Тайм-менеджмент (Управление временем, time management, организация времени), ТМ — наука о методах определения, что для человека важно и на что в первую очередь следует потратить время. Управление временем включает в себя инструменты и методы планирования времени, обычно с целью более эффективного использования личного или рабочего времени.
Тайм-менеджмент в строгом смысле слова — это организация личного времени каждого человека. актуален в тех случаях, когда у сотрудников есть определенная свобода выбора, проявляется творческая инициатива. Когда человек вынужден самостоятельно принимать решения, ему необходимо организовать процесс работы с клиентами, ему необходимо овладеть технологиями организации личного времени, повышая эффективность.
Специалисты выделяют два типа тайм-менеджмента: личный и корпоративный. В широком смысле тайм-менеджмент — это механизм управления временем компании. В таком случае основное внимание уделяется организации работы в целом, а использование рабочего времени каждым сотрудником — это следствие правильного построения корпоративной системы [6].
Такой подход эффективен, когда от сотрудника требуется быстро и точно выполнять поставленные задачи. Поэтому вопросы взаимоотношений сотрудников, согласование их индивидуальных целей и планов в условиях неизбежного личного конфликта требуют централизованного корпоративного регулирования.
Наиболее тонким нюансом в личном тайм-менеджменте является соблюдение баланса между свободой и принуждением, а также корпоративное вмешательство только в те аспекты личной работы сотрудника, которые имеют значение для эффективности работы компании. При этом следует учитывать, что личный тайм-менеджмент — довольно сильный двигатель корпоративной культуры.
Можно выделить три основных типа тайм-менеджмента (табл. 2.1.1).
Таблица 2.1.1.
Типы тайм-менеджмента.
|
Тип ТМ. |
Индивидуальный. |
Ролевой. |
Социальный. |
|
Субъект (кто управляет).
|
Сам человек. |
ТМ-консультант. |
ТМ-консультант. |
|
Объект (кем управляют).
|
Сам человек. |
Личность (профессионал).
|
Группа (организационная подструктура).
|
|
Цель (для чего).
|
Оптимизировать достижение индивидуальных жизненных целей личности. |
Оптимизировать процесс и результат выполнения социально-ролевых (профессиональных) функций. |
Оптимизировать процесс и результат выполнения организационных функций, в том числе взаимоотношений. |
|
Предмет (чем управляют).
|
Личностные знания, способности, умения. |
Профессиональные знания и навыки, стратегии поведения. |
Названия, правила, стандарты, алгоритмы, методы деятельности и общения. |
|
Мотивация (почему, ради чего).
|
Внутренняя: интерес, желание стать лучше. |
Частично внутренняя (желание повысить компетентность), частично внешняя (трудности в работе).
|
Внешние: медленная и неэффективная работа, трудности с групповым управлением. |
Первый тип ТМ, условно называемый «индивидуальным», осуществляется на основе парадигмы личностного саморазвития. В данном случае человек выступает в роли «сам себе тайм-менеджер», используемые им методы управления временем предельно индивидуализированы, что-то он берет для себя из книг, чему-то обучается на специализированных курсах и тренингах, что-то изобретает для себя сам. По сути, эта индивидуальная ТМ выступает как своего рода хобби и направлена на достижение, прежде всего, внутриличностных целей в контексте совершенствования своих способностей и творческой самореализации человека. Сфера приложения подобного индивидуального ТМ чаще всего — творческие увлечения (художественное или техническое творчество) и обучение (работа с информацией).
Типичным примером здесь может быть, например, самостоятельное изучение какого-либо иностранного языка, которое осуществляется по разработанному самим учеником плану, с использованием каких-либо приемов и способов запоминания и воспроизведения информации и т. п.
Ролевой ТМ отличается от «индивидуального» двумя важными аспектами: во-первых, он более специализирован, привязан к решению конкретных профессиональных или карьерных задач, а во-вторых, требует участия в процессе управления временем профессионала консультанта по ТМ. «Привязанность» управления временем к решению профессиональных задач предъявляет более жесткие требования к используемым методам ТМ и, следовательно, делает участие в работе консультанта-эксперта крайне необходимым. Например, достаточно частой является жалоба менеджеров высшего и среднего уровня на перегруженность рутинной документацией — письмами, докладными записками и т. п. Если эта проблема решается в контексте индивидуальной ТМ, то каждый менеджер должен быть обучен некоторым техникам быстрого чтения, что может занять несколько недель или даже месяцев интенсивного обучения. Необходимо будет сначала изучить:
- 1) объем и формы представления входящей информации;
- 2) характер задач, стоящих перед менеджером-реципиентом данной информации;
- 3) индивидуальный стереотип действий по обработке входящей информации, характерный для данного менеджера, и т. д.
«Социальный ТМ» стоит несколько особняком по сравнению с другими типами ТМ, не столько благодаря своему особому объекту — группе людей и/или организационной подструктуре (организации в целом), сколько благодаря специфическим требованиям.
Примером подобной деятельности может быть разработка (проектирование и внедрение) новых стандартов деятельности подразделения, более четко включающих в себя фактор времени, и системы контроля, где более жестко будут учитываться временные параметры тех или иных трудовых операций. Разумеется, подобная деятельность требует глубоких знаний стратегического и оперативного менеджмента, структуры организации, характера ее производственных процессов и др.
Кроме решения задачи по организационному развитию, в рамках «социального ТМ» в обязательном порядке решается и еще одна задача — обучение и адаптация группы людей к произошедшим изменениям (в оргструктуре или характере деятельности).
Обучение обычно носит достаточно традиционный характер (проведение тренингов, курсов, семинаров), а вот мероприятия по адаптации персонала могут принимать самые разнообразные формы — от тренингов командообразования до обширных мер по формированию корпоративной культуры, включающей в себя время как одну из ключевых ценностей.
Три выделенных типа ТМ весьма сильно отличаются друг от друга. Каждый из типов ТМ требует особой организации деятельности, использования особых форм работы (диагностика, анализ деятельности, проектирование, индивидуальное консультирование или даже психотерапия, индивидуальное или групповое обучение, включая тренинги и др.) и применения специализированных методов ТМ [29].
Тайм-менеджмент — очень сложный процесс, даже если все кажется простым и понятным. очень важно иметь возможность переходить от большого к маленькому по мере совершенствования своих навыков планирования и выполнения: это так называемое «дерево целей». На нижних «этажах» можно улучшать мельчайшие детали. На более высоких «этажах» — в стратегических целях — чтобы иметь возможность ставить цели, которые другие люди могут найти слишком смелыми. Очень часто люди ценят не только простые, но и сильные решения, которые, если повторять сотни и тысячи раз каждый день, если сложить общий эффект за год, дают колоссальный результат.
Умение экономить время на мелочах (как в японской системе Кайзден — не делать лишних движений, не тратить время и силы, экономить все, что может быть сэкономлено) дает весьма ощутимую выгоду, если оценивать результат глобально. Умение предвидеть результаты работы в целом (стратегическое планирование) дает возможность избавляться от малоэффективной работы: например, отдавать ее на аутсорсинг, автоматизировать, нанимать низкоквалифицированный персонал, вывозить производство в регионы с дешевой рабочей силой и т. д. [34].
Однако не стоит думать, что тайм-менеджмент это панацея от всех бед. Он может быть эффективен далеко не всегда. Вы можете поставить перед собой цель, спланировать способы ее достижения и в конечном итоге ничего не получить. Необходимо помнить, что цель должна быть конкретной и зависеть только от вас. Четко поставленная цель — это первый шаг в структурировании времени и упорядочении жизни.
Постановка целей помогает определить, насколько близки к их достижению и насколько эффективны методы. Итак, прежде чем перейти к воплощению тайм-менеджмента в свою жизнь, нужно разрушить ряд стереотипов в мышлении: например, избавиться от лени, нерешительности, страха принимать решения или недоверия к людям.
Правильная организация своего времени может дать ощутимые результаты. Исчезает бесконечная гонка и появляется время для отдыха. Жизнь наполняется тем, чем мы сами хотим ее наполнить, становится ярче и интереснее [2].
Один из основателей TM — Covey считает, что можно выделить четыре поколения TM, между которыми существует преемственность. Первое поколение сосредоточилось на формальном описании деятельности, позволяющем инвентаризацию и учет времени. Второе поколение было одержимо календарями и органайзерами и сделало следующий шаг: от отслеживания прошлого к планированию будущего. Третье поколение (существующее в настоящее время), сохранив достижения первой и второй «волн» ТМ, сместило фокус своего внимания на проблему приоритетов (соотнесения фактических трат времени и планов с ценностями), а также на оперативное краткосрочное планирование и контроль над выполнением поставленных задач (то есть на реальную эффективность).
Признавая высокую технологическую эффективность третьего поколения ТМ, Кови справедливо критикует его за «бесчеловечность», так как главная проблема для современного человека заключается не столько в том, чтобы управлять временем, сколько в том, чтобы управлять собой («…the challenge is not to manage time, but to manage ourselves»).
Следовательно, согласно Кови, четвертое поколение ТМ должно развиваться на совершенно иной ценностной основе, где не «вещи» и «время», связанные с ними, имеют первостепенное значение, а «отношения» и «результаты». Главной ценностью объективистского, бесчеловечного подхода к ТМ является «производительность» (количество «вещей» за единицу времени), в то время как главной ценностью «гуманизированного ТМ» должна стать «эффективность» (значительные по уровню «результаты», достигнутые благодаря «отношениям»).
Кови предлагает собственный подход к управлению временем в контексте четвертого поколения ТМ [25].
Кови считает, что главной задачей отдельной ТМ должно быть стремление к важным, но не срочным вещам. Именно этот вид активности «делает человека человеком», раскрывая его внутренний потенциал, позволяя устанавливать прочные отношения и достигать важнейших целей своей жизни («результаты»).
Активность, направленная на решение срочных дел, приводит либо к тому, что человек вечно занят чужими делами, либо к серьезным психологическим проблемам (постоянным стрессам, «выгоранию» и др.).
Постоянное давление срочности и/или «мелочная суета» (постоянная занятость неважными делами) также лишают человека возможности полноценного и глубокого общения с другими людьми.
Кови предлагает шесть принципов построения системы ТМ:
- 1) когерентность (согласованность) — взаимосвязанность, единство всех элементов индивидуальной системы ТМ (по Кови: единство между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной);
- 2) сбалансированность — под «балансом» Кови понимает гармоничное распределение времени таким образом, чтобы его было достаточно на достижение важных целей в различных сферах жизнедеятельности (семья, работа, здоровье и т. д. );
- 3) сосредоточенность — необходимо постоянно помнить о ключевом значении видов активности «второго квадрата» для своей жизни и концентрироваться в первую очередь именно на таких делах. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию (что характерно для ТМ третьей «волны»), а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня — день) для важных, но не срочных дел;
- 4) «человечность» — в отношениях с другими людьми ТМ третьей «волны» ориентирован на точность в расписании и субординацию. Для ТМ четвертого поколения «эффективность» гораздо важнее, чем соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство вины;
- 5) гибкость — ваши планы являются вашими слугами, но не господами! Планы должны быть удобными для вас, соответствуя вашим привычкам, стилю работы и т. п. В случае необходимости вы можете легко изменить запланированное;
- 6) компактность — ваши ТМ-инструменты (например, органайзер) должны быть максимально компактными и удобными для работы в любых условиях. Подобная портативность поможет не потерять ни одной важной идеи, вовремя зафиксировав ее [23].
Управление рабочим временем — это организация рабочего времени таким образом, чтобы повысить эффективность его использования. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:
- 1. Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
- 2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
- 3. Реализация: конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
- 4. Контроль достижения цели и выполнения планов.
Ниже приводится традиционная для современного ТМ схема системы ТМ заимствованная у Л. Зайверта [19].
Она включает в себя пять следующих друг за другом и замкнутых в цикл компонентов-функций (постановка цели, планирование, принятие решения, выполнение решения, контроль над выполнением решения, постановка новой цели и т. д. ) и один «сквозной» компонент, присутствующий на всех этапах цикла (информация, коммуникация).
Идея отображенной на рисунке системы ТМ заключается в том, что процесс управления временем аналогичен (по своим основным этапам) процессу управления организацией и как бы «параллелен» ему. Например, любой процесс управления начинается с постановки цели. Цель будет носить, скорее всего, производственный характер, предположим: «Изготовить партию продукции X». Но компонентом этой производственной цели может быть и «временная цель»: «Срочно (то есть как можно быстрее или к конкретной дате) изготовить партию продукции X». Если временной атрибут производственной цели является исключительным, уникальным, важным, то «временная цель», по сути дела, становится самостоятельным, отдельным элементом управления, требующим особого внимания и особых методов управления [12].
В приведенной ниже таблице перечислены элементы системы ТМ, а также некоторые соответствующие данным элементам направления и методы управления временем (табл. 2.1.2. ).
Таблица 2.1.2.
Элементы системы ТМ и управление ими.
|
№ п/п. |
Элемент системы ТМ. |
Направление и методы управления. |
|
Постановка целей. |
Создание у сотрудников высокого уровня мотивации ТМ, чувства причастности к «борьбе за время». Пересечение личных и деловых целей (система вовлечения).
Декларативное включение ТМ в личную организационную систему ценностей и целей. Полный анализ сильных и слабых сторон сложившейся практике управления временем (SWOT — анализ).
Выделение приоритетов («https:// «, 11).
Выделение уровней целей (ценности — цели — задачи).
Экспертиза связанности и реалистичности целей. Письменная фиксация сроков и первых шагов (внедрение особой ТМ-документации).
|
|
|
Планирование. |
Анализ существующей траты времени и на основании полученных результатов нормирование трудовых операций. При планировании учет всех уровней (от долгосрочного до ежедневного).
Внимание к целостности, системный подход, согласование планов отдельных отделов. Оптимальное распределение времени по этапам будущей работы. Верный выбор ресурсной стратегии («ускорить», «накопить», «замедлить», «упорядочить») и создание резервов. Реальное сокращение плановых сроков, увязано с системой мотивации (планировать поощрения за быструю работу и наказание за отставание от плана).
|
|
|
Принятие решения. |
Использование стратегий выделения приоритетов при принятии решений, например, упорядочивание дел по степени важности и по срокам («матрица Эйзенхауэра»).
Построение систем делегирования, освоение навыков делегирования. Упростите процессы принятия решений, например эффективные встречи. Внедрение мер по информационно-технической поддержке решений (создание экспертных систем, оптимизация документооборота и пр.).
|
|
|
Продолжение табл. 2.1.2. |
||
|
Выполнение решения. |
Модернизация распорядка (режим работы) дня, в том числе использование гибких графиков работы. Деление дел на «гибкие» и «жесткие». Обеспечение темпа работы с учетом личных биоритмов, чередование работы и отдыха. Обучение навыкам индивидуального планирования времени (блоки, перекрытие, зазоры и т. п. ), использование контекстов. Внедрение мер по совершенствованию способов и навыков работы. |
|
|
Контроль над выполнением. |
Разработка и письменная фиксация схем контроля (субъекты, объекты, способы, режим).
Разработка каналов и способов «быстрого» оперативного контроля. Разносторонний контроль (процесса, результатов, самоконтроль).
|
|
|
Коммуникации, управленческая информация. |
Планирование информационных сетей и информационных потоков в организации. Разработка и внедрение систем электронного документооборота (ITинжиниринг).
Изучение «личной техники работы» с документами, телефоном, перепиской, книгами, компьютерами и другой оргтехникой. Обучение навыкам эффективного проведения встреч, разговоров, встреч. |
Для достижения ТМ-цели («срочность») мы можем использовать приведенные в соответствующей графе таблицы методы ТМ-оптимизации цели. Например, объявим всем сотрудникам, что «срочность» работы отныне является важным компонентом миссии организации (декларирование «временной ценности»), а также подкрепим эту декларацию внедрением каких-нибудь мотивационных мер (лучше поощрительного характера), которые реально стимулировали бы сотрудников к поведенческой реализации ценности.
Однако следует понимать, что система ТМ потому и получила название «система», что одних только мер по ТМ-оптимизации цели (и процесса целеполагания в целом) недостаточно. «Система» означает разработку, и внедрение целого комплекса мер по совершенствованию управления временем, по сути — реинжиниринга всех шести компонентов управленческого процесса. Если продолжать приведенный выше пример, то «срочность «в выполнении производственной цели должна достигаться не только через принятие ТМ-цели, но и с помощью эффективного планирования, принятия решений и т. д. Поэтому разработка и внедрение системы ТМ — это всегда комплексное решение задач временной оптимизации организационных процессов. Критериями оценки эффективности использования тайм-менеджмента можно назвать следующие (табл. 2.1.3. ).
Таблица 2.1.3.
Критерии тайм-менеджмента.
|
ТМкритерии |
ТМ-заповеди. |
|
Материализованность и обозримость задач и информации. |
Материализуй мысли и задачи, находясь «в голове», они не контролируемы. |
|
Измеримость результатов, времени и эффективности. |
Хотите управлять — измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений. |
|
Системность, согласованность, скоординированность работы. |
Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата. |
|
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность. |
Планируйте максимально просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения. |
|
Целеориентированность, определенность направления. |
Формулируйте цели. Оценивайте любое действие, исходя из его вклада в достижение целей. |
|
Приоритезированность, сфокусированность на главном. |
Выделяйте важнейшее. Начинайте с него, уделяйте ему лучшее время и силы. |
|
Инвестиционность, ориентация на развитие. |
Инвестируйте время в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается. |
|
Своевременность исполнения. |
Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель. |
|
Контролируемость исполнения. |
Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего. |
|
Легкость работы. |
Управляйте рабочей нагрузкой, работайте меньше, но «умнее». Загнанный как лошадь менеджер — профнепригоден. |
