Организация документооборота в учреждении

метки: Документооборот, Управление, Работа, Документ, Делопроизводство, Дипломный, Автоматизация, Диплом

Целью выпускной квалификационной работы является рассмотрение организации рабочего процесса данного учреждения.

Задачи:

• изучить основные виды документов применяемых в управленческой деятельности;
• рассмотреть основные правила организации документооборота в учреждении;
• описать технологию обработки документа.

Введение характеризует актуальность темы, степень ее изученности, предмет, предмет, цели, задачи, структуру и содержание работы.

В первой главе описано понятие документооборота и его развитие.

Во второй главе рассмотрена организация документооборота в УГАДН. В заключении представлены выводы по выпускной работе.

Организация работы с документами включает в себя организацию рабочего процесса учреждения, архивирование документов и их использование, что связано с деятельностью учреждения. Документооборот учреждения — это набор взаимосвязанных процедур, которые обеспечивают движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения или подачи. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и не регистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, и поступающие из вышестоящих организаций, или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документооборотом понимается набор документов, которые выполняют определенную цель в процессе документооборота.

Характеристикой документооборота является его объем. Объем рабочего процесса относится к количеству документов, полученных организацией и созданных ею в течение определенного периода времени, обычно одного года. Объем документооборота важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Чтобы написать итоговую квалификационную работу, я выбрал тему итоговой работы. Объектом исследования является налаживание документооборота на примере Департамента государственного дорожного надзора в Сахалинской области.

Объектом исследования стали основные правила организации документооборота в учреждении.

ГЛАВА 1. ОСНОВНЫЕ ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ ПРИМЕНЯЕМЫХ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Основные виды документов, применяемых в управленческой деятельности

Совершенствование документационного обеспечения управления персоналом ...

... можем говорить о системе электронного кадрового документооборота и делопроизводства (СЭКДД)[8]. Работа СЭКД строится вокруг одного базового понятия — кадровый документ[9]. Именно кадровый документ является «единицей информации» в СЭКД. Система кадрового документооборота обеспечивает фундаментальные операции ...

К документам (от лат. dokumentum — свидетельство, доказательство) относятся все источники и носители информации. Они используются в самых различных областях человеческой деятельности и фиксируют события и факты, служат основанием для принятия решений, являются справочно-информационным материалом, и в частности предметом доказательства истины (так как имеют юридическую силу).

Следовательно, документы являются отражением действительности.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Количество деталей определяется целью создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и формой этого документа. Для многих документов число реквизитов ограничено. Для некоторых актов количество и состав требований устанавливаются законодательными и нормативными актами. Но так или иначе, как следует из определения, информация, записанная на материальном носителе, должна быть формализована путем внесения необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

Если мы заглянем в толковый словарь В. Даля, то увидим: «Документ это всякая важная деловая бумага». В современном толковом словаре С.И. Ожегова читаем: «Документ — это коммерческий документ, подтверждающий какой-либо факт или право на что-либо». Оксфордский словарь говорит: «Документ — это текст или изображение, имеющее информационную ценность».

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Государственная система документационного обеспечения управления ГСДОУ это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях. В дальнейшем органы государственного управления, предприятия (объединения), учреждения и общественные организации именуются «организациями».

Основная цель ГСДОУ это упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Документы состоят из отдельных элементов (например, дата, подпись, печать и т. д.), которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum значит требуемое, необходимое).

Набор деталей в документе отражает его форму и называется формой.

Использование форм при создании документов ускоряет регистрацию и восприятие информации, снижает трудоемкость документооборота, обеспечивает единство и согласованность оформления документов предприятия. Для обработки большинства документов используются два типа форм: общая бизнес-форма для обработки всех типов документов, кроме писем, и буквенная форма. Изготавливаются бланки двух форматов это А4 (210 297 мм) и А5 (210 148 мм).

Бланки документов

... и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение ...

Формы каждого типа разработаны в соответствии с продольным и угловым расположением деталей.[13, с. 354]

Унификация — это сокращение ненужного разнообразия различных документов, приведение их к единой форме, структуре, операциям по их подготовке, хранению, обработке и учету. Унификация — это установленное максимальное единообразие набора требований, формата бумаги и закрепления требований на подставках.

При создании документов необходимо соблюдать принципы стандартизации и унификации.

Единые системы документации — это совокупность взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. DRC предназначены для использования как с помощью информационных технологий, так и с традиционными методами обработки информации.[ 1,c. 2 ]

ГОСТ Р 6.30-2003 действующий настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации это постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Целью стандартизации и унификации документов является оптимизация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документооборота и создание оптимальных условий для обработки машинной информации, повышение уровня управления предприятием и организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация также способствуют развитию прогрессивных методов работы с документами.

Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок. Трафарет — это способ унификации текстов документов, заключающийся в том, что вся характерная информация документов условно разделена на трафареты, или константы, и индивидуальные, или переменные. Особенно актуальна трафаретизация в работе с корреспонденцией. Под деловой корреспонденцией в делопроизводстве понимается совокупность служебных писем, телеграмм (телефонограмм), которыми обмениваются предприятия.

Трафарет позволяет повысить продуктивность художников, способствует повышению культуры офисной работы.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы: документы по общим и административным вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью (их могут составлять работники любых подразделений предприятия) и документы по функциям управления, которые составляют работники финансовых органов, отделов планирования, бухгалтерии, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.[6, с. 78].

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т. д. Оформление этих документов унифицировано, но они различаются:

Работы рассматривалась в 2017 году Жильниковым А. Ю. и

... совершенствованию документооборота в администрации муниципального образования. Объект работы: оцифровка организации документооборота в администрации муниципального образования. Объектом работы является внедрение системы электронного документооборота ... руководством Передача на исполнение Рис. 2. Стадии обработки входящих документов 3. Работа по организации хранения документов относится к архивному ...

• По месту составления это внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц) и внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия);
• По содержанию это простые документы (посвященные одному вопросу) и сложные документы (посвященные нескольким вопросам);
• По форме это индивидуальные документы, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как обычно, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;[7, с. 86].

• По срокам исполнения это срочные документы, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для них срока исполнения нет;
• По происхождению это служебные документы, которые затрагивают только интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся одного конкретного лица и тогда документ является именными;
• По виду оформления это подлинные документы, дубликаты, копии документов, выписки;
• По средствам фиксации это письменные документы, фото, кино, графические документы и т.

д;

• По степени секретности документа это без грифа (открытые), для служебного пользования, секретные;
• По сроку хранения это документы, которые не подлежат хранению, подлежат хранению в течение определенного периода, постоянному хранению.[7, с.

86].

1.2 Порядок движения документов в организации

Документооборотом называется процесс движения документов и работы с ними внутри организации от создания до отправки в адреса ты или передачи на хранение (по истечению надобности), а также это от получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение.

«Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение» [3, с. 12].

Организация документооборота определяет порядок работы с документами (корреспонденцией), их быстрое прохождение и четкое исполнение.

Объем документооборота определяется характером и объемом производственной деятельности организации. К сожалению, повсеместно наблюдается устойчивая тенденция роста документооборота. Поэтому в нашей стране и за рубежом предпринимаются попытки регламентировать состав и объем документов, в частности в ЕГСД и других нормативных документах.

Организация документооборота должна обеспечивать:

• Определенную систему прохождения документов с исключением дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных перемещений документов;
• Оперативность прохождения документов и контроль (в необходимых случаях) за своевременностью их исполнения;
• Конкретизацию общей системы прохождения документов применительно к каждой их категории для исключения инстанций, поступление в которых тех или иных документов не вызывается необходимостью;
• использование технических средств на всех этапах работы с документами (корреспонденцией).[9, с.

76].

Особенности делопроизводства и документооборота в Государственной Думе

... этом, в случае отправки так называемых внутренних документов обеспечивается принцип их единовременной регистрации в принимающих единицах, такие документы повторно не регистрируются. Организацию и управление делопроизводством в подразделении обеспечивает служба управления офиса подразделения. В ... работе с документами в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации. Регламент ...

Организация рационального документооборота учреждения или предприятия в основном преследует цель исключить возврат движения документов. Постоянство документа в структурном подразделении или у исполнителя в том или ином случае должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки. Чтобы сократить время перемещения документов и повысить эффективность их выполнения, различные операции по возможности следует выполнять одновременно. Необходимо исключить дублирование подписей. Документ должен поступать только к менеджеру, который несет ответственность за его решение. Порочна практика согласования и подписания по принципу «на всякий случай». Это свидетельствует о несовершенстве аппарата управления, отсутствии профессионализма и доверия к коллегам.

Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам связи: почта, электронная почта, спецсвязь и т. д.), проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию. Регистрационные формы могут быть трех типов: журнальные, карточные и автоматизированные электронные.

Первоначальная обработка входящей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки сообщения. Для этого используются данные адреса в переменной «Получатель», сравниваемые с адресом на конверте или упаковке, а также с указанием того, произошла ли ошибка прикрепления. Письмо, отправленное по ошибке, возвращается в почтовое отделение.

При вскрытии корреспонденции конверты и упаковки бандеролей уничтожают, за исключением тех случаев, когда дата почтового штемпеля необходима как свидетельство даты отправки или получения документа (документы, представляемые на конкурс, арбитражные, исковые и др.).

Корреспонденция с пометкой «Лично» службой ДОУ не вскрывается. Если на конверте (упаковке) отсутствует эта отметка, а содержание документа носит личный характер, то конверт сохраняется в подтверждение невиновности служащего канцелярии, вскрывшего письмо.

Все полученные документы проходят стадию предварительного расследования, когда секретарь или специально назначенный для этого сотрудник раздает полученную корреспонденцию отдельным руководителям, отправляя им только те, которые имеют непосредственное отношение к их компетенции. Обработка документов должна быть произведена в течение 24 часов с момента поступления в организацию. При поступлении в организацию срочной корреспонденции ее разрешается передать менеджеру, минуя этапы предварительной обработки. В этих случаях процесс регистрации осуществляется после принятия решения.

После сортировки и проставления подписи на квитанции документы, требующие изучения начальником, либо передаются ему, либо сообщаются ему. При этом секретарь или другое должностное лицо при необходимости подбирает и передает вместе с поступившим документом дополнительные материалы (письма, контракты, акты и т. д.).

Это значительно облегчает и ускоряет принятие решений по документу.

Бухгалтерский учет следует вести вместе с другими мерами по улучшению работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениями ли группам документов).

Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов на единицу учета делается первая копия.

Разработка организационной структуры службы управления персоналом(на ...

... результате рассмотрения теоретических аспектов формирования организационной структуры службы управления персоналом, были сделаны следующие выводы: 1.Максимальный эффект и качество структуры службы управления персоналом достигается при комплексном применении системы методов. Использование системы методов позволяет взглянуть на объект ...

В службах оперативного размножения, которые создаются в крупных учреждениях, ведется реестр фотокопий документов.

Результаты учета документов обобщаются службой документооборота и представляются руководству организации для разработки мероприятий по совершенствованию работы с документами.

Учету могут подлежать также полиграфически исполненные бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ и гербов объектов РФ. Порядковые номера указаны на листах, напечатанных с использованием типографского метода или числителя. Учет бланков ведется отдельно по всем видам (в карточке или журнале).

При учете бланков необходимы следующие реквизиты:

• При получении из типографии — наименование вида гербового бланка;
• дата поступления;
• номер сопроводительного документа;
• наименование издательства — поставщика гербовых бланков;

• при выдаче — наименование вида гербового бланка;
• количество экземпляров;
• серия и номера гербовых бланков;
• наименование структурного подразделения, организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя гербовых бланков;
• расписка в получении;
• примечания (отметка об уничтожении и т. д.).[10, с. 68].

Контроль за изготовлением и использованием бланков с печатью возложен на службу документооборота руководства. Бланки регистрации и бухгалтерского учета входят в номенклатуру бизнеса организации.

тиражирование документов на фирменных бланках допускается к подаче при условии заверения каждой копии печатью организации.

Работа по поиску информации, как и сама система регистрации, может осуществляться как в традиционном виде с помощью справочных файлов, так и в автоматическом режиме.

ГЛАВА 2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОГРАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В УПРАВЛЕНИИ ГОСУДАРСТВЕННОГО АВТОДОРОЖНОГО НАДЗОРА ПО САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ

2.1 Характеристика учреждения

Правовое управление Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее — Управление) является структурным подразделением центрального аппарата Федеральной службы по надзору в сфере транспорта (далее — Служба).

Управление создано для правового обеспечения деятельности Службы.

Сокращенное наименование Управления — ПУ.

Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, актами Федеральной службы по надзору в сфере транспорта, а также настоящим Положением.

Управление осуществляет свою деятельность непосредственно, во взаимодействии со структурными подразделениями центрального аппарата Службы и ее территориальными органами, а также во взаимодействии с другими федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, общественными организациями и иными объединениями.

Задачи Управления

Основными задачами Управления являются:

Отчет по производственной практике в управлении судебного департамента

... Российской Федерации; документы (инструктивные, методические указания, информационные письма) Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации по судебной статистике (копии); статистические отчеты о работе судов общей юрисдикции по ... деятельности судов в Российской Федерации»; 11) Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; 12) ...

Юридическое сопровождение деятельности Службы по исполнению функций в установленной сфере.

Осуществление работ по совершенствованию законодательства Российской Федерации, регулирующего вопросы, входящие в компетенцию Службы, а также повышение качества проектов нормативных правовых актов.

Обеспечить соответствие нормативных и ненормативных актов Службы требованиям законодательства Российской Федерации.

Обеспечивать правовую защиту интересов Службы в арбитражных судах, судах общей юрисдикции Российской Федерации, а также при рассмотрении административных и иных дел в специально уполномоченных органах исполнительной власти.

Проведение единой политики Службы в области компьютеризации во всех структурных подразделениях.

Обеспечение деятельности Службы в сфере документооборота:

• организация документооборота Службы, учет документов, контроль их исполнения и обеспечение сохранности документов;
• организационно-методическое руководство организацией работы с документами в структурных подразделениях;
• совершенствование работы с документами с применением современных компьютерных технологий.

Гарантировать подготовку информационно-аналитических материалов по мероприятиям Сервиса.

Организация составления отчетов, выступлений, интервью и других мероприятий, связанных с деятельностью руководителей Службы.

Подготовка публикаций о деятельности Службы в СМИ и на официальном сайте Ространснадзора.

Структура и штат Департамента определяются в соответствии со структурой и персоналом Службы.

Руководство Департаментом осуществляет начальник Департамента, назначаемый и снимаемый с должности в установленном порядке, а в период временного отсутствия — заместитель начальника Департамента.

Руководитель отдела должен иметь высшее юридическое образование и соответствовать требованиям, установленным законодательством Российской Федерации.

Начальник управления имеет заместителей начальника управления, которые назначаются на должность и освобождаются от должности в установленном порядке.

В структуру Управления входит четыре отдела, возглавляемых начальниками отделов, непосредственно подчиняющихся начальнику Управления:

Отдел правового и нормативного регулирования.

Отдел судебной защиты и договорной работы.

Информационно-аналитический отдел.

Отдел документооборота, организации контроля и работы с обращениями граждан.

Руководство деятельностью отделов осуществляют начальники отделов, назначение которых осуществляется по результатам конкурса на замещение должностей гражданской службы или без проведения конкурса по иным основаниям предусмотренными Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Руководители отделов назначаются и освобождаются от должности начальником службы по представлению начальника отдела.

Заместители начальника Управления и руководители служб обеспечивают организацию работы отдельных управлений деятельности закрепленного за ними Управления.

Управление подчиняется непосредственно руководителю Службы.

Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на нее задачами осуществляет следующие функции:

Управление внутриорганизационными конфликтами в современных российских ...

... управления внутриорганизационными конфликтами в современных российских организациях. : Дать определение организационных конфликтов; Рассмотреть методики исследования причин возникновения конфликтов; Выделить способы управления конфликтом; Сформировать типологии организационных конфликтов; 5. Изучить сравнительную эффективность различных методов управления конфликтами в современных российских ...

В сфере правового и нормативного регулирования:

• осуществляет методическое и консультационное обеспечение структурных подразделений и территориальных органов Службы при осуществлении ими государственного контроля и надзора за соблюдением законодательства Российской Федерации, в том числе международных договоров Российской Федерации о гражданской авиации, о торговом мореплавании, о внутреннем водном транспорте, о порядке осуществления международных автомобильных перевозок (транспортный контроль), о транспортной безопасности, о безопасности движения и эксплуатации железнодорожного транспорта, а также промышленной безопасности на железнодорожном транспорте;

• проводит юридическую экспертизу проектов приказов, распоряжений и иных распорядительных документов руководителя Службы;
• принимает участие в разработке предложений о внесении дополнений и изменений в федеральное и региональное законодательство, а также в акты, издаваемые руководителем Службы в случае их несоответствия Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам, актам Президента, Правительства, Министерств, международным договорам;

• принимает участие в разработке предложений по совершенствованию государственного управления в сфере деятельности Службы и по уточнению полномочий Службы;
• участвует в проводимой структурными подразделениями работе по отбору и направлению нормативных правовых актов Службы на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации;
• подготавливает для руководства Службы справочные материалы по законодательству;
• редактирует проекты нормативных правовых актов;
• визирует проекты нормативных правовых актов и заключения, представляемые на подпись руководителю Службы;
• взаимодействует с Министерством транспорта Российской Федерации, федеральными органами исполнительной власти и органами государственной власти субъектов федерации по вопросам правового обеспечения деятельности Службы;
• осуществляет систематизированный учет и хранение нормативных правовых актов.

В сфере судебной защиты и договорной работы:

• представляет в установленном порядке интересы Службы и ее территориальных органов в мировых судах, судах общей юрисдикции, арбитражных судах, в административных органах, а так же в органах государственной власти и местного самоуправления;

• проводит юридическую экспертизу проектов соглашений, договоров, контрактов, заключаемых Службой;

• документальное и консультационное обеспечение по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ и оказание услуг для нужд Службы.

В сфере документационного обеспечения управления:

• разработка, внедрение и совершенствование единой нормативной и методической базы по документационному обеспечению управления;
• разработка и проектирование бланков документов;
• контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;
• контроль за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов;
• организация работы архива, организация использования архивных документов в текущей деятельности Службы;
• организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан.

В сфере информационно-аналитического обеспечения:

Курсовая работа управление государственной службой

... сторона более значима, здесь управление - это проактивная работа органов и людей, в ходе которой оказывается воздействие на объекты управления. 1.2 Принципы государственной гражданской службы Государственная гражданская служба основана на следующих принципах: ...

• подготовка проектов планов, мероприятий Службы, контроль их выполнения;
• подготовка информационно-аналитических материалов к мероприятиям Службы;
• подготовка отчетов, проектов докладов, выступлений, интервью и других мероприятий, связанных с деятельностью руководства Службы.

Представление по запросу руководства структурных структур Службы информации и материалов по вопросам, входящим в компетенцию Департамента.

Переписка, подготовка разъяснений юридическим и физическим лицам по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Осуществление иных функций, входящих в компетенцию Управления.

Права

Управление имеет право:

• Вносить руководству Службы предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления, участвовать в их рассмотрении;

— Запрашивать и получать в установленном порядке от структурных подразделений и территориальных органов Службы, соответствующих подразделений федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций независимо от их организационно — правовой формы документы, необходимые для исполнения функций возложенных на Управление.

Знать документацию, необходимую для выполнения задач и функций, возложенных на Департамент.

Начальник Управления:

Он вводит в установленном порядке заявления о назначении, переводе и увольнении сотрудников Департамента, о присвоении классных должностей, о поощрении сотрудников за добросовестное и добросовестное выполнение служебных функций, о наложении дисциплинарных взысканий меры в отношении лиц, совершивших служебное правонарушение.

Вносит на рассмотрение руководителя Службы в установленном порядке проекты актов по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Принимает в установленном порядке участие в совещаниях, проводимых руководством Службы, при обсуждении на них вопросов, касающихся практики применения законодательства Российской Федерации и иных участков правовой работы, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Организует в установленном порядке совещания и семинары с участием представителей структурных подразделений Службы, ее территориальных органов и других подведомственных Службе организаций по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает участие в совещаниях и семинарах, организуемых другими структурными подразделениями Службы.

Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

Имеет иные права, возложенные на него решениями руководителя Службы.

Взаимоотношения и связи с другими структурными подразделениями и организациями:

Управление взаимодействует по вопросам, отнесенным к его ведению, с руководством, структурными подразделениями и территориальными органами Службы, с соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественными объединениями и другими организациями.

Управление по поручению руководителя Службы представляет интересы Службы по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в органах государственной власти Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, общественных объединениях и других организациях.

Организация деятельности Управления

Начальник Управления организует работу отделов, устанавливает круг вопросов, относящихся к компетенции заместителей начальника Управления, начальников отделов, организует их взаимодействие, осуществляет контроль за их деятельностью.

Начальник Управления является прямым начальником для работников Управления.

Начальник Управления:

Распределяет обязанности между заместителями начальника Управления и начальниками отделов.

Даёт работникам Управления обязательные для исполнения указания и поручения в пределах их должностных обязанностей и имеет право требовать от них отчёта об исполнении этих указаний и поручений.

Представляет руководителю Службы на утверждение проект положения об Управлении, а также проекты должностных регламентов работников Управления.

Утверждает проекты положений о структурных подразделениях Управления (отделах).

Вносит в установленном порядке предложения о назначении, перемещении и увольнении работников Управления, о присвоении классных чинов, поощрении работников за успешное и добросовестное исполнение должностных обязанностей, а также о наложении дисциплинарных взысканий на лиц, допустивших должностной проступок.

Представляет руководителю Службы планы работы Управления и отчеты об их исполнении.

Принимает в установленном порядке участие в работе коллегии Службы, а также в совещаниях, проводимых руководством Службы, вносит предложения по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

По поручению руководства Службы представляет Службу по вопросам, отнесенным к компетенции Управления, в органах государственной власти Российской Федерации и субъектах Российской Федерации, органах местного самоуправления, общественных объединениях и других организациях.

В установленном порядке осуществляет взаимодействие с государственными органами, ассоциациями, союзами, научными, учебными, общественными и другими организациями, представителями государств-участников СНГ и международных организаций, с зарубежными экспертами по вопросам, относящимся к компетенции Управления.

Представляет Управление по вопросам, отнесенным к его компетенции, во взаимоотношениях с руководством и другими структурными подразделениями Службы и его территориальными органами, с соответствующими подразделениями федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественными объединениями и другими организациями.

Организует в установленном порядке совещания с участием представителей других структурных подразделений Службы, ее территориальных органов и других подведомственных Минтрансу России организаций по вопросам, относящимся к компетенции Управления, принимает участие в работе совещаний, организуемых другими структурными подразделениями Службы.

• Проводит служебные совещания с работниками Управления.
• Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.
• Организует делопроизводство в Управлении.
• Начальник Управления несет персональную ответственность за:
• Выполнение возложенных на Управление задач и функций.
• Принимаемые решения.
• Достоверность представляемых руководителю Службы сведений.
• Упущения и недостатки в своей работе.
• Несвоевременное и (или) некачественное выполнение распоряжения руководителя Службы.
• Превышение должностных полномочий.
• Коррупционные правонарушения.
• Неудовлетворительную организацию и контроль работы подчиненных.

Действия или бездействия, повлекшие за собой последствия, в том числе моральный вред или материальный ущерб.

Состояние исполнительской и трудовой дисциплины подчиненных.

Сохранность сведений, составляющих государственную тайну и содержащих конфиденциальную информацию.

Соблюдение противопожарных мероприятий и мер по охране труда и технике безопасности.

Сохранность закрепленного имущества.

Соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Выполнение режимных мероприятий в закрепленных помещениях.

Заместители начальника Управления по поручению начальника Управления координируют работу отделов Управления, организуют своевременную подготовку соответствующих материалов, а также выполняют другие его поручения в пределах полномочий начальника Управления.

Заместители начальника Управления несут персональную ответственность за организацию и качество работы Управления, координируют работу отделов, разрабатывают проекты положений об отделах и должностных регламентов начальников отделов и вносят их на рассмотрение начальнику Управления.

Начальники отделов Управления:

Осуществляют руководство отделами, несут персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отделы.

По поручению начальника Управления и его заместителей принимают в установленном порядке участие в совещаниях, проводимых в Службе, по вопросам, относящимся к компетенции отделов.

Организуют работу отделов, устанавливают круг вопросов, относящихся к компетенции и обязанностям работников отделов, организуют их взаимодействие в работе, осуществляют контроль за их деятельностью.

Дают работникам отделов обязательные для исполнения указания и поручения в пределах их должностных обязанностей и требуют от них отчета об исполнении этих указаний и поручений.

Работники Управления несут персональную ответственность за исполнение обязанностей в соответствии с должностным регламентом и за выполнение поручений, данных им начальником отдела и руководством Управления.

Должностные обязанности начальника Управления, заместителей начальника Управления, начальников отделов Управления и работников Управления содержатся в их должностных регламентах, утвержденных руководителем Службы.

Возложение на Управление функций, не относящихся к правовой работе, не допускается.

Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения Управление Государственного Автодорожного Надзора (УГАДН) по Сахалинской Области.

Документооборот является важным звеном в учреждении делопроизводства Управление Государственного Автодорожного Надзора так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота в Управлении Государственного Автодорожного Надзора являются:

• оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
• максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
• порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства — возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.

Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе в Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов.

Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления учреждения, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области.

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству в Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения — специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В Управление Государственного Автодорожного Надзора по Сахалинской Области существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота.

Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ — документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его учреждения. Данные документы используются для организации работы в Управление Государственного Автодорожного Надзора, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений учреждения особенно если это приказы руководителя данного учреждения. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

2.2 Схема движения и технология обработки документов в УГАДН по Сахалинской Области

Входящие документы:

Документы, поступившие, в УГАДН начинают свой путь к исполнению с экспедиции. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» передаются по назначению. В УГАДН обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;

2.Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока — в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя УГАДН и в структурные подразделения организации. Руководству учреждения передаются документы

Вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим вопросам деятельности учреждения. Остальные документы передаются руководителям структурных подразделений учреждения или непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан, заявления и жалобы направляются в него из экспедиции.

Документы передаются руководству или исполнителям в день поступления в УГАДН.

Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям учреждения и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом «грифом согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри учреждения оформляется реквизитом «визы согласования документа».

Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.

К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

Целесообразно в учреждении установить порядок, при котором право подписания документов имеют не только руководитель, но и другие руководящие работники, в пределах их компетенции.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.

Руководитель учреждения в праве внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в «Журнале регистрации исходящих документов». После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. В УГАДН имеется массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.

Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах учреждения.

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов.

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

• загрузки учреждения, его подразделений и службы документационного обеспечения управления;
• потребности учреждения организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель — количество основных документов, знаменатель — количество копий.

2.3 Регистрация документов

Общие правила регистрации документов в УГАДН.

Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа — это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы — в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству учреждения в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем УГАДН, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Индексация документов.

Индексация документов в делопроизводстве — это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации .

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 03-10/98 входящего документа включает:

• 03 — индекс структурного подразделения;
• 10 — номер соответствующего дела по номенклатуре;
• 98 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в УГАДН. Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 — 2003

Формы регистрации документов и порядок их заполнения.

В практической деятельности, в зависимости от объема документооборота в управлении используют три формы регистрации документов: журналы и карточки, и третья форма регистрации, использованием персонального компьютера — автоматизированная электронная).

В структурных подразделениях УГАДН применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки это регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм).

Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм).

Допускается цветовое различие карточек.

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы

Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.

2.4 Контроль исполнения документов

документ движение обработка

Контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов .

Организация контроля за исполнением документов в УГАДН обеспечивает их своевременное и качественное исполнение.

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами.

Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления учреждения.

В структурных подразделениях учреждения контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство.

Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя управления.