Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
В современном учреждении основными технологическими инструментами для работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах художников и подключенные к сети. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места офисного персонала структурных подразделений организации, появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» — нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. С другой стороны, отсутствие законодательства об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного оригинала любого значимого документа, даже если есть его электронная версия. Сегодняшние канцелярские стандарты не учитывают особенности работы с электронными документами. Когда они говорят об автоматизации делопроизводства или рабочих процессах, они обычно имеют в виду любые информационные технологии, связанные с обработкой документов, от использования текстовых процессоров до систем управления рабочими процессами и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов:
Системы управления документами, точнее — с файлами документов на аппарате поддерживает. Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих подготовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие документы.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, их архивирование, поиск и извлечение их для передачи в приложения, которые знают, как с ними работать. Ко второму классу относятся системы электронного документооборота. На них возложены функции управления документами на дороге от одного пользователя — одного должностного лица к другому, с возможностью контролировать их движение с установкой всех сопутствующих изменений и решений.
В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота основана на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых документы создаются и перемещаются. Другими словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки других ранее существовавших документов различными пользователями. Административные процессы организации должны быть строго структурированы, что не всегда так. Поэтому в системе должна быть функция, позволяющая организовать и спланировать выполнение работы с документами как по заранее заданным технологическим схемам маршрутизации, так и предоставляя художникам определенную свободу в принятии решений на своем уровне.
Место муниципального управления в системе управления экономикой
... минимизировать (подправить), используя механизмы государственно-муниципального регулирования стихийных хозяйственных процессов. Следовательно, управление в целом с кибернетической точки зрения является неотъемлемым элементом, функцией сохранения организованных систем разной природы. Обеспечивает поддержание режима ...
Важнейшими характеристиками специалисты обычно выделяют следующие:
- §программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
- §поддержка распределенной обработки информации;
- §возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ;
- максимальное число пользователей;
- число уровней вложенности структур);
- §открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
- §типы документов, с которыми работает система ( форматы документов;
- поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа;
- связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа);
- совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
- §коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
- §возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
- §средства для определения маршрутных схем прохождения документов;
- §возможности контроля за прохождением документов;
- §способ оповещения должностных лиц;
- §особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты);
- наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
- §средства регламентации доступа и криптозащиты;
- §средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
- §ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:
Ввод.
Система должна обеспечивать ввод, обработку, архивирование, запись документов из нескольких источников: в сети, с дисков, модемов и сканеров.
Хранение.
Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:
- §возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;
- §организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;
- §высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;
- §экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;
- §возможность централизованного развития вычислительных средств.
Организация работы с документами — ключевая технология управления в любом учреждении — от небольшого офиса до федерального ведомства или крупной корпорации. Конечно, для эффективного управления нужна какая-то система документооборота. Чем шире масштабы и масштабы деятельности организации, тем более важную и независимую роль играет реальная офисная система. Это предполагает не только единые правила документооборота — делопроизводства, но и единый порядок документооборота.
«Государственно-общественный характер управления системой образования»
... процессе. Основная цель демократизации управления муниципальной системой образования - достижение подлинной демократии в системе образования. Под государственно-общественным управлением образованием (ГОУО) целесообразно понимать такое управление, в котором сочетается деятельность субъектов управления государственной и общественной ...
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
Национальные нормы регламентируют только форму готовых официальных документов, но не технологию их подготовки — работу с неофициальными проектами и рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут применяться произвольные компьютерные технологии, от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда мы говорим о потоке нормативных документов, следует учитывать ряд более характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.
Объекты системы управления документами включают в себя структуры данных, над которыми выполняются операции. К ним относятся шкафы для документов, карты учета и контроля, файлы документов, сообщения и папки. Каждый документ должен быть зарегистрирован в системе. В процессе регистрации в регистрационную форму вводятся реквизиты документа, характеризующие сам документ и статус его обработки. Предусмотрена возможность двунаправленных иерархических гипертекстовых связей между документами.
Картотеки – это виртуальное подмножество документов. Картотека является полным аналогом картотеки/журнала подразделения организации. Сам документ может существовать вне автоматизированной системы, например на бумаге. При наличии одного или нескольких машинных файлов, содержащих электронную версию документа, система хранит ссылку на соответствующие файлы документа и программы их чтения/редактирования. Таким образом, пользователь системы имеет возможность работать с электронными документами.
При пересылке документа от пользователя к пользователю формируется сообщение, содержащее реквизиты адресата, корреспондента, дату и собственно текст сопроводительного сообщения/резолюции. Вкладки управления используются для управления исполнением документов, которые могут быть созданы как для всего контролируемого документа, так и для его разделов.
Папки документов предназначены для группирования регистрационных карточек документов по какому-либо признаку, например технологическому, тематическому и т. д.
Информационная модель также предусматривает возможность взаимосвязанной работы нескольких систем автоматизации документооборота. В этом случае обмен документами между системами происходит через любую систему электронной почты.
Управление образовательными системами материал (11 класс)
... также управления районного образования. Любое образовательное учреждение, являясь частью социальной системы, представляет собой целостную динамическую социально-педагогическую систему. Управление ею ... Эффективность управления педагогическими системами во многом определяется доступностью достоверной и необходимой информации. В учебном пособии Ю.А. Информация Конаржевского «внутриучебное управление» ...
Системы управления документооборотом на основе WEB-технологий
Наступила эпоха Internet. Стали необходимы системы, которые, во-первых, обеспечат совместное использование документов сотрудниками предприятий и взаимодействие между отделениями, во-вторых, предоставят возможность публикации документов на Web-узле и, в-третьих, поддержат электронную торговлю с бизнес-партнерами и заказчиками. Компании, имеющие собственные интрасети на базе IP, имеют возможность использовать их для дальнейшего развития систем электронного документооборота и обработки. Например, вы можете преобразовать все бумажные документы в электронные и сконцентрировать их в базе данных головного офиса, сделав их доступными во внутренней сети для всех сотрудников компании и в Интернете для ее клиентов. Это снизит стоимость распространения бумажных документов за счет публикации необходимой информации в Интернете и интранете, а также повысит эффективность работы с документами сотрудников компании.
Последние десять лет развития сетевых инструментов показали, что современные предприятия не могут обойтись без систем, основанных на веб-технологиях, поскольку они позволяют окончательно перейти к безбумажной технологии, обеспечивая удаленный доступ к документам. Системы управления документами, используемые в настоящее время в корпоративных сетях, выполняют загрузку и обработку всего потока документов, циркулирующих в пределах предприятия, т. е. информации, пересылаемой между служащими и отделениями, а также обеспечивают обмен документами с потребителями, поставщиками, клиентами и дистрибуторами Основные функции системы управления документами – классификация информации, размещение ее в библиотеках баз данных и предоставление пользователям интерактивного доступа к документам. Право на работу с документами определяется с помощью идентификатора пользователя и входного пароля, а возможность обработки информации обеспечивается программными средствами, которые позволяют редактировать документы, коллективно работать с ними, а также обмениваться ими по каналам электронной почты. До сих пор такие системы медленно внедрялись и не пользовались успехом у потребителей, потому что они не могли предложить пользователям такие широкие возможности, которые вынудили бы их изменить способ ведения бизнеса.
Новые системы управления документами на базе Web имеют все шансы привлечь внимание предприятий, причем главная причина их популярности состоит в том, что в качестве клиентской части эти приложения клиент/сервер используют стандартный Web-броузер. С помощью таких систем служащие, работающие дома, могут мгновенно получить любые изменения, внесенные руководством в документы компании, подключившись к корпоративному серверу посредством модема или сетевой карты и броузера и найдя необходимый отчет в библиотеке базы данных. Клиенты могут получить доступ к веб-сайту компании и, щелкнув значок, соответствующий инструменту обслуживания клиентов, автоматически подключиться к библиотеке базы данных, чтобы убедиться, что заказанные товары были доставлены. Предыдущие традиционные системы управления документами требовали, чтобы клиент был установлен на компьютере пользователя, что ограничивало использование этого продукта. Кроме того, компании приходилось покупать лицензию у поставщика для каждого пользователя, участвовавшего в коллективной работе с документами, что приводило к значительным затратам на материалы. Веб-системы управления документами не требуют затрат на клиентское программное обеспечение, что приводит к значительной экономии средств.
Управления персоналом в организации. Система управления персоналом ...
... и участие в разработке организационно-методических и нормативно-технических документов для решения отдельных задач управления персоналом организации по месту прохождения практики; разработка предложений по совершенствованию подсистемы управления персоналом системы управления организации; Такой отчет состоит ...
Наиболее убедительным аспектом веб-систем управления документами является экономия средств. В конечном итоге веб-системы управления документами могут также выполнять функции автоматизации бизнеса не только путем классификации документов и взаимодействия с библиотеками баз данных, но и путем маршрутизации документов. Еще одна функция будущих систем управления документами заключается в предоставлении доступа к корпоративным информационным библиотекам как сотрудникам предприятий, так и компаниям-партнерам, которые смогут получить спецификации на продукцию, графики поставки изделий и другую информацию, не представляющую коммерческой тайны. Основные причины, которые могут замедлить развитие средств управления документами на базе Web, — это риск, связанный с недостаточной защитой информации в системе Web, и сложность разработки развитых приложений на основе модели «слабый клиент/мощный сервер».
По мере того, как документы становятся более разнообразными и ориентированными на Интернет, пользователям потребуются инструменты, которые могут управлять текстом, изображениями, видео и звуком.
Internet выполняет две функции — во-первых, служит проводящей средой для обмена информацией между организациями, работающими в области стандартизации, и, во-вторых, выступает в роли среды для быстрой разработки приложений. Доступ во внутреннюю сеть имеют только структурные подразделения организации, внешние пользователи имеют доступ только к сайту.
Наиболее сложной является проблема защиты информации. Когда дело доходит до одностороннего доступа к информации, легко обеспечить надежную защиту — просто предоставьте внешним пользователям, имеющим доступ к библиотекам документов в Интернете, право только на поиск и чтение данных. Этот тип доступа означает, что компания позволяет неавторизованным лицам получать определенную внутреннюю информацию без регистрации в корпоративной сети и без получения каких-либо прав на управление данными. Это значительно снижает риск несанкционированного изменения конфиденциальной информации. В этом случае пользователь, использующий веб-браузер, может просматривать только данные, расположенные на веб-сервере, установленном между ним и внутренней сетью компании.
Когда система управления документами используется для двустороннего доступа к информации, и именно такой способ обмена документами особенно привлекателен для компаний, проблема безопасности усложняется. Теперь для обеспечения безопасности корпоративной базы данных необходимы специальные программы, регулирующие права доступа. Кроме того, на клиентском компьютере должно быть установлено специальное приложение, которое взаимодействует с корпоративным сервером и позволяет записывать документы, к которым обращается пользователь, и изменения, внесенные последним. В настоящее время большинство систем, предназначенных для управления документами в системе Web, включают развитое серверное программное обеспечение и небольшую клиентскую часть, рассчитанную на так называемого «слабого» клиента, т. е. устройство, не имеющее мощного процессора и способное обеспечить только просмотр информации с помощью Web-броузера. Эти системы не позволяют полностью контролировать доступ пользователей к информации.
Хотя вопросы защиты данных еще не решены, веб-приложения для работы с документами могут распространиться не через 5-10 лет, а гораздо раньше. Система управления документами на базе Web – универсальный инструмент для большинства предприятий, так как в ней используется единый интерфейс (Web-броузер), обеспечивающий связь между различными платформами. Конечно, эта технология требует дополнительных средств защиты, но преимущества универсального доступа к информации перевешивают этот недостаток. В то же время стремительный технический прогресс вселяет надежду на то, что скоро будут доступны надежные средства защиты для сетевых систем управления документами. Традиционным средством защиты информации в интрасети является межсетевой экран, расположенный между интрасетью и Интернетом. Для проверки прав пользователей используются удостоверения личности с шифрованием, идентификаторами и паролями. Ограниченное количество сотрудников компании может отправлять документы через брандмауэр на внешние веб-сайты. Все эти меры, помимо защиты серверов и полного запрета доступа в сеть с внешних сайтов, создают условия для безопасной и комфортной работы персонала.
Стратегически важные данные могут храниться на мэйнфрейме, не подключенном к интрасети или Интернету. Внедрение следует начинать с самой простой версии системы: протестировать ее в корпоративной интрасети и только потом организовать внешние коммуникации через веб-сервер.
Итого, в целях обеспечения безопасности от несанкционированного доступа через Internet, можно использовать также следующие меры:
1. Включите аппаратную и программную систему в центральный узел, выполняющий функции межсетевого экрана.
2. Фильтрация пакетов и аутентификация пользователей
3. Обеспечьте внутреннюю связь между сайтами через корпоративную интрасеть, локальные IP-адреса которой не зарегистрированы в Интернете и поэтому недоступны для внешнего мира.
4. Ограждение выхода во внешнюю сеть proxy-сервером, который преобразует внутренние IP-адреса в глобальные, ограничивает входящий и исходящий трафик, выполняет регистрацию внешних Web-узлов, посещаемых пользователями.
5. Применение разных протоколов на локальных серверах, содержащих особо важные базы данных, и на Web–серверах, что затрудняет несанкционированный доступ к базам данных. Это может несколько уменьшить преимущества web-технологии.
6. Внедрение механизмов управления доступом в саму систему управления документооборотом (список управления доступом, уровни доступа, роли, группы пользователей, шифрование и т. д.).
В случае, если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты, путем рассылки,либо через Internet, путем публикации на Web-сервере. Второй способ применим в случае, если лица, которым может понадобиться документ, заранее неизвестны. Использование электронной почты же более подходит для направления документов к исполнителям.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов является система электронной почты, которая осуществляет параллельное распространение документов. Маршрутизация отличается от распространения или рассылки тем, что маршрутизируемый документ возвращается в начало маршрута, например к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата. С помощью дополнительных приложений система электронной почты может обеспечивать последовательную маршрутизацию документов.
Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль-марштуризатор. Но пользователи должны иметь возможность не только работать с электронной почтой в пределах интрасети, но и обмениваться сообщениями через Internet.
Итак, электронная почта выполняет следующие функции:
- обмен сообщениями между пользователями;
- обмен документами между пользователями;
- обмен данными между приложениями;
- оповещение пользователей о наступлении определенных событий.
Но внедрение мощных системы управления электронными документами не всегда приводит к получению ожидаемого эффекта. Причина кроется в том, что огромное количество оперативной и справочной информации по-прежнему остается на бумажных носителях. Ручная обработка таких бумажных хранилищ становится узким звеном функционирования многих крупных корпораций. Решением может стать использование технологии построения корпоративного электронного архива.
В рамках отрасли или корпорации речь идет даже не о традиционной автоматизации каталогов библиотек, а о построении интегрированной системы глобального масштаба, обеспечивающей эффективный доступ и хранение огромных объемов документов в электронном виде. Причем, технология должна включать как средства создания/наполнения супербанка данных, так и средства обеспечения его должного функционирования и развития. Однако, если потребность в такой технологии назрела уже много лет назад, то техническая возможность ее реализации появилась относительно недавно, как следствие появления дешевых носителей, повышение эффективности высокоскоростных вычислительных систем и сетей, новые информационные технологии индексирования сверхбольших массивов данных, наметилось направление внедрения средств искусственного интеллекта, позволяющих моделировать и анализировать большие массивы информации.
Общую идею можно обрисовать следующим образом. Организуется развертывание высокопроизводительной сети, включающей графические рабочие станции и мощные серверы ввода и обработки информации. Для ввода документов с бумажных носителей низкого качества, используются промышленные сканеры потокового ввода. Система обеспечивает эффективное индексирование и полнотекстовый поиск информации большого объема. Данные, необходимые для поиска документов, хранятся в высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, а графические образы документов – в виде изображений на носителях, характеризуемых длительным временем хранения и дешевизной. Специфическая черта корпоративного электронного архива – обеспечение полнотекстового поиска. Построение и поддержка системы атрибутивного поиска, характерного для систем управления документооборотом, оказывается неприемлемым вследствие временных и стоимостных ограничений.
Программным ядром корпоративного электронного архива по праву можно считать технологии индексирования и поиска. Первое направление, именуемое также корпоративным электронным архивом, относится к классу традиционных информационно-поисковых систем, основанных на атрибутном поиске структурированных данных. Альтернативное направление электронного архивирования базируется на принципе полнотекстового индексирования неструктурированных данных и включает контекстно-независимое индексирование, не зависящее от естественного языка, и контекстно-зависимое индексирование, позволяющее оптимизировать индексацию и поиск с учетом специфики морфологии и семантики естественного языка.
Как уже отмечалось, все данные в системе могут находиться в двух видах: поисковый образ и образ собственно документа. Из-за высоких требований к скорости доступа к поисковому образу документа и его целостности, он должен храниться в высокоскоростных отказоустойчивых системах хранения, например RAID-массивах.
Для хранения образа документов использование магнитных дисковых носителей не представляется возможным вследствие их высокой стоимости. С учетом того, что большинство архивных документов, практически, не подлежат модификации и удалению, библиотеки на компакт-дисках могут быть предпочтительнее. Кроме того, компакт-диски удобнее в работе: их автономное чтение можно осуществлять на любом компьютере, комплектуемом приводом CD-ROM.
Компания Microsoft создает пакет программ Windows 3.1, а затем и еще более проработанную и дополненную версию Windows 95, 98, 2000,
Windows xp. С наибольшей пользой, на мой взгляд, достижения компьютерной техники сказались на делопроизводстве, решение задач которого значительно упростилось, а скорость работы заметно повысилась.
Процесс создания и оформления документов довольно не простой. Однако такая программа как текстовый процессор Microsoft Word на много облегчает и упрощает его.
Создание шаблона.
Если сохранить шаблон в папке «Шаблоны» (Рис.8, 9), то он появится на вкладке Общие при выборе команды — Создать (меню Файл).
(Рис 1)
Если сохранить шаблон в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны, например Записки или Отчеты, то при выборе команды — Создать он появится на вкладке с соответствующим названием. (Рис.2)
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду — Открыть в меню Файл, а затем откройте нужный документ.
Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду — Создать в меню Файл. Выберите шаблон, похожий на вновь создаваемый, установите переключатель Новый документ в положение Шаблон, а затем нажмите кнопку — OK. Выберите команду — Сохранить меню Файл. (Рис.3)
Выберите значение Шаблон документа вполе Тип файла. Это значение автоматически появится при сохранении файла, для которого при создании был установлен тип шаблона. (Рис.4)
По умолчанию в поле Папка откроется папка Шаблоны. Чтобы увидеть список шаблонов на отдельной вкладке в диалоговом окне Создание документа, откройте одну из папок, вложенных в папку Шаблоны.
Введите имя для нового шаблона в поле Имя файла и нажмите кнопку — Сохранить.
Внесите необходимые изменения в размеры полей и страниц, определите ориентацию страниц, стили и другие параметры форматирования. (Рис.5а, б, в.) Добавьте текст, документа. (Рис.6) Нажмите кнопку — Сохранить, а затем выберите команду Закрыть в меню Файл. (Рис.7)
| Страница: 1 из 3
<— предыдущая |
Перейти на страницу: | 1 2 3 |
| © 2007 ReferatBar.RU — | Карта сайта | Справка |
