Делопроизводство прошло длительный путь исторического развития. Возникнув с возникновением государства, в 18 веке он приобрел все основные черты, существующие сегодня.
XVIII век в развитии делопроизводства связан с усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности работы с документами в канцелярии филиала ОАО «ТЮМЕНЬЭНЕРГОСЕТЬ СЕРВИС»">канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, их структуры и штатной численности.
Административный хаос, вызванный отсутствием законодательно установленного порядка, общих форм письменных документов и постоянных сроков исполнения дел в предыдущих учреждениях, побудил правительство искать новые формы правления. После долгого исследования и проработки найденных образцов для них появляются новые бюрократические и регулирующие институты, которые определяют их состав, компетенцию и делопроизводство.
В результате реформ в области управления сложилась система бюрократических государственных учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и Коллегии – в центре; губернаторы, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Основные кадры чиновников в этом аппарате занимали помещики-дворяне. Это была «чиновничье-дворянская монархия»
Основными документами, отражающими порядок ведения делопроизводства в дореволюционной России, были «Общий регламент» и «Табель успеваемости».
Общие положения определили структуру колледжей, штат, обязанности и поведение должностных лиц, а также организацию работы с документами.
Среди наиболее важных мер петровского правительства по укреплению абсолютизма и его государственной системы было введение Таблицы оценок, которая определяла систему оценок и порядок продвижения на военную и гражданскую государственную службу.
Элементарное мышление, или рассудочная деятельность, животных: ...
... (1986) исследовал эту способность как основу элементарного мышления животных. Мышление, или рассудочная деятельность (по Крушинскому), — это «способность животного улавливать эмпирические законы, связывающие предметы ... подчеркивала, что «...их интеллект качественно, принципиально отличен от понятийного мышления человека, имеющего язык, оперирование словами как сигналами сигналов, системой кодов, в то ...
1. Государственные учреждения в XVIII в.
1.1 Высшие и центральные государственные учреждения
В 1699 г. при Боярской думе была учреждена Ближняя канцелярия по финансовому контролю за приходом и расходом денежных средств всех приказов. Вскоре компетенция этой канцелярии возросла. Она стала местом заседаний членов Боярской думы. С 1704 г. здесь стали собираться начальники приказов. С 1708 г. эти постоянные заседания именуются Консилией министров, где обсуждались различные вопросы управления государством. С учреждением Сената — Совет министров прекратил свое существование. Усиление власти царя выразилось в создании (первое упоминание в октябре 1704 г., упразднен в мае 1727 г.) Кабинета Петра I – учреждения, имевшего характер личной канцелярии по многим вопросам законодательства и управления. Кабинет имел характер военно-походной канцелярии, куда поступали полковые табели и другие военные, а также финансовые документы; здесь же разрабатывались диспозиции, велся ежедневный «Юрнал», то есть запись местонахождения и времяпрепровождения царя, в которой отражались не только придворные, но и военные события. Сюда поступало множество различных челобитных, жалоб, доносов. Доносы по так называемым «трем пунктам» (измена, дела против здоровья государя, дела против казенного интереса) передавались в тайную канцелярию. Кабинет ведал вопросами, находящимися под попечительством самого царя (переписка по поводу приглашения в Россию иностранных специалистов, надзор за некоторыми постройками дворцов и казенных зданий в Петербурге и Петергофе).
Частые отъезды Петра I побудили его создать высший государственный орган с более широкими полномочиями, чем близлежащие Канцелярия и Совет министров.
22 февраля 1711 г. был утвержден указ об учреждении Правительствующего Сената Сенат представлял собой коллегиальный орган, члены которого назначались царем. При Сенате была учреждена канцелярия во главе с обер-секретарем.
Дополнительные указы 2 и 5 марта 1711 г. определили функции и порядок деятельности Сената, который должен был заботиться о соблюдении правосудия, о государственных доходах и расходах, о явке дворян на службу и т.п. Сенат также считался органом, контролирующим аппарат и правительственных чиновников. Этот надзор осуществляли первоначально созданные в марте 1711 г. фискалы, в задачу которых входило тайно подслушивать и доносить обо всех преступлениях, наносящих государству вред: о нарушениях законов, взяточничестве, казнокрадстве и т.п. Фискальные агентства возглавлялись Обер-Фискалом, членом Сената, который поддерживал связь между ними через налоговый орган Канцелярии Сената.
Вскоре после принятия Петром титула императора Сенату было запрещено чинить «генеральные определения», т.е. издавать от своего имени общегосударственные законы. В 1722 г. во главе Сената был поставлен генерал-прокурор; в коллегии и надворные суды были назначены прокуроры.
Номенклатура дел
... номенклатур дел должна учитываться специфика конкретного предприятия, учреждения. также необходимо различать корпусную номенклатуру структурной единицы и сводную номенклатуру. Сводная номенклатура дел отражает документы всего предприятия и состоит из номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел должна ...
В течение 1722 г. при Сенате была создана контора в Москве, а также должности герольдмейстера и генерал-рекетмейстера с соответствующими конторами.
Сенатская контора осуществляла надзор за находящимися в Москве конторами (филиалами) коллегий. Король оружия был ответственным за наблюдение за прохождением военной службы дворян, представление их на гражданских должностях, надзор за образованием молодых дворян, за ведение списков дворян, а затем за составление гербов дворян. Генерал-Рекетмейстер принял жалобы на плохие решения и бюрократию в колледжах, рассмотрел их и сообщил в Сенат. С помощью Короля геральда и генерала Рекетмейстера Сенат контролировал службу правящего класса в государственном аппарате, а также законность действий коллегий и их эффективность.
За 14 лет своего существования Сенат превратился из высшего руководящего органа государства в высший руководящий орган государства.
Все посылки, адресованные Сенату, были приняты главным секретарем, распечатаны и доведены до сведения присутствующих. Исключение составили пакеты с пометкой «Секретно», которые были доставлены лично генеральному прокурору Сената. Все бумаги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании).
По завершении подготовки дела к докладу главный секретарь закрепил его на бумаге и доложил сенаторам на собрании. Прочтя дело, он давал сенаторам на размышление и обсуждение полчаса (для измерения времени использовались песочные часы).
В сложных случаях главный секретарь по просьбе сенаторов мог добавить полчаса и более, но так, чтобы обсуждение дела длилось не более трех часов. После обсуждения сенаторы изложили свои мнения в письменной форме, после чего было сформулировано и принято решение.
Согласно решениям Сената, канцелярия разрабатывала постановления, которые подписывал главный секретарь. После регистрации, скрепленные государственной печатью, они были отправлены по назначению. По постановлениям, полученным из Сената, все учреждения и лица должны были направить отчет о получении указа, а во время исполнения — отчет об исполнении указа. За неприсылку в Сенат рапорта полагались штрафы: за 1 месяц промедления – 100 руб., за два – вдвое больше и т.д., наконец, 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.
Крупнейшим феодалом-землевладельцем Русского государства оставалась церковь, которая к концу XVII в. все еще сохраняла некоторую политическую самостоятельность, что было несовместимо с неограниченной властью монарха.
25 января 1721 г. Петр I утвердил «Духовный регламент», по которому учреждалась Духовная коллегия, преобразованная вскоре (14 февраля) для придания большего авторитета в Святейший правительствующий Синод. В его ведении находились чисто церковные дела: истолкование церковных догм, распоряжения о молитвах, церковных службах, утверждения жития святых, мощей «чудотворных» икон, цензура духовных книг, борьба с ересями и расколами, заведование учебными заведениями и т.п.
Синод имел также функции духовного суда; судил представителей духовенства, а также мирян по некоторым категориям гражданских дел (бракоразводные дела, сомнительные духовные завещания, а из уголовных – дела по вероотступничеству).
Номенклатура дел виды, роль и значение
... курсовой работе были поставлены следующие задачи: проанализировать понятие номенклатуры дел; рассмотреть оформление сроков хранения дел; рассмотреть общий порядок рассмотрения номенклатуры дел; выявить особенности рассмотрения номенклатуры дел. ГЛАВА 1. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ, ЕЕ СУЩНОСТЬ И СОДЕРЖАНИЕ 1.1 Номенклатура дел: ...
Сенат состоял из 12 членов, назначаемых царем из представителей высшего дворянства (архиепископов, игуменов, протоиреев).
Во время инаугурации члены Синода принесли присягу на верность императору.
11 мая 1722 г. для надзора за деятельностью Синода Петр I назначил обер-прокурора, ему подчинялись синодальная канцелярия и церковные фискалы – «инквизиторы».
11 декабря 1917 г. Петр I издал указ, определивший штаты коллегий (были назначены президенты, вице-президенты, советники и асессоры), и распоряжение «начать всем президентам с нового года сочинять свои коллегии». Открытие коллегий состоялось в 1719-1720 г.г., а Камер-коллегии – в 1721 г. Всего за эти годы было создано 12 коллегий. Самыми важными «государственными» считались первые 3: Иностранные дела, Военные, Адмиралтейство.
Коллегия иностранных дел поддерживала дипломатические отношения с иностранными государствами, вела дипломатическую переписку с представителями иностранных государств и послами России за рубежом, курировала прием, обслуживание и отъезд иностранных послов, дипломатические и придворные церемонии.
Военное училище содержало регулярную армию, оформившуюся во время Северной войны.
Адмиралтейств-коллегия ведала предприятиями по строительству и оснащению флота (верфями, полотняными, и канатными фабриками), а также корабельными делами; осуществляла подготовку и обучение личного состава: матросов и офицеров; их вооружение и снабжение. Все порядки в русском флоте были регламентированы в «Морском уставе» 1720 г.
Камер-коллегия заведовала финансовой системой государства,занималась сбором налогов и других поступлений в казну, т.е. приходной частью бюджета. Расходами ведала штатс-коллегия. Название Комитета по аудиту указывает на его название: он контролировал финансовую деятельность государственного аппарата.
Коллегия Юстица отвечала за систему правосудия, а Сенат был верховным судом.
Чуть позже других была создана коллегия наследия, которая занималась делами правящей знати и защитой земельных прав феодалов.
Петр I и его современники считали колледж несравненным преимуществом перед порядком.
«Коллегиальное разрешение дел обеспечивало быстроту и непрерывность по сравнению с приказами, где с болезнью или смертью судьи происходило замедление или даже остановка в делах. Большие надежды Петр I возлагал на коллегию как средство борьбы с произволом и продажностью чиновников, т.к. её «президент не может без соизволения товарищей своих ничего учинить». Коллегия лучше справлялась с правосудием, потому что не боялась гнева сильных людей».
1.2 Местные государственные учреждения
В 1699 г. из-под власти воевод было выделено посадское население. Купечество, ремесленники и мелкие торговцы получили право выбирать из своей среды бурмистров, объединявшихся в бурмистерские (земские) избы. В 1702 г. этот институт упразднялся, а их дела приказано было передать воеводам с товарищами из 2-4 дворян, выбранных по уездам.
Структура и функции служб документационного обеспечения управления
... и использованию текущих дел, их подготовке к сдаче в архив. В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Сопровождение управленческой ... расписания он подлежит согласованию с руководителями функций, сотрудники которых будут работать по правилам, установленным расписанием. После утверждения руководителем организации Табель учета рабочего ...
Указом 18 декабря 1708 г. были созданы 8 губерний: Московская, Ингерманландская (с 1710 г. Петербургская), Смоленская, Киевская, Азов-ская, Казанская, Архангелогородская и Сибирская, которыми стали управлять губернаторы, назначаемые их наиболее видных государственных деятелей.
Губернаторы получили чрезвычайные полномочия: каждый из них не только выполнял административные, полицейские, финансовые и судебные функции, но также был командующим всеми войсками, дислоцированными в провинции, находящейся под его юрисдикцией. Они управляли губернией с помощью губернской канцелярии, где находились дьяки и подьячие (секретари).
Каждая губерния включала сложившиеся в XVII в. уезды, во главе которых вместо воевод с 1710 г. стояли коменданты.
Реформа местного управления 1708 г. уничтожила старый порядок назначения на должности. Губернаторы, коменданты и другие чиновники занимали свою должность без срока; между ними существовало более четкое разделение дел и бюрократическая соподчиненность.
Желая поставить деятельность губернаторов под контроль местного дворянства, правительство указом 1713 г. учредило при каждом губернаторе 8-12 ландратов (советников), избираемых дворянами. Губернатор должен был улаживать все дела вместе с этой дворянской коллегией. Ландратская канцелярия заменила воеводскую (комендантскую).
Вызванная введением подушной подати реформа 1719-1720 гг. стала продолжением первой административной реформы. В мае 1719 г. территория каждой губернии была разделена на несколько провинций, во главе которых стояли генерал-губернаторы, губернаторы и вице-губернаторы, во главе остальных – воеводы. Губернаторы делились на уезды — уезды, во главе которых стояли земские комиссары, избираемые местным дворянством.
В каждой провинции возникли новые должности и учреждения. По реформе 1719-1720 гг. впервые в истории России была сделана попытка создать местные органы и центральные учреждения – коллегии, т.е. превратить последние в ведомства.
В Камер-коллегию назначался камерир, или надзиратель земских сборов; в Штатс-контр-коллегию назначался рентмейстер (казначей), возглавлявший рентерею, которая принимала налоговые взносы плательщиков, хранила деньги и выдавала их по распоряжению воеводы или камерира. Кроме того, в каждой провинции имелись: кадровое бюро, бизнес-офис Вальдмайстера, пенсионное управление, провинциальные и муниципальные налоговые управления, бюро исследований и другие учреждения и должностные лица различных колледжей.
В 1723-1724 гг. была завершена реформа городского сословного управления. Существовавшие в первые годы XVIII в. бурмистерские избы превратились в подчиненные губернаторам финансовые канцелярии. Были созданы городовые магистраты, заменившие бурмистерские избы. Магистраты были коллегиальными учреждениями, в состав которых входили президент, 2-4 судебных пристава и 2-8 крысолов. Магистраты отвечали за всю администрацию города: уголовные и гражданские суды, полицию, финансовые и экономические дела. Наиболее важные судебные решения магистратов представлены на утверждение судам. В малых городах были созданы муниципалитеты с более простой структурой и более ограниченной компетенцией.
УПРАВЛЕНИЕ РАБОТАМИ ПО ПРОЕКТУ
... управления проектами являются взаимозависимыми — изменения в одном приводят к изменениям в других (рис. 1.4.Методы управления содержанием работ Под содержанием работ понимают описание работ, ... документы: описание цели, для удовлетворения которой был предпринят проект; описание продукта проекта; определение/назначение руководителя (менеджера) проекта; » ограничения по срокам реализации проекта, ...
В 1726-1727 гг. были ликвидированы земские и полковые комиссары, конторы камерирских дел и рекетмейстерские; канцелярии вальдмейстерские и рекрутских дел; надворные суды; упразднены фискалы; ликвидирован Главный магистрат.
Новая система местного управления была закреплена инструкцией 12 сентября 1728 г. Единственными руководящими органами и судами были губернаторы, а губернаторы провинций и графств. Они осуществляли свои функции через соответствующие канцелярии и были обязаны использовать законы и распоряжения, исходившие от верховной власти, Сената и коллегий, охранять тишину и спокойствие на вверенной им территории, осуществлять сбор подушной подати, прочих прямых и косвенных налогов.
В 1775 г. была проведена большая реформа местного управления на основе законодательного акта – «Учреждения для управления губернией Всероссийской империи». Она разукрупнила губернии. Каждая из них подразделялась на уезды, провинции были ликвидированы. Состоялась децентрализация местного управления.
2. Организация делопроизводства в XVIII в.
2.1 Устройство и состав коллегии и канцелярии по Генеральному регламенту
Работа расширенной государственной машины Российской Империи потребовала рационализации делопроизводства, разработки всеобъемлющей системы правил оформления документации в государственных учреждениях.
В 1700 г. издаются указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной).
Реформа государственного аппарата во многом проводилась с учетом управленческого опыта за рубежом, с которым Петр I познакомился во время своего пребывания за границей. Но нужно было не только создать институты нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, гораздо быстрее и эффективнее, что было главной задачей. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописан сам порядок работы государственных учреждений. Среди этих документов — указы Петра I о создании Сената и коллегий.
Основным документом стал «Генеральный регламент или Устав, по которому Государственныя Коллегии, також и все оных принадлежащих к ним Канцелярий и Контор служители, не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют» от 28 февраля 1720 г. он был составлен на основе почти десятилетнего опыта работы в новых учреждениях.
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... документами на предмет их соответствия локальным нормативным актам и особенностям организации делопроизводства ... судебной власти. Он объясняет отношения между судебной властью, носителями судебной власти и судебной властью, принципы судебной ... в.), во Франции (в конце XVIII в., в 1959 г. — ликвидирован), ... Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом ...
Общий регламент стал обобщающим и первым законодательным документом, прописавшим не только весь порядок работы колледжей, выполнения в них делопроизводства, но и обязанности каждого сотрудника офиса. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих постановлений, в том числе и в наши дни — постановления Государственной Думы.
С опубликованием Общего регламента делопроизводство стало прочным основанием закона. Наконец, этот законодательный акт отделяет задачи присутствия как органа, принимающего решения, от офисной работы, которая возложена на автономную единицу — офис.
Состав коллегии:
присутствие (общее собрание членов)
канцелярия
контора
Присутствовало обсуждение и процесс принятия решений по вопросам управления. Присутствие состояло из 10-11 членов и состояло из президента, вице-президента, 4-5 советников и 4 советников. Президент назначался царем и осуществлял «генеральную и верховную дирекцию» (управление коллегией).
Вице-президент и члены назначались Сенатом и утверждались царем. От президента и вице-президента требовалось обеспечить, чтобы другие члены коллегии «выполняли эту задачу и проходили надлежащую проверку с должной осмотрительностью и осмотрительностью». Для бухгалтерского учета и финансовой отчетности создавались кабинеты под руководством камергера, в подчинении которого находились неккамеры и официанты. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.
Секретарь сообщил о случаях в том порядке, в котором они были получены колледжем: сначала публичные, затем частные. Члены коллегии высказывали свои мнения по очереди, начиная с младших чинов, и не повторяясь; это должно было обеспечить самостоятельность мнений. Все «рассуждения» членов нотариус заносил в протокол. Дела разрешались «по множайшему числу голосов» (т.е. по большинству); при равенстве голосов перевес давало мнение, за которое высказывался президент.
Протокол и решение подписывались президентом и членами коллегии. В случае сомнений в решении каждого дела коллегия обращалась в Сенат. Во время заседаний заявители ждали решений в коридорах «камер», которых было 2: «чтобы люди благородного характера отличались от подлых и имели особое мнение».
Общие положения узаконили необходимость оформления документов и регламентировали технологию их ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. При этом журналы использовались для справочной работы и для контроля исполнения документов. Особенность оформления документов в коллегиальной системе делопроизводства заключалась в том, что «регистрация сопровождала документы на протяжении всего процесса, а впоследствии — в архиве. Все посылки, адресованные совету, были переданы дежурному офицеру, который расписался на квитанции и, не распечатав ее, вручил в присутствие».
История развития документа и письменности
... профессиональные определения, постоянно присутствующие в истории развития письменности. 2.Проанализировать исторические документы и определить особенности развития письменности на территории различных государств. Предметом ... до н. э. Характеристики государства требовали введения значительного делопроизводства, что способствовало распространению письменности. Несмотря на сложность иероглифического ...
Серьезным нововведением стало введение подписи руководителя общественного места на документе и членов совета, принимавших участие в решении проблемы. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Еще ранее – в 1716 г. – был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат о получении сенатских указов. Позднее эту норму ввели в Генеральный регламент.
Генеральный регламент установил срок исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если справочные материалы запрашивались провинцией, для их доставки выделялся один месяц и время, необходимое для поездки. При необходимости любые уточнения допускали продление срока еще на 2 недели.
Коллегия, получив необходимую информацию, должна была принять решение и оформить его в течение недели под страхом угрозы «смертной казни или ссылки в тюрьму и лишения всего имущества по вине или по вине».
Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все дела, оформленные за 3 года, находились в ЗАГСе или в офисе, а затем при получении сдавались в архив колледжа архивариусу.Архивы должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Дела должны были сдаваться в архив по описи или под расписку. Архивы создавались при каждой коллегии.
Состав канцелярии: (глава XXVIII «Генерального регламента»)
секретарь
нотариус
актуариус
регистратор
прокурор
канцеляристы
копиисты
переводчики
толмачи
вахмистры
Регистрация документов в коллегиальной системе делопроизводства сопровождала их не только в течение всего процесса производства дела, но и впоследствии — в архиве. Если в приказах о полученных документах сотрудник отмечает дату поступления, то в колледжах вместе с датой появляется регистрационный номер, соответствующий номеру записи в книге регистрации.
Книга A использовалась для записи краткого содержания всех документов – реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга B – для записи содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D, соответственно, содержала короткие выдержки из всех документов, полученных из колледжей, провинций и других учреждений и лиц, которые были сгруппированы по территориальным и хронологическим принципам и в конце года были переплетены с реестром.
Классификация документов
... в свой книге «Конспект лекций по делопроизводству» дает определение, что такое классификация документов, а так же выделяет различные виды классификации. Автор Пшенко А.В. в « ... подобен отражаемому объекту (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.) Разновидностью этого класса документов является изографический документ, в котором изображение передано системой изобразительных средств живописи, графики, ...
Учитывая недостаточную подготовку персонала, возможную халатность сотрудников, в Общем регламенте прописано все, на первый взгляд, даже незначительные нюансы работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. При описании делопроизводства Генеральный регламент, по сути, раскрывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря, «управленческую кухню».
С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.
2.2 Виды документов
Реформаторская деятельность в административной сфере оказала большое влияние на состав официальных документов и их формуляр. Возникло множество новых видов документов. Виды документов, служивших для обмена информацией между учреждениями, определялись их соподчиненностью.
В XVIII в. появляется новый вид документа – протокол. Его назначение, правила составления и оформления подробно изложены в специальной статье «Генерального регламента».
Частные лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме челобитных, которые стали называть прошения челобитчиковы. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.
В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и других документах.
Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши.
Судебная документация включала допросы, клятвенные обещания, показания; результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов.
Бухгалтерский учет отражался в балансе – особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают принимать термины «баланс», «дебет», «кредит», «бухгалтер». Статистический учет вели в подушных переписях, названных ревизиями. Результат ревизий фиксировался в «ревизских сказках», на основании которых составлялись губернские сводки.
В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: были введены формулярные (послужные) списки чиновников – документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).
2.3 Формуляр документа в XVIII в.
Отмена столбцов и введение листовой формы документа изменили его формуляр. Реквизиты выделились из текста и заняли определенные места на листе бумаги. Генеральный регламент ввел обязательную регистрацию документов в соответствующих журналах, поэтому на документах появились регистрационные номера: входящий и исходящий.
В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра документа дата подписания. Во многих документах она проставлялась под текстом с левой стороны листа («Генваря 21 дня 1753 года»).
Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.
При получении документа в левом углу проставляли входящий регистрационный номер и дату получения («Получено июля 15 дня 1745 года»).
Документы в ряде случаев скреплялись печатью. Для каждой коллегии предусматривалась печать с изображением государственного герба и названием коллегии. Приложение печати производилось в присутствии двух свидетелей.
В целом, делопроизводство коллегий характеризовалось значительным увеличением письменной работы и формальностей, на что жаловались современники. Даже значительно увеличенные по сравнению с приказами штаты канцелярских чиновников не справлялись с большим количеством дел, что приводило к волоките и медлительности делопроизводства.
2.4. Формулы титулования в соответствии с Табелью о рангах
24 января 1722 г. был введена «Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины…» — законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную.
Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней – классов. Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей.
Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV – личное дворянство.
Нас интересует гражданская служба. Согласно «Табели о рангах», утвержденной Петром I:
обер-секретарь Сената получал чин VI класса;
обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии – чин VII класса;
обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате – чин VIII класса;
секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики – чин IX класса;
секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской,
адмиралтейской и иностранной коллегии получали чины X класса;
секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях – чины XII класса;
секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские – чины XIII класса;
актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях – чины XIV класса.
Простейший анализ «Табели о рангах» показывает, что работники канцелярий занимали высокие чины, например, профессора при академии получали чин IX класса, такой же, как сенаторские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях – чин X класса.
Начиная с XVIII в. эволюция «Табели о рангах» шла в направлении ее
упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии.
Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования – титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII в. титулов было пять:
I и II классы – ваше высокопревосходительство;
III и IV классы – ваше превосходительство;
V класс – ваше высокородие;
V – VIII классы – ваше высокоблагородие;
IX – XIV классы – ваше благородие.
Титул использовался во всех случаях устного и письменного обращения к вышестоящему по службе или по общественному положению. Знание титулов, употреблявшихся в царской России, в ряде случаев помогает разрешению таких вопросов, связанных с документами, как установление авторства, датирование и т.п.
Заключение
Таким образом, XVIII в. внес значительные изменения в организацию работы с документами: появляются новые учреждения, занимающиеся делопроизводством, меняются виды и формуляр документов, большое значение приобретают формулы титулования.
Можно выделить отличительную черту развития документации петровской эпохи – упорядочивающее воздействие законодательства, истоками уходящее в приказной период. Впервые система государственного устройства была регламентирована. Основополагающим законом стал Генеральный регламент, определявший систему делопроизводства вплоть до революции 1917 г. Кроме того, на протяжении XVIII в. было издано множество законодательных актов, устанавливавших формуляры отдельных видов документов. Законодательно определялся и порядок прохождения документов, например, в «Учреждениях для управления губерний» 1775 г.
По мнению Лукашевича, «работа над документом заметно эволюционировала. В делопроизводственной документации появилась тенденция отхода от последовательности, стремление к однопредметности содержания, что стимулировало ее формализацию и стандартизацию, формирование массовых источников»1. Генеральный регламент определил структуру, принципы деятельности коллегий, упорядочивал документный поток. Но все-таки работа над документом не была здесь предметом специального рассмотрения. Вероятно, ей предполагалось посвятить особый регламент, который так и не был подготовлен. По этим причинам в течение XVIII в. было издано немало частных правовых актов по составлению и оформлению различных видов документов.
В настоящей курсовой работе были рассмотрены устройство государственных учреждений XVIII в., обязанности должностных лиц, обобщена работа коллегий и канцелярий, выделены виды документов, их формуляр и формулы титулования, а также изучены два основных документа – Генеральный регламент и Табель о рангах, регламентировавшие систему управления петровской эпохи.
На основании вышеизложенного можно констатировать, что в XVIII в. были значительно упорядочены система государственного управления, функции государственных органов и это отразилось на законодательных актах, формуляре управленческих документов, выделении архивов, четком определении принципов работы коллегии и канцелярии. Многочисленные реформы этого времени сформировали четкую структуру государственного аппарата, в результате чего образовалась законченная система коллежского делопроизводства.
Список использованной литературы
[Электронный ресурс]//URL: https://management.econlib.ru/referat/sistema-avtomatizatsii-deloproizvodstva/
«Генеральный регламент…» от 28 февраля 1720 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. – М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.
«Табель о рангах…» от 24 января 1722 г. // В.И. Лебедев. Реформы Петра I. Сборник документов. – М.: Гос. соц.-эк. изд-во, 1937.
Басовская, Е.Н. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – 2-е изд., стер. – М.: Издательский центр «Академия», 2002.
Ерошкин, Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России: учебник для вузов. / Н.П. Ерошкин. – 3-е изд., первое и доп. – М.: Высш. ак., 1983.
Илюшенко, М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: учебное пособие / М.П. Илюшенко. – М.: РГГУ, 1993.
Картавов, П.А. Исторические сведения о гербовой бумаге в России, вып.1, 1966-1801 / П.А. Картавов. – СПб., 1900.
Кузнецова, Т.В. Введение в специальность « Документоведение и документационное обеспечение управления»: учебное пособие / Т.В. Кузнецова. – М.: РГГУ, 2003.
Лукашевич, А.А. К истории делопроизводственной документации России XVIII в. / А.А. Лукашевич // Отечественные архивы. – 2004. — № 4. – С. 12-18.
Митяев, К.Г. История и организация делопроизводства в СССР / К.Г. Митяев. – М.: МГИАИ, 1959.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 1998.
Русакова, С.В. Законодательное регулирование документирования в учреждениях XVIII в. / С.В. Русакова // Делопроизводство. – 2005. – № 2. – С. 81-87.
Сидоренко, Е.В. Складывание документооборота в учреждениях I четверти XVIII века / Е.В. Сидоренко // Делопроизводство. – 2007. — № 2. — С. 89-92.
Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): учебное пособие/ А.В. Пшенко. – М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002.
Шепелев, Л.Е. Чиновный мир России: XVIII – нач. XX в. / Л.Е. Шепелев. – СПб.: Искусство – СПб, 1999.
Шмидт, С.О. Документы делопроизводства правительственных учреждений России XVI-XVII вв./ С.О. Шмидт, С.Е. Князьков. – М.: МГИАИ, 1985.
