Грамотное составление и обработка документов на текущем этапе развития компании актуально. Четкая организация документации — залог высокой эффективности в любом бизнесе. Важным является то, что «неграмотные» документы снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками могут превратиться в своеобразную «бомбу замедленного действия»: рано или поздно содержащаяся в них неверная и неточная информация может быть использована и нанести значительный ущерб юридическому лицу, физическому лицу. Так, например, неправильно составленный протокол судебного заседания затрудняет рассмотрение дела в кассационном порядке и в порядке судебного контроля.
При создании документов следует помнить о качестве написания текста, рациональном использовании специальных слов, сокращений, лингвистических формул и стандартных фраз. Соблюдение этих требований придаст документам достоверность, обеспечит их полноту, ясность, лаконичность и точность.
В Российской Федерации правосудие действует независимо от законодательной и исполнительной власти и имеет юрисдикцию в соответствии с Конституцией Российской Федерации и специальными законами. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом.
Дипломная работа посвящена изучению порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Данная тема актуальна на современном этапе, т.к. правильное составление и оформление документов, образующихся в деятельности суда, располагает к правильному пониманию сущности документа.
Объект исследования — городской суд города Октябрьска Самарской области.
В центре внимания исследования особенности работы общего и судебного дел городского суда.
Исследования, посвященные непосредственно теме документирования деятельности городских судов, крайне редки.
Первая группа исследований посвящена работам таких авторов как:
А.Г. Чернявского «Правоохранительные органы Российской Федерации», который представляет собой научно-практический комментарий на основе Конституции Российской Федерации и иных нормативных актов трудового законодательства и описывает функции суда. А в труде В.И. Батюк «Правоохранительные органы» на основании федеральных законов и постановлений Правительства Российской Федерации, характеристики судов Российской Федерации, и в частности характеристики деятельности и полномочий городских и районных судов, выставлены. М.А. Викут «Гражданский процесс России», учебник написан на основании ГПК РФ с учетом внесенных изменений. Рассмотрены проблемы структуры, содержания современного гражданского судопроизводства: основы гражданского права, состав суда, доказательства, производство в суде 1 степени. В.А. Самина «Делопроизводство в судах» в данной редакции рассматривается делопроизводство в районном суде. Инструкции содержат формы документов, а также правила их подготовки, составления, распространения и хранения.
Нормативное регулирование бухгалтерского учета в Российской Федерации
... системы нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации. Целью своей работы вижу в рассмотрении всего массива нормативно-правовых и прочих актов, связанных с бухгалтерским учетом, и выделении из него основных документов, образующих структуру всей системы российского бухгалтерского законодательства, ...
группа исследований направлена на изучение работы с документами в издании Кузнецовой Т. В «Секретарское дело». Издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В каждом разделе, помимо организационных вопросов, устанавливаются требования к подготовке и оформлению специальных документов. Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм. Приведены подробные сведения о федеральных постановлениях, регулирующих документирование специальных управленческих функций. Рассматриваются способы документирования. Нормативно-методическая база делопроизводства, способы документирования, организация работы с документами и образцы документов рассматриваются в издании Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» и сборнике «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы».
В справочном издании М.В. Стенюкова «Пособие по делопроизводству» содержит важнейшие правила и положения по оформлению документов в соответствии с действующими стандартами. Также представлены образцы наиболее часто используемых типов документов, рекомендации по организации документооборота в компании, рациональная систематизация документов и их сохранение.
Статья Кузнецовой Т.В. «Ведение контроля за сроками исполнения — важнейшая задача секретаря» описывает цель организации контроля, операции включающие контроль исполнения документов и сроки исполнения документов.
Существует еще одна группа исследования Сокова А.Н., в статье » Перспективы развития правил оформления управленческих документов» описывает состав типовой документации в управленческой деятельности, действующую нормативно методическую базу ДОУ и ее недостатки.
Правила заполнения личной карточки (форма Т-2) подробно описывается в статье журнала Кадры предприятия юристов Трухановича Л.В. и Щур Д. Л «Заводим личную карточку».
Установление трудовых отношений между работником и работодателем гарантируется заключением трудового договора. Правила заключения трудового договора описывается в статье журнала Кадры предприятия Покровской М.А. и. Строговича Ю.Н. «Заключение трудового договора».
Правила составление протокола судебного заседания описано в нескольких статьях журнала «Российская юстиция», а именно: в статье Львовой Е. и Паршруткина В. «Недостоверный протокол судебного заседания — не доказательство». В статье Наниева А. «Точный протокол укрепит доверие к суду» и в статье Фомина М. «Протокол судебного заседания: прошу данный вопрос и ответ на него отразить дословно».
Курсовая работа подзаконные нормативные акты
... Понятие подзаконного нормативного акта Регламент обычно определяется как акт, утвержденный законом, конкретизирующий и дополняющий его положения. Иногда говорят, что подзаконные акты принимаются «во исполнение закона». Помимо Президента, статуты в Российской Федерации издают ...
Изучая эту литературу, можно увидеть, что эта тема плохо изучена.
Целью данной работы является изучение порядка ведения делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Для достижения этой цели необходимо выполнение задач:
- определить функции, структуру порядка ведения делопроизводства в городском суде;
- проанализировать законодательно — нормативную базу документирования деятельности суда;
- определить правовое регулирование деятельности документирования деятельности суда;
- проанализировать порядок оформления управленческой, судебной и кадровой документации;
- рассмотреть технологию работы с документами;
- проследить организацию работы с обращениями граждан;
- разработать положение о кадровой службе;
- спроектировать должностной регламент на секретаря суда.
При написании диссертации использовалась нормативно-правовая база: Конституция Российской Федерации, устанавливающая судебную систему в Российской Федерации7. Уголовный кодекс Российской Федерации8, Трудовой кодекс Российской Федерации9, Гражданский процессуальный кодекс10, Гражданский кодекс11.
Федеральный Конституционный Закон Российской Федерации «О судебной системе Российской Федерации»12.
Федеральный Закон «О государственной гражданской службе в Российской Федерации»13, Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»14, Закон РФ «О языках и народов Российской Федерации»15, Закон РФ «Об электронной цифровой подписи»16.
Постановления Правительства Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству»17, постановление «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»18, постановление «О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции»19, постановление «О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания»20, постановление «О судебном решении»21, постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи»22 и многие другие.
также использовалась нормативно-методическая база: указания по работе судебного делопроизводства23, правила внутреннего трудового распорядка24, судебный состав25. Законодательная и нормативно-методическая база городского суда города Октябрьска рассмотрена в главе 1 настоящего дипломного эссе.
Для улучшения документации деятельности городского суда автор использовал различные методы и приемы.
Для более полного представления о состоянии объекта, а также его значимости для моего диплома была проведена предплановая судебная проверка. Обследованию подлежали функции задачи, структура делопроизводственной службы, ее задачи, функции и штаты; состав и структура документов суда, их оформление и содержание; организация работы с документами; организация текущего хранения документов.
При проведении предпроектного обследовании использовались методы изучения документов, моделирования графический метод, метод сравнения, непосредственное наблюдение, метод опроса служащих и др.
Нормативно-правовые основы функционирования и развития физической ...
... деятельность аппаратов государственного управления в отрасли. 27.04.93 г. Президентом России приняты Основы законодательства Российской Федерации «О физической культуре и спорте". Государственный комитет Российской Федерации по физической культуре и ... из 20 нормативных документов имеют декларативный и декларативный характер, отсутствуют конструктивные нормативные акты, законодательные и правовые ...
Исследование было посвящено законодательным и нормативным материалам по вопросам создания, задач и функций суда, персонала.
Первым шагом на этапе расследования был сбор основных данных, показывающих рамки документации о деятельности городского суда. В процессе сбора материала возникла необходимость их систематизации.
Для визуального представления и анализа структуры суда использовался графический метод исследования, в ходе которого была составлена организационно-структурная схема.
Метод сравнения использовался для сопоставления данных с целью выявления черт сходства или различия между ними, т. е оформление документации в соответствии с требованиями ГОСТов, типовой Соответствует ли документирование требованием законодательных и нормативно-методических документов.
При исследовании форм судебных актов применялся метод формулярного анализа.
Источником исследования наряду с документальными материалами послужили личные наблюдения. Непосредственное присутствие в городском суде во время преддипломной практики позволило наглядно фиксировать происходящие процессы и условия труда. Появилась возможность не только собрать необходимый исходный материал, разобраться лично, но и проверить и уточнить данные, полученные другими методами.
Метод опроса (интервьюирования) позволил проверить, уточнить и дополнить данные, полученные другими методами. На основе методики анкетирования был выявлен перечень операций, выполняемых сотрудниками, уточнены мнения сотрудников об условиях труда, оснащенности оргтехникой и психологическом климате в коллективе.
Информация, полученная при изучении делопроизводства, анализировалась аналитическими методами, заключающимися в обработке и изучении накопленной информации. Результаты расследования являются исходным материалом для дальнейшего совершенствования документации о деятельности суда.
Принимая во внимание основные указания по совершенствованию документации деятельности городского суда, на основании выявленных в ходе расследования недостатков предлагается организационный проект положения о труде секретаря суда и положения о кадровой службе.
В соответствии с поставленными задачами данная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.
Введение обеспечивает мотивацию выбранной темы, ее актуальность, степень изученности, методологию исследования, характеристики источников и использованной литературы.
В первой главе рассматриваются: функции и задачи деятельности городского суда; законодательные акты и нормативно-методическое обеспечение деятельности суда; правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска, документы, возникающие в деятельности суда.
Во второй главе исследуются: состав и оформление управленческой, кадровой и судебной документации, формируемой в деятельности суда.
В третьей главе рассмотрены технология работы с документами и особенности ведения делопроизводства по обращениям к гражданам, разработка документов, которые помогут улучшить делопроизводство в суде.
В заключении подведены итоги работы, предложены меры по улучшению работы с документами.
Инструкция по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации
... документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614); Методические рекомендации по разработке по делопроизводству в федеральных органах исполнительной ... деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776); Указы Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядке ...
Приложение содержит некоторые судебные документы и документы, разработанные с целью улучшения документооборота и документооборота.
В моем дипломе бухгалтерия не учитывается, так как это работа в суде.
Глава 1. Регламентация организации делопроизводства городского суда г. октябрьска в законодательных и нормативных актах
Законодательное и нормативно-методическое обеспечение документирования судебной деятельности и порядка работы с документами.
Судебная система Российской Федерации устанавливается Конституцией Российской Федерации. В соответствии со ст.118 Конституции РФ правосудие в Российской Федерации осуществляется только судом. 26
Уголовный Кодекс Российской Федерации устанавливает основание и принципы уголовной ответственности, определяет, какие опасные для личности, общества и государства деяния признаются преступлениями, и устанавливает виды наказаний и иные меры уголовно — правового характера за совершение преступлений. 27 Трудовой кодекс Российской Федерации, принятый Государственной Думой 21 декабря 2001, содержит нормы, права и положения по документам сферы трудовых правоотношений28. Гражданский процессуальный кодекс, который регулирует гражданский процесс, устанавливает состав суда, состав лиц участвующих в деле, состав иска и др. 29
Основой гражданского законодательства является Гражданский кодекс Российской Федерации. Гражданский кодекс определяет правовой статус участников гражданского оборота, причины возникновения и порядок реализации имущественных и других важных прав. 30
Федеральный конституционный закон Российской Федерации «О судебной системе Российской Федерации» 31 является базовым правовым документом для разработки данной диссертации и определяет статус суда в Российской Федерации.
Федеральный закон «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 32, ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» устанавливает правовые, организационные, финансовые и экономические основы государственной гражданской службы Российской Федерации.
Следует также отметить ряд постановлений Российской Федерации, которые используют в своей работе сотрудники аппарата городского суда города Октябрьска Самарской области: постановление «О подготовке гражданских дел к судебному разбирательству»33, постановление «О практике рассмотрения гражданских дел в порядке судебного надзора»34, постановление «О соблюдении Судами Российской Федерации процессуального законодательства при рассмотрении уголовных дел в первой инстанции»35, постановление «О применении Судами Российской Федерации законодательства, регламентирующего назначение мер уголовного наказания»36, постановление «О судебном решении»37 и многие другие.
Нормативно-методической основой делопроизводства в городском суде города Октябрьска является совокупность законодательных и методических документов, регулирующих вопросы, связанные с созданием, технологией обработки и архивирования документов.
В законе об делопроизводстве оказалось, что нормы, правила, требования к сопроводительной документации для управления разбросаны по многим нормативно-правовым актам.
Гражданский кодекс РФ установил правовые основы деятельности. Уголовным кодексом РФ установлена уголовная ответственность за противоправные действия с документами и информацией.
Управление земельным фондом Российской Федерации
... управление земельными ресурсами, которое обеспечивает жесткое соблюдение структуры земельного и гражданского законодательства в совмещении с экономической самостоятельностью субъектов землепользования. Земельное законодательство в соответствии с Конституцией Российской Федерации Конституция Российской Федерации ... Франции государство контролирует приобретение земельных участков, которые поступают на ...
В ТК РФ установлены государственные гарантии трудовых прав и свобод граждан, создания благоприятных условий труда, защиты прав и интересов работников и работодателей38.
Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»39 регулирует отношения, возникающие для осуществления права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
Закон РФ «О языках и народов Российской Федерации»40, Закон РФ «Об электронной цифровой подписи»41 — целью настоящих Федеральных законов является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Закон «О государственной тайне»42 — регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации, постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»43, постановляет установить, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
Постановление правительства РФ «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»44. Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»45.
Основным нормативно — методическим документом в деятельности городского суда города Октябрьска является инструкция по судебному делопроизводству46, которая определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения судебного делопроизводства в районном суде, обязательная для всех работников суда.
Обучение судебной канцелярии в районном суде было разработано с целью улучшения документации о деятельности районного суда.
Обязанности и функции канцелярского отдела, обязанности, права и ответственность руководителя канцелярского отдела регулируются положением о канцелярском отделе.
Обязанности, права и ответственность сотрудников делопроизводства определяются их служебным положением, утверждаемым председателем суда.
Прием граждан в суде осуществляется в соответствии с внутренним регламентом суда, утверждаемым председателем суда.
В своей деятельности работник канцелярии, который занимается также кадровой документацией руководствуется законодательным и нормативно — методическим обеспечением:
Работы Разработка программы развития персонала в организации
... по менеджменту и управлению персоналом, нормативно-правовые документы (законодательные, федеральных органов исполнительной власти и управления), раскрывающие вопросы функционирования системы. В частности, Трудовой кодекс Российской Федерации. Так же был ...
Трудовой кодекс Российской Федерации47 устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, а также документы, издаваемые в случае оформления приема, перевода, увольнения, отпуска.
Общим методическим руководством по организации делопроизводства являются архивные органы, поскольку наиболее ценные документы, после использования их в деятельности аппарата государственного управления, передаются на хранение в государственные архивы.
Помимо законодательных и нормативных актов, документирование кадровой деятельности и работа с документами кадровой службы городского суда Октябрьска основывается на ряде нормативных и методических документов.
Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 собрания актов Президента и Правительства РФ48 — устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. он создавался как составная часть единой системы организационно-распорядительной документации и послужил основой для унификации документов этой системы. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее — документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000) 49.
Унифицированные формы документов включены в Книгу форм50, которая в настоящее время является действующим нормативным документом, определяющим формы многих документов.
В кадровой службе городского суда, при оформлении документов, используются классификаторы:
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) 51, который предназначен для использования при обработке информации о населении в процессе решения задач учета, анализа, подготовки кадров. Классификатор содержит наименования и коды информации, которая традиционно присутствует во многих кадровых документах (анкеты, личные карточки): пол, возраст, гражданство, национальность, языки народов РФ и иностранные языки, степень знания языков, состояния в браке и др.
Канцелярия городского суда г. Октябрьск в лице главного специалиста несет ответственность за надлежащее содержание трудовых книжек и их сохранность. Основным подзаконным актом, определяющим всю работу с этими документами, является инструкция о порядке ведения трудовых книжек. В настоящее время действует утвержденная постановлением Госкомтруда СССР от 02 августа 1985 г. № 252. Однако следует учитывать, что в последующие годы в нее вносились изменения и дополнения, которые опубликованные в официальных изданиях52.
Основные правила работы архивов организаций53 — главный нормативный документ, используемый в городском суде, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и в архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу.
Специфика организации работы с социально незащищенными группами населения в США
... с основными зарубежными концепциями деятельности института социальной защиты населения. Цели заключаются в том, чтобы расширить понимание социальной работы, контуры которой в России ... социального страхования, как правило, объединяются под названием Общей федеральной программы. На уровне штатов в Соединенных Штатах существуют программы страхования от производственных травм или профессиональных ...
Подготовка документов и сдаче в архив включает в себя оформление обложки каждого дела. Требования к составу информации, обязательно помещаемой на обложке, и порядок ее расположения закреплены специальным государственным стандартом ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительного хранения. Типы, разновидности, технические требования54.
Нормативным документом, устанавливающим сроки хранения, является «Перечень типовых управленческих документов, образующих в деятельности организаций с указанием сроков хранения55».
Для единого порядка ведения организационно-штатной работы, основанном исполнении федеральных конституционных законов, федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, нормативных актов Верховного Суда Российской Федерации и Судебного департамента была разработана по организационно — штатной работе в Федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента.
Деятельность кадровых служб, порядок документирования и учета личного состава регламентированы и определены достаточно широким кругом разработок самых различных министерств и ведомств. В их числе законодательные и нормативно-правовые акты, а также нормативно-методические документы регламентирующие правильный подбор и использование кадров — «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров56» с изменениями на 20 июня 2002 года.
Таким образом, существующая законодательная и нормативно-правовая база, регулирующая деятельность суда и судебное делопроизводство представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня — правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта. Нормативно-правовая и законодательная база является основой для правильной работы городского суда г. Октябрьска и для ведения делопроизводства в нем. Но конечно же как и в любой организации, в городском суде г. Октябрьска требуют еще доработки, так как существуют маленькие недочеты.
1.1 Правовое регулирование деятельности городского суда г. Октябрьска
Полномочия, состав городского суда определены в ст.4 (ч.2), 13 (ч.6), 21 Федерального конституционного закона РФ «О судебной системе Российской Федерации57».
Городской суд города Октябрьска рассматривает все гражданские и уголовные дела, за исключением дел, отнесенных законом к ведению других судов. В случаях, предусмотренными законодательными актами России, городской суд или судья рассматривает дела об административных правонарушениях. Городской суд изучает и обобщает судебную практику, оказывает правовую помощь товарищеским судам, а также осуществляет другие полномочия, предоставленные ему законодательством.
Городской суд г. Октябрьска является непосредственно вышестоящей судебной инстанцией по отношению к мировым судьям, действующим в г. Октябрьске.
Основной задачей городского Суда является осуществление правосудия на основании действующего законодательства. Выполняет функции судебного контроля.
Работы рассматривалась в 2017 году Жильниковым А. Ю. и
... городского округа; 4) проанализировать систему документооборота в муниципальном органе власти; 5) разработать и обосновать мероприятия по совершенствованию документооборота администрации Камышловского городского округа. В данной работе ... Передача на исполнение Рис. 2. Стадии обработки входящих документов 3. Работа по организации хранения документов относится к архивному делу. Архивирование - это ...
Городской суд создается и упраздняется только Федеральным Законом РФ «О судебной системе Российской Федерации». Никакой суд не может быть упразднен, если отнесенные к его ведению вопросы осуществления правосудия не были одновременно переданы в юрисдикцию другого суда. 58
Аппарат суда осуществляет обеспечение работы суда и подчиняется председателю городского суда. Работники аппарата суда являются государственными служащими, им присваиваются классные чины и другие специальные звания.
Согласно должностным регламентам работники аппарата городского суда г. Октябрьска выполняют функции:
Председатель суда, или лицо, временно исполняющее его обязанности, в соответствии с нормой ст.6 — 2 Закона Российской федерации «О статусе судей в российской Федерации»:
- организует работу суда;
- устанавливает правила внутреннего распорядка на основе утверждаемых Советом судей РФ типовых правил внутреннего распорядка судов и контролирует их выполнение;
- осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда;
- утверждает должностные работников аппарата суда;
осуществляет иные полномочия по организации работы суда .
Должность помощника председателя суда Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к ведущей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «помощники (советники)».
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности помощника председателя суда входит:
- осуществить контроль за сбором и анализом данных для составления статистического отчета, своевременностью его предоставления в Управление судебного департамента в Самарской области;
- осуществить подбора нормативных правовых актов, необходимых для рассмотрения дела;
- подготовка материалов для докладов и выступлений;
- выполнение поручений председателя суда при проведении служебных проверок;
- осуществление контроля за состоянием движения гражданских дел с нарушенным процессуальным сроком рассмотрения;
- подготовка обобщений по итогам работы суда за полугодие и год по рассмотрению гражданских дел;
- ведение приема граждан;
- выполнение другой работы по поручению председателя суда59.
Должность помощника судьи Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к ведущей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «помощники (советники)».
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности помощника судьи входит:
- изучение жалоб, заявлений, дел, поступивших к судье, внесение предложений по приему их к производству (об отказе в приеме, возбуждении дела, назначении и т.д.);
- участие в подготовке дел, находящихся в производстве судьи, к судебному разбирательству;
- подбор законов, нормативных актов, материалов судебной практики необходимых судье для рассмотрения дела. Подготовка заключения по спорным вопросам применения законодательства;
- подготовка проектов судебных постановлений по делам по поручению судьи;
- подготовка проектов ответов на обращения и запросы по делам, находящимся в производстве судьи;
- ведение приема граждан;
- подготовка обобщений судебной практики в соответствии с планом работы суда;
- проверка дел, направляемых в кассационную инстанцию;
- проверка работы канцелярии суда, секретарей с составлением акта;
- выполнение другой работы по поручению судей и председателя суда.
Должность консультанта Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «специалисты»60.
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности консультанта входит:
- учет и регистрация поступивших в суд жалоб, заявлений, контроль за их рассмотрением;
- ведение и учет частных определений по уголовным и гражданским делам суда, контроль за ведением переписки по их исполнению;
- подготовка обобщения судебной практики в соответствии с планом работы суда;
- оформление ходатайств и требований об исполнении решений суда на территориях государств в соответствии с международными договорами Российской Федерации;
- выдача и хранение денежных средств, приобретение канцтоваров, составление денежных отчетов;
- ведение протоколов оперативных совещаний, проводимых в суде;
- составление тематического плана по профессиональной подготовке на год с судьями и аппаратом суда, проведение занятий;
- выполнение другой работы по поручению председателя суда и его заместителя.
Должность секретаря судебного заседания Октябрьского городского суда Самарской области в соответствии с Реестром должностей федеральной государственной гражданской службы относится к старшей группе должностей федеральной государственной гражданской службы категории «специалисты»61.
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности секретаря судебного заседания входит:
- назначение к рассмотрению уголовных, гражданских дел и материалов;
- проверка явки лиц, которые вызывались в судебном заседание, и отметка в повестках времени их нахождения в суде;
- ведение протоколов судебных заседаний, ознакомление с ними участников процесса по их ходатайству, заявленному до вынесения судебного решения по делу;
- оформление уголовных, гражданских дел после их рассмотрения и сдача их в канцелярию суда;
- изготовление печатных копий судебных актов;
- оформление исполнительных документов по делам, решения, по которым подлежат немедленному исполнению;
- выполнение другой работы по поручению председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.
Согласно должностному регламенту в должностные обязанности секретаря суда входит:
- регистрация, учет, хранение ходатайств на арест и продление срока содержания на проведение обыска в жилище;
- исполнение приговоров, определений и постановлений суда по уголовным делам;
- ежемесячное отправление статистических карточек на осужденных в Управление Судебного департамента при Верховном суде РФ в Самарской области;
- ознакомление осужденных с протоколом судебного заседания;
- учет и хранение вещественных доказательств по уголовным делам;
- ведение журнала по учету вещественных доказательств ф. №55;
- вызов владельцев за получением документов и вещественных доказательств из дела;
- подготовка и сдача в архив законченных дел, журналов, карточек;
- назначение гражданских дел в кассационную инстанцию;
- контроль за соблюдением секретарями судебного заседания правил оформления дел и сроков сдачи их в канцелярию суда после их рассмотрения;
- подготовка и сдача в архив законченных гражданских дел, журналов и карточек;
- выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.
Главный специалист канцелярией в соответствии с требованиями по делопроизводству организует работу канцелярии, руководит работой секретарского состава и архива суда. 62
Согласно должностному регламенту в обязанности старшего специалиста входит:
- получение, оформление, прием входящей корреспонденции;
- регистрация, оформление, отправление исходящей корреспонденции;
- учет приема граждан дежурным помощником судьи;
- учет и контроль заявлений, принятых помощником судьи на личном приеме;
- регистрация и учет исполнительных документов, переданных на исполнение судебным приставам-исполнителям;
- контроль за назначением судьями уголовных, гражданских дел и материалов в срок;
- выполнение другой работы по поручению председателя суда, заместителя председателя суда, администратора суда и ведущего специалиста суда.
При изучении Штатного расписания, можно построить городского суда (см. Приложение 1).
Таким образом, мы можем сделать вывод: что при изучении структуры городского суда и штатного расписания города Октябрьска были выявлены некоторые ошибки в организации именно:
- согласно «По организационно — штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента»63, в городских судах с численностью более 15 человек должны формироваться отделы;
— так же в состав аппарата суда должен входить заместитель председателя городского суда, которого в городском суде города Октябрьска нет, а его функции осуществляют судьи городского суда города Октябрьска Самарской области.
1.2 Особенности постановки общего и судебного делопроизводства
В соответствии с действующим законодательством и соответствующей компетенцией городской суд города Октябрьска составляет и издает различные виды документов.
Анализ управленческих документов показал, что при всем их многообразии можно выделить основные группы документов:
- организационные документы;
- распорядительные документы;
- документы по личному составу;
- справочно-информационные документы;
- плановая документация;
- учетно-отчетная документация.
Все эти документы относят к организационно-распорядительным документам.
Одна из основных управленческих функций деятельности городского суда г. Октябрьска — это функция организации системы и процессов управления. Эту функцию в суде выполняет главный специалист и председатель суда.
Организационная деятельность городского суда выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус суда, его компетенцию, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности суда в целом, работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
К организационным документам городского суда относится: штатные расписания, должностные регламенты работникам, правила и другие документы.
Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение труда между работниками. Организационные документы содержат положения для исполнения являются правовой основой деятельности городского суда.
Анализ документов показал, что организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой документа является дата его утверждения. Текст документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты.
Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной предприятия, характера, содержания, средств и способов осуществления основной деятельности, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.
Приказами оформляются решения нормативного характера, рассчитанные на длительное или многократное действие, носящее общий характер, а также решения о назначении и освобождении от должности должностных лиц.
В форме распоряжений председателя суда принимаются решения по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по отдельным конкретным вопросам работы городского суда.
Ответственность за качество подготовки приказов и распоряжений председателя городского суда на всех стадиях работы с ними, их согласование с заинтересованными сторонами, содержание, достоверность, целесообразность, полноту представляемых материалов несут специалисты, которые вносят эти документы на рассмотрение. Если в процессе доработки в документ вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.
Распорядительные документы городского суда вступают в силу с момента подписания, если в них не оговариваются иные сроки вступления документа в силу.
Подписанный приказ или распоряжение направляется для регистрации главному специалисту, где проверяется содержание, оформление и комплектность документа (наличие всех приложений).
При регистрации указывается дата регистрации (число, месяц, год) и порядковый номер, отдельно для приказов и распоряжений.
Приказы по кадровым вопросам подготавливаются также главным специалистом на основании соответствующих представлений.
Особую группу документов в делопроизводстве городского суда составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников предприятия.
Документы по личному составу создаются главным специалистом в результате трудовых отношений, возникающих между городским судом и служащими. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.
Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы) 64.
Приказы по личному составу готовит специалист. Нумерует приказы в течение календарного года. Специалист знакомит каждого сотрудника с приказом.
Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в городском суде содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы.
Анализ документов свидетельствуют, что в состав справочно-информационных документов городского суда г. Октябрьска входят виды: докладная, объяснительная, служебная записки, предложение, представление, заявление, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, переписка и другие.
Особое место в деятельности городского суда г. Октябрьска занимает переписка — обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве информационного обмена между вышестоящими судами и другими организациями. Содержанием переписки являются запросы, уведомления, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтверждения, просьбы и т.д.
Плановые документы разрабатываются как при необходимости решения сложных комплексных проблем, так и для правильной организации текущей деятельности. Текущая деятельность городского суда планируется в форме полугодовых и годовых отчетов работы.
Источниками для составления планов городского суда являются: организационно-правовые документы, распорядительная документация, решения, предложения, докладные записки, справки и другие информационные и аналитические материалы, поступающие от вышестоящих судов и инстанций.
Отчетную документацию городского суда (о проделанной работе) составляют документы, содержащие сведения о результатах его деятельности за определенный период времени — год, полугодие, квартал, месяц.
В судебном делопроизводстве также используется ряд разнообразных по содержанию документов, таких, как исковые заявления, процессуальные и организационно-распорядительные документы судебного производства, документы исполнительного производства, материалы, собранные в период досудебной подготовки, протоколы. Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящи перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.
Решение, как распорядительный документ является правовым актом, принимаемым различными исполнительными комитетами. Решения оформляют также результаты деятельности коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.п.
Таким образом, в первой главе данного дипломного сочинения была рассмотрена регламентация организации делопроизводства городского суда города Октябрьска Самарской области в законодательных и нормативно — методических документах. В ходе исследования было выявлено, что законодательная база, регламентирующая работу городского суда и судебное делопроизводство, представлена множеством документов федерального и ведомственного уровня — федеральных законов, правовых актов, постановлений Правительства РФ, указов Президента РФ, разработками Росархива, Минтруда Госкомстата и Госстандарта.
Анализ законодательного регулирования деятельности показал, что организация и осуществление правосудия в городском суде г. Октябрьск проходит в соответствии с федеральным законом РФ «О судебной системе в Российской Федерации», ТК РФ, ГК РФ, ГПК РФ, УПК РФ и Конституцией РФ.
Изучив «По организационно — штатной работе в федеральных судах общей юрисдикции и системе судебного департамента «, были выявлены некоторые ошибки в организации городского суда г. Октябрьска, но, тем не менее, анализ материала свидетельствует о том, что каждая единица структуры суда выполняет свои функции согласно действующих нормативно — методических документов: по делопроизводству, должностных регламентов на сотрудников, правил внутреннего трудового распорядка и тд.
Анализ документов городского суда г. Октябрьска показал, что в деятельности возникают различные системы документации. Выделяются основные группы документов: организационные, распорядительные документы; документы по личному составу; справочно-информационные плановая документация.
В целом эффективность системы управления делопроизводства.
Глава 2. Порядок оформления документации городского суда города октябрьска
2.1 Оформление управленческой документации
Все формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование — посредством подготовки различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство — изданием распорядительных документов; организация — организационных документов;
- в виде инструкций, методических указаний;
- контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д. (см. Приложение 2).
К организационно — правовым документам в городском суде города Октябрьска относятся штатное расписание, должностные регламенты работникам, правила внутреннего распорядка рабочего времени, по ведению делопроизводства в городском суде города Октябрьска Самарской области.
Так как форма штатного расписания унифицирована ОКУД (форма Т — 3), эта форма применяется в городском суде г. Октябрьска. Документ визирует председатель суда, подписывает главный бухгалтер. Изменения в штатное расписание вносятся приказом председателя суда.
Анализ документа «Штатное расписание» предполагает, что данный документ оформлен правильно и соответствует всем требования и нормам, так как составляется на новой унифицированной форме, введенной в действие с 01 января
