Информационные технологии тайм-менеджмента

метки: Менеджмент, Задача, Работа, Планирование, Руководитель, Рабочий, Компания, Человек

В современном мире время становится самым важным и дорогим ресурсом. Кроме того, это очень специфический ресурс, поскольку время не может быть возвращено. Кроме того, не забывайте, что время — это константа, и у каждого человека оно одинаково, 24 часа в сутки и ни секунды больше.

Нехватка времени — это важный вопрос, который беспокоит многих. Из-за сумасшедшего ритма жизни и чрезмерной загруженности всегда хочется делать намного больше, чем получаешь. В результате дела постоянно накапливаются, и справляться с ними становится все сложнее. В конце концов, не все знают, как правильно расставить приоритеты и определить, какие проблемы являются приоритетными — все они кажутся важными и неотложными. Чтобы решить эту проблему, нужно уметь грамотно распоряжаться своим временем. Навыки тайм-менеджмента позволят решить эту проблему.

Я думаю, что каждый человек, независимо от его социального статуса, будь то руководитель крупной организации или просто студент, сталкивался с проблемой нехватки времени. Нерешенные вопросы, требующие нашего вмешательства, все больше угрожают обрушиться на нас лавиной неприятностей.

Все это подвергает нас моральному давлению, в таких стрессовых ситуациях даже небольшое раздражение может способствовать психическому расстройству. Ведь именно от сюда вытекают все конфликтные ситуации в социуме. Наше спасение — в особых техниках тайм-менеджмента, называемых тайм-менеджментом.

Такие приемы используются, чтобы помочь управлять собой, организовать группу людей для более рационального использования времени в процессе решения проблемы.

Как уже говорилось ранее, данный вопрос важен как для руководителей предприятий, так и для любого человека, именно поэтому тема «Тайм- менеджмент – искусство планирования и управления рабочим временем руководителя» так актуальна в наши дни.

Цель работы — показать все способы рационального использования времени, а также выяснить, какие современные инструменты позволяют планировать рабочий день менеджера.

Основные задачи: выявить основные этапы тайм-менеджмента; разобраться, на что уходит время руководителя, и на конкретном примере показать внедрение современной системы управления временем в организацию.

Глава 1. Теоретические аспекты рационального использования времени в организации

1.1. Тайм-менеджмент как система управления временем, причины дефицита времени

Тайм-менеджмент представляет собой управление временем своей жизни. В то же время правильное управление увеличивает его эффективность и производительность. Система управления отношениями с течением времени может сначала показаться простой, поскольку многие ее инструменты известны многим. Но на самом деле используют их далеко не все. Не учитываются важные этапы, такие как определение целей и приоритетов, планирование личного времени, поиск мотивации, анализ потраченного времени.

Менеджмент как форма управления в рыночной экономике

... цели необходимо ответить на следующие вопросы: каковы исторические предпосылки управления, как соотносятся понятия «управление» и «управление», какова корпоративная природа управления, которые, по сути, современны? подходы к управлению, менеджмент в рыночной экономике. Рекламно-производственная компания ...

Тайм-менеджмент учит нас, что мы должны уметь находить запасы времени, вступая в бой с его поглотителями. С развитием информационных технологий тратится намного больше времени. Это электронная почта, социальные сети, развлекательные интернет-ресурсы, ICQ, Skype, онлайн-игры, видеосервисы и многое другое. Компьютер всегда занимает много времени, только не сразу чувствует и осознает себя. Привычный музыкальный фон, любимое радио и включённый на заднем плане телевизор также отвлекают от выполнения дел.

От этого совершенно не стоит отказываться, ведь все это реальность настоящего времени. Нужно просто научиться управлять привязанностями. Когда погода будет под контролем, избавиться от него будет намного проще и проще. Для этого нужно много планировать, составлять списки дел. Это должно стать для каждого привычной ежедневной практикой. Именно этим и занимаются мастера тайм-менеджмента, которые планируют свою работу и распределяют свободное время на краткосрочную и долгосрочную перспективу.

Тайм-менеджмент как система тайм-менеджмента включает в себя ряд элементов, которые при совместном использовании могут сократить время, необходимое для реализации различных производственных процессов.

Что же это за элементы? В тайм-менеджменте можно выделить следующие процессы:

В управлении временем можно выделяются следующие процессы:

• Анализ используемого рабочего времени;
• Формирование стратегии по итогам проведенного анализа;
• Постановка цели, которую планирует достичь начальник при использовании технологии управления временем;
• Планирование рабочего времени и постановка приоритетов;
• Реализация- действия, соответствующие намеченному плану
• Создание методов борьбы с причинами нерационального использования времени;
• Мониторинг достижения целей, выполнения планов, подведение итогов. [1]

Несмотря на то, что тайм-менеджмент имеет достаточно строгую систему, нельзя принимать это за аксиому, так как каждый человек уникален и в любом случае можно рационально решить задачу. Поэтому наиболее действенным способом является личный тайм-менеджмент, индивидуальный в каждом конкретном случае.

Анализ — это процесс, позволяющий выявить нерациональное использование времени, его причины и выявить основные из них, не допускающие рационального использования времени.

Постановка цели — на этом этапе нужно решить для себя, с какой целью используется технология тайм-менеджмента на данном предприятии для конкретного человека. Постановка цели должна помочь в будущем понять, какие методы управления временем необходимо применять в той или иной ситуации.

Планирование — это процесс создания списка задач, которые необходимо выполнить в течение определенного периода времени.

Создание методов устранения причин потери времени предполагает предварительный анализ, в ходе которого будут выявлены причины, которые необходимо устранить. Не стоит забывать, что каждая причина индивидуальна и требует индивидуальный способ борьбы с ней.

Стратегический менеджмент как непрерывный процесс (на примере ...

... процесс ее реализации. Задача руководства состоит в том, чтобы найти способы улучшить существующую стратегию и следить за тем, как она реализуется. охарактеризовать стратегический менеджмент; объяснить непрерывность процесса стратегического менеджмента; определить роль совета директоров в стратегическом ...

Тайм- менеджмент – творческий процесс, и предполагается, что человек будет творчески подходить к работе с ним. [14]

К колоссальным потерям времени могут привести различные факторы. Многие из них являются следствием действий некомпетентного лидера, половина происходит независимо от него, однако другая часть неразрывно связана с самим лидером. На многие факторы менеджер может повлиять или помочь сократить потери времени, которые могут возникнуть из-за воздействия тех же факторов. Давайте проанализируем эти группы факторов.

Причины, являющиеся следствием неграмотных действий руководителя:

• Бесплановость рабочего процесса. Этот фактор является следствием не только образа жизни самого лидера, но и образа жизни всей организации в целом. Внеплановые работы отражаются в текущих уточнениях, пояснениях, необходимых для продолжения работы в различных отделах, подразделениях и отдельных сотрудниках организации. Как следствие- отвлечение от рабочего процесса и начальников и подчиненных;
• Неотработанный процесс обмена информацией в организации. В процессе коммуникации человек полностью уверен, что получатель информации отчетливо понимает и осознает смысл услышанных фраз, но, к сожалению, это не всегда так. У каждого человека индивидуально сложилась собственная картина восприятия, которая может исказить смысл полученной информации. К сожалению, не многие современные руководители решили эту проблему для себя и своих подчиненных и внедрили единую систему приема и передачи информации в организациях. Как пример неправильного общения между отделами: обмен информацией происходит в виде поврежденного телефона, часто в процессе неформального общения. Еще одним примером отсутствия стандартов передачи информации служит отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации – «каждый объясняет, как может»;
• Отсутствие распределения работ по степени их важности.

  Этот фактор приводит к тому, что руководитель организации, в первую очередь, делает то, что по своей сути не имеет для компании большого значения. При этом на эту работу тратится большое количество рабочего времени, которое можно было бы потратить на решение по-настоящему важных задач;

• Выполнение менеджером задач, с которыми могут справиться подчиненные. В большинстве случаев, такое происходит, если руководитель не в полной мере доверяет своим подчиненным, думая, что они не в состоянии решить данную задачу также хорошо, как и он сам. То есть начальник не уверен в высокой квалификации сотрудников организации. Как пример можно привести работу с клиентами главным менеджером, а не наделение такими полномочиями своего сотрудника;
• Низкая степень мотивации труда. Суть мотивации труда состоит в стремлении работника к удовлетворению собственных потребностей (получение различных благ) при помощи труда. Мотив включает в себя, во-первых, потребность, которую желает удовлетворить работник, во- вторых, некое благо, которое способно дать удовлетворение потребности, в-третьих, действие, направленное на получение этого блага и, в- четвертых, материальные и моральные издержки как следствие осуществления трудовой деятельности (цена).

  Поэтому низкая мотивация к работе может привести к падению производства.

Грамотный руководитель должен выявить эти факторы и сделать все возможное, чтобы их устранить любым способом.

Причины, которые не зависят от руководителя:

Во вторую группу входят те факторы, которые не зависят от поведения лидера. Это работа с почтой, зачастую срочные рутинные задачи, требующие много рабочего времени, а также «похитители времени».

Рассмотрим подробней эти факторы:

1. Работа с корреспонденцией. Статистика показывает, что около четверти своего времени менеджер тратит на работу с письмами, листая в день сотни пакетов документов, из которых действительно важна лишь треть. Факт, что в деловой переписке объем неполезной информации доходит до 20% [8].
2. Существует большой поток рутинных, часто срочных задач, выполнение которых требует много времени. Примерами могут служить решение таких задач, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость в личном контроле различных параметров деятельности организации, часто это связано с непрофессионализмом сотрудников или отсутствие желания подчиненных брать на себя ответственность.
3. «Воры времени». Часто это срочные и непредвиденные вопросы, многие из которых требуют немедленного решения и не могут быть поручены подчиненным. Все эти небольшие задачи отвлекают от действительно важных задач и отнимают много рабочего времени.

К «ворам времени» можно отнести:

• Телефонные звонки
• Приходящие в кабинет люди
• Технические проблемы с компьютерами
• Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
• Неправильное организационное планирование
• Неумение и нежелание слушать других людей
• Плохая организационная структура
• Исправление ошибок некачественно выполненной работы
• Неуверенность в себе, как в специалисте
• Неорганизованные планерки и деловые собрания
• Отвлекающие факторы на рабочем месте
• Бесполезные споры по рабочем вопросам.

Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя:

В третью группу входят факторы, зависящие от личности лидера. К ним можно отнести постоянную спешку, доработку дома, суетливость. Чтобы уменьшить влияние этих факторов на рабочий процесс, руководитель должен изменить свое поведение, иначе эти факторы не позволят руководителю рационально использовать свое рабочее время. Поэтому данную группу факторов можно считать наиболее серьезной, так как она требует качественного изменения поведения самого лидера. Ему нужно научиться эффективно управлять своим мнением и для этого, в первую очередь, ему нужно изменить себя — это очень сложно, особенно для человека, который уже видит себя независимым, компетентным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы подробнее:

• Постоянная спешка. Все время спешит, лидер не может сосредоточиться на конкретной задаче. Он идет по пути, который пришел ему в голову первым, вместо того, чтобы думать о других, возможно, более рациональных способах решения этой проблемы.
• Привычка брать работу на дом. Такая привычка образует замкнутый круг, из-за большой загруженности человек не выполняет всю запланированную на день работу, оставшийся объем дел берет дома, за счет отдыха и личной жизни. Следовательно, человек теряет возможность нормально жить и отдыхать и, как следствие, снижение работоспособности, что приводит к увеличению дефицита и новому объему задач. Этот порочный круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и его бывает очень сложно разорвать.
• Суетливость. Это следствие плохой организации рабочего дня и зависит от импульсивности и индивидуальных особенностей человека. такому человеку сложно сделать выбор, какую деятельность в первую очередь предпринять, он «мечется» между делами, потом такими же и срочными в решении. В связи с такими «метаниями» происходит трата рабочего времени [2]

1.2. Основные правила управления временем в тайм-менеджменте

«Тайм-менеджмент» — совокупность методик, ориентированных на решение проблем, связанных с вопросом рационального использования рабочего времени. Однако не следует утверждать, что тайм-менеджмент — это строгий набор правил, которые помогут максимально упростить рабочий процесс и рабочий день ваших подчиненных. Таким образом, тайм менеджмент есть ни что иное как совокупность общих методов и рекомендаций, которые следует применять в индивидуальном порядке к конкретному человеку и к конкретной организации [11].

Основатель Школы научного менеджмента Фредерик Тейлор — один из основоположников философии тайм-менеджмента, установившей рабочее время. Также, к отцам основателям можно отнести Генри Форда, который, благодаря введению на производстве конвейера, смог сократить время сборки автомобилей, уменьшил расход времени рабочих, тем самым сделав их деятельность более специализированной.

В нашей стране одним из известных специалистов в области тайм-менеджмента является Глеб Архангельский, который занимается научной разработкой этой проблемы. [2]

Нет людей, для которых умение правильно организовать свой рабочий день не играет существенной роли. Особенно это касается руководителей разных рангов. Именно на их плечи возлагается двойная нагрузка. Им нужно не только уметь распоряжаться своим временем, но и ставить задачи и составлять планы работы для подчиненных. Несмотря на то, что личное планирование рабочего дня для последней категории не является обязательным, рядовой сотрудник не должен закрывать глаза на основные правила тайм-менеджмента.

Скажем еще несколько слов о правилах тайм-менеджмента перед их описанием. К счастью, в настоящее время появилось несколько независимых школ тайм-менеджмента, и каждая из них интерпретирует правила тайм-менеджмента по-своему. Мы не ставим целью подробно рассмотреть их, отметим лишь, что в своей основе эти правила универсальны (таблица 1.1).

Таблица 1.1. Правила тайм-менеджмента

Правила тайм-менеджмента
1
2
3
4

Правило 10/90:

Как показывает статистика, производительность труда увеличивается на 25%, если в первый день придерживаться заранее определенного плана. В этом случае, приходя на работу, не нужно гадать, с чего начать. Постепенное решение проблем и выполнение приоритетных задач позволит значительно сократить время, уделяемое им. Об этом как раз и гласит правило тайм-менеджмента под названием «10/90». Его суть заключается в том, что на планирование выполнения задачи нужно потратить 10% своего времени, но в дальнейшем этот вклад сэкономит 90% времени на ее решение.

Правило 6П:

• Правильное
• Предварительное
• Планирование
• Предотвращает
• Плохие
• Показатели

Правило 6P также играет важную роль, которое говорит правду о том, что правильное заблаговременное планирование предотвращает плохую работу. Для этого вам нужно уметь четко определять наиболее важные задачи, исходя из приоритетов и срочности. Сложные действия можно разбить на более мелкие, построив дерево решений. При этом необходимо умело ветвить дерево, чтобы в итоге оно не отклонялось от основной проблемы. Также слишком много мелких подзадач могут помешать решению основной задачи.

К выделению самого важного в работе также призывает закон «принудительной эффективности». Надо чётко себе представлять, что времени никогда не бывает достаточно, поэтому первоначально нужно решать тот вопрос, который в результате принесёт большую выгоду. Каждый выполненный пункт плана рекомендуется вычёркивать. Это позволит не только разгрузить голову, но и доставит огромное моральное удовлетворение. А это в свою очередь даст новый заряд энергии для дальнейшей работы.

Не стоит откладывать неприятные дела на потом. Это одна из самых главных ошибок, приводящих к эмоциональному перенапряжению. Съесть лягушку означает в начале дня без всяких размышлений закрыть неприятный вопрос, после чего груз спадёт с плеч и появится хорошее настроение. Новый прилив энергии повысит работоспособность, а оставшиеся дела принесут не только радость, но и удовольствие. Если дело такое большое, что за него никак не получается взяться, то надо «разрезать слона на бифштексы» — разбить большое дело на взаимосвязанные дела «удобоваримого» размера, в научном мире такой способ называется декомпозицией.

Не зря сегодня многие компании стали внедрять технологии тайм-менеджмента. Придерживание основных правил организации времени помогает сотрудникам более рационально и правильно им распоряжаться. В настоящее время методы и принципы управления временем довольно подробно освещены ведущими российскими и зарубежными авторами. Яркие примеры и множество полезных советов сможет найти каждый желающий, заинтересовавшийся тайм-менеджментом более углубленно.

Управляя рабочим временем, нельзя забывать про организацию отдыха. Непрерывный труд способен измотать даже самого выносливого сотрудника. Для того, чтобы не чувствовать себя уставшим и загнанным, нужно умело планировать кратковременный и периодический отдых. Только ритмичность и максимальное отключение от работы позволит не потерять к ней вкус. К тому же, хорошее отвлечение позволит более эффективно отдохнуть.

Как показывает снимок рабочего времени, у большинства сотрудников перерывы на отдых складываются стихийно. Они запросто могут отвлечься на звонок мобильного телефона, на ссылку на статью в Интернете, на личный вопрос коллеги и т.д. Кофе-пауза, перекур или общение с близкими также носят неритмичный характер. Тайм-менеджмент же призывает к планированию отдыха с соблюдением определённых промежутков времени. Ведь даже школьные уроки и занятия в других учебных учреждениях проходят в подобном ключе.

Тайм-менеджмент устанавливает определённые правила не только для управления рабочим временем и перерывами. Он носит более масштабный характер и призывает к тщательному планированию свободного времени. Ведь на отдых приходится значительно меньше времени, чем на рабочие будни. Труд оказывает влияние на формирование профессионального опыта, а отдых — на моральные установки и жизненное восприятие [14].

Для того, чтобы получать удовольствие от жизни, нужно уметь хорошо отдыхать. Это настоящая проблема для многих людей. После отпуска кто-то себя ощущает ещё более разбитым. Поэтому жёсткий тайм-менеджмент порой является лучшим помощником в грамотной организации и планировании отдыха. Список дел должен быть составлен на каждый день, чтобы впустую не расходовать драгоценное время. Но это вовсе не означает, что в отпуске нужно загружаться бесконечной работой по дому или на даче. Будние вечера, выходные и каникулы по возможности нужно стараться планировать так, чтобы не сожалеть об упущенном времени.

Далее, рассмотрим основные методики тайм-менеджмента.

1.3. Анализ использования временного ресурса

В случае, если руководитель решил всерьез заняться проблемой неправильного распределения времени, первым его шагом должен стать анализ использования временного ресурса. Он выявит временные потери, покажет плюсы и минусы практикуемого рабочего стиля. Такой анализ будет полезен, если руководитель не понимает, на что тратиться рабочее время, и не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел, не известно, какие факторы стимулируют или ограничивают работоспособность.

Для анализа проблемы необходимо правильно вести учет времени. Самый эффективный способ учета времени- ведение записей. Также, полезно будет использовать для этих целей компьютер, тем более что интернет пестрит всевозможными программами. К примеру, программа Visual Time Analyzer. Она графически показывает проделанную работу.

Время, затраченное на работу можно учитывать в таблицах, где учтены следующие критерии:

• вид деятельности – для определения вида деятельности;
• время начала и окончания соответствующего вида деятельности;
• длительность соответствующего вида деятельности – для определения необходимого для данного вида деятельности времени.

Необходимо учитывать время непосредственно в процессе работы, так как если делать эту операцию потом, можно забыть и упустить важные детали. В результате анализа становятся видны сильные и слабые стороны использования временного ресурса. Чтобы процесс был наиболее эффективен, необходимо ответить на следующие вопросы:

• Насколько проделанная работа была необходима? В случае, если 10% рабочего времени потрачено на неважную работу, стоит обратить внимание на расстановку приоритетов.

— Насколько оправданы затраты рабочего времени? В случае, если 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе.

• Было ли целесообразно выполнение работы? Если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации.
• Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? Если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи,

временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени.

С помощью такого нехитрого анализа можно выявить факторы, которые смело можно назвать «воры времени», а также разного рода ошибки в стратегии борьбы с ними с учетом индивидуальных особенностей ситуаций. [3]

1.4. Мероприятия, помогающие в рационализации использования времени

Основополагающим методом, с помощью которого можно эффективно использовать рабочее время, можно по праву считать грамотное планирование времени. Планирование- это структурирование времени для хозяйственного его использования при достижении каких-либо целей и задач, стоящих для руководителя или организации в целом. Планирование бывает трех видов: долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное.

Планирование рабочего времени дает одно неоспоримое преимущество- выигрыш по времени. Статистика показывает, что увеличение затрат времени на период планирования помогает уменьшить затраты времени в целом.

Понятно, что процесс планирования не может длиться вечно, поэтому существует оптимальный вариант- не нужно уделять на планирование больше 1% общего планового времени. Иначе данная процедура становится неэффективной.

Цель-базовая составляющая планирования. А долгосрочные цели являются основой для любого плана действий.

Основопологаясь на долгосрочные цели формируются подцели (среднесрочные и краткосрочные).

Как это происходит? Исходя из личных жизненных целей или миссии организации можно вывести ряд подцелей, поочерёдного достижение которых будет способствовать достижения главной цели. Такие цели называют целями долгосрочного характера, в каждой из которой подцели ранжируются по времени (дела, которые необходимо сделать в ближайшее время, год и т.п.), а их достижение приведет к достижению цели долгосрочного характера. Точно по такой же схеме можно сделать планирование на год, выделить цели на квартал, месяц, день.

Далее необходимо осуществить анализ сильных и слабых сторон самого человека, или же анализируемой организации, которые могут повлиять на скорость достижения цели. Данное действие производится для того, чтобы поощрять сильные стороны и устранять недостатки. Такой анализ является основой для среднесрочного и краткосрочного планирования.

Сам процесс планирования заключаются в том, что формулируются результаты и устанавливаются сроки, которые отводятся для их достижения.

Достигнутые результаты должны соответствовать поставленным в начале работы целям. При этом необходимо соблюдать основные правила планирования [13]:

1. Планирование должно осуществляться в письменном виде. Важно, чтобы такой список являлся не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить в течение дня, для этого нужно превратить его в главный мотивирующий инструмент- ориентировать его на результат. Как вариант психологического воздействия на подсознание можно использовать такой прием: в списке дел вместо «сделать то-то» поставить.«то-то сделано», тогда, напротив графы человек гордо сможет поставить галочку. Как не странно, такой метод является мощным мотивирующим средством.

2. Обязательно нужно учесть результаты сделанного ранее анализа использования рабочего времени. Благодаря ему можно выявить ошибки, присущие данному руководителю в планировании своего рабочего времени и способы нейтрализации последствий этих ошибок.

3. Как не парадоксально это звучит, не нужно полностью планировать свой рабочий день. По плану должно идти 60% рабочего времени, остальные 40% следует оставить на решение непредвиденных задач.

4. Нужно устанавливать временные рамки на выполнение поставленных задач, которые бы не позволяли нам доделывать недоделанные дела в незапланированное время. Факт, что на любое дело необходимо ровно столько времени, сколько его есть в нашем распоряжении, именно поэтому следует устанавливать регламент на решение тех или иных задач.

5. Теперь обратимся к такой функции, как перепоручение дел. Все дела стоит ранжировать по степени важности и срочности. Важные и срочные одновременно следует решать руководителю самостоятельно, Неважные можно разделить на две группы: неважные, но срочные дела, неважные и срочные. Такие дела необходимо перепоручить подчиненным. Такие дела, как несрочные необходимо разделить по времени необходимому для каждого из них и при появлении свободного времени можно заняться сокращением этого списка – для этого желательно всегда иметь его под рукой.

6. Необходимо постоянно пересматривать планы, так как окружающая нас среда постоянно меняется и может получиться так, что некоторые планы руководства организации и менеджера уже не будут соответствовать целям организации и соответственно будут нуждаться в корректировке.

7. Все поставленные цели должны быть реально достижимы и согласованны, причем не только между собой, но и с планами сотрудников, подчиненных и руководства организации. [4]

Давайте разберем факторы, которые могут вызвать потерю времени и которые были перечислены ранее, но, на которые не было указано в правилах планирования рабочего времени.

Основной проблемой, которая чаще всего приводит к потере времени руководителя, является его неспособность перепоручать дел своим подчиненным. Часто это случается из-за того, что у руководителя нет уверенности, что подчиненные справятся самостоятельно с такими важными делами. Иначе говоря, существует проблема с делегированием полномочий.

Иными словами, делегирование — полномочий- это процесс передачи некоторых функций руководителя своим подчиненным или другим управляющим для достижения целей организации. В организации такой прием используется для увеличения эффективности рабочей силы руководителя. Смысл данного термина- работающие над конкретной проблемой лица как исполнители готовы предоставить консолидированную информацию непосредственному руководителю.

В теории менеджмента делегирование полномочий преследует следующие основные цели:

1. освобождение времени, делегирующего для решения задач, в которых его сложнее или невозможно заменить;
2. повышение мотивации тех, кому полномочия делегированы;
3. повышение доверия в рабочем коллективе;
4. проверка сотрудников на исполнительность. [5]

Какие дела и обязанности делегируются? Принято передавать на ответственность подчиненным рутинную работу, частые вопросы деятельности, разработку проектов и так далее. На подлежат делегированию такие задачи как постановка цели, окончательное принятие решений, контроль результатов, важные срочные дела, задачи с высокой степенью риска, исключительные дела и т.п.

Неоспоримый плюс такой системы распределения обязанностей заключается в формировании в коллективе совместного творческого процесса. Сотрудник, которому делегированы определенные полномочия, получает своеобразную свободу действий и несет ответственность за выполнение данного поручения, что является мобилизующим фактором.

Также, в организации важно, чтобы сотрудники четко понимали поставленные перед ними задачи. Должны быть выработаны корпоративные стандарты передачи информации, это поможет уменьшить время, которое может потеряться в процессе обработки полученной информации и исключить совершение возможных ошибок.

Такие стандарты могут состоять из точных значений терминов, принятых на данном предприятии и список параметров, которые передаются при сообщении о каком-то событии, явлении, факте или предмете, т.е. требование полноты информации. Служебная информация всегда является достоверной, а за ее качество отвечают лица, предоставляющие данную информацию.

Много времени занимают «воры времени». К ним можно отнести телефонные звонки. Они происходят неожиданно, причем в большинстве случаев, когда человек занят важной работой, тем самым отвлекая и сбивая его от рабочего процесса. Поэтому, все входящие звонки руководителя должен перехватывать секретарь, а номер личного сотового телефона не следует давать посторонним людям [19].

В процессе работы руководитель сталкивается с огромным количеством разновидностей «воров времени», однако, они не имеют четких признаков и поэтому, человеку сложно их предвидеть. Чтобы побороть их, необходимо проанализировать возникающие трудности и выработать какую-либо стратегию борьбы с ними. Совещания также занимают большую часть времени делового человека. Для более рационального использования времени рекомендуется провести анализ проведения совещаний с учетом затраченного времени, материальных ресурсов и т.п. Для каждой темы правильно бы было выделить определенное количество времени, ранжируя темы по значимости. После планерки важно взять под контроль выполнение поставленных задач. [2]

Глава 2. Тайм-менеджмент в масштабах организации на примере ООО «Биоквант»

2.1. Общая характеристика предприятия

Компания «Биоквант» создана 7 августа 2006 года, с целью коммерческого внедрения разработок в области биотехнологий.

В настоящее время основной целью деятельности компании является выход на международный сегмент рынка, связанный с оборотом электрофизиологического оборудования.

Штаб — квартира компании располагается в городе Новосибирске, ул. 1-й переулок Пархоменко 14. Производственные мощности располагаются в г. Бердск, ул. Химзаводская 11/48.

Общество с ограниченной ответственностью «Биоквант» — предприятие, занимающееся производством медицинского оборудования. Компания разработала и выпустила на рынок приборы для функциональной диагностики и кардиореабилитации.

В настоящее время компания ООО «Биоквант» производит АПК «ВедаПульс», устройство для функциональной диагностики человека и АПК «КардиоБОС-профи» – монитор для измерения напряжения в сердце в медицинских учреждениях. На данный момент КардиоБОС представляет приставку к ПК и программное обеспечение для ПК.

Существует дилерская сеть, реализующая производимую в данный момент продукцию. В настоящее время продукция ООО «Биоквант» представлена в 7 городах России и 10 странах мира. В перспективе – крупные сети, реализующие бытовую электронику и персональные средства связи. [6]

Существующая дилерская сеть, реализующая производимую в данный момент продукцию. В настоящее время продукция ООО «Биоквант» представлена во всех городах России и 22 странах мира. Главная задача — формирование мощной дилерской сети.

На данный момент в компании «Биоквант» существуют следующие подсистемы:

• Управляющая подсистема;
• Финансовая подсистема;
• Производственная подсистема;
• Подсистема сбыта;
• Подсистема логистики;
• Опытно-конструкторская подсистема.

Схема организационной структуры ООО «Биоквант» представлена в приложение№1.

На данный момент в компании работает 16 человек. Данная схема работает в отлаженном режиме, оптимальный набор сотрудников, который слажено оперирует всеми процессами предприятия.

Во главе компании стоит генеральный директор, ему подчиняется управляющий, который в свою очередь руководит всеми отделами фирмы. Таким образом, в ООО «Биоквант» применяется линейно-функциональная структура организации, которая имеет свои достоинства и недостатки.

Достоинства:

• Эффективная работа в стабильных условиях;
• Простые решения принимаются быстро, так как они находятся в компетенции одной службы;
• Компания работает по четкой технологии, которая отличается своим производством, что в значительной степени обеспечивает конкурентоспособность;

Штатная численность сбалансирована. Недостатки:

Управление построено строго по вертикали, не учитывая человеческий фактор.

Главной проблемой в сфере тайм менеджмента ООО «Биоквант» является неспособность правильно запланировать свой рабочий день. К примеру, директору коммерческого отдела в большей части рабочего дня приходится выполнять незапланированные задачи, такие как важные телефонные звонки, форс-мажорные случаи и отлучение с места работы по этому поводу и прочие непредвиденные обстоятельства.

2.2. Решение проблем компании ООО «Биоквант» с помощью современных технологий

Чтобы решить вышеперечисленные проблемы и сделать рабочий день более организованным не только у самого руководителя, но и у компании в целом, было принято решение упорядочить работу в социальной сети для компаний «Битрикс 24». В чем же заключается его уникальность?

Во-первых, концепция социального интернета не делает пользование им труднее, чем пользование любой социальной сетью. Живая лента хранит информацию о всех событиях в одном месте, а также с ее помощью можно оповестить коллег какой-либо новостью и прикрепить к сообщению документ, фотографию или видеосообщение. Система «мгновенных сообщений» позволяет обмениваться новостями и мнениями в один клик. Оповещения в программе своевременно напомнят о важных встречах и невыполненных задачах, а мобильное приложение поможет все время быть в курсе событий фирмы.

Во-вторых, портал «Битрикс 24» помогает эффективно управлять задачами. Их может установить, как сотрудник для себя, так и руководитель. Все задачи может просмотреть руководитель, и по диаграмме Гранта определить, насколько загружены его подчиненные. В конце рабочего дня сотрудники отправляют отчет о проделанной работе руководителю. Программа может сформировать отчет за любой отрезок времени: квартал, год и т.д. Руководитель может объединить подчиненных в группы и поручить выполнение поставленной задачи в коллективе, обсуждать проекты.

В-третьих, «Битрикс 24» помогает систематизировать работу с документацией. Все загруженные документы мгновенно становятся видны в живой ленте, сотрудники могут скачать его или же задать вопрос. Также, сотрудники могут может загружать свои файлы и настраивать права доступа. Документы редактируются онлайн, таким образом, можно работать группой над одним документом.

В-четвертых, на портале работает CRM-система (клиентская база).

Возможность обработки лидов дает возможность добавлять, экспортировать и импортировать данные о клиентах. В графе «воронка продаж» удобно отслеживать качество работы с клиентами на всех этапах процесса продажи.

В-пятых, «Битрикс 24» берет под контроль процесс планирования времени. С помощью специальных календарей можно составить план своих действий на любой отрезок времени. Также существует система учета рабочего времени- она показывает, какой объем рабочего времени был потрачен на конкретную задачу. График отсутствий показывает реальную картину отработанного времени. А через меню «планерки» сотрудники мгновенно получают сообщения о предстоящих собраниях [19].

В Битрикс24 все инструменты собраны в одном месте. Здесь сотрудники могут ставить друг другу задачи, обмениваться календарями, назначать встречи, планировать, управлять рабочим временем и многое другое. Сервис легко принимается сотрудниками и, главное, он не воспринимается как элемент контроля.

Битрикс24 также считает, сколько времени сотрудник потратил на выполнение той или иной задачи. Для руководителей это способ оценить, какие задачи занимают больше всего времени, а для сотрудников, это возможность грамотно распланировать свое время и расставить приоритеты.

Это удобно как для самих сотрудников, так и для руководителя. Первые в течение дня видят, сколько задач находится в работе, какие из них просрочены (или скоро выйдет срок), или во сколько у них назначено совещание. Для вторых, это возможность следить, чем занимаются сотрудники и не нужно ли им в чем-то помочь.

Битрикс24 – это облачный сервис, доступный из любого места, где есть Интернет. Поэтому сотрудники могут управлять своим временем, даже если они не работают в офисе. Все инструменты для планирования, учета времени, календари и т.п. доступны в мобильном приложении [20].

Так руководители смогут оценивать работу удаленных сотрудников и тех, кто работает «в полях».

Таким образом можно сделать вывод, что возможности современных технологий способствуют увеличению полезности рабочего времени.

Такие программы как «Битрикс 24» помогают спланировать и упорядочить рабочий день не только у главного менеджера и его подчиненных, но и всей организации в целом.

Заключение

Тема работы «Тайм-менеджмент». В ней рассматривались основы тайм- менеджмента, выяснялись основные воры времени делового человека.

Все поставленные цели и задачи достигнуты. Рассмотрены основные методы тайм-менеджмента, выявлены причины дефицита времени и приведены варианты решения некоторых проблем.

На примере ООО «Биоквант» наглядно показана организация рабочего процесса главного менеджера и всей компании. Как видно из работы, система

«Битрикс 24» легко рационализирует работу компании, помогает руководителю отслеживать загруженность своих подчиненных и налаживает обмен информации между сотрудниками.

Таким образом, можно сделать вывод, что даже при самой большой загруженности можно рационализировать свою деятельность, тем более, что в помощь приходят современные инструменты.

Список использованных источников

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/taym-menedjment-2/

1. Лидерство и управление командой: учебное пособие / сост. В.Н. Фадеева; Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2014. – 188 с.

2. Лидерство: конспект лекций / сост. Н.Ю. Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2013. – 47 с.

3. Основы менеджмента: учеб. пособие / сост. Л.А. Шиканов; Томский политехнический университет. – Томск: изд-во Томского политехнического университета, 2012. – 105 с.

4. Виханский О.С. Менеджмент: учебник / О.С. Виханский, А.И. Наумов. — 4-е изд., перераб. и доп. — М.: Экономистъ, 2006. — 670 с.

5. Как стать эффективным руководителем / пер. с англ. – М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. – 160с.

6. Кричевский Р.Л. Психология лидерства: учеб. пособие. – М.: Статут, 2007. – 542с.

7. Левин К. Теория поля в социальных науках: пер. с англ. — СПб.: Сенсор 2000. – 368 с.

8. Столяренко Л.Д. Психология управления: учеб. пособие. – 4-е изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 507 с.

9. Урбанович А.А. Психология управления: учеб. пособие. – Минск: Харвест, 2007. – 640 с.

10. Шапарь В.Б. Этика и психология менеджмента: учеб. пособие / В.Б. Шапарь, В.Н. Мирошниченко / под ред. Ю.Л. Неймера. – Ростов н/Д: «Феникс», 2002. – 384с.

11. Википедия. Свободная энциклопедия // [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%D3%EF%F0%E0%E2%EB%E5%ED%E8%E5

12. _%E2%F0%E5%EC%E5%ED%E5%EC (Дата обращения 17.05.2016)

13. Библифонд. Электронная библиотека студента// [Электронный ресурс] // URL: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=90014 (Дата обращения 17.05.2016)

14. Джулия Моргенстерн «Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью» // [Электронный ресурс] // URL:http://e-libra.ru/read/231830-tajn-menedzhment.-iskusstvo-lanirovaniya- i-upravleniya-svoim-vremenem-i-svoej-zhiznyu.htm (Дата обращения 10.05.2016)

15. 4BRAIN // [Электронный ресурс] // URL: http://4brain.ru/time/osnovy.php (Дата обращения 19.05.2016)

16. Википедия. Свободная энциклопедия // [Электронный ресурс] // URL: https://ru.wikipedia.org/wiki/%C4%E5%EB%E5%E3%E8%F0%EE%E2%E0.

17. %ED%E8%E5_%EF%EE%EB%ED%EE%EC%EE%F7%E8%E9

18. (Дата обращения 10.05.2016).

19. Битрикс 24 // [Электронный ресурс] // URL: http://www.bitrix24.ru/ (Дата обращения 20.05.2016).

20. Управление временем: как без насилия научить сотрудников планировать// [Электронный ресурс] // URL: https://www.bitrix24.ru/articles/time_management.php.