Основные понятия делопроизводства (2)

Реферат

Несмотря на наличие систем электросвязи, объем сервисной документации поражает своими размерами. Однако круг управленческих ситуаций, требующих подготовки уведомительных и административных документов, далеко не безграничен и поддается четкой классификации.

Отсутствие навыков в работе с документами является существенным пробелом в профессиональной подготовке специалистов органов внутренних дел.

Целью курса «Основы делопроизводства в УВД» является приобретение студентами теоретических знаний, практических навыков и навыков, необходимых для осуществления служебной деятельности в системе внутренних дел высокого уровня, профессионального уровня. В результате изучения учебной дисциплины слушатели должны были сформировать основные понятия общего делопроизводства и делопроизводства в органах внутренних дел, принципы делопроизводства и подготовки служебно-административной документации. Курсанты должны знать возможности автоматизированной обработки документов.

Учебная дисциплина состоит из двух частей: основы оформления документов и основы набора текста. Учебный план предусматривает проведение следующих видов учебных занятий: лекции – 4 часа; ПЗ – 12 часов; КР – 2 часа; зачет – 2 часа.

Вопрос № 1. Документационное обеспечение управления

Деятельность Министерства внутренних дел Российской Федерации поддерживается системой связанных управленческих документов, которые составляют основу документации. Состав документационной базы определяется исходя из компетенции министерства кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллективный), объемом и характером взаимосвязей с другими министерствами, ведомствами и организациями.

Документы Министерства внутренних дел РФ являются собственностью государства, включаются в имущество министерства, а вопросы работы с ними регулируются законодательством РФ, нормативно-методическими документами Федерального архивного агенства РФ, Инструкцией по документационному обеспечению управления и иными документами МВД РФ.

Делопроизводство в отделении полиции осуществляется в соответствии с государственными стандартами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивная деятельность. Термины и определения» и ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4 стр., 1688 слов

Язык и стиль организационно-распорядительных документов ( по ...

... Язык и стиль организационно распорядительных документов стиль организационного документа русский язык язык и стиль распорядительных документов реферат Курсовая работа: организационно распорядительные документы Их могут издавать руководители структурных подразделов предприятий. 10 Андреева В. И. Делопроизводство (требования к ...

В целях совершенствования организации делопроизводства и порядка работы с обращениями граждан в центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России принят Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации». Приказом утверждена Инструкция по документальному обеспечению менеджмента.

Данная Инструкция разработана в целях совершенствования документирования управления, технологий обработки документов, организации документооборота и формирования документальных фондов на единой методической основе в подразделениях центрального аппарата МВД России, подразделениях, непосредственно подчиненных МВД России, органах внутренних дел Российской Федерации, учреждениях и других организациях, осуществляющих задачи, возложенные на органы внутренних дел.

Инструкция разработана на основе законодательства Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, государственных стандартов Российской Федерации, а также нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу и устанавливает единые правила работы со служебными документами.

Сопровождение управленческой документации — вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.

Документация управленческой деятельности включает в себя все процессы, связанные с записью и обработкой информации, необходимой для реализации управленческих действий на различных носителях в соответствии с установленными правилами.

Организация, ведение и совершенствование документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в системе органов внутренних дел осуществляется Административным департаментом МВД России, управлениями (отделами, отделениями, группами) делопроизводства; делопроизводства и режима; документационного обеспечения и режима; режима, делопроизводства и кадров; режима и делопроизводства; обеспечения делопроизводства; документального обеспечения; документационного обеспечения; общими отделами, секретариатами и канцеляриями органов внутренних дел.

Подразделение делопроизводства и режима является самостоятельным структурным подразделением органа внутренних дел, подчиненным непосредственно руководителю органа внутренних дел.

Ответственность за состояние документационного обеспечения управления, соблюдение правил и приемов обработки документов, обеспечение своевременности и качества их исполнения, а также создание надлежащих условий работы сотрудников подразделений делопроизводства и режима возлагается на руководителей органов внутренних дел.

Должностные лица органов внутренних дел при работе с документами обязаны:

  • знать и точно выполнять требования, установленные Инструкцией по делопроизводству.
  • не допускать нарушений, которые могут привести к разглашению сведений служебного характера или утрате документов.
  • требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний).
    29 стр., 14499 слов

    Дипломная работа оценка эффективности органов местного самоуправления

    ... модели учета эффективности местного самоуправления - доказательство актуальности данной темы. Объектом исследования являются органы муниципальной власти на примере МО г. Армавир. Объектом исследования курсовой работы является оценка эффективности управления деятельностью местного самоуправления, факторов ...

  • передавать документы другим сотрудникам только с разрешения руководителя соответствующего структурного подразделения.
  • передавать документы из одного структурного подразделения в другое только через подразделение делопроизводства и режима, под расписку в соответствующих журналах учета.
  • знакомить с документами посторонних лиц и сообщать сведения, содержащиеся в документах посторонним лицам только с разрешения соответствующего руководителя органа внутренних дел.

— немедленно сообщать руководителю соответствующего структурного подразделения и руководителю подразделения делопроизводства и режима об утрате или недостаче документов, ключей от помещений, хранилищ, в которых хранятся документы, личных печатей, а также о фактах обнаружения излишних или неучтенных документов.

  • при увольнении со службы или работы, переводе к новому месту службы или работы, убытии в отпуск, на лечение, в командировку своевременно сдавать все документы в подразделение делопроизводства и режима.
  • сведения, содержащиеся в документах, могут использоваться только в служебных целях в порядке, установленном нормативными правовыми актами МВД России.
  • сотрудники несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного порядка работы с документами и их сохранность, а также за разглашение содержащейся в них информации.

При обнаружении утери документов сотрудник должен немедленно сообщить об этом происшествии руководителю соответствующего структурного подразделения, который обязан принять комплексные меры по поиску документов, а также руководителю офиса и режиму.

Передача документов и их копий сотрудникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителя органа внутренних дел или его заместителей по запросу. О передаче документов делаются соответствующие отметки в учетных формах и на подлинниках документов (если передаются их копии) с указанием, каким должностным лицом разрешена передача документа.

Передача документов и их копий представителям СМИ происходит через соответствующее подразделение органа внутренних дел, в функции которого входит взаимодействие со СМИ.

Международный обмен информацией о преступлениях осуществляется по каналам Международной организации уголовной полиции Интерпол в установленном порядке.

В деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России, правовые акты ненормативного характера, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.

Нормативный правовой акт — письменный официальный документ принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.

Приказ — правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Положение, статут — нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно взаимосвязанные правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.

3 стр., 1244 слов

Внутренняя среда организации

... внутренняя среда также может быть источником проблем и даже смерти организации, если она не обеспечивает необходимое функционирование организации. Основные переменные в организации, требующие внимания руководства: 1. Цели. Организацию ... как люди будут реагировать на изменение условий и продолжительности работы, на стимулирование работы. Ценности — общие убеждения, вера по поводу того, что хорошо ...

Образование, образование — правовой акт, детализирующий и обеспечивающий исполнение нормативных актов, применяемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.

Правила — это нормативный правовой акт, который формулирует основные требования к определенному виду деятельности или поведения.

Распоряжение — документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.

Протокол — документ, определяющий ход обсуждения вопросов и процесс принятия решений на заседаниях, заседаниях и заседаниях коллегиальных органов.

Акт — документ, составленный несколькими людьми и подтверждающий факты и события.

Меморандум — документ на имя руководителя органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий подробное изложение любой проблемы с выводами и предложениями.

Справочник — это документ, содержащий описание или подтверждение определенных фактов и событий.

Отчет — документ, содержащий изложение определенных проблем, выводов, предложений.

План — документ, устанавливающий точный перечень планируемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, конкретных руководителей и исполнителей.

Письмо, телеграмма, телефонограмма, факсограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).

Вопрос № 2: Порядок подготовки и оформления документов

При оформлении документов необходимо соблюдать: правила, обеспечивающие их юридическую силу; оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки с помощью средств вычислительной техники; качество как исторических источников информации.

Текст документа отражает его основное смысловое содержание: управленческое действие, решение.

Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов МВД России, иных материалов справочного характера.

Требования к содержанию документа

При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:

1. Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным актам Российской Федерации и нормативным актам МВД России.

2. Документ должен быть написан служебно-деловым стилем.

3. Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключая двусмысленные толкования.

4. Используемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и нормативных актах Российской Федерации и в нормативных правовых актах МВД России, и должны использоваться в том же значении.

5. Документ должен быть основан на фактах и ​​содержать конкретные и реальные предложения или указания.

6. Документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных нормативных актах.

10 стр., 4516 слов

Организация как объект управления

... бизнесе. Предмет работы – феномен организациями. Объект работы – методы управления организации. Цель - изучение технологий управления организацией как объектом управления. Для достижения цели поставлены задачи: Изучить понятие организации в теории менеджмента. Рассмотреть генезис теории организации как объекта управления. ...

7. Документ должен быть оформлен в соответствии с действующими государственными стандартами и требованиями настоящей инструкции, иметь установленный набор обязательных реквизитов в соответствии с порядком их размещения.

8. В документе не должно быть помарок и исправлений.

Особое внимание следует уделять языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

  • нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
  • точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
  • краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.п.;
  • употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период…;
  • направляем на рассмотрение и утверждение…;
  • проверкой установлено, что…);
  • ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения;
  • обладать правом, а не владеть правом;
  • вступать в силу, а не входить в силу);
  • использование отглагольных существительных (оказывать содействия, а не посодействовать;
  • оказать поддержку, а не поддержать;
  • произвести ремонт, а не отремонтировать);
  • безличный характер изложения текста;
  • употребление специальных терминов;
  • использование сокращенных слов;
  • использование универсальных слов с неопределенным значением;
  • исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
  • исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Бланки документов

Каждый документ, как правило, оформляется на бланках и должен иметь строго определенный комплект реквизитов (составных элементов), также стабильный порядок их расположения. Отдельные реквизиты абсолютно необходимы для каждого документа, независимо от его типа. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.

Обязательные требования включают, прежде всего, постоянные требования, которые являются частью формы документа. Эти реквизиты заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом или с помощью специального штампа и образуют официальный (фирменный) бланк документа.

Для документов с временным сроком хранения допускается использование фотокопий форм, а также форм, созданных вместе с текстом и другими реквизитами документа на персональном компьютере.

Требования к конструкции и расположению деталей установлены ГОСТ Р 6_30-2003. Формы документов также должны соответствовать требованиям ГОСТа. На его основе проектируются бланки документов. ГОСТ Р 6_30-2003 устанавливает три вида служебных бланков для организационно-распорядительных документов:

  • общий бланк;
  • бланк письма;
  • бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общая форма используется при изготовлении любых документов, кроме писем. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

  • государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
  • наименование организации;
  • дата документа;
  • место составления или издания документа.

Особый акцент на письме как типе документа и разработка специального фирменного бланка связаны со спецификой письма, предназначенного для отправки в другие организации и содержащего, в этой связи, адресные данные предприятия. Другие типы оперативной и административной документации обычно являются внутренними документами и не требуют адресной информации как части формы.

7 стр., 3037 слов

Организация делопроизводства

... знак, ссылочный знак и другие. По мере увеличения документооборота объем письменной работы среди сотрудников значительно увеличился, что привело к медленному оформлению документов и бюрократии. Большое значение для организации делопроизводства ... и безупречным знанием формы изложения, иначе документ потерял бы силу. С развитием письма документы стали средством общения и передачи информации. ...

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

  • государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
  • код организации;
  • основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
  • наименование организации;
  • справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

  • государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ или эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));
  • наименование организации;
  • наименование вида документа;
  • место составления или издания документа.

И при необходимости, бланк конкретного вида документа, кроме письма включает в себя ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

  • дата документа;
  • регистрационный номер документа;
  • ссылка на регистрационный номер и дату документа;
  • заголовок к тексту;
  • отметка о контроле.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов создается более 200 в год.

Бланки документов изготавливаются, как правило, типографским способом на бумаге различных размеров, которые делятся на классы с указанием размера формата бумаги. Строки форматов построены по принципу деления предыдущего формата на две равные части, параллельные его меньшей стороне. Площади смежных форматов относятся как 1:2. Формат А имеет 13 классов. Каждый отдельный формат обозначается буквой и цифрой класса (А4, А5 и т.д.).

Основным потребительским форматом является формат А0, площадь которого составляет один квадратный метр.

Наиболее употребительные форматы:

  • А3 (297х420 мм);
  • A4 (210х297 мм);
  • А5 (148х210 мм);
  • А6 (105*148 мм) – для поручений.

Формат А13 примерно равен размеру почтовой марки.

Расстановка знаков препинания

Знаки препинания ставят непосредственно после последней буквы слова. После них обязательно делают пропуск. Тире пишут с промежутком до и после него. Если у этого символа нет отступа в конце строки, он переносится на новую строку. Знак тире используют как знак переноса, дефиса и знак минуса. Дефис всегда пишут без промежутков между словами. Этот знак переносить на следующую строку нельзя.

Многоточие используется для обозначения неполных утверждений, нерешительности в речи, в кавычках — для обозначения пропущенных слов и фраз. Оно изображается в виде трех точек, поставленных подряд. Знак многоточия пишется без промежутков до и после слова. Вопросительный и восклицательный знаки сохраняются перед многоточием, а многоточие после них уже колонизировано.

8 стр., 3711 слов

История развития документа и письменности

... в истории развития письменности. 2.Проанализировать исторические документы и определить особенности развития письменности ... государства требовали введения значительного делопроизводства, что способствовало распространению письменности. ... стороны слова. Появились сотни слоговых знаков и несколько буквенных знаков, соответствующих ... средством письма являлся пергамент. Например, при раскопках на греческом ...

В сочетании знаков препинания промежуток между знаками не делают. Исключением является знак тире. Дефис во всех комбинациях знаков препинания разделяется с обеих сторон диапазоном.

При сочетании запятой и тире сначала ставят запятую, а затем тире. Промежуток между запятой и тире обязателен. Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие в сочетании с кавычками вставляются только после кавычек. Промежутков между ними и кавычками не делают.

Запятая, точка с запятой, двоеточие и дефис вставляются только после закрывающей скобки. После закрывающих скобок, закрывающих кавычек стоит знак препинания, необходимый для всего предложения, независимо от символа, который может стоять перед скобкой или закрывающими кавычками.

Вопросительные знаки, восклицательные знаки и многоточия помещаются перед закрывающими кавычками, если они относятся только к словам, заключенным в кавычки.

Правила переносов

Дефис используется как дефис, который пишется вместе с несложной частью слова. Переносы слов, как правило, делают по слогам. Сложные слова переносят по составным частям. Нельзя разбивать переносом буквенные аббревиатуры, например, МВД, ГИБДД, ОРД и т.д. Нельзя разбивать переносом условные графические сокращение типа: т.д., и пр., и др. Сокращенные наименования измерений нельзя переносить, отделяя их от цифр, обозначающих количество измеряемых величин. Нельзя разбивать переносом знаки (№, % и др.) от цифр. Нельзя оставлять открывающую скобку и открывающие кавычки в конце строки.

Употребление прописных букв

С прописной буквы пишется:

  • первое слово текста;
  • первое слово после точки, многоточия, вопросительного и восклицательного знаков, заканчивающих предложение;
  • первое слово цитаты, приводимой и не с начала предложения, но начинающее собой предложение;
  • первое слово рубрик перечисления, если у цифр или литер, которыми рубрики обозначены, стоит точка;
  • имена, отчества, фамилии, прозвища, клички, псевдонимы;
  • собственные географические названия;
  • первое слово названия станций метро, все название заключается в кавычки;
  • первое слово в названиях праздников и знаменательных дат;
  • первое слово в названии научных учреждений, учебных заведений, промышленных и торговых предприятий.
  • первое слово и собственные имена в составных названиях важнейших документов, государственных законов;
  • все слова в официальных названиях государств.
  • все слова, кроме родовых обозначений, в названиях улиц, переулков, площадей и т.д.;
  • все слова, кроме родовых обозначений, в названии железнодорожных станций, вокзалов, аэропортов;
  • каждая часть в сложных фамилиях, пишущихся через дефис.

Числа

Многозначные целые числа разбивают на группы (по три цифры) справа налево, начиная с четырехзначных. Например: 465 697, 46 395 305. запрещается ставить точку в пробелы между цифровыми группами многозначного числа, числа разделяются пробелом.

Цифры в цифрах, обозначающие номера в марках автомобилей и механизмов, не делятся на группы. Например: № 5748493903.

Для обозначения буквенно-цифровой формы чисел рекомендуется сокращать следующим образом: 20 млрд, 12 млн, 564 тыс. В конце сокращения млрд, млн точка не ставится.

10 стр., 4637 слов

Подготовка и передача документов в архив

... штрафов, связанных с плохой подготовкой документов к архивированию. В архивном секторе архивирование документов занимает центральное место, поэтому было ... один из основных сотрудников организации, ответственный за делопроизводство и архивы. Руководитель службы может быть назначен ... заседаний, внутреннюю переписку и т. п., одним словом секретаря комиссии. Β ϲостав экспертной комиссии организации ...

Дробные числа пишутся через косую черту. Например: 4/5. Десятичные дроби, как и целые числа, делятся пробелами на группы по три цифры в каждой, но после запятой в противоположном направлении от целых чисел. Например: 64,476 385.

Для обозначения диапазона значений используют многоточие «…» и предлоги от и до.

Номера телефонов отделяются пробелом. Например: 354 56 57. Двойные номера домов пишутся через косую черту. Например: ул. Горького 71/70. Литерные номера домов пишутся слитно с номером. Например: Пушкинский пер., д. 7а.

Кардинальные числа в документах предпочтительно записывать в цифровой форме. Например: Сбор состоится в 14 часов. хорошей деловой практикой является обозначение цифр от одного до десяти буквами.

Порядковые номера, обозначаемые арабскими цифрами, имеют заглавные окончания, которые пишутся через дефис. Например: 3-я линия, 5-й этаж.

Для письма римских чисел используют прописные буквы:

  • П – два;
  • Ш – три;
  • У – пять;
  • Х – десять;
  • Л – пятьдесят;
  • С – сто;
  • Д – пятьсот;
  • М — тысяча.

Остальные римские цифры составляют путем комбинаций.

Буквенно-цифровые обозначения пишут слитно или через дефис.

Сокращения

Сокращения слов, используемые в документах, должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и сокращениям, принятым в классификаторах технико-экономической информации.

Отдельные слова, если они появляются с собственными именами или числовыми значениями, сокращаются буквой с точкой или несколькими буквами. Во множественном числе ставят две буквы без точки между ними. То есть графическое сокращение двойной буквы пишется одним куском, а точка вводится только в конце.

Инициалы пишутся сокращенными заглавными буквами через точку без пробелов между ними.

После сокращенных слов с точкой рекомендуется не создавать пробелы, так как этот пункт не означает законченную мысль, а указывает на сокращенное слово.

Независимые графические сокращения используются в любом контексте, независимо от слов, к которым они примыкают. Например: и др. — и другие, и т.д. — и так далее.

Общепринятые буквенные сокращения, состоящие из начальных букв, включенных в имя, не отклоняются и пишутся с заглавной буквы без кавычек или точек. Буквенные аббревиатуры — марки машин и механизмов — при сочетании с цифрами пишутся слитно, если цифры предшествуют аббревиатуре (5ЗК), или через дефис, если следуют за ней (ЗИЛ-131).

Алфавитное сокращение, обозначающее общее имя, но по правилам оно пишется заглавными буквами, как часть аббревиатуры смешанной формы сохраняет написание заглавными буквами. Например: ВНИИспецтехники.

Письмо текста

При оформлении документов машинописным способом ГОСТ предусматривает следующие поля:

  • левое поле — 20 мм;
  • правое поле — 10 мм;
  • верхнее поле — 20 мм;
  • нижнее поле – 20 мм.

При оформлении документов машинописным способом Инструкция предусматривает следующие поля:

11 стр., 5143 слов

Отступы и интервалы по госту

... оформляйте заказ и мы оценим его в течение 10 минут! Заказать работу Узнать цену http://ru.solverbook.com/stati/kursovye-raboty/pravila-oformleniya-kursovoj-raboty-po-gostu-2018/ Правильное оформление реферата по ГОСТУ ... буквами). Подчеркивания не допускаются. Возможны выделения полужирным начертанием. Заголовки первого и второго уровней, как правило, пишутся ... утвержденные ГОСТом. Например, они ...

  • левое поле — 30 мм;
  • правое поле — 20 мм;
  • верхнее поле — 20 мм;
  • нижнее поле – 20 мм.

По мере того, как вы набираете текст документа, каждая законченная мысль выделяется отдельным абзацем. Абзацы отделяют друг от друга красными строками. Красная строка в машинописи — пять пробелов.

Написание текстов можно производить через один, полтора и два интервала. Через один интервал печатают тексты документов формата А5. При письме текстов через один интервал между абзацами необходимо делать дополнительный интервал, т.е. абзац от абзаца отделяется двумя интервалами.

Через полтора и два интервала пишут остальные тексты. Все текстовые документы на бумаге формата А4 печатаются с интервалом в полтора часа. При подготовке документов к публикации типографским способом их тексты печатаются с двумя интервалами.

В документах, написанных на двух или более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц следует вводить арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания в центре верхнего поля страницы.

Документы со сроком хранения до трех лет можно печатать на обеих сторонах листа.

При переходе на следующую страницу не рекомендуется:

  • отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца;
  • начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на другой странице;
  • начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу.

Заголовок к тексту пишут прописными буквами, подзаголовок — строчными. Длина строки заголовка (подзаголовка) должна быть не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке (подзаголовке) не делают. Точка в конце заголовка (подзаголовка) не ставится, подчеркивание не допускается. Строку заголовка нельзя заканчивать предлогом, объединением или наречием — они переносятся на следующую строку. Если заголовок или подзаголовок большие, они разбиваются по значению на несколько строк, которые печатаются с интервалом.

Заголовок от подзаголовка отделяют двумя интервалами, а текст документа начинают печатать через 3…4 интервала от подзаголовка.

При оформлении документа заголовки и подзаголовки могут располагаться центрованным способом (посередине текста) и фланговым (от левого поля).

Внутритекстовые примечания различают двух видов:

  • помещаемые в строку с основным текстом в виде вводных фраз в круглых скобках;
  • выделяемые отдельными строками и обозначаемые специальной рубрикой «Примечание (я)».

Слово «Примечание» пишут строчными буквами (первая буква заглавная) от левого поля, затем ставят точку или двоеточие. Текст примечания печатают справа, столбиком через один интервал. Если примечаний несколько, то после слова «Примечание» ставит двоеточие и нумеруют последовательно арабскими цифрами. От основного текста примечания отделяются двумя — четырьмя интервалами.

Если текст примечания не умещается на одной строке и его нужно перенести на следующую строку, то следующую строку начинают печатать от 12 шага курсора.

Заключение

Знание вопросов современного документирования практической деятельности и организации работы с документами поможет курсантам и слушателям в дальнейшей своей практической деятельности работать без внешних и внутренних конфликтов, сосредоточив внимание на решении управленческих задач и задач борьбы с преступностью.

Знание основ делопроизводства позволит, используя правила составления и оформления документов, грамотно организовать делопроизводительный процесс, применяя различные формы регистрации и контроля исполнения документов, порядок их хранения.

Использованная литература:

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/znachenie-deloproizvodstva/

1. Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ (ред. О

2. т 10.01.2003) «Об информации, информатизации и защите информации».

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.

4. ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.

5. Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

6. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.

7. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6_30-2003.

Литература:

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/znachenie-deloproizvodstva/

Основная:

1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.

2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.

3. ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».

Дополнительная:

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. — 359 с.

2. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6_30-2003.

Постановление Правительства РФ от 14.10.1996 г. № 1190 «Об утверждении Положения о Национальном центральном бюро Интерпола» // СЗ РФ, 1996, № 43, ст. 4916.