Коллегии — в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в. Начало этого периода в истории домашнего делопроизводства связано с петровскими реформами . Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.
В начале 18 века в России, при Петре, произошла реформа работы административной канцелярии. Возникает новый тип государства: абсолютная монархия, предполагающая концентрацию законодательной и исполнительной власти в одних руках. Монарх — осуществляет управление через центральные органы государства, т.е. суть реформы государственного управления сводится к его централизации.
Система делопроизводства, сложившаяся в учреждениях XVIII в., получила название коллежской. Основным отличием коллегиального делопроизводства от порядкового было то, что его организация регулировалась законом. Чтобы заменить устаревшую систему приказов в 1717-1718 годах, было создано 12 коллегий, каждая из которых отвечала за определенную ветвь или сферу управления и подчинялась Сенату. Основным законодательным актом стал «Генеральный регламент», утвержденный 28 февраля 1720 г. Петр I, определивший задачи, функции, структуру и порядок работы колледжей — главное звено высших органов государственного управления, кадры, служебные обязанности должностных лиц, правила внутреннего распорядка. Этот документ содержит главу о структуре и функциях офиса, а также отдельную главу о ранге секретаря. В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдельных реквизитов. Для многих документов установлены официальные формы и разработана форма — правила расположения деталей на листе бумаги.
Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. появилось понятие «гербовая бумага», на которой выпускались документы для высших органов управления. В «Общем регламенте» подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, например, указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.
Основы государственного и муниципального управления : «Организационная ...
... в систему органов государственной власти. Это органы саморегулирования местных территориальных общин, муниципалитетов, они формируются и перед которыми несут ответственность за надлежащее исполнение своих полномочий [8, с.25]. Органы местного самоуправления имеют следующие ...
Коллективная офисная работа была более прогрессивной, чем офисная офисная работа. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.
Схема № 9
Система органов власти и управления в XVII — XIX веках.
К О Л Л Е Г И И
Для учета входящих документов велось две книги: в книгу «С» записывались документы поступившие от вышестоящих инстанций (царя, Сената), а в книгу «Д» — документы других коллегий и местных учреждений. При регистрации исходящих документов использовали книги «А» и «Б». В книге «А» записывались документы, адресованные королю, в книге «Б» — отправлялись другим колледжам, провинциальным учреждениям и отдельным лицам.
В период коллегиального делопроизводства были заложены основы организации бухгалтерского учета и делопроизводства, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива — общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.
Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях. В Общем регламенте подробно определен порядок работы колледжей и решения по их делам, дана полная организационная форма и система правил для документирования деятельности колледжей. Таким образом, «Общие правила» устанавливают законом порядок работы с документами с момента их создания до момента консервации архивов.
В целом реформы государственного аппарата первой четверти V в. установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.Проведенная Екатериной провинциальная реформа была направлена на реорганизацию аппарата местного самоуправления, но мало изменила установленный порядок делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения для управления губерний Всероссийской империи» установил иерархию не только учреждений, но и их документации. Эта иерархия отражалась в типах документов и порядке их обмена между учреждениями разного уровня. Вышестоящие инстанции «указали», что нижние «проинформированы» о выполнении поручения. Равноправные власти обменялись предложениями и посланиями.
Следующий этап реформирования российского государственного делопроизводства наступает в начале в. при Александре .
Существенное влияние на организацию делопроизводства в учреждениях XVIII в. оказал коллегиальный принцип принятия решений, узаконенный Генеральным регламентом. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились дела для слушания на заседании присутствия, оформлялись в соответствии с правилами принятые решения, регистрировались входящие и исходящие документы, осуществлялся контроль за их исполнением, хранились документы, по которым были приняты решения, и копии отосланных документов, а также печать коллегии.
Главным в канцелярии был секретарь. Он руководил действиями всех чиновников, входивших в ее штат: канцеляристов, регистраторов, копиистов, актариуса, переводчика, толмачей, вахмистра (сторожа коллегии).
Система делопроизводства в России
... «камор» — присутственных мест, организацию работ с документами: правила регистрации, контроль за исполнением документов, порядок их составления, удостоверения хранения. 2. Указание на коллегиальный принцип принятия решений. Организация делопроизводства коллегий возлагалась на канцелярию. Здесь готовились ...
В его обязанности входила подготовка дел к очному слушанию, и он сам готовил важные дела, распределял других среди сотрудников и контролировал их подготовку, лично докладывал о подготовленных делах на собрании. Ход заседания присутствия фиксировал нотариус в протоколе. Секретарь, согласно принятым и записанным решениям коллегии, составлял проекты актов или поручал их оформление клеркам.
Общие положения узаконили необходимость оформления документов и регламентировали технологию их ведения. Основная цель регистрации была определена как охрана документов. При этом регистрационные книги служили для консультационной работы и контроля за оформлением документов. Журналов было несколько: повседневная записка, росписи «вершенных и невершенных дел», регистратура, состоящая из четырех книг — А, В, С, D.
Генеральный регламент установил сроки исполнения документов. Указы следовало исполнять в течение одной недели, «ежели скорее нельзя». Если справочные материалы запрашивались провинцией, для их доставки выделялся один месяц и время, необходимое для поездки. При необходимости любые разъяснения разрешали продлевать срок еще на две недели. Коллегия, получив необходимую информацию, должна была принять решение и оформить его в течение недели, иначе существовал риск «наказания смертных или ссылки на галеры и лишения всего имущества по вине или по вине».
Генеральный регламент ввел понятие «архив». Все дела, заполненные в течение трех лет, хранились в канцелярии или офисе, а затем, по получении, передавались архивариусу колледжа. Кроме того, ему было приказано создать архивы в Коллегии иностранных дел и Ревизионной коллегии. Первый содержал «особые бумаги, положения и все документы», необходимые для всех коллегий, во второй — финансовые документы коллегий.
Помимо присутствия и офиса в колледжах, были созданы офисы под руководством камергера, которые подчинялись камергеру, чтобы вести «бухгалтерские дела. Здесь велось делопроизводство по финансовой деятельности коллегий.
После проведения губернской реформы в 1775 г., когда были ликвидированы коллегии (за исключением Военной, Морской и Иностранных дел), а их функции переданы местным учреждениям (губернским правлениям, казенным и судебным палатам, нижним земским судам, уездным казначействам), сохранился коллегиальный принцип принятия управленческих решений. Таким образом, во вновь созданных учреждениях в значительной степени сохранились структура колледжей, состав должностных лиц, их функции и организация работы с документами. Все решения принимались в общем присутствии, а технологический процесс обработки документов осуществлялся в офисе. Реформы в административной сфере оказали большое влияние на состав официальных документов и их форму. Возникло много новых видов документов. Их определения даны в Генеральном регламенте. Названия документов этого периода характеризуются западноевропейской терминологией.
Типы документов, служащих для обмена информацией между учреждениями, определялись их подчиненностью.
Особенно четко порядок «для сообщения властей и мест» установил закон 1775 г. Распоряжения высших учреждений отправлялись подчиненным, подчиненные учреждения отправляли отчеты и отчеты в вышестоящие органы, равные органы обменивались предложениями и сообщениями.
В XVIII в. появляется новый вид документа — протокол. Его цель, правила оформления и регистрации подробно описаны в отдельной статье Общего регламента.
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь-референт», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом» и др. Целью данного диплома ... судебной системы и к осуществлению мировыми судьями своих полномочий по отправлению правосудия. Система управления магистратскими судами отражена в его деятельности в документах. Количество документов ... Франции (в конце XVIII в., в 1959 ...
Физические лица продолжали обращаться в государственные учреждения в форме петиций, которые стали называться петициями. В последней четверти XVIII в. за этим видом документа прочно закрепилось наименование прошение.
В XVIII в. активно развиваются другие системы документации. Для «сношений» между военными характерны рескрипты, реляции, рапорты, донесения, приказы, ордера, предписания; для учета численного состава армии составлялись штаты, табеля, списки, ведомости; ход военных действий отражался в дислокациях, диспозициях, предположениях и др. Договорные отношения с иностранными государствами фиксировались в трактатах, договорах, конвенциях, протоколах; для «сношений» с иностранными государствами пользовались нотами, меморандумами, письмами; дипломаты отправляли на родину реляции, письма, депеши. Судебная документация включила допросы, клятвенные обещания, показания;результат судебного разбирательства излагался в приговорах, определениях, выписках из журналов. Бухгалтерский учет отражался в балансе — особой таблице, показывающей состояние хозяйственной деятельности на определенную дату; главной книге для систематизации всех хозяйственных операций. В этот период в России начинают применять термины «баланс», «дебет», «кредит », «бухгалтер». Статистический учет вели в по-\ душных переписях, названных ревизиями . Результаты проверок фиксировались в «отчетах о проверках», на основании которых составлялись провинциальные сводки. В XVIII в. активно складывается система документации по личному составу: введены формулярные (послужные) списки чиновников — документ, дающий полное представление о чиновнике, находившемся на государственной службе (его семейное положение, занимаемые должности до выхода в отставку или на пенсию).
Формуляр документа в XVIII в. также претерпел значительные изменения. коллежское делопроизводство регламент формуляр
Трудности использования столбцов в справочных целях, трудности с их хранением привели к отмене столбцов. Указ Петра I 1700 г. предписал заменить их тетрадями: «Всякие нашего великого государя и челобитчиковы дела писать в лист и в тетради дестевые, а не в столбцы».
Введение листовой формы документа изменило его формуляр. Требования отличались от текста и занимали определенные места на листе бумаги. Появились новые реквизиты — регистрационные номера: входящие и исходящие. Иногда стали обозначать наименование вида документа: рапорт, доношение, сообщение и т.д. Из текста выделились реквизиты: адресат, автор, вид документа, подпись, дата составления (подписания), получения документа, скрепы, регистрационные номера (исходящий и входящий).
Документ начинался с обозначения получателя, которое начиналось с предлога «v» и было написано вдоль верхнего поля листа: «Правительственному сенату», «Государственному колледжу Берга». Автор указывался под получателем и в большинстве случаев начинался с предлога «от»: «Из Тульского районного суда». Кроме того, писали название вида документа, а иногда и его краткое содержание: «запись о получении постановления».
Подпись включала название должности, имя и фамилию, иногда название, и сразу следовала за текстом документа. Фигурные скобки помещались в правом нижнем углу листа и включали, помимо подписи, название должности или звание, имя и фамилию. Обязательной стала скрепа секретаря.
«Организация работы с документами в
... Выявить нормативную базу делопроизводства в областном государственном автономном учреждении здравоохранения «Больница скорой медицинской помощи №2» 3. Изучить состав документов, используемых в организации. 4. Проследить этапы движения документов и отметить недостатки. ...
В левом нижнем углу проставляли дату подписания: «Генваря 21 дня 1753 года».
Исходящий регистрационный номер писали вдоль поля документа.
При получении документа в левом верхнем углу указывались входящий регистрационный номер и дата получения: «Получено 15 июля 1745 года».
Документы в ряде случаев скреплялись печатью. В гл. 13 Генерального регламента определен порядок пользования печатями.
На документах XVIII в. наблюдается большое число отметок. Прежде всего это резолюция, ее писали на лицевой стороне первого листа. Можно встретить отметки о рассмотрении дела, о том, с кем передали документ, и т.д.
