Министерство сельского хозяйства Российской Федерации
Департамент научно-технологической политики и образования
Федеральное государственное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Красноярский государственный аграрный университет»
Институт экономики и финансов АПК
Кафедра: Документоведение
РЕФЕРАТ
«Система распорядительной документации»
|
Выполнил студент группы |
Крайник И.Аю |
|
|
Принял (Ученое звание, степень, или должность) |
(ФИО) |
|
Красноярск 2014
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, используемые в данной области.
Можно дать классификацию систем документации, соотношение которых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:
- организационные документы;
- распорядительная документация;
- информационно-справочные документы и справочно-аналитическая документация;
- плановая документация;
- отчетно-статистическая;
- кадровая документация;
- бухгалтерская документация.
Среди большого разнообразия документов предприятий и организаций, входящих в перечисленные группы, организационно- распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.
ОРД классифицируется на три группы:
1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);
3) информационно-справочная документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).
К административным документам относятся: указы, указы, постановления, указы. Они носят административный характер. Направлено на подчиненные или подчиненные организации, группы или отдельных должностных лиц.
Проекты распорядительных документов могут быть подготовлены структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.
Чтобы подготовить черновик документа, нужно изучить суть проблемы, посмотреть предыдущие документы по этой теме, учесть различные мнения и написать черновик. Проект обсуждается и принимается на заседании коллегиального органа либо согласовывается и подписывается руководителем организации. Подготовленный документ доводится до сведения заинтересованных сторон.
Все распорядительные документы делятся на две группы:
1. Издаваемые на основе коллегиальности (постановления коллегии, собрания), решения коллегиальных органов.
2. Издаваемые на основе единоначалия (приказы, распоряжения).
Приказ — это распорядительный акт, издаваемый руководителем организации по наиболее важным и глобальным вопросам деятельности учреждения для решения основных и оперативных задач.
Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.
Различают приказы:
1. По основной деятельности (по общим вопросам)
2. По личному составу (по кадрам)
ПОРЯДОК — административный акт, изданный начальником для решения операционных проблем.
Распоряжения организации составляются в основном по вопросам:
- информационно-методического характера,
- повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности,
- связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил, других документов (напр., о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании;
- о передаче дел увольняемыми сотрудниками;
- о сроках предоставления авансовой отчётности;
- о порядке использования служебного автотранспорта и т.п.).
Распоряжение государственного или муниципального органа управления является обязательным правовым актом для организаций и граждан, которым адресовано распоряжение.
Распоряжения, касающиеся прав и интересов граждан, должны быть опубликованы в двухнедельный срок в официальных изданиях.
Решение является административным актом коллегиального органа управления. Издаётся министерствами, ведомствами, научными советами).
Решения издают организации (при коллегиальном управлении, например, Совет директоров, и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.
Оформляется на общем бланке. Эти документы также состоят из двух частей: декларативной и административной.
РЕЗОЛЮЦИЯ — документ, который выдается высшими органами государственной власти — комитетами и комиссиями, формируемыми при правительстве.
Постановления, издаваемые высшими органами гос. власти подписываются Председателем.
Есть организационные решения и те, которые адресованы для исполнения в другие органы. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждением плана. Последние предназначены для исполнения компаниями, учреждениями, должностными лицами.
Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних) принимают постановления, обязательные для исполнения.
Комитеты, не обладающие полномочиями, принимают рекомендации рекомендательного характера. («Предложить», «Рекомендовать»).
Указы раскрывают экономические, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений принимается несколько нормативных документов.
Постановлением является также заключительная часть протокола заседания коллегиального органа (собрания, правления, президиума и т.п.).
Эти постановления подписываются председателем коллегиального органа и секретарем. Проект постановления визирует юрисконсульт.
ПОДГОТОВКА РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Можно выделить следующие этапы подготовки распорядительного документа: изучение сути проблемы, подготовка проекта документа, согласование, подпись. Для резолюций и решений этап обсуждения и принятия этих документов добавляется во время заседания коллегиального органа.
Подготовку проекта административного акта можно поручить одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться учёные или квалифицированные специалисты из числа практических работников.
Чтобы подготовить проект административного документа, они собирают всю необходимую информацию, составляют проект документа, затем изменяют и уточняют. Проект административного акта подлежит согласованию с заинтересованными подразделениями или должностными лицами. Согласование осуществляется путём визирования (при внешнем согласовании — проставлением грифа согласования).
Например, виза юрисконсульта свидетельствует о соответствии документа законам и постановлениям.
Визы и гриф согласования проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласия с проектом пишется заключение. Если в рассматриваемый проект вносятся существенные изменения, документ подлежит повторному утверждению. При наличии всех необходимых виз документ подписывается руководителем (никакие исправления в распорядительный документ после подписания не вносятся), регистрируется в канцелярии (нумерация валовая в пределах календарного года), а копии или выписки рассылаются заинтересованным лицам и подразделениям, или исполнителей знакомят с текстом распорядительного документа под расписку.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 — Государственный герб Российской Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — наименование вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии приложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 -отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.
Требования к оформлению реквизитов документов
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).
Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Название организации, являющейся автором документа, должно совпадать с названием, закрепленным в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Название организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или на другом языке находится ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование организации предоставляется в случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.
Название филиала, территориального отделения, представительства указывается, если оно является автором документа и встречается под названием организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций, отмеченных косой чертой в порядке авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
