Секретарское обслуживание

Реферат

Секретарь — одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Без секретаря не обходится ни одна организация. Секретарь — это правая рука менеджера, сотрудника, обладающего оперативной информацией и осведомленного о текущих делах бизнеса, фирмы, организации, фирмы или учреждения.

В последние годы профессия секретаря претерпела значительные изменения. Если еще недавно секретаря было принято называть «лицом компании», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующего различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Сегодня в организациях и на предприятиях различных организационно-правовых форм существует множество разновидностей профессии секретаря. Обязанности различных секретарских сотрудников очень разные.

Оператор по телефону в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяется с необходимыми абонентами. Секретарь по телефону принимает заказы и телефонные сообщения, предоставляет по телефону необходимую информацию об ассортименте товаров или услуг, предоставляемых компанией, от имени начальника, связывается по телефону с их сотрудниками и представителями сторонних организаций. Технический секретарь работает с оргтехникой. Администратор принимает письма, факсы, электронные письма, отвечает на телефонные звонки и пересылает их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей, является координатором и руководителем офиса.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. © 37) должность секретаря дается с дополнениями:

  • секретарь-машинистка,

  • секретарь незрячего специалиста,

  • секретарь руководителя,

    23 стр., 11018 слов

    Культура делового общения секретаря

    ... после ухода посетителей. 2.2. СРЕДСТВА СОЗДАНИЯ ПРИВЛЕКАТЕЛЬНОГО ИМИДЖА Для имиджа секретаря важно все: манеры, культура языка, одежда и интерьер офиса. Например, на посетителей производит хорошее впечатление, когда ... трубку снимают, хозяин спрашивает посетителя, сколько ему нужно и говорит по телефону: «Пожалуйста, перезвони...», указывая время с большим отрывом. важно, чтобы абонент, перезвонив ...

  • секретарь-стенографистка,

  • ученый секретарь.

Все они отличаются большим разнообразием функций, набором обязанностей и прав, различными требованиями к образованию, опыту работы и навыкам. Квалификационные характеристики данных специалистов представлены в Приложении А.

Развитие новых социально-экономических отношений в России вызвало стремительный рост различных типов предприятий и негосударственных предприятий. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Также секретари работают для представителей свободных профессий — юристов, нотариусов, а также для небольших частных компаний.

Управленческий состав коммерческих неправительственных организаций, как правило, очень небольшой. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь — административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Этот новый тип профессии секретаря называется помощником секретаря.

Как известно, секретарь и помощник — это разные разновидности профессии секретаря. Секретарь руководителя организации — это помощник, который организует деятельность первого руководителя, готовит для него документы, организует встречи, переговоры, командировки и оказывает телефонные услуги. Референт — это специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Слово «секретарь» происходит от латинского слова secret («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо». Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в

Помощник секретаря — это доверенное лицо менеджера, которое обладает определенной информацией и освобождает своего начальника от текущей работы, позволяя ему сосредоточиться на решении основных проблем компании. Благодаря работе секретаря-помощника руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных обязанностей.

Помощник секретаря — это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

  • функции по документационному обеспечению управления;

  • функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции документального обеспечения руководства, секретарь-помощник занимается подготовкой и оформлением официальных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Следует отметить, что в негосударственных структурах, где работают секретари-помощники, как правило, не создается специального делопроизводства, функции по делопроизводству сосредоточены в секретариате. При этом рабочее место помощника секретаря обычно оснащено современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет организовать офисные услуги оптимальным образом, с минимальными затратами рабочего времени, совмещая их с выполнением множества других задач.

5 стр., 2329 слов

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ...

... по улучшению работы секретаря в новой среде. ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием ...

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, обеспечение рабочего покоя руководителя, контакты с персоналом фирмы и забота о гостях фирмы, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Часто секретарские функции для бездокументарного управления определяются как функции организационной поддержки деятельности менеджера. Это не вполне точно. Действительно, помощник секретаря — надежный помощник менеджера. Вместе с тем на нем замыкаются все (или большинство из них) внутренние и внешние связи организации, он является связующим звеном между руководителем и сотрудниками, а также деловыми партнерами. Поэтому значительное место в функциях помощника секретаря по недокументированным услугам занимают коммуникативные функции. Сегодня помощника исполнительного секретаря не только часто называют «правой рукой» менеджера, но также сравнивают с «центральной нервной системой» компании, что еще раз подчеркивает важность коммуникативной составляющей в безбумажной торговле услуги.

Специальная группа функций секретаря-помощника состоит из справочных функций, которые сложно однозначно определить как документальные или недокументальные. С некоторой долей условности эти функции иногда называют функциями информационной поддержки деятельности менеджера. К референтской составляющей прежде всего относятся:

  • просмотр специальной литературы и периодической печати по профилю деятельности фирмы

  • поиск и обработка необходимой руководителю информации

  • знание книг, справочников и других источников, в которых содержится необходимая в повседневной деятельности руководителя информация

Объем контактных функций в разных организациях очень разный, но каждый секретарь-контактный должен уметь грамотно организовать работу с информацией. Секретарь-референт должен иметь всестороннюю информацию о сотрудниках фирмы (телефоны, адреса и т.д.), уметь разыскать необходимого руководителю сотрудника не только в рабочее, но и в свободное от работы время, знать о важнейших событиях в личной жизни сотрудников (юбилеях, иных торжествах).

В дополнение к традиционным обязанностям помощника и помощника менеджера, заместителю секретаря теперь делегируются различные функции, которые ранее не были частью секретарской деятельности. Объем этих обязанностей довольно широк и варьируется в зависимости от компании.

39 стр., 19336 слов

Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ...

... по улучшению работы секретаря в новой среде. ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛНЬОСТИ : ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА 1.1 Секретарь, секретарь-референт, помощник руководителя: соотношение понятия. Уровни деятельности секретаря В любом учреждении, организации, фирме секретарь занимается документированием управленческой деятельности, ...

Некоторые административные функции и мелкие бухгалтерские операции часто передаются помощнику секретаря. В обязанности секретаря-референта входит прием клиентов и гостей фирмы, деятельность в рамках паблик рилейшнз (связи с общественностью), формирование архивов и т. д. Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. Все факты, документы, инструкции, касающиеся деятельности начальника, фиксируются в его дневнике.

В небольших коммерческих организациях помощник секретаря, как правило, взаимодействует со службой безопасности, кадровыми и хозяйственными службами. В отсутствие должностей руководителей этих служб он иногда напрямую координирует деятельность этих подразделений. Часто секретарям-референтам передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений).

На некоторых малых предприятиях обязанности помощника секретаря ближе к обязанностям заместителя начальника по общим вопросам.

Часто сотрудник, выполняющий обязанности подчиненного секретаря, находится в подчинении у помощника секретаря.

Любой исполнительный секретарь должен уметь принимать решения, давать указания и представлять своего руководителя в деловых ситуациях.

Значение помощников секретарей в структуре управления постоянно возрастает. По версии журнала «Профило», сегодня секретарь-помощник входит в двадцатку самых востребованных профессий. Кроме того, по степени престижа и перспективам на ближайшие пять лет эта профессия получила наивысший рейтинг. Живая и интересная работа, неплохая оплата труда (особенно в крупных городах) делают эту профессию достаточно привлекательной. Спрос на профессиональных помощников секретарей сохраняется независимо от кризисов, политических колебаний и обменных курсов.

Формирование новой профессии секретаря в равной степени основывается на национальном и зарубежном опыте организации секретарских услуг.

Следует отметить, что в США и Западной Европе работа сертифицированного секретаря долгое время считалась достаточно уважаемой и соответственно оплачивалась. Секретари проходят обучение в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без которого невозможно рассчитывать на должность высокого секретаря.

Работа секретаря-референта современной российской фирмы имеет свою специфику:

  • большое разнообразие задач со значительными различиями в них по степени сложности, важности и т. д.;

  • весьма насыщенный рабочий день;

  • необходимость выполнять параллельно несколько работ;

  • постоянные сверхурочные, незапланированные задания, необходимость в случае срочной работы задерживаться после окончания рабочего дня;

  • особые условия работы: телефонные звонки, вызовы и т. п.

    40 стр., 19573 слов

    Организация секретарского обслуживания в ООО

    ... обработку, анализ, накопление, исследование, запись и представление информации. 3. Организационная работа (бездокументное обслуживание): плани­рование ра-бочего дня, прием посетителей, телефонные переговоры, дело­вое ... в исследуемой компании возложено на исполнителей компетентных функций. Секретаря по праву называют лицом организации, поэтому наряду с деловыми качествами, к которым относятся: ...

Специфика и сложность секретарской работы также связана с тем, что секретарь всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами и клиентами. Не случайно говорят, что «секретарь — лицо фирмы». Секретарь-референт — профессия обслуживания. Во внутренней практике должности помощника секретаря занимают в основном женщины, которые с большей вероятностью проявят себя в качестве помощников.

В связи с изменением должности секретаря в структуре управления современной компании повысились требования также к уровню образования помощника секретаря, его профессиональной эрудиции, коммуникативным способностям и умению решать различные бизнес-задачи. Сегодня профессия секретарского помощника требует высококвалифицированного человека, обладающего целым рядом личных и деловых качеств, в связи со спецификой секретарской работы.

Перейдем к многочисленным объявлениям о приглашении на работу секретарей-помощников. К соискателям этой должности предъявляются делопроизводства (подразумевается знание правил составления и оформления основных видов управленческих документов и основные правила организации работы с документами); навыки работы с ПК (подразумевается знание текстового редактора Microsoft World, системы электронных таблиц Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

Действительно, квалификация и другие требования к современным секретарям намного шире. К сожалению, при приеме на работу секретаря менеджер не всегда может четко сформулировать эти требования. А описание должностных обязанностей, если таковое имеется, не дает полного представления об обязанностях заместителя секретаря.

Профессиональный секретарь-помощник должен обладать определенными знаниями и навыками, иметь определенные рабочие и личные качества.

Профессиональные знания и навыки, необходимые современному секретарю-референту, можно условно разделить на три группы: 1. Знания, необходимые для документального и информационного обеспечения руководства и компании в целом. Секретарь-референт должен знать:

  • нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления

  • основные принципы организации документооборота

  • основы архивного дела

  • основные прикладные программы

  • русский язык

  • один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы).

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

  • составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

    7 стр., 3334 слов

    Организация работы секретаря

    ... «следует» действительно достижимо. 3. Компромисс для сближения "Должно" и "Есть". 1.1. Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов: 1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат. 2. ...

  • рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

  • находить, систематизировать и хранить информацию;

  • пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

  • правила ведения деловой беседы;

  • принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

  • современные средства связи;

  • основы профессиональной этики.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

  • вести деловые беседы и телефонные переговоры;

  • организовать совещания, презентации, служебные поездки;

  • пользоваться современными средствами связи;

  • организовать прием посетителей;

  • планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

  • принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

  • основы административного, трудового и хозяйственного права;

  • правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников.

Основываясь на этих знаниях, секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Кроме того, можно сказать о тех специальных знаниях, которыми должен обладать ученый секретарь, обычно имеющий не только высшее образование, но и ученую степень.

Ученому секретарю необходимо знать:

  • научные проблемы соответствующей области знаний, науки и техники;

  • направления развития экономики в конкретной сфере деятельности учреждения;

  • отечественные и зарубежные достижения в аналогичной области знаний;

  • установленный порядок организации, планирования, финансирования, проведения и внедрения в жизнь научных исследований и разработок, а также их патентование;

  • действующее законодательство, регулирующее защиту авторских прав и патентов;

  • методы организации труда научных работников и управления научными исследованиями и разработками и др.

Поэтому секретарь-помощник должен уметь выполнять все виды работ: от самых простых технических до творческих. Но его работа отличается от работы других секретарей, прежде всего высочайшим профессионализмом, наличием референтских видов работ, связанных со сбором, анализом, представлением материалов и составлением документов, свободным знанием иностранных языков и безупречным знанием компьютерных технологий. Секретарь-помощник — это высокообразованный, творчески одаренный и высокопрофессиональный помощник руководителя, которому вы всегда доверяете и на которого можете положиться при выполнении поручений любой сложности.

12 стр., 5993 слов

Организация рабочего места секретаря

... влияющих на эффективность работы приемной; ѕ Выявление основных правил, способствующих рациональной организации рабочего места секретаря. В тоже время в приемной чисто физически должно быть место для ... время отвечать требованиям экономии площади помещения: ѕ рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет ...