Коммуникации и информационное обеспечение управленческих решений

Курсовая работа

Необходимость действовать в условиях рыночной экономики, обострение конкуренции между производителями приводит к повышению требований к профессиональным качествам специалистов, ответственности менеджеров за результаты и последствия принимаемых решений. Учет временного фактора и организация анализа материальных, товарных и финансовых потоков, поиск обоснованных решений в регулировании производственной, экономической и финансовой ситуаций становятся чрезвычайно актуальными.

Тема работы рассматриваемого курса очень актуальна, поскольку, говоря о проблемах организации, невозможно игнорировать такую ​​важную проблему, как принятие управленческих решений.

Самым важным фактором повышения эффективности производства в любой отрасли является лучший менеджмент. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств. В этом и заключается актуальность исследуемой темы.

В жизни большинства людей процесс обучения — общение — занимает 70% времени. Умение говорить, слушать, писать, читать, по-видимому, являются важнейшими навыками, которые гарантируют совместную деятельность людей и позволяют им накапливать и передавать огромное количество знаний.

Почти невозможно переоценивать важность коммуникаций в управлении. Практически все, что делают лидеры, чтобы облегчить организации достижение ее целей, требует эффективного общения. Если люди на смогут обмениваться информацией, ясно, что они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их.

Однако общение — это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из которых необходим, чтобы сделать наши мысли понятными для другого человека.

Цель работы: изучить роль информационно-коммуникационной поддержки в управлении бизнесом на примере зарубежных и отечественных компаний.

Для достижения цели поставим следующие задачи:

  • раскрыть понятие информации и коммуникации в управлении бизнесом;
  • изучить роль коммуникаций в системе управления бизнесом;
  • определить сущность информации как фактора оптимизации работы механизмов системы управления бизнесом;
  • провести сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и в Западной Европе.

Объект исследования курсовой работы — управленческие решения. Объект — коммуникационная и информационная поддержка управленческих решений.

13 стр., 6203 слов

Принятие государственных решений в управлении инновациями

... государственные управленческие решения в области инноваций; рассмотреть процесс принятия государственных управленческих решений; рассмотреть направления совершенствования процесса принятия государственных решений. Объектом курсовой работы является государственное решение. Предметом данной работы является процесс принятия правительством решений в области управления инновациями. Курсовая работа ...

Структура работы: введение, две главы, заключение, список использованных источников.

Глава 1. Теоретические аспекты информации и коммуникации в управлении бизнесом

коммуникация управление бизнес

1.1 Понятие информации и коммуникации в управлении бизнесом

Коммуникация (от лат. communicatio -сообщение, передача) — передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов. В человеческом обществе коммуникация осуществляется между индивидами, группами, организациями, государствами, культурами посредством знаковых систем (языков).

Коммуникация между людьми происходит в форме общения как обмен целостными знаковыми образованиями (сообщениями), в которых отображены знания, мысли, идеи, ценностные отношения, эмоциональные состояния, программы деятельности общающихся сторон. Содержание и формы общения отражают социальные отношения и исторический опыт людей. Коммуникация — необходимая предпосылка функционирования и развития всех социальных систем, т.к. обеспечивает связь между людьми, делает возможным накопление и передачу социального опыта, разделение труда и организацию совместной деятельности, управление, трансляцию культуры [9, с.78].

В процессе изучения социокультурной коммуникации важное место занимает такое понятие, как информация.

Информация (от лат. informatio — разъяснение, изложение) — в самом общем виде — передача сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояний последней. Изначально это понятие ассоциировалось исключительно с коммуникативной деятельностью в обществе. Позже стало понятно, что информационные процессы характерны и для неживой природы, и поэтому этот термин был принят соответствующими науками.

Важнейшей особенностью информации является ее двойственность. Он существует в идеальном виде и проявляется в материальных предметах, знаках.

Понятия «коммуникация» и «информация» тесно связаны с единым процессом управления в организации, но не идентичны. Информация — это совокупность конкретной информации, необходимой субъекту для достижения цели, общение — это процесс связи, проявление сущности человека и его отношения с другими людьми — социальное явление. В основе общения — интересы людей, опыт, долг, ответственность, ценности, интуиция. Коммуникабельный человек — это человек, склонный, способный к установлению контактов и связей, легко устанавливающий их. Коммуникативные навыки, которые реализуются в группе, представляют собой механизм, с помощью которого участники группы выражают свое отношение к происходящему, к новой информации.

Информация рождается, существует и передается посредством коммуникации. Именно информация является и целью, и средством коммуникации. Без информации нет смысла устанавливать контакты и связи. Но информация эффективна, когда она необходима, понятна и соответствует определенным интересам. Коммуникация — это связующий процесс, необходимый для реализации управленческих функций [11, с.125].

Итак, поддерживать порядок в организации, получать информацию, перерабатывать ее и принимать решения, т.е. управлять, можно только с помощью коммуникаций [11, с.128].

13 стр., 6259 слов

Взаимосвязь регионального и муниципального управления

... жизни. Местное самоуправление - важный элемент всей системы государственного управления, во многом определяющий всю государственную структуру. Для обеспечения эффективности взаимодействия региональных и муниципальных органов власти необходимо четко понимать оба этих уровня ...

1.2 Роль коммуникаций в системе управления бизнесом

Коммуникативная подсистема — относительно самостоятельный элемент системы государственного управления, представляющая собой:

  • совокупность информации, информационных потоков как средство обеспечения согласованности в управлении;
  • совокупность связей, многообразных взаимодействий и управленческих отношений в системе государственного и муниципального управления;
  • пространство, в котором формируются и функционируют органы власти и управления.

Термин «коммуникация» (от лат. Communicare- делаю общим, сообщение, передача) в смысловом аспекте социального взаимодействия — это обмен мыслями, сведениями, идеями, передача того или иного содержания от одного сознания (коллективного или индивидуального) к другому посредством знаков, зафиксированных на материальных носителях. Коммуникация представляет собой социальный процесс, отражающий общественную структуру и выполняющий в ней связующую функцию [10, с.170].

Массовая коммуникация — систематическое распространение сообщений (через печать, радио, телевидение, кино, звукозапись, видеозапись) среди больших, рассредоточенных аудиторий с целью утверждения духовных ценностей и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей. В системе массовой коммуникации коммуникация в управлении имеет особое значение.

Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

Понятие «коммуникация» имеет двойной смысл:

во-первых, оно фиксирует статику взаимодействия, например акт, письменный документ, несущий информацию, выполняющий функции: информативную, эмотивную (побуждает эмоции, мотивацию взаимодействия), в том числе правовой акт, выполняющий управленческую функцию (побуждает правоотношения) и через это устанавливающий и поддерживающий фактические контакты.

во-вторых, фиксирует динамику, процесс взаимодействия, контакты, отношения [10, с.172].

Взаимодействие имеет объективную и субъективную стороны.

Объективная сторона — это связи, независимые от характеристики отдельных личностей, опосредующие и контролирующие содержание и характер взаимодействия; это система официальных, служебных отношений, определяемых статусом должностного лица, предписаниями, инструкциями, правилами, нормативными актами, картами функциональных обязанностей, штатным расписанием.

Субъективная сторона — это осознанное отношение людей друг к другу, основанное на индивидуальности. Известно, что люди ведут себя по-разному в одной и той же статусной позиции, т.е. придерживаются разных моделей поведения, разных социальных ролей.

Социальная роль — это образец для подражания, направленный на выполнение прав и обязанностей, закрепленных за определенным статусом. Следовательно, государство обеспечивает статическую, а роль — динамическую картину социального взаимодействия.

Коммуникация в системе управления — это официально, законодательно регулируемое и завершенное движение отдельных субъектов управления к социальному сообществу при сохранении для них определенной независимости и индивидуальности.

4 стр., 1704 слов

Управление коммуникациями проекта

... мысли или идеи. Рисунок 1.1 - Коммуникации – Базовая модель Эти элементы модели коммуникации необходимо учитывать при обсуждении коммуникации в проекте. При организации эффективного взаимодействия участников проекта с использованием этих элементов возникает множество ...

С позиции теории социального взаимодействия орган государственного и муниципального управления можно определить как:

  • форму взаимодействия людей, направленного на выполнение определенной общественно значимой функции,
  • социотехническую систему, где системообразующим компонентом выступает человек, совокупность взаимодействующих людей.

Коммуникационная система реализуется одновременно через содержание и отношения в процессе взаимодействия. Контент обеспечивается информационными потоками, объективным «коллективным единством» в организации. Отношения — субъективная составляющая коммуникационного процесса.

Взаимодействие обеспечивается и выражается через:

  • а) систему официальных отношений, регламентируемых юридическими предписаниями;
  • б) распределение функций (горизонтальная специализация);
  • в) субординацию должностей (вертикальная специализация, с объемом и мерой ответственности в принятии решений на разных уровнях);
  • г) систему коммуникаций — средств и каналов передачи информации, которая движется сверху вниз (передача распоряжений, указаний, заданий), снизу вверх (отчеты) и по горизонтали (консультации, обмен мнениями равных по рангу).

Управленческая деятельность носит межличностный коммуникативный характер. Коммуникативное взаимодействие реализуется через функциональные связи участников управления. В коммуникационных потоках синхронность, надежность и адекватность важны на всех этапах коммуникационного процесса — при приеме, передаче и обработке информации, во всех элементах ее структуры.

Структура коммуникативного процесса условно имеет четыре элемента:

1. Отправитель, человек, который генерирует идею или собирает и передает информацию.

2. Собственно информация (сообщение), закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков:

Б — существующие коммуникации в рамках межличностных отношений государственного аппарата.

Б — коммуникации, адресованные компании, часть коммуникационной деятельности в системе управления, что делает ее открытой, подверженной адаптации, совершенствованию.

На эффективность и сплоченность сотрудников влияет модель внутренней сети организации.

Коммуникативные сети подразделяются на централизованные (вся коммуникация замыкается на руководителе) и децентрализованные (коммуникация относительно равномерно распределяется между всеми членами организации).

Централизованные сети способствуют решению относительно простых управленческих задач, но препятствуют эффективности решения сложных проблем, уменьшают удовлетворенность работой у членов групп, снижают уровень коллективного единства, хотя и способствуют развитию лидерства.

Известно много других вариантов моделей коммуникации: цепная, звездная, иерархическая. Связи между передающей стороной (коммутатор — руководитель, Р) и воспроизводящей стороной (исполнитель, И) существенно различаются.

Благодаря связанной структуре коммуникаций решение, передаваемое от одного конца к другому, становится известным всем переводчикам и обсуждается всеми. Все связи в такой структуре одинаковы, и лидерский стиль руководства никак себя не проявляет. Эта структура отношений распадается, если связь между двумя участниками общения разрывается.

Многоуровневая структура коммуникации является наиболее распространенной на уровне основной команды. Здесь все участники коммуникации связаны между собой. Эта модель отличается достаточной стабильностью и скоростью передачи информации. Ярко выражены отношения субординации и командования.

В звездной структуре ярко выражен руководитель, через которого передается вся информация, все связи замыкаются на нем.

Иерархическая структура снова характеризуется ярко выраженными административно-командными отношениями. Промежуточные фазы являются одновременно подчиненными и командными.

В реальной жизни существует еще большее разнообразие сетей и моделей связи. Оптимизация коммуникативной структуры — важный элемент интенсификации контактов внутри коллектива и управления им.

Руководитель — это центр коммуникативного взаимодействия и информационных потоков, который выполняет ведущие информационные роли:

  • пользователя информации — внешней и внутренней, поступающей в организацию;
  • распространителя информации — не только через документооборот, но и вербальные контакты (обзоры, беседы и т.д.);
  • предоставителя информации внешним организациям, заинтересованным лицам (о планах, стратегии, действиях и результатах работы организации, проявляется как эксперт по вопросам своей сферы деятельности).

Между менеджером и сотрудниками существует шесть направлений общения.

1. Прием на работу. Задача — убедить потенциального сотрудника в достоинствах работы в этой организации, получить определенное представление о новом сотруднике.

2. Ориентация. Задача — ознакомиться с основными целями организации, конкретными программами, условиями их реализации, сформировать у сотрудников уверенность в социальной потребности в успешном решении поставленных перед коллективом задач.

3. Индивидуальная оценка сотрудников. Задача — проинформировать подчиненного о его отношении к своей работе, оценить вклад в деятельность организации.

4. Обеспечение безопасности (физической, экологической, психологической).

Задача — информировать сотрудников об условиях труда, степени их безопасности и принятых мерах по ее обеспечению, создавая творческий морально-психологический климат в коллективе.

5. Обеспечение дисциплины. Задача — ознакомить сотрудников с правилами, инструкциями, традициями, действующими в организации, и контролировать их выполнение.

6. Функционирование. Задача — предоставить сотрудникам необходимую служебную информацию, оказать необходимую организационную и методическую поддержку.

Регулирование и координация индивидуальных усилий с последующим созданием единого упорядоченного организационного процесса посредством коммуникативного взаимодействия — центральная функция лидера.

Выделяют следующие основные причины неэффективной коммуникации [18, с.137].

Недостаточное понимание руководителями важности коммуникаций.

Отсутствие у организации обратных связей.

Неблагоприятный психологический климат в коллективе. Враждебные отношения между сотрудниками приводят к неправильному восприятию информации и ее преднамеренному искажению.

Личностные моменты: предвзятость отдельных работников по отношению к мнению окружающих, всевозможные стереотипы в сознании и поведении, отсутствие интереса к информации, нарушенное эмоциональное состояние и др.

Отсутствие единого понимания используемых понятий и терминов, символов, т.е. наличие семантических барьеров коммуникативного взаимопонимания и взаимодействия.

Большое количество промежуточных звеньев в коммуникативной цепи.

1.3 Информация как фактор оптимизации работы механизмов системы управления бизнесом

Термин «информация» используется в двух значениях: как уменьшение неопределенности в отношении ожидаемых событий и как значимое сообщение, определенная сущность коммуникационного потока, ресурс.

Каждая система управления с обратной связью представляет собой совокупность субъекта и объекта управления, взаимодействие которых происходит по прямым каналам и каналам обратной связи, по которым проходят информационные потоки. Сам процесс управления совершается по единой схеме, предусматривающей получение, хранение, обработку и передачу информации; информация — неотъемлемая часть управленческого процесса [5, с.92].

Информационное обеспечение управления — практика технологизации управленческого процесса (и учебная дисциплина для госслужащих), которая обусловливает воздействие информации на все элементы управленческой деятельности, предоставление всем звеньям и работникам необходимой профессиональной, экономической, правовой и другой информации.

Все специалисты по управлению работают с информацией, но их временные затраты структурированы по-разному.

Таблица 1 Ориентировочное распределение рабочего времени управленческого персонала, % [5, с.93]

Категории персонала Подготовка информации Выработка и принятие решений Организация реализации решений
Руководители, выполняющие организационно-административные операции 10-20 50 40-30
Специалисты и ответственные исполнители, выполняющие аналитико-конструктивные операции 50 30 20
Технический персонал, выполняющий информационно-технические операции 80 20

По своему целевому назначению в процессе управления информационно-технические операции разделяются на следующие классы:

1. Документационные. Как показывает практика, на работу с документацией специалисты тратят до 15% рабочего времени. времени. Большую часть своего рабочего дня на этот класс операций расходуют работники штата технических исполнителей: работники канцелярий, делопроизводители, архивариусы, операторы, машинистки, стенографистки и т.д.

2. Первичные операции учета и учета, содержание и объем которых определяются номенклатурой и количеством объектов и показателей, подлежащих учету, измерению, регистрации. Затраты на оплату труда этих операций зависят от используемых методов и средств их выполнения, а сокращение — от автоматизации процессов сбора данных.

3. Коммуникационные и технические операции, гарантирующие взаимосвязь рабочих с помощью различных видов технических средств.

4. Вычислительные и формально-логические операции — все операции по переработке информации, выполняемые специалистами или техническими исполнителями (в зависимости от сложности) на ручных счетных инструментах, а также с помощью вычислительной техники.

Управленческие операции с информацией могут быть разделены на группы.

Выделяют следующие виды управленческих операций:

  • по характеру преобразования информации — на стереотипные, которые выполняются по заранее разработанным инструкциям и методикам, и эвристические, связанные с творческим поиском;
  • по степени механизации на ручные, машинно-рутинные, автоматизированные и аппаратурные. Данная классификация отражает технологическое регулирование рабочих процессов и выбор способов выполнения.

Виды информации, используемой в управлении [5, с.94]:

  • по типу отражаемых отношений — технико-технологическая, экономическая, социальная, политическая, идеологическая;
  • по масштабам отражаемого объекта — федеральная (общегосударственная), региональная, местная;
  • по отраслям (сферам) жизнедеятельности общества — промышленная, сельскохозяйственная, военная, образовательная и т.п.;
  • по структурированности — систематизированная и несистематизированная;
  • по характеру носителя — документированная и вербальная.

В государственных организациях и учреждениях информационная структура обычно делится на научную и управленческую документацию. Научная информация не структурирована по иерархии, генерируется не менеджерами или поставщиками информации, а пользователями. Информационные потоки здесь децентрализованы и определяются только теми, кто запрашивает ту или иную информацию.

Внутренняя информация происходит из описания состояния и деятельности организации и используется внутри компании для реализации процессов принятия решений, оперативного управления, формирования бухгалтерской и отчетной документации, для предоставления информации внешним организациям. Его использование характеризуется высокой степенью регулирования в отношении поставки и использования.

Значительный объем внутренней информации занимает исходная информация:

  • организационно-хозяйственная — сведения о состоянии системы управления, о кадрах, материально-техническом, административно-хозяйственном обеспечении и службах (МТС, АХС) и т.п.;
  • оперативно-техническая информация о деятельности функциональных и обеспечивающих подсистем организации, т.е. отражающая ход производственно-управленческого процесса.

Еще более регламентированный вид внутренней информации — исходящая информация, т.е. документы, создаваемые в системе управления:

  • внутреннего пользования, доступные правкам, изменениям;
  • для выдачи во внешние системы, форма которых в большинстве случаев определена и не может подвергаться изменениям.

Информация о контрольных действиях по содержанию является одним из видов оперативной и технической информации, поскольку включает в себя информацию о функционировании подразделений, принимающих решения о сохранении системы в определенных рамках и условиях. Форма их предоставления — приказы, распоряжения, инструкции, т.е. текстовые документы, язык которых близок к естественному. Регулирование заключается в том, что набор управляющих воздействий ограничен, а формы их проявления различны. Из регламентированности вытекает возможность стандартизации, унификации, построения стандартных бланков и т.д. Еще одно проявление регуляции — присвоение временных и ситуационных характеристик.

Внешняя информация: информация от организаций, которые активно участвуют в процессе управления или влияют на него. Содержательно она близка внутренней информации, описывает (отражает) ход управляющего воздействия, выступает в виде показателей, сведений, регламентирована в отношении содержания и временных параметров. Этот вид информации не подвержен контролю над источником и формой сообщений, унификация и стандартизация сообщений внешней среды также невозможны и необходим специальный аппарат для предварительной обработки внешней информации, длительного ее хранения и многообразного использования первичных документов.

Внешняя информация может быть разделена на подвиды: дескриптивная и прескриптивная (нормативная).

Описательная информация отражает информацию о наблюдаемых свойствах социально управляемых объектов.

Прескриптивная информация соответствует нормативному подходу к управлению процессами и явлениями, содержит рекомендации на предмет, каким должен быть объект и какие действия нужно осуществить, чтобы его параметры соответствовали принятой норме (стандарту, традициям, ценностям).

Предписательная информация строго регламентирует деятельность организации и является обязательной для руководителей. В свою очередь она делится на общую (единообразную для всех организаций) и ограниченного или индивидуального пользования. К общей прескриптивной информации относятся законодательные и нормативные документы (кодексы, справочники, официальные печатные издания.

У разных типов управленческого бизнеса разные потребности в информации.

Стратегическое управление (планирование) предусматривает будущее взаимодействие организации и окружающей среды. Требуется информация из внешних источников, не очень точная и подробная, но с достаточно широкими границами, четкостью тенденций.

Управленческий контроль, который осуществляют руководители высшего и среднего звена, опирается на иного рода информацию: из внешних и внутренних источников, более детальную, имеющую более узкие границы, более точную, более частную, регламентируемую временными параметрами.

Операционный контроль требует информации о повседневной деятельности: очень точной, ограниченной и актуальной. Она должна поступать почти исключительно из внутренних источников. Кроме того, необходима конкретная информация, относящаяся к области конкретной профессиональной деятельности, отражающая внешние обстоятельства, в которых работает организация.

Способы выработки информации: самонаблюдение (собственные источники информации во многом зависят от уровня подготовленности и коммуникативности управленца, его образования, опыта, знаний), взаимодействие, сообщения (письма, файлы и т.д.), аналитический анализ.

Поиск информации перед принятием решения — это процесс сбора и обработки информации с учетом требований определенных моделей.

Информационный цикл охватывает ряд последовательных процессов, в каждом из которых информация, представленная на начальном этапе в виде фактов, цифр, сведений, данных, т.е. сырого информационного материала, обрабатывается и преобразуется в сообщения, значимые (имевшие смысл) для адресата, заказчика — лица, принимающего решение. В этом виде информация становится информацией в полном смысле этого понятия.

Информация как управленческая категория — это новые сведения, характеризующие управленческую ситуацию, снижающие уровень неопределенности в отношении будущего, воспринятые, понятные и оцененные как полезные для решения тех или иных задач управления. Информация в управлении — это не любые сведения, сообщения, данные, а только используемые в процессе формирования решения.

Качество управленческой информации как понятие неотделимо от процедур принятия управленческих решений.

Наряду с качественным определением информации возникает проблема ее количественного измерения. Недостаток информации приводит к тому, что центр принятия решения реализует себя в условиях неопределенности или риска, вынужден привлекать, вести поиск дополнительной информации или действует в соответствии с прошлым опытом (по аналогии), по интуиции. Вредным может оказаться и избыток информации, так как способен привести к потере целостности (гора цифр и фактов заслоняет истинную картину).

Система информационного обеспечения выступает по отношению к организационной как внутренняя основа. Если изменяется организационная структура управления, меняется распределение информационных потоков.

Информация в управлении должна удовлетворять требованиям:

  • своевременность, оперативность;
  • быть опережающей, т.е. содержать в себе элемент предвидения хода событий, постановку целей, разработку планов и программ, стратегии действий в будущем;
  • надежность (достоверность, объективность, полнота);
  • оптимальность (соотношение необходимой и достаточной информации);
  • доступность и проста в восприятии (параметры: краткость, наглядность, выразительность, соотношение между звуковой и зрительной информацией, учитывая, что скорость восприятия зрительной информации очень высока);
  • логичность и лаконичность (максимальная смысловая нагрузка при минимальных размерах носителя информации, краткости временного интервала передачи сообщения);
  • комплексность, системность;
  • соответствовать полномочиям (компетенции) субъекта управления;
  • ориентированность на машинную обработку [8, с.165].

Основные трудности, которые возникают на пути сбора и распространения информации, связаны с коммуникационными проблемами. Информация обрабатывается человеком и неизбежны ее субъективные оценки как непригодной что может вызвать искажения информации. Поэтому информатизация как важное направление повышения эффективности управления должна быть осмыслена не только как технический, а главным образом — социальный процесс. Наиболее сложные проблемы находятся в сфере социальных преобразований. Нельзя преуменьшать роль человека в управлении, его интеллекта и информационной культуры. Это широкое понятие, включающее умение ориентироваться в информационном пространстве, обостренное чувство времени, желание повысить кпд своей умственной работы и др.

Глава 2. Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и в Западной Европе

2.1 Особенности использования информации и коммуникаций в российском менеджменте

В качестве объекта анализ выступает ООО «Шатура», которое является обществом с ограниченной ответственностью (далее общество) [19].

Основное направление производства ООО «Шатура» на сегодняшний день — производство деревянных конструкций и изделий. Основным видом продукции является мебель. Следует отметить, что предприятие выпускает как типовые наборы мебели, так и комплекты мебели по европейским стандартам. В настоящий момент руководство предприятия планирует модернизировать данное производство с целью повышения его эффективности и повышения качества продукции. Предприятие выпускает и предлагает клиентам большой выбор мебельных изделий из натурального дерева разных пород.

Предприятие имеет в штате дизайнера, который занимается разработкой различных видов и моделей мебельных конструкций.

Рассмотрим схему источников информации входящей в ООО «Шатура». Вся входящая информация предприятия делится на два вида: бумажную и электронную (Рисунок 2).

К бумажной информации относятся:

  • справочники (торговых терминов, условий хранения, сборники ГОСТов, ТУ, ОСТов и т.д.);
  • деловая переписка (пересылка писем по почте, документов, направление и получение оферт, акцепт оферт и т.д.);
  • периодические издания (журналы, газеты);
  • прайс-листы (источник информации несущий в себе данные о ценах, качестве и количестве товаров реализуемых предприятием, например прайс-лист ООО «Горизонт-Союз»);
  • торговые справочники;
  • рекламные буклеты (приходят главным образом на почтовый ящик предприятия — являются одним из источников получения информации о поставщиках или же о конкурентах).

В состав источников электронной информации входят: факс, телефон, электронная почта, Интернет. Рассмотрим каждый из них:

  • факс — через него принимаются и отправляются факсограммы (прайс-листы, заявки на поставку товаров, запросы товаров у поставщиков и т.д.;
  • телефон — с его помощью ведутся переговоры по условиям поставки, по согласованию цен, принимается информация о товаре, контролируется процесс поставки товаров и т.д.;

— электронная почта — ее главное отличие от обычной — скорость доставки писем, дешевизна 1-го контакта. С ее помощью при установке специального программного обеспечения можно пересылать конфиденциальные письма, заключать дистанционно договора. В это случае ставится не «мокрая» печать и подпись руководителя торгового предприятия, а электронная, которая удостоверяет подлинность документа. Через этот канал на предприятии ООО «Шатура» также поступают: прайс-листы в электронной форме, ведется деловая переписка и т.д.

использование Интернет — позволяет получить дополнительную информацию о конкурентах, их товаре, ценах (анализ данных содержащихся на сайтах конкурентов).

Главный бухгалтер обмениваются информацией о поставках продукции: оплате за продукцию, данными по установлению цен на товары в определенных приделах и т.д. также главный бухгалтер получает из внешней среды: новые законодательные акты обязательные для ведения бухгалтерского учета, а также подает информацию о ведении бухгалтерского учета в государственные контролирующие органы.

Заместитель директора по коммерческим вопросам обменивается информацией касающейся его прямых функциональных обязанностей с директором предприятия и внешней средой, получает ее из внешних источников (обмен информацией с поставщиками — заключение договоров на поставку, согласование цен, условий поставок и т.д.).

В изучении конкурентов заместителем директора по коммерческим вопросам используется метод мониторинга цен на аналогичную продукцию предприятий-конкурентов города Казани.

Материальный и финансовый потоки сопровождают информационные потоки (рис. 4).

От поставщиков ООО «Шатура» получает информацию о товарах (качество, комплектность и т.д.), об условиях поставки, а в обратном направлении к поставщикам поступают по различным каналам (факс, телефон, Интернет и т.д.) заявки-заказы на товары, запросы по различным характеристикам бытовой техники. Информацию о конкурентах получают при помощи мониторинга цен, обходе торговых точек реализующих аналогичную продукцию, что и ООО «Шатура».

Большинство финансовых расчетов осуществляется безналичным путем посредством перечисления денежных средств через Сбербанк РФ.

Также происходит обмен информацией между ООО «Шатура» и оптовыми покупателями (заявки-заказы, договора, товаросопроводительные документы ит.д.).

Между розничными покупателями информационный обмен происходит по поводу характеристик продукции (консультирование) и т.д.

2.2 Характерные черты использования информации и коммуникаций в управленческой деятельности менеджеров в Западной Европе

Данный раздел курсовой работы рассмотрим на примере Компании «ORGA». Компания «ORGA» — одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.

Главный офис компании, а также все подразделения имеют свои страницы в Интернете. На основном сайте компании можно найти информацию о корпорации «ORGA», о ее истории, продукции, подразделениях, технологии, пресс-релизы за последние три года, последнюю информацию о тренингах, выставках и мероприятиях компании, а также адреса всех филиалов и подразделений [4, с.32].

Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал. Журнал — канал передачи информации как от руководства к подчиненным, так и от сотрудников к руководству. На его страницах печатается информация об изменениях в стратегии, структуре корпорации, о новых назначениях, причем не только на высшие руководящие должности, а на все, включая секретарш и переводчиков во всех филиалах.

Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование современной системы внутрифирменных коммуникаций с многочисленными каналами поступления информации, как по вертикали, так и по горизонтали, повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем, которую постоянно поднимают как руководители корпорации, так и сотрудники. Постоянно возникают проблемы с телефонной связью. В связи с тем, что «ORGA» — транснациональная корпорация, и ее филиалы разбросаны по всему миру, бывает сложно дозвониться в центральный офис из-за разницы во времени. Помимо этого очень часто в самые «телефонные часы» (с двух до пяти часов дня) персонал центрального офиса часто отсутствует на рабочих местах в связи с различного рода митингами и профсоюзными собраниями. Использование же автоответчиков еще не вошло в привычку сотрудников центрального офиса.

Таким образом, до компании не может дозвониться не только персонал филиалов, но и клиенты организации, что негативно сказывается на корпоративном имидже. Еще одной проблемой является отсутствие общекорпоративных баз данных по различным подразделениям.

«ORGA» — компания инновационная и динамичная, работают здесь люди высококвалифицированные и творческие. Специфика деятельности откладывает свой отпечаток и на взаимоотношения между начальником и подчиненным. Эти отношения носят, в целом, неформальный характер, строятся на основе партнерства и доверия, что также зафиксировано в философии организации.

Основная проблема, которую решают создатели корпоративного имиджа, заключается в беспрерывном и значительном расширении числа друзей и увеличении масштабов корпоративного дома. Задача состоит в том, чтобы обеспечить благоприятное впечатление среди широкой публики от всего того, что делает предприятие как таковое для общества в целом и для каждого из его членов в отдельности.

Основными критериями престижа предприятия, которые, по возможности, должны найти отражение в информативной части PR-акций, способствующих росту репутации предприятия являются:

  • уровень ответственности по отношению к потребителям и местной
  • общественности, к охране окружающей среды;
  • финансовая стабильность;
  • активная инновационная деятельность;
  • высокое качество товаров и услуг;
  • рентабельность инвестиций;
  • забота о персонале;
  • высокий профессиональный уровень и компетентность руководителей [4, с.33].

2.3 Сравнительный анализ подходов к использованию информации и коммуникаций в России и Западной Европе

Роль информации и коммуникации в экономической деятельности заключается в снижении неопределенности, способствующем реализации определенных целей субъекта. Поэтому не вызывает сомнения важность информационного обеспечения для успешной деятельности участников рынка: «Наличие информации — главный детерминант эффективности функционирования политических и экономических рынков».

Что касается отечественных и зарубежных фирм, то они испытывают потребность в информации, так же как и прочие экономические агенты. Успешная деятельность фирмы невозможна без обеспеченности необходимой информацией, способствующей повышению качества принимаемых решений. Обладание необходимой информацией является важным условием эффективного применения фирмой располагаемых ею ресурсов. Поэтому, пытаясь добиться успеха на рынке, фирмы вынуждены собирать информацию по множеству вопросов: данные о конкурентах и потребителях продукции/услуг, сведения о ценах, спросе и предложении на рынке, данные, необходимые для обучения и переподготовки кадров, осуществления инноваций и прочую информацию.

Особую роль в информационном обеспечении играют средства массовой информации, способные оказывать значительное влияние как на экономические условия в обществе (к примеру, есть расчеты, согласно которым в государствах, где пресса получила широкое распространение, обычно «доля ВВП на душу населения больше», так и на социальные (в частности, наличие свободы слова и свободы печати увеличивает вероятность того, что основные социальные нужды граждан будут удовлетворены) и политические (к примеру, сокращая «естественную ассиметричность в информированности властей, граждан и отдельных частных организаций», СМИ способны повысить подотчетность правительства по отношению к гражданам).

Информационное обеспечение бизнеса, а также информирование рынка о товарах, услугах и об организациях, их производящих и продающих, входит в число основных задач СМИ [17, с.168].

Соответственно, с одной стороны, СМИ обеспечивают доступ рекламодателей-фирм и предпринимателей к их целевым аудиториям. Тем самым, реклама (способствующая экономии расходов потребителей на поиск необходимой им коммерческой информации о товарах/услугах и организациях, их производящих и реализующих) создает условия для увеличения фирмами объемов продаж, увеличения занимаемой доли рынка.

С другой стороны, СМИ обеспечивают предприятия информацией, необходимой им для функционирования на рынке. При этом, получение информации через СМИ обычно требует от фирм-покупателей информационной продукции меньших расходов, чем через прочие каналы коммуникаций: в силу нескольких причин, в частности, из-за эффекта масштаба.

Заключение

В результате проведенного исследования выявлено:

А) определена сущность понятия управленческая информация и коммуникации.

Так, в теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Управленческие коммуникации — это совокупность информационных связей между субъектами управленческой деятельности по вертикали, горизонтали (внутренняя среда) и с внешней общественной средой.

Б) рассмотрены практические аспекты проблем информационного обеспечения и коммуникации в управлении бизнесом ООО «Шатура» и Компании «ORGA».

Основное направление производства ООО «Шатура» на сегодняшний день — производство деревянных конструкций и изделий. Основным видом продукции является мебель.

ООО «Шатура» имеет развитую систему информационного обеспечения коммерческой деятельности, что обеспечивает фирме доступ к оперативной информации. Наличие полной и своевременной информации позволяет обществу принимать верные стратегические и тактические решения, которые обусловливают положительные результаты финансово-хозяйственной деятельности компании.

Компания «ORGA» — одного из крупнейших в мире производителей пластиковых смарт-карт.

Помимо Интернета и электронной почты, заводы и несколько подразделений в Германии имеют возможность обмена информацией через корпоративную компьютерную сеть SAP. Во все подразделения и филиалы компании ежемесячно высылается корпоративный журнал.

На основании всего исследования, проведенного в курсовой работе можно сделать вывод, что проблема обеспечение процесса принятия решения информацией, которая отвечает всем требованиям — вполне решаема. В настоящее время эта проблема решается с помощью использования современной электронно-вычислительной техники, создания различных баз данных, экспертных систем и систем подготовки принятия решений. Подобные способы позволяют довольно просто, а главное быстро собирать, обрабатывать и анализировать существующую информацию. Они также позволяют существенно облегчить процесс принятия решений для руководителей всех уровней. Внедрение информационных систем требует достаточно больших вложений, но они, несомненно окупаются. Ведь, как говорится, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, кто владеет ситуацией, тот владеет всем.

Подводя итог можно с уверенностью сказать, что от умения общаться с подчиненными зависит, прежде всего, будущее предприятия, а вместе с ним и будущее отдельно взятого сотрудника.

Глубоко осмысливая коммуникационные процессы на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективной коммуникации и становиться лучшими ее участниками.

Список использованных источников

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/upravlencheskaya-informatsiya-i-ee-vidyi/

  • Бочкарев А., Кондратьев В., Краснова В., и др. 7 нот менеджмента. — М.: ЗАО «Журнал Эксперт», ООО «Издательство ЭКСМО», 2016.
  • Бурков В.Н., Новиков Д.А.

Как управлять проектами. — М.: СИНТЕГ-ГЕО, 2015.

  • Вяткин В.Н., Дж. Хэмптон, Казак А. Ю. Принятие решений в управлении бизнесом: концепции, задачи, ситуации. — Москва-Екатеринбург: Ява, 2015.
  • Герчикова И.Н.

Процесс принятия и реализации управленческих решений // Менеджмент в России и за рубежом. — 2010. — № 12.

  • Годин В.В., Корнеев И.К.. Информационное обеспечение управленческой деятельности. — М.: Высшая школа;
  • Мастерство, 2016.
  • Гончаров В.В. В поисках совершенства управления. Руководство для высшего управленческого персонала. — М., 2016.
  • Евланов А.

Г. Теория и практика принятия решений. — М.: Экономика, 2015.

  • Ильин Н. П., Лукмапова И. Г. и др. Управление проектами /Под ред. В. Д. Шапиро. — СПб.: ДваТри, 2015.
  • Лебедев О.Т.

Основы менеджмента. — СПб: Издательский дом МиМ, 2016.

  • Литвак Б.Г. Управленческие решения. Учебник. — М.: Инфра-М, 2016.
  • Менеджмент организации.

Учебное пособие. /Под редакцией З.П. Румянцевой и Н.А. Саломатина. — М.: Инфра-М, 2011.

  • Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М. “Дело”, 2015.
  • Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б.

Современный экономический словарь. — М.: ИНФРА-М, 2016.

  • Рейльян Я.Р. Аналитическая основа принятия управленческих решений. — М.: Юнити, 2015.
  • Ромащенко В.Н.

Принятие решений: ситуации и советы. — Киев, 2015.

  • Скрипник К.Д. Кутасова Т.Л. Еще раз о качествах руководителя. // Управление персоналом. — 2010. — №8.
  • Управление организацией: Учебник.

/Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина. — М.: ИНФРА-М, 2016.

  • Фатхутдинов Р.А. Разработка управленческого решения. — М.: Интел-синтез, 2011.
  • Официальный сайт ООО «Шатура» // http://www.shatura.com.