Скажу сначала несколько слов о моем понимании организации времени. Тема для нашей культуры очень неоднозначная. Вот яркое мнение на эту тему: «Мне кажется, в России идея организации времени не приживется. Я не могу себе представить, чтобы русский регистрировал часы и записывал события дня в таблицу с целью .. но ни для каких целей я не могу себе представить! И еще более невозможно соединить время и деньги! Это не укладывается в русскую голову. Мы не можем структурировать время и пространство! Это скорее к немцам. А мы люди азартные, увлекающиеся. Нам рутина скучна и неинтересна. А когда мы в увлечении, мы можем свернуть горы и изобрести эти столы в увлекательной игровой форме и попытаться организовать человека в состоянии возбуждения. А когда мы не в азарте, то в скуке. А в скуке нас лучше не трогать!»
Мнение, далеко не лишенное оснований. Большинство книг и курсов, формирующих общепринятое понимание тайм-менеджмента, предлагают классические технологии организации личного времени, ориентированные на конкретный, структурирующий и упорядоченный тип личности. Люди с более хаотичным умом, испытывающие такую «смирительную рубашку», не получают никакой пользы. Между тем, они ничуть не хуже первых, их время тоже дорого стоит, личная эффективность и успешность важны и для них. Поэтому, хотя я тоже использую классические методы, мой основной упор в своих разработках делается на методы личного тайм-менеджмента, подходящие для людей, не слишком склонных к порядку. После этих общих замечаний вы можете описать основные принципы, из которых я исхожу, используя два примера из моей практики.
Управление временем в ситуации значительных перемен
Первый пример: директора и совладельца среднего петербургского издательства пригласили работать заместителем редактора крупного издательства в Москве. Ожидайте резкого увеличения нагрузки и в незнакомой организации с сильной внутренней конкуренцией. Тип личности интуитивен, хаотичен и в целом мало склонен к применению классических методов тайм-менеджмента. Как он сам говорит: «Я не люблю долго ничего писать, планировать и рассчитывать. Меня особенно ненавидят куски бумаги, нарисованные с заботой и порядком: распорядок дня, недели, месяца, года, десятилетия, жизни. В них написано все о будущем и никакой сказки не оставлено».
Организация менеджмента на предприятии
... менеджмента; 2.Приобретения практических навыков работы в сфере менеджмента; 3.Изучения деятельности ООО «Бизнес ИТ»; 4.Сборник информативных материалов для составления отчета по производственной практике. ... документооборота и делопроизводства; 3.Автоматизация предприятий и организаций - проекты любого масштаба ... уставный капитал которого разделен на доли, определенные настоящим уставом. Общество ...
Что удалось сделать? Во-первых, совместными усилиями были освоены и «доработаны» под конкретные нужды ситуации и личные предпочтения клиента многочисленные методы, позволяющие повысить эффективность использования личного времени в хаотичных и непредсказуемых условиях. Среди классики лучше всего работал метод расстановки приоритетов, позволяющий выделить действительно важные кейсы из огромного потока, обрушившегося на клиента на новом рабочем месте, и исключить все второстепенные. Из моих авторских разработок больше всего пригодился метод ограниченного хаоса, благодаря которому клиент, очень не любящий бумажную работу и всяческую канцелярию, не потерялся в большом количестве документов и наладил удобную для него систему их хранения.
Во-вторых, в процессе работы заказчик сформулировал для себя несколько принципов повышения эффективности своего изобретения. Некоторые из них были для меня совершенно неожиданными, так как я сам принадлежу к людям со структурированным мышлением. Например, выяснилось, что параллельная работа над несколькими задачами, с частым переключением между ними, ему удобнее и позволяет меньше утомляться, поэтому он стал осознанно применять этот стиль работы.
Апологет классического тайм-менеджмента отшатнется в ужасе от такой ереси — это ведь нарушение общеизвестных и неоспоримых принципов личной эффективности! Стоит заметить, что в других случаях результатом консультирования действительно могло становиться прямо противоположное — работа крупными блоками вместо множества мелких отвлечений. Но здесь нет противоречия: при организации личного времени важны не общие правила, а индивидуальный стиль, который человек находит для себя, удобен для него и дает максимальную эффективность.
В итоге, освоение новой должности прошло успешно. Клиент сумел вынести и взять под контроль большой объем работы и продолжает работать самостоятельно над личной эффективностью. важно отметить, что тайм-менеджмент помог сохранить семейное время в целости, несмотря на возросшую рабочую нагрузку. Еще одно слово клиенту: «Главный результат — я поверил, что даже с моим интуитивным типом личности можно успешно продвигаться по карьере менеджера. Я также начал сознательно и регулярно применять различные техники в моей текущей работе. Готовлюсь к введению новых методов и навыков, — замечу, таких, которые меня не раздражают!»
Теперь от ситуации — к обобщениям. Первый принцип, которого я придерживаюсь и который ярко проявился в описанном случае: качественную систему организации своего времени человек может разработать только сам. Организация личного времени — это жизненно важный вопрос, чрезвычайно зависящий от особенностей характера и типа человеческой деятельности. Здесь возможен только «индивидуальный пошив», все остальное, продолжая аналогию с одеждой, больше давит, натирает и портит, чем помогает. Работа консультанта или автора семинара или книги состоит в том, чтобы информировать о существующих системах, о методах построения вашей собственной системы, поддерживать процесс принятия решений и, прежде всего, дать импульс развитию.
«Организация работы с документами в
... в работе секретаря: как работать с документами и информацией // Секретарское дело. - 2017. - № 3. - С. 55-62. Родионов И.В. Организация делопроизводства в органах управления и учреждениях здравоохранения ... правила работы с документами, в том числе компьютерные технологии подготовки текстовых и табличных документов. Раскрыты способы и методы оптимизации Т.В. Кузнецова. Делопроизводство ( ...
Задача клиента, слушателя семинара или пользователя программы — не воспринимать то, что ему предлагают, как что-то осознанно правильное и не вызывающее сомнений, а выбрать подходящее, переделать, чтобы перестроить в соответствии с его потребностями. В своей практике я не отвергаю проверенные временем всем хорошо известные классические методы (структурирование целей и задач, система планов на разные периоды, и т.п.), но отношусь к ним исключительно как к материалу, из которого человек может выбирать то, что ему органично, для построения собственной системы.
Второй принцип трудно выразить одной фразой. Наверное, лучше всего сказать: не поддавайтесь стереотипу планирования. В сознании европейского человека со времен Платона, с его «миром идей», идеальных образов, прочно заложена последовательность действий: нарисовать желаемый образ развития событий (план, программу, проект…) и затем загонять живую деятельность в эту заранее созданную схему. Такой подход вполне применим в достаточно предсказуемых областях деятельности, вроде строительства авианосцев, но очень часто дает сбои в организации личной работы, где нам часто приходится сталкиваться с неожиданными обстоятельствами, переменами, и т.п. Как правило, значительная часть предлагаемых человеку методов организации времени — методы планирования, предусматривающие составление расписаний дня, недели, и т.д. Я сосредотачиваюсь на тех методах, которые позволяют ориентироваться и поддерживать эффективность в ситуации неопределенности.
Другой важный аспект того же принципа «не увлекайся планированием» — это необходимость контролировать свою работу. В большинстве западных технологий тайм-менеджмента упор делается на планирование и контроль, т.е. сравнение достигнутого с запланированным. В отечественной традиции более распространен другой подход: сравнение достигнутого с максимально возможным. В основном это выражается в сроках, различной сложности, с анализом полученных данных и постоянным выявлением резервов для повышения эффективности. Но об этом мы скажем подробнее после анализа следующего примера.
Управление временем в ситуации «от хорошего к лучшему»
Второй пример — случай, в некотором смысле противоположный первому, т.е. не «аварийный». Клиент — руководитель двух отделов в московском холдинге (профиль компании — IT- консалтинг, разработка программного обеспечения).
Достаточно успешный менеджер, с большими перспективами работы, с прицелом на топ-MBA, что еще нужно человеку? Однако его интересовала тема организации личного времени. Мы начали, как я обычно делаю в не чрезвычайных ситуациях, и я рекомендую, со сроками.
Следует отметить, что ощущения человека, впервые в жизни за неделю или две, взглянувшего в зеркало «себя четвертого измерения» — это очень острые ощущения. Не зря гуру менеджмента Питер Друкер, поручив секретарше время своей рабочей недели, дает ей письменное обязательство не увольнять ее после того, как сообщит ему истинные результаты. Как правило, современный человек, который «работает как лошадь», на самом деле работает гораздо меньше времени, чем вы думаете, хотя это бывает очень трудно признать.
Поэтому, когда заказчик начал отслеживание, сразу обнаружились какие-то резервы времени, но это не главное. Главный результат хронометража — появление своеобразного «вестибулярного аппарата». Подобно тому, как вестибулярный аппарат проверяет, находится ли человек в равновесии, и вызывает дискомфорт, если равновесие нарушается, так и из-за времени появляется своего рода «аппарат», отслеживающий эффективность. Отслеживание своего времени в течение нескольких недель развивает особое внимание ко времени, и человек начинает совершенно по-другому смотреть не только на свои действия, но и на все вокруг.
Организация хозяйственных связей торговой организации с поставщиками товаров
... в действие с 01.01.1995г. Организацию хозяйственных связей с поставщиками в курсовой работе мы проследим по данным Закрытого акционерного общества "ЯШМА" [3] (предприятие розничной торговли ... с целью достижения высокой экономической эффективности работы торгового предприятия связаны, прежде всего, с рациональной организацией хозяйственных связей с поставщиками товаров, которые способствуют ...
Из электронного письма этого клиента о результатах первых недель тайминга: «.. Я осознал недостаточную эффективность управления нашим бизнесом и уже перевернул все топ-менеджмент с ног на голову — мы разрабатываем новую концепцию. Процесс все еще находится в процессе написания предложений для моих подразделений и недовольных ожиданий высшего руководства. Если я докажу эффективность — решение будет принято, а я докажу. :)»
Такое изменение мышления, если оно произошло, работает и приносит свои плоды в любой сфере бизнеса. Если есть стремление к оптимизации, повышению эффективности, развитию, воплощение этого в жизнь — это уже вопрос технологий. Еще одно слово заказчику: «… Сейчас разрабатываю систему управления материальными затратами, аналитические способности понравились. Каждый вечер теперь фиксируется каждый потраченный рубль. Здесь как и со временем начинают появляться результаты с запуском бухгалтерии, хочу сразу закрыть это дело. :))»
Чтобы слова о важности изменения мировоззрения как основы тайм-менеджмента не показались необоснованными, вот конкретные результаты работы с этим клиентом.
1. Начал чувствовать течение времени.
2. Окружающие перестали отвлекать по пустякам (сами).
3. Большие блоки работы вместо метаний.
4. Вскрыл неочевидные недостатки работы компании.
5. Перестали забываться дневные дела.
6. Появилось больше свободного времени.
7. Начал учиться печати слепым методом.
8. Начал учет личных (семейных) материальных расходов.
9. Сменились акценты в личном развитии.
Описание рабочей недели для непосвященного в тайм-менеджмент человека звучит убийственно: два вечера в неделю на английский, два на французский (только курсы, не считая прочего), теннис, вечернее второе высшее образование. При этом хватает времени на отдых и развлечения.
Однако все индивидуальные достижения являются лишь частичным проявлением общего и более важного результата — человек начал управлять своим временем. Попробуйте в конкретных терминах описать, чем отличается опытный водитель, управляющий машиной, от новичка, который так ведет машину, что непонятно еще, кто кого ведет? Внешне они совершают примерно одинаковые действия, чем один отличается от другого — так сразу и не скажешь. Тем не менее, отличие очевидно.
Итак, как и в первом случае, работа в свое время дала клиенту не только материальные результаты, но, прежде всего, позволила запустить процесс постоянных изменений и улучшений с помощью организации времени. Благодаря этому резко изменилось количество и качество результатов, которых может достичь человек.
Здесь я хочу указать на еще два принципа, лежащих в основе этих процессов. Третий принцип — мышление, направленное на эффективность. Первостепенную роль играет изменение мышления; технологические аспекты организации времени и личной работы — вопрос уже второй. Если человек научился видеть неэффективные процессы и улучшать их, он вполне способен применить существующие технологии или разработать свои собственные. Если бы ему дали только набор техник, не обучая его отслеживать результативность, от такого обучения было бы мало пользы. Кроме того, важно отметить, что эффективная работа начинается только с организации личного времени и, следовательно, может распространяться на любую сферу деятельности.
Аннотация цель и задачи курсовой работы
... накопления знаний, необходимых при осуществлении деятельности в области технико-экономического анализа и оценка эффективности бизнес-процессов. Курсовая работа позволяет решить следующие задачи: 1. ... на предприятиях АПК; − оценки различных вариантов управленческих решений, разработки и обосно вания предложений по их совершенствованию с учетом критериев социально экономической эффективности, рисков ...
Последний и важнейший принцип — все может быть усовершенствовано. Ни одна технологическая проблема не сопоставима по важности с этим принципом. Если предположить, что резервы эффективности и развития неисчерпаемы, найти правильное решение, разработать для этого необходимый метод: это уже тактические задачи и, очевидно, решенные.
Практическое приложение. Насколько высока ваша личная эффективность?
Цель теста — помочь вам проанализировать свой стиль работы на основе количества времени, проведенного в день. Этот анализ поможет вам лучше понять сильные и слабые стороны вашей бизнес-организации и наметить способы повышения вашей личной эффективности. Разница между этим тестом и другими подобными заключается в том, что вам не нужно отвечать на абстрактные вопросы вроде «У вас хорошо получается делегировать полномочия? — оценивать по 5-балльной системе», а работать с конкретным фактическим материалом, который напрямую отражает стоимость твое время.
Для начала обеспечим себя этим фактическим материалом. Вооружитесь листочком бумаги, желательно в клетку. В левом столбике будет «портрет» вашего рабочего дня. При желании можно включить и нерабочее время. Для анализа лучше взять вчерашний день, но если он не соответствует вашему обычному рабочему дню, возьмите другой, если вы хорошо его помните. В общем, вы можете нарисовать портрет «типичного», «среднего» рабочего дня, как вы его себе представляете, только обязательно «как это обычно бывает», а не «как мне обычно хотелось бы».
Здесь отметим, что любой анализ своего времени требует предельной честности и без этого не имеет смысла. Это ваша внутренняя информация, которая должна быть доступна только вам и которая должна давать вам объективную картину того, что на самом деле происходит.
Выберите точность учета — для начала рекомендуем 15 или 30 минут. В каждую клетку левого столбца вам нужно будет записать содержимое соответствующего отрезка дня. лучше начинать с того, что хорошо помнишь, с тех событий, момент которых прочно запечатлелся в твоей памяти. Вслед за ними можно восстанавливать то, что запомнилось хуже, вспоминая логические связи между событиями, используя разные каналы памяти (представьте себе зрительно картину происходившего, вспомните звуки и слова, и т.д.).
Можно привлечь записи в органайзере, и т.д. Если какие-то моменты дня очень плохо запоминаются, отметьте их флажками в столбце 1. Соответствующие «белые пятна» просто не могут быть учтены при дальнейшем анализе, но могут быть заполнены типичными случаями, которые обычно возникают в это время.
История развития документа и письменности
... профессиональные определения, постоянно присутствующие в истории развития письменности. 2.Проанализировать исторические документы и определить особенности развития письменности на территории различных государств. ... в. до н. э. Характеристики государства требовали введения значительного делопроизводства, что способствовало распространению письменности. Несмотря на сложность иероглифического письма, ...
Первое, что нам нужно оценить, — это то, насколько вы знаете, сколько стоит ваше время. Подсчитайте количество «оптиченных» клеточек в 1 столбце и разделите на количество строчек, соответствующее портрету дня. Если представить себе человека малым предприятием (ООО Иванов И.И.), в котором вы — генеральный директор, то процент, который вы получите, характеризует ваше владение ситуацией с информационной стороны. Т.е. именно в такой степени вы осведомлены о происходящем в фирме, остальное для вас покрыто завесой таинственности, и, соответственно, неуправляемо.
Теперь займемся вопросом приоритетов. Попробуйте выделить из ваших дел (отметив галочками во 2 столбце) те, которые «работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Полученный процент показывает, насколько сильно вы сосредоточены на достижении реальных стратегических результатов и насколько легко вы поддаетесь небольшой вызывающей привыкание «текучести». Подумайте, нельзя ли как-то уменьшить ее количество? Примерно прикиньте, каких затрат потребует избавление от части таких дел. Имейте в виду, что сейчас вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные и результативные дела.
Заметим: если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок, для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь — не главное. Важно хорошо прочувствовать, обдумать, изучить структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки в этом играют вспомогательную роль.
Следующий этап — оценка управляемости ситуации. Попробуйте в 3 столбце разделить дела по признаку: «обделенные» — «поглотители». «Обделенные» — это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те, и другие. Те дела, на которые по- вашему тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент галочек — это мера того, насколько структура вашего времени соответствует вашему желанию, проще говоря — насколько свободно вы владеете своим временем. Если угодно, «обделенные» — это перспективные направления деятельности вашего «ООО», а «поглотители» — платежи налоговой инспекции, в роли которой в данном случае выступают ваши внешние обстоятельства. Подумайте, нельзя ли каким-то образом снизить эти «платежи», побороться с поглотителями, и за счет выигранного времени «профинансировать» обделенные перспективные направления?
Близкое по смыслу направление оценки — количество помех. Работа в этом направлении может быть особенно полезна, если вы работаете в офисе с другими людьми и вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители, и т.п. Попробуйте в 4 столбце вспомнить количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Подумайте над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность).
История становления и развития документационного обеспечения управления в России
... развития делопроизводства в России. 3. Выявить характерные особенности рационализации делопроизводства в России в XIX - XX вв. 1. Становление документационного обеспечения управления в ... и др. Возросло количество форм «переписки»: ... В период коллегиального делопроизводства были заложены основы организации ... дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII - ХIХ и начале ХХ в. ...
Помножьте на количество отвлечений и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно, так сказать, отходы производства, не подлежащие никакой переработке и не стоящие ни копейки. Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в показатель предыдущего пункта. Но главное — есть смысл задуматься о том, как можно снизить такие потери. Техника борьбы с офисными «ворами времени» достаточно хорошо разработана и описана во многих книжках по тайм-менеджменту.
Теперь оценим качество привязки дел к времени. В 5 столбце поставьте галочки напротив тех дел, время выполнения которых, как вам кажется, было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда бы результат был заведомо лучше. Или: в то время, когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным. Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы, как генеральный директор вашего собственного предприятия, учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел, тем, значит, ваше «ООО» более склонно предлагать внешнему миру сани летом, а телегу зимой. Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.
Далее — соотношение функционирования и развития. Отметьте в 6 столбце те дела, выполнение которых дает вам что-то для собственного развития — вырабатывает новые умения, дает новые знания, и т.п. За бортом останутся те, которые вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в ваше развитие. Процент, который вы получите, характеризует соотношение функционирования и развития, ориентации на краткосрочную и долгосрочную перспективу в вашем «ООО». Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему размеру этого соотношения; главное, чтобы оно вам было известно, и вас удовлетворяло.
Итак, вы окинули беглым взглядом ваш типичный рабочий день. Искренне надеемся, что вы довольны собой не на 100%, ибо в таком случае вы или совершенно уникальный человек, или очень несамокритичный. Конечно, этот тест не даст вам вполне серьезной и глубокой информации о том, в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения вашей личной эффективности — это задача нескольких недель хронометража. Но, надеемся, тест выполнил свою главную задачу — обратить ваше внимание на проблему организации вашего времени, выявить «в первом приближении» узкие места, наметить пути дальнейшей работы.
«А зачем 7-й столбец?» — спросит дотошный читатель. Вспомните принцип: «идеальную систему человек может сделать только сам». Вы уверены, что мои вопросы охватили все ваши потребности? Может быть, есть какие-то параметры дел, важные именно для вас, которые вам хотелось бы отследить? Например, насколько хорошо вы делегируете — какие из задач могли бы быть поручены? Или: какой процент времени дня вы провели в хорошем эмоциональном состоянии? Таких показателей может быть множество. Так почему бы ни создать собственные критерии качества, начав самостоятельное творчество, своими руками создавая систему повышения личной эффективности?
Психология» : «Мотивация: роль мотивов в развитии человека
... мотивации развитие человека становится более целенаправленным и более организованным, хотя мотивация обладает и свойствами нестабильности, непредсказуемости [8]. 3. Зависимость развития человека от его мотивов Человек ... высокому и совершенному); 5) мотивация – это ядро личности, определяющая ее свойства и ценности. Мотивация – важнейший фактор развития человека. Она имеет персональный характер, ...
На протяжении всего теста мы использовали аналогию «человек — фирма». Действительно, управление самим собой часто напоминает управление фирмой. Тут и стратегия, и бухгалтерия, и контроль, и мотивация… Так не пора ли, уважаемый читатель, подумать о проекте комплексного личного реинжиниринга?
