Введение в проектный менеджмент

Реферат

Что такое проект? Все мы постоянно выполняем проекты в повседневной жизни. Вот несколько простых примеров: подготовка к юбилею, ремонт квартиры, исследование, написание книги… Все эти виды деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их проектами:

1.они направлены на достижение конкретных целей;

2.они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;

3.они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;

4.все они в определенной степени неповторимы и уникальны.

В целом, именно эти четыре характеристики отличают проекты от других видов деятельности. Каждая из этих характеристик имеет важное внутреннее значение, поэтому мы рассмотрим их более внимательно. Направленность на достижение целей. Проекты нацелены на достижение определенных результатов — другими словами, они нацелены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по планированию и реализации прилагаются для обеспечения достижения этих целей.

Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основным направлением проекта компьютерного программного обеспечения может быть разработка информационной системы управления бизнесом. Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных, разработка математического и программного обеспечения, тестирование системы.

В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть выделены цели более низкого уровня — разработка логической структуры базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и так далее. Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Во-первых, он предполагает, что важной особенностью управления проектами является точное определение и формулировка целей, начиная с самого высокого уровня, а затем постепенно переходя к более подробным целям и задачам. Кроме того, из этого следует, что проект можно рассматривать как достижение тщательно отобранных целей и что прогресс проекта связан с достижением целей все более высокого уровня до тех пор, пока не будет достигнута конечная цель.

Координированное выполнение взаимосвязанных действий.

Проекты сложны уже по самой своей сути. Они предполагают выполнение ряда связанных действий. В отдельных случаях эти взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу. Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только параллельно, и так далее. Если синхронизация выполнения различных задач нарушена, весь проект может быть скомпрометирован. Если немного поразмыслить над этой особенностью проекта, становится очевидно, что проект — это система, то есть целое, состоящее из взаимосвязанных частей, а система динамична и, следовательно, требует особых подходов к управлению. Ограниченная протяженность во времени. Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Они временны. У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели.

10 стр., 4520 слов

Перспективы развития управления проектами

... организационных. Управление проектами должно занять особое место в комплексе мер, реализуемых сегодня в России в контексте государственных программ социально-экономического развития страны, включая новый этап реформ в экономике, ... достижения в этой области, например, сетевое планирование и автоматизированные системы управления, которые не утратили своего значения и Теперь. В начале 90-х Россия, ...

Большая часть усилий в проекте направлена ​​именно на то, чтобы проект был завершен вовремя. Для этого готовятся графики, показывающие время начала и окончания мероприятий, включенных в проект. Разница между проектом и производственной системой заключается в том, что проект является одноразовой, а не циклической деятельностью. Массовое производство продукции не имеет заранее установленных сроков и зависит только от наличия и количества спроса. Когда исчезает спрос, производственный цикл кончается.

Производственные циклы в чистом виде не являются проектами. Однако в последнее время подход к проектированию все чаще применяется к процессам, ориентированным на непрерывное производство. Например, планирует увеличить производство до определенного уровня в течение определенного периода, исходя из определенного бюджета, или выполнить определенные заказы с согласованными сроками доставки. Проект как система деятельности существует ровно столько, сколько нужно для получения конечного результата.

Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы. Уникальность. Проекты — мероприятия в известной степени неповторимые и однократные. Однако степень уникальности может сильно различаться от проекта к проекту.

Если вы занимаетесь коттеджным строительством и строите двадцатый однотипный коттедж, то степень уникальности вашего проекта довольно мала. Основные элементы этого дома идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили. Однако основные источники уникальности можно выделить в специфике конкретной производственной ситуации — в расположении дома и окружающего ландшафта, в специфике поставки материалов и комплектующих, в новых субподрядчиках. С другой стороны, если вы разрабатываете уникальное устройство или технологию, перед вами определенно стоит действительно уникальная задача. Вы делаете то, что никогда раньше не делалось. А поскольку прошлый опыт может дать вам лишь ограниченное представление о том, чего ожидать от проекта, он чреват рисками и неопределенностями.

Управление проектом

Знаменитый закон Лермана гласит: «Любую техническую проблему можно решить, потратив достаточно времени и денег», а расследование Лермана ясно дает понять: «У вас никогда не будет достаточно времени или денег». чтобы преодолеть проблему, сформулированную в исследовании Лермана, была разработана методология управления задачами на основе проектов. И распространение этой методики управления в разных сферах деятельности является лишним доказательством ее эффективности. Если вы попросите менеджера описать, как он понимает свою основную задачу по реализации проекта, он, скорее всего, ответит: «Убедитесь, что работа выполнена». Это действительно главная задача руководителя.

16 стр., 7817 слов

Анализ и оптимизация численности и структуры работников аппарата ...

... курсового проекта - рассчитать эффективность аппарата управления и оптимизировать его размер. Задачами курсового проекта являются: 1. Проанализировать природные и экономические условия хозяйства. 2. Провести анализ организационной структуры управления ... образованию, профессии, специальности, квалификации, опыту работы и занимаемым должностям. персонала определяют по двум направлениям: статистическому ...

Но если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать более полное определение основной задачи руководителя проекта: «Убедиться, что работа выполнена вовремя, в рамках выделенных средств, в соответствии с условиями ссылка». Именно эти три момента: время, бюджет и качество работы находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в техническом задании).

За более чем тридцать лет применения технологии управления проектами было разработано множество методологий и инструментов, чтобы помочь менеджерам проектов справиться с этими ограничениями.

Чтобы справиться с ограничениями по времени, используются методы построения и контроля графиков работы. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица ответственности, диаграммы загрузки ресурсов).

Из трех основных ограничений труднее контролировать ограничения на результаты проекта.

Проблема в том, что задания часто сложно сформулировать и контролировать. Для решения этих проблем, в частности, используются методы управления качеством работы. Следовательно, руководители проектов несут ответственность за три аспекта реализации проекта: время, стоимость и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, эффективное управление временем считается ключом к успеху во всех трех измерениях. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Если сроки проекта сильно задерживаются, очень вероятны перерасход средств и низкое качество работы. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной упор делается на планирование работ и контроль соблюдения графика.

Немного истории …

В основе методов управления проектами лежат методики сетевого планирования, разработанные в конце 50-х годов в США. В 1956 г. М.Уолкер из фирмы «Дюпон», исследуя возможности более эффективного использования принадлежащей фирме вычислительной машины Univac, объединил свои усилия с Д.Келли из группы планирования капитала Remington Rand». Они пытались использовать компьютеры, чтобы разработать планы и программы для больших рабочих комплексов по модернизации заводов компании DuPont». В результате был создан рациональный и простой метод описания проекта с использованием ЭВМ. Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а позже получил название Метода Критического Пути — МКП (или CPM — Critical Path Method).

8 стр., 3850 слов

Рулевое управление и тормозная система автомобиля

... в неразборном крышка завальцована в головке (рис. 5, д). РУЛЕВОЕ УПРАВЛЕНИЕ АВТОМОБИЛЕЙ «ЗАПОРОЖЕЦ» МОД. ЗАЗ-968 И -968А, На автомобиле «Запорожец» Рулевой механизм, расположенный в чугун­ном картере 16 (рис. ...

Параллельно и независимо в военно-морских силах США был создан метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique).

Данный метод был разработан корпорацией «Локхид» и консалтинговой фирмой «Буз, Аллен энд Гамильтон» для реализации проекта разработки ракетной системы «Поларис», объединяющего около 3800 основных подрядчиков и состоящего из 60 тыс. операций. Использование метода PERT позволило руководству программы точно знать, что нужно делать в любое время и кто именно должен это делать, а также вероятность своевременного завершения отдельных транзакций. Управление программой было настолько успешным, что проект был завершен на два года раньше запланированного срока.

Благодаря такому успешному началу данный метод управления вскоре стал использоваться для планирования проектов во всех вооруженных силах США. Методика доказала свою эффективность в координации работы различных подрядчиков над крупными проектами по разработке новых видов оружия. Крупные промышленные компании начали использовать эту методологию управления почти одновременно с военными для разработки новых видов продукции и модернизации производства.

В строительстве широко применяется методология проектного планирования. Например, для управления проектом сооружения гидроэлектростанции на реке Черчилль в Ньюфаундленде (полуостров Лабрадор).

Стоимость проекта составила 950 млн. долларов. Гидроэлектростанция строилась с 1967 по 1976 г. Этот проект включал более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из них достигала 76 млн. долларов. В 1974 году проект был реализован на 18 месяцев раньше запланированного срока и в пределах запланированной сметы. Заказчиком проекта была корпорация Churchill Falls Labrador Corp., которая для разработки проекта и управления строительством наняла фирму Acress Canadian Betchel. Фактически, значительная экономия времени была сформирована за счет использования точных математических методов в управлении сложными рабочими комплексами, что стало возможным благодаря развитию компьютерных технологий.

Однако, первые ЭВМ были дороги и доступны только крупным организациям. Итак, исторически первые проекты были грандиозными государственными программами по масштабу работ, количеству художников и капиталовложениям. Первоначально крупные компании разрабатывали программное обеспечение для поддержки своих проектов, но вскоре на рынке программного обеспечения появились первые системы управления проектами. Системы, стоявшие у истоков планирования, разрабатывались для мощных больших компьютеров и сетей мини-ЭВМ. Основными показателями систем этого класса были их высокая мощность и в то же время способность достаточно подробно описывать проекты с использованием сложных методов сетевого планирования. Эти системы были нацелены на высокопрофессиональных менеджеров, которые управляют развитием крупных проектов, знакомых с алгоритмами сетевого планирования и специальной терминологией.

Как правило, консультации по разработке и управлению проектами выполнялись специализированными консалтинговыми фирмами. Фаза более быстрого развития систем управления проектами началась с появлением персональных компьютеров, когда компьютер стал бизнес-инструментом для широкого круга менеджеров. Значительное расширение круга пользователей систем управления привело к необходимости создания систем управления проектами нового типа, одним из важнейших показателей таких систем была простота использования. Системы управления нового поколения были разработаны как инструмент управления проектами, понятный любому менеджеру, не требующий специальной подготовки и обеспечивающий быстрый и легкий старт.

8 стр., 3890 слов

Рулевое управление и тормозная система автомобиля (2)

... трением качения, что облегчает вращение рулевого колеса. ДЕТАЛИ РУЛЕВОГО ПРИВОДА Рулевое управление используется для передачи мощности от рулевого управления на колеса. К деталям рулевого привода с установкой колес на общей оси относятся (см. ...

Time Line принадлежит именно к этому классу систем. Разработчики новых версий систем этого класса, стараясь сохранить внешнюю простоту систем, неизменно расширяли их функциональные возможности и мощность, и при этом сохраняли низкие цены, делавшие системы доступными фирмам практически любого уровня. В настоящее время в США уже сложилась давняя традиция использования систем управления проектами во многих сферах жизни. При этом основную долю среди запланированных проектов составляют небольшие проекты. Например, исследование InfoWorld показало, что пятидесяти процентам пользователей в США требуются системы для поддержки планов от 500 до 1000 рабочих мест, и только 28 процентов пользователей разрабатывают программы с более чем 1000 рабочих мест.

Что касается ресурсов, 38% пользователей должны управлять от 50 до 100 типов ресурсов в рамках проекта, и только 28% пользователей должны контролировать более 100 типов ресурсов. В результате исследования также был определен средний размер сроков реализации проекта: для малых проектов — 81 рабочее место и 14 видов ресурсов, для средних проектов — 417 рабочих мест и 47 видов ресурсов, для крупных проектов — 1198 рабочих мест и рабочих мест. 165 видов ресурсов. Эти цифры могут служить отправной точкой для размышлений менеджера о целесообразности перехода к проектной форме управления деятельностью своей организации.

Как видите, практическое применение системы управления проектами может быть эффективным для очень небольших проектов. Конечно, с расширением круга пользователей систем управления проектами происходит расширение методов и приемов их использования. Западные компьютерные журналы регулярно публикуют статьи о системах управления проектами, включая советы пользователям таких систем и анализ использования методов сетевого планирования для решения проблем в различных областях управления.

Жизненный цикл проекта.

Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Стадии жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы деятельности и принятой системы организации работ. Однако, у каждого проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Это может показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики и инструментальные средства. Руководители проектов разбивают цикл жизни проекта на этапы различными способами.

4 стр., 1538 слов

Корпоративная система управления проектами — от управления ...

... проектами и связаны с реализацией стратегии развития компании. Таким образом, управление проектами для большинства руководителей связано с определением и внедрением изменений, которые обеспечат компании конкурентное преимущество. Внедрение корпоративной системы управления проектами ...

Например, в проектах по разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как осознание потребности в информационной системе, формулирование требований, проектирование системы, кодирование, тестирование, эксплуатационная поддержка. Однако, наиболее традиционным является разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта, планирование, осуществление и завершение. Формулирование проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов невозможно удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор. Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей, сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и игнорирования других, сравнительной эффективности проектов.

Решения по отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая проект «А», а не проект «В», организация отказывается от тех выгод, которые мог бы принести проект «В». Для сравнительного анализа проектов на данном этапе применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый, экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ рисков и другие виды анализа проекта.

Системы для планирования и управления проектами на этой стадии как правило используются в ограниченном виде, поэтому, мы не будем более подробно останавливаться на данных методах в этой книге.

Планирование.

Планирование в том или ином виде производится в течении всего срока реализации проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается неофициальный предварительный план — грубое представление о том, что потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи) проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость. Именно на этом этапе используются системы для управления проектами, предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки формального плана: средства построения иерархической структуры работ, сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы загрузки ресурсов. Как правило план проекта не остается неизменным, и по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с учетом текущей ситуации.

Осуществление.

После утверждения формального плана на менеджера ложиться задача по его реализации. По мере осуществления проекта руководители обязаны постоянно контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например, если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения, может быть принято решение об ускорении выполнения определенных критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.

10 стр., 4816 слов

Положение о курсовом проекте (курсовой работе) кафедры управления ...

... его номера. 4.8 Таблицы, используемые в курсовом проекте (работе), размещают после текста, в котором впервые дана ссылка на ... пробелами. Пункты и подпункты как правило не имеют названий. Пример: 1 НАЗВАНИЕ ГЛАВЫ 1.1 ... реализации проекта с указанием личного вклада автора или результатов эксперимента, если такой проводился. 3.5 Подготовка электронной презентации результатов курсового проекта (работы). ...

Завершение.

Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект заканчивается когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект. Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты условиям подряда или контракта. Может быть необходимо составить окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в виде архива.

Список литературы

[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/bazovyie-ponyatiya-upravleniya-proektami/

Владимир Либерзон. Введение в проектный менеджмент.