Секретарь — это лицо фирмы. Она первая контактирует с посетителем, приходящим в институт, первая, с кем начинается рабочий день руководителя, первая отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж компании, в которой он работает, но и успех партнеров и клиентов компании. Основные функции секретаря:
- прием, оформление, распределение и рассылка документов, писем, телеграмм, факсов;
- организация приема посетителей;
- прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка документов к сдаче в архив фирмы;
- техническое и канцелярское обеспечение рабочего места руководителя;
- телефонное обеспечение;
- стенографирование;
- ведение табеля рабочего времени.
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) — это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.
Своевременность и правильность процесса принятия решений руководством зависит от правильности составления и исполнения документа. Документы отражают и учитывают деятельность организации, предприятия, компании, поэтому хранение документов требуется по закону. Когда они проверяют работу организации, проводя аудит, они проверяют, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации или предприятия.
Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или внедрения. Правильно и рационально организованный рабочий процесс повышает эффективность аппарата управления организации. Главное правило документооборота — быстрое перемещение документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и усилий.
Цель работы — изучить рабочий процесс и организационную деятельность секретаря на предприятии.
Задачи работы:
- описание бездокументарной деятельности секретаря на предприятии;
- описание и порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
Для написания письменной экзаменационной работы мною было выбрано предприятие ООО «Набаз», являющееся складом временного хранения промышленных и продовольственных товаров ввозимых на территорию России из КНР.
«Роль и значение аттестации персонала в организации кадровой ...
... быстро переводится на менее ответственную работу или увольняется. 2. Внедрение системы аттестации персонала в организации 2.1. Подготовка и проведение аттестации После того как определена цель проведения аттестации и выбран метод, стоит просчитать, во ...
Обязанности СВХ ООО «Набаз» заключаются в:
обеспечении размещении товаров и транспортных средств на территории, являющейся зоной таможенного контроля;
- обеспечении сохранности товаров и транспортных средств, находящихся на складе или территории таможенного контроля;
- обеспечить нахождение товара в неизменном состоянии до завершения процедуры таможенного оформления;
- исключить доступ посторонних лиц к товару до завершения процедуры оформления.
ООО «Набаз» имеет лицензию таможенного перевозчика.
Учредителем ООО «Набаз» является Ерош Сергей Геннадьевич.
Генеральный директор ООО «Набаз» Попов Олег Владленович.
Юридический адрес ООО «Набаз»: Приморский край, г. Уссурийск, ул. Лимичевская, 21А
Телефон: 8(4234)350-341.
1. Документооборот предприятия ООО «Набаз»
Документооборот — это движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или подачи. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ (Государственной системой документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения) установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.
Основа правильной организации работы с документами — четкое разделение обязанностей между сотрудниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого сотрудника и одновременно исключает дублирование операций при работе с документами.
Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных компанией за определенный период времени.
Анализируя документооборот предприятия ООО «Набаз» за последний год, выявляется тенденция к его росту. Документооборот ООО «Набаз» включает в себя три потока документов:
- входящие (поступающие);
- исходящие (отправляемые);
- внутренние.
1.1 Прохождение и порядок исполнения входящих документов на предприятии ООО «Набаз »
Прием всей входящей корреспонденции и всю последующую обработку в ООО «Набаз» осуществляет секретарь.
Во время первой обработки я проверял корреспонденцию, пришла ли она по адресу, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно приходилось возвращать.
Конверты с документами, в том числе заказным письмом, вскрывали и проверяли правильность доставки. На полученном документе мною проставлялся регистрационный штамп (учетный номер и дата поступления) в правом нижнем углу документа с лицевой стороны. Документы с надписью «Лично» не вскрывая передавала адресату.
Когда документ был получен, я только ставил отметку на зарегистрированных документах, там был номер входящего документа и дата получения. Зарегистрированные документы — это документы, требующие ответа и исполнения. Такие документы регистрируют на компьютере в специальной форме. В мои обязанности так же входило заполнение такой формы. Именно регистрируемые документы передаются руководителю. Документы, не требующие ответа и исполнения, созданные исключительно в информационных целях, не регистрируются. На предприятии ООО «Набаз» разработан список документов не подлежащий регистрации:
Организационно распределительная документация. «организационно-распорядительная ...
... письма и другие документы, которые входят в состав организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД. Организационно-распорядительные документы ... ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными ...
- письма справочно — информационного характера;
- рекламные письма;
- поздравительные письма;
- печатные издания (брошюры, журналы);
- пакеты с пометкой «Лично»;
- информационный материал.
После первичной обработки незарегистрированные документы отправляются художникам. Эти документы руководителю не передаются.
Основными моими функциями в работе с входящими документами являлось:
- первичная обработка и прием документов;
- проверка целостности конверта, правильность доставки;
- вскрытие конвертов, за исключением с надписью «Лично»;
- учет и регистрация входящей корреспонденции.
(Приложение А).
1.2 Прохождение и порядок исполнения исходящих документов на предприятии ООО «Набаз»
Отправляемые предприятием документы называются — исходящими. В них входят: приказы, постановления, поручения, письма.
Основная работа секретаря с отправляемыми документами заключается в их:
- регистрации;
- обработке;
- отправке.
Документы, поступающие от исполнителей в секретариат, должны быть полностью заполнены, распечатаны на соответствующем бланке, со всеми реквизитами.
В мои обязанности при обработке исходящих документов входило:
- проверка правильности оформления, составленного документа;
- проверка удостоверяющих реквизитов;
- проставление исходящего регистрационного индекса;
- подготовка документа к отправке.
Обработка документов включала в себя:
- сортировку;
- вложение в конверт (упаковку);
- адресование (отправку);
- сдачу в отделение связи.
На предприятии ООО «Набаз» исходящие документы были мной составлены в двух экземплярах, за исключением факса.
После регистрации и нумерации документа я поставил номер и дату в рукописном виде на обоих экземплярах.
Письма отправлялись в конвертах установленного образца. Пакеты упакованы в специальную упаковку, обеспечивающую сохранность вложения. Заказное письмо и письма, отправленные более чем четырем получателям, были отправлены только после того, как был произведен расчет почтового отправления.
Подготовленные для отправки в тот же день документы были отсортированы: часть отправлялась мной обычным способом, через центр связи, а самые важные и срочные отправлялись получателям курьером.
Передача информации за пределы компании в виде факсимильных программ и электронных сообщений осуществлялась мной с помощью факса и персонального компьютера.
Документы, поступившие секретарю для обработки, отправлялись адресатам в тот же день, второй экземпляр подшивался в папку с «исходящими документами
(Приложение Б).
1.3 Прохождение и порядок работы с внутренними документами на предприятии ООО «Набаз»
Внутренние документы обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д. Их готовят, оформляют и исполняют в пределах самого учреждения
Организация работы секретаря
... Компромисс для сближения "Должно" и "Есть". 1.1. Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов: 1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат. 2. Незавершенные ... и как долго - часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь. Поэтому секретарь должен позаботиться о календаре напоминаний своего начальника. Многие руководители иногда забывают ...
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и исполнения организовано по общему правилу обращения исходящих документов.
Основные этапы подготовки и оформления внутренних документов:
- составление проекта документа исполнителем;
- согласование;
- проверка правильности оформления;
- подписание руководителем;
- регистрация в журнале.
Внутренние документы организации создавались по такой же схеме, что и исходящие: сначала исполнителем составлялся проект текста документа, затем проводилось его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; и только после этого распечатывался окончательный вариант документа и отправлялся секретарем на подпись руководителю.
После регистрации документа в папке с «внутренними документами» я производила размножение в нужном количестве (по числу исполнителей).
Копии документа заверены и переданы для исполнения ответственным исполнителям. Оригинал документа я подшивала в дело.
Документы внутри организации были доставлены артистам под расписку.
Секретарь систематически фиксирует количество обработанных документов, включая все их виды и дубликаты, либо учитывается объем документооборота. Информация о количестве документов вносится в регистрационную форму, составляемую самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и секретариатом.
2. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз»
Секретарь — это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией.
В бездокументарные функции секретаря на предприятии ООО «Набаз» входит:
- прием телефонных звонков, факса;
- организация приема посетителей;
- подготовка и организация заседаний, деловых встреч;
- подготовка деловых поездок, командировок.
Помощником руководителя является — секретарь. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Через секретаря лидер общается с внешним миром и подчиненными. Секретарь всегда одет с заботой и вниманием, аккуратно, спокойно, быстро и достойно решает задачи в пределах своей компетенции, что немаловажно при работе с посетителями и гостями.
2.1 Организация рабочего места секретаря на предприятии ООО «Набаз»
Рабочее место секретаря ООО «Набаз» оснащено современными техническими средствами. Программное обеспечение поддерживается на высшем уровне, что позволяет секретариату организовать офисную работу с наименьшим количеством рабочего времени, совмещая ее с другими задачами.
Приемная — это центр работы предприятия. Общая площадь приемной составляет — 18 кв. м., достаточно просторная, с хорошо организованным интерьером. Визуально, приемная, разделена на две зоны:
- рабочая зона секретаря;
- зона для посетителей.
В рабочую зону входит:
- рабочая мебель;
- рабочая организационная техника секретаря.
В зону для посетителей входит:
- кресло для ожидания;
- журнальный столик;
- вешалка.
Рабочее место секретаря расположено рядом с кабинетом директора. Стол секретаря имеет угловую форму, что позволяет разместить на рабочей поверхности используемое оборудование:
Культура делового общения секретаря
... 2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 2.1. ЭТИКЕТ СЕКРЕТАРЯ В зоне приема менеджера много посетителей и имидж ее, руководителя и организации в целом зависит от знаний секретаря и соблюдения правил деловой ... этики. Соблюдая корпоративный этикет, секретарь одновременно служит ...
- персональный компьютер;
- факс;
- телефон.
Многие выдвижные ящики в столе позволяют разместить необходимые для работы документы, чистые листы, папки, файлы, справочники.
Рабочая поверхность делится на две части. Справа компьютер, факс, телефон, блокнот-органайзер. На выдвижной полке находится клавиатура и мышь с ковриком. Так же с права расположены системные блоки, сканер, МФУ (много — функциональное устройство), урна.
Слева рабочая поверхность свободна. Папки с документами для срочного осмотра руководителя, почтой для отправки размещены здесь.
Рабочий стул секретаря очень удобный. Поворотно — откидная конструкция позволяет занять рабочую позу без какого — либо напряжения, так как основную часть времени секретарь проводит в сидячем положении, а конструкция стула позволяет изменять позу для снижения напряжения мышц шеи и спины. Также в офисе есть специальный шкаф для хранения папок с документами. Он тоже расположен в рабочей зоне секретаря. Сейф для хранения ценных документов, печатей расположен в углу, у окна. Окно офиса большое, сделано из пластика и обеспечивает хорошую звукоизоляцию. Жалюзи спасают от палящего солнца. Так же в кабинете есть живые цветы.
Поскольку окно находится за секретарем, монитор распределен таким образом, чтобы скрыть конфиденциальную информацию от неожиданных посетителей.
Зона для посетителей расположена с противоположной стороны от приемной, что позволяет секретарю ООО «Набаз» хорошо видеть входящих. В данной зоне расположено уютное и удобное кресло и журнальный столик.
Гардеробная находится рядом с приемной. Отделка кабинета создает домашнюю обстановку. Уборка и проветривание кабинета проводится два раза в день.
2.2 Телефонное обслуживание
Во время стажировки в ООО «Набаз» мне долго приходилось отвечать на телефонные звонки.
Этот процесс включал в себя:
- прием вызовов;
- соединение с директором;
- в случае, если директора нет на месте запись информации.
При разговоре я придерживалась некоторых этических требований, это:
- сдержанность;
- вежливость;
- краткость.
При входящем звонке не сразу отвечал, третий-четвертый выдержал. Взяв трубку я представлялась:
«Добрый день, секретарь ООО «Набаз», у телефона Олеся Анатольевна, я Вас слушаю».
Голос во время разговора не должен был дрожать, наоборот, я должен был звучать заинтересованно.
Я взял приемник в левую руку, так как в правой держал ручку для возможной записи. В основном были звонки менеджеру, и мне приходилось связывать абонента с менеджером. Но были случаи, когда его не было, и мне приходилось записывать в блокнот дату, время входящего звонка, фамилию и отчество звонящего, суть сообщения и номер телефона, по которому я мог перезвонить.
Например: — «Что ему передать?» или — «Продиктуйте, пожалуйста, я запишу».
На случай, если менеджер уехал в командировку, приходилось сообщать некоторым подписчикам время прибытия начальника и часы приема.
В конце общения я заканчивала разговор одной из фраз:
- «Спасибо, что позвонили»;
- «Рада была Вас слышать»;
- «Успехов Вам»;
- «До свидания».
2.3 Подготовка и проведение совещаний, деловых встреч, подготовка деловых поездок
Большинство встреч проходит в организации по плану, который является обязательным для секретаря и позволяет заранее продумать ряд мер по их подготовке.
Организация рабочего места секретаря
... время отвечать требованиям экономии площади помещения: ѕ рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и ... лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был обращен в сторону от посетителей. Это защитит конфиденциальную информацию, которая может появиться на экране при появлении неожиданного ...
Вместе с директором согласовали дату, время и место встречи, повестку дня и состав участников.
Затем я готовила кабинет для встречи:
- производила уборку помещения;
- поливала цветы;
- накрывала на стол;
- подготавливала необходимые принадлежности (ручки, бумагу, цветные маркеры и т.
д.).
Впоследствии я подготовил необходимые для встречи документы и материалы.
Поскольку ООО «Набаз» является зоной таможенного контроля, въезд посторонним лицам категорически запрещен, в мои обязанности входило также оформление пропусков.
Когда я присутствовал на собрании, моей задачей было вести протокол. Но в большинстве случаев в моем присутствии не было необходимости, и я должен был выполнять свои основные функции. Во время встречи мне ни в коем случае не следовало покидать приемную, так как посетителям может понадобиться моя помощь в любое время. Основную часть времени я отвечала на телефонные звонки.
Дополнительно в обязанности секретаря входила подготовка менеджера к выездным деловым встречам. За несколько дней до встречи было получено приглашение по факсу на имя директора о предстоящем мероприятии с указанием характера встречи, даты, времени, места, продолжительности, рассматриваемых вопросов, а также инициалы и должность инициатора. Секретарю нужно было подготовить необходимые документы, реестр. А по возвращению руководителя составлялся отчет о встрече. Кроме того, в обязанности секретаря входит подготовка командировок менеджера.
Для этого мне необходимо было:
- подобрать всю необходимую для командировки руководителя информацию;
- подготовить и подобрать материалы и документы, которые могли бы понадобиться руководителю в поездке;
- обеспечить директора канцелярскими принадлежностями (блокнот, авторучки, карандаши, бланки учреждения, папки и т.д.);
- напечатать программу командировки в двух экземплярах, в которых указывала (название организации, содержание намеченных мероприятий, место и время их проведения, удобный маршрут проезда к гостинице и организации).
Если командировка не запланирована, я был обязан проинформировать всех, кто записался на отмененную встречу, а затем согласовать время, когда она будет отложена.
Во время отсутствия руководителя в мои обязанности входило:
- выполнение своих обычных обязанностей;
- формирование дел;
- переадресация телефонных вызовов заместителю руководителя.
По возвращении менеджера из командировки я проинформировал его о выполненных задачах, а также о проблемах, возникших за время его отсутствия, и о ходе их решения.
Кроме того, проработал проездные материалы: распечатку, тиражирование, передачу в структурные подразделения для художников и оформление проездных документов.
2.4 Организация приема посетителей
Правильно организованный прием посетителя на предприятие — залог успешного решения самых разных производственных, коммерческих и личных проблем. И секретарша играет важную роль в этом процессе, именно он выступает посредником между лидером и посетителями. Прием посетителей может быть как плановым, так и внеплановым.
Этикет деловых приемов
... договоров. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проходят по правилам дипломатического протокола и этикета. Таких же правил этикета придерживаются компании, устраивая приемы в ... отношений. Если на прием приглашены сотрудники компании, то согласно корпоративному этикету необходимо, чтобы подчиненные не приходили позже руководителей. Однако рядовые служащие ...
Прежде всего, компания разработала и установила время приема посетителей. График приема вывешен на входе в приемную.
Организация приема посетителей зависит от категории:
- сотрудники по текущим вопросам;
- сотрудники по личным вопросам;
- сотрудники из других организаций;
- командированные работники;
- незапланированные посетители.
Запись на прием производилась мною предварительно, а данные о посетителях записывались в «регистрационный журнал приема посетителей»:
- фамилия, имя, отчество;
- должность;
- организация;
- телефон;
- вопрос, который подлежит обсуждению;
- дата и время приема.
Прием сотрудников по актуальным вопросам в компании проводился ежедневно с 14.30 до 16.00, кроме вторника и пятницы. При входе посетителя в приемную я обратился к нему по имени и отчеству, поздоровался и сообщил по телефону о визите к начальнику. Во время встречи моя работа заключалась в том, чтобы отвечать на все телефонные звонки и переадресовывать их заместителю директора. В конце разговора и после принятия решения менеджер поручил мне записать результат разговора. Прием сотрудников по личным вопросам проводился ежедневно с 17.00 до 19.00. Приветствие сотрудников по личным вопросам — одна из форм организации рабочего дня руководителя. Для предварительной записи на прием по личным вопросам в компании разработана соответствующая форма, а также все сотрудники информируются о периодичности и времени приема. Такая система позволяет своевременно подготовить для руководителя необходимые информационные материалы (например: график отпусков, штатное расписание и т. д.).
Прием по личным вопросам проводился конфиденциально, в это время в кабинете на должно было находиться посторонних лиц.
В тех случаях, когда менеджер отменял встречу или переносил ее на другой день, я сообщал сотруднику об отсрочке и предлагал ему записаться на прием в другое время или подать запрос в письменной форме. Письменные заявления сотрудников вместе с ежедневной перепиской представлялись боссу секретарем.
Прием посетителей из других организаций так же производился мною по предварительной записи с указанием:
- фамилия имя отчество;
- должность;
- организация;
- телефон;
- вопрос, который подлежит обсуждению;
- дата и время приема.
После регистрации многие посетители подарили мне визитку, что значительно упростило работу.
Затем гостя приглашали сесть в зоне для посетителей, пока его не пригласили. Далее с разрешения руководителя посетитель приглашался в кабинет.
В тех случаях, когда менеджер, к которому приходил посетитель, отсутствовал, необходимо было дать согласие на прием к другому компетентному сотруднику. Так же если прием отменялся по непредвиденным обстоятельствам (болезнь руководителя, неожиданная командировка и т. д.) в мои обязанности входило известить заранее посетителя и договориться о переносе приема.
Методы отбора и приема персонала. Подбор персонала Что значит ...
... методы и основные критерии отбора персонала в современной рыночной экономике. Характеристика методов отбора персонала и принятие решения о найме. Показатели эффективности процесса отбора кадров. Оценка затрат на поиск и отбор кадров. реферат ... находясь на своем месте. Персонал является «мотором» любой организации. Часто руководители основное внимание обращают на финансовые, производственные вопросы, ...
Организуя прием командированных работников, секретарь выясняет, согласовано ли это посещение заранее, выясняет вопрос, по которому прибыли посетители, отмечает командировочное удостоверение, оказывает помощь в размещении в гостинице. В случае прибытия иностранных делегаций в мои обязанности так же входило позаботиться о наличии переводчика.
Появление незапланированных гостей может смешать все планы работы организации. В этой ситуации секретарь не должен теряться — вместо этого следует быстро отыскать оптимальное решение о приеме посетителей. Прежде всего стоит предложить посетителю прийти позднее, когда руководитель сможет его принять. Так же посетителю можно предложить оговорить данный вопрос с заместителем директора.
Бывали случаи, когда руководитель настоятельно просил секретаря никого не впускать, независимо от обстоятельств, тогда дверь руководителя закрывалась на ключ.
После завершения приема я прощалась с посетителями.
Например: — «До свидания», или — «Рада была Вас видеть».
Заключение
Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется предприятием и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. Частично познакомилась с документооборотом предприятия, порядком прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов. Так же ознакомилась с бездокументарной деятельностью.
Работа секретаря требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.
Я считаю, что организация делопроизводства на предприятии поставлено на отлично. Документы оформляются согласно ГОСТам, кабинет оснащен необходимыми техническими средствами, созданы все условия для работы. Все поставленные цели, и задачи выполнила. Работа с документами давалась очень легко и была интересной благодаря хорошей поддержке руководителя и очень сплоченному коллективу.
секретарь координация документ прием посетитель
Список использованных источников
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/otchet/na-predpriyatii-sekretarya/
1. «Управление документацией и новые информационные технологии» М. В. Ларин, г. Москва, 2008 г.
- Журнал «Секретарское дело» №3,- Москва, 2008 г.
- «Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря» Г.
Ю. Касьянова, г. Москва, 2011 г.
- «Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления)» Т. В. г. Москва, 2010 г.
- «Офис — мастер».
Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера» г. Москва, 2008 г.
- Государственная система документационного обеспечения. Основные положения, Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Г. Москва, 2008 г.
