Документирование деятельности службы кадров ООО ‘АвтоТрансЛогистик’ в г. Новый Уренгой

Дипломная работа

Функция кадровой документации (по личному составу) — оформление и закрепление трудовых отношений.

Правовые рабочие отношения организации с работником регулируются Трудовым кодексом РФ, инструкциями Минтруда и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные показатели, характеризующие работу с персоналом, отражаются в пакетах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Актуальность данной работы

Суть перехода от традиционных форм работы с персоналом к ​​системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких административных методов воздействия на людей к рыночным отношениям, основанным на экономических методах.

Теоретической основой диссертации являются различные книги и статьи по данной теме. Использованную литературу можно условно разделить на два блока.

Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документация трудовой деятельности», в котором рассматриваются общие требования к оформлению основных видов кадровых документов, а также характеристика их содержания и порядок их проведения. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал книги представлен в доступной, исчерпывающей форме, основанной на многочисленных примерах и типовых документах.

31 стр., 15373 слов

Работы актуальна правильным ведением кадрового

... и другом численном составе кадровой службы у водителя в зависимости от потенциала персонала. На качество работы аппарата управления, следовательно, на организацию и культуру труда рабочих влияет организация работы персонала с документами. Успех в рядах ...

Другая книга — это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». Содержит различные варианты распоряжений персонала с рекомендациями по их правильному составлению и составлению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также представлены документы, которые должны сопровождать заказ, чтобы он был юридически обоснованным и не приводил к судебным разбирательствам с сотрудником.

В книге М.И. В «Документах о персонале предприятия» Басакова рассматривается вопрос перехода от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной упор в книге сделан на оформление организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.

В работе была также использована книга Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Книга раскрывает положения стандарта, содержит дополнительную нормативную и справочную информацию, примеры форм, примеры документов.

Второй блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанов «Персональные данные и их защита» обсуждает специфику работы с конфиденциальными документами, объясняет, какая информация о сотруднике является персональной. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматривает понятие конфиденциальных документов и особенности работы с ними, отдельно рассматривая вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТа Р 6.30-2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецова «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривает новое постановление правительства о трудовых книжках, правилах и инструкциях по их составлению, ответственности за ведение и сохранность трудовых книжек. В статье Г.А. Серового «Компьютеризация службы управления персоналом» обсуждает вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Доронина «Персонал» исследует характеристики кадрового стола и его изменения. В статье Е.А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.

16 стр., 7859 слов

«работа по формированию кадрового

... целей и задач, в том числе и развитию кадрового потенциала. Грамотная работа по повышению и развитию кадрового потенциала государственной и муниципальной службы функционирует только с людьми, прошедшими конкурсный отбор в кадровый резерв. В научной литературе кадровый резерв имеет ...

Таким образом, мы видим, что данная тема широко представлена ​​в литературе, но, тем не менее, представляется очень важным рассмотреть ее на примере конкретной фирмы.

Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с кадровыми документами на примере предприятия ООО «АвтоТрансЛогистик» в г. Новый Уренгой. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломной работы:

.Рассмотреть структуру управления и ее место в структуре управления ООО «АТЛ».

2.Проанализировать систему документации ООО «АТЛ».

.Разработать должностные инструкции для отдела кадров.

служба кадров документирование инструкция

Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы ООО «АвтоТрансЛогистик».

.Кодексы.

2.Федеральные законы и Постановления Правительства.

.Постановления различных министерств.

.ГОСТы.

.Справочные издания.

Дадим характеристику каждой из этих групп.

Основным для диссертации стал Трудовой кодекс Российской Федерации, в котором прописаны все вопросы, касающиеся трудовых отношений. Он определяет требования к ведению трудовых книжек, раскрывает суть договорных отношений между работодателем и работником. Некоторые вопросы, связанные с регистрацией трудовых отношений и последствиями их нарушения, нашли отражение в Гражданском кодексе Российской Федерации и Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях. Они устанавливают особенности заключения между работником и компанией контракта или трудового договора.

Среди федеральных законов наиболее существенными для нашей работы были следующие:

Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.) ;

16 стр., 7806 слов

Организация работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ ...

... документации; указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения; ...

Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) .

Среди Постановлений Правительства РФ самым важным для дипломной работы было Постановление от 16.04.2003 г. № 225 (ред. от 06.02.2004 г.)»О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») , так как именно в нём оговариваются все требования по ведению и оформлению трудовых книжек на предприятии. Определенную важность представляет и Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне», так как в нём проговаривается, какая информация о сотрудниках является секретной.

Следующая важная группа источников — постановления Госкомстата РФ об особенностях подготовки первичной бухгалтерской документации. Среди них можно назвать постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» и постановление Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

К этой же группе источников могут быть отнесены постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек», приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» и постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») .

Определенный интерес для дипломной работы представляло постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. № 794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ», так как на предприятии «АвтоТрансЛогистик» применяется в том числе и вахтовая форма работы.

Следующая группа источников представлена ​​различными ГОСТами, связанными с оформлением производственной документации, в том числе кадровой. Здесь, в первую очередь, необходимо назвать «Государственную систему документационного обеспечения управления» (ГСДОУ) , в которой представлены общие требования к документам, а также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования », который определяет некоторые характеристики хранения документов.

Справочные издания представлены в основном квалификационными справочниками должностей, такими как «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)». И последний из рассматриваемых источников — это «Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД)».

12 стр., 5904 слов

Управление персоналом в зарубежных филиалах компаний

... систему управления персоналом в зарубежных филиалах; изучить японскую систему управления персоналом в зарубежных филиалах; сформулировать проблемы управления персоналом в зарубежных филиалах компаний. Предметом работы выступает система управления персоналом. Объектом работы являются зарубежные филиалы международных компаний. 1. Стратегии управления персоналом в зарубежных филиалах компаний 1.1 ...

В ходе работы над дипломом использовались общенаучные и специальные методы . На этапе организационного исследования и сбора данных использовались методы наблюдения, расследования, функционально-стоимостного анализа. В период сбора данных использовались моделирование, системный анализ, статистические, описательные и комплексные методы.

Цели и задачи работы определили ее структуру . Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика документов кадровой службы. В главе 3 показаны принципы, в соответствии с которыми были разработаны должностные инструкции отдела кадров. Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.

Глава 1. Структура управления и ее место в структуре управления ООО «АТЛ»

1.1 Основные направления деятельности ООО «АТЛ»

Общество с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» — молодая, динамично развивающаяся компания. Компания создана в начале 2006 года.

В настоящее время компания имеет несколько филиалов в таких регионах, как Республика Коми, Ямало-Ненецкий автономный округ, Московская область, Архангельская область.

По результатам работы в 2007 году ООО «АвтоТрансЛогистик» вошло в пятерку ведущих автотранспортных компаний Российской Федерации по объему перевозок.

Основными видом деятельности компании является перевозка сыпучих грузов, круппнотонажных и негабаритных грузов, в том числе занимается перевозкой грузов каботажным (прибрежным) флотом.

ООО «АвтоТрансЛогистик» Новоуренгойский филиал. Основным направление деятельности Новоуренгойского филиала является перевозка грузов различного назначения в интересах предприятий топливно-энергетического комплекса, а именно ОАО «Юрхаровнефтегаз», ООО «Ямбурггаздобыча», ОАО «Ванкорнефть», ОАО «ТНК-ВР».

Филиал Общества с Ограниченной Ответственностью «АвтоТрансЛогистик» создан на основании Решения № 2 Единственного Участника общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» от 12 сентября 2001 г. и действует с соблюдением требований Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и иных федеральных законов.

Полное наименование филиала: Филиал ООО «АвтоТрансЛогистик» в городе Новый Уренгой.

15 стр., 7268 слов

Образец (по профилю специальности) для специальности 38.02.03 ...

... даже в условиях финансового кризиса и нестабильности. Целью данного Отчета производственной практики является определение уровня логистических услуг транспортно-экспедиционной компании - ОАО ... логистики может быть представлен различными структурами и подструктурами в зависимости от ряда факторов, таких как основной вид деятельности организации, прописанный в уставе или ином учредительном документе, ...

Местонахождение филиала: 629305, Ямало-Ненецкий автономный округ, г. Новый Уренгой, ул. Юбилейная, д.5.

Филиал учрежден на неопределенный срок.

Филиал создан с целью повышения эффективности коммерческой деятельности Компании, а также расширения масштабов и территориальных масштабов деятельности Компании.

Филиал является обособленным подразделением общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик», расположенным за пределами штаб-квартиры компании и выполняющим все его функции, в том числе функции представительства.

Филиал не является юридическим лицом, он действует на основании положений, утвержденных компанией. Для осуществления своей деятельности бизнес-единица наделена компанией, создавшей ее, имуществом, которое учитывается как в ее отдельной финансовой отчетности, так и в финансовой отчетности компании.

Управляющий филиалом назначается компанией и действует на основании доверенности.

Филиал осуществляет деятельность от имени создавшего его общества.

Для организации и ведения своей деятельности филиал может иметь расчетные счета в банках в порядке, установленном законодательством.

Филиал имеет печать, штампы и бланк со своим наименованием и фирменным наименованием.

В собственность филиала входят средства, закрепленные за ним компанией, а также денежные и материальные ресурсы, приобретенные в ходе его хозяйственной деятельности, включенные в общую финансовую отчетность компании, имущество на балансе предприятия филиал принадлежит компании.

Для выполнения своих обязанностей и обязанностей в компании филиал осуществляет финансово-хозяйственную деятельность в пределах и на условиях, определенных компанией.

Производственная деятельность филиала запланирована и учтена в уставе компании.

Компания гарантирует автономию работы филиала при выполнении возложенных на него функций.

Филиал управляет активами и средствами, которые он получает в результате своей хозяйственной деятельности, в соответствии с решениями компании.

Филиал вправе заключать коммерческие контракты, ответственность за которые несет компания.

Филиал несет материальную ответственность перед компанией за причиненный ущерб.

Филиал реализует свою продукцию, работы и услуги по ценам и тарифам, установленным компанией.

Филиал осуществляет все виды хозяйственной деятельности, направленной на решение уставных задач филиала и общества в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а также законодательствами других стран, на территории которых филиал осуществляет свою деятельность.

Результаты деятельности филиала отражаются в бухгалтерском балансе, в отчете о прибылях и убытках, а также в годовом отчете компании.

5 стр., 2262 слов

Закупочная деятельность диплом

... - закупочная деятельность компании., Предметом исследования является организация и управление закупочной деятельности на предприятии., Исследование проходило на базе предприятия Пермская ГРЭС - филиал ОАО ... характеристика исследуемого предприятия, проанализирована политика компании в области закупок и закупочная деятельность Пермской ГРЭС - филиала ОАО «ОГК-1». Описана организация бизнес-процесса ...

Финансовый год филиала совпадает с финансовым годом общества.

Руководство деятельностью филиала осуществляет директор филиала, назначаемый и снимаемый с должности Единственным акционером Общества.

Управляющий филиалом осуществляет свою деятельность на основании и в пределах доверенности, трудового договора и приказа о назначении управляющего филиалом.

Доверенность и приказ о назначении директора филиала выдает Генеральный директор Общества на основании решения Единственного акционера Общества о назначении директора.

Директор филиала:

действует от имени общества по доверенности;

осуществляет оперативное руководство деятельностью филиала в соответствии с утвержденными обществом планами;

представляет интересы филиала во всех российских и иностранных предприятиях, учреждениях и организациях;

распоряжается средствами филиала в пределах предоставленных ему прав, совершает сделки;

в пределах имеющихся полномочий, издает приказы и указания, обязательные для всех работников филиала;

открывает в банках расчетные и иные счета;

принимает на работу и увольняет с работы работников филиала в соответствии со штатным расписанием, применяет к ним меры поощрения и наложения на них взысканий в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

совершает иные действия, необходимые для достижения целей и задач филиала. Приказы и распоряжения руководителя филиала в пределах его полномочий являются обязательными для всех сотрудников филиала.

Аудит финансово-хозяйственной и юридической деятельности филиала осуществляется ревизионной комиссией компании, аудиторскими службами, назначаемыми или заказываемыми компанией, в случае необходимости.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью филиала может осуществляться аудиторами (аудиторскими организациями на основании заключенных с ними договоров).

Члены ревизионной комиссии компании и аудиторы вправе требовать от должностных лиц филиала предоставления им всех необходимых материалов, бухгалтерских или иных документов и личных объяснений.

Члены комитета по аудиту компании и аудиторы направляют результаты своих проверок генеральному директору компании.

Аудиторская комиссия компании и аудиторы формируют заключение по годовым отчетам филиала.

Филиал учитывает результаты своей деятельности, ведет бухгалтерскую и статистическую отчетность в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер филиала несет ответственность и пользуется правами, установленными для главных бухгалтеров компаний и организаций. Главный бухгалтер филиала подчиняется непосредственно генеральному директору и главному бухгалтеру компании.

9 стр., 4004 слов

Организация и основы деятельности адвокатуры. Правовые основы ...

... довольно агрессивная группа сторонников так называемых телепрограмм. Правовые основы адвокатской деятельности Министерство. Адвокат, как член независимой организации, должен всемерно упрочивать честь и достоинство ... и подготовке документов по уголовным и гражданским делам. Понятие и задачи адвокатуры, принципы ее организации. Коллегия адвокатов, являясь членской организацией, действует на основании ...

Отношения между работниками филиала, возникшие на основании трудового договора, регулируются законодательством Российской Федерации о труде и Положением о персонале филиала, утверждаемым директором.

Структуру филиала утверждает генеральный директор общества.

Директор филиала составляет положение о персонале, которое предусматривает порядок приема на работу и увольнения сотрудников, формы и системы оплаты труда, режим работы, смены, порядок предоставления дней отдыха и отпусков и другие вопросы.

Условия оплаты труда, продолжительность ежегодного отпуска и меры социальной защиты работников не должны быть хуже условий, предусмотренных российским законодательством о труде.

Деятельность филиала прекращается:

по решению единственного участника общества;

в случае ликвидации общества.

Прекращение деятельности филиала происходит путем его ликвидации.

1.2 Нормативно-правовая кадровая деятельность предприятия

При подготовке кадровой документации, и прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации в редакции от в ред. от 30 декабря 2006 г. с последующими изменениями и дополнениями. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме (ст.67); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст.68); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст.66); администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст.62) и т.д.

Действующее положение регулирует работу с отдельными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в редакции от ред. от 6 февраля 2004 г. (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225) . В дальнейшем в Правила вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями; порядка исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек; об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением трудовых книжек.

При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации — ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.

11 стр., 5305 слов

Организация внешнеэкономической деятельности фирмы

... как экономической системы. Эти взгляды также игнорируют понимание сущности и организации производственно-хозяйственной деятельности промышленного предприятия как экономической системы. На практике это приводит ... или по электронной почте. 1. Теоретические основы организации внешнеэкономической деятельности фирмы 1.1. Понятие и сущность внешнеэкономической деятельности фирмы До сих пор не сформирован ...

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

а) иных государственных стандартов;

б) отраслевых стандартов РФ;

в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.

Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего, уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-97).

Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее — ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее — ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТ Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Таким образом, из Раздела 3 были выведены элементы, влияющие на юридическую дисциплину подписи и датировку документов, при сохранении, по сути, тех же деталей «Подпись документа» и «Дата документа» неизменными.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регулирующие порядок изготовления штампованных бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число).

Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).

Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта рекомендуются, но это не означает, что теперь можно составлять управленческие документы в соответствии с нашей интерпретацией соответствующих требований.

С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит — от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.

Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер предприятия;

— индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— сведения об адресате;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о постановке документа на контроль;

— текст документа;

— отметка о наличии приложений;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати организации;

— отметка о заверении копии документа;

— отметка об исполнителе документа;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организации;

— идентификатор электронной копии документа.

Указания ГОСТа Р6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства — Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД.

Помимо нормативных и методических документов по составлению и оформлению кадровой документации, профессионалы должны учитывать требования действующего регламента по систематизации, архивированию и подготовке к архивации документов кадровой службы. Основные правила работы ведомственных архивов определяют порядок составления и утверждения бизнес-номенклатуры организации, проверки ценности документов, регистрации дел и передачи их в архив.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.

Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.

Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», принятым постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.

Методическое обеспечение Системы управления кадрами ООО «АвтоТрансЛогистик» составляют следующие документы:

Трудовой кодекс Российской Федерации;

Коллективный договор ООО «АвтоТрансЛогистик» (принимается на конференции работников предприятия);

Устав ООО «АвтоТрансЛогистик», утв. Распоряжением Министерства РФ по транспортной промышленности от 10.09.2001 г.;

Правила внутреннего трудового распорядка для работников ООО «АвтоТрансЛогистик»;

Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Mинистерства. ДСП. экз. № 000769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 г. № 198;

Концепция кадровой политики ООО «АвтоТрансЛогистик», утв.17.07.2002 г. № 12-07/1332;

Организационная структура ООО «АвтоТрансЛогистик»;

Руководство по качеству (CTП 66).

Таким образом, можно сделать следующие выводы:

.Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия.

2.Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников.

Глава 2. Система документации ООО «АТЛ»

2.1 Организационные документы, их анализ

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, — организация системы и процессов управления, т.е.:

создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

регистрация организации;

установление ее структуры;

определение штатной численности, номенклатуры должностей: руководителей, специалистов, технических исполнителей и присвоение им разрядов по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

регламентация деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности в необходимых случаях;

установление режима работы и системы охраны;

организация труда работников и оценка труда работников;

реорганизация организации;

ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность ООО «АвтоТрансЛогистик» фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем ООО «АвтоТрансЛогистик», распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно) .

По мере изменения характера деятельности ООО «АвтоТрансЛогистик» и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение).

В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов.

Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой — по решению высшего органа управления организацией (общего собрания Учредителей) с обязательной регистрацией изменений в органе государственной регистрации организаций; изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя; изменения в положения о структурных подразделениях — распорядительными документами руководителя.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство ООО «АвтоТрансЛогистик» с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых (в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003) реквизитов: название учреждения и подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Учредительные документы — это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия).

К учредительным документам относятся учредительный договор и устав.

Учредительный договор

Устав — правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица. Общие положения об уставе содержатся в первой части Гражданского кодекса Российской Федерации.

Учредительные документы юридического лица должны содержать наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида (например, предмет и цели деятельности юридического лица).

Юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора.

Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, в случаях, предусмотренных законом, может действовать на основании положения об организациях данного вида.

Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками).

Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем.

Учредительный договор по способу совершения является консенсуальным, поскольку вступает в силу после достижения соглашения между сторонами, а по своему назначению в управленческой деятельности — организационным документом.

Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические аспекты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор ООО «АвтоТрансЛогистик» состоит из следующих разделов:

. Вводная часть.

. Цель заключения договора.

. Наименование и правовая форма организации.

. Предмет деятельности.

. Место нахождения организации.

. Обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица.

. Порядок образования имущества.

. Условия об ответственности конкретных участников (учредителей) по обязательствам созданного юридического лица.

. Порядок распределения прибыли и погашения убытков.

. Порядок управления делами юридического лица.

. Права и обязанности участников (учредителей).

. Ответственность за нарушение договора.

. Условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов.

. Порядок рассмотрения споров.

. Порядок изменения и расторжения договора, реорганизации и ликвидации юридического лица.

При необходимости учредительный договор утверждает устав, который дополняет договор и закрепляет организационно-правовой статус организации.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом договоре не оговорен другой срок.

Если в качестве учредителя выступает юридическое лицо, то договор от его имени подписывают руководитель учреждения или лицо, наделенное полномочиями, подтвержденными доверенностью.

Организация считается учрежденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений конкретных организационно-правовых форм регулируется законодательством.

Текст устава ООО «АвтоТрансЛогистик» состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами, и содержит следующие разделы:

. Общие положения.

. Акционерный капитал (уставный капитал).

. Порядок деятельности.

. Управление.

. Учет и отчетность; распределение прибыли.

. Прочие накопления.

. Прекращение деятельности.

В устав могут включаться и другие разделы, отражающие специфику деятельности организации.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, наименование вида документа, место составления документа, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печати организации и регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участников.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Решением собрания участников

Протокол № 7 от «02» марта 2005 г.

Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации, отметка о регистрации — печатью органа государственной регистрации.

Положение об учреждении

В первую очередь, это органы власти и управления.

Текст положения об организации ООО «АвтоТрансЛогистик» содержит разделы:

. Общие положения.

. Основные задачи.

. Функции.

. Права и обязанности.

. Руководство.

. Взаимоотношения.

. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает основные проблемы или комплексы проблем, которые призвана решать организация в своей деятельности и которые определяют характер и основные направления ее деятельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав и обязанностей, которыми наделяется организация в лице ее руководителя.

Право — это юридически узаконенная возможность запрещать или требовать выполнения каких-либо действий. Права устанавливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. К правам относится право на издание распорядительных и нормативных документов; право на ведение переписки; право давать распоряжения и указания подчиненным подразделениям и лицам; право представительствовать в вышестоящих и иных органах; право запрашивать информацию и др.

К обязанностям относятся действия, которые организация должна выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, а также определяется сфера его компетенции.

В разделе »Взаимоотношения» устанавливается круг организаций и должностных лиц, с которыми учреждение осуществляет взаимодействие на информационном и документационном уровнях.

Раздел »Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавливает, кем осуществляются контроль, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, определяет их периодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в каком порядке и кем осуществляются реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными реквизитами Положения об организации являются наименование вышестоящего органа, наименование организации, название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

Положение о структурном подразделении

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

положения о структурных подразделениях;

положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (ученый совет, научно-технический совет и др.);

положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) .

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются конкретные положения.

Цель разработки организационных документов — наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Положение о подразделении ООО «АвтоТрансЛогистик» имеет следующие разделы:

. Общие положения.

. Основные задачи.

. Функции.

. Права и обязанности.

. Ответственность.

. Взаимоотношения.

В разделе «Общие положения» указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

Раздел «Основные задачи» — это перечень проблем, решаемых подразделением и определяющих характер и направления деятельности подразделения.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Ответственность» устанавливает виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, какими организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение; устанавливаются периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

2.2 Распорядительная документация

Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Основное назначение распорядительных документов — регулирование и координация деятельности, позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности. Оттого, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры учреждения, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов управления.

Конкретность таких предписаний проявляется в том, что:

с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы;

их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники;

они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты федерального уровня — акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации — республик, краев, областей, городов республиканского значения — Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

правовые акты организаций, учреждений, предприятий.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов.

Их можно разделить следующим образом:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.).

Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер.

Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю.

Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

Руководители органов управления, действующих на основе коллегиальности, наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации — ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения. В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, распоряжения, указания.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений — включает следующие стадии:

. Инициирование решения (обоснование необходимости издания распорядительного документа).

. Сбор и анализ информации по вопросу.

. Подготовка проекта распорядительного документа.

. Согласование проекта документа.

. Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям.

. Принятие решения (подписание документа).

. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования является организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации.

Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации — это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ.

На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе — «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются».

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа руководителем, — решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Доведение распорядительного документа до исполнителей — это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

Постановление

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Решение — это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой — на основе единоначалия.

Постановления и решения оформляются на бланках и имеют следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или муниципального образования), если организация имеет право на гербовый бланк, наименование вышестоящего органа, наименование организации-автора, название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя коллегиального органа.

Текст постановления или решения состоит из двух частей — констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», в решениях — «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»), которое печатается прописными буквами.

Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию.

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты.

Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: Совет директоров РЕШИЛ:.

Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов постановлений (решений).

Постановления (решения) подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Приказ — это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией; в отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и т.д.

Различаются приказы по основной деятельности и личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации учреждения, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на бланке приказа. Обязательными реквизитами приказа являются наименование вышестоящей организации (если она имеется), наименование организации-автора, название вида документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа — «Проект».

Проекты приказов составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа, и должен отвечать на вопрос «О чем?», например: «О создании филиала общества в г. Твери», «Об изменении устава общества».

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от 1-го лица единственного числа. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Последний пункт приказа — это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

2.3 Информационно-справочная документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом состоянии дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.

В состав информационно-справочных документов ООО «АвтоТрансЛогистик» входят докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, предложение, представление, заявление, все разновидности переписки, протокол, акт, справка, заключение, отзыв, сводка, список, перечень.

Особую группу в информационно-справочной документации составляет переписка — обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение и др.), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

К переписке прибегают для реализации информационных связей между организациями — как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения. Виды деловой переписки и их названия определяются способами передачи деловой информации, которые разделяются на два основных вида: почтовая связь и электросвязь.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве ООО «АвтоТрансЛогистик». Являясь связующим звеном между организациями, переписка может составлять до 80 % входящей и исходящей документации.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие — от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовые заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования:

письмо оформляется на бланке письма и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией;

письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях иметь разъясняющие и дополняющие материалы.

Информационный обмен с помощью переписки следует использовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

Докладная записка

Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней.

Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя — руководителю подразделения или организации; внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние — на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются наименование организации (для внутренней — наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей: в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения, третья часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять. Вторая часть в докладной записке может отсутствовать.

В этом случае текст докладной записки содержит обоснование и выводы и предложения составителя.

Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.

Служебная записка

Служебная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами служебной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст служебной записки состоит из обоснования (изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Заявление — это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника. Заявления составляются по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях — руководителю самостоятельного структурного подразделения) и оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение).

Заключение содержит изложение существа вопроса («прошу перевести.», «прошу предоставить отпуск.» и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения — документы, подтверждающие обоснованность просьбы (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление подписывается составителем.

Глава 3. Оргпроект по совершенствованию кадрового делопроизводства

В качестве оргпроекта по совершенствованию кадрового делопроизводства на предприятии ООО «АвтоТрансЛогистик» мною было разработано «Положение о должностной инструкции», а затем, на основе этого Положения, «Должностная инструкция начальника отдела кадров».

3.1 Принципы разработки должностных инструкций

Грамотно составленная должностная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им. Поговорим о значении должностной инструкции в работе кадровой службы.

Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому между работником и работодателем часто возникает непонимание, доходящее порой до открытого конфликта, а то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз и является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу. Приведем пример, в котором фирма, уволив сотрудника и оказавшись в роли ответчика на судебном процессе, проиграла дело из-за отсутствия должностной инструкции.

Должностная инструкция понадобится и при аттестации персонала, и при увольнении сотрудника в период испытательного срока, и при проведении сокращения численности или штата работников. Этот локальный акт относится к тем документам, которые лучше принять, чем проигнорировать.

Чтобы должностные инструкции не стали бесполезными бумагами, о которых вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнеситесь к созданию этих документов очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании. Как этого добиться? Давайте обо всем по порядку.

Прежде чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту работу. В этом вам поможет специальный документ — Положение о должностной инструкции. В нем подробно нужно оговорить правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов.

Положение о должностной инструкции — необязательный документ, но если вы хотите упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом.

Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков, приведем его образец (Приложение 3.1).

Разработанный проект Положения о должностной инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в силу, и с этого момента все должностные инструкции должны соответствовать его требованиям.

В работе над должностными инструкциями специалисту по кадрам отводится роль куратора и консультанта. Как правильно организовать этот процесс, начиная с написания проекта и заканчивая утверждением готового документа?

Прежде всего необходимо знать, как выглядит должностная инструкция, из каких разделов она состоит и какая информация включается в каждый из этих разделов (об этом будет идти речь ниже).

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Несмотря на то что в основном в нем содержится описание руководящих должностей, да и то не всех существующих на данный момент, на основе этого документа можно составить практически любую должностную инструкцию. Например, для составления инструкции офис-менеджера можно воспользоваться описанием должности секретаря руководителя, а на базе должности мастера участка написать должностную инструкцию супервайзера.

Обратите внимание еще на один важный документ — Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Он поможет вам быстро ориентироваться в квалификационном справочнике. К сожалению, пока еще нет отдельных справочников по разным отраслям экономики, а также по рабочим профессиям (так называемых Единого квалификационного и Единого тарифно-квалификационного справочников), но они постепенно будут издаваться.

Поскольку должностная инструкция обязательна не для всех организаций, не существует и общего нормативного акта, который содержал бы правила ее составления. Однако есть рекомендации для отдельных государственных учреждений, ими также можно пользоваться. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции в организациях Госкомэкологии.

Прежде чем составлять должностную инструкцию, рекомендуем разработать ее проект. Кто лучше всех знает обязанности сотрудников и служебные взаимосвязи в организации? Конечно, непосредственные руководители работников — начальники структурных подразделений. Поэтому разработку проектов должностных инструкций можно доверить именно начальникам отделов.

Чтобы руководители подразделений успешно справились с этой задачей, ознакомьте их с правилами разработки должностных инструкций, обеспечьте копиями вышеуказанных нормативных актов, объясните им, что инструкция должна быть написана простым и понятным языком, задачи и функции работника максимально конкретизированы, что следует избегать общих фраз и расплывчатых формулировок.

После того как ваш совместный труд с руководителями структурных подразделений будет завершен, проекты инструкций нужно направить на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверит должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также посмотрит, согласуются ли их положения с трудовыми договорами сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно договору как документу, обладающему большей юридической силой.

И в завершение процесса создания должностных инструкций генеральный директор компании или лицо, уполномоченное на утверждение должностных инструкций, ставит свою подпись и дату на грифе «Утверждаю». После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.

Для качественной разработки должностной инструкции вам понадобится не только информация об участниках процесса ее создания. Необходимо иметь представление о том, что включается в содержание данного документа. Поговорим об этом более подробно, а за основу возьмем должностную инструкцию менеджера по продажам.

Инструкция составляется не для конкретного работника, а для должности, которую он занимает. Другими словами, адресована она будет не менеджеру по продажам Петровой, а просто менеджеру по продажам (ведь в организации их может быть несколько — Петрова, Кузнецов, Мухина).

Общие правила составления должностных инструкций обычно прописываются в Положении о должностной инструкции (Приложение 3.1), утвержденном руководителем организации.

Должностная инструкция как правило состоит из следующих разделов:. Общие положения.. Права.. Должностные обязанности.. Ответственность.

Довольно часто вместо раздела «Общие положения» существует два других раздела — «Квалификация» и «Взаимосвязи работника». Кроме прав и обязанностей выделяют еще цели и задачи сотрудника. Мы предлагаем универсальный план составления должностной инструкции. Давайте посмотрим, что может включаться в каждый из разделов документа.

Разделе I «Общие положения». В этом разделе обычно указывают:

название должности в строгом соответствии со штатным расписанием. Этот пункт может выглядеть так: «Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность менеджера по продажам»;

требования, предъявляемые к уровню образования и стажу работы сотрудника, замещающего данную должность (квалификационные требования).

Например, «На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее высшее и/или среднее профессиональное (экономическое или инженерно-экономическое) образование без стажа работы по специальности»;

кому непосредственно подчиняется работник (непосредственная подчиненность): «Менеджер по продажам подчиняется непосредственно начальнику отдела сбыта»;

порядок назначения и освобождения от должности: «Назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению начальника отдела сбыта»;

наличие и состав подчиненных. Этот пункт особенно важен в должностных инструкциях руководителей. Если подчиненных не имеется, наличие и состав подчиненных указывать не нужно (можно написать: «Подчиненных у менеджера по продажам нет»);

порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия и кого он может замещать).

Например: «Во время отсутствия менеджера по продажам его замещает другой менеджер по продажам или заместитель начальника отдела сбыта»;

перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав организации, инструкции, рекомендации и т.д.).

Например:

«Менеджер по продажам должен знать:

. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта продукции.

. Перспективы развития рынков сбыта продукции в регионе.

. Методы изучения спроса на продукцию организации.

. Оптовые и розничные цены на продукцию, реализуемую организацией.

. Порядок заключения договоров на поставку продукции».

В раздел «Общие положения» можно включить и другие пункты, например «возможность совмещения должностей и трудовых функций».

Раздел II «Права». Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей. Например:

«Менеджер по продажам имеет право:

. Знакомиться с проектами решений начальника отдела сбыта, касающимися сбыта продукции контрагентам.

. Вносить на рассмотрение начальника отдела сбыта предложения по улучшению деятельности отдела».

Раздел III «Должностные обязанности». В этом разделе приводятся все обязанности, возлагаемые на работника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении. Приведем пример.

«Менеджер по продажам:

. Расширяет сеть клиентов, ведет предварительные переговоры, согласовывает поставку продукции потребителям в сроки и объеме в соответствии с заказами и заключенными договорами.

. Организует подготовку заключения договоров на поставку продукции потребителям, согласование условий поставок и взаиморасчетов.

. Ведет закрепленную за ним базу контрагентов в сбытовой программе отдела в соответствии с утвержденными правилами.

. Принимает участие в работе выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий, в которых участвует отдел».

Раздел IV «Ответственность». В этом разделе принято конкретизировать случаи дисциплинарной ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника. Например:

«Менеджер по продажам несет ответственность за:

. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

. Причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации».

В заключение напомним, что чем подробнее будет должностная инструкция, тем больше пользы она принесет работодателю. Особенно четко нужно прописывать должностные обязанности, подчиненность. Это может оказать неоценимую услугу при возникновении судебного спора, проведении проверок, разрешении конфликта в коллективе. Скажем, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии правильно составленной должностной инструкции ответственность перед налоговыми органами будет нести именно он, а не организация. Обязательно донесите это до сведения всех участников процесса разработки должностной инструкции.

3.2 Структура должностной инструкции

В должностной инструкции описывается, что должен делать сотрудник на конкретном рабочем месте. В советское время должностные инструкции были обязательными для каждого предприятия, но сейчас закон их не требует.

Должностные инструкции представляют собой подсистему по отношению к общей системе локальных нормативно-правовых актов предприятия. Эта подсистема строится в соответствии с иерархической структурой управления, принятой в конкретном предприятии и определяет структуру формальных взаимоотношений в коллективе. Кроме того, она позволяет осуществлять контроль деятельности сотрудников предприятия в соответствии со штатными должностями, за которые им выплачивается заработная плата. У каждой конкретной организации может и должна быть своя структура управления.

Ее продуманностью именно как системы, со всеми свойствами и особенностями, определяется правильность создания должностных инструкций конкретной организации. И эта конкретная структура может весьма существенно отличаться от аналогичной структуры другой, пусть и очень похожей по формальным признакам, соседней организации. Эти различия должны быть поняты и осознаны всеми сотрудниками, а особенно администрацией.

Для выполнения существующего законодательства о труде и с учетом имеющихся рекомендаций должностные инструкции должны включать в себя следующие разделы:

. общие положения, которые содержат требования к образованию и квалификации, условия назначения на должность и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, место должности в управленческой структуре и законодательную основу деятельности;

. функции, отражающие основные направления деятельности;

. должностные обязанности;

. права;

. ответственность. В данном разделе определяется, за что и какую ответственность несет сотрудник, занимающий данную должность;

. связи по должности. В разделе указывается, когда, в какой форме и по отношению к каким должностям осуществляется отчетность и контроль.

Инструкция по составлению инструкций

Традиционно должностные инструкции состоит из нескольких базовых разделов.

Первый — «Общие положения». Здесь обычно описывается, в каком подразделении данный сотрудник работает, кому подчиняется, кто его замещает в случае отсутствия. Можно указать формальные требования к стажу, образованию, квалификации и т.д., а также сделать ссылки на внутренние документы, которыми сотрудник должен пользоваться в работе. Имеет смысл в этом разделе указать, зачем данная позиция вообще нужна школе.

Второй раздел — «Функции». Таких направлений деятельности у сотрудника должно быть от одного до пяти-семи: «Если больше, то, скорее всего, вы неправильно выбрали основания для классификации или слишком углубились в детализацию. Это самый простой контроль качества при составлении должностной инструкции». В должностной инструкции необходимо зафиксировать не все, а лишь те виды работ, которые выполняются регулярно. Предусмотреть все форс-мажорные и другие исключительные обстоятельства и отразить их в тексте невозможно.

Следующий, самый большой раздел — «Должностные обязанности». Лучше всего, когда они перечисляются не в одном общем списке, а разбиты по направлениям работ, о которых говорилось выше. С одной стороны, обязанности должны быть изложены четко и ясно. Но чрезмерная лаконичность тоже опасна.

Впрочем, с детализацией тоже не стоит перебарщивать. Например, можно указать для секретарши «прием и переадресация звонков», а можно описать, как представляться, что отвечать, если руководитель не хочет разговаривать, и т.п. Как считают консультанты, второй вариант менее предпочтителен. Подробности перегрузят инструкцию, поэтому их лучше вынести в отдельные документы. Кроме того, нужно по возможности придерживаться единого уровня изложения и перечислять равные по значимости обязанности, чтобы, не получилось «как на колхозном собрании: пункт первый — строим коровник, пункт второй — строим коммунизм».

Раздел «Права» обычно гораздо короче «Обязанностей». Например, имеет ли сотрудник право подписи и под какими документами, уровень доступа к корпоративным информационным системам. Некоторым могут запретить общаться с учениками. Но в любом случае важно, чтобы права соответствовали обязанностям, иначе не избежать конфликтов. Если в школе принят корпоративный кодекс, где прописаны правила, обязательные для всех, тогда можно не писать одно и то же во всех инструкциях, а сделать отсыл на кодекс.

Затем идет раздел «Ответственность». Как правило, все виды ответственности изложены в Трудовом кодексе. И если сотрудник несет, например, материальную ответственность, то должна быть ссылка на соответствующую статью либо конкретный договор. О штрафах, даже если они приняты в школе, писать нельзя, поскольку закон их не предусматривает. Лучше указать, за что могут наложить взыскания и кто должен контролировать выполнение сотрудником должностных обязанностей.

Последний раздел — «Взаимоотношения». Здесь обычно указывают перечень должностных лиц, с которыми сотруднику предстоит поддерживать отношения и по каким вопросам, какие документы кому предоставляются.

По вышеописанной схеме строятся должностные инструкции как для рядовых сотрудников, так и для руководителей, разве что у менеджеров добавляются особые обязанности по управлению подчиненными и организации работы своего подразделения (например, постановка задач, контроль, участие в приеме на работу, аттестация сотрудников и т.д.).

По вышеуказанной схеме нами была разработана должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «АвтоТрансЛогистик» (Приложение 3.2).

Заключение

Таким образом, в работе были рассмотрены вопросы, связанные с особенностью учета и оформления кадровой документации на предприятии ООО «АвтоТрансЛогистик». В результате проделанной работы можно сделать следующие выводы.

. Основным структурным подразделением по управлению персоналом в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышения квалификации и переподготовки. Для выполнения этих функций обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения, при этом отдел кадров не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы с персоналом. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделения, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.

Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, слабо обеспечиваются техникой (компьютеры, ксерокс и т.д.) и рабочими помещениями. Ставится вопрос, каким образом может быть осуществлен переход кадровых служб предприятий и организаций от методов работы в условиях плановой экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в условиях рынка.

Как нам представляется, достижение оптимального варианта построения системы, управления персоналом возможно лишь через промежуточный этап — через формирование отдела управления персоналом, для чего целесообразно составить план развития кадровой службы организации.

Прохождение промежуточного этапа позволит планомерно и безболезненно для коллектива перейти к новым условиям и методам работы. Нередко работники отдельных подразделений, в том числе отдела кадров, противятся изменению своих функций вследствие или своих консервативных позиций, или низкой профессиональной подготовки.

На промежуточном этапе между традиционной кадровой системой и системой управления персоналом, подлежащей постепенному формированию, следует идти прежде всего по пути расширения и обогащения функций отдела кадров и других действующих подразделений, работающих по-старому.

Накопление опыта, подготовка и переподготовка кадров, работа в рамках отдела персонала создадут условия для постепенной передачи функций вновь создаваемым специализированным подразделениям и формирования современной системы управления персоналом. В этот период отдел управления персоналом должен служить штабом, координирующим центром по формированию системы управления персоналом, кузницей кадров для ее будущих подразделений.

Именно такая система вводится на предприятии «АвтоТрансЛогистик».

. Ведение кадровой документации является обязательным для любого предприятия любой формы собственности. Кадровая документация призвана оформлять и закреплять трудовые отношения между работником и работодателем. Она включает в себя различные информационные показатели, установленные общероссийскими классификаторами. Только при правильном ее ведении возможно нормальное функционирование любого предприятия. Кадровая документация очень обширна и разделяется на виды и разновидности по своим функциям и задачам. Среди основных ее видов можно выделить документы по личному составу и организационно-распорядительные документы. Но, несмотря на ее многообразие, должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Обязательное ведение кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации и другими ведомственными актами. Важно сказать, что для части кадровых документов установлены единые стандарты по всей стране (трудовая книжка, листок по учету кадров, график отпусков и др.), для части документов предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации (кадровые приказы, справка с места работы или учебы и др.), а для части документов перечислен только состав информации, который должен входить в данный документ.

Не менее важным для администрации любой организации является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются предоставлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

. Составление и оформление кадровой документации регламентируется различными законодательными актами и ГОСТами. За правильное оформление и ведение кадровой документации отвечает кадровая служба, которая должна существовать на каждом предприятии. Нарушение оформления кадровой документации носят правовой характер и преследуются по закону. Отдельными законодательными актами определяется система учета и хранения кадровых документов. Для ее учета в кадровой службе ведутся специальные книги и журналы учета. Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с Правилами Архивной службы. Для хранения кадровые документы группируются в строго определенной последовательности.

Руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации и на предприятии, и должны быть знакомы с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

Серьезное внимание вопросам сохранности документов по личному составу уделяет Правительство Российской Федерации. В Распоряжении Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р намечены пути обеспечения сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридических лиц. Учредителям вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, рекомендовано включать в учредительные документы положения, касающиеся обеспечения учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передачи их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации юридического лица. Для реального осуществления данной задачи органам исполнительной власти рекомендовано осуществлять государственную регистрацию учредительных документов на приобретение права юридического лица при наличии в них положений о документации по личному составу.

Документы по личному составу являются предметом пристального внимания не только для архивных работников, но и для инспекторов труда — сотрудников Рострудинспекции, органы которой действуют при каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых нарушены, должны находить основную поддержку именно в органах Рострудинспекции, имеющей сегодня достаточно рычагов, чтобы заставить каждого чтить требования законодательства о труде.

В качестве предложений по улучшению работы отдела кадров ООО «АвтоТрансЛогистик» необходимо сделать следующее:

. В условиях сложившейся в стране обстановки бесконтрольности в вопросе доступа граждан к чистым бланкам трудовых книжек (свободная торговля) и возможностью их заполнения (как правило, не качественного) в разного рода структурах, усилить входной контроль над качеством заполнения трудовых книжек, предъявляемых устраивающимися на работу лицами и в случаях обнаружения их неправильного заполнения действовать в соответствии с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки, обеспечения ими работодателей», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

. Обеспечить порядок ведения трудовых книжек работников предприятия в соответствии с вышеуказанными Правилами.

. Организовать и провести работу по ознакомлению работников предприятия с записями в своих трудовых книжках под роспись.

Список источников и литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/diplomnaya/dokumentirovanie-deyatelnosti-kadrovoy-slujbyi-i-napravleniya/

.1Конституция Российской Федерации: Официальный текст: Принят всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. — М.: ИНФРА-М, 2005. — 122 с.

1.2Гражданский кодекс Российской Федерации Ч.1, 2, 3, 4: [официальный текст]: (по состоянию на 20 июля 2007 года).

— М.: Юрайт, 2007. — 553 с.

.3Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: [по состоянию на 10 января 2008 года: официальный текст: принят Государственной Думой 20 декабря 2001 года, одобрен Советом Федерации 26 декабря 1001 года]. — М.: ГроссМедиа, 2008. — 270 с.

.4Трудовой кодекс Российской Федерации: официальный текст: (в ред. от 30 декабря 2006 г.).

— М.: Омега-Л, 2007. — 269 с.

.5Федеральный закон от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. от 25.10.2001 г., 31.12.2002 г., 09.05.2005 г.) // Российская газета. — 1996. — 10 апреля. — С.4.

.6Федеральный закон от 29.07.2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (ред. от 02.02.2006 г., с изм. от 18.12.2006 г.) // Российская газета. — 2004. — № 166. — С.4 — 6.

.7Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. — 2006. — № 165. — С.3 — 6.

.8Закон РФ от 21.07.1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (ред. от 22.08.2004 г.) // Российская газета. — 1993. — № 182. — С.4 — 5.

.9Постановление Правительства РФ от 31.10.2002 г. № 787 «О порядке утверждения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» (ред. от 20.12.2003 г.) // Российская газета. — 2002. — № 212. — С.4 — 5.

1.10Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 (ред. от 06.02.2004 г.)»О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Российская газета. — 2003. — № 77. — С.5.

1.11Постановление Правительства РФ от 23.07.2005 г. № 443 «Об утверждении правил разработки перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» // Собрание законодательства РФ. — 2005. — № 31. — Ст.3224.

.12Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 г. № 794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ» (ред. от 17.01.1990, с изм. от 19.02.2003) // Бюллетене Госкомтруда СССР. — 1988. — № 5. — С.21 — 27.

.13Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 г. № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» // Экспресс-Закон. — 1999. — № 28. — С.18.

.14Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»).

— М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003. — 176 с.

.15Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении инструкций по заполнению трудовых книжек» // Российская газета. — 2003. — № 235. — С.4.

.16Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Бюллетень Минтруда РФ. — 2004. — № 5. — С.10 — 12.

.17Приказ Минтруда России от 09.07.2002 г. № 143 «О типовых формах документов федеральной инспекции труда» // Доступ из прав. системы «Консультант Плюс»

.18Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Введена в действие Приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. — М.: Главархив СССР, 1991. — 275 с.

.19ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования (Постановление Госстандарта СССР от 13.10.1982 г. № 3956).

— М.: Госстандарт СССР, 1984. — 23 с.

.20Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28 августа 1985 г., приказ Главархива СССР от 5 сентября 1985 № 263).

— М.: Главархив СССР, 1986. — 39 с.

.21Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988 г.) (ред. от 27.06.1996 г., с изм. от 06.10.2000 г.).

— М.: Росархив, 2001. — 36 с.

.22Положение о филиале Общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» в городе Новый Уренгой. Утв. единственным участником Общества с ограниченной ответственностью «АвтоТрансЛогистик» А.А. Болдыревым. Решение № 2 от 12 сентября 2001 г. // Текущий архив ООО «АвтоТрансЛогистик» г. Новый Уренгой.

.23Устав ООО «АвтоТрансЛогистик». Утв. решением собрания участников. Протокол № 7 от 2 марта 2005 г. // Текущий архив ООО «АвтоТрансЛогистик» г. Новый Уренгой.

2. ЛИТЕРАТУРА

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/diplomnaya/dokumentirovanie-deyatelnosti-kadrovoy-slujbyi-i-napravleniya/

.1Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005. — 224 с.

2.2Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ).

— 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2006. — 224 с.

.3Вагина Е.А. Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге) // Делопроизводство. — 2004. — № 1. — С.43 — 48.

.4Вялова Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы: Уч. пос. — М.: Академия, 2003. — 174 с.

.5Делопроизводство в кадровой службе / Сост. Верховцев А.В. — 4-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 221 с.

.6Делопроизводство: Более 120 документов: Образцы, документы. Организация и технология работы / В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. — М.: Велби, 2003. — 448 с.

.7Демин Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов. — СПб.: Питер, 2003. — 219 с.

.8Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер. — СПб.: Питер, 2003. — 210 с.

.9Документационное обеспечение кадровой деятельности. Порядок оформления документов по личному составу в делопроизводстве отдела кадров и бухгалтерии / Методические рекомендации Мосгорархива. — М., 2003. — 329 с.

.10Документирование управленческой деятельности / Под ред.В. В. Маковецкого. — М.: КолосС, 2005. — 176 с.

.11Документы по персоналу предприятия: Кадровая политика. Работа кадровой службы. Управленческая и кадровая документация. Формы, примеры / Авт. — сост. Басаков М.И. — Ростов н/Д.: МарТ, 2002. — 272 с.

.12Должностные инструкции руководителей, специалистов, исполнителей основного штатного состава: [100 образцов документов: для работников кадровой службы и юристов] / Сост. Ю.В. Сенотрусова. — 3-е изд. — М.: Омега-Л, 2006. — 205 с.

.13Доронина Л. Штатное расписание // Делопроизводство. — 2004. — № 2. — С.97 — 100.

.14Как правильно подготовить и оформить приказ / Сост.В. В. Андреянова — 5-е изд. — М.: ИНФРА-М, 2004. — 61 с.

.15Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: Уч. пос. для вузов. — 6-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 363 с.

.16Кирюхин Ю.Г., Мельникова О.М. Автоматизация работы с кадровой документацией // Делопроизводство. — 2003. — № 4. — С.46 — 49.

.17Кузнецов И.Н. Офисная документация: Подготовка и оформление. — М.: Интерпрессервис, 2006. — 832 с.

.18Кузнецова Т.В. Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления // Делопроизводство. — 2004. — № 1. — С.34 — 42.

.19Кузнецова Т.В. Новые правила о порядке ведения трудовых книжек // Секретарское дело. — 2003. — № 6. — С.4 — 6.

.20Мингалев В.С., Ларин М.В. Специальные системы документирования. — М.: Экономика, 2004. — 143 с.

.21Организация производства и управление персоналом: Учебник / Под ред.О.Г. Туровца. — М.: Инфра-М, 2006. — 587 с.

.22Печникова А.В. Документация отдела кадров предприятия: Уч. пос. — М.: ВНИИДАД, 2003. — 152 с.

.23Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами в организации: Уч. пос. — М.: Ассоциация авторов и издателей «Тандем», 1999. — 320 с.

.24Пустозерова В.М. Все приказы по кадрам и сопровождающие документы. — М.: Книга сервис, 2005. — 144 с.

.25Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пос. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 255 с.

.26Пшенко А.В. Технология работы с конфиденциальными документами // Секретарское дело. — 2003. — № 2. — С.7 — 10.

.27Рогожин М.Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности. — СПб.: Питер, 2004. — 208 с.

.28Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. — М.: РДЛ, 2004. — 372 с.

.29Рогожин М.Ю. Организация управления персоналом предприятия. — М.: РДЛ, 2004. — 276 с.

.30Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом // Секретарское дело. — 2003. — № 5. — С.32 — 34.

.31Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу: Составление и работа с документами. Оформление приема и увольнения работников. Трудовой договор, материальная ответственность. Подбор персонала. — М.: Приор, 1999. — 22 с.

.32Степанов Е. Персональные данные и их защита // Делопроизводство. — 2001. — № 9. — С.40 — 43.

.33Управление персоналом организации: Учебник для вузов / Под ред.А.Я. Кибанова. — 2-е изд., доп. и перераб. — М.: ИНФРА-М, 2003. — 636 с.

.34Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов): Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 2001. — 371 с.

.35Чуковенков А.Ю., Янковская В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. — 216 с.

.36Шапиро С.А. Мотивация и стимулирование персонала. — М.: ГроссМедиа, 2006. — 221 с.

.37Шевцов А.Д. Азбука офиса. — М.: Амалфея, 2005. — 112 с.

.38Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам: Задачи и структура кадровой службы. Три вида оценки персонала в организации. Программа развития персонала. Управление человеческими ресурсами в условиях глобализации экономики. — 3-е изд., изм. и доп. — М.: Норма, 2003. — 988 с.

3. СПРАВОЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

.1Кузнецова А.Н., Лихачев М.Г., Райхцаум А.Л., Соколов А.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. — М.: Экономика, 2004. — 296 с.

3.2Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37) (ред. от 07.11.2006 г.).

— М.: Экономика, 2007. — 271 с.

.3Новый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих: [дополненный постановлениями Минтруда России от 29.01.2004 г. № 5, от 09.02.2004 г. № 9, от 22.04.2004 г. № 51]. — 2-е изд. — М.: Омега-Л, 2005. — 389 с.

.4Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. № 367) (с изм. №№ 1/96, 2/99, 3/2002, 4/2003, 5/2004).

— М.: Минтруда России, 2005. — 128 с.

.5Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299) (с изм.1/96, 2/98, 4/99, 5/99, 6/2000, 7/2000, 8/2000, 9/2001, 10/2001, 11/2001, 12/2001, 13/2001, 14/2002, 15/2002, 16/2002, 17/2002, 18/2003, 19/2003, 20/2003, 21/2004, 22/2004, 24/2005, 33/2006, 34/2006, 35/2006, 36/2006, 37/2007, 38/2007).

— М.: Госстандарт России, 2007. — 82 с.

Приложения

Приложение 1

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «АвтоТрансЛогистик»

Медведев /Д.И. Медведев/

«20» августа 2004 г.

Положение № 12

о должностной инструкции

. Общие положения

.1 Должностная инструкция — основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности.

.2 Цели разработки должностной инструкции:

) создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;

) повышение ответственности работников за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

) обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

.3 Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретного работника, в соответствии с его штатным расписанием, с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

.4 Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.

. Требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции

.1 В должностной инструкции указывается наименование организации, должности, реквизиты согласования и утверждения.

.2 Должностная инструкция состоит из разделов:. Общие положения.. Права.. Должностные обязанности.. Ответственность.

.3 В разделе I «Общие положения» указываются:

) наименование должности;

) квалификационные требования (требования, предъявляемые к образованию и стажу работы работника, замещающего данную должность);

) непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется работник);

) порядок назначения и освобождения от должности;

) наличие и состав подчиненных;

) порядок замещения (кто замещает работника во время его отсутствия и кого он может замещать);

) возможность совмещения должностей и функций;

) перечень документов, которыми работник обязан руководствоваться в своей деятельности (законодательные акты Российской Федерации, устав организации, инструкции, рекомендации и т.д.).

В данный раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие статус работника и условия его деятельности.

.4 Раздел II «Права» содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.

В разделе отражаются взаимоотношения работника с другими должностными лицами и структурными подразделениями организации, исходя из возложенных на него должностных обязанностей и полномочий.

Кроме того, в разделе уточняются права работника с учетом специфики выполняемых должностных обязанностей.

.5 Раздел III «Должностные обязанности» содержит перечень основных функций работника.

В этом разделе также указываются обязанности работника, которые возлагаются на него в соответствии со сложившейся практикой распределения иных обязанностей, выполняемых по решению руководителя организации.

.6 В разделе IV «Ответственность» указывается мера ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, другими локальными нормативными актами и трудовым законодательством РФ. В раздел могут быть включены другие пункты, уточняющие ответственность должностного лица.

.7 Неотъемлемой частью должностной инструкции является лист ознакомления, который служит доказательством того, что работник ознакомился с должностной инструкцией.

. Порядок разработки, согласования, утверждения и введения в действие должностной инструкции

.1 Должностная инструкция разрабатывается лицом, уполномоченным на то руководителем организации.

.2 Должностная инструкция согласовывается с соответствующим правовым подразделением (юрисконсультом) организации.

При необходимости она согласовывается с другими подразделениями организации и вышестоящим начальником, курирующим соответствующее направление деятельности работника, занимающего должность.

.3 Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.

.4 Для текущей работы с подлинника должностной инструкции снимают заверенную копию, которую выдают работнику и начальнику соответствующего структурного подразделения. По решению руководителя заверенная копия должностной инструкции может направляться в другие структурные подразделения организации.

.5 Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом и действует до ее отмены или замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящим Положением.

.6 Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под роспись и до перемещения на другую должность или увольнения из организации, о чем делается запись в соответствующей графе листа ознакомления.

Приложение 2

Должностная инструкция начальника отдела кадров

Утверждаю

Генеральный директор

ООО «АвтоТрансЛогистик»

Медведев /Д.И. Медведев/

«20» августа 2004 г.

. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

.1 Начальник отдела кадров относится к категории руководителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия по представлению заместителя директора.

.2 На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.

.3 Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно директору.

.4 В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется:

Законодательными и нормативными актами по вопросам управления персоналом;

Трудовым законодательством;

Положением об отделе кадров;

Уставом предприятия;

Приказами и распоряжениями директора предприятия;

Настоящей должностной инструкцией

.5 Начальник отдела кадров должен знать:

Нормативные правовые акты, методические и другие руководящие материалы по управлению персоналом;

Трудовое законодательство;

Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;

Кадровую политику и стратегию предприятия;

Порядок составления прогнозов, определение перспективной и текущей потребности в кадрах;

Состояние рынка труда;

Системы и методы оценки персонала;

Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

Организацию табельного учета;

Методы учета движения кадров;

Порядок составления установленной отчетности;

Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб;

Основы психологии и социологии труда;

Передовой отечественный и зарубежный опыт работы с персоналом;

Основы профессиографии;

Основы профориентационной работы;

Основы экономики, организации производства и управления;

Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;

Работу компьютерной программы «АСУ-кадры»;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

.6. На время отсутствия начальника отдела кадров (отпуск, болезнь, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

. ФУНКЦИИ

На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:

.1 Принимать участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия;

.2 Возглавлять работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров.

. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:

.1 Руководить работниками отдела, а также структурными подразделениями (службами, группами, бюро, пр.), входящими в состав отдела кадров;

.2 Организовывать разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников;

.3 Осуществлять работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролировать правильность использования работников в подразделениях предприятия;

.4 Обеспечивать прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организовывать проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности;

.5 Осуществлять планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях;

.6 Организовывать проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимать участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определять круг специалистов, подлежащих повторной проверке;

.7 Участвовать в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

.8 Организовывать:

Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;

Учет личного состава;

Выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

Ведение установленной документации по кадрам;

Подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;

.9 Обеспечивать подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, и представление их в орган социального обеспечения;

.10. Проводить работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры» и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям;

.11. Осуществлять методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролировать исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом;

.12. Обеспечивать социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

.13. Проводить систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывать предложения по ее улучшению;

.14. Организовывать:

Табельный учет, составление и заполнение графиков отпусков;

Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

Анализ причин текучести кадров;

.15. Разрабатывать мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролировать их выполнение;

.16. Обеспечивать составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.

. ПРАВА

Начальник отдела кадров имеет право:

.1 Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

.2 Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по совершенствованию работы связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;

.3 Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

.4 В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению;

.5 Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

.6 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела кадров несет ответственность:

.1 За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь;

.2 За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь;

.3 За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

Должностная инструкция я разработана в соответствии с Положение № 12 о должностной нструкции

Руководитель структурного подразделения

________________ (_________________)

(подпись)

«____» ______________ 200__ г.

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела

_______________________ (__________________)

(подпись)

С инструкцией ознакомлен ___________________ (___________)

«___»____________ 200 __ г. (подпись)