Делопроизводство в аптечных организациях

метки: Организация, Документ, Делопроизводство, Аптечный, Аптека, Бесплатно, Документооборот, Руководитель

Информация — один из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций. Массив информации, создаваемый в процессе работы, состоит в основном из документов.

Управленческая деятельность тесно связана с работой с документами. Принятие и разработка управленческих решений основывается на полученной и обрабатываемой информации, подтверждением которой является бумажный документ.

Документооборот — движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное перемещение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Движение документов в учреждении не может быть хаотичным, его нужно контролировать.

Документ — материальный носитель информации. он имеет обязательную юридическую силу и служит доказательством при разрешении экономических споров или при рассмотрении трудовых споров.

Документ является не только носителем информации, но и средством ее фиксации и передачи. это постоянный элемент любой организации, средство связи между учреждениями и гражданами. Он выступает как предмет труда, так и как средство труда. Необходимость подтверждения создания и наличия адекватных управленческих действий, передачи информации, их использования, архивирования и приводит к процессу создания документов. Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Глава 1. Делопроизводство. Классификация документов

Функции и унификация

Делопроизводство — это деятельность, охватывающая документирование и документооборот. Руководитель фармацевтической организации несет персональную ответственность за подготовку, хранение и правильное оформление документов. Основной принцип организации делопроизводства — целесообразность.

Документ — рабочий объект в сфере управления — это материальный объект, информация которого зафиксирована искусственным способом передачи ее во времени и пространстве.

Комплект документов, создаваемых учреждение определяется:

• кругом вопросов, решаемых предприятием;
• характером и объемом информации и компетентности предприятия;
• порядком разрешения вопросов (единоначалие, коллегиальность);
• объемом и характером взаимодействий с другими организациями.

Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Организация документооборота в учреждении

... организации именуются «организациями». Основная цель ГСДОУ это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы ...

Классификация документов — это разделение документов на классы на основе общих характеристик сходства и различия. Существуют системы административной, статистической и коммерческой документации.

Совокупность процессов создания и обработки всех документов в организации (предприятии, учреждении) предполагает наличие определенных норм и требований к составлению и оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению, хранению, иначе говоря системы документирования.

Документы, обеспечивающие организацию и функционирование аптечных предприятий, подразделяют на 3 группы:

1) Организационно-распорядительную документацию (инструкции, положения, решения, уставы, протоколы);

2) Справочно — информационную документацию (служебные письма, докладные и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы);

3) По личному составу: личные дела, заявления, трудовые книжки, договоры, характеристики.

Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).

Для повышения оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей, четкого распределения информации и экономии труда за счет использования информационно-справочного аппарата (предметно-тематического каталога) необходима классификация документов. Классификация также необходима для унификации самих документов.

Первым этапом классификации является разбивка исполнительных документов по делам. Кейс — это собрание документов или документ о проблеме, помещенный в твердую обложку. Такая папка является основой правильности формирования дел.

Второй ступенью классификации является создание классификаторов. Они бывают двух типов: структурного и производственно- отраслевого. Классификаторы составляются согласно положению об учреждении, его структурных подразделениях и должностным инструкциям. При составлении классификаторов можно использовать номенклатуру дел, списки документов с указанием сроков хранения, перечень дел постоянного и временного хранения.

Самый эффективный способ улучшить документацию — это ее унификация и стандартизация.

Унификация предусматривает создание трафаретных текстов. Такие тексты рекомендуется создавать для групп документов, сопровождающих идентичные действия. При этом часть реквизитов печатается типографским способом (постоянные реквизиты), а для переменных оставляют свободные строки. Трафареты определяют состав информации в документах, их последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки. Трафаретные тексты документов оформляют в виде сборника учреждения.

Документ выполняет следующие функции:

1. Общие функции:

• информационные — любой документ создается для хранения информации либо для необходимости зафиксировать информацию;
• социальные — документ является социально значимым объектом, поскольку документ может быть порожден той или иной социальной потребностью;
• коммуникативные — документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между организациями (предприятиями, учреждениями);
• культурные — документ является средством закрепления и передачи культурных традиций, что лучше всего прослеживается на больших комплектах документов, например в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества;

2. Специфические функции:

История унификации текста документа

... к различным системам документации. Взаимосвязь между документами разных систем в делопроизводстве разных учреждений и организаций неодинакова, поскольку зависит от конкретной деятельности учреждения, его масштаба, места в федеральном правительстве и ряда других причин. Но, ...

• управленческие — документ является инструментом управления (плановые документы, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для реализации целей управления;
• правовые — документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе (законодательные и правовые нормативные акты, изначально создаваемые для фиксации правовых норм и правоотношений, а также документы, приобретающие правовую функцию на время, например в качестве доказательства может использоваться любой документ);
• функция исторического источника — документ выступает в качестве источника исторических сведений; эту функцию приобретает только часть создаваемых документов (примерно 12-14%) и только после того, как документы выполнят свои оперативные функции и поступят на хранение в архив.

Состав и количество документов в различных организациях (предприятиях, учреждениях) определяется кругом вопросов и порядком их разрешения, а также объемом и характером прав организации (предприятия, учреждения) и его взаимосвязи с другими организациями (предприятиями, учреждениями).

Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Всякий отдельный документ включает в себя ряд составляющих его элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок и т.д.).

Все детали, размещенные определенным образом в документе, составляют форму этого документа. Для конкретного вида документа, например приказа, протокола акта, характерна его форма, которая называется стандартной формой. ГОСТ 6.30-2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов, входящих в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов.

Стандарт предусматривает максимальный набор деталей, которые можно найти при составлении и оформлении документов. В конкретном документе реквизитов будет меньше. Существуют два способа расположения реквизитов: продольный и угловой.

При продольном расположении реквизитов название организации (предприятия, учреждения) размещается вдоль верхнего поля документов, а при угловом — у границы левого поля в верхнем углу. Наиболее экономичным (по использованию площади листа) и удобным (для обработки) является угловой способ. Большинство служебных документов оформляется на бумаге формата А4 (210 х 297) и А5 (148 х 210).

Теоретическая и практическая части дипломной работы

... студента, безусловно, есть возможность отразить максимум своих полезных качеств как исследователя и будущего профессионала в практической части. Как писать практическую часть дипломной работы Определившись на страницах первой главы с теми теоретическими, методологическими ...

Официальные документы составляются на бланках, которые представляют собой обычный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация и место, предназначенное для переменной информации. Бланк должен быть отпечатан в типографии.

Глава 2. Составление документации. Организация документооборота

Помимо общих требований к тексту документа, необходимо учитывать, что каждый вид документа имеет свои особенности при составлении и оформлении, свою схему построения текста.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, компаний, граждан, права и обязанности в сфере экономической деятельности.

Устав содержит в себе: общие положения (задачи и цели), организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязь), регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц), финансово-материальная база (размер основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями), отчетная и ревизионная деятельность, порядок ликвидации и ответственность по делам организации.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на индивидуальной основе, для решения основных и операционных задач, стоящих перед организацией.

По содержанию приказы делятся на 2 группы: по общим вопросам и по кадрам. Обычно эти группы приказов готовятся и издаются отдельно.

Подготовка заказа включает следующие этапы: изучение сути дела, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание заказа.

Основные реквизиты приказа: наименование вида приказа; дата или индекс; заголовок к тексту; текст; подпись; внутреннее согласование (визирование); автор.

Текст приказа обычно состоит из двух частей: высказывательной и поучительной. В констатирующей части излагаются факты, вызывающие издание приказа. Иногда эта часть приказа может отсутствовать. Административная часть приказа составляет его основу и выражается в повелительной форме. Начинает распорядительную часть слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно печатается буквами на отдельной строке.

Каждое запланированное событие в заказе оформляется как отдельный пункт, пункты нумеруются арабскими цифрами. Лицо, ответственное за его исполнение, указывается в конце пункта заказа. Завершающий этап работы над заказом — согласование и подпись. Особым способом удостоверения документов является утверждение. Гриф «УТВЕРЖДАЮ» проставляется в правом верхнем углу.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях коллектива организации, рабочих совещаниях и др. Ведется протокол во время заседания обычно секретарем. Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит записи всех выступлений на собрании, короткий — только имена выступающих и краткую запись темы выступления. Решение о том, какую форму протокола вести, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол печатается на белом листе, где воспроизводятся реквизиты общей формы, затем указывается тип документа — ПРОТОКОЛ, дата, номер. Датой протокола является день заседания. В названии указывается вид коллегиальной деятельности, в результате которой она создается. В тексте выделяются две части. Первая содержит строго определенную информацию, располагаемую всегда в одинаковом порядке: председатель — фамилия и инициалы; секретарь — фамилия и инициалы; присутствовали — перечисляется состав присутствующих постоянно действующего коллегиального органа (их фамилии располагаются в алфавитном порядке), затем указываются должности и фамилии приглашенных. В случае больших собраний указывается количество участников и прилагается список.

Повестка дня — указываются вопросы, предлагаемые для обсуждения. Каждый вопрос начинается с предлога «о» («об») и помещается с новой строки.

Вторая часть протокола является основной. В ней записываются все выступления. Строится она по разделам в соответствии с порядком обсуждения повестки дня.

Каждый раздел состоит из трех частей — слушатели, выступили, решили, которые начинаются с этих слов, написанных заглавными буквами. Протокол подписывается председателем и секретарем.

Справочными документами являются справки, отчеты, пояснительные записки, акты, письма, телеграммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация может быть принята к сведению или побудить к действию.

Акт — справочно-информационный документ, составленный группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий.

его составляют постоянные или временные комиссии или должностное лицо с указанием документов, подтверждающих полномочия. Акт утверждается распорядительным документом или руководителем. Акт может иметь гриф согласования. Состоит из вводной и констатирующей части. Акт подписывается всеми людьми, участвовавшими в его составлении, без указания должностей. С актом ознакомлен: подпись, дата. Если есть комментарии, акт подтверждается пометкой: «комментарии прилагаются».

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Различают два вида справок:

1) Для описания подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации;

2) По указанию вышестоящей организации или руководителя, заданий, поручений и представляются в установленные сроки. Текст состоит из 2-х частей. В первой части раскрываются факты, послужившие основанием для ее написания, во второй приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. Этим она отличается от докладной записки.

Меморандум — документ, адресованный руководителю вашей организации или головной организации. Цель — побудить руководителя принять решение. Он состоит из 2 частей: первая часть представляет собой изложение фактов, побудивших его составить, вторая — заключение, мнение. Отношения могут служить двум целям: информировать, информировать и убеждать.

В докладе должны присутствовать элементы:

• вступление — документ наглядно и доступно представляет цели и его назначения;
• основная часть — излагаются основные факты, автор свободно общается с материалом для доказательства и убеждения;
• вывод — представляется в виде положений;
• рекомендации — предложения действий, вытекающих из вывода.

Кадровые документы: они характеризуют юридическую, рабочую и служебную деятельность сотрудников компании. К таким документам относятся: кадровые приказы, банковские выписки, трудовые книжки, личные бумаги. Обязательное ведение кадрового учета предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями по ведению трудовых книжек. Они имеют длительный срок службы в сейфах, шкафах, отдельно от документов производственного характера.

Приказ по личному составу — фиксирует сведения о кадрах (прием на работу, перемещение по работе, увольнение, установление должностных окладов, отпуска, командировки, изменение фамилии, поощрения — взыскания).

Оформляют на бланках формата А4. Срок хранения 75 лет.

Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж работы. Ведут на любом предприятии. При поступлении на работу лица, ее имеющие, обязаны сдать администрации. Для поступающих впервые — справка с последнего места работы, уволенного из вооруженных сил — военный документ, удостоверяющий личность. Трудовая книжка заполняется впервые в присутствии работника не позднее одной недели со дня приема на работу.

Все записи в трудовой книжке производятся после публикации приказа не позднее чем через неделю, а при увольнении — в день увольнения. Предметы соответствуют тексту заказов и аккуратно выполнены перьевой ручкой или шариковой ручкой черного, синего, фиолетового цветов.

Полное имя пишется целиком на основании паспорта или свидетельства о рождении. Образование — на основании диплома, аттестата, удостоверения. Запись о незаконченном образовании подтверждается справкой из учебного заведения, регистром. Ведут Трудовую книжку только по месту основной работы.

При получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке «Т-2» и в журнале учета трудовой книжки, в дневнике фиксируется дата выдачи книжки и основание ее выдачи.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные сотрудниками при увольнении, хранятся 2 года отдельно от остальных книг. Невостребованные Трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет, по истечении этого срока могут быть уничтожены в установленном порядке.

Организация документооборота

Документооборот — движение документов в учреждении (организации) с момента их создания или получения до завершения работы с ними. Целенаправленное перемещение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность. Движение документов в учреждении не может быть хаотичным, его нужно контролировать.

Документооборот — регламентированная технологическая схема перемещения документов в установленных точках обработки для выполнения необходимых творческих, формальных и технических операций с документами.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

• прямоточность течения документов, прохождение документов кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;
• избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с функциональными обязанностями;
• обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;
• единообразие маршрута движения и состава технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько составляющих его частей — документопотоков: входящий — входной документопоток; выходящий — выходной документопоток; внутренний документопоток.

В технологическом процессе обработки и движения поступивших документов выделяются следующие последовательно выполняемые типовые этапы:

• прием и первичная обработка документов;
• предварительное рассмотрение и распределение документов;
• регистрация документов и ведение справочно-информационной системы;
• рассмотрение руководством и направление документов в структурные подразделения;
• исполнение документа.

Деятельность организации (предприятия, учреждения) требует оформления большого количества документов. Чтобы быстро найти нужный документ среди множества других, их необходимо правильно оформить.

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Теория и практика делопроизводства определили несколько признаков группировки документов в делах.

1. Номинальный признак предполагает группировку в одно дело документов одного вида — приказов, протоколов, актов и др.

2. Предметно-вопросный признак — объединение в одну папку документов по одному вопросу (план работы на год).

3. Авторский признак берется за основу, когда в дело собираются документы одного автора (комиссии, учреждения, лица).

4. Соответствующий знак произносится при формировании переписки с конкретным корреспондентом, например, с программным обеспечением Аптеки».

5. За основу берется географический признак, когда необходимо сгруппировать в случае необходимости документы корреспондентов, находящихся на определенной территории.

6. Хронологический признак выходит на первый план, когда важно указать временные параметры документов в кейсе.

7. Экспертный признак учитывает сроки хранения документов.

При архивировании документов используется несколько функций и всегда учитывается эксперт.

Специальным классификационным справочником, закрепляющим заголовки дел и определяющим порядок раскладки документов в дела, является номенклатура дел. Основное требование к номенклатуре — охват всех документов, полученных и созданных в процессе деятельности организации. Номенклатура дел бывает трех видов: конкретная (номенклатура дел организации), примерная, типовая. Номенклатура дел вводится в действие с 1 января каждого года.

Таблица 1 Примерная номенклатура дел аптеки

Наименование дел	Срок хранения
Приказы и распоряжения вышестоящих организаций. Контроль их исполнения	Постоянно (до отмены или замены новыми)
Переписка с вышестоящими организациями	5 лет
Акты обследования вышестоящими организациями	5 лет
Информационные материалы	5 лет
Справочные материалы	До замены новыми
Планы организационных мероприятий. Отчеты об их исполнении	Постоянно
Протоколы производственных совещаний	5 лет
Техучеба работников	3 года
Копии заказов поставщиков	3 года
Положения о подразделениях аптеки	До замены новыми
Должностные инструкции работников	До замены новыми
Клеймение вес-измерительных приборов	10 лет
Журнал регистрации входящих документов	3 года
Журнал регистрации исходящих документов	3 года
Материалы по охране труда, технике безопасности, противопожарной безопасности	10 лет
Книга приказов по основной деятельности аптеки	75 лет
Книга приказов по личному составу	75 лет
Журнал учета движения трудовых книжек	75 лет
Книга жалоб и предложений	5 лет
Кассовая книга	Постоянно
Журналы контроля качества лекарств	5 лет
Книга учета ядовитых веществ и этилового спирта	5 лет
Журнал регистрации операций, связанных с оборотом наркотических средств и психотропных веществ	10 лет
Лабораторный журнал	5 лет
Фасовочный журнал	5 лет
Вспомогательные книги и картотеки системного учета	5 лет

Правильное и своевременное размещение документов в кейсе гарантирует скорость поиска документа и его безопасность. Поэтому кейс-тренинг — очень важный момент в офисной работе.

Для каждого случая, указанного в номенклатуре, к началу года создается папка, в которую переносится заголовок. На обложке также указываются название организации (предприятия, учреждения), структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре и срок хранения. По мере исполнения документы раскладываются только в те дела, которые заранее намечены для них номенклатурой дел. Документы включаются в дело в одном экземпляре. Толщина дела не должна превышать 250 листов (30-40 мм).

Если документов набирается больше, формируются новые тома. Дела должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении. На корешке дела указывается его номер по номенклатуре, а на внутренней дверце шкафа прикрепляется номенклатура дел. Дела хранятся по месту их формирования до передачи в архив.

Подготовка дел к отправке в архив — завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве. Он включает в себя несколько этапов: экспертиза научной и практической ценности документов, регистрация дел, составление описей дел с постоянным и долгосрочным сроками хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов. Экзамен начинается в текущих документах и ​​заканчивается в государственном архиве. На первом этапе определения стоимости составляется номенклатура дел и устанавливаются сроки хранения документов. Второй этап экспертизы стоимости самих документов проводится экспертной комиссией, которая постоянно работает в организации. На третьей — уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение их архива организации (предприятия, учреждения) в государственный архив.

Уточнив сроки хранения документов, приступают к оформлению дел. На дела с истекшим сроком годности, отобранные к уничтожению, составляют акт. Оформление дела зависит от сроков хранения собранных в нем документов. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат упрощенному оформлению: проверяется как наличие по номенклатуре, они сдаются в архив (на скоросшивателях и без нумерации).

Случаи постоянного депонирования, временного хранения более 10 лет, а также персонала подлежат полной регистрации, которая включает: переплет, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки. Для регистрации и подготовки к сдаче в ведомственные архивы составляется описи, систематизированный справочник, содержащий перечень единиц хранения.

Глава 3. Делопроизводство аптечной организации на примере розничной сети Иркутской области ООО «Фармэконом»

3.1 Основные правила организации документооборота ООО «Фармэконом»

«Фармэконом» — это одна из крупнейших розничных фармацевтических компаний Иркутской области. Компания сочетает в себе прочные традиции, мощный экономический потенциал, активную динамику и высокий профессионализм сотрудников.

Основными факторами, помогающими компании выдерживать конкуренцию на современном фармацевтическом рынке, являются:

1. Ценовая политика. ООО «Фармекон», как одна из крупнейших аптечных сетей России, которая производит большие объемы закупок, имеет выгодные условия и закупочные цены от всех поставщиков. Это позволяет компании поддерживать достаточно низкие цены в аптечной сети.

2. Стопроцентная гарантия качества. Компания работает только с крупнейшими и проверенными поставщиками в России, все препараты закупаются у официальных дистрибьюторов. С рядом отечественных и иностранных производителей лекарств ООО «Фармэконом» работает по прямым контрактам, а это не только выгодная цена для потребителя, но и самый короткий путь от производителя к потребителю.

3. Широкий ассортимент лекарств и товаров сопутствующей группы — одно из основных конкурентных преимуществ аптечной сети ООО «Фармэконом» и важнейший показатель работы фармацевтической компании.

Общий ассортимент аптечной сети ООО «Фармэконом» превышает 16 000 наименований товаров. Ассортимент одной аптеки ООО «Фармэконом» зависит от формата работы конкретной розничной точки. Большинство аптек компании работают в традиционном формате закрытой выкладки товаров. При такой форме торговли ассортимент одной аптеки, как правило, составляет 6 — 7 тысяч наименований позиций. В аптечной сети ООО «Фармэконом» представлены также и аптеки открытого доступа товаров — фарммаркеты. Открытая форма торговли позволяет иметь более 12 000 наименований лекарственных средств и разнообразной сопутствующей продукции. Компания ООО «Фармэконом» постоянно расширяет ассортимент своих аптек. Компания вводит в ассортимент линейки товаров private label.

4. Дополнительные сервисы для покупателей. У покупателей есть возможность заказа в аптеке ООО «Фармэконом» редких препаратов, которых нет в постоянном ассортименте. Медикаменты доставляются в кратчайшие сроки. Главное условие — это наличие регистрации данного препарата на территории России. Также в аптеке можно забронировать необходимое лекарство по телефону.

5. Высокий профессионализм сотрудников. В аптечной сети ООО «Фармэконом» внедрены единые корпоративные стандарты для сотрудников, которые обеспечивают высокое качество обслуживания клиентов. Сейчас в аптечной сети ООО «Фармэконом» работает более 2300 высококвалифицированных специалистов. Сеть динамично развивается и число сотрудников постоянно растет.

В компании разработана специальная программа адаптации и обучения новых сотрудников, действует система наставничества: опытный сотрудник помогает молодому специалисту ориентироваться в ассортименте аптеки, работать с покупателями, выстраивать отношения с коллегами.

Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства ООО «Фармэконом» так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота на ООО «Фармэконом» являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе на комбинате ООО «Фармэконом» согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления ООО «Фармэконом», все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В ООО «Фармэконом» существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы ООО «Фармэконом», так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

3.2 Совершенствование работы с документами ООО «Фармэконом»

Одним из основных ресурсов деятельности современных аптечных организаций является информация. Информационный массив, создающийся в процессе работы, состоит, прежде всего, из документов.

Персональную ответственность за составление, сохранность и правильное оформление документов в аптечной организации несет ее руководитель. Сотрудники управленческого аппарата в аптечных организациях большую часть своего рабочего времени заняты составлением, оформлением, согласованием, обработкой документов, что занимает 60%, а в отдельных случаях до 80 % их рабочего времени.

Совершенствование работы с документами является важнейшим направлением повышения производительности труда как руководителя, так и каждого сотрудника аптечной организации.

В повседневной работе аптечных организаций создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности.

Комплекс документов, создаваемых в аптечной организации, определяется следующими факторами:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;
• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);
• объемом и характером внешних связей.

Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти нужный документ среди множества других, их необходимо правильно оформить.

Простейшей классификацией документов является их группировка в дела. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения предназначена номенклатура дел.

Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Основное требование, предъявляемое к номенклатуре дел, — охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности аптечной организации.

Изучение характеристик комплекса документации аптечных организаций было проведено на базе сетевых аптек, входящих в структуру ООО «Фармэконом».

Установлено, что аптеки выполняют фармацевтическую деятельность согласно выданным в установленном порядке лицензиям и осуществляют как безрецептурный, так и рецептурный отпуск лекарственных препаратов.

Причем рецептурный отпуск связан с реализацией программ обеспечения населения необходимыми лекарственными препаратами по Иркутской области.

Аптеки, являющиеся структурными подразделениями ООО «Фармэконом», относятся к IV категории по объему документооборота (до 10000 документов в год).

Существующая организация работы с документами может быть охарактеризована следующим образом:

• административное делопроизводство ведется централизованно заведующим аптекой;
• кадровое делопроизводство ведется отделом кадров ООО «Фармэконом», но отдельные документы в виде копий хранятся в аптеках;
• специальное делопроизводство (на рабочих местах) ведет каждый сотрудник в соответствии со своими должностными обязанностями.

Поскольку аптеки являются сетевыми, структура документооборота имеет свои особенности. Так, руководитель аптеки не издает организационные и распорядительные документы, а пользуется документами, издаваемыми на уровне управления ООО «Фармэконом».

Также руководитель аптеки не ведет кадровое делопроизводство и не хранит трудовые книжки. В аптеке создаются отдельные виды справочно-информационных документов (акты приема-передачи рецептов на хранение в офис, служебные записки, отчеты и др.) и ведется делопроизводство на рабочих местах.

В обязанности руководителя аптеки входит организация текущего хранения организационных и распорядительных документов, поступающих из центрального офиса до момента их отмены или замены новыми, и организация их исполнения.

Из документации по кадрам в аптечных организациях хранятся копии дипломов специалистов, копии сертификатов специалистов и копия приказа о назначении руководителя аптеки.

Из группы организационных документов в аптеке хранятся копия Устава ООО «Фармэконом», копии документов по лицензированию, трудовые договоры, договоры о материальной ответственности и др.

Из группы распорядительных документов в аптеке хранятся приказы, указания и распоряжения руководства ООО «Фармэконом», Федеральные законы, приказы Минздравсоцразвития России и Иркутской области.

Также в аптеке хранится ряд справочно-информационных документов, в том числе информационные письма о фальсифицированных и забракованных лекарственных препаратах, акты проверок, документы по инвентаризации, отчетность аптеки по розничной торговле и по обеспечению необходимыми лекарственными препаратами.

Кроме перечисленных, в аптеке ведется ряд накопительных документов в форме журналов и книг.

В связи с тем, что был выявлен достаточно большой перечень документов, с которыми работает руководитель и другие сотрудники аптеки, проведено изучение структуры затрат рабочего времени фармацевтического персонала, в том числе затраты времени на работу с документами.

Повышение производительности и результативности труда лежит в плоскости рационального использования рабочего времени. Существуют различные инструменты, позволяющие оценить ситуацию по этому вопросу. Фотография рабочего времени по-прежнему остается одним из самых удобных и рациональных методов изучения затрат и потерь рабочего времени.

В процессе исследования была проведена фотография рабочего времени фармацевтического персонала. Фотография рабочего времени была индивидуальной, проводилась методом непосредственных наблюдений. Наблюдение не повторяли, так как основной задачей являлось определение структуры затрат рабочего времени, а не нормирование труда.

Непосредственное наблюдение и изменение затрат рабочего времени велось по текущему времени при помощи часов с секундной стрелкой, так как обычно требуется точность до 30 секунд. Результаты замеров заносились в наблюдательные листы.

В результате проведенных расчетов подготовительно-заключительное время (ПЗ) у заведующего аптекой составило 3,7% от времени рабочего дня, оперативное время (ОП) -82,4%, потери времени на личные нужды и отдых (ПЛ) составили 13,9%, в том числе 11,1% — регламентированный перерыв и 2,8% — потери времени на личные нужды.

Как показывают результаты, специфика работы руководителя аптеки позволяет выделить всего 3 вида затрат времени в отличие от приведенной в литературе общей классификации затрат.

Результаты фотографии рабочего времени также проанализированы нами с точки зрения классификации затрат рабочего времени руководителей. Данные представлены в таблице 2.

Таблица 2 Результаты анализа по классификации затрат рабочего времени заведующего аптекой

Классификация затрат	Удельный вес, %
1. По направлению работы 1.1. Работа с внешней средой 1.2. Работа внутри аптеки	19,4 80,6
2. По месту приложения работы 2.1. На чужой территории 2.2. На своей территории	6,5 93,5
3. По функции работы 3.1. Анализ данных 3.2. Планирование 3.3. Работа с подчиненными (постановка задач, обсуждение) 3.4. Контроль 3.5. Учет 3.6. Прочее	10,8 11,8 8,6 12,9 19,3 36,6
4. По форме работы 4.1. Консультации, обсуждения 4.2. Работа с базами данных, e-mail, Интернетом 4.3. Работа с документами 4.4. Телефонные разговоры 4.5. Прочее	15,1 18,3 32,3 6,5 27,8
5. По объекту воздействия 5.1. Посетители аптеки 5.2. Врачи поликлиники 5.3. Подчиненные 5.4. Руководство (центральный офис) 5.5. Прочее	10,8 6,5 8,6 20,4 53,7

В таблице структура рассчитывалась по отношению к продолжительности рабочего времени (465 минут) без учета времени перерывов (75 минут).

Максимальные затраты времени руководителя приходятся на работы внутри аптеки (80,6%), на своей территории (93,5%), на работу по анализу, планированию, учету и контролю (54,8%), работа с посетителями и центральным офисом составляют 10,8% и 20,4% соответственно.

Значительный удельный вес приходится на работу с документами на бумажных носителях (32,3%) и с документами в электронной форме (18,3%).

В целом, работа с документами составляет 50,6% рабочего времени заведующего аптекой. У фармацевтов работа с документами занимает от 10 до 16 % оперативного времени.

В процессе изучения состава документации, используемой в практике работы аптек ООО «Фармэконом», был выявлен ее достаточно разнообразный состав, относящийся ко многим классификационным группам.

Наиболее многочисленные функции в сфере делопроизводства имеются у заведующего аптекой. Причем это работа не только по созданию документов, но и по их получению, отправке, оперативному хранению. На наш взгляд, большую роль в сокращении затрат рабочего времени руководителя может сыграть четко отлаженная система регистрации документов, а также правильная систематизация документов в дела на основе индивидуальной номенклатуры дел конкретной аптеки.

Основываясь на общепринятых в делопроизводстве методиках, нами была разработана индивидуальная номенклатура дел для аптек, являющихся структурными подразделениями ООО «Фармэконом».

Разработанная номенклатура дел включает 32 наименования с указанием сроков их хранения. Таким образом, на основе изучения особенностей документооборота сетевых аптек охарактеризован комплекс используемых и рекомендуемых документов.

3.3 Схема движения и технология обработки документов ООО «Фармэконом»

Входящие документы. Документы, поступившие, в ООО «Фармэконом» начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела).

Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В ООО «Фармэконом» обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя ООО «Фармэконом» и в структурные подразделения организации.

Руководству ООО «Фармэконом» передаются документы вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности организации (учреждения).

Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений организации (учреждения) или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления на ООО «Фармэконом».

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям ООО «Фармэконом» и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Исходящие документы. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно на ООО «Фармэконом» установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель ООО «Фармэконом», но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель аптечной организации в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию.

Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. На ООО «Фармэконом» имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах ООО «Фармэконом». Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

Заключение

Документирование в фармацевтическом менеджменте предполагает выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций, разработку и оформление документов в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов и государственных стандартов.

Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документальным обеспечением управления фармацевтической организацией. Процесс создания документов дополняется организацией работы с ними, которая включает такие важные процедуры, как регистрация, систематизация, передача, хранение, контроль исполнения. Процедуры работы с готовыми документами объединяются понятием документооборот. Поэтому делопроизводство одно из основных ресурсов деятельности современных фармацевтических организаций.

Любое предприятие (организация, фирма) представляет собой сложный и в достаточной степени самоорганизующийся механизм (внутренняя среда), функционирующий в окружающем его мире (внешняя среда).

И хотя предприятие самостоятельно определяет свою структуру, политику, сферу деятельности, принимает решения, оно в значительной степени зависит от внешней среды своего окружения.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом. Проведя анализ организации документооборота ООО «Фармэконом» можно сделать вывод, что от четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения.

В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства.

Оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам).

Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Фармэконом» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/organizatsiya-deloproizvodstva-v-apteke/

1. Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: КНОРУС, 2010. — 248 с.

2. ?Воллосович, Н.Е. Эффективный менеджмент: делопроизводство в аптеке // Новая аптека. — 2012. — №1. — С. 17-21.

3. Геллер Л.Н. Фармацевтический менеджмент — И.: ИГМУ, 2010 г.

4. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. — 2-е издание, перераб. и дополн.; Под ред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2012. — 456 с.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ДиС, 2010. — 327с.

6. Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ — ДАНА, 2013. — 359 с.