Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Документы фи
ксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними программно-нормативными документами.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари).
Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего, в козитрикитерикиманикиманикиманикиман.
Документы многообразны и каждый вид документа — приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Очень важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.
Движение документа и его обработка с момента получения и отправки может быть разложена на этапы: получение и первичная обработка, регистрация, контроль за исполнением, информационно-справочная работа, отправка. После исполнения документов надо организовать их хранение так, чтобы в случае необходимости иномтобтобтомырыманыманымам. Порядок хранения документов.
«Организация работы с документами в
... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... и главная медсестра». В этих журналах не так много статей, посвященных ведению делопроизводства в медицинских организациях. Достаточно подробно Родионов И.В. 4 в журнале «Главный врач» ...
Ещё более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо прочего, часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными оперативными инструментами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения они передаются на вечное хранение в госудыдена. Лица, виновные в утрате или гибели документов, могут быть привлечены к уголовной ответственност. Готовя дела к сдаче в архив надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивнымичедиченые.
Свои особенности имеет работа с обращениями граждан. Она всегда выделяется в самостоятельную функцию службы делопроизводства и ведётся специальным подразделением (бюро) или назначенным работником. В небольшой организации (фирме) эта работа может быть поручена как отдельная функция секретарю-референту (секретарю).
Службе делопроизводства часто поручается подготовка и обслуживание совещаний. Так как в этом виде управленческой деятельности большое количество работников. Порядок подготовки, выполнения совещаний, ведения и оформления протокола подробно освеганикиникиникиник.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования предъявляются к составлению и оформлению служебных документов: должен знарыть.
1. Понятие документа
Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоиси. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).
На. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать». Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель рекламы представляет собой взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих средств, служит доказательством их исполнения и инструментами для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ предоставляется как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
2. Бланки документов
Бланк документа — это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами.
Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланк может быть заранее отпечатан в типографии (наиболее распространенный способ), изготовлен с помощью средств оперативной полиграфии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа. Но, бланки с изображением герба Российской Федерации или субъектов Российской Федерации могогостогомикогомикимыкогомикимыкимыкогомикик.
В организации обычно применяются два вида бланков — для писем и общий бланк для всех другив вотуд. Бланк для письма и общий различаются набором реквизитов. Максимальный набор реквизитов:
|
БЛАНК ПИСЬМА |
ОБЩИЙ БЛАНК |
|
РЕКВИЗИТЫ |
|
|
Герб |
Герб |
|
Эмблема организации |
Эмблема организации |
|
Наименование организации — автора документа |
Наименование организации – автора документа |
|
Справочные данные об организации — авторе |
Место для наименования вида документа (или вид документа) |
|
Дата документа |
Дата документа |
|
Регистрационный номер документа |
Регистрационный номер документа |
|
Ссылка на регистрационный номер и дату документа |
Место составления или издания документа |
