Роль документной информации в управлении.
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражена в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной бизнес-ситуации создается множество различных типов документов. Они подразделяются по:
- содержанию информации (отражают основные функции управления)
- происхождению (служебные и личные)
- месту составления (внешние и внутренние)
- способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
- форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
- количеству вопросов (простые – один вопрос; сложные – несколько вопросов)
Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Значение организационно-распорядительной документации (ОРД).
Ее состав.
Среди широкого разнообразия типов деловых документов, циркулирующих на предприятиях и в организациях, деятельность по организационному и административному управлению в основном заключается в разработке и внедрении решений, зафиксированных в организационной и административной документации. Организационно-распорядительная документация — наиболее используемый вид документации.
Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на три группы:
- Организационные документы;
- Распорядительные документы;
- Справочно-информационные документы.
Остальные формы управленческой деятельности отражены в других документах. Например, бухгалтерский учет отражается в статистической, бухгалтерской, материально-технической документации в договорах, актах, заказах, письмах и так далее.
Организационно распределительная документация. «организационно-распорядительная ...
... организационно-распорядительных документов (ОРД). Эти документы должны составляться и оформляться в соответствии с ГОСТ 6.38.90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и УСОРД. Организационно-распорядительные документы включают следующие группы управленческих документов: организационные, распорядительные и информационно-справочные документы. ...
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. В первую очередь, это организационные документы, разработанные самими учредителями и нормативные. Организационные документы регулируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. К организационным документам относятся: устав и другие учредительные документы, инструкции, персонал, внутренние положения и другие.
Для решения основных задач организации издаются приказы, инструкции, решения, решения, приказы. Это вторая группа – распорядительные документы.
Третья группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.
Задания
1. Перечислите вопросы, связанные с документацией и организацией работы с документами, регулируемыми современными правовыми актами и методическими документами.
Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформления документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного Герба РФ, гербов субъектов РФ.
Требования к составу реквизитов документов, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливается стандартом ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.» Его требования являются рекомендательными и распространяются на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы.
ГОСТ Р 6.30 – 2003 описывает систему реквизитов – элементов оформления официального документа, устанавливает состав реквизитов документов, их расположение на листе, а также требования к тексту и бланкам документов. Дополнительные сведения требуются для каждой системы документов.
Состав реквизитов, придающих документам юридическую силу.
В делопроизводстве действуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые устанавливаются государственными нормативными актами.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
- юридическую силу документов;
- оперативное и качественное составление и исполнение документов;
- организацию быстрого поиска документов;
- более активное использование компьютера при составлении документов;
- Любой документ состоит из ряда составляющих его документов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.
Бланки документов
... записывается, закрепляется в документе. 2. Бланки документов Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Сегодня все организационно-распорядительные документы, отправляемые из организации, оформляются на бланках, как в ...
В практике коммерческих предприятий требование «1 — государственный герб» не используется”. он размещается только в документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено это право. Реквизит «3 — изображение награды» также не используется при разработке фирменного бланка компании.
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:
2 — эмблема организации;
7 — наименование организации;
9 — индекс предприятия связи, почтовый индекс, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
10 — название вида документа;
11 — дата;
12 — индекс (номер) документа;
13 — ссылка на индекс и дату входящего документа;
15 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — адресат;
17 — гриф утверждения;
18 — резолюция;
19 — заголовок к тексту;
20 — отметка о контроле;
21 — текст;
22 — отметка о наличии приложений;
23 — подпись;
25 — визы;
26 — печать;
27 — отметка о заверении копии;
28 — фамилия исполнителя и номер его телефона;
29 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
31 — отметка о поступлении[1].
Особенно важна правильная запись таких данных, как дата, подпись, печать, штамп одобрения, которые придают документу юридическую ценность.
Каждый документ можно разделить на 3 основные части:
- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
- основную часть (реквизиты “текст” и “приложения”);
