рассматривается как одна из форм проверки качества. Однако в национальных нормативных документах термин «контроль качества» заменен термином «контроль качества». На наш взгляд, такую замену нельзя считать оправданной, поскольку аудит качества — это лишь один из видов контроля качества.
Отличительной чертой качественного аудита является его чисто аналитический характер. Кроме того, именно этот термин дает возможность преодолеть психологический барьер, связанный со сложившимся о проверке как о деятельности, неизбежным следствием которой должно стать выявление виновников нарушений установленных требований и определение им меры наказания. немаловажно и то, что термин «аудит качества» получил всеобщее признание среди специалистов всего мира, занимающихся вопросами обеспечения качества. характерно, что термин «аудитор», в отличие от термина «контроль качества», уже укоренился в российской нормативной документации по качеству и не вызывает недоразумений.
Деятельность по аудиту качества следует отличать от деятельности по контролю качества, такой как контроль качества, надзор за качеством и инспекция качества.
Контроль качества — деятельность, включающая проведение измерений, экспертизы, испытаний или оценки одной или нескольких характеристик (с целью калибровки) объектов и сравнение полученных результатов с установленными требованиями для определения, достигнуто ли соответствие по каждой из этих характеристик.
Надзор за качеством — это деятельность по постоянному мониторингу и проверке состояния объекта, чтобы гарантировать выполнение заданных требований. Действия по контролю качества, выполняемые в рамках конкретного задания, обычно называют инспекцией качества.
1. Виды и цели аудитов
1.1 Внутренний аудит
Внутренний аудит системы качества призван предоставить руководству предприятия объективную и своевременную информацию о степени соответствия деятельности в системе качества и ее результатов установленным требованиям. Основной целью внутреннего аудита следует считать предотвращение снижения результативности и действенности системы качества компании.
Эффективность внутреннего аудита системы качества на предприятии во многом зависит от его организации.
Организация внутреннего аудита системы качества — это рационализация работы службы внутреннего аудита и подразделений предприятия с целью поддержания функционирования системы качества в соответствии с установленными требованиями.
Аудит затрат на персонал
... моей работы были издержки на персонал, анализ их динамики и разработка рекомендаций и предложений по оптимизации затрат на основе ... в данной ситуации является обеспечение в системе эффективного контроля надетенодинадимадетемадетемадетедема. Среди промежуточных шагов можно выделить следующие: ... 2015. - 54-64 с. 8. Никонова Т.В. Управленческий аудит: персонал / Под ред. Ю.Г Одегова. - М.: Экзамен, 2002. ...
Внутренний аудит системы качества имеет целью регулярную проверку того, насколько деятельность в рамках системы качества и результаты этой деятельности согласуются с запланированной деятельностью. Внутренний аудит оперативно доводит до руководства компании объективную и фактическую информацию о состоянии системы качества. В связи с этим внутренний аудит играет ключевую роль в поддержании системы качества компании на необходимом уровне.
Объектами внутреннего аудита системы качества являются ее элементы, опосредованные в деятельности подразделений предприятия при выполнении запланированных мероприятий, т. е. требований документации системы качества.
Внутренний аудит системы качества основан на ряде организационных принципов, основными из которых следует считать единообразие, последовательность, документацию, проактивность, регулярность, независимость и открытость.
Принцип единообразия означает, что аудит проводится в соответствии с процедурой, официально установленной руководством компании, чтобы гарантировать его порядок, уникальность и сопоставимость.
Принцип системности подразумевает, что планирование и проведение конкретных аудитов по различным элементам (функциям, работам) системы качества должны осуществляться с учетом их установленной взаимосвязи.
Принцип документирования предполагает, что выполнение каждого аудита документируется определенным образом с целью обеспечения безопасности и сопоставимости информации о фактическом состоянии контролируемого объекта.
Принцип предупредительности устанавливает, что каждый аудит планируется, и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, времени и методах проведения аудита, чтобы наиболее полно подготовиться и исключить возможность уклонения персонала от предоставления всех требуемых данных.
Принцип регулярности требует, чтобы аудиты проводились через регулярные промежутки времени, чтобы все элементы системы качества и подразделения компании подвергались постоянному анализу и оценке со стороны руководства компании.
Принцип независимости означает, что аудиторы не должны нести прямую ответственность за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя проверяемого подразделения, что исключает возможность ошибок в результатах аудита.
Принцип открытости подразумевает, что результаты аудита должны носить открытый характер, что обеспечивает «прозрачность» системы качества для пользователей, потребителей и внешних аудиторов.
С методологической точки зрения создание службы внутреннего аудита целесообразно уже на начальном этапе внедрения стандартов ISO, когда предприятие только начинает внедрять положения стандартов, а не после завершения этих работ. Создание службы внутреннего аудита свидетельствует о понимании компанией важности качественного аудита и о том, что эта услуга отвечает интересам компании.
Служба внутреннего аудита системы качества укомплектовывается двумя или более сотрудниками предприятия, имеющими высшее образование и как минимум двухгодичный стаж практической работы в области качества, прошедшими специальное обучение в соответствующих учебных заведениях или на учебных курсах, организованных на предприятии. Функции, ответственность, полномочия и права аудиторов устанавливаются в их должностной
В компаниях, где сложно создать службу внутреннего аудита системы качества как отдельное подразделение, аудит системы качества может проводиться временными группами, созданными специально для этой цели. При этом обязанности аудиторов возлагаются (без освобождения от основной работы) на специалистов подразделений предприятия, наиболее тесно связанных с разработкой и функционированием системы качества (отделов обеспечения качества, стандартизации, метрологии).
В качестве менеджера в строительной компании ООО «ArtHouse»
... компании. Кроме того, он принимал участие в экономических расчетах показателей финансово-хозяйственной деятельности. По результатам прохождения практики были сделаны следующие выводы. В ... присоединение инженерных коммуникаций, строительный паспорт); подготовка задания ... опыт, качество обслуживания, гибкие цены. Эти качества делают компанию конкурентоспособной ... показал, что у фирмы достаточно средств ...
Эти специалисты имеют право выполнять обязанности аудитора только после соответствующего обучения, стажировки и сертификации.
Служба аудита качества не только проводит аудит всех подразделений компании, задействованных в работе над системой качества, но и сама является предметом такого аудита. Время от времени руководство предприятия должно получать информацию о работе этой службы и оценивать ее с точки зрения требований, предъявляемых действующей на предприятии системой качества к аудиту качества.
Обязательным условием эффективного функционирования службы является наличие соответствующих организационно-методических документов. Особое внимание уделяется разработке методических документов с целью:
обеспечить методическое единство в подходах, трактовках и оценках аудиторов,
обеспечить работу аудиторов при проведении опросов, протоколировании результатов наблюдений, оформлении отчетов,
- сократить потери времени при аудите (здесь необходимо отметить, что дефицит времени практически не дает возможности даже достаточно опытным аудиторам полностью обследовать объект аудита.
При формировании методического обеспечения деятельности аудиторов вне организации могут использоваться соответствующие, но разработанные методические правила и процедуры. Вместе с документами методическое обеспечение включает в себя различные виды памяток и методических пособий, облегчающих работу экспертов.[2]
Во всех случаях организационный порядок проведения внутренних аудитов системы качества предусматривает основные стадии:
планирование аудита,
подготовка аудита,
осуществление аудита,
анализ и обобщение результатов аудита,
разработка корректирующих действий,
контроль за выполнением корректирующих действий.
1.2 Внешний аудит
Внешний аудит проводят организации вне компании: заказчик продукции или, например, орган по сертификации. В этом случае, когда аудит осуществляется заказчиком продукции, он называется аудитом второй стороной
Практикуются аудита второй стороной:
полный аудит на соответствие определенному стандарту,
частичный аудит, касающийся какого-либо аспекта деятельности предприятия,
вспомогательный аудит, проводимый заказчиком при наличии нескольких претендентов на заключение контракта,
- аудит соблюдения требований контракта.
Внешний аудит, проводимый организацией, независимой от компании и клиента, называется сторонним аудитом. Данный вид аудита используется при сертификации.
Среди рассмотренных видов аудита качества наибольшую степень подтверждения дает сторонний аудит, что связано с его объемом, глубиной и более высокой квалификацией специалистов, проводящих его.
Внешний аудит системы качества компании с процедурной и методологической точки зрения существенно не отличается от внутреннего аудита. Однако в этом случае следует учитывать некоторые отличительные особенности внешнего аудита, обусловленные его спецификой.
Внешний аудит всегда нейтрален по отношению к аудитируемому предприятию, поскольку осуществляющие его специалисты не работают на этом предприятии, а пришли либо от заказчика, либо от независимой организации («третьей стороны»).
По этой причине выводы сторонних специалистов, на которых не влияют местные факторы и обычаи, более объективны. В то же время внешний аудит системы качества имеет по сравнению с внутренним аудитом не только преимущества, но и недостатки, которые можно сделать выводом из сравнения его «преимуществ» и «недостатков».
Внешний аудит в отличие от внутреннего проводится только по заявке. Компания, выступая в роли заказчика внешнего аудита, сама определяет цели аудита и документ, по которому аудит должен быть проведен. Программа внешнего аудита отличается от внутренней программы обязательным указанием языка аудита, который она содержит, и гарантией конфиденциальности.
Участниками аудита системы качества согласно ISO 10011-1 являются: заказчик, проверяемая организация или подразделение, аудитор и главный аудитор.
Заказчик (клиент) — лицо или организация, по заказу которого проводится аудит.
Таблица 1 – Достоинства и недостатки внешнего аудита
| Достоинства | Недостатки |
|
1. Более высокий, чем при внутреннем аудите, уровень объективности заключения, обусловленный непредвзятостью внешних аудиторов 2. Более высокая, чем при внутреннем аудите, эффективность работы аудиторов, обусловленная жесткими временными рамками 3. Критику со стороны выдержать легче, чем критику своего сотрудника 4. Внешние аудиторы, как правило, являются хорошо подготовленными специалистами, в противном случае они лишаются своей работы 5. Результаты аудита можно использовать для рекламы предприятия 6. Результаты аудита можно продемонстрировать не только заказчику. 7. Расходы на аудит могут быть более точно определены, чем при внутреннем аудите |
1. 1 Незнание внешними аудиторами производственных особенностей аудитируемого предприятия 2. 2 Предубежденность сотрудников аудитируемого предприятия по отношению к аудиторам, как посторонним лицами 3. Отсутствие у внешних аудиторов ин- формации о специфических путях коммуникации на аудитируемом предприятии 4. Незнание внешними аудиторами не- формальных лидеров аудитируемого предприятия 5. 5 Конфиденциальная информация не может быть использована в отчете об аудите 6. Дефицит времени при аудите, ограничивающий возможность более детального обследования системы 7.Зависимость работы внешних аудиторов от сверхурочной работы сотрудников аудитируемого предприятия 8. Выборочность аудита, исключающая возможность полного обследования системы качества |
Заказчиком может быть:
- организация, желающая проаудитировать собственную систему качества на соответствие определенному стандарту,
потребитель, желающий проаудитировать систему качества поставщика с помощью собственных специалистов или специалистов третьей стороны,
независимая организация, уполномоченная определить, обеспечивает ли система качества соответствующее управление предоставляемыми продукцией или услугами (такими, как продовольствие, лекарства, ядерная энергетика),
независимая организация, аккредитованная для проведения аудита с целью внесения аудитируемой организации в официальный
Аудитируемая (проверяемая) организация или аудитируемое (проверяемое) подразделение — организация или подразделение, где проводится аудит.
Аудитор — специалист, имеющий квалификацию для аудита системы качества. Следует отметить, что аудитор системы качества — это не просто специалист, а специалист, способный анализировать и оценивать такие объекты в области качества, которые нельзя измерить напрямую. именно эта способность отличает аудитора, например, от специалиста по инженерному контролю.
Аудитора, который является сотрудником предприятия, обычно называют внутренним аудитором. В отличие от него внешний аудитор — сотрудник сторонней (специализированной или заинтересованной) организации. В должностных функциях этих аудиторов имеются определенные различия. Так, например, внешний аудитор должен регистрировать только обнаруженные им несоответствия, а внутренний аудитор, кроме того, также должен участвовать в анализе причин выявленных несоответствий и разработке мер по их устранению.
Аудитор, назначенный для руководства аудитом, является главным аудитором, (если аудит проводит один аудитор, то он выполняет функции главного аудитора).
Главный аудитор несет полную ответственность за все этапы аудита. Он должен быть компетентным и опытным в области общего управления качеством и иметь право принимать окончательные решения в спорных ситуациях, возникающих во время аудита.
Схема взаимодействия участников аудита системы качества показана на рисунке 2
Рисунок 2 – Схема взаимодействия участников аудита системы качества
1.3 Особенности внутреннего аудита систем менеджмента качества
Внутренний аудит системы менеджмента — один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как:
- ответственность руководства;
- корректирующие и предупреждающие действия;
- внутренние аудиты (проверки);
- анализ данных;
- постоянное улучшение
отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться.
Внутренний аудит проверяет соответствие деятельности системы менеджмента организации требованиям определенных документов. Причём в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведётся на соответствие требованиям стандарта (например, ИСО 9001, ИСО 14001) и другим стандартам ИСО (например, ИСО 19011).
Однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведётся на соответствие утвержденным документам системы менеджмента (Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня).
Внутренний аудит системы менеджмента позволяет решать следующие задачи:
- подтверждение соответствия деятельности и её результатов в системе менеджмента установленным требованиям;
- анализ и причин выявленных несоответствий;
- предотвращение появления проблем качества;
- подтверждение выполнения корректирующих действий;
- оценка эффективности функционирующей системы менеджмента;
- установление степени понимания персоналом целей, задач и требований,
установленных документами системы менеджмента;
- определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента в целом и в отдельных её процессах.
2. Проведение внешнего аудита
2.1 Подготовка к аудиту
Сроки и стоимость оказания аудиторских услуг определяются с учетом объема и сложности работ, а также рыночной конъюнктуры таких услуг. Чтобы снизить риск неудачи аудита, предотвратить финансовые и моральные издержки, аудиторы, в свою очередь, должны иметь надежные критерии оценки потенциальных клиентов. На этапе предварительного знакомства с клиентом рекомендуется выявить ряд вопросов, которые могут повлиять на результаты аудитора. С этой целью важно иметь продуманную систему отбора клиентов, учитывающую помимо прочего особенности современного экономического развития России, когда сохраняется высокая нестабильность налогового законодательства, а многие предприятия нарушают действующие правила ведения учета и составления отчетности.
К числу основных процедур предварительного ознакомления аудитора с клиентом относятся
определение цели проверки у данного клиента и возможного использования её результатов;
- предварительное знакомство с условиями производства, уровнем обеспечения сохранности активов через посещение и осмотр основных производственных и складских помещений;
- знакомство с прежними аудиторскими заключениями, отчетами внутренних аудиторов, материалами налоговых проверок;
- предварительная оценка трудоемкости и сложности аудитора, а также аудиторского риска;
- оценка собственной способности аудитора к выполнению работы с точки зрения наличия подготовленного персонала, знания специфики отрасли, особенностей ее законодательного регулирования и т.д.
Если результаты этих процедур связаны с высоким аудиторским риском или если деятельность слишком сложна и требует много времени, заказчик не примет услугу. Если же проведение аудита признаётся возможным, то аудитору рекомендуется направить руководителю (исполнительному органу) предприятия-клиента письмо-обязательство аудитора о согласии на проведение аудита. Это письмо считается официальным ответным документом, устанавливающим отношения между аудитором и клиентом до заключения контракта.
В соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Письмо-обязательство аудиторской организации о согласии на проведение аудита» в содержании письма должны быть раскрыты: цель аудита и его объекты; сроки проведения проверки; ответственность аудитора перед клиентом и его обязательство о сохранении коммерческой тайны. Если договор является разовым, то письменное обязательство о проведении проверки в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации может служить соглашением между сторонами. В случае заключения между сторонами долгосрочного договора обязательство не требуется или содержит дополнительную информацию.
Важным моментом при заключении договора является оценка стоимости аудиторских услуг. Его следует определять с учетом объема и сложности выполняемых работ, уровня возможного аудиторского риска, ожидаемого воздействия на клиента и других факторов. [3]
2.2 Проведение проверки
Внешний аудит проводится на договорной основе независимыми аудиторами или отдельными аудиторами с целью объективной оценки надежности финансовой и финансовой отчетности хозяйствующего субъекта.
Внешний аудит в Российской Федерации с точки зрения направлений аудиторской деятельности и специфики сектора делится на общий аудит, аудит, банковский аудит, биржевой аудит, внебюджетные фонды и инвестиционные институты.
Аудит может быть инициативным (добровольным), когда он проводится по решению руководства предприятия или его учредителей, или обязательным, если его проведение обусловлено прямым указанием в федеральном законе или постановлении Правительства РФ.
Внешний аудит комитетом органа по сертификации систем менеджмента включает этапы.
Первый этап проведения проверки — начало аудита — предусматривает:
1) Назначение руководителя аудиторской группы. Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы аудита для конкретного аудита. В случае совместного аудита аудиторские организации должны согласовать все обязанности каждой организации до начала аудита, в частности, полномочия руководителя группы, назначенные для аудита.
2) Определение целей, объёма и критериев аудита. В рамках общих целей программы аудита конкретный аудит должен основываться на задокументированных целях, объеме и критериях.
3) Определение осуществимости аудита. Осуществимость аудита должна быть определена с учётом таких факторов, как:
- а) достаточность и соответствие информации для планирования аудита;
- б) готовность к сотрудничеству со стороны проверяемой организации;
- в) наличие времени и соответствующих ресурсов.
4) Подбор аудиторской группы. Если аудит признан осуществимым, должна быть подобрана аудиторская группа с учётом требуемой компетентности для достижения целей аудита. При наличии только одного аудитора последний должен выполнять все предусмотренные обязанности руководителя аудиторской группы.
5) Установление первоначального контакта с проверяемой организацией. Первоначальный контакт с проверяемой организацией может быть неофициальным или официальным, но должен устанавливаться лицами, назначенными ответственными за руководство программой аудита, или руководителем аудиторской группы.
Третий этап проведения проверки — подготовка к проведению аудита на местах:
1) Подготовка плана аудита. Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита в качестве основы соглашения между аудиторской группой, проверяемой организацией и заказчиком аудита. План должен облегчить составление графика и координацию действий аудита. Степень подробности плана должна отражать объём и сложность аудита. Так, подробности могут быть различными для первоначального аудита, а также для внутреннего и внешнего аудита. План аудита должен быть достаточно гибким, чтобы допускать изменения, например изменение объёма аудита, которое может оказаться необходимым по мере выполнения аудита на местах.
2) Распределение обязанностей в аудиторской группе. Руководитель аудиторской группы путём консультаций с аудиторской группой должен установить ответственность каждого члена группы за проверку конкретных процессов, функций, площадок, областей или действий. Такие назначения должны учитывать необходимость обеспечения независимости, компетентность и эффективность использования аудитором ресурсов, а так же различные роли и обязанности аудиторов, аудиторов-стажеров и технических экспертов. В процессе аудита для достижения его целей в распределение обязанностей могут быть внесены изменения;
3) Подготовка рабочих документов. Члены аудиторской группы должны проанализировать соответствующую информацию, относящуюся к распределению обязанностей при проведении аудита, и подготовить рабочие документы, необходимые как ссылочный материал и для результатов аудита.
Четвёртый этап проверки — проведение аудита на местах:
1) Проведение вступительного совещания. На вступительное совещание (начальную обычно проходит в актовом зале, собираются руководители отделов, цехов, высшие руководители, генеральный директор и аудиторская группа. Начинает совещание генеральный директор, он представляет присутствующим главного эксперта, после этого функция председателя совещания переходит к главному эксперту, который представляет аудиторскую группу (членов комиссии), объявляет заранее согласованную (с руководством организации) программу проверки.
2) Связь в процессе проведения аудита. В зависимости от объёма и сложности аудита может возникнуть необходимость в официальных мероприятиях для обеспечения связи между аудиторской группой и проверяемой организацией в процессе проведения аудита. Аудиторская группа должна периодически совещаться для обмена информацией, оценки хода аудита и при необходимости перераспределения обязанностей между аудиторами. В процессе проведения аудита руководитель аудиторской группы должен регулярно доводить до сведения проверяемой организации и заказчика аудита информацию о ходе аудита и любых проблемах, если это применимо.
3) Сбор и проверка информации. В процессе проведения аудита информация, относящаяся к целям, объёму и критериям аудита, включая информацию по взаимодействию функций, видов деятельности и процессов, должна собираться методом соответствующей выборки и быть проверяема. Только проверяемая информация может стать свидетельством аудита, который должен регистрироваться. Свидетельства аудита основываются на выборке из имеющейся информации. Поэтому при проведении аудита присутствует элемент неопределенности, и лица, подготавливающие заключение по результатам аудита, должны осознавать это.
4) Формирование наблюдений аудита. Свидетельства аудита должны быть оценены с точки зрения критериев аудита для формирования наблюдений аудита. Наблюдения аудита могут указывать либо на соответствии либо на несоответствие критериям аудита. При необходимости аудиторская группа должна собирать для анализа наблюдений аудита на соответствующих стадиях в процессе аудита. Следует сделать всё возможное для преодоления любых разногласий относительно свидетельств и наблюдений аудита, а нерешенные вопросы необходимо зарегистрировать.
5) Подготовка заключений по результатам аудита. Заключение по результатам аудита может охватывать вопросы: степень соответствия системы менеджмента критериям аудита; результативность внедрения, поддержания и совершенствования системы менеджмента; способность процесса анализа со стороны руководства обеспечить постоянную пригодность, адекватность, результативность системы менеджмента и её совершенствование.
6) Проведение заключительного совещания. В ходе заключительного совещания под председательством руководителя аудиторской группы должны быть представлены наблюдения аудита и заключения по результатам аудита таким образом, чтобы они были понятны и признаны проверяемой организацией, а также, если применимо, согласованы сроки представления проверяемой организацией плана корректирующих и предупреждающих действий. Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и заключений по результатам аудита между аудиторской группой и проверяемой организацией должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть зарегистрированы. Если это предусмотрено целями аудита, должны быть представлены рекомендации по улучшению. При этом следует подчеркнуть, что рекомендации не являются обязательными. [3]
2.3 Действия после проверки
По завершении работы представитель руководства аудиторской организации должен проверить отчёты и заключение на предмет соответствия требованиям законодательных и нормативных актов и убедиться, что вся работа зафиксирована в рабочих документах.
По окончании аудиторской проверки вся рабочая документация, аудиторский отчёт и заключение комплектуются в отдельную папку в порядке идентификационных номеров, которая сдаётся на хранение ответственному работнику аудиторской организации, назначенному приказом руководителя. При этом необходимо убедиться, что все рабочие документы оформлены аккуратно, на бумажных носителях и средствами, обеспечивающими сохранность записей не менее 5 лет, а информация, содержащаяся в них, легко читаема, однозначна.
Рабочая документация подлежит хранению в аудиторской организации не менее 5 лет с момента окончания проверки в специально оборудованных металлических шкафах или сейфах, закрываемых на ключ.
Укомплектованный файл рабочей документации, включая отчёт по проверке и выданное аудиторское заключение, в реестре, который ведётся в электронном виде и должен распечатываться не реже 1 раза в полгода.
В случае пропажи или порчи рабочей документации руководитель аудиторской организации должен назначить служебное расследование. Результаты служебного расследования оформляются соответствующим актом.
Сведения, содержащиеся в рабочей документации, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению. Рабочая документация, созданная в процессе аудита, является собственностью аудиторской организации, а аудиторская организация не обязана предоставлять рабочую документацию клиенту и не имеет права и не обязана предоставлять рабочую документацию другим лицам, включая налоговые и иные государственные органы, кроме случаев, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации. Изъятие рабочей документации у аудиторской организации может производиться только уполномоченными на то органами в случаях и порядке, прямо установленных законодательством Российской Федерации. [3]
3. ПРОВЕДЕНИЕ ВНУТРЕННЕГО АУДИТА (ПРИМЕР АЦБК)
Каждый внутренний аудит включает этапы:
- издание распоряжения о проведении аудита;
- разработка плана аудита и подготовка конкретного аудита;
- проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений;
- проведение аудита «на месте»;
- проведение заключительного совещания с представителями проверяемых подразделений;
- оформление, утверждение и рассылка отчёта о результатах аудита.
3.1 Подготовка к аудиту
3.1.1 Издание распоряжения о проведении аудита
Не позднее чем за 2 недели до начала внутренней проверки ОМК (отдел менеджмента качества) готовит распоряжение о проведении аудита, в котором устанавливается состав группы по аудита и назначается ее руководитель.
Распоряжение подписывается представителем руководства по системам менеджмента. Распоряжение рассылается в проверяемые подразделения, аудиторам и в ОМК.
3.1.2 Разработка плана аудита и подготовка аудита «на месте»
Руководитель группы по аудиту разрабатывает и обсуждает с начальником ОМК план аудита. Форма плана приведена на рисунке 1.
План должен быть гибким, допускать изменения в приоритетности проверяемых процессов ИСМ в зависимости от информации, полученной в ходе аудита.
Не позднее чем за 10 дней до начала проведения внутренней проверки руководитель группы по аудиту направляет план на согласование в проверяемые подразделения. Согласование может быть зафиксировано как в плане, так и в листе согласования установленной формы.
Срок согласования плана аудита в каждом подразделении не более 2 (двух) рабочих дней со дня получения.
Оригинал согласованного плана аудита руководитель группы по аудиту направляет в ОМК, копии — в проверяемые подразделения.
3.1.3 Предварительный анализ документов. Составление контрольных листов
При подготовке к проверке аудиторы анализируют документы, устанавливающие требования к проверяемым процессам, режим работы проверяемого подразделения, а также требования к безопасности и производственной среде. При необходимости аудиторы составляют перечень контрольных вопросов.
3.2 Проведение проверки
3.2.1 Проведение предварительного совещания с представителями проверяемых подразделений
Совещание ведёт руководитель группы по аудиту, который представляет аудиторов руководителям и специалистам проверяемых подразделений, объясняет цель аудита, делает краткий обзор области и критериев аудита, объясняет непонятные детали плана.
Участники совещания определяют дату заключительного совещания.
В тех случаях, когда предварительное совещание не проводится, руководитель группы по аудиту согласовывает с руководителями проверяемых подразделений конкретное время проведения аудита в подразделениях.
3.2.2 Проведение аудита «на месте»
Проведение аудита осуществляется в сроки, установленные планом.
Руководитель проверяемого подразделения назначает лицо, ответственное за сопровождение аудиторов в процессе аудита.
В ходе работы аудитор должен получить достаточную и необходимую информацию и данные, которые позволяют сделать обоснованные выводы о функционировании процессов, выполнении документированных процедур и т.п.
Методы сбора информации включают:
- опрос персонала;
- анализ документов, устанавливающих требования к процессу;
- анализ записей;
- наблюдения за деятельностью, производственной средой и условиями в проверяемых подразделениях.
Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, входит область выявленного несоответствия в план аудита или нет.
Аудиторы в обязательном порядке должны фиксировать сильные стороны подразделения с точки зрения соответствия ИСМ (интегрированная система менеджмента) критериям оценки.
Информация, полученная в ходе аудита, должна быть объективной и, при необходимости, подтверждена из других источников. Результаты опроса обобщаются аудитором и анализируются вместе с опрашиваемым лицом.
При необходимости руководитель группы по аудиту проводит с аудиторами промежуточные совещания, на которых он знакомится с предварительными результатами проверки.
Руководитель группы по аудиту и аудиторы анализируют полученную информацию, принимают решение об отражении её в отчете о результатах внутреннего аудита, классифицируют выявленные замечания по категориям несоответствий.
Все выявленные замечания, включая устраненные во время аудита, оформляются актами несоответствия или уведомления. На каждое несоответствие оформляется свой акт.
Акты несоответствий имеют сквозную нумерацию в течение года. Актам уведомлений присваиваются порядковые номера в рамках одного аудита.
В случае, если в подразделении выявлены замечания, связанные с ненадлежащим выполнением процедур со стороны другого подразделения, участвующего в процессе, то такие замечания в обязательном порядке отражаются в актах несоответствия или уведомления по проверяемому подразделению.
3.2.3 Проведение заключительного совещания
Заключительное совещание проводится не позднее, чем через 7 дней после окончания аудита.
На совещании руководитель группы по аудиту знакомит представителей проверяемых подразделений с результатами аудита, даёт необходимые пояснения.
Любые разногласия по наблюдениям и заключениям между аудиторам и представителями проверенных подразделений должны быть обсуждены и по возможности, разрешены. Если единое мнение не достигнуто, это должно быть отражено в протоколе совещания.
На совещании представителям проверенных подразделений передаются подписанные аудиторами оригиналы актов о несоответствии или уведомлении.
Результаты заключительного совещания оформляются протоколом произвольной формы, который подписывается руководителем группы по аудиту.
Оригинал протокола направляется в ОМК, копии — руководителям проверенных подразделений.
По просьбе проверяемого подразделения руководитель группы по аудиту и аудиторы могут дать свои рекомендации по проведению коррекций, корректирующих и предупреждающих действий.
3.2.4 Составление отчета о результатах аудита
В течение 7 дней после заключительного совещания руководитель группы по аудиту составляет отчёт о результатах аудита.
В выводах приводится информация, свидетельствующая о функционировании процессов ИСМ в проверенных подразделениях, а так же могут быть приведены рекомендации по улучшению деятельности, как отдельных подразделений, так и по реализации процессов в целом.
При необходимости аудиторы могут рекомендовать руководителям производств (служб) организовать проведение корректирующих и предупреждающих действий в целом по производству (службе), а не только в проверенных подразделениях.
Содержание отчёта обсуждается с рабочей группой по аудиту.
Ответственность за полноту, точность, достоверность данных и своевременность представления отчёта на согласование несёт руководитель группы по аудиту.
3.2.5 Утверждение и рассылка отчёта по аудиту
Отчёт, подписанный руководителем группы по аудиту, через ОМК направляется на согласование представителю руководства по системам менеджмента и утверждение генеральному директору ОАО «Архангельский ЦБК». К отчёту должны быть приложены: план аудита, протокол заключительного совещания, акты несоответствия или уведомления.
Оригинал утверждённого отчёта со всеми приложениями хранится в ОМК не менее 5 лет.
ОМК рассылает копии отчёта руководителям проверенных подразделений. По решению представителя руководства по системам менеджмента, отчёт так же может быть направлен директорам по направлениям и разработчикам процесса (в зависимости от значимости несоответствий, выявленных в ходе аудита).
3.3 Действия после проверки
3.3.1 Выполнение корректирующих, предупреждающих действий
Ответственность за своевременное выполнение коррекции, корректирующих или предупреждающих действий несёт руководитель проверяемого подразделения.
Руководитель проверяемого подразделения в течение 2-х рабочих дней (от даты проведения заключительного совещания) определяет мероприятия, необходимые для устранения обнаруженных несоответствий и вызвавших их причин, а также для устранения причин потенциальных несоответствий.
Данные мероприятия, а также сроки их выполнения и ответственные исполнители заносятся в соответствующие графы актов, при этом не допускается указывать планируемые действия со ссылкой на пункт внутреннего документа комбината. Мероприятия должны быть конкретными и отражать планируемый порядок действий.
Оригиналы актов подписываются руководителем подразделения и направляются в ОМК. Копии подписанных руководителем актов должны остаться в подразделении для контроля.
В случае некорректного заполнения актов, а так же при неправильном указании планируемых мероприятий, акты возвращаются на доработку.
Срок устранения выявленных замечаний не должен превышать одного месяца от даты проведения заключительного совещания.
В тех случаях, когда для устранения несоответствий или уведомлений требуются значительные временные или материальные затраты, коррекции, корректирующие или предупреждающие действия согласовываются с директорами по направлениям. Документ произвольной формы, подтверждающий согласование, должен быть направлен в ОМК вместе с актом несоответствия или уведомления.
Срок устранения несоответствия или уведомления в данном случае не должен превышать 6 месяцев.
Коррекции, корректирующие и предупреждающие действия по результатам внутренних аудитов проводятся в соответствии с СТП ИСМ 21.
После выполнения коррекции, корректирующих или предупреждающих действий руководитель проверяемого подразделения заполняет в копии акта несоответствия или уведомления графу «Выполнение корректирующих/предупреждающих действий подтверждаю»: ставит свою подпись, расшифровку подписи, дату, и направляет акт в ОМК.
В тех случаях, когда коррекция, корректирующие или предупреждающие действия не выполнены в установленный срок, руководитель подразделения должен информировать об этом в письменной форме представителя руководства по системам менеджмента, который принимает решение о переносе срока. Письмо вместе с отчётом хранится в ОМК.
При этом в актах несоответствия или уведомления отметка о выполнении корректирующих и предупреждающих действий не ставится. Руководитель подразделения заполняет в актах графы, в которых указываются причины переноса и новый срок выполнения.
При повторном невыполнении коррекции, корректирующих или предупреждающих действий в сроки, руководитель подразделения направляет генеральному директору объяснительную записку с указанием причины невыполнения. Копия объяснительной записки направляется представителю руководства по системам менеджмента и вместе с отчетом хранится в ОМК.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В ходе контрольной работы я рассмотрел, что такое аудит.
Аудит — систематический, независимый и документированный процесс
