организационный распорядительный регламент устав
В последнее время в связи с увеличением количества предприятий и организаций в нашей стране значительно возросло внимание к правильному оформлению организационно-распорядительных документов. Часто эффективность процесса принятия решений зависит от скорости и правильности оформления документов. Поэтому в данном процессе работы рассматриваются основные документы, обеспечивающие выполнение задач и функций предприятия, организацию его работы.
Актуальность темы
Результаты деятельности сотрудника во многом зависят от информации, которую он использовал для создания, формализации, изменения контроля исполнения и регулирования документации.
Важность работы с организационно-распорядительной документацией компании заключается в том, что она позволяет систематически рассматривать структуру компании, изучать ее функции и понимать цели, которые она стремится достичь.
Объектом исследования
Целью данной работы является необходимость охарактеризовать сущность и специфику работы с организационно-распорядительной документацией предприятия.
Для достижения поставленной цели необходимо поставить ряд конкретных задач:
.Опишите теоретические аспекты сущности организационно-распорядительной документации и ее роли в процессе управления.
.Описать организационную документацию.
.Описать распорядительную документацию.
1. Роль документной информации в управлении (понятие документирования)
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражена в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. Документирование — это фиксация информации на материальном носителе, т.е. процесс создания документа. Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, дискеты и др.).
Рецензия на дипломную работу по управлению персоналом
... Интернет-ресурсы Примерная тематика дипломных работ по специальности 080505 «Управление персоналом» Разработка организационного проекта системы управления персоналом организации (предприятия). Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления персоналом организации (предприятия). Формирование целей системы управления персоналом организации (предприятия). Разработка ...
Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения проблем, объемом и характером взаимоотношений с другими организациями и закрепляется в таблице документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
В зависимости от конкретной бизнес-ситуации создается множество различных типов документов. Они подразделяются по:
содержанию информации (отражают основные функции управления)
происхождению (служебные и личные)
месту составления (внешние и внутренние)
способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
количеству вопросов (простые — один вопрос; сложные — несколько вопросов)
Процесс управления включает следующие документируемые операции:
сбор и обработку документной информации;
подготовку решения;
принятие и документирование решения;
доведение решений до исполнителей;
исполнение решения; контроль исполнения;
сбор информации об исполнении;
передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех организациях.
1 Значение организационно-распорядительной документации (ОРД)
Среди широкого разнообразия типов деловых документов, циркулирующих на предприятиях и в организациях, деятельность по организационному и административному управлению в основном заключается в разработке и внедрении решений, зафиксированных в организационной и административной документации. Она является наиболее широко используемым видом документации. Основное назначение организационно-распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать выполнение возложенных на него задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Результаты работы организации зависят от эффективности, с которой регулируется деятельность учреждения.
Организационно-распорядительные документы (ОРД) условно подразделяются на две группы:
Планирование и организация управленческих решений
... - управленческие решения. Предмет - планирование и организация управленческих решений. Целью данной курсовой работы является рассмотрение особенностей принятия управленческих решений. Задачи работы: 1) рассмотреть сущность, классификацию и критерии качества управленческого решения; 2) изучить технологии выработки управленческих решений; 3) ...
организационные документы;
распорядительные документы;
Деятельность любой организации регулируется правовыми документами. В первую очередь, это организационные документы, разработанные самими учредителями и нормативные. Организационные документы регулируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. Организационные документы включают: устав и другие учредительные документы, инструкции, персонал, внутренние правила и многое другое. Для решения основных задач организации издаются приказы, инструкции, решения, решения, приказы. Это вторая группа — распорядительные документы.
2. Организационные документы, Организационные документы
К организационным документам относятся:
устав организации;
учредительный договор;
положения о структурных подразделениях;
регламент;
структура и штатная численность;
штатное расписание;
должностные инструкции работников.
Организационно-правовые документы оформляются на общем бланке организации или на стандартном листе бумаги со всеми необходимыми реквизитами.
В перечень реквизитов ОРД входят следующие:
.Герб Российской Федерации;
.Герб субъекта Российской Федерации;
.Эмблема организации или товарный знак;
.Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
.Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
.Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
.Код формы документа;
.Наименование организации;
.Справочные данные об организации;
.Наименование вида документа;
.Дата документа;
.Регистрационный номер документа;
.Ссылка на регистрационный номер и дату документа;
.Место составления или издания документа;
.Адресат;
«Организация работы с документами в
... делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в организации. 4. Проследить этапы движения документов ... следующие локальные документы: учредительные документы (Устав ОГАУЗ «БСМП№2», учредительный договор, должностные инструкции сотрудников и т.д.); распорядительные документы ОГАУЗ « ...
.Гриф утверждения документа;
.Резолюция;
.Заголовок к тексту;
.Отметка о контроле;
.Отметка о наличии приложения;
.Подпись;
.Гриф согласования документа;
.Визы согласования документа;
.Оттиск печати;
.Отметка о заверении копии;
.Отметка об исполнителе;
.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
.Отметка о поступлении документа в организацию;
.Идентификатор электронной копии документа.
Датой организационно-правовых документов является дата утверждения. Организационные документы утверждаются руководителем организации или ее структурного подразделения либо вышестоящей организации. Утверждение осуществляется либо путем проставления штампа одобрения на самом документе, либо путем публикации другого документа. Название текста должно соответствовать названию типа документа. Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста является раздел «Общие положения», в котором указываются причины разработки, основное назначение организационного документа, объем его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Они нумеруются арабскими цифрами, так же как пункты и подпункты. Организационные документы подлежат утверждению в порядке, установленном организацией. Он проводится со всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, которая проверяет соответствие этого организационного документа действующему законодательству. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы бессрочны и действуют до тех пор, пока они не будут удалены или заменены новыми. Особенностью организационно-правовых документов является возможность вносить в них изменения и дополнения в случаях, когда нет необходимости переделывать весь документ.
1 Устав организации
Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения. это основной учредительный документ, определяющий правовой статус организации, который требуется по закону для ее государственной регистрации. С момента регистрации организация приобретает права юридического лица, и ее фирменное наименование может использоваться только этой организацией.
Разработка инструкций по охране труда: Порядок разработки инструкций ...
... работы по охране труда в образовательном учреждении старший администратор назначает одного из своих заместителей ответственным за охрану труда в организации. Ответственный осуществляет оперативный контроль за состоянием охраны труда и подготавливает распорядительные документы (приказы, инструкции). ...
Устав разрабатывается и утверждается учредителями (участниками) хозяйственных обществ, производственных кооперативов и других юридических лиц. Если компания создается человеком, это лицо утверждает устав. Устав производственного кооператива утверждается общим собранием его членов. Устав государственного или муниципального унитарного предприятия утверждается уполномоченным государственным органом или органом местного самоуправления. Устав государственного предприятия утверждается Правительством Российской Федерации. В соответствии с уставом организации разработана ее структура, определена численность персонала. В штатном расписании фиксируются должность и количество сотрудников организации, указывается фонд оплаты труда.
Устав оформляется на общем бланке организации (Приложение 1) . Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она состоит из: наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций; даты регистрации; государственного регистрационного номера; подписи; печати регистрирующего органа. Штамп одобрения также проставляется на титульном листе и опечатывается. Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, негосударственной организации — ее учредителями, общим собранием акционеров.
Структура текста и его содержание определяются разработчиками карточки. В число его обязательных разделов включаются:
.Общие положения (определяются цели и задачи организации).
.Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи).
.Регламент организации (форма и методы управления, права и обязанности должностных лиц).
.Финансово-материальная база (порядок распоряжения средствами и ценностями).
.Отчетная и ревизионная деятельность.
.Порядок ликвидации организации.
2 Учредительный договор и инструкции, Учредительный договор
Учредительный договор может включать следующие разделы:
.Вводная часть.
.Цель заключения договора.
.Наименование и правовая форма организации.
.Предмет деятельности.
.Местонахождение организации.
.Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.
.Порядок образования имущества.
.Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.
Организация секретарского обслуживания в ООО
... работа (бездокументное обслуживание): ... инструкциях, содержание которых будет подробно рассмотрено в разделе 2.1.1 настоящей работы. В последние годы руководство организаций наряду с перечисленными задачами поручает секретарю ... утверждаются ... органом ... Порядок движения документов фиксируется в виде утвержденного графика движения документов и единых схем маршрутизации . Проблемным аспектом 1.3. Роль секретаря ...
.Порядок распределения прибыли и погашения убытков.
.Порядок управления делами юридического лица.
.Права и обязанности участников (учредителей).
.Ответственность за нарушение договора.
.Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.
.Порядок рассмотрения споров.
.Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.
В заключительной части учредительного договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон (Приложение 2) .На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства. Конституционный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке.
Инструкция
Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица. На каждого работника учреждения (организации), в том числе и на работника службы делопроизводства, составляется должностная инструкция.
Оформляется на общем бланке организации и содержит реквизиты:
.наименование организации;
.наименование вида документа;
.дата;
.место издания;
.заголовок к тексту;
.текст;
.подпись;
.гриф утверждения;
.гриф согласования или виза согласования.
Текст инструкции разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами, количество разделов определяется разработчиками. Подписано руководителем структурного подразделения, которое его разработало. он утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем организации, что подтверждается соответствующей печатью одобрения по форме. В инструкции можно отметить, что это приложение к распорядительному документу. При утверждении инструкции распорядительным документом (например, приказом) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.
Организационно-распорядительная документация по основной деятельности ТюмГУ
... организации работы предприятия и т.п. Административные акты включают указы, решения, постановления, указы и инструкции. (ПРИЛОЖЕНИЯ№1,2,3) Выбор вида документа, предназначенного для документирования распорядительной деятельности, определяется уровнем органа ... курсовой работы показаны состав, содержание и функции организационно-распорядительных документов: организационно-распорядительных документов. ...
Должностная инструкция
Основным элементом структуры управления является должность. Формирование должностей зависит от объема, состава, характера выполняемых в организации функций, существующего разделения и кооперации труда работников. Должностные инструкции играют организационную, регулирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, исключают параллелизм в выполнении индивидуальной работы и позволяют взаимосвязь в работе сотрудников на различных должностях. Кроме того, они позволяют объективно оценивать деятельность сотрудников, являются нормативной базой для применения против них мер воздействия.
При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь спектр обязанностей, полномочий и ответственности сотрудника, иметь четкую и лаконичную формулировку, быть гибкими и динамичными. Должностные инструкции разработаны для всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, за исключением должности руководителя подразделения, деятельность которого регулируется положением о подразделении. Должностные инструкции разработаны на основе Пособия по квалификации должностей руководителей, специалистов и других сотрудников. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа и заголовок к тексту, место составления, подпись (Приложение 3) . он подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или его заместителем. он утверждается руководителями соответствующих служб, начальником отдела кадров, юристом и другими должностными лицами, от действий которых может зависеть его выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения оригинала должностной инструкции, сотрудник проставляет ознакомительную визу: читать инструкцию, дату, подпись.
3 Регламент, структура и штатная численность, штатное расписание
Регламент — правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа (если порядок работы недостаточно четко описан в положении об этом органе).
Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет:
статус коллегиального или совещательного органа;
порядок планирования работы;
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
Процесс разработки управленческих решений в организации
... процесс разработки управленческих решений. Предметом исследования является отдельные этапы разработки управленческих решений. Целью исследования является изучение основных этапов разработки управленческих решений в организации. Для достижения поставленной цели в работе определены следующие задачи : § рассмотреть теоретические положения разработки и реализации управленческих решений ...
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений коллегиального или совещательного органа;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.
Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты:
.наименование вида документа;
.заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа);
.дата;
.место составления;
.гриф утверждения;
.текст;
.подпись.
Положение обсуждается в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовывается с юридической службой, подписывается руководителем органа или руководителем коллегиального органа и утверждается коллективно.
Структура и штатная численность
Документ составляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем отдела кадров, подписывается главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации печатью. В тексте документа указаны коды структурных подразделений, их наименования и состав. Текст документа оформляется в виде таблицы, столбцы которой соответствуют столбцам штатного расписания. Обычно этот документ утверждается на полный год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, они вносятся по заказу для основного вида деятельности.
Штатное расписание
Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. В текстовом заголовке указывается год, на который составляется штатное расписание. Текст оформляется в табличной форме (Приложение 4) . Вне зависимости от того, по правилам какой УСД составляется штатное расписание, стандартный набор информации, содержащийся в тексте документа, включает перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Визируется штатное расписание главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, курирующим данные вопросы, подписывается руководителем отдела кадров (службы персонала) и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати (или ее заменяющей).
В негосударственных организациях документ может быть утвержден советом директоров.
3. Распорядительные документы, Распорядительные документы, .1 Классификация распорядительных документов
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:
Организация производства на предприятии общественного питания
... привел к закрытию и разорению большинства предприятий общественного питания. Начиная с этого времени, сфера питания начала развиваться заново. Организация производства 1.1 Ознакомление с предприятием общественного питания Предприятие общественного питания «Боулинг-клуб М-111» - относится к ...
правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Также различают следующие виды административных актов: постановление, постановление, распоряжение, постановление, постановление.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
документы, издаваемые в условиях коллегиальности
документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений
2 Этапы подготовки распорядительных документов, Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиального принятия решения
Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:
.Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.
.Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.
.Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.
.Принятие решения по рассмотренным материалам.
.Оформление протокола заседания.
.Издание распорядительного документа.
.Доведение решения до исполнителей
Первый этап включает сбор информации по теме и ее анализ и завершается составлением аналитического отчета. Эта работа выполняется согласно плану работы коллегиального органа специалистом или группой специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимую информацию можно запросить у других отделов, подчиненных и других организаций. Руководство должно содержать полную и исчерпывающую информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Он должен быть согласован со всеми специалистами, заинтересованными в готовящемся решении, и подписан руководителем отдела, представляющего вопрос на рассмотрение. Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения написаны на стандартных листах бумаги. В проекте решения указаны мотивы решения, а в административной части — инструкции.
На втором этапе подготовленные материалы — акт и проект решения представляются секретарю коллегиального органа, как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.
На третьей и четвертой стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа. В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.
Пятая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления. После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.
Шестая стадия — издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.).
Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения. Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.
Седьмая стадия — это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений включает следующие стадии:
.Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).
.Сбор и анализ информации по вопросу.
.Подготовка проекта распорядительного документа.
.Согласование проекта документа.
.Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.
.Принятие решения (подписание документа).
.Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Первая стадия предусматривает процедуру документирования, которая является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решений.
На второй стадии проводится сбор и анализ информации для выработки управленческого решения. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации — это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.
Третья стадия включает подготовку проекта распорядительного документа. Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги формата А4 по тем же правилам, что и окончательный документ.
Четвертая стадия — согласование проекта документа. Она подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).
Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы (визирует проекты нормативных правовых актов).
Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.
На пятой стадии проект дорабатывается, учитывая замечания и дополнения. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя. Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.
Контроль за правильностью оформления проектов документов осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ).Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.
Шестая стадия — принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой. Проекты документов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути проекта, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
Седьмая стадия — доведение распорядительного документа до исполнителей, т.е. тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.
3 Оформление распорядительных документов
Приказ — правой акт, издаваемый руководителем организации (его структурного подразделения), действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Подготовка приказа включает:
.Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений
.Подготовка проекта приказа
.Согласование проекта со специалистами
.Подписание приказа руководителем
Приказами оформляются:
.Порядок действия предприятия
.Решения и поручения по организации работы
.Организационные мероприятия
.Итоги работы
.Результаты ревизии
Различают приказы по основной деятельности и по личному составу.
Приказы по личному составу
Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Партизанске», «Об изменении устава общества». В приказах текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки от границы левого поля прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
Распорядительная часть
До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.
Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение. Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения документа. Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя.
Реквизиты приказа:
.наименование организации
.наименование вида документа (ПРИКАЗ);
.дата и номер;
.место составления;
.заголовок к тексту;
.текст;
.подпись;
.визы согласования.
Выписка из приказа
Особенность выписки заключается в том, что при наличии в приказе констатирующей части её записывают полностью, а затем извлекают тот пункт, который необходим для работы.
Заверительная надпись (отделяют от текста 2-3 интервалами).
При необходимости на заверительную надпись может быть проставлен оттиск печати.
Указание — правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления. Право издания указаний принадлежит также руководителям организаций, учреждений и предприятий при оформлении решения оперативных производственных и административных вопросов.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» — в зависимости от содержания указания (Приложение 7) .Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
Реквизиты указания:
.наименование организации;
.наименование вида документа (УКАЗАНИЕ)
.дата и номер;
.место составления;
.заголовок к тексту;
.текст;
.подпись;
.визы согласования.
Распоряжение
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Пример оформления распоряжения.
Реквизиты распоряжения:
.наименование организации;
.наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ)
.дата и номер;
.место составления;
.заголовок к тексту;
.текст;
.подпись;
.визы согласования.
Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от границы левого поля. Если решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ:…».При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты. Распорядительная часть излагается пунктами. Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части.
Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Юридическую силу решение обретает после его подписания руководителем органа коллегиального органа управления, присвоения документу номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Решение оформляются на бланке решения (бланк конкретного вида документа).
Пример оформления решения.
Реквизиты решения:
.наименование организации;
.наименование вида документа (РЕШЕНИЕ);
.дата и номер;
.место составления;
.заголовок к тексту;
.текст;
.подпись;
.визы согласования.
Постановление
Реквизиты постановления:
.наименование организации;
.наименование виды документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ)
.дата и номер;
.место составления;
.заголовок к тексту;
.текст;
.подпись;
.визы согласования.
Заключение
Управление организацией (предприятием, учреждением) невозможно осуществлять без использования организационно — распорядительных документов. От того, насколько правильно составлены и оформлены эти документы, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. Правила оформления документов закреплены в правовых и нормативных актах, которые издают федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, органы управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений.
Подводя итог курсовой работы, сделаем следующие выводы:
Процесс управления организацией включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Организационно-распорядительные документы могут быть достаточно разнообразными.
Организационно-распорядительные документы — это очень специфические документы, имеющие множество особенностей.
Можно выделить следующие стадии подготовки документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание.
Обязательность организационно-распорядительных и других видов документирования информации сегодня определена Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации». В нём указано: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».
Таким образом, организационно-распорядительные документы — это один из самых сложных и важных видов документации. Ведь они включают комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов предприятия.
Список источников и литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/kursovaya/na-temu-rasporyaditelnyie-dokumentyi/
1.Об информации, информатизации и защите информации: федеральный закон от 20.02.1995 №24-ФЗ // СЗ РФ. — 1995. — №8. — Ст. 609;
2.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. №536. — М., 2006.
.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-2003 — Введ. 01.07.2003. — М., 2003. — 17 с.
.Галахов В.В., Корнева И.К. Делопроизводство. — М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2004. — 456с
.Гавриленко В.Г. Делопроизводство — Мн., 2003. — 143 с.
.Гавриленко В.Г. Порядок ведения делопроизводства. — Мн.: Право и экономика, 2003. — 92 с.
.Кузнецова Т.В. Делопроизводство. — М.: ЮНИТИ — ДИАНА, 2003. — 359с
.Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция — Ростов н/Д.: Март, 2005. — 271 с.
.Михальченко А.Н. Пособие по делопроизводству. — Мн., 2007. — 330 с.
.Москалев В.А. Современное делопроизводство. — М.: Инфра-М, 2005. — 214 с.
.Паневчик В.В. Делопроизводство и машинопись. — Мн.: Выш. шк., 2003. — 142 с.
.Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству — СПб Питер, 2006. — 192.
