Достижения науки и техники, стремительное развитие научно-технической революции, затрагивающей всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования менеджмента, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческой работы.
Стиль лидера — один из важнейших аспектов управленческой деятельности: от того, как работает лидер, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие «стиль лидера» входит его умение организовывать работу подчиненных, общительность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношение к риску и ошибкам, понимание чужих чувств. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.
Без преувеличения можно сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется способностью секретаря грамотно выполнять свои обязанности, избавить руководителя от нерациональной траты времени на выполнение технических функций.
Секретарь по сути является координационным центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полное знание местонахождения людей в его подразделении, правильное оформление переписки, подготовку к организации телефонных разговоров. Все это особенно необходимо для своевременного выполнения неотложных управленческих задач отдельным офицерам назначенного подразделения.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, но принимает непосредственное участие в реализации принятых решений. И здесь важную роль играют личные качества секретаря, такие как энергичность, самодисциплина, самообладание, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь также представляет босса перед другими учреждениями и часто используется для оценки и босса, и организации.
Механизация и автоматизация управленческой работы требует от секретаря постоянного повышения деловой квалификации, более глубоких знаний технологии делопроизводства, делопроизводства.
Один из способов обеспечения высокой эффективности аппарата управления — правильная организация работы такой массовой категории вспомогательных служащих, как секретари. Однако в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка секретаря сводится главным образом к освоению технических навыков — стенография, машинопись и т.п. Темы рациональной организации работы секретаря, различные психологические аспекты его деятельности не исследуются. Необходимые навыки секретари вырабатывают в процессе длительной практической работы методом «проб и ошибок».
Организация работы секретаря
... и часто используется для оценки и босса, и организации. Механизация и автоматизация управленческой работы требует от секретаря постоянного повышения деловой квалификации, более глубоких знаний технологии ... чтобы не отвлекаться и ничего не путать. ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ 2.1. Назначение графика а) Своевременное выполнение очередных задач. б) Распознование собственных ...
Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической информации, высоко эффективных устройств ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин позволяют некоторым специалистам ставить вопрос о перспективах создания электронной конторы будущего .
Возможно, при таком уровне развития технологий организационные и психологические аспекты работы сотрудников перестают быть значимыми, и технология способна решить все проблемы, обеспечить высокоэффективную работу руководителя и секретаря.
Конечно же, нет. Фактически с помощью современных технологий решаются только задачи автоматизации информационных процессов, то есть наиболее подверженные формализации. гораздо сложнее формализовать процессы и коммуникации в сфере принятия управленческих решений, хотя и здесь предпринимаются попытки использовать результаты современных информационных технологий. Однако в управленческой деятельности по-прежнему велика роль интуитивных и волевых решений. Психологические аспекты взаимоотношений между людьми также очень сильно влияют на эффективность работы в сфере менеджмента. Предпринимаются попытки реструктурировать организационную структуру ряда компаний США с использованием подхода к управленческой работе как процесса обработки информации. С помощью создания центров автоматической обработки информации на компьютерах были предприняты попытки сократить количество сотрудников и повысить продуктивность работы в сфере управления. Однако при реализации этого подхода трудности работы руководителей и менеджеров среднего звена четко проявились, когда личные секретари были заменены централизованной службой подготовки и обработки информации. В результате они были вынуждены вернуться к своим прежним организационным структурам.
Вероятно, ключом к решению этой проблемы является комплексный подход, основанный на совместном использовании результатов современных технологий, рациональной организации труда и человеческих взаимоотношений в сфере управления.
ГЛАВА 1. РАЦИОНАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ ВРЕМЕНИ И РАБОТЫ
Многим руководителям часто не хватает способности отделять начальное от второстепенного в работе. Это приводит к тому, что сотрудники, как и другие службы, перегружены неудобоваримым потоком информации.
Секретарши решают эту проблему, определяя значение работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы делать обратное в соответствии с логикой.
Главное в любом бизнесе можно найти, только имея критерий важности, то есть умение определять цели, имеющие разное значение: общие, частные. Поэтому необходимо развивать умение делать это как можно быстрее и точнее.
Большинство людей путают проблемы с затруднениями. Под проблемой понимается несоответствие между «Должен» и «Есть», между запланированным и фактическим.
Существуют три варианта решения проблемы:
«Организация работы с документами в
... Федотова А.В. Конфиденциальность в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения // Главный врач. ...
1. «Должно» — требование, которое невозможно выполнить на данном этапе. Таким образом, то, что было «ЕСТЬ» до сих пор, становится «Должно».
2. Из-за интенсивной деятельности наблюдается сокращение разрыва между запланированным и фактическим, поскольку «следует» действительно достижимо.
3. Компромисс для сближения «Должно» и «Есть».
1.1. Рациональная организация работы секретаря
Порядок расположения документов:
1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.
2. Незавершенные работы: материалы, которые уже были обработаны или которые должны быть закончены в ближайшее время.
3. Исходящие материалы: то, что уходит из
секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в
папки или обложки.
Исходящие документы необходимо разделить на:
- а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
- б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
- в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущую работу следует разделить на:
1. Срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны находится отдельно).
2. Менее срочную. Вы должны сложить все, что имеет отношение к конкретному делу, в папку или обложку.
3. Назначенные сроки выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. Документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени необходимо проверять, часто ли нужны в это время все документы. Если это не сделать вовремя, накапливается достаточное количество документов, среди которых порой бывает сложно найти нужный, на его поиски тратится дополнительное время. лучше проверять его в свободное от основной деятельности время, чтобы не отвлекаться и ничего не путать.
ГЛАВА 2. НЕПОСРЕДСТВЕННОЕ ОБЛЕГЧЕНИЕ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ
2.1. Назначение графика
а) Своевременное выполнение очередных задач.
б) Распознование собственных сильных и слабых сторон.
в) Лучшее использование собственного времени.
г) Экономный труд.
д) Повышение производительности труда.
2.2. Разделение ответственности за соблюдение сроков
В работе многих менеджеров есть элементы импровизации, но они не всегда могут наладить необходимое планирование времени. Секретарша, следовательно, должна внушать менеджеру логически последовательное, но не слишком явное и не навязчивое чувство необходимости планирования времени, по крайней мере, в отношении себя. Нельзя принимать приказы начальника, не получив ответа на вопрос, к какому сроку они должны быть выполнены. Тогда руководители могут прийти к выводу, что рациональнее установить конкретные даты, чтобы секретарь оставил их в покое.
Многочисленные встречи оказываются ненужными, поскольку точно не установлено, кто отвечает за выполнение задачи и к какой дате она должна быть завершена. Как правило говорят: «Срочно» или «В ближайшее время». А насколько срочно и как долго — часто не уточняют, за все ошибки платит секретарь.
Защита курсовой работы и её оценка
... 36. Взаимодействие руководителя и секретаря: принципы, механизмы, проблемы 37. Формы и методы обучения и повышения квалификации секретарей 38. Организация рабочего времени секретаря (тайм-менеджмент) 39. Работа секретаря с клиентами ... на кафедре, откуда по окончании учебного года сдаются в архив. Защищенные курсовые работы студентам не возвращаются и хранятся в фонде кафедры. 8. Темы курсовых работ ...
Поэтому секретарь должен позаботиться о календаре напоминаний своего начальника. Многие руководители иногда забывают свои приказы, и поэтому секретарь вынужден думать не только о себе, но и о лидере, что он является так называемым «опекуном».
ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.
Рабочее место секретаря — важная единица в организации рабочего процесса в учреждении. Поскольку секретарь является «лицом учреждения», его рабочее место также должно быть примером хорошей организации, показателем высокой культуры труда.
Планировка рабочего места секретаря должна обеспечивать максимальное удобство выполнения возложенных на него задач, при этом отвечать требованиям экономии места.
Рабочее место дежурного обычно находится рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от двери офиса, чтобы всех было хорошо видно.
Помещение должно содержать только элементы, запрошенные секретарем и другими сотрудниками непосредственно на этапе работы.
Гостевая мебель должна быть размещена в холле, хорошо видна секретарю, удобна для размещения в комнате.
Большую часть времени секретарь работает сидя, и это утомительно, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу, чтобы писать, работать на пишущей машинке, читать.
Насыщенность рабочего места секретаря оргтехникой требует его размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.
Важным элементом организации рабочего места секретаря является внутренняя организация кабинетных отделов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления — для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.
Следует помнить, что у секретаря часто есть большое количество различных технических средств, в том числе оргтехника, используемая другими работниками: открывалка для писем, измельчитель и ламинатор. Они расположены таким образом, что доступны для краткосрочного доступа и использования, но под постоянным контролем секретаря. Другим сотрудникам не разрешается пользоваться собственной пишущей машинкой, диктофоном и термокопировальным аппаратом, так как это может привести к серьезным повреждениям, а также к воспроизведению дополнительной информации. Секретарь несет полную ответственность за технику, которая находится в его кабинете, поэтому он будет просить ее, в первую очередь, у ответственного сотрудника, а также собирать поломки у него.
3.1. Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует
Секретарь должен иметь возможность поговорить со своим сотрудником службы экстренной помощи, если это необходимо.
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом» и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в ... А.Ф., Кони А.Ф. и др. Джаншиев Г.А. в своей работе «Судебная реформа» рассматривает вопросы происхождения Мирового суда, неблагоприятные условия деятельности ...
Если работа лидера хорошо скоординирована с работой его секретаря, у них обоих есть план, в котором указано, в какое время лидер будет в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или телексу, если это необходимо.
Есть менеджеры, у которых продолжительность индивидуальных разговоров, встреч, а также время, на которое они назначаются, сильно различаются. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.
На мой взгляд, менеджер всегда должен сообщать своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться в случае необходимости и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.
3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.
Приглашение на конференцию должно быть отправлено приглашенным как минимум за 2 недели до ее начала, и вас должны попросить ответить на приглашение, так как вам нужно знать, сколько участников прибудет.
В приглашении необходимо указать место встречи, часть здания или строения, этаж, комнату, а также название транспортного средства, на котором можно будет добраться до назначенного места.
Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:
1) помещение для заседаний на все время их проведений;
2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;
3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;
4) обслуживание в зале заседаний.
ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ
Профессия секретаря требует высококвалифицированного человека, целого ряда личных и деловых качеств, что связано со спецификой секретарской работы. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его оязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороий деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.
К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.
Культура делового общения секретаря
... 2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ 2.1. ЭТИКЕТ СЕКРЕТАРЯ В зоне приема менеджера много посетителей и имидж ее, руководителя и организации в целом зависит от знаний секретаря и соблюдения правил деловой этики. ... -то и не разрешается в деловом мире. В любую погоду женщина на работе должна быть в колготках или чулках. В солидных фирмах требования к одежде ...
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителй различных уровней управения отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель).
Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников совего подразделения.
ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.
Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.
К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.
Следует учесть,что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом — задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.
Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.
Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.
Одна из главных задач секретаря — буть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.
5.1. Пользование телефоном.
Основная задача секретаря в работе с телефоном — освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.
5.2. Организация приема посетителей.
Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно разделить на три вида:
Документооборот и организационная деятельность секретаря на примере ...
... 2. Координационная деятельность секретаря на предприятии ООО «Набаз» Секретарь - это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией. В бездокументарные функции секретаря на предприятии ООО «Набаз» входит: прием телефонных звонков, факса; организация приема посетителей; подготовка и ...
1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам
2) прием представителей других организаций
3) прием по личным вопросам
Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга,
