С 17 июня 2013 г. по 26 июля 2013 г. я проходил производственную практику в Администрации города Ижевска в Управлении документационного обеспечения и обращений граждан (Сектор документационного обеспечения).
Целью производственной практики является:
- Изучение организации работы с документами с момента создания или получения до архивного хранения;
- Формирование практических навыков работы с документами;
- Анализ организации и работы службы управленческой документации.
Задачи практики:
- Обеспечение и проверка профессиональной готовности к самостоятельной трудовой деятельности и выполнению основных профессиональных функции в соответствии с квалификационными требованиями;
- Закрепление, углубление и расширение знаний в области организации и технологии документационного обеспечения управления;
- Изучение всех этапов движения документов;
- Изучение организации деятельности и структуры службы документационного обеспечения управления;
- Развитие профессионального мышления;
- Приобретение и закрепление практических умений и навыков выполнения основных видов работ в области документационного обеспечения деятельности аппарата управления;
- Приобретение опыта работы в делопроизводстве.
1.Характеристика организации
Администрация города (исполнительно- распорядительный орган муниципального образования “Город Ижевск”) наделяется Уставом города Ижевска полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Удмуртской Республики.
Администрация города Ижевска осуществляет свою деятельность в целях обеспечения конституционного права граждан на местную автономию. Администрация решает вопросы местного значения, осуществляет властные полномочия и оказывает государственные услуги в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».
В ведомстве Администрации находятся следующие вопросы:
- Управление муниципальным имуществом;
- Управление водными, земельными ресурсами и полезными ископаемыми;
- Управление градостроительством и архитектурой;
- Благоустройство;
- Жилищно-коммунальное хозяйство;
- Поддержание общественного порядка;
- Финансы и экономическое развитие города;
- Социальная поддержка населения;
- Работа с обращениями граждан и организаций;
- Проведение культурных, спортивных мероприятий;
- Транспорт, в том числе общественный;
- Установление, изменение и отмена местных налогов;
- Связь;
- Предупреждение и ликвидация чрезвычайных ситуаций;
- и т.д.
Структура Администрации города утверждается Городской думой по представлению Главы Администрации города. (Приложение 1)
Документационное обеспечение кадровой работы
... анализ организации кадровой работы в органах местного самоуправления. 2. Проанализировать нормативно-правовое обеспечение информационных технологий и документации для работы сотрудников местных государственных органов. 3. Приведите должностные инструкции сотрудников администрации города Челябинска. ...
Администрация города состоит из:
1) территориальных органов – администраций районов города, являющихся структурными подразделениями Администрации города, наделяемых в установленном порядке статусом юридического лица (далее — администрации районов города);
2) отраслевых (функциональных) органов – структурных подразделений Администрации города, наделяемых в установленном порядке статусом юридического лица;
3) отраслевых (функциональных) органов – структурных подразделений Администрации города, не наделенных статусом юридического лица.
Администрации районов города, отраслевые (функциональные) органы, наделяемые статусом юридического лица, учреждаются Городской думой по представлению Главы Администрации города и действуют на основании Положений о них, утверждаемых Городской думой.
Отраслевые (функциональные) органы, не наделенные статусом юридического лица, осуществляют свою деятельность на основании Положений о них, утверждаемых Главой Администрации города.
Администрация руководствуется в своей деятельности в первую очередь Решением, принятым Городской думой города Ижевска 16 июня 2005 года №333 «О принятии Устава муниципального образования «Город Ижевск» (Устав города Ижевска).
В этом документе отражены основные принципы, права, полномочия муниципальной администрации, а также полномочия и порядок избрания главы муниципального образования.
1.2 Управление документационного обеспечения и обращений граждан (Сектор документационного обеспечения)
Управление занимается регистрацией и обработкой документов, поступающих от юридических лиц и государственных органов любого уровня. Прием обращений граждан осуществляет Отдел обращений граждан.
Управление выполняет
- осуществление решений общих вопросов по документационному обеспечению;
- обеспечение методического руководства и помощи по организации делопроизводства в отделах;
- осуществление контроля соблюдения правил делопроизводства в Администрации;
- контроль сроков рассмотрения работниками Администрации поступившей корреспонденции;
- организация работы с документами, содержащими сведения конфиденциального характера (прием, регистрация, учет, контроль сроков исполнения поступившей корреспонденции работниками Администрации);
- подготовка организационно- распорядительных документов по вопросам документационного обеспечения управления;
- подготовка приказов по вопросам основной деятельности Администрации совместно со специалистами отделов;
- осуществление проверки правильности формирования и оформления дел в отделах Администрации;
- разработка номенклатуры дел Администрации, инструкции по делопроизводству;
- организация и проведение заседания постоянно действующей Экспертной Комиссии;
- проведение работы по обеспечению сохранности документов, правильному ведению делопроизводства, разработка положения об архиве и экспертной комиссии, участие в разработке номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству;
- организация информационного обслуживания сотрудников Администрации;
- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- организация документационного обеспечения Администрации;
- обеспечение своевременного приема, регистрации и учета поступившей служебной корреспонденции;
- систематизация и обработка регистрационно-контрольных карточек;
- внесение информации о движении поступившей корреспонденции в электронную базу данных;
- прием телефонных обращений граждан и юридических лиц, государственных органов;
- внесение информации об исходящей корреспонденции в электронную базу данных.
Сектор документационного обеспечения представляют 4 сотрудника. Ведущий специалист, который является начальником Сектора документационного обеспечения управления, и 3 специалиста. Общим руководством Управления ведает начальник Управления.
Общая характеристика деятельности Управления образования Тракторозаводского ...
... актами органов местного самоуправления города Челябинска, а также Положением об Управлении образования Тракторозаводского района Администрации города Челябинска. Контроль за выполнением возложенных на Управление функций осуществляет первый заместитель главы города или иное должностное лицо администрации города Челябинска в соответствии ...
Сектор документации находится на первом этаже здания, пропуск иметь не нужно. Это сделано для удобства граждан и представителей юридических лиц — вы можете нести документ своими руками, и при этом он будет зарегистрирован, затем документ максимально быстро рассмотрит грамотный менеджер.
Каждое рабочее место оборудовано всем необходимым для работы. Телефоном, персональным компьютером с установленным программным обеспечением (система электронного документооборота «Олимп», Абби Ридер, почтовый месседжер), сканером с функцией двухстороннего копирования, канцелярскими принадлежностями. В комнате есть производительный копировальный аппарат, управляемый через локальную сеть.
Доставка документов в структурные подразделения осуществляется самими работниками или водителями. Для этого в Секторе оборудована специальная система ячеек с указанием названий структурных подразделений. Специалисты сектора складывают обработанные документы в камеры, после чего их забирают.
2. Система документации в Администрации города Ижевска
В Администрации имеются следующие системы документации:
- Организационная документация (положение, инструкции, уставы, штатное расписание).
- Распорядительная документация (приказ, указ, постановление, решение).
- Информационно-справочная документация (протокол, письма, справки, докладная записка, заявления, представление, положение).
- Документация по личному составу (приказы, личные карточки, трудовые книжки).
- Система стандартов (административные регламенты, перечни).
Устав
Одним из основных организационных документов Администрации является устав.
Устав включает следующие разделы:
- Общие положения;
- Состав и границы территории муниципального образования;
- Вопросы местного значения и полномочия органов местного самоуправления;
- Формы непосредственного осуществления населением местного самоуправления и участия населения муниципального образования «город Ижевск» в осуществлении местного самоуправления;
- Органы местного самоуправления и должностные лица местного самоуправления;
- Муниципальные правовые акты;
- Экономическая основа местного самоуправления;
- Ответственность органов местного самоуправления и должностных лиц;
- Заключительные и переходные положения.
Штатное расписание
Особенности организации самоуправления в начальной школе
... том числе и его воспитательной системой особое место занимает ученическое (школьное) самоуправление. 1.2 Организация самоуправления Начиная со 2-го полугодия 1 класса, классный руководитель начинает ... внимания развитию школьного самоуправления, не говоря уже о важности его места в гражданском воспитании школьников. Поэтому вопросы, связанные с организацией студенческого самоуправления, находятся в ...
Штатное расписание — это документ, гарантирующий должность и количество сотрудников организации, с указанием заработной платы.
Штатное расписание оформлено по форме общего бланка , на формате А4. Входит наименование организации, код по ОКУД, ОКПО, вид документа (Штатное расписание), дата, номер, место составления, заголовок к тексту (На 2012-2013 год).
Штатное расписание утверждено руководителем организации. В случае изменения штатного расписания оно составляется на отдельном листе. Уведомление об изменении штатного расписания и конкретной должности составляется и доводится до работника.
Приказ
Приказ по основной деятельности Администрации города Ижевска оформляется на бланке приказа и имеет следующие реквизиты:
- Наименование организации;
- Наименование вида документа;
- Дата документа;
- Регистрационный номер документа;
- Место составления;
- Заголовок к тексту;
- Текст;
- Подпись.
На бланке указано полное наименование организации в соответствии с Уставом (Администрация муниципального образования «Город Ижевск»).
Название организации указывается на русском и государственном языке республики. На национальном языке (удмуртском) наименование организации расположено на левой стороне листа, на русском языке – правая сторона.
Название вида документа указывается ниже, между названиями организации, в именительном падеже, заглавными буквами, в конце точка не ставится.
