие по различным параметрам (название, описание, сроки предоставления, результаты предоставления с возможностью выбора альтернативы получения услуги, если это предусмотрено регламентом).
МФЦ поддерживает деятельность специалистов МФЦ в приёме, выдаче, обработке документов, поэтапной фиксации процедуры предоставления государственных и муниципальных услуг с возможностью контроля сроков предоставления государственной или муниципальной услуги и проведения отдельных административных процедур,
МФЦ формирует бланки документов, необходимых для получения услуги, автоматизирует курьерскую доставку с помощью автоматического формирования описей/путевых листов, формирования, печати и использования двумерных штрих-кодов для оптимизации деятельности процессов электронной курьерской доставки, имеет возможность сканировать документы с рабочего места специалиста и приобщать их скан-копий к электронному делу.
МФЦ формирует электронные пакеты документов, которые содержат заявления, или запросы, о предоставлении конкретной услуги в форме электронного документа, создаёт и сохраняет электронные образы документов, обязательных для положительного решения при оказании государственной или муниципальной услуги, поддерживает и реализует решения о возможности, составе и порядке формирования межведомственного запроса в различные органы и организации.
МФЦ поддерживает формирование пакета документов для передачи в орган власти в соответствии с требованиями регламентов предоставления услуги, нормативных правовых актов органа власти и соглашений о взаимодействии между МФЦ и органами власти. МФЦ хранит сведения об обращениях заявителей и их персональных данных, автоматически распределяет заявителей и нагрузку между работниками многофункционального центра, использует электронные подписи в соответствии с нормативно- правовыми актами Российской Федерации, регламентирующими их функционал, при обработке электронных документов, при обмене электронными документами с федеральными органами власти, с государственными органами внебюджетных фондов, органами, представляющими исполнительную власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления, привлекаемыми для оказания услуг организациями и учреждениями.
МФЦ информирует заявителя о этапах предоставления государственной или муниципальной услуги, формирует статистическую и аналитическую отчетность по итогам деятельности МФЦ за отчетный период, работает по технологии тонкого клиента (web-браузер) без необходимости устанавливать специализированное программное обеспечение на рабочих станциях пользователей.
Организует распределенные по территории субъекта или региона МФЦ с одним основным сервером и разделением оперативных данных по МФЦ входящих в систему МФЦ, как правило, УМФЦ, его филиалы и ТОСП, интегрирует с УЭК, интегрирует с Колл-центром, ведущим телефонное обслуживание, интегрирует с мониторингом качества государственных и муниципальных услуг — ИАС МКГУ.
МФЦ осуществляет сбор и автоматическую передачу информации, взаимодействует с ГИС ГМП: учитывает и передаёт информацию о начислениях, платежах и их квитировании, осуществляет централизованное хранение справочно-нормативной информации и предоставляет к ней доступ.
3.3. Перечень сокращений и условных обозначений
В ходе исследования курсовой работы, систематизированы сокращения и условные обозначения, часто используемые в МФЦ.
210-ФЗ- Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»
АРМ — Автоматизированное рабочее место
АИС — автоматизированная информационная система.
АСУД — автоматизированная система управления документами.
АС ДОУ — автоматизированная система документационного обеспечения управления.
БД — база данных.
ВНИИДАД — всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.
ДОУ — документационное обеспечение управления.
ЕАИС — единая автоматизированная информационная система.
ЕПГУ — единый портал государственных и муниципальных
услуг (функций).
ЕСИА — единая система идентификации и аутентификации.
ЕСМЭВ — единая система межведомственного электронного
взаимодействия.
ЖЦД — жизненный цикл документа.
ЖЦИ — жизненный цикл информации.
ИКТ — информационно-коммуникационные технологии.
ИТ — информационные технологии.
КИС — корпоративная информационная система.
КСЭД — корпоративная система электронного документооборота.
МЭДО — система межведомственного электронного документооборота.
МФЦ — многофункциональный центр.
НСД — несанкционированный доступ.
ОГВ — органы государственной власти.
ОМСУ — орган местного самоуправления.
ОРГН — основной государственный регистрационный номер.
ПГУ — портал государственных услуг Российской Федерации.
ПО — программное обеспечение.
РПГУ — региональный портал государственных и муниципальных услуг (функций).
РОИВ — орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации.
РСМЭВ — региональная система межведомственного взаимодействия.
САДД — система автоматизации документооборота и делопроизводства.
СЗИ — системы защиты информации.
СМЭВ — система межведомственного электронного взаимодействия.
СНИЛС — номер страхового свидетельства государственного
пенсионного страхования.
СЭД — система электронного документооборота.
СУБД — система управления базой данных.
СУиПД — сети управления и передачи данных.
ТКМВ — технологические карты межведомственного взаимодействия.
ТРЦ — торгово-развлекательный центр.
ФАПСИ — Федеральное агентство правительственной связи и информации.
ФОИВ — Федеральный орган исполнительной власти Российской Федерации.
УРМ — удаленное рабочее место.
УЦ — удостоверяющий центр.
УЭК — универсальная электронная карта.
ЭАУ — электронный административный учет.
ЭП — электронная подпись.
ЭЦП — электронная цифровая подпись.
ID — идентификационная карта. ЭСУО-Электронная система управления очередью, предназначенная для:
регистрации заявителя в очереди, учета заявителей в очереди, управления отдельными очередями в зависимости от видов услуг, отображения статуса очереди, автоматического перенаправления заявителя в очередь на обслуживание к следующему работнику многофункционального центра, формирования отчетов о посещаемости многофункционального центра, количестве заявителей, очередях, среднем времени ожидания (обслуживания) и о загруженности работников JSON JavaScript Object Notation — текстовый формат обмена данными, основанный на JavaScript. JavaScript прототипно-ориентированный сценарный язык программирования. Является диалектом языка ECMAScript. Web-браузер программное обеспечение для просмотра веб-сайтов, то есть для запроса веб-страниц, их обработки, вывода и перехода от одной страницы к другой. [12].
Таким образом, разработаны требования, предъявляемые к автоматизации МФЦ, которые имеют целью достижение определённых результатов, Рассмотрены задачи, поставленные перед АИС МФЦ. Приведен п еречень сокращений и условных обозначений, применяемых в деятельности МФЦ.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основная цель проекта развития механизмов предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде — повышение доступности государственных услуг для граждан и снижение коррупционных рисков. При рассмотрении МФЦ Краснодарского края были выявлены главные функции центров, а именно: прием запросов, информирование заявителей о порядке предоставления услуг, выдача заявителям документов по результатам предоставления государственных и муниципальных услуг, прием и обработка информации из информационных систем государственных органов и органов местного самоуправления.
Также определены проблемы, такие как неодинаковое предоставление услуг в МФЦ, отсутствие отработанного механизма взаимодействия органов исполнительной власти субъекта и органов местного самоуправления. Подобная ситуация наблюдается и в других регионах.
Все внутриведомственные процессы, работы должны быть оптимизированы и автоматизированы, а граждане и бизнес — взаимодействовать с ведомствами в электронном виде через защищенные порталы. Межведомственный документооборот также следует сделать электронным, а руководству ведомств, гражданам и бизнесу дать возможность отслеживать прохождение документов на всех этапах работы.
Высокий уровень прозрачности деятельности органов власти, свободный обмен информацией между органами власти и гражданским обществом, активное участие гражданского общества в подготовке и реализации решений органов власти, качество и доступность государственных услуг за счёт гражданского контроля над органами власти, формирование общей ответственности за принятые решения органами власти и гражданским обществом — все это представляет собой комплекс средств проекта «Открытое правительство», позволяющих обеспечить эффективную систему государственного управления.
Система межведомственного электронного взаимодействия позволяет осуществлять пересылку документов в электронной форме, обмен информационными сообщениями, применять другие организационно-технологические формы документооборота, использовать единые базы данных и иные создаваемые информационные ресурсы.
Таким образом, подходы к автоматизации и делопроизводства, а также к проекту «Электронное правительство» обеспечивает повышение:
качества взаимоотношений государства и общества путем расширения возможности доступа граждан к информации о деятельности органов государственной власти, повышения оперативности предоставления государственных и муниципальных услуг, внедрения единых стандартов обслуживания населения, эффективности межведомственного взаимодействия и внутренней организации деятельности органов государственной власти на основе организации межведомственного информационного обмена и обеспечения эффективного использования органами государственной власти информационных и телекоммуникационных технологий, повышения эффективности управления внедрением информационных и телекоммуникационных технологий в деятельность органов власти, эффективности систем информационно-аналитического обеспечения государственного управления, обеспечения оперативности и полноты контроля за деятельностью органов государственной власти.
Реализация проекта «Открытое правительство» обеспечит прозрачность деятельности правительства, установление интерактивного диалога с обществом, позволит укрепить общественное доверие к правительству.
Необходимо совершенствовать разнообразные методы взаимодействия различных ведомств, предоставляющих государственные и муниципальные услуги. Постоянный диалог между населением и органами исполнительной власти – залог успешной реализации всех поставленных задач проекта «Открытое правительство».
В заключение хотелось бы отметить, что АИС МФЦ, являясь актуальной и многофункциональной системой, облегчающей и ускоряющей процесс предоставления и получения услуг в рамках «одного окна», выполняет ряд, очень важных функций к числу которых, прежде всего, относятся хранение истории обращений и персональных данных заявителя, экономию времени и средств на доставку документов, интеграцию в АИС других органов власти и информационные системы, необходимые для предоставления услуг.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/elektronnoe-dokumentovedenie/
Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Особенности национального делопроизводства [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.directum.ru/339091.aspx (дата обращения 12.04.2019).
Береснева Е. А. Автоматизация работы с документами: от простого к сложному. 2014. 380 с. Бородина В.В. Делопроизводство в системе государственного управления. Изд-во: РАГС, 2018. 218 с. ГОСТ Р 51141-98 от 27.02.1998 N 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления: учеб. пособие — Издательство: Инфра-М:, 2017. 305 с. Кублашвили О.В. Документационное обеспечение. http://www.hi-edu.ru/e-books/xbook247/01/part-005.htm (дата обращения 12.04.2019).
Мирошниченко, А. А., Мирошниченко, М. А. Электронное правительство. Предоставление государственных и муниципальных услуг: учеб. пособие / А. А. Мирошниченко, М. А. Мирошниченко, под ред. В. В. Ермоленко. Краснодар: Кубанский гос. ун-т, 2014. 242 с. МФЦ — Новые технологии в предоставлении услуг: к вопросу об автоматизации многофункциональных центров предоставления госуслуг // Научное сообщество студентов: Междисциплинарные исследования: Сб. ст. по мат. LXI междунар. студ. науч.- практ. конф. № 2(61).
Режим доступа: URL: https://sibac.info/archive/meghdis/2(61).pdf (дата обращения 12.04.2019).
Основы делопроизводства. Язык служебного документа. Режим доступа: http://studme.org/1601101321890/dokumentovedenie/sistemy_ avtomatizatsii_deloproizvodstva (дата обращения 12.04.2019).
Система автоматизации делопроизводства органов государственного управления // Международный студенческий научный сборник статей. Режим доступа: https://scienceforum.ru/2016/article/2016029535 (дата обращения 12.04.2019).
