По дисциплине: Унифицированные системы документооборота
Унификация текста документа: понятия, решаемые задачи, методы
Выполнила студентка: Фомина А.С.
Курс: 6 курс
Специальность: Документоведение
Форма обучения: заочная
Москва 2013
Унификация текста документа
Унификация текста управленческих документов считается организованной деятельностью, направленной на повышение способности документа функционировать в сфере управления.
В результате унификации сокращение временных и интеллектуальных затрат на подготовку документов, оптимизацию их восприятия, использование стандартных семантических структур и максимальную формализацию информации при составлении текстов документов управление. Унификация текстов управленческих документов является одним из необходимых условий для внедрения автоматизированных систем ДОУ. Унификация текстов управленческих документов позволяет решать следующие задачи:
1. упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач;
2. унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе государственных стандартов;
3. сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации;
4. использовать унифицированные шаблоны текстов документов для автоматизированных систем делопроизводства;
5. ускорить процессы принятия управленческих решений.
При унификации текстов используются методы содержательной и формальной унификации.
К методам содержательной унификации относятся следующие методы:
- установление состава форм документа;
- создание типовых форм;
- построение единой модели документов для групп однородных задач (формуляра-образца),
- унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.
Методы формальной унификации:
- унификация структуры документа;
- создание общих синтаксических правил построения документа;
- унификация методов контроля информации.
Унификация текстов основана на методе разделения постоянной и переменной информации. Постоянная информация составляет суть ситуации и действий руководства, это общая тема документа, известная его автору и получателю. Переменная информация конкретизирует аргумент, указанный в постоянной части текста.
факторов:
История унификации текста документа
... области деятельности, в том числе и в документировании. Управленческие документы, используемые в самых разных отраслях и органах управления, должны быть составлены единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их ...
- ¦ типовых взаимосвязей, которые неизбежно формируются в деятельности любой системы управления и регулируются правовыми нормами и неформальными процессами, возникающими при функционировании юридических лиц;
- ¦ определенной тематики решаемых учреждением вопросов, определяемой функциями и правами учреждения, структурного подразделения или должностного лица; документ унификация управление
¦ повторяемости управленческих ситуаций и действий, их регулярной воспроизводимости в однотипных управленческих документах.
Унификация текстов управленческих документов заключается в создании единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание ситуаций, которые регулярно повторяются.
Этапы унификации текстов документов:
1. унификация структуры текстов — выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающих назначению документа;
2. унификация языковых средств выражения содержания в тексте документов;
3. разработка унифицированных текстов в виде связного текста, трафарета, анкеты, таблицы.
Текст единого управленческого документа должен быть ясным, информативным и убедительным. Ясность текста или отдельного предложения достигается последовательностью и точностью. Логичность текста зависит от расположения элементов в каждом предложении (подлежащего, сказуемого, обстоятельств, вводных слов и т.д.), а также от правильного выбора формы предложения (односоставное, двусоставное, сложное).
Убедительность — одна из важнейших черт текста документа. Убедительный документ содержит аргументированную и логически обоснованную информацию, необходимую для принятия управленческого решения. Убедительность зависит от последовательности расположения семантических компонентов, выражающих логическую зависимость между аргументом и следствием. Кроме того, фирменный стиль требует определенных средств выражения. Модальность выражает отношение автора к содержанию документов и достигается за счет использования инфинитива, наклонения глагола и, в некоторых случаях, правильного значения глагола. Выбор того или иного средства модальности зависит от конкретного содержания документа, но мы также можем говорить о типичных модальностях выражения.
Объектом объединения могут быть определенные типы документов или их группы, отражающие направление бизнеса, функцию или задачу управления. Для определения объекта объединения изучается устав организации, ее структурных подразделений, должностные инструкции специалистов.
При рассмотрении дел устанавливается комплект документов, обеспечивающих решение конкретной проблемы, выделяются основные документы, содержащие информацию аналогичной значимости.
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. В ходе анализа текстов на каждый документ составляется карта, включающая реквизиты документа (вид документа, автор, корреспондент, адресат, индекс дела по номенклатуре) и аннотацию текста (краткое содержание, цель создания, структура).
На основе анализа аннотации составляется текстовая модель единой формы, определяющая, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на ежегодную международную выставку, посвященную системе Unix :
Документирование и организация работы с документами в Мировом суде г. Добрянки
... работы с документами на предмет их соответствия локальным нормативным актам и особенностям организации делопроизводства в Мировом ... судебного решения. Изварина А.Ф. в своей работе «Судебная власть в Российской Федерации. Содержание, организация, формы »дает такое понятие, как судебная ... и др. Целью данного диплома является на основе изучения практики организации делопроизводства в Мировом суде г. ...
1. Обращение
2. Сообщение о месте и времени проведения выставки
3. Цель проведения
4. Возможность участия в заседании круглого стола
5. Просьба подтвердить участие
6. Формула вежливости
При разработке текстового шаблона документа выбирается форма лингвистического выражения, выделяется постоянная и переменная информация и определяется форма представления текста.
На основе разработанных форм составляется альбом унифицированных форм документов организации, в который включаются введение классификатора унифицированных форм документов организации, унифицированные формы документов, приложения (списки терминов и специальных сокращений, правила написания наименований организаций и должностей и т.д.).
Помимо альбомов могут создаваться банки текстовых заготовок, которые включают наиболее часто используемые фрагменты текста, фразы и дополнены словарями синонимов, антонимов, толковыми и т.п.
Унифицированные формы документов согласовываются с руководителями структурных подразделений, в чью компетенцию входит создание этих документов, с юридической службой, со службой ДОУ. Альбомы единой формы утверждаются руководителем организации. Вновь созданные единые формы можно использовать в традиционном или автоматическом режиме. Ответственность за разработку унифицированных форм возлагается на службы ДОУ. Внедрение унифицированных текстов сопровождается обучением специалистов организации, которые должны владеть официально-деловым стилем (ОДС) и уметь пользоваться альбомом унифицированных форм документов. Занятия по использованию унифицированных текстов проводятся по двум категориям:
1. Работники службы ДОУ;
2. Другие специалисты.
Программы обучения включают в себя:
- цели унификации и ее место в ДОУ;
- специфика ОДС;
- требования к композиционной структуре документов;
- основные методы унификации текстов управленческих документов;
- формы представления унифицированных текстов и др.
Введение альбома предусматривает его актуализацию, т.е. исключение устаревших форм, разработку и включение вновь утвержденных форм, их корректировку.
сообщаем, что в период с… по…; акт составляется комиссией в составе
оплату гарантируем (гарантийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме
Выражая типичное содержание, лингвистические формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа как автором, так и корреспондентом документа, сокращая время на его подготовку и восприятие.
Организационное обеспечение унификации текстов документов.
Унификация текстов документов проводится на основе нормативно-методических документов в области ДОУ: государственных стандартов; отраслевых стандартов; Примерной инструкции по делопроизводству; общегосударственных классификаторов технико-экономической и социальной информации Республики Беларусь, в том числе ОК РБ «Унифицированные документы»; унифицированных систем документации; уставов (положений) об организации; распорядительных документов руководства организации; инструкций по ДОУ; табеля форм документов, создаваемых в организации; на основании номенклатуры дел организации.
Компьютерные технологии подготовки документов
... в делопроизводстве Основные возможности. Помощь в создании документа. Конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, храпение и редактирование текста документов. Передача документа ...
Работы по унификации текстов документов включают в себя следующие этапы:
1. определение объекта унификации;
2. анализ текстов документов и обобщение его результатов;
3. подготовка унифицированных форм документов;
4. формирование альбомов форм или банков текстовых заготовок;
5. утверждение альбома унифицированных форм или отдельных форм документов.
