Если попытаться передать суть тайм-менеджмента в одном предложении, это будет звучать так: «Как потратить свое незаменимое время на главное». Но как определить, что важно, а что нет? Всегда хочется много делать в жизни: сдать экзамен, пойти с друзьями в кино, почитать книгу, купить новый компьютер, найти хорошую работу и счастье в жизни. Но «все сразу» не работает, приходится выбирать между «все-все» — «плюс-еще».
Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в теме «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и что с ними происходит?).
Чтобы сделать правильный выбор, нужно научиться расставлять приоритеты.
| ! Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное, а какие – второстепенное значение. |
! Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность» . Сделать это нам поможетматрица Эйзенхауэра .[8]
Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:
- А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации).
- В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро;
- планирование долгосрочных целей и др.).
- С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.).
- D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).
! Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий:
А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не разучены и надо быстро доделать то, что давно откладывалось». Стремление к работе: проект должен быть завершен к завтрашнему дню, отчет должен быть подготовлен, а новый план работы отдела представлен к вечеру — все это вопросы важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но что делать, если их так много, что все завершить физически невозможно? Но в этой ситуации необходимо задуматься, почему сошла лавина важных вопросов, ведь иногда часть работы мы создаем сами. Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В».
В. Важные и несрочные. Дела этой категории являются наиболее «обиженными», потому что мы уделяем им меньше всего внимания, поскольку они не являются срочными. «В ремя терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А . И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание того, что нужно было сначала начать бизнес, иначе планируйте свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.
С. Неважные и срочные. Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки. Почему-то именно такое положение дел зачастую считается показателем активной работы, а ведь еще в начале ХХ века классик научной организации труда Ф.У. Тейлор отметил, что хорошо организованное предприятие — это такое предприятие, где никто никуда не бежит, не суетится и все делается медленно, но вовремя и качественно. Как обстоят дела у вас? Как часто вы суетитесь сами или вас отрывают очень срочным, но, как потом выясняется, совсем неважным вопросом или задачей?
D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»).
К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило строго следовать такому алгоритму: сначала делать действительно важные дела, а уже потом тратить остальное время на то, что не принципиально, а интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания временного ресурса на важные дела относительно количества времени, отведенного на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку презентационного материала уходит 30-40 минут, а на общение, онлайн-игру и чтение новостей — 1,5-2 часа. Непропорциональные расходы времени с перевесом в сторону хронофагов дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на уловки хронофагов, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра:
- проста в использовании;
- позволяет уменьшить число не важных дел;
- помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.
Выполните задание, скопировав его условия в документ Word. Определите, к какой категории матрицы Эйзенхауэра принадлежит каждая проблема? Обозначьте соответствующую категорию рядом с действием.
1. Разобраться на рабочем столе.
2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.
3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.
4. Напишите эссе по экономике, которое необходимо сдать до конца следующего месяца.
5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.
6. Подготовить слайды для презентации нового продукта, презентация — за 4 месяца.
7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к кандидатам на вакансию руководителя нашего отдела, это может занять три месяца в связи с расширением.
8. Начните изучать иностранный язык, чтобы подготовиться к стажировке в Норвегии в следующем году.
9. Сходить на премьеру нового фильма.
10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.
Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском гугл на сайте:
