Говорят, что человек не властен над временем. Время — это самый важный личный ресурс человека, который тратится зря и не подлежит возмещению.
На восприятие времени человеком влияет общая культура человека, его система ценностей и приоритетов. Для некоторых время — это прямая дорога в будущее, и уже невозможно вернуться в прошлое, следуя по ней. Решение возникающих проблем не откладывается на потом, оно проводится сразу, потому что как бы вы ни откладывали проблему, рано или поздно ее придется решать, так как без ее решения движение вперед блокируется, замедляясь. Например, работа, которая не была отправлена или не защищена к установленной дате, может закрыть выход на сессию экзамена. Не подготовленные для суда документы откладывают слушание дела.
Другие воспринимают время как круговое/циклическое движение, когда события постоянно повторяются: смена времени суток, смена сезонов года. Документы к суду можно подготовить и позднее, ничего катастрофического не произойдет; опоздал на рейс — не трагедия, есть следующий; опоздал в загс — не проблема, можно прийти в следующий раз.
В бизнесе и особенно в юридическом бизнесе возможны оба варианта восприятия времени, и каждый будет правильным. Умышленное затягивание подачи документов под любым разумным предлогом откладывает слушание дела, и это тоже правильное решение для одной из сторон.
Время — единственный ресурс, который не воспроизводится, его невозможно обогнать, но от него можно отстать. Задание, которое не было выполнено вовремя, должно быть выполнено в следующий раз, отведенный для выполнения другого задания, или за счет личного времени. Это ведет к напряженности (интенсификации) труда, влияет на качество выполнения задания, сокращает личное время и нередко вызывает психологическое напряжение.
Планирование и управление временем или организация времени — это технология для организации и повышения эффективности использования времени.
закону Парето
Возникает закономерный вопрос: почему 80% рабочего времени используется неэффективно? Что можно сделать, чтобы увеличить фактическую продолжительность времени? Согласно закону Парето, удвоение фактического рабочего времени удвоит объем проделанной работы. Но это не так. На объем и качество выполняемого задания влияют профессионализм, квалификация, компетентность и опыт специалиста (исполнителя).
Эти четыре позиции касаются профессиональных качеств человека и на самом деле могут решающим образом влиять на объем и качество работы, но только при определенных условиях. Их эффективность требует прочной основы: адекватной мотивации, заинтересованности и психофизиологического состояния исполнителя. Приобретенные навыки и личные качества, такие как самоорганизация и самоконтроль, помогают специалисту эффективно управлять временем.
Применение инструментов менеджмента качества
... в области качества. Задание 1 На основе анализа данных с использованием диаграммы Парето сделать ... и биржи ЮНИТИ, 2003. - 334 с. Управление качеством: Учебник для вузов /2-е издание доп. ... потерям. Анализируются четыре основных причинных фактора: люди, оборудование, материалы и методы работы. ... участок - 21% участок - 21% ВТО – 7% Задание 2 диаграмму причинно-следственных связей (диаграмму Исикава) ...
Более того, довольно сложно поместить юридическую деятельность в прокрустово ложе закона Парето.
Юридическая деятельность не поддается хронометражу
Предоставление юридических услуг не зависит от времени, поскольку каждая услуга отличается своей внутренней особенностью, вытекающей из социального характера самой услуги. Адвокат, занимающийся делом о разделе имущества между бывшими супругами, может занять пять рабочих дней или меньше в одном случае, а в другом — не в течение года.
Планирование деятельности в любой компании, в том числе в юридической, предполагает планирование и управление рабочим временем, которое включает:
- 1) планирование направлений юридической деятельности с указанием временных отрезков;
- 2) распределение по каждому направлению задач по времени между опытными юристами и вчерашними выпускниками;
- 3) постановку целей с указанием срока их достижения (освоение новых видов юридических услуг и новых целевых рынков);
- 4) анализ эффективности временных затрат;
- 5) мониторинг и корректировку использования времени;
- 6) составление списков приоритетных заданий и расстановку акцентов по важности заданий.
И крайне важно помнить: время, отведенное на задачу, оплачивается независимо от степени выполнения и качества выполнения. Если задача не выполнена в течение установленного пятидневного периода и подрядчику требуется еще пять дней для ее выполнения, оплачиваются как первый запланированный период, так и второй дополнительный период. Если задача выполняется в более короткие сроки, чем запланированное время, исполнитель получает следующую задачу. Разница в первом и во втором случаях может быть компенсирована размером премии [6, https:// ].
Квалифицированная юридическая практика и профессиональная компетентность немыслимы без способности и умения юриста организовать свою работу и распорядиться своим временем.
Организация тайм-менеджмента
Неспособность организовать работу (собственную и сотрудников) рано или поздно приводит к срыву установленных сроков, к спешке и, возможно, даже к ошибкам в работе, что в конечном счете оборачивается отрицательными последствиями и ударяет, но репутации специалиста и сказывается на его самооценке. Для юриста-менеджера подобная проблема кажется намного более сложной из-за его управленческих обязанностей. Устанавливая для каждого сотрудника сроки выполнения поручений, поверенный-менеджер организует систему контроля за соблюдением индивидуальных сроков выполнения поручений. Управленческий процесс требует много времени. снизить управленческую нагрузку можно, делегировав определенные полномочия сотрудникам и внедрив информационные технологии.
В целом задача юриста-руководителя сводится к совершенствованию всего процесса работы сотрудников, т. е. к созданию должных условий работы.
Курсовая работа стратегическое финансовое планирование на предприятии
... системе планирования и стратегического менеджмента (в зависимости от темы исследования). Выводы по курсовой работе отражают ... Факторы, характеризующие предприятие: репутация (имидж) предприятия; квалификация руководителей; квалификация специалистов; квалификация рабочих; организационно- ... деятельность на запросы покупателей? 5. Финансовые планы Каковы тенденции в изменении финансовых показателей ...
Ахиллесовой пятой управления временем являются прямые потери рабочего времени из-за нерегламентированных перерывов (перекуры, посторонние телефонные разговоры), организационнотехнических причин («завис» компьютер, сбой в электропитании), производственной гимнастики, выполнения несвойственных функций.
уменьшить нехватку рабочего времени можно за счет улучшения тайм-менеджмента, анализа затрат и запасов, увеличения активной части и, как следствие, уменьшения пассивной части. Одна сторона решения этой проблемы зависит от руководства, другая — от сотрудника. Если у юриста нет подходящей работы, он не оснащен современной оргтехникой и справочными системами, эффективность его рабочего времени стремится к нулю, его активное рабочее время сокращается до минимума.
Признаками слабого планирования и управления временем можно считать
- 1) отсутствие четкого расписания работы на текущий день, неделю, месяц;
- 2) неумение планировать распорядок дня;
- 3) наличие неквалифицированного секретаря или помощника, который не знает или не имеет распорядка дня руководителя,
не в курсе, где он будет находиться и что должен делать в тот или иной момент своего рабочего дня, недели, месяца;
- 4) непонимание значения и отсутствие навыков работы с современной оргтехникой, программным обеспечением и справочными правовыми системами;
- 5) игнорирование руководителем, затягивание ответов на деловые письма, дачу их с нарушением сроков;
- 6) ссылки руководителя на нехватку рабочего времени, его вынужденные задержки на работе и (или) стремление завершить работу дома;
- 7) выполнение руководителем нередко работы за своих подчиненных, считая, что сам он сделает ее лучше;
- 8) неумение или страх делегировать отдельные полномочия своим сотрудникам из-за недоверия или неуверенности в их способностях;
- 9) большой поток рутинных дел, лишающий руководителя возможности заниматься главными вопросами;
- 10) отсутствие автоматизации управленческой работы и должного программного обеспечения;
- 11) работу в условиях постоянного дефицита и спешки, приводящую к переутомлению.
Из причин дефицита рабочего времени следует выделить:
- 1) бесплановость как принятый в компании стиль работы;
- 2) невыполнение своих непосредственных обязанностей как следствие несоответствия занимаемой должности;
- 3) завышенную оценку своих способностей и возможностей;
- 4) отсутствие у работника личной миссии и понимания: что он может сделать для организации, что может получить, какими активами располагает;
- 5) отсутствие интереса и слабую мотивацию сотрудника, в том числе отсутствие возможности карьерного развития, не компенсируемого ростом заработной платы.
Ежедневное оперативное планирование рабочего времени занимает не более 10-15 минут, что соответствует двум дополнительным рабочим часам благодаря улучшенному управлению временем. Заблаговременное планирование времени помогает сократить потери времени. Ежедневное оперативное планирование улучшает координацию действий сотрудников, координирует их совместные действия с течением времени и в целом повышает их продуктивность. Список задач, которые необходимо выполнить, следует подготовить накануне. Список дел — это навигатор, который проведет вас по маршруту и поможет вам добраться до пункта назначения.
разработанные и апробированные методики планирования рабочего времени
- 1) при составлении ежедневного плана отводить на плановые работы 60% рабочего времени и резервировать 40% времени на непредвиденные и спонтанно возникающие проблемы;
- 2) между запланированными мероприятиями должен быть временной разрыв, чтобы вовремя начать очередное мероприятие, если на предыдущее потребовалось больше времени, чем было запланировано, или произошел сбой в силу возникшей форсмажорной ситуации;
- 3) постоянно хронометрировать время с фиксацией того, как и на какие нужды оно было затрачено, что дает ясную картину о затратах времени и позволяет составить более эффективный план на будущее;
- 4) распределять мероприятия на кратко-, среднеи долгосрочные с указанием времени на выполнение каждого;
- 5) соблюдать принципы составления плана: системность, регулярность, непрерывность, последовательность, контроль, корректировка с учетом обстановки;
- 6) планировать реальный объем работы, который действительно можно выполнить в отведенное рабочее время;
- 7) установить неприемные часы — время для выполнения важных заданий, позволяющее спокойно работать без помех извне;
- 8) сверхважные дела решать утром, поскольку их решение определяет и влияет на остальные задачи;
- 9) установить конкретные дни проведения совещаний и заседаний и придерживаться этих установок;
- 10) тщательно готовиться к совещаниям и заседаниям, продумать выносимые проблемы; заседания (совещания) назначать за час-два до перерыва на обед или до окончания рабочего дня, чтобы уйти от пустых разговоров и оперативно решать обсуждаемые проблемы;
- 11) минимизация числа конференций, собраний и совещаний;
- 12) использовать корпоративный тайм-менеджмент для оптимизации времени всех сотрудников, что в конечном счете ведет к росту эффективности деятельности всей организации;
- 13) установить приоритеты выполнения заданий по их важности;
- 14) делегировать все, что можно делегировать;
- 15) учитывать факторы, влияющие па колебания работоспособности: до и после обеда, начало — середина — конец недели/месяца, сезона, года, поведение небесного светила, фазы луны.
В системе планирования и управления временем важно расставить приоритеты в списке дел, присвоив каждому уровень важности. Определив основную задачу, следует оценить последствия ее выполнения или невыполнения, поскольку невыполнение ее в установленные сроки может иметь серьезные последствия. Для расстановки приоритетов рекомендуется метод « АБВГД », позволяющий установить приоритеты и очередность выполнения задач. Буква А назначается задачам первостепенной важности и с серьезными последствиями, если они не выполняются. Буквой Д отмечаются малозначимые задачи, которые ни на что не влияют. В каждой группе задач рекомендуется использовать цифры (А1, А2, Б1, Б2), указывающие на последовательность выполнения задач.
закон принудительной эффективности,
- 1) первоочередные задачи, приносящие наибольшую выгоду и результат, выполняются последовательно в первую очередь;
- 2) то, что можно сделать сегодня, не откладывается на завтра (в США это называется «съесть лягушку»); 3) начав дело — его следует завершить, не отвлекаясь на другие дела; 4) сконцентрировать усилия на выполнении важнейшего задания.
Сегодня помимо вышеизложенных систем планирования времени (закон Парето и метод «АБВГД») используются и другие системы: метод Альп, система «АВС», метод Эйзенхауэра. В их основе лежит модифицированный и модернизированный закон Парето.
Метод Альп
- 3) принятие решений по приоритетным делам и перепоручениям;
- 4) контроль учета выполненных дел.
Система «АВС»
Использование системы «АВС» требует соблюдения следующих условий: 1) составить список всех задач; 2) систематизировать их по важности и установить очередность; 3) пронумеровать задачи; 4) оценить задачи по категориям А, В и С; 5) задачи категории, А (15% общего количества) решает первый руководитель, главный специалист; 6) задачи категории В (20%) подлежат перепоручению; 7) задачи категории С в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению (табл. 2.4).
Таблица 2.4, Установление приоритетности задач по системе «АВС»
|
Задачи. |
Доля выполнения задач, %. |
Исполнитель. |
||
|
Тип. |
Степень важности. |
Показатель, %. |
||
|
А. |
Наиболее важные. |
Главный специалист. |
||
|
В. |
Важные. |
Делегирование. |
||
|
С. |
Малосущественные. |
Обязательное делегирование. |
||
Метод Эйзенхауэра,
Современные электронные системы, программное обеспечение для бизнеса и электронные библиотеки позволяют повысить эффективность управления, планирования и использования рабочего времени. В частности, для юриста таким мощным подспорьем являются электронные справочно-правовые системы «Гарант», «КонсультантПлюс» и др.
- Выражение «прокрустово ложе» отрицает динамизм жизни, новые идеи, творческое решение проблем, требующее неукоснительного соблюдения установленных формальностей, норм и директив, часто жертвуя существенным. Являясь одним из типов логических ошибок, он представляет собой ложный аргумент, заведомо неправильный подход к проверке тезиса. Прокруст (греч. — растягивающий) — прозвище разбойника по имени Полиномен, который подгонял под размер своего ложа заходивших к нему путников, обрубая или растягивая ноги. В конце концов он сам оказался на собственном ложе.
- Хронометраж — метод изучения эффективных показателей рабочих действий: измерение временных интервалов выполнения отдельных действий с целью определения оптимального времени их выполнения. Этот метод лежит в основе нормирования труда, но с его помощью можно оценить темп работы, темп работы.
